Hodnocení potřeb personálních zdrojů v souvislosti s ukončováním ROP SV

Transkript

1 Hodnocení potřeb personálních zdrojů v souvislosti s ukončováním ROP SV

2 ~ 1 ~ Obsah Seznam zkratek Úvod Cíl projektu Metodika projektu Východiska projektu Implementační struktura Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod Organizační struktura ÚRR Náplň činnosti jednotlivých odborů v rámci ÚRR Zajištění administrativní kapacity ÚRR Vývoj organizační struktury a činností ÚRR Vývoj počtu zaměstnanců ÚRR Dokumenty zabývající se administrativní kapacitou Metodické dokumenty NOK Dokumenty ÚRR, zabývající se personálními zdroji Dokumenty vztahující se k ukončování programů Shrnutí Ukončování programovacího období Harmonogram činností souvisejících s ukončováním programu Klíčové činnosti při ukončování programu v období Uplatnění zaměstnanců v programovacím období Vliv počtu předkládaných žádostí o platbu a monitorovacích zpráv na personální kapacitu Stanovení personálních potřeb souvisejících s ukončováním období Shrnutí Závěr Zdroje Přílohy... 50

3 ~ 2 ~ Seznam zkratek AFCOS AO ČR EK EU IA IS MF MMR MV MZ MZoU NOK OLAF OMŘPM OP OVV OTP PAS PCO ROP SV RR ŘO SROP TP ÚORP ÚRR VRR ŽoP Anti-fraud Coordination Service Auditní orgán Česká republika Evropská komise Evropská unie Útvar interního auditu informační systém Ministerstvo financí Ministerstvo pro místní rozvoj Monitorovací výbor Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod monitorovací zpráva o průběhu realizace projektu monitorovací zpráva o udržitelnosti projektu Národní orgán pro koordinaci European Anti-Fraud Office Odbor metodického řízení programu a monitoringu operační program Odbor vnitřních věcí Odbor technické pomoci Pověřený auditní subjekt Platební a certifikační orgán Regionální operační program NUTS II Severovýchod Regionální rada regionu soudržnosti Severovýchod Řídící orgán Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod Společný regionální operační program technická pomoc Územní odbor/odbory realizace programu Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod Výbor Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod žádost o platbu

4 ~ 3 ~ 1. Úvod Tento dokument představuje hodnotící zprávu projektu Hodnocení potřeb personálních zdrojů v souvislosti s ukončováním ROP Severovýchod, který byl realizován Odborem metodického řízení programu a monitoringu Úřadu Regionální rady ROP Severovýchod (dále také řešitelský tým ) v období května až července 2013 a byl finalizován v září 2013 po uskutečnění semináře Ministerstva pro místní rozvoj a Evropské komise k ukončování programů ( ). Potřeba realizovat tento projekt vznikla z toho důvodu, že programovací období se chýlí ke konci a o to více vyvstává otázka, jaké činnosti budou stěžejní, které méně a jak je bude třeba zajistit. Spolu s tím je v současné době intenzivněji řešena otázka uplatnění zaměstnanců a využití jejich schopností v příštím programovacím období. Za další důvod lze považovat fakt, že na centrální úrovni doposud nebyly vydány žádné metodické dokumenty, které by pomohly řídícím orgánům připravit se na tuto fázi programového cyklu nejen z procesního, ale i z personálního hlediska. Protože Regionální rada regionu soudržnosti Severovýchod si je vědoma potřebnosti zabezpečení činností pro úspěšné uzavření programu, a zároveň je otázka následného uplatnění zaměstnanců pro ni důležitá, byly Úřadem Regionální rady ROP Severovýchod již v roce 2012 zpracovány tabulky s odhady počtu zaměstnanců v následujících letech. Tyto tabulky a proces jejich vzniku jsou dále popsány v kapitole 3.3 a představují stěžejní část tohoto projektu. 1.1 Cíl projektu Cílem projektu je provedení zhodnocení potřeb personálních zdrojů Řídícího orgánu ROP Severovýchod v souvislosti s ukončováním programu na základě dostupných podkladů, a to na úrovni Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod. Řešitelský tým se pokusil definovat klíčové činnosti, které je třeba zajistit pro ukončení programu, a zároveň nastínit odhad počtu zaměstnanců v rámci Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod (dále také jen ÚRR ) v budoucích letech. Přínosem projektu je celkové zhodnocení potřeb v oblasti personální kapacity při ukončování programu a návrh doporučení pro řízení lidských zdrojů v nadcházejících letech. Výstupy tohoto projektu tedy mohou být využity při zpracování či aktualizaci interních dokumentů ÚRR, jako např. Personální strategie Regionální rady v následujících letech. 1.2 Metodika projektu Řešitelský tým jako hlavní výzkumnou metodu řešení projektu na základě povahy řešeného tématu zvolil metodu analýzy. Analýzou rozumíme kritické vyhodnocování jevů, jejich fungování, popřípadě jejich účinků. Jedná se o kvalitativní metodu výzkumu, která však může být ze své podstaty oproti kvantitativním metodám subjektivnější. Projekt byl řešen v následujících krocích: analýza dokumentů a ostatních materiálů souvisejících s personálními kapacitami ÚRR (viz kapitola Zdroje ), analýza kvantitativních dat týkajících se počtu zaměstnanců, předkládaných monitorovacích zpráv a žádostí o platbu,

5 ~ 4 ~ syntéza byla použita pro formulování závěrů a doporučení na základě provedených analýz v průběhu realizace projektu. Jedná se o proces opačný analýze, nebo ji doplňující. Tím je myšleno sjednocování, skládání základních získaných informací v celek. Tím nám syntéza umožňuje poznání předmětu zájmu v jeho úplnosti. V rámci realizace projektu byly využívány následující metody pro sběr dat: desk research v průběhu realizace projektu byla tato metoda intenzivně využívána. Jedná se zejména o obsahovou analýzu dostupných podkladů, které jsou uvedeny v kapitole Zdroje, data z informačního systému MONIT7+ z MONIT7+ byly především získány údaje o předpokládaných termínech předkládání žádostí o platbu a monitorovacích zpráv o udržitelnosti projektů, data z interní evidence ÚRR touto formou byly získány potřebné informace o počtech zaměstnanců ÚRR. 1.3 Východiska projektu Implementační struktura Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod Implementační struktura Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod (dále také ROP SV ) je určena zákonem č. 248/2000 Sb., o podpoře regionálního rozvoje, ve znění zákona č. 138/2006 (dále Zákon ) a Nařízením rady (ES) č. 1083/2006 ze dne 11. července 2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999. Co se týče dokumentů na úrovni ROP SV, implementační struktura ROP SV je zakotvena již v Programovém dokumentu ROP SV. Funkce jednotlivých orgánů jsou dále specifikovány v Prováděcím dokumentu ROP SV a v Operačním manuálu ROP SV. Celkovou odpovědnost za realizaci ROP SV nese řídící orgán - Regionální rada regionu soudržnosti Severovýchod (dále jen RR ). Orgány RR dle Zákona jsou: Výbor Regionální rady (dále také VRR ), Předseda Regionální rady (dále také předseda RR ), Úřad Regionální rady. Pro potřeby schvalování kritérií pro výběr projektů a monitorování na úrovni programu je ustaven Monitorovací výbor ROP Severovýchod (dále jen MV ), který je založen na principu partnerství za účasti hospodářských a sociálních partnerů. Funkci Platebního a certifikačního orgánu (dále také jen PCO ) a Auditního orgánu (dále také jen AO ) plní Ministerstvo financí ČR. V rámci tohoto projektu je důraz kladen výlučně na ÚRR a jeho administrativní kapacitu. Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod ÚRR je výkonným orgánem RR, který zabezpečuje veškeré úkoly spojené s funkcí řídícího orgánu ROP SV (dále také jen ŘO ) s výjimkou těch záležitostí, které jsou svěřeny nebo vyhrazeny VRR a předsedovi RR. ÚRR také plní úkoly spojené s odborným, organizačním a technickým zabezpečením činnosti RR. ÚRR zajišťuje zejména následující úkoly:

6 ~ 5 ~ a) přijímání žádostí o podporu a organizování výzev k předkládání projektů, b) podávání informací o programu, c) posouzení formálních náležitostí a přijatelnosti předkládaných projektů, d) zajištění kvalitativního hodnocení projektů, e) přípravu smluv o poskytnutí dotace, f) monitorování plnění pravidel pro zadávání veřejných zakázek při realizaci úspěšných projektů, g) kontrolu postupu prací na jednotlivých projektech, h) zajištění fungování monitorovacího systému - elektronické evidence dat pro monitorování a vyhodnocení implementace programu, i) zpracování údajů o výdajích jako podkladů pro certifikaci, j) přípravu podkladů pro výroční a závěrečnou zprávu ROP SV, k) provádění a zajištění výkonu finančních kontrol realizace projektů s cílem ověřit, zda spolufinancované výrobky a služby byly dodány a požadované výdaje byly vynaloženy v souladu s podmínkami smlouvy poskytnutí dotace a legislativou ČR i EU, l) přezkoumání předložených žádostí o proplacení uskutečněných výdajů příjemci podpory (především ověření souladu se stanovenými výkonovými cíli a finančním plánem projektu, souladu s politikami a legislativou ČR i EU, posouzení, zda výdaje jsou způsobilé, atd.), m) zajišťování publicity, n) přípravu rozpočtu a závěrečného účtu RR. Implementační, platební a kontrolní funkce v rámci ÚRR jsou striktně odděleny Organizační struktura ÚRR Zásady činností a řízení ÚRR, úkoly a vzájemné vztahy jeho odborů, úseků, organizační strukturu ÚRR, rozsah pravomocí, povinností a odpovědností vedoucích zaměstnanců ÚRR upravuje Organizační řád ÚRR. V současné době se ÚRR člení na odbory. Odbory se dále člení na nižší organizační stupně, tj. úseky. Organizační struktura ÚRR dle Organizačního řádu ÚRR platného od , je následující: a) ředitel ÚRR a. referent pro komunikaci b) Odbor vnitřních věcí a. Úsek provozu b. Úsek rozpočtu c. Úsek finančního útvaru c) Odbor metodického řízení programu a monitoringu a. Úsek metodického řízení

7 ~ 6 ~ b. Úsek kontroly a nesrovnalostí c. Úsek monitoringu d) Odbor technické pomoci a. Úsek technické pomoci b. Úsek publicity a absorpční kapacity e) Územní odbor realizace programu Hradec Králové a. Úsek administrace projektů b. Úsek kontroly f) Územní odbor realizace programu Liberec a. Úsek administrace projektů b. Úsek kontroly g) Územní odbor realizace programu Pardubice a. Úsek administrace projektů b. Úsek kontroly h) Útvar interního auditu

8 ~ 7 ~ Obrázek č. 1: Organizační struktura ÚRR - graficky Zdroj: Prováděcí dokument ROP SV verze 20.0, platný od Aktuální počty zaměstnanců v jednotlivých odborech ÚRR shrnuje následující tabulka. Tabulka č. 1: Počet zaměstnanců ÚRR k Odbor Úsek Počet zaměstnanců k Ředitel - 0* vedoucí 1 Odbor vnitřních věcí Odbor metodického řízení programu a monitoringu Úsek finančního útvaru 2 Úsek provozu 6 Úsek rozpočtu 3 vedoucí 1* Úsek metodického řízení 4* Úsek monitoringu 4 Úsek kontroly a nesrovnalostí 4 Odbor technické pomoci vedoucí 1 Úsek technické pomoci 1

9 ~ 8 ~ Úsek publicity a absorpční kapacity 2 Územní odbor realizace programu - Hradec Králové Územní odbor realizace programu - Liberec vedoucí 1 Úsek administrace projektů 4 Úsek kontroly 8 vedoucí 1 Úsek administrace projektů 3 Úsek kontroly 7 asistentka 1 Územní odbor realizace programu - Pardubice vedoucí 1 Úsek administrace projektů 3 Úsek kontroly 7 asistentka 1 Referent pro komunikaci - 1 Útvar interního auditu (včetně PAS) Zdroj: Interní evidence ŘO interní audit 2 PAS - celkem 68 Pozn.: Jedná se o počty osob bez zohlednění částečných úvazků. * K datu je vedením ÚRR pověřen vedoucí Odboru metodického řízení programu a monitoringu. Vedením Odboru metodického řízení programu a monitoringu je pověřen koordinátor činností Úseku metodického řízení. VRR na svém 42. zasedání dne jmenoval ředitelem vedoucího Odboru metodického řízení programu a monitoringu s platností od Územní pracoviště ÚRR Důležitou funkci v implementační struktuře plní Územní odbory realizace programu (dále také ÚORP ) v jednotlivých krajích regionu NUTS II Severovýchod. Ty zabezpečují efektivní a z pohledu žadatelů a příjemců příznivější implementaci programu. ÚORP plní úlohu při podávání informací, přijímání žádostí, zajištění jejich hodnocení, přípravě smluv s příjemci a při kontrole projektů. Do obecné působnosti všech odborů související se zabezpečením úkolů ÚRR patří zejména: a) příprava a zabezpečování podkladů pro jednání VRR, MV a předsedy RR, b) poskytování informací, dat a podkladů potřebných pro činnost a rozhodování orgánů VRR, MV a předsedy RR, c) poskytování informací veřejnosti dle platných právních předpisů, d) vyřizování stížností, e) ochrana svěřeného majetku a materiálně technických prostředků, pomůcek a údajů podléhajících povinnosti mlčenlivosti, jakož i vědecko-technických a ekonomických informací, f) zajišťování funkce příkazce operace,

10 ~ 9 ~ g) poskytování součinnosti při zajišťování zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o finanční kontrole ), a jeho prováděcích právních předpisů Náplň činnosti jednotlivých odborů v rámci ÚRR Jednotlivé odbory v rámci odboru mají ve své gesci specifické činnosti. Ty jsou následující: (1) Odbor vnitřních věcí (dále také jen OVV ): a. Úsek provozu zejména: a) zajišťuje spisovou a skartační službu, včetně vedení spisovny, b) zajišťuje vyvěšování a snímání listin na úřední desce včetně redakce elektronické úřední desky, vede evidenci vyvěšovaných písemností a ukládá jejich kopie, c) organizuje autoprovoz ÚRR a kontroluje hospodárné využívání vozidel, d) zajišťuje školení řidičů referentských vozidel a vede o tom evidenci, e) zajišťuje činnost podatelny, f) vede centrální evidenci razítek, g) zabezpečuje nákup, evidenci a výdej kancelářského materiálu pro ÚRR, h) zajišťuje materiální a technické zásobování, i) ve spolupráci s účetní firmou komplexně zabezpečuje personální a mzdovou agendu, agendu spojenou se zdravotními pojišťovnami a se správou sociálního zabezpečení, j) zabezpečuje agendu výběrových řízení na nové zaměstnance ÚRR, organizuje a metodicky usměrňuje výběr nových zaměstnanců ÚRR, k) zajišťuje pro zaměstnance ÚRR vzdělávání v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, l) zpracovává vnitřní předpisy pro zajištění vzdělávání a rozvoje zaměstnanců ÚRR a komplexně organizuje pro zaměstnance ÚRR vzdělávání a zajišťuje jeho hodnocení, m) vede evidenci v oblasti přídělů do a čerpání ze sociálního fondu, n) řídí zavádění výpočetní techniky a budování informačních systémů, o) zajišťuje provoz výpočetní techniky, počítačové sítě a informačních systémů, p) zajišťuje provoz a aktualizaci internetových stránek RR, q) zajišťuje interní a externí školení uživatelů informačních systémů, r) podílí se v části technické na výběrových řízeních na hardware, software a dodavatelské služby v oblasti informačních technologií, s) zabezpečuje koordinaci výstavby a provozu informačního systému kompatibilního s informačními systémy veřejné správy, t) poskytuje právní poradenství pro činnost ÚRR, u) sepisuje, popř. upravuje veškeré smlouvy uzavírané RR, kontroluje jejich správnost a zákonnost,

11 ~ 10 ~ v) zajišťuje zastupování RR před soudy, státními a jinými orgány, w) koordinuje a zpracovává stanoviska a připomínky k návrhům právních aktů orgánů EU, k návrhům zákonů a jiných právních předpisů ministerstev a jiných ústředních správních úřadů, x) připravuje ve spolupráci s příslušnými odbory vnitřní předpisy ÚRR, y) zajišťuje, popř. spolupodílí se na zadávání veřejných zakázek, z) poskytuje ostatním odborům stanoviska v oblasti veřejné podpory, aa) monitoruje a vyhodnocuje primární a sekundární právní akty vydávané orgány EU, judikáty Evropského soudního dvora, rozhodnutí Soudu první instance a individuální právní akty ostatních orgánů EU, to vše z oblasti regionální politiky, bb) ve spolupráci s odbornými útvary ÚRR se podílí na přípravě a aktualizaci metodických materiálů (operačních manuálů a příruček) pro implementaci ROP SV, cc) poskytuje Úseku technické pomoci podklady pro přípravu, realizaci a vyhodnocení projektů technické pomoci (dále také TP ), dd) připravuje vzory smluv o poskytnutí dotace, ee) vyřizuje případné stížnosti a odvolání, ff) sleduje a koordinuje řešení nesrovnalostí, řeší právní spory, gg) spolupracuje na přípravě a koordinaci podkladů pro audit ROP SV vč. kontroly nápravných opatření, hh) vydává rozhodnutí související s porušením rozpočtové kázně. b. Úsek rozpočtu zejména: a) plní funkci správce rozpočtu v souladu s platnou legislativou, b) ve spolupráci s Odborem metodického řízení programu a monitoringu sestavuje rozpočtový výhled a předkládá ho ke schválení, c) sestavuje návrh rozpočtu příjmů a výdajů za oblast provozní a oblast financování ROP SV, po schválení rozpočtu zajišťuje rozpis schváleného rozpočtu a jeho pořízení do informačního systému (dále také jen IS ) GINIS, d) vede řádnou evidenci o čerpání rozpočtu, zabezpečuje kontrolu čerpání rozpočtových prostředků, e) připravuje rozpočtové změny, zajišťuje jejich schválení a realizaci, f) provádí běžné úpravy rozpočtu mimo rozpočtové změny, zpracovává rozpočtová opatření, g) zajišťuje rozpočtové krytí u veškerých příjmů, výdajů, převodních poukazů, objednávek a smluv v IS GINIS, h) vede evidenci a uchovávání smluv uzavřených RR včetně smluv s příjemci dotací, sleduje jejich platnost, i) ve spolupráci s odbornými útvary ÚRR se podílí na přípravě a aktualizaci metodických materiálů (operačních manuálů a příruček) pro implementaci ROP SV, j) poskytuje Odboru technické pomoci podklady pro přípravu, realizaci a vyhodnocení projektů technické pomoci,

12 ~ 11 ~ k) spolupracuje s Odborem metodického řízení programu a monitoringu při řízení alokací finančních prostředků na program, l) vystavuje souhrnné žádosti o platbu, m) spolupracuje s kraji při uzavírání a realizaci dotačních smluv, n) koordinuje činnosti spojené s přípravou a podpisem Rozhodnutí o poskytnutí dotace z Ministerstva pro místní rozvoj (dále jen MMR ), o) zajišťuje finanční prostředky v rozpočtu RR, p) zpracovává finanční výkaznictví pro MMR, q) kontroluje finanční výkazy a odesílá je do Centrálního systému účetních informací státu, dává souhlas k celorepublikovému zpracování, r) zpracovává finanční vypořádání dotací s MMR a kraji, s) sestavuje závěrečný účet RR, t) zpracovává podklady pro státní závěrečný účet, u) zajišťuje podklady pro finanční analýzy a rozbory hospodaření, v) eviduje porušení rozpočtové kázně pro využití v Manažerském informačním systému, w) vede agendu škodní a likvidační komise. c. Úsek finančního útvaru zejména: a) plní funkci hlavní účetní v souladu s platnou legislativou, b) spolupracuje na vypracování a návrzích na úpravy v metodických postupech upravujících proplácení a certifikaci plateb, c) spolupracuje s platebním a certifikačním orgánem, d) provádí zálohové platby na projekty ROP SV, e) eviduje odvody za porušení rozpočtové kázně a provádí jejich vypořádání, f) převádí finanční prostředky a zasílá avíza konečným příjemcům, g) provádí přenosy dávek mezi IS GINIS a IS MONIT7+, h) poskytuje Úseku technické pomoci podklady pro přípravu, realizaci a vyhodnocení projektů technické pomoci, i) vede účetnictví RR, j) zajišťuje správu majetku včetně vedení příslušných evidencí, kontroluje evidenci a hospodaření s majetkem ve správě ÚRR, k) zadává údaje do informačního systému, l) účastní se hodnocení operačního programu, m) poskytuje podklady pro vypracování průběžné a výroční zprávy, n) hlásí nesrovnalosti v rámci operačního programu,

13 ~ 12 ~ o) kontroluje účetní výkazy a odesílá je do centrálního systému účetních informací státu, dává souhlas k celorepublikovému zpracování. (2) Odbor metodického řízení programu a monitoringu (dále také jen OMŘPM ): a. Úsek metodického řízení zejména: a) metodicky řídí ROP SV, b) koordinuje zpracování programového dokumentu ROP SV, prováděcího dokumentu ROP SV a zajišťuje jejich aktualizaci, c) zajišťuje tvorbu, aktualizaci a koordinaci manuálů a metodik, týkajících se implementace a realizace ROP SV, d) zajišťuje informování a komunikaci s Evropskou komisí (dále také EK ), e) koordinuje jednotný postup výzev a předkládání projektů v rámci NUTS II SV, f) projednává programový dokument ROP SV v EK a s partnery na straně ČR, g) komunikuje s dalšími regiony soudržnosti (Úřady Regionálních rad), Řídícím a koordinačním výborem, EK a jinými subjekty, h) zabezpečuje zpracování návrhu konečného znění programového dokumentu, prováděcího dokumentu, metodik a manuálů týkajících se implementace ROP a předkládá je VRR, popř. MV, i) metodicky řídí celý proces implementace ROP SV, zejména pokud jde o vydávání směrnic, příruček a manuálů pro všechny úseky spojené s realizací ROP SV, nezbytnou aktualizaci těchto dokumentů v průběhu realizace ROP SV a metodicky jednotný postup v regionu soudržnosti Severovýchod, j) zajišťuje přípravu kontrolních seznamů a formulářů, k) vykazuje odhady čerpání a výdaje pro certifikaci, l) zajišťuje koordinaci podkladů pro certifikaci výdajů strukturálních fondů, m) řídí alokace finančních prostředků na program, n) vydává metodické pokyny a informace, o) spolupracuje na přípravě vzorů smluv o poskytnutí dotace, p) sleduje trendy a změny v oblasti legislativy EU a jiné informační zdroje týkající se oblasti regionálního rozvoje a EU, q) zajišťuje shodu s politikami Evropského společenství, zvláště s ohledem na konkurenční politiku, veřejné zakázky, propagaci, životní prostředí a rovné příležitosti, r) zodpovídá za řízení a provádění ROP SV v souladu se zásadou řádného finančního řízení, s) zajišťuje metodickou činnost VRR, t) poskytuje úseku technické pomoci podklady pro přípravu, realizaci a vyhodnocení projektů TP, u) účastní se zasedání VRR a MV, v) spolupracuje při naplňování a aktualizaci internetových stránek ROP SV,

14 ~ 13 ~ w) účastní se na jednáních pracovních a odborných skupin, vedení pracovních skupin v oblasti gesce úseku, x) spolupracuje na přípravě a koordinaci podkladů pro audit ROP SV vč. kontroly nápravných opatření, y) koordinuje uchovávání dokumentů ROP SV, z) spolupodílí se na zadávání veřejných zakázek v oblasti gesce úseku, aa) koordinuje nábor, vedení databáze a proškolení externích expertů, bb) podílí se na přípravě dalšího programovacího období , cc) koordinuje na úrovni ROP SV postupy související s nástroji finančního inženýrství, dd) vyřizuje případné stížnosti a odvolání. b. Úsek kontroly a nesrovnalostí a) zajišťuje tvorbu, aktualizaci a koordinaci manuálů a metodik, týkajících se kontrolních postupů ROP SV, b) vydává metodické pokyny a informace, c) účastní se kontrol 1. stupně, d) řeší podezření na nesrovnalosti, včetně hlášení o nesrovnalostech kontaktnímu místu AFCOS, e) metodicky zpracovává a řídí systém řízení rizik v rámci ROP SV, f) zajišťuje přípravu a aktualizaci jednotlivých analýz rizik, g) poskytuje podklady a sleduje výsledky provádění kontrol II. stupně, h) poskytuje Úseku technické pomoci podklady pro přípravu, realizaci a vyhodnocení projektů technické pomoci, i) účastní se zasedání VRR a MV, j) spolupracuje při naplňování a aktualizaci internetových stránek ROP SV, k) účastní se na jednáních pracovních a odborných skupin, vedení pracovních skupin v oblasti gesce úseku, l) spolupracuje na přípravě a koordinaci podkladů pro audit ROP SV vč. kontroly nápravných opatření, m) spolupodílí se na zadávání veřejných zakázek v oblasti gesce úseku, n) zajišťuje sledování, koordinaci a analýzu výsledků kontrol projektů, o) podílí se na přípravě dalšího programovacího období , p) spolupracuje při přípravě podkladů pro certifikaci, q) vypracovává plán metodických kontrol a zajišťuje jejich realizaci a vyhodnocování. c. Úsek monitoringu zejména: a) zajišťuje shromažďování příslušných statistických a finančních informací o projektech ROP SV, b) koordinuje sběr dat a zajišťuje zpracování výročních, průběžných zpráv a závěrečné zprávy, c) zajišťuje zpracování reakce na doporučení EK k výročním, průběžným a závěrečné zprávě,

15 ~ 14 ~ d) zajišťuje přípravu a zpracování evaluačního plánu a hodnocení ROP SV, e) zajišťuje koordinaci a realizaci evaluace ROP SV, f) zajišťuje zpracování a vyhodnocování dat o průběhu realizace oblastí podpory, prioritních os a programu ve vztahu ke kvantifikovaným cílům, g) zajišťuje zpracování výsledků monitorování a reportů podle potřeb Řídícího orgánu ROP SV, MV, NOK, PCO a EK, h) zajišťuje přípravu podkladů pro zasedání MV a administrativní podporu zasedání, i) zajišťuje funkci Sekretariátu MV, j) připravuje monitorovací systém včetně kompletního softwarového i hardwarového řešení, k) zajišťuje koordinaci a administraci IS BENEFIT7, MONIT7+, MSC2007 a SFC2007, l) zajišťuje analýzu informačních systémů ROP SV, m) zajišťuje funkci Sekretariátu VRR, n) účastní se na jednáních pracovních a odborných skupin, vedení pracovních skupin v oblasti gesce úseku monitoringu, o) spolupracuje při náboru, vedení databáze a proškolení externích expertů, p) spolupracuje při naplňování a aktualizaci internetových stránek ROP SV, q) spolupodílí se na zadávání veřejných zakázek v oblasti gesce úseku monitoringu, r) poskytuje Úseku technické pomoci podklady pro přípravu, realizaci a vyhodnocení projektů technické pomoci, s) podílí se na přípravě dalšího programovacího období (3) Odbor technické pomoci: a. Úsek technické pomoci zejména: a) spolupracuje na přípravě a aktualizaci metodických materiálů v oblasti technické pomoci ROP SV, b) zodpovídá za komunikaci s ostatními řídícími orgány operačních programů v oblasti technické pomoci, c) koordinuje technickou pomoc v rámci implementační struktury ROP SV, d) zpracovává, řídí, realizuje, monitoruje a vyhodnocuje plány technické pomoci, e) zodpovídá za zpracování, realizaci a vyhodnocení projektů technické pomoci ROP SV v souladu s plány TP, f) spolupodílí se na zadávání veřejných zakázek v oblasti gesce Úseku technické pomoci, g) zajišťuje přípravu podkladů za oblast TP pro potřeby monitoringu a pro potřeby sestavení výročních, průběžných a závěrečné zprávy, h) archivuje dokumentaci související s projekty TP, i) ověřuje věcnou správnost účetních dokladů ve vztahu ke způsobilosti výdajů v rámci TP, j) zajišťuje činnosti související s realizací technické pomoci SROP,

16 ~ 15 ~ k) spolupracuje při přípravě a zabezpečování dat a podkladů pro jednání VRR a MV, l) spolupracuje při evaluaci ROP SV, m) spolupracuje při realizaci nástrojů komunikace a publicity v rámci komunikačních plánů ROP SV, n) spolupracuje na zajištění akcí pořádaných ÚRR. b. Úsek publicity a absorpční kapacity zejména: a) spolupracuje na přípravě a aktualizaci manuálů a metodik v oblasti publicity a absorpční kapacity ROP SV, b) zodpovídá za komunikaci s ostatními řídícími orgány operačních programů v oblasti publicity a absorpční kapacity, c) koordinuje publicitu a absorpční kapacitu v rámci ROP SV, d) vypracovává, řídí, realizuje, monitoruje a vyhodnocuje komunikační plány ROP SV, e) zajišťuje realizaci nástrojů pro publicitu, f) koordinuje a zajišťuje metodickou podporu ostatním odborům v oblasti podpory absorpční kapacity a publicity, g) zajišťuje metodickou podporu v oblasti podpory absorpční kapacity směrem k oprávněným příjemcům, h) zpracovává metodiku řízení projektů absorpční kapacity, i) monitoruje a hodnotí absorpční kapacitu ROP SV a v případě potřeby přijímá příslušná opatření, j) vede výkazy a archivuje dokumentaci o realizaci opatření pro publicitu, k) spolupracuje při poskytování informací o realizaci ROP SV, l) koordinuje naplňování a aktualizaci internetových stránek ROP SV, m) zajišťuje akce pořádané ÚRR, n) zajišťuje zapojení dalších aktérů do realizace informačních a komunikačních opatření, o) zajišťuje přípravu podkladů za oblast publicity a absorpční kapacity pro potřeby monitoringu a pro potřeby sestavení výročních, průběžných a závěrečné zprávy, p) spolupodílí se na zadávání veřejných zakázek v oblasti gesce úseku publicity a absorpční kapacity, q) zajišťuje činnosti související s realizací Komunikačního akčního plánu SROP, r) poskytuje Úseku technické pomoci podklady pro přípravu, realizaci a vyhodnocení projektů technické pomoci, s) spolupracuje při přípravě a zabezpečování dat a podkladů pro jednání VRR a MV, t) spolupracuje při evaluaci ROP SV. (4) Územní odbory realizace programu: a. Úsek administrace projektů zejména: a) zajišťuje komunikaci ÚRR v rámci příslušného kraje, b) podílí se na nastavení efektivních postupů v oblasti vyhlašování a administrace jednotlivých kol výzev,

17 ~ 16 ~ c) spolupracuje na výkladu relevantní metodiky a jeho předávání žadatelům a příjemcům, d) poskytuje informace potenciálním žadatelům a příjemcům, e) zajišťuje příjem projektů a jejich registraci v informačním systému, f) zabezpečuje hodnocení projektů na základě výběrových kriterií, g) zajišťuje hodnocení projektů externími hodnotiteli, h) za příslušný ÚORP zajišťuje zpracování dílčího přehledu výsledků posuzování projektů pro VRR, i) zasílá informace o výsledcích jednotlivých kol výzev žadatelům, j) zajišťuje přípravu návrhu Smlouvy o poskytnutí dotace u projektů vybraných VRR k podpoře a administraci podpisu finální verze Smlouvy, k) monitoruje realizaci a zajišťuje příjem a kontrolu monitorovacích zpráv projektů, l) zabezpečuje řízení rizik projektů na příslušném ÚORP, m) zajišťuje administraci změn v realizaci projektů, n) vypracovává a aktualizuje analýzy rizik, o) přijímá žádosti o platby vč. všech příloh, p) provádí hlášení podezření na nesrovnalosti, provádí hlášení nesrovnalostí směrem k Úseku kontroly a nesrovnalostí, q) vede předepsanou dokumentaci k projektům, r) vkládá příslušná data do IS MONIT7+, s) spolupracuje na administrativním a organizačním zabezpečení zasedání VRR, MV a jednotlivých pracovních skupin, t) zajišťuje přípravu podkladů pro potřeby monitoringu a pro potřeby sestavení výroční, průběžné a závěrečnou zprávu, u) spolupracuje při evaluaci ROP SV, v) poskytuje podklady pro přípravu, realizaci a vyhodnocení projektů technické pomoci, w) poskytuje podklady o realizaci komunikačního plánu na území příslušného kraje, x) spolupracuje na tvorbě metodiky pro využití finančních prostředků na podporu zvýšení absorpční kapacity, y) zajišťuje veškerou agendu územního pracoviště (vedení pokladny, spisové služby apod.), z) spolupracuje při naplňování a aktualizaci internetových stránek ROP SV, aa) spolupodílí se na zadávání veřejných zakázek v oblasti gesce Územních odborů realizace programu, bb) zajišťuje realizaci činností ve SROP. b. Úsek kontroly projektů zejména: a) zajišťuje komunikaci ÚRR v rámci příslušného kraje, b) podílí se na nastavení efektivních postupů v oblasti vyhlašování a administrace jednotlivých kol výzev, c) spolupracuje na výkladu relevantní metodiky a jeho předávání žadatelům a příjemcům,

18 ~ 17 ~ d) poskytuje informace potenciálním žadatelům a příjemcům, e) monitoruje realizaci a zajišťuje příjem a kontrolu monitorovacích zpráv projektů, f) aktualizuje analýzy rizik, g) zajišťuje kontrolu realizace projektů (ex-ante, interim, ex-post), kontrolu dodržování pravidel veřejné podpory a zadávání veřejných zakázek, h) vypracovává plány kontrol na úrovni ÚORP, i) zajišťuje administraci a kontrolu žádosti o platbu, j) zajišťuje autorizaci žádostí o platbu, k) provádí hlášení podezření na nesrovnalosti, provádějí hlášení nesrovnalostí směrem k úseku řízení rizik a nesrovnalostí, l) vede předepsanou dokumentaci k projektům, m) vkládá příslušná data do informačního systému MONIT7+, n) spolupracuje na přípravě a kontrole formulářů pro certifikaci výdajů strukturálních fondů, o) spolupracuje na administrativním a organizačním zabezpečení zasedání VRR, MV a jednotlivých pracovních skupin, p) zajišťuje přípravu podkladů pro potřeby monitoringu a pro potřeby sestavení výroční, průběžné a závěrečné zprávy, q) spolupracuje při evaluaci ROP SV, r) poskytuje podklady pro přípravu, realizaci a vyhodnocení projektů technické pomoci, s) poskytuje podklady o realizaci komunikačního plánu na území příslušného kraje, t) spolupracuje na tvorbě metodiky pro využití finančních prostředků na podporu zvýšení absorpční kapacity, u) zajišťuje veškerou agendu územního pracoviště (vedení pokladny, spisové služby apod.), v) spolupracuje při naplňování a aktualizaci internetových stránek ROP SV, w) spolupodílí se na zadávání veřejných zakázek v oblasti gesce ÚORP. (5) Útvar interního auditu (dále také jen IA ): a) zodpovídá za výkon plánovaných interních auditů dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, na základě schválených střednědobých a ročních plánů, zohledňujících rizikové oblasti nebo činnosti, b) vykonává audity mimo schválené roční plány na základě rozhodnutí předsedy RR, c) předává předsedovi RR zprávy o zjištěních z provedených auditů s doporučením ke zdokonalování kvality vnitřního kontrolního systému, k předcházení nebo ke zmírnění rizik a k přijetí opatření k nápravě zjištěných nedostatků, d) vypracovává a předkládá roční zprávy o činnosti interního auditu, v nichž: hodnotí kvalitu vnitřního kontrolního systému, analyzuje výskyt závažných nedostatků, které nepříznivě ovlivňují činnost organizace a účinnost vnitřního kontrolního systému,

19 ~ 18 ~ předkládá doporučení ke zkvalitnění řízení provozní a finanční činnosti ÚRR a jeho vnitřního kontrolního systému, e) poskytuje konzultační a poradenskou činnost na základě žádosti předsedy RR, ředitele ÚRR, případně dalších vedoucích zaměstnanců ÚRR, zaměřenou na metodický přístup k hodnocení a zlepšování efektivnosti řízení rizik, řídících a kontrolních procesů a správy řízení. Poskytování konzultační činnosti nenahrazuje činnosti vedoucích zaměstnanců a neosvobozuje je od odpovědnosti, kterou mají z titulu svého postavení, f) zodpovídá za činnosti spojené s funkcí kontaktního bodu sítě AFCOS, v rámci něhož: eviduje individuální hlášení o nesrovnalostech, resp. o podezřeních na nesrovnalosti, vede předepsanou dokumentaci spojenou s výkonem kontaktního bodu AFCOS, zadává do systému IMS EK (Irregularity Management System) pravidelná čtvrtletní hlášení o nesrovnalostech, resp. o podezřeních na nesrovnalosti, spolupracuje s úřadem OLAF a pracovníky Centrálního kontaktního bodu AFCOS MF ČR, g) spolupracuje s kontrolními útvary RR, Ministerstvem financí (dále také MF ), Nejvyšším kontrolním úřadem, OLAF, externím auditorem případně s dalšími kontrolními útvary na základě pokynů předsedy RR, h) spolupracuje s orgány činnými v trestním řízení, na základě pokynů předsedy RR případně provádí revize a šetření vyžádané těmito orgány a informuje je o kontrolních poznatcích nasvědčujících podezření ze spáchání trestného činu, i) zodpovídá za vypracování statutu interního auditu a jeho předložení ke schválení předsedovi RR, j) zodpovídá za vypracování hlavních zásad a postupů auditorské činnosti (vnitřní metodické pokyny a manuály), a za vypracování a udržování programu k zabezpečení kvality interního auditu, k) vypracovává koncepci odborné přípravy interního auditora, pečuje o trvalé zvyšování auditních činností a postupů, l) spolupodílí se na zadávání veřejných zakázek v oblasti gesce Útvaru interního auditu, m) spolupracuje při naplňování a aktualizaci internetových stránek ROP SV, n) poskytuje Úseku technické pomoci podklady pro přípravu, realizaci a vyhodnocení projektů technické pomoci, o) zodpovídá za sestavení střednědobých a ročních plánů interního auditu, a jejich předložení ke schválení předsedou RR, p) vypracovává program auditu, kterým zejména stanovuje metodiku monitorování systémů, činností a procesů, které jsou auditovány, q) provádí audity podle uznávaných mezinárodních standardů, v rámci kterých hodnotí: dodržování obecně závazných právních předpisů a vnitřních norem RR, adekvátnost a efektivnost řídících a kontrolních mechanismů, týkajících se řízení a správy RR, procesů a informačních systémů, ve vztahu ke stanoveným cílům, stanovování a dodržování provozních a finančních kriterií zaručujících hospodárný, efektivní a účelný výkon ověřovaných činností, r) zodpovídá za zpracování a projednání zpráv o auditu, jejich předkládání oprávněným osobám, s nimiž projednává výsledky auditorských závěrů, informuje o identifikovaných nedostatcích, zjištěních a jejich příčinách, navrhuje případná doporučující opatření k nápravě,

20 ~ 19 ~ s) provádí monitoring a identifikace rizik, hodnotí adekvátnost a míru plnění nápravných opatření směřujících k vyloučení nebo zmírnění identifikovaných rizik, t) vede předepsanou dokumentaci spojenou s výkonem auditů a zabezpečuje jejich archivaci. (6) Referent pro komunikaci zejména: a) spolupracuje na přípravě a aktualizaci manuálů a metodik v oblasti komunikace, b) zodpovídá za komunikaci s ostatními řídícími orgány operačních programů v oblasti komunikace, c) zajišťuje komunikaci RR navenek, d) spolupracuje při přípravě, realizaci, monitoringu a vyhodnocení komunikačních plánů ROP SV, e) zajišťuje realizaci nástrojů pro komunikaci, f) koordinuje a zajišťuje metodickou podporu ostatním odborům v oblasti komunikace, g) vede výkazy a archivuje dokumentaci o realizaci opatření pro komunikaci, h) spolupracuje při poskytování informací o realizaci ROP SV, i) spolupracuje při naplňování a aktualizaci internetových stránek ROP SV, j) zajišťuje komunikační opatření na akcích pořádaných ÚRR, včetně zasedání VRR a MV, k) zajišťuje přípravu podkladů za oblast komunikace pro potřeby monitoringu a pro potřeby sestavení výročních, průběžných a závěrečné zprávy, l) spolupracuje na zadávání veřejných zakázek v oblasti komunikace, m) spolupracuje při zajišťování činností souvisejících s realizací Komunikačního akčního plánu SROP, n) poskytuje Úseku technické pomoci podklady pro přípravu, realizaci a vyhodnocení projektů technické pomoci v oblasti komunikace.

21 ~ 20 ~ 2. Zajištění administrativní kapacity ÚRR 2.1 Vývoj organizační struktury a činností ÚRR Počátky vzniku administrativní kapacity ÚRR sahají do zkráceného programovacího období V návaznosti na novelu Zákona a při přípravě ČR na programovací období vznikla v regionu soudržnosti dne RR (stejně jako v ostatních regionech soudržnosti) jako samostatná právnická osoba, která následně začala plnit roli ŘO ROP SV. Ke dni zároveň zanikly tzv. Sekretariáty Regionální rady v rámci Společného regionálního operačního programu (dále jen SROP ). Kontinuitu v řízení SROP převzaly právě RR. Zkušenosti ze zkráceného programovacího období byly následně využity při přípravě a realizaci ROP SV. Z počátku byla činnost RR zaměřena na přípravu operačního programu, souvisejících metodik a dokumentů, projednání dokumentů s partnery a odbornou veřejností, přípravu informačních systémů, zajištění činnosti VRR, publicitu nového programu, apod. Počet zaměstnanců tedy v této době nemusel být vysoký. Již se sešel VRR, složený z krajských reprezentací, a zvolil předsednictvo RR. Zároveň nový VRR schválil i organizační strukturu ÚRR, čítající 5 odborů (Odbor kanceláře ředitele, Odbor metodického řízení programu a monitoringu a 3 ÚORP). Zároveň byl schválen maximální počet zaměstnanců ÚRR k na 21 zaměstnanců. V červenci 2006 přitom ÚRR čítal pouze 7 zaměstnanců, kteří byli delimitováni z krajských úřadů na ÚRR. VRR jmenoval dne ředitele ÚRR. V tomto období na počátku programovacího cyklu spočívaly stěžejní činnosti na Odboru metodického řízení programu a monitoringu, který měl na starosti právě projednávání a přípravu programového dokumentu a nastavování metodik. Činnost územních odborů spočívala zejména ve spolupráci na tvorbě metodiky pro hodnocení a kontrolu projektů, využití finančních prostředků na podporu zvýšení absorpční kapacity a v zajištění realizace činností ve SROP. Dne VRR schválil novou organizační strukturu, která reflektovala situaci v přípravě na realizaci a administraci ROP SV a byla vytvořena oddělení v rámci odborů. Odbor kanceláře ředitele se zároveň přejmenoval na Odbor vnitřních věcí, v rámci kterého vznikla dvě oddělení (Oddělení provozu a rozpočtu a Oddělení finančního útvaru), v rámci Odboru metodického řízení programu a monitoringu vznikla Oddělení metodického řízení, Oddělení monitoringu a Oddělení vnitřní kontroly a nesrovnalostí. Nově vznikl i Odbor technické pomoci a publicity a Útvar interního auditu. Dne VRR schválil další změnu organizační struktury, v rámci které vznikly dnešní úseky a zároveň na územních odborech realizace programu vznikly úseky admistrace a úseky kontroly projektů. Na Odboru technické pomoci vznikl Úsek technické pomoci a Úsek publicity a absorpční kapacity. Takto navržená organizační struktura reflektovala připomínky, které vzneslo MMR a MF. Organizační struktura se od této doby již prakticky nezměnila. První výzva pro předkládání projektových žádostí byla vyhlášena z důvodu zajištění co nejrychlejšího náběhu realizace projektů ještě před schválením programového dokumentu ze strany EK, od až Další výzvy následovaly až po schválení programového dokumentu ze strany EK, a to od Návrh programového dokumentu ROP SV byl však zpracován již na konci roku V důsledku připomínek ze strany EK a MMR byl programový dokument schválen rozhodnutím EK dne

22 ~ 21 ~ V průběhu roku 2010 ŘO vyhodnotil, že je administrativní kapacita nedostatečná. V souvislosti s očekávaným poklesem přijatých projektových žádostí a přesunem pracovního vytížení na zaměstnance úseků kontroly byl zvyšován počet zaměstnanců úseků kontroly na úkor počtu zaměstnanců úseků administrace projektů. Zároveň byl Úsek řízení rizik a nesrovnalostí s účinností od sloučen s Úsekem metodického řízení do Úseku metodického řízení, řízení rizik a nesrovnalostí. Tímto krokem byl vyřešen problém zastupitelnosti (při počtu dvou zaměstnanců) na Úseku řízení rizik a nesrovnalostí. S průběhem další implementace ROP SV a s nárůstem kontrolních činností územních pracovišť byla identifikována potřeba zefektivnit činnosti související s koordinací kontrol. Na začátku roku 2012 byla v souvislosti s tímto organizační struktura vyhodnocena jako v dané chvíli již nevyhovující, a proto MV, který probíhal korespondenční procedurou ve dnech až , schválil vyčlenění samostatného Úseku kontroly a nesrovnalostí z Úseku metodického řízení, řízení rizik a nesrovnalostí v rámci Odboru metodického řízení programu a monitoringu. Zatím poslední organizační změna proběhla na základě usnesení vlády ČR č. 671/2012 ze dne , v důsledku kterého byly centralizovány audity na MF a změněno nastavení auditního systému u prostředků čerpaných ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti a Evropské rybářského fondu. V návaznosti na toto usnesení vlády ČR došlo s účinností od k ukončení výkonu činnosti pověřených subjektů auditního orgánu a převodu pracovních míst na MF. Následující tabulka shrnuje proběhlé změny organizační struktury v kvantitativní podobě. Tabulka č. 2: Vývoj organizační struktury a počtu zaměstnanců ÚRR k daného roku a k /2013 Počet odborů * 7* 7* Počet úseků ** 16*** 15**** 16**** 16**** Počet zaměstnanců celkem Zdroj: Interní evidence ŘO. Pozn.: Jedná se o počty osob bez zohlednění částečných úvazků. Ředitel ÚRR vystupuje mimo odbory a úseky ÚRR. * Referent pro komunikaci mimo odbor. ** Plus asistentka ÚORP Pardubice mimo úseky. *** Plus 3 asistentky ÚORP a 1 referent pro komunikaci mimo úseky. **** Plus 2 asistentky ÚORP Pardubice a Liberec a 1 referent pro komunikaci mimo úseky. 2.2 Vývoj počtu zaměstnanců ÚRR Vývoj počtu zaměstnanců ÚRR vždy souvisí s jeho potřebami v daném období, které ÚRR na úrovni vedoucích odborů a vedení ÚRR pravidelně vyhodnocuje na základě množství administrativní zátěže (viz dále v této kapitole) a případně v návaznosti na zjištěné nedostatky navrhuje možné úpravy. Maximální možný počet zaměstnanců nicméně vždy podléhá schválení VRR, který navržené úpravy posuzuje dle předloženého zdůvodnění změny ze strany ÚRR. Vývoj počtu zaměstnanců od vzniku ÚRR lze shrnout následujícím způsobem: Po ustanovení RR v červenci 2006 ÚRR čítal pouze 7 zaměstnanců, kteří byli delimitováni z krajských úřadů na ÚRR. S předpokladem nárůstu pracovních činností VRR dne schválil maximální počet zaměstnanců ÚRR na rok 2007 na 21.

23 ~ 22 ~ Následně VRR dne stanovil v souvislosti s předpokládaným schválením programového dokumentu ze strany EK a následnému plnému rozjezdu ROP SV, zejména pak vyhlášení výzev, maximální počet zaměstnanců pro rok 2007 na 54. Následně VRR dne schválil navýšení maximálního možného počtu na 66 zaměstnanců. Poslední navýšení maximálního počtu bylo schváleno dne , a to na 73. Dne VRR schválil, že je možné stanovený maximální počet zaměstnanců překročit. Zejména vzhledem k věkové a genderové struktuře zaměstnanců bylo třeba řešit časté zástupy za mateřskou a rodičovskou dovolenou, případně pracovní neschopnost dlouhodobějšího charakteru (např. před nástupem na mateřskou dovolenou). Po přijetí nového zaměstnance jakožto zástupu dochází ke zdvojení počtu zaměstnanců - zaměstnanec v dlouhodobé pracovní neschopnosti a zaměstnanec čerpající řádnou dovolenou před nástupem na rodičovskou dovolenou je totiž stále vykazován v evidenčním počtu zaměstnanců. Co se týče reálného počtu zaměstnanců, jak je patrné z grafu č. 1, k největšímu náboru zaměstnanců docházelo do poloviny roku 2008, kdy bylo potřeba s nárůstem administrativní zátěže všechny činnosti ÚRR adekvátně pokrýt. V průběhu roku 2009 se zvýšil počet zaměstnanců o 10 na celkových 73, a to zejména z důvodu, že v průběhu roku 2009 došlo ke značnému nárůstu předkládaných žádostí o platbu a s ohledem na skutečnost, že ze strany VRR byla schválena úprava postupů administrace žádosti o platbu tak, aby se administrace žádostí o platbu zkrátila na max. 2 měsíce a příjemce mohl v tomto časovém rozmezí předkládat žádosti o platbu. Počet zaměstnanců se poté již prakticky neměnil. K výkyvům docházelo či dochází zejména z důvodu odchodu zaměstnanců na mateřskou a rodičovskou dovolenou či ukončením pracovního poměru a následně nástupem nových zaměstnanců na tyto pozice.

24 ~ 23 ~ Graf č. 1: Vývoj počtu zaměstnanců ÚRR (červen květen 2013) Zdroj: Zprávy o činnosti orgánů RR , interní evidence ŘO. Pozn.: Jedná se o počty osob bez zohlednění částečných úvazků. Podrobnější informace o aktuální organizační struktuře spolu s počty zaměstnanců k a k shrnuje následující tabulka. Tabulka č. 3: Počet zaměstnanců ÚRR dle odborů a úseků Odbor Úsek Počet zaměstnanců k Počet zaměstnanců k Ředitel - 0* 0* vedoucí 1 1 Odbor vnitřních věcí Odbor metodického řízení programu a monitoringu Úsek finančního útvaru 2 2 Úsek provozu 6 6 Úsek rozpočtu 3 3 vedoucí 1* 1* Úsek metodického řízení 4* 4* Úsek monitoringu 4 4 Úsek kontroly a nesrovnalostí 3 4 Odbor technické pomoci vedoucí 1 1 Úsek technické pomoci 1 1

25 ~ 24 ~ Úsek publicity a absorpční kapacity 2 2 Územní odbor realizace programu - Hradec Králové Územní odbor realizace programu - Liberec vedoucí 1 1 Úsek administrace projektů 4 4 Úsek kontroly 8 8 vedoucí 1 1 Úsek administrace projektů 3 3 Úsek kontroly 7 7 asistentka 1 1 Územní odbor realizace programu - Pardubice vedoucí 1 1 Úsek administrace projektů 3 3 Úsek kontroly 7 7 asistentka 1 1 Referent pro komunikaci Útvar interního auditu (včetně PAS) Zdroj: Interní evidence ŘO. interní audit 1 2 PAS 4 - celkem Pozn.: Jedná se o počty osob bez zohlednění částečných úvazků. * K datu je vedením ÚRR pověřen vedoucí Odboru metodického řízení programu a monitoringu. Vedením Odboru metodického řízení programu a monitoringu je pověřen koordinátor činností Úseku metodického řízení. VRR jmenoval ředitelem vedoucího Odboru metodického řízení programu a monitoringu s platností od Počty zaměstnanců odborů v jednotlivých letech vždy úzce souvisely s aktuální administrativní zátěží, která byla proměnlivá v čase a závisela na mnoha faktorech. Za hlavní faktory ovlivňující administrativní zátěž, zejména pak zaměstnanců na územních odborech realizace programu (a nepřímo i na všech ostatních odborech), jsou považovány počty vyhlášených výzev a v nich předložených projektů. Tabulka č. 4 uvádí přehled vyhlášených výzev ROP SV a objem schválených projektů, které zaměstnanci museli administrovat, např. provést kontrolu a hodnocení předložených projektových žádostí. Celkově bylo k zaregistrováno 1262 projektových žádostí (včetně IPRM), z toho 657 žádostí bylo schváleno. Z tabulky je patrné, že největší množství projektů bylo nutné administrovat v období mezi roky 2008 a začátkem roku V dalších letech se úseky administrace sice již nepotýkaly s tak velkým objemem projektových žádostí, což však bylo vyrovnáno nárůstem počtu administrovaných monitorovacích zpráv (významnou náročností na administraci se vyznačují především monitorovací zprávy o udržitelnosti projektu). S realizací projektů se následně značný objem činností přesunul na úseky kontroly v rámci ÚORP.

26 ~ 25 ~ Tabulka č. 4: Přehled výzev ROP SV k Číslo kola výzvy Oblast podpory Alokace na výzvu ze SF (v Kč) Termín Zaregistrované projekty Schválené projekty Termín ukončení realizace od do Počet Požadavek ze SF Požadavek ze Počet (v Kč) SF (v Kč) , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , max. 6 let, , , ,00 nejdříve od , , , , , , , , , , , , A , , , , , , , , , B , , , , , , , , , , , , , , , C , , , D , , , E , , , F , , , , , , , , , , , , A , , , , , , G , , , H , , , , , , H , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 0 0, Celkem I , , ,82 Zdroj: Měsíční analýza ROP SV květen Vysvětlivky: A IPRM, B Dílčí projekty IPRM (ke schváleným IPRM z 8. kola výzvy), C Řízená PK, D Železniční kolejová vozidla, E MHD (města nad 50 tisíc obyvatel), F Ostatní, G Řízená KHK, H Dílčí projekty IPRM (ke schválenému IPRM z 22. kola výzvy), I včetně IPRM.

27 ~ 26 ~ 2.3 Dokumenty zabývající se administrativní kapacitou Metodické dokumenty NOK Zastřešujícím orgánem pro všechny operační programy v ČR financované ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti je Národní orgán pro koordinaci (dále jen NOK ). Ten pracuje v rámci MMR, které bylo ustanoveno centrálním metodickým a koordinačním orgánem politiky hospodářské a sociální soudržnosti v programovacím období NOK vykonává centrální metodickou a koordinační funkci pro všechny subjekty implementační struktury Národního strategického referenčního rámce (dále jen NSRR ). V jeho působnosti je tedy i vydávání centrálních metodik pro ŘO a pro další subjekty implementační struktury. Veškeré metodické dokumenty NOK jsou pro potřeby ŘO zveřejňovány na a jsou k dispozici i pro širokou veřejnost. Dokumenty NOK, zabývající se administrativní kapacitou, se převážně zaměřují na tyto oblasti: systém odměňování, výběr nových zaměstnanců, systém vzdělávání, typové pracovní pozice. Řešitelský tým provedl rešerši dostupných dokumentů, týkajících se administrativní kapacity, které jsou dostupné na výše uvedených webových stránkách. Jedná se zejména o následující metodické dokumenty, které považujeme v řešeném tématu za stěžejní: 1) Základní typové pozice implementační struktury subjektů operačních programů (řídících orgánů a zprostředkujících subjektů) v programovacím období (aktualizace k ) Tento dokument definuje základní typy pozic, které jsou v rámci řídících orgánů zastoupeny (viz příloha č. 1). Dokument popisuje základní činnosti, které zaměstnanci na definovaných pozicích mají vykonávat. Zároveň uvádí i výčet odborných znalostí a osobnostních předpokladů, kterými mají zaměstnanci disponovat. Co se týče využití uvedeného materiálu, každý orgán implementační struktury NSRR je povinen každoročně zasílat informace o počtech pracovních úvazků v rámci ŘO na uvedených typových pozicích NOK. NOK ze získaných údajů zpracovává Zprávu o zajištění administrativní kapacity NSRR za daný rok. Informace o počtech zaměstnanců dle typových pozic jsou také uváděny ve Výročních zprávách o realizaci ROP SV. ŘO ROP SV s touto typologií operuje pouze v rámci těchto výstupů, které jsou předávány NOK. Spíše než jako doporučení pro řízení administrativní kapacity ŘO se dle řešitelského týmu jedná o sjednocení předávaných informací z jednotlivých ŘO směrem k NOK. 2) Metodický pokyn ke vzdělávání zaměstnanců v rámci Systému vzdělávání zaměstnanců realizujících Národní strategický referenční rámec v období let 2007 až 2013 Tento dokument popisuje cíle systému vzdělávání zaměstnanců implementační struktury NSRR. Týká se však pouze školení v rámci projektu Systému vzdělávání zaměstnanců realizujících NSRR v období let 2007 až 2013, zasílání požadavků na uskutečnění školení, apod. Jeho využitelnosti pro potřeby ŘO ROP SV je tedy pouze omezená, nicméně řešitelský tým tuto aktivitu oceňuje.

28 ~ 27 ~ 3) Metodika výběru zaměstnanců implementujících fondy EU v programovém období a v programovém období Cílem tohoto dokumentu je harmonizovat základní výběrová kritéria při přijímání zaměstnanců v rámci implementační struktury NSRR, sjednotit formu zveřejňování výběrových řízení a povinné požadavky kladené na výkon pozice a proces samotného výběru. Důvodem pro jeho zpracování bylo především zajištění transparentnosti, rovných příležitostí, nediskriminace uchazečů o pozice a dlouhodobého stabilního obsazení pracovních pozic v rámci fondů EU. Dokument se tedy stejně jako výše uvedené dokumenty nezabývá řízením lidských zdrojů dle administrativní zátěže či specifických činností v rámci různých období programovacího cyklu. Dokument je pro ŘO ROP SV na základě usnesení vlády ČR č. 313/2012 pouze doporučující. Audit MMR, zaměřený na dodržování této metodiky, však prokázal soulad postupů výběru nových zaměstnanců využívaných ŘO ROP SV s tímto pokynem. Shrnutí Dle zjištění řešitelského týmu nejsou metodické dokumenty NOK pro současné programovací období v konkrétní praxi ŘO při řízení lidských zdrojů příliš využitelné, nebo ovlivňují činnost ŘO v personální oblasti jen málo. Je zřejmé, že zejména nejsou nastaveny metodiky zabývající se optimálním využíváním personálních zdrojů, které by umožnily stanovování vhodného počtu zaměstnanců potřebných při výkonu činností stěžejních při uzavírání programu. Řešitelský tým proto doporučuje, aby se NOK touto oblastí zabýval jak v současném programovacím období, tak při přípravě příštího programovacího období. V průběhu implementace příštího období by se měl také intenzivněji zabývat personální oblastí z hlediska řízení administrativní kapacity. NOK by při tom měl vycházet ze zkušeností jednotlivých ŘO v současném programovacím období. Na základě zápisu z 2. jednání platformy Rozvoj lidských zdrojů dne NOK předpokládá vypracování metodického pokynu ke strategii rozvoje lidských zdrojů v příštím programovacím období. Cílem má být stanovení optimální administrativní kapacity rozložené pro jednotlivé roky implementace, od vymezení kompetencí jednotlivých útvarů instituce, struktury a kapacity týmů pro dané oblasti činností, které je třeba zajistit v rámci implementace programu, až na úroveň konkrétních pracovních pozic. Pozornost má být také věnována období přechodu programovacích období. ŘO na základě nedostatečného metodického zajištění oblasti řízení lidských zdrojů v současném programovacím období zpracoval vlastní dokumenty, které tuto nepokrytou oblast řeší. Ty jsou uvedeny v následující kapitole Dokumenty ÚRR, zabývající se personálními zdroji Na základě výše uvedených závěrů, ke kterým dospěl řešitelský tým, je pochopitelné, že se ŘO musel personální oblastí zabývat hlouběji, jelikož dokumentace zpracovaná na centrální úrovni byla zhodnocena pro potřeby ŘO jako nedostatečná. Z tohoto důvodu byly na úrovni ŘO zpracovány interní dokumenty k problematice lidských zdrojů. Za stěžejní dokumenty jsou považovány: 1) Personální strategie RR V obecné rovině je personální strategie dokument, který umožňuje plánovat a řídit veškerou práci s lidskými zdroji s ohledem na celkovou strategii organizace. Tento dokument má definovat potřebu zaměstnanců při současném definování krytí této potřeby a dále zahrnovat i problematiku využívání pracovních sil a hospodaření s nimi. Personální strategie má za úkol stanovit, co a jakým způsobem je třeba změnit v oblasti personálního řízení, aby organizace co nejlépe dosahovala stanovených cílů. Součástí personální strategie má být také akční

29 ~ 28 ~ plán, který by popisoval, jak cílů dosáhnout. Do personální strategie patří veškeré procesy, programy a opatření týkající se zaměstnávání lidí, získávání, výběru a stabilizace zaměstnanců, jejich dalšího vzdělávání a rozvoje, odměňování či kariérního růstu. Vedle toho by personální strategie měla obsahovat i představy o cestách a metodách, jak dosáhnout cílů. ÚRR, respektive Odbor vnitřních věcí, každoročně zpracovává Personální strategii RR pro nadcházející rok. Cíle Personální strategie RR, resp. základní oblasti pro rok 2013 jsou následující: rozvoj kvalifikace zaměstnanců a nábor zaměstnanců, péče o zvýšení spokojenosti a motivovanosti zaměstnanců, personální stabilizace týmu, podpora neformální komunikace, loajality a přátelské atmosféry s ochotou co nejlépe spolupracovat. Protože v oblasti personálních zdrojů ÚRR nebyly dosud zpracovány strategické cíle (procesy) pro období ukončování programu, ze kterých Personální strategie RR musí vycházet, ani analýzy pro vyhodnocení personálních potřeb, je Personální strategie RR koncipována v obecné formě a zabývá se obecnými cíli RR. Plánováním vývoje počtu zaměstnanců či oblastmi, které je třeba posílit, se nezabývá, jak vyplývá již z výše uvedených cílů Personální strategie RR. Vzhledem k tomu, že je nutné se čím dál tím intenzivněji zabývat otázkou ukončování období a plánovat pro to potřebné personální zdroje, je možné doporučit, aby Personální strategie RR shrnovala potřeby ÚRR v této oblasti a navrhovala cíle, kterých by mělo být v daném roce z tohoto pohledu dosaženo. K dosažení cíle mohou vést různé cesty, proto by Personální strategie RR měla blíže specifikovat, jakými způsoby bude cíle dosaženo. Může se jednat nejen o návrhy školení a kurzů, ale v neposlední řadě také o reorganizaci, či navýšení pracovních úvazků v rámci klíčových činností. Je pravděpodobné, že v průběhu jednoho roku či několika let může dojít ke změně priorit v rámci klíčových činností. Personální strategie RR jakožto strategický dokument by proto měla být průběžně aktualizována v závislosti na očekávaných změnách. Zaměstnancům by takto koncipovaná personální strategie poskytla srozumitelnou informaci o tom, jak se budou v nejbližším období vyvíjet podmínky jejich práce a zároveň jejich vedoucím vodítko, jakým způsobem by měly personální kapacity řídit. 2) Příkaz č. 14 ředitele ÚRR k řízení lidských zdrojů 1 Na rozdíl od Personální strategie RR má Příkaz č. 14 ředitele ÚRR k řízení lidských zdrojů (dále také Příkaz ) za úkol konkrétněji vymezit postupy a způsob práce s lidskými zdroji a stanovit základní pravidla pro přípravu a plánování vzdělávání zaměstnanců. Příkaz se zaměřuje především na výběr nových zaměstnanců a jejich adaptaci, a dále také na vzdělávání a hodnocení zaměstnanců. Jedná se o konkrétní postupy související s personalistikou. Řešitelský tým se domnívá, že je postačující, aby vyhodnocení potřeby na počet zaměstnanců, či stanovení klíčových činností v různých fázích programovacího období, bylo zahrnuto pouze v Personální strategii RR. 1 Aktuální verze Příkazu je platná od

30 ~ 29 ~ 3) Operační manuál ROP SV Operační manuál ROP SV je dokument, který popisuje vnitřní administrativní uspořádání, postupy pro výkon činností ŘO, určuje odpovědnosti za tyto činnosti a časové lhůty. Plní také funkci informačního nástroje pro PCO, AO, kontrolní orgány a experty podílející se na posuzování projektů. Operační manuál zároveň stanovuje kompetence v oblasti řízení lidských zdrojů a zajištění personální politiky. Podrobněji se zabývá zejména fungováním systému vzdělávání a jednotlivými kroky s tím spojenými. Dále se také zabývá zvyšováním a prohlubováním kvalifikace dle Zákoníku práce. Jelikož se jedná o dokument obecné povahy, zabývající se procesy, postupy, odpovědností a lhůtami, nikoliv o dokument strategické povahy (jako např. Personální strategie RR), řešitelský tým se domnívá, že není nutné ho v souvislosti s případnými úpravami na základě tohoto projektu měnit. Zvážení vhodnosti uskutečnění případných úprav je však na garantovi příslušné kapitoly Operačního manuálu Dokumenty vztahující se k ukončování programů Dosud jediný dokument, který se zabývá ukončováním programů, jsou níže uvedené Pokyny EK. Na národní úrovni doposud žádný dokument zpracován nebyl. V souvislosti s uspořádáním semináře k ukončování programů dne lze očekávat, že NOK Pokyny EK zpracuje podrobněji. Pokyny Evropské komise k uzavření programů Rozhodnutím EK ze dne byly schváleny Pokyny k uzavření operačních programů určených k čerpání pomoci z Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního a Fondu soudržnosti , které byly dle EK vydány z následujících důvodů: 1) S ohledem na význam včasného a efektivního uzavření operačních programů v programovacím období je nezbytné vytvořit pokyny, kterými se bude uzavření těchto operačních programů řídit. 2) Vzhledem k předchozí zkušenosti s uzavřením operačních programů v programovacím období je třeba v těchto pokynech zavést jednodušší postupy a vyhnout se tak problémům zjištěným v průběhu uzavření minulého období. 3) Smyslem pokynů je zjednodušit proces uzavření operačních programů a poskytnout metodologický rámec pro finanční narovnání nezaplacených rozpočtových závazků EU, a to v podobě proplacení konečného zůstatku, zpětného získání neoprávněně vyplacených prostředků nebo zrušení závazku jakéhokoli konečného zůstatku. Pokyny jsou zaměřeny zejména na stanovení závazných termínů, způsobilosti výdajů, popis dokumentů o ukončení, a další náležitosti. V neposlední řadě Pokyny uvádí, že EK v úzké spolupráci s členskými státy představí Pokyny na seminářích/školeních pořádaných v období před uzavřením programů. Tento seminář, který po organizační stránce zajistil NOK, se uskutečnil Na základě tohoto pokynu EK k ukončování programů NOK přislíbil zpracování metodického pokynu, který bude ŘO k dispozici. 2.4 Shrnutí Z provedené analýzy vyplývá, že počet zaměstnanců v současné době již nezaznamenává výrazné změny. Organizační struktura ÚRR je také již stabilní. Vývoj organizační struktury, počtu zaměstnanců a dostupných metodických dokumentů včetně uskutečněných opatření nám v určité míře poskytl dostatečná východiska pro

31 ~ 30 ~ odhad administrativní náročnosti spojené s ukončováním programu, která by měla odrážet i předpokládanou personální kapacitu. S ukončováním programu je však jisté, že k určitým změnám bude docházet i nadále. Spíše než ke změnám v organizační struktuře bude však docházet ke změnám v počtu zaměstnanců. Na tomto místě je nutné opět připomenout dosavadní nedostatečné metodické zajištění ze strany NOK. Řešitelský tým však předpokládá, že po uskutečnění semináře NOK k ukončování období a následném vydání metodického pokynu bude možné postupy více konkretizovat.

32 ~ 31 ~ 3. Ukončování programovacího období 3.1 Harmonogram činností souvisejících s ukončováním programu Cílem ŘO je bezproblémové ukončení programu, které by navázalo na doposud úspěšné čerpání alokovaných finančních prostředků. Činnosti, které souvisí s ukončováním programu, spadají zejména do období let (viz tabulka č. 5). ŘO nemá s činnostmi souvisejícími s ukončováním programu doposud žádnou zkušenost, jelikož nepůsobil jako ŘO programu v programovacím období Z tohoto důvodu se znalosti ŘO k ukončování programu budou odvíjet pouze od předání informací a zkušeností ze strany NOK, či ostatních ŘO OP, které již tuto zkušenost mají. Řešitelský tým se domnívá, že ze strany NOK nebyla tomuto tématu dosud věnována dostatečná pozornost, což potvrzuje fakt, že k uzavírání programu aktuálně na úrovni ČR neexistují oficiální dokumenty na centrální úrovni. Seminář se zástupci EK k ukončování programů se uskutečnil teprve NOK následně přislíbil zpracování metodického pokynu NOK, který bude k dispozici ŘO. Teprve po vydání těchto centrálních metodických postupů bude možné podrobněji odvodit i náročnost všech potřebných činností co do počtu pracovních sil. Jediným dokumentem, který má ŘO zatím k dispozici, je Rozhodnutí Komise o schválení pokynů k uzavření operačních programů. Tento dokument je dle názoru řešitelského týmu příliš obecný, zmiňuje totiž pouze nejdůležitější termíny spojené s ukončením programu (viz tabulka č. 5), které vyplývají z Nařízení Rady č. 1083/2006. Dokument se nezabývá podstatnými kroky, jako je přesné vymezení činností a pokynů spojených s uzavíráním programu. Tabulka níže shrnuje nejdůležitější úkoly a termíny spojené s ukončováním programu v letech a uvádí odbory, které budou mít příslušnou činnost na starosti.

33 ~ 32 ~ Tabulka č. 5: Harmonogram ukončování operačního programu Rok Úkol/Termíny Garant Datum Vyplývá z: Předložení žádosti o realokaci mezi OP ČR Pokyny k uzavření programů na období (EK) Uzavírání smluv o poskytnutí dotace u projektů v režimu de-minimis Uzavírání smluv o poskytnutí dotace u ostatních projektů ŘO do ŘO 1) --- Přijetí rozhodnutí o realokaci mezi OP EK Výroční kontrolní zpráva pro Komisi AO Předběžný odhad pravděpodobných žádostí o platbu (= odhady) Uzavírání smluv o poskytnutí dotace u projektů s regionální investiční podporou ŘO ŘO do Výroční kontrolní zpráva pro Komisi AO Předběžný odhad pravděpodobných žádostí o platbu (= odhady) Konečný termín pro předložení Výroční zprávy 2014 ŘO ŘO Nařízení Rady o blokových výjimkách č. 800/2008 a Nařízení Rady na podporu de minimis č.1998/2006 Pokyny k uzavření programů na období (EK) Pokyny k uzavření programů na období (EK) Nařízení Rady č.1083/ čl. 76 Nařízení Rady o blokových výjimkách (800/2008) a Nařízení Rady na podporu de minimis (1998/2006) - schváleno prodloužení ze strany EK Pokyny k uzavření programů na období (EK) Nařízení Rady č.1083/ čl. 76 Nařízení Rady č.1083/ čl. 67 Předložení Komisi seznamu velkých projektů, které mají být rozděleny do etap 1 ČR Pokyny k uzavření programů na období (EK) 2015 Podání poslední Výroční kontrolní zprávy AO prosinec 2015 Konec způsobilosti výdajů vynaložených příjemci, vč. ŘO příjemce/ ŘO Pokyny k uzavření programů na období (EK) Nařízení Rady č.1083/ čl. 56, Pokyny k uzavření programů (EK) Konečný termín pro realokaci mezi prioritními osami v rámci OP a schválení žádosti o jiné změny OP ŘO/EK ) Pokyny k uzavření programů na období (EK) Přijetí rozhodnutí o velkých projektech 1 EK Dokončení ex-post hodnocení cílů ze strany Komise EK+ČR Pokyny k uzavření programů na období (EK) Nařízení Rady č.1083/ čl Shromažďování dat pro závěrečnou zprávu o provádění operačního programu ŘO od Nejzazší termín pro proplacení ŽoP ŘO 3) --- Předložení poslední souhrnné ŽoP na PCO ŘO

34 ~ 33 ~ Předběžný odhad pravděpodobných žádostí o platbu (= odhady) Poslední průběžná certifikace podklady pro PCO ŘO ŘO pouze datum každého roku - Nařízení Rady č.1083/ čl. 76 Poslední žádost o průběžnou platbu ŘO do Pokyny k uzavření programů na období (EK) Závěrečná certifikace podklady pro PCO ŘO do Ověření adicionality (doplňkovost - finanční prostředky z EU by neměly nahrazovat finanční prostředky státu, ale pouze je doplňovat) EK+ČR Nařízení Rady č.1083/ čl. 15 Dle čl. 89 Nařízení Rady č.1083/2006 = odeslání následujících dokumentů EK: 1) žádost o platbu konečného zůstatku a výkaz výdajů podle článku 78 ŘO Nařízení Rady č.1083/ čl. 89 2) závěrečná zpráva o provádění operačního programu, včetně informací uvedených v článku 67 (v roce 2016 se za rok 2015 nepodává) ŘO nejpozději do Nařízení Rady č.1083/ čl. 67 3) prohlášení o uzavření podle čl. 62 odst. 1 písm. e), zpracovává a posílá AO (zpráva o provedených auditech do a zpráva o auditní činnosti v období od ) AO Nařízení Rady č.1083/ čl. 62 Zrušení části rozpočtových závazků otevřených k (čl. 93, Nařízení Rady č.1083/2006) EK, ŘO Nařízení Rady č.1083/ čl Nové nebo dodatečné příjmy na projektu dle čl. 55 (výpočet ŘO) - případné čisté příjmy by měly být certifikačním orgánem odečteny od výkazu výdajů. ŘO Pokyny k uzavření programů na období Seznam nefungujících projektů (zpráva do EK každého půl roku) ŘO Pokyny k uzavření programů na období Konečný výkaz částek, jež byly odejmuty nebo získány zpět, částek, které zatím neyly získány zpět, a částek, které nelze získat zpět v souladu s čl. 20 odst. 2 a přílohou prováděcího nařízení. PCO/ŘO Pokyny k uzavření programů na období (EK) ad 2 a 3) Přípustnost nebo vrácení k dopracování od EK EK ) Nařízení Rady č.1083/ čl. 89, Pokyny k uzavření programů na období (EK) ad 2 a 3) Vyjádření ŘO po předložení připomínek EK k závěrečné zprávě ŘO 2 (+2) měsíce Pokyny k uzavření programů na období (EK) Informace o ukončení programu ROP SV na webových stránkách ROP SV ŘO 06/ / První zpráva o projektech (nefungující projekty) ŘO Pokyny k uzavření programů na období (EK)

35 ~ 34 ~ ad 2 a 3) Nejzazší termín pro přijetí/zamítnutí od EK Druhá zpráva o projektech (nefungující projekty) Třetí zpráva o projektech (nefungující projekty) Závěrečná zpráva o projektech (nefungující projekty) Konečný termín pro uchování podkladů týkajících se výdajů a auditů OP 3 roky po uzavření programu - pokud se zjistí příjmy, které nebyly dříve zohledněny, jsou vráceny do rozpočtu EU Kontrola udržitelnosti projektů EK do 1 roku od doručení do EK 5) ŘO ŘO ČR ) příjemce/řo 7) ČR ŘO 3 roky po uzavření programu 5 let od finančního ukončení projektu Pokyny k uzavření programů na období Pokyny k uzavření programů na období Pokyny k uzavření programů na období Pokyny k uzavření programů na období (EK) Nařízení Rady č.1083/ čl. 90 Nařízení Rady č.1083/ čl. 55 Dle Nařízení Rady č.1083/ let od ukončení operace - čl. 57 Zdroj: Nařízení Rady č.1083/2006, Rozhodnutí Komise o schválení pokynů k uzavření operačních programů, vlastní zpracování ŘO. 1) V souvislosti s povinností ukončit projekty do (nejzazší termín způsobilosti výdajů) je nutné uzavřít smlouvy u těchto projektů tak, aby se stihly i realizovat do konce tohoto termínu. 2) EK doporučuje nejpozději do ) V souvislosti s termíny závěrečné souhrnné ŽoP a závěrečné certifikace doporučuje metodika ŘO ROP SV proplatit zbývající ŽoP do ) Do 5 měsíců od přijetí závěrečné zprávy, tj Prohlášení se považuje za přijaté, pokud ve stanovené době EK nevznese připomínky. 5) Nejpozději do ) V případě, že projekty nejsou funkční, ani po uplynutí dvouleté lhůty, přistoupí EK k vymáhání prostředků přidělených na celý program. 7) Po dobu 3 let od uzavření operačního programu (dle Nařízení Rady č. 1083/2006, čl. 90) 1 Pro ROP SV nerelevantní. 2 Předpokládaný termín dle ŘO. 3.2 Klíčové činnosti při ukončování programu v období Ve výše uvedeném harmonogramu je možné dále vyčlenit dvě období podle toho, zda budou činnosti ŘO spočívat ve standardních činnostech implementace programu, či nikoliv. Zároveň na základě provedené rešerše podkladových dokumentů i analýzy dat se řešitelský tým pokusil navrhnout klíčové činnosti, na které bude muset být při ukončování programu v daném období kladen zvýšený důraz. Hlavním východiskem však musí být dosud známý harmonogram činností při ukončování programu (viz tabulka č. 5) a zároveň i zvýšená chybovost v rámci Výročních kontrolních zpráv za roky 2011 a Období při ukončování programu jsou následující: 1) Období do konce roku 2015, resp. do Toto období je ukončeno nejzazším termínem pro proplacení žádostí o platbu a představuje standardní výkon funkcí ŘO. Cílem pro toto období bude zejména vyčerpat zbývající finanční alokaci ROP SV včetně případných realokací z jiných operačních programů v maximální možné míře. V případě realokací z jiných operačních programů je třeba se připravit na vysoký počet přijatých žádostí během krátkého období, což bude představovat vysokou zátěž spojenou s administrací žádostí a následně kontrolou projektů. Přehled plánovaných výzev na rok 2013 a 2014 shrnuje tabulka č. 7. Kromě činností ÚRR, uvedených v kapitole 1.3 je nutné zdůraznit význam následujících činností:

36 ~ 35 ~ Finanční monitoring RR má povinnost zajistit finanční řízení programu tak, aby minimalizovala riziko nevyčerpání, resp. přečerpání celkové finanční alokace programu. Pro zajištění optimálního využití přidělené alokace ŘO pravidelně zpracovává měsíční analýzy. Tyto analýzy zpracovává ÚRR vždy k poslednímu dni v měsíci a předkládá je pro informaci členům VRR jako zdroj informací o finančním a věcném pokroku v realizaci ROP SV. V potaz musí být brán i fakt, že žádost o změnu finančního plánu OP za účelem převedení prostředků mezi prioritami v rámci jednoho programu a fondu, je možno podat do konce období způsobilosti výdajů, tzn. do Na základě zbývající finanční alokace v oblastech podpory, vyplývající z výše uvedené analýzy, je možné zvažovat vyhlášení nových výzev. Aktuální plán výzev (viz tabulka č. 7) již tuto skutečnost obsahuje. S tímto souvisí také administrace projektových žádostí, hodnocení projektových žádostí a administrace smluv. Výše uvedené lze shrnout tak, že finanční monitoring je velmi důležitou činností, která musí zohledňovat dostatečné personální kapacity zejména na OMŘPM. Administrace projektových žádostí, hodnocení projektových žádostí a administrace smluv Pro dočerpání finanční alokace a pravděpodobně i dodatečné alokace realokované z jiných OP budou vyhlášeny další výzvy pro překládání projektových žádostí. Termín pro uzavírání smluv není pevně dán, je pouze omezen termínem, kterým je podmíněna způsobilost výdajů, tj Známý je pouze přesný termín pro uzavírání smluv u projektů de-minimis (do ) a projektů s regionální investiční podporou (do ). Lze však předpokládat, že ostatní smlouvy budou převážně uzavírány do konce roku 2014, po roce 2015 již minimálně. Tyto aktivity jsou relevantní zejména pro ÚORP - úsek administrace projektů, OMŘPM a OVV. Administrace projektů představuje velmi důležitou činnost. V případě uskutečnění realokace finančních prostředků a vyhlášení plánovaných výzev je nutné zajistit dostatečné personální kapacity na ÚORP, zejména na úsecích administrace. Administrativní kapacita spojená s touto činností nebude po roce 2015 již na tyto aktivity využita s ohledem na skutečnost, že realizace projektů musí být ukončena do Monitoring realizace a udržitelnosti projektů, administrace změn projektů, přijímání a administrativní kontrola monitorovacích zpráv S blížícím se termínem nejzazšího ukončení realizace projektů (tj ) se bude snižovat administrativní náročnost kontrol monitorovacích zpráv v době realizace projektů a změn projektů. Na ukončení realizace projektů se bude vázat fyzická kontrola projektů. Po tomto termínu bude nutné zajistit pouze monitoring a kontrolu udržitelnosti projektů. Tato činnost se však vyznačuje velkou časovou náročností. Je však zřejmé, že administrativní kapacita spojená s monitoringem realizace projektů na ÚORP nebude po roce 2015 již na tyto aktivity využita s ohledem na skutečnost, že realizace projektů musí být ukončena do Předpokládá se, že konec doby udržitelnosti posledních projektů bude sahat až do období V těchto letech by však monitoring projektů měl přejít na ŘO programu pro období S ukončením fyzické realizace bude pracovní vytíženost příslušných zaměstnanců vázána pouze na administraci a kontrolu MZoU a lze očekávat její pokles. Přesto však monitoring ukončených projektů představuje velmi důležitou a časově náročnou činnost.

37 ~ 36 ~ Fyzické kontroly projektů, kontrola a proplácení ŽoP, nesrovnalosti a porušení rozpočtové kázně Vzhledem k nejzazšímu termínu ukončení realizace projektů do lze předpokládat, že kontroly závěrečných MZ a ŽoP budou uskutečněny do konce roku Pouze ve výjimečných případech při schválení prodloužení uvedeného termínu je možné, že budou související činnosti realizovány i v roce Nejzazší termín pro proplacení ŽoP je stanoven na Cílem ÚRR je, aby docházelo k co nejmenšímu počtu chyb v rámci projektů a tím i k nízké chybovosti v auditech vzorků operací, resp. ve výročních kontrolních zprávách. Vzhledem k současné míře chybovosti, přesahující 2 %, je nutné dbát na dostatečný počet pracovníků ÚORP a kvalitu jejich práce. Administrativní kapacita spojená s těmito činnostmi (tyto aktivity jsou relevantní pro ÚORP - úseky kontroly, OMŘPM s OVV) nebude po roce 2015 využita pro kontrolu a proplácení ŽoP, ale bude v menší míře využita pouze pro potřeby administrace nesrovnalostí, porušení rozpočtové kázně a pro kontroly na konci udržitelnosti projektů. Publicita programu Jedním z cílů publicity ŘO, respektive komunikačního plánu ROP SV, je podpořit vnímání pozitivní role politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU a jejich nástrojů v regionu soudržnosti Severovýchod a zvýšit tak povědomí obyvatel regionu o ROP SV a o roli fondů EU při rozvoji regionu. Vzhledem k tomu, že cca ¾ schválených projektů byly již ukončeny, je vhodné se zabývat publicitou úspěšných projektů podpořených z ROP SV a publicitou pozitivních dopadů ROP SV jako takového. Objem propagačních aktivit souvisí s finančními prostředky, které budou na tyto aktivity poskytnuty. V souvislosti s ukončováním programu se předpokládá zejména pořádání PR akcí a vydávání brožur a dokumentů o úspěšných projektech. Tyto aktivity jsou zároveň omezeny termínem, kterým je podmíněna způsobilost výdajů, tj Po uvedeném termínu se očekává, že zaměstnanci Úseku publicity budou zejména spolupracovat na kontrolách projektů z hlediska dodržování povinné publicity. S koncem současného programovacího období se předpokládá, že se těžiště propagačních činností přesune na řídící orgán a hodnocení absorpční kapacity v území v programovacím období ) Období let Po proplacení posledních žádostí o platbu bude potřeba zajistit fyzické kontroly ex-post a kontrolu monitorovacích zpráv o udržitelnosti, což by již nemělo představovat plné využití stávající administrativní kapacity ÚRR, zejména pak ÚORP. V tomto období bude stěžejní vypořádání finančních závazků a zpracování potřebných podkladů k ukončení programu pro EK. ŘO zároveň musí zajistit, aby všechny podpůrné dokumenty týkající se výdajů a auditů byly po dobu 3 let po datu uzavření k dispozici EK a Evropskému účetnímu dvoru. Kromě činností ÚRR, uvedených v kapitole 1.3, je pro toto období v kontextu uzavírání programu nutné zdůraznit význam následujících činností:

38 ~ 37 ~ Závěrečná souhrnná žádost o platbu 2 a certifikace výdajů Souhrnná žádost musí být zpracována až po ukončení všech projektů a po finančním vypořádání všech ŽoP, které je možné proplatit do Nejzazší termín pro zaslání souhrnné žádosti o platbu na MMR je stanoven na a podkladů pro závěrečnou certifikaci na Činnosti související s přípravou závěrečné souhrnné žádosti o platbu a certifikací výdajů se týkají přímo ukončování programu, a tedy již nevyžadují plné vytížení všech zaměstnanců ÚRR. Za tuto činnost budou zodpovědní zaměstnanci OMŘPM, OVV a ÚORP. Závěrečná zpráva o provádění programu Závěrečná zpráva o provádění programu je poslední výroční zprávou, kterou zpracovává v souladu s Nařízením Rady č. 1083/2006 (dále také obecné nařízení ) ŘO a předkládá ji po schválení MV k posouzení EK. Obsah a struktura závěrečné zprávy bude přibližně stejná jako u výročních zpráv, které informovaly o věcném a finančním pokroku provádění ROP SV a kvalitativním hodnocení jednotlivých prioritních os programu. Přesná struktura závěrečné zprávy bude známa až po vydání Metodického pokynu pro tvorbu závěrečné zprávy ze strany MMR. Nejpozději od budou shromažďovány podklady pro vytváření závěrečné zprávy o provádění programu. Termín pro předložení závěrečné zprávy je Za tuto činnost jsou zodpovědní zejména zaměstnanci OMŘPM. Uvedené činnosti souvisí přímo s ukončováním programu, a tedy již nevyžadují plné vytížení všech zaměstnanců ÚRR v rámci ostatních odborů. Zároveň je třeba počítat s tím, že zaslané zprávy budou připomínkovány NOK a EK. Lhůty pro konečné schválení ze strany EK však nejsou stanoveny. 3.3 Uplatnění zaměstnanců v programovacím období S poklesem objemu činností od roku 2016 a s náběhem nového programovacího období a implementací nových operačních programů je nutné zajistit uplatnění zaměstnanců ÚRR i v příštím období. Předpokládá se, že zaměstnanci ÚRR budou zaměstnáni i v rámci implementační struktury EK dlouhodobě zdůrazňuje potřebu využití stávajících zaměstnanců v novém programovacím období a její zástupce o tom informuje při každém zasedání MV. ŘO se s názorem EK ztotožňuje a upozorňuje v této souvislosti na následující důvody, proč by měly být současné administrativní kapacity využity i v příštím programovacím období: znalosti procesů, získaná praxe ze současného období, investované prostředky do vyškolení těchto zaměstnanců, potřeba šetřit prostředky a neefektivní a vysoké náklady na zaškolování nových zaměstnanců. 2 Souhrnnou žádostí o platbu je myšlena žádost ÚRR na MMR o kontrolu přiložených ŽoP. Na základě toho MMR požádá MF o převod prostředků do kapitoly státního rozpočtu.

39 ~ 38 ~ Řešitelský tým na základě výše uvedených důvodů také doporučuje využít současné personální kapacity i v příštím programovacím období. K názoru EK a řešitelského týmu se přiklání i MMR. Na dosavadních jednáních MMR deklarovalo, že v novém období bude využito stávajících administrativních kapacit. V jakém množství nicméně dosud nebylo detailně sděleno. Je nutné podotknout, že řešitelský tým v podstatě neměl možnost se v době tvorby evaluace opřít o relevantní metodiky k ukončení programu, tedy ani o metodiku v oblasti personálních kapacit při ukončování programu. Zároveň řešitelský tým upozorňuje, že zatím neexistuje žádná metodika pro řízení lidských zdrojů v příštím programovacím období (je však v přípravě), natož pro využití současných personálních kapacit v novém programovacím období. Shrnutí Vzhledem k předchozí zkušenosti ostatních ŘO s uzavřením programů v programovacím období je možné očekávat, že při uzavírání současných programů vzniknou podobné komplikace jako v minulém období. Na tyto komplikace je nutné se připravit. ŘO proto podniká kroky a snaží se přimět NOK k nastavení konkrétních metodik k ukončování programů. Právě MMR by mělo jasně definovat potřebné kroky a upozornit ŘO na možná rizika alespoň v rámci metodické příručky. Spolu s tím by již mělo být možné odhadnout potřeby personálních kapacit. V souvislosti s tím je vhodné upozornit na riziko, spojené s čl. 56 odst. 1 obecného nařízení. Období způsobilosti výdajů končí dnem a po tomto termínu není možné ze současného programu hradit výdaje na personální kapacity v rámci současného ŘO, tedy na zaměstnance pracující pro ŘO po roce 2015 za účelem ukončení programu. Zároveň v současné době není známá detailní implementační struktura operačních programů v programovacím období , tedy ani míra zapojení zaměstnanců současných ŘO ROP do budoucích programů. Cílem ŘO i EK je co největší míra jejich zapojení. 3.4 Vliv počtu předkládaných žádostí o platbu a monitorovacích zpráv na personální kapacitu Jelikož ŘO nemá zkušenosti s ukončováním programu a nedisponuje centrálními metodikami, může ŘO odhadovat personální potřeby do roku 2017 zejména z počtu předkládaných žádostí o platbu a monitorovacích zpráv v rámci vyhlášených a ukončených výzev a odhadu dalších činností, které bude potřeba zabezpečit (viz kapitola 3.4) včetně dalších činností nezbytných pro chod ÚRR. V návaznosti na kap. 3.2 a rozdělení klíčových činností při ukončování programu do období do a na období , je administrace ŽoP relevantní pouze pro první období, zatímco administrace MZoU jde napříč oběma obdobími. S přehledem vyhlášených výzev a počtem předložených projektů (viz tabulka č. 4) souvisí počty předložených a plánovaných ŽoP a monitorovacích zpráv o udržitelnosti (dále také jen MZoU ). Proto také existuje vazba mezi potřebami personálních kapacit (zejména na ÚORP, dále i na OMŘPM a OVV) a objemem přijatých, resp. plánovaných ŽoP a MZoU. Zajištění personální kapacity bude potřeba nejen při administraci ŽoP a MZoU, ale zejména i v rámci ukončování fyzické realizace projektů a tím i při fyzických kontrolách, které probíhají v průběhu realizace u všech projektů minimálně jedenkrát, a to většinou právě při předložení závěrečné žádosti o platbu. V období udržitelnosti probíhá kontrola na místě jen u vzorku projektů.

40 ~ 39 ~ V souvislosti s plánovanými novými výzvami na roky 2013 a 2014 (viz tabulka č. 7) lze u těchto výzev a schválených projektů očekávat rychlé ukončení jejich realizace a s tím spojené kontroly, předkládání ŽoP a MZoU. Důvodem je předpokládaný nejzazší termín ukončení realizace projektu V minulých letech počet předložených ŽoP (viz graf č. 2) zaznamenal výrazný narůst na začátku roku 2009 v souvislosti s rozběhnutím administrace vyhlášených výzev v roce Průměrný počet administrovaných ŽoP v následujících letech zůstal přibližně stejný. Až do konce roku 2013 jsou plánované počty ŽoP stále na průměrných hodnotách. Dle současných odhadů by jejich počet měl výrazně klesat až na začátku roku V grafu č. 2 a č. 3 nejsou zahrnuty další předpokládané posuny finančních plánů a počty ŽoP a MZoU z výzev, vyhlášených po , které budou předmětem dalšího zájmu. Soudíme však, že počty ŽoP budou výrazně klesat až v roce Výzva na dílčí projekty IPRM s platností do konce roku 2013 může rovněž tento počet mírně navýšit. Graf č. 2: Předložené a plánované ŽoP ( ) ze schválených projektů Zdroj: Výstupní sestava IS MONIT7+ M17 k datu Pozn.: Zelené sloupce = předložené ŽoP, oranžové sloupce = plánované ŽoP. Plán předkládání MZoU (viz graf č. 3) odráží povinnost příjemců předkládat MZoU po dobu 5 let od ukončení projektu a následného proplacení závěrečné ŽoP. Počty plánovaných MZoU navazují s roční periodicitou na počty předkládaných ŽoP v jednotlivých kvartálech. Počty MZoU zůstávají relativně konstantní až do počátku roku Opět s ohledem na plánované výzvy v letech 2013 a 2014 lze předpokládat vyšší počet MZoU v letech a jejich pokles až po tomto období.

41 ~ 40 ~ Graf č. 3: Plán předkládání MZoU ( ) Zdroj: Výstupní sestava IS MONIT7+ M17 k datu Z výše uvedených grafů lze do určité míry odvozovat vývoj počtu zaměstnanců zejména na územních odborech a potažmo i na ostatních odborech. V případě posunu průměrného počtu administrovaných ŽoP na rok 2014 by nemělo právě v tomto roce docházet k výraznějšímu poklesu počtu zaměstnanců, ale až v roce Stanovení personálních potřeb souvisejících s ukončováním období Kromě zohlednění případných metodických pokynů NOK (viz kapitola 2.1.1) je při odhadu předpokládaného stavu administrativní kapacity nutné vždy vycházet z objemu činností, které je potřeba v následujícím období vykonávat, především pak z objemu činností vykonávaných v souvislosti s administrací, kontrolou projektů a ŽoP (viz kapitola 3.2) a řídících (metodické řízení, monitoring, nesrovnalosti, technická pomoc, finanční útvar, činnost RR) a provozních činností (podatelna, účetnictví, informační technologie, mzdy, atd.). To představuje jeden z klíčových určujících faktorů včetně nepřímé vazby na činnost ostatních odborů. Základem je zkušenost s administrativní zátěží v minulosti, resp. v již vyhlášených výzvách pro předkládání projektů (viz tabulka č. 4). Činnosti ÚRR a jejich objem se v případě řady z nich zároveň mění dle různých období a je tedy nutné zohledňovat fázi programovacího období, fázi projektových cyklů, plánování výzev a výši poptávky v jednotlivých oblastech podpory. Další z klíčových faktorů, který přináší vyšší nároky na administrativní kapacitu, představuje také skutečnost, že se region soudržnosti Severovýchod skládá ze tří krajů 3. Je tedy nutné zabezpečovat i nadále efektivní a z pohledu žadatelů a příjemců příznivou implementaci programu a jednotný přístup na území celého regionu soudržnosti. Z pohledu ŘO musí být implementace ve všech třech krajích zabezpečována jednotně. To přináší i zvýšené nároky na koordinaci a práci všech ostatních spolupracujících odborů. Řešitelský tým také považuje za vhodné uvést, že doporučení řídit lidské zdroje na základě roční aktualizace plánu personálních kapacit zohledňující počet aktuálních projektů, délku jejich trvání, počet vyhlášených výzev a předpokládaný počet projektových žádostí, náročnost jednotlivých typů projektů a typů příjemců podle 3 Z tohoto důvodu byly v rámci ÚRR zřízeny tři ÚORP.

42 ~ 41 ~ prioritních os a zkušeností pracovníků územních odborů vychází již z evaluačního projektu Hodnocení systému implementace ROP SV, který si nechal ŘO zpracovat v letech Řešitelský tým se s tímto doporučením ztotožňuje a domnívá se, že doposud k pravidelnému vyhodnocování v souladu s tímto doporučením nedochází. S odhadem počtu zaměstnanců ÚRR se operuje také v rámci plánu technické pomoci na období Tento plán obsahuje i očekávané stavy zaměstnanců v období po roce 2013, zpracoval ho OVV a slouží pro stanovování finančních částek připadajících na mzdy v rámci projektů technické pomoci na jednotlivé roky. Plánované stavy zaměstnanců je nutné v současné době považovat za orientační, jelikož vycházejí z předpokladu, že počet zaměstnanců bude klesat již od roku 2013 včetně. Koncipování plánu personálních kapacit Při koncipování plánu personálních kapacit v následujících letech je nutné zohledňovat následující záležitosti, které vycházejí z harmonogramu ukončování operačního programu (viz tabulka č. 5): příjemci budou předkládat žádosti o platbu nejpozději do nejzazšího termínu ukončení fyzické realizace projektu v rámci dané výzvy tak, aby ŽoP byla ze strany ÚRR proplacena nejpozději do , příjemci mají povinnosti podávat monitorovací zprávy o udržitelnosti po dobu 5 let od finančního ukončení projektu. Pro projekty, které budou mít nejzazší termín ukončení fyzické realizace v roce 2015, platí, že příjemci budou podávat MZoU nejpozději do , podávaní výročních zpráv a závěrečné zprávy o realizaci programu, překrývání činností v rámci odborů/úseků, překrývání činností pracovníků v případě jejich zapojení do implementační struktury nového programovacího období. Kromě stanovených nejzazších termínů je mimo jiné nutné brát v potaz: počet předkládaných ŽoP v jednotlivých letech a kvartálech, počet předkládaných MZ (zejména MZoU). zajištění činností provozního charakteru (podatelna, účetnictví, informační technologie, mzdy, atd.). Na základě znalosti těchto údajů lze odhadnout, jak velké personální kapacity budou v daném období potřeba. Analýzy personálních potřeb pro ukončení programu V souvislosti s výše uvedeným a s blížícím se termínem ukončení programu, rozhodlo vedení ŘO na konci roku 2012 o zpracování tabulky předpokládaného vývoje počtu zaměstnanců v jednotlivých kvartálech do konce roku 2016, a to jak za celý ÚRR, tak za jednotlivé odbory. Výsledná tabulka měla zohledňovat dvě zásadní skutečnosti: činnosti spojené s ukončováním programu, náběh nového programovacího období. Tabulka měla zohlednit jednak personální zajištění stávajícího období tak, aby byly pokryty všechny činnosti, které je nutné provést v souvislosti s ukončením programu a jednak zohlednit zahájení nového programovacího

43 ~ 42 ~ období a s tím spojené činnosti, resp. přechod stávajících zaměstnanců ÚRR do nového subjektu ŘO a potřebu pracovních sil. Na základě těchto požadavků byla na ÚRR vytvořena expertní skupina. Zástupci uskutečnili několik setkání a zároveň diskutovali o tomto tématu i se zástupci jiných ROPů. Expertní skupina si byla vědoma, že je nutné dbát na to, že jak pro ukončování současného, tak i pro náběh nového programovacího období, musí být zajištěn dostatek pracovních sil a nemůže v některém období nastat situace, že by některá činnost byla pokryta nedostatečně. Expertní skupina zpracovala následující výstupy: 1) Prvním výstupem expertní skupiny byla tabulka za jednotlivé úseky ÚRR, která zohledňovala jednotlivé specifické činnosti každého úseku. Řešila zejména zachování počtu pracovníků na úsecích s malým počtem pracovníků či pracovní pozice vykonávané 1-2 pracovníky. Výsledkem byla tabulka, která za účelem zachování chodu ÚRR odrážela potřebu zajistit optimální počet pracovních míst na všech pozicích až do konce roku Jednalo se o výstup pouze pracovní povahy. Expertní skupina se dále rozhodla oslovit ÚORP a předala jim doporučené postupy pro zpracování a odhad administrativní kapacity. Dále územním odborům sdělila, které parametry je nutné zohlednit a požádala je o zpracování vlastních nezávislých predikcí vývoje počtu zaměstnanců. V této souvislosti proběhla i jednání mezi expertní skupinou a ÚORP. 2) Po dalších jednáních expertní skupiny byla navržena tabulka, která by se co nejvíce blížila skutečnému počtu předpokládaného vývoje stavu pracovníků na ÚRR v letech dle analyzovaných vstupů. Druhým výstupem expertní skupiny byla tedy tabulka, která zohledňovala předpokládané počty pracovníků předložené územními odbory a mírně korigovala původní výstup expertní skupiny. Expertní skupina stanovila vývoj počtu zaměstnanců v nadcházejících letech, který zároveň odráží předpokládanou náročnost administrace ŽoP a MZ (zejména MZoU) a přechod zaměstnanců na subjekt v rámci příštího programovacího období. V době zpracování tabulky nebyly známy všechny skutečnosti, které ji mohly ovlivnit. Teprve na začátku roku 2013 došlo na základě rozhodnutí pověřeného ředitele ÚRR k prodloužení pracovních smluv na dobu určitou do konce roku Zpracovaná tabulka zároveň počítala s postupným náběhem činností souvisejících s obdobím a s přechodem zaměstnanců ÚRR do implementační struktury Na základě výše uvedené analýzy řešitelský tým uznal za vhodné, pro větší přehlednost a porovnání jednotlivých odborů a kvartálů mezi jednotlivými roky, znázornit celkový plán vývoje stavu zaměstnanců v grafické podobě. V období mezi zpracováním původní tabulky a zpracováním tohoto projektu byl schválen aktualizovaný plán výzev na roky 2013 a 2014 (viz tabulka č. 6), který zohledňuje čerpání zbývající alokace, a který má vliv na stanovení administrativní kapacity.

44 ~ 43 ~ Tabulka č. 6: Aktualizovaný plán výzev na roky 2013 a 2014 Kolo Oblast Termín výzvy Aktivity Poznámka výzvy podpory od do 33. kolo 5.1 Všechny aktivity OP dle Prováděcího dokumentu příjemce pouze ŘO ROP SV kolo 5.1 Aktivity související s přípravou příjemce pouze kraj kolo 1.1 Všechny aktivity oblasti podpory dle Prováděcího dokumentu kromě výstavby nových silnic finanční alokace výzvy závisí na výši zbývající alokace na úrovni oblasti podpory, alokace výzvy může být navýšena v době schvalování projektů o další volné prostředky kolo 4.2 Podpora investic zlepšujících materiálně-technické vybavení a podmínky škol a učilišť určených pro zaškolení absolventů a osvojení praktických dovedností finanční alokace výzvy závisí na výši zbývající alokace na úrovni oblasti podpory, alokace výzvy může být navýšena v době schvalování projektů o další volné prostředky Podpora zpracování analytických a koncepčních materiálů v oblasti cestovního ruchu, podpora vzniku a činnosti organizací cestovního ruchu a podpora partnerství v cestovním ruchu, 37. kolo 3.2 marketingová podpora cestovního ruchu budování a rozvoj informačních systémů cestovního ruchu, výzva pro projekty ve zvláštním režimu podpora produktů a programů cestovního ruchu 38. kolo kolo kolo kolo 4.2 Pozn.: Podpořeny budou pouze projekty, jejichž aktivity budou komplexního charakteru a budou zaměřeny na území více obcí a toto území z pohledu cestovního ruchu tvoří ucelenou jednotku - území celého kraje nebo území turistické oblasti. Všechny aktivity OP dle Prováděcího dokumentu kromě výstavby nových silnic. Investice do výstavby, rozšíření a modernizace zdravotnických zařízení (vč. investic do nových technologií, vybavení a zařízení a stavebních prací) prostřednictvím infrastrukturních projektů, vedoucích ke zvýšení kvality péče o zdraví obyvatel, jedná se o projekty nepodporovatelné prostřednictvím národní sítě v rámci IOP. Pozn.: zaměření na naplnění indikátoru Plocha regenerovaných a revitalizovaných objektů pro sociální služby a zdravotní péči (města). Investice do rekonstrukce, modernizace, vybavení a zařízení základních (vč. speciálních), středních a vyšších škol podmiňující zavádění nových vzdělávacích programů nebo alternativních forem vzdělání Podpora investic zlepšujících materiálně-technické vybavení a podmínky škol a učilišť určených pro zaškolení absolventů a osvojení praktických dovedností 42. kolo 5.1 Všechny aktivity OP dle Prováděcího dokumentu Zdroj: Materiály pro 41. zasedání VRR dne , vlastní úprava. výzva podmíněna realokací prostředků z ROP SZ a OP TP finanční alokace výzvy závisí na výši zbývající alokace na úrovni oblasti podpory, alokace výzvy může být navýšena v době schvalování projektů o další volné prostředky výzva podmíněna realokací prostředků z ROP SZ a OP TP výzva podmíněna realokací prostředků z ROP SZ a OP TP příjemce pouze Řídící orgán ROP SV

45 ~ 44 ~ Na základě aktualizovaného plánu výzev (tabulka č. 6) řešitelský tým upravil tabulku plánu vývoje stavu zaměstnanců (tabulka č. 7) při zachování stejných postupů jako při zpracování původní tabulky. Dalšími důvody pro úpravu tabulky plánu vývoje stavu zaměstnanců, kromě aktualizace plánu výzev pro předkládání projektů, jsou zejména: vývoj věcného a finančního pokroku programu v roce 2013, pokračující posuny finančních plánů, pokračující žádosti o prodloužení ukončení fyzické realizace, zachování průměrné délky administrace ŽoP a kontrol, prodloužení pracovních smluv na dobu určitou. Tyto důvody mají vliv na předpokládaný počet administrativních pracovníků v jednotlivých letech, nicméně vývoj těchto faktorů lze také pouze odhadovat. Jakým způsobem ovlivní vývoj počtu zaměstnanců, lze tudíž pouze teoreticky predikovat. Tabulka je také v souladu se skutečností, že pracovní smlouvy byly prodlouženy na začátku roku 2013 těm zaměstnancům, kteří měli smlouvu na dobu určitou, do konce roku Výsledná tabulka dle návrhu řešitelského týmu je uvedena níže: Tabulka č. 7: Plán vývoje stavu zaměstnanců na období dle jednotlivých odborů Období/ odbor Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 ÚORP HK ,5 9,5 7 7 ÚORP PU ,5 9,5 7 7 ÚORP LB ,5 9,5 7 7 OMŘPM IA ,5 0,5 OTP ,5 1,5 OVV ředitel referent pro komunikaci celkem ,5 50, Období/ odbor Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 ÚORP HK 4,5 4,5 3,2 3,2 2,6 2,6 2,6 2,6 2,1 2,1 1,6 1,6 1,1 1,1 1,1 1,1 ÚORP PU 4,5 4,5 3,2 3,2 2,6 2,6 2,6 2,6 2,1 2,1 1,6 1,6 1,1 1,1 1,1 1,1 ÚORP LB 4,5 4,5 3,2 3,2 2,6 2,6 2,6 2,6 2,1 2,1 1,6 1,6 1,1 1,1 1,1 1,1 OMŘPM ,3 1,3 1,3 1,3 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 1,15 IA OTP 1 1 0,5 0,5 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 OVV 2,2 2,2 2,2 2,2 0,68 0,68 0,68 0,68 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 0,55 ředitel ,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 referent pro komunikaci 0,2 0,2 0,2 0,2 0,1 0,1 0,1 0,1 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 0,05 celkem 21,9 21,9 16,5 16,5 10,08 10,08 10,08 10,08 8,25 8,25 6,75 6,75 5,25 5,25 5,25 5,25 Zdroj: vlastní zpracování. Pozn.: Jedná se o počty úvazků, nikoli osob.

46 ~ 45 ~ Dle původně odhadovaného vývoje počtu ŽoP a MZoU bylo možné předpokládat, že počet zaměstnanců ÚRR zůstane do konce roku 2013 nezměněn. Řešitelský tým se však domnívá, že by počet zaměstnanců měl zůstat přibližně stejný až do konce roku 2014 zejména z důvodu posunů finančních plánů, se kterými souvisí a prodlužuje se také termín předkládání MZ a ŽoP. Na základě výše uvedené analýzy (viz tabulka č. 7) byl zpracován následující graf, který znázorňuje celkový plán vývoje stavu zaměstnanců a umožňuje porovnání jednotlivých odborů a kvartálů v jednotlivých letech. Graf č. 4: Plán vývoje stavu zaměstnanců na období dle jednotlivých odborů Zdroj: vlastní zpracování Pozn.: Jedná se o počty úvazků, nikoli osob. * Jedná se o počet úvazků v rámci jednoho ÚORP. 3.6 Shrnutí Řešitelský tým se za účelem stanovení předpokládaného vývoje personálních kapacit zabýval zejména predikcí vývoje počtu administrovaných a) ŽoP a b) MZoU. Tyto predikce na roky odpovídají průměrnému počtu administrovaných MZoU a ŽoP v předchozích letech , přičemž tyto průměrné počty se oproti uvedenému období výrazně nemění. a) Predikce vývoje počtu administrovaných ŽoP Řešitelský tým se domnívá, že počet administrovaných ŽoP začne klesat až ve druhé polovině roku V důsledku předpokládaných posunů finančních plánů lze však očekávat výrazný pokles až na začátku roku Do této situace vstupují plánované výzvy (viz tabulka č. 6) ve 2. polovině roku 2013 a v 1. polovině roku 2014 a jejich následná administrace. Vzhledem k podmínce, kdy způsobilost výdajů na projektech je limitována koncem roku 2015, ale proplácet lze i poté, u výzev vyhlášených v roce 2014 předpokládáme, že příjemci budou

47 ~ 46 ~ předkládat ŽoP až na přelomu let 2014/2015 a tak se počet v tuto chvíli predikovaných ŽoP na rok 2015 pravděpodobně zvýší. Administrace ŽoP a s nimi spojené kontroly projektů mají na vývoji počtu zaměstnanců nejvyšší podíl, neboť jsou s nimi spojené nejdelší lhůty, náročnost a potřebné kontroly ze strany pracovníků ÚRR. Pokud se budou plánované výzvy vyhlašovat v roce 2014, řešitelský tým doporučuje, aby počet zaměstnanců zůstal zachován na přibližně současné úrovni až do konce roku b) Predikce vývoje počtu administrovaných MZoU Řešitelský tým se domnívá, že administrace MZoU je až na výjimky méně náročná než administrace ŽoP a znamená tím pádem i menší administrativní zátěž pro zaměstnance úseků kontroly ÚORP. Predikce vývoje počtu předkládaných MZoU je konstantní vůči současnému stavu až do konce roku Z výše uvedeného vyplývá, že snížení počtu zaměstnanců v souvislosti se snižujícím se počtem administrovaných ŽoP na úsecích kontroly, provozu, rozpočtu, finančního útvaru, publicity a absorpční kapacity a metodického řízení lze předpokládat až na počátku roku Vývoj počtu administrovaných MZoU bude mít vliv zejména na úseky administrace projektů ÚORP. Z klíčových činností, uvedených v kapitole 3.4, vyplývá, že ačkoliv se na činnostech spojených s ukončováním programu podílejí všechny odbory ÚRR, některé činnosti budou výrazně exponovanější než jiné. Dle předpokladu se bude jednat zejména o činnosti OMŘPM a ÚORP. Proto budou počty zaměstnanců některých odborů klesat méně než u ostatních odborů. V potaz se musejí brát i další činnosti, které je nutné zabezpečit, jako např. činnosti provozního charakteru. Tato záležitost souvisí s otázkou přechodu administrativy na nový subjekt v příštím programovacím období. Bližší podoba implementační struktury v příštím programovacím období však není v době zpracování evaluace známa.

48 ~ 47 ~ 4. Závěr Řešitelský tým provedl v souladu s cíli projektu analýzu dostupných podkladů a dat souvisejících s navrhováním počtu zaměstnanců ÚRR v příštích letech programovacího období Na základě zjištěných informací se pokusil navrhnout počty zaměstnanců v jednotlivých kvartálech (viz tabulka č. 7) a klíčové činnosti při uzavírání programu (viz kapitola 3.4). Je zřejmé, že vývoj počtu zaměstnanců závisí na mnoha faktorech. Řešitelský tým se snažil vycházet ze všech dostupných materiálů jak na centrální úrovni, tak na úrovni ŘO. V současné době se však řešitelský tým nemohl opřít o dostatečný počet centrálních metodických dokumentů k ukončování programů či administrativní kapacitě, navíc kvalita a využitelnost dostupných dokumentů byla značně nevyvážená. Z tohoto důvodu bylo potřeba vycházet z vlastních analýz, odhadů a názorů. Nejdůležitější východiska, ze kterých mohl řešitelský tým vycházet, jsou: 1) Harmonogram ukončování programu, který vychází z Rozhodnutí Komise ze dne o schválení pokynů k uzavření operačních programů. Ačkoli termíny na ukončení programu jsou pevně dané, okamžik výraznější změny počtu zaměstnanců není jistý a závisí na mnoha proměnných uvedených v předchozích kapitolách. V případě, že příjemci využijí možnosti posunout finanční plány a tím i realizaci projektů do nejzazších možných termínů, počet zaměstnanců bude výrazněji klesat až s termíny ukončování programu (zejména přelom let 2015/2016). 2) Předpokládané počty administrovaných ŽoP a předpokládané počty předložených MZoU. Jedná se o hlavní a determinující faktory, které je nutné pravidelně monitorovat v rámci predikcí počtu předpokládaných předložení žádostí o platbu a monitorovacích zpráv o zajištění udržitelnosti a včas na ně reagovat. Existuje však celá řada dalších rutinních činností, které je třeba zajistit. Řešitelský tým se pokusil navrhnout a zdůraznit pouze činnosti, které vyhodnotil jako stěžejní (viz kapitola 3.4). Ty se navíc liší podle období (zda se jedná o období do , nebo o pozdější období). Je však zřejmé, že činností, důležitých pro chod ÚRR, je celá řada. Vhodným prostředkem pro stanovení klíčových činností a odhadu počtu zaměstnanců by mohl být strategický dokument v oblasti personálních kapacit, tj. Personální strategie RR, která by při plánování administrativní kapacity mohla formulovat cíle ÚRR v této oblasti při ukončování programu a způsob, jakým bude cíle dosaženo. Tento dokument musí vycházet ze strategických cílů organizace. Na základě provedeného šetření řešitelský tým shrnuje následující návrhy a opatření: Vyvíjet stálý tlak na NOK a požadovat stanovení konkrétních metodik pro ukončování programů. Jelikož způsobilost výdajů je podmíněna termínem , je vhodné s předstihem řešit finanční zdroje pro zajištění personálních kapacit po tomto termínu pro potřebné činnosti. Sledovat důležité termíny dle harmonogramu ukončování operačního programu (viz tabulka č. 5) a včas zajistit potřebné kroky. Průběžně vyhodnocovat předpokládané počty žádostí o platbu a monitorovacích zpráv, které by měly být v daném období předloženy.

49 ~ 48 ~ Tabelární a grafické výstupy této zprávy aktualizovat při změnách v předpokládaném vývoji ŽoP a monitorovacích zpráv. Pravidelně sledovat objem vykonávaných činností s ohledem na personální potřeby. Zajistit, že v žádném případě nedojde k situaci, kdy by některá z činností byla nepokryta. Zároveň by mělo být zajištěno, aby zaměstnanci nebyli po delší dobu využiti. Zaobírat se otázkou motivace zaměstnanců z hlediska výhledového ukončování pracovních poměrů se skončením OP. V případě klíčových činností, zejména pak těch, které představují mimořádnou jednorázovou aktivitu, zajistit odborné vzdělávání pro ty zaměstnance, kteří tyto činnosti budou vykonávat. Personální strategie RR by se v souvislosti s ukončováním programu mohla zaměřit na konkrétní potřeby ŘO. V rámci Personální strategie RR, či jiného dokumentu, proto doporučujeme zvážit zahrnutí popisu klíčových činností, či pracovních pozic, které by byly třeba v daném roce personálně posílit, či se na ně jinak zaměřit. Personální strategie RR by měla stanovit konkrétní cíle v daném období a blíže specifikovat, jakým způsobem může být, resp. bude cílů dosaženo (akční plán). Může se jednat nejen o návrhy školení a kurzů, ale i o reorganizaci, navýšení pracovních úvazků v rámci některé klíčové činnosti, či snížení počtu úvazků v rámci činností, které nebude potřeba zajistit v takovém rozsahu. Také se jeví se jako vhodné zvážit zahrnutí predikce vývoje počtu zaměstnanců do interních dokumentů, např. Personální strategie RR. Po výše uvedených úpravách by plnění Personální strategie RR mělo být průběžně sledováno. Dokument by měl být případně aktualizován na základě očekávaných změn a dostupných informací k ukončování programu. OVV by měl nadále spolupracovat s OMŘPM a vedoucími ÚORP při plánování administrativní kapacity a vedení ÚRR by mělo spolupracovat s OVV při zpracování Personální strategie RR (zejména stanovit strategické cíle organizace, procesy, apod.).

50 ~ 49 ~ Zdroje Young. Dostupné na: Hodnocení systému implementace ROP SV (2009), zpracovatel Ernst severovychod.cz/evaluacni-projekty-uskutecnene-v-roce Metodický pokyn ke vzdělávání zaměstnanců v rámci Systému vzdělávání zaměstnanců realizujících Národní strategický referenční rámec v období let 2007 až Dostupný na: Metodika výběru zaměstnanců implementujících fondy EU v programovém období a v programovém období Dostupná na: aa6d-362e20d1e667/metodicky-pokyn-ke-vzdelavani-zamestnancu-v-ramci-systemu-vzdelavani-aktualizace-k- 1-dubnu-2013.pdf Nařízení Rady č.1083/2006. Dostupné na: d46a385b9d2f/narizeni-rady-(es)-c-1083_2dbb9b d46a385b9d2f Organizační řád Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod platný od Operační manuál ROP SV verze 23.0 platný od Personální strategie RR pro rok 2013 Příkaz ředitele č. 14 k řízení lidských zdrojů Rozhodnutí Komise ze dne o schválení pokynů k uzavření operačních programů. Dostupné na: _cs.pdf Výstupní sestava IS MONIT7+ M17 k datu Základní typové pozice implementační struktury subjektů operačních programů (řídících orgánů a zprostředkujících subjektů) v programovacím období (aktualizace k 1. březnu 2013). Dostupné na: Zprávy o činnosti orgánů RR pro VRR (podkladové materiály projednání VRR)

51 ~ 50 ~ Přílohy Příloha č. 1: Základní typové pozice implementační struktury subjektů operačních programů (řídících orgánů a zprostředkujících subjektů) v programovacím období (aktualizace k 1. březnu 2013) Typová pozice Popis pracovních činností Požadované znalosti a dovednosti Administrátor monitorovacího systému Metodické a technické zajišťování jednotlivých úrovní monitorovacího systému SF/FS MSC2007, IS ŘO a žádost v rámci OP Administrace smluv s dodavateli příslušných informačních systémů Správa uživatelských práv, rolí a kompetencí informačních systémů používaných zaměstnanci implementační struktury OP Koordinace uživatelské podpory pro subjekty implementační struktury Metodická podpora, konzultace a poradenství v oblasti informačního systému SF/FS na jednotlivých úrovních implementace (NSSR, IS ŘO, žadatelé/příjemci podpory) při používání informačních systémů Koordinace a technické zajišťování elektronické výměny dat do databáze EK SFC2007 Datové toky o programech, projektech mezi subjekty implementace Koordinace přípravy webových žádostí a nastavení pokynů v rámci OP Specifické znalosti v oblasti informačního a monitorovacího systému, rámcová znalost databází Znalost finančního řízení a rozpočtu a kontroly Sledování postupu realizace projektů Samostatnost, schopnost řešit problémy, tvůrčí myšlení, analytické schopnosti Administrativní pracovník Analytik OP Zajišťování administrativních činností daného útvaru Zodpovědnost za technické zabezpečení sekretariátu daného útvaru Samostatné vyřizování operativních záležitostí spadajících do působnosti sekretariátu útvaru Zodpovědnost za organizační přípravu a zabezpečení materiálů a podkladů pro jednání Zajišťování analytických prací v návaznosti na metodické postupy hodnocení dopadu využívání fondů EU Využívání dat a výstupů z indikátorových soustav ke komplexnímu hodnocení využití národních zdrojů a zdrojů EU Systematická analýza a dlouhodobě dopady intervencí fondů EU a národních politik do regionů ČR Využívání dat, poskytování analýz a spolupráce s Národním orgánem pro Koordinaci (NOK) Znalost implementační struktury OP komunikace, kultivovanost, flexibilita, samostatnost, spolehlivost Znalost strategických dokumentů EU a ČR Analytické schopnosti, systematičnost a pečlivost, Tvorba reportingu o využití národních zdrojů a zdrojů EU v regionech ČR strukturované myšlení, schopnost řešit problémy, schopnost týmové spolupráce

52 ~ 51 ~ Finanční manažer Komunikační úředník Koordinace plánování a finančního řízení, jeho čerpání a kontroly projektů OP, včetně sledování plnění pravidla N+3, resp. N+2 Monitorování procesů schvalování žádostí o platbu projektů financovaných z OP ve vymezeném rozsahu Kontrola projektů na místě jejich realizace po finanční stránce Správa monitorovacího informačního systému v oblasti finančního řízení, plateb a certifikace výdajů projektů Vypracovávání pravidel a postupů finančního řízení a hodnocení projektů pro potřeby implementační struktury Schvalování žádostí o platbu na projekty a zasílání požadavků na jejich proplacení finančnímu útvaru Příprava podkladů pro Platební a certifikační orgán pro certifikaci výdajů Hlášení a šetření podezření na finanční nesrovnalosti při realizaci projektů Příprava podkladů pro zadávací dokumentaci, vyhodnocování zadávacích řízení a realizaci projektů Poradenská a konzultační činnost pře předkládání projektů ostatním subjektům implementace OP Koordinace publicity a komunikace při implementaci OP Metodický dohled nad dodržováním příslušných nařízení a dohled nad dodržováním manuálu vizuální identity Propagace OP a zajištění informovanosti mezi subjekty implementační struktury, potenciálním žadatelům, příjemcům, novinářům a celé veřejnosti Příprava a řádná realizace Komunikačního plánu Zajišťování interní informovanosti zaměstnanců ŘO/ZS o Komunikačním plánu a všech komunikačních kanálech a nástrojích Kontrola výkonu činností v oblasti komunikace a publicity subjektů implementační struktury OP Plánování akcí publicity a informační kampaně pro OP a zajišťování jejich realizace Budování absorpční kapacity Evidence, šetření a hlášení podezření na nesrovnalosti v oblasti komunikace a publicity v rámci implementační struktury OP Specifické znalosti v oblasti finančního řízení a rozpočtu a kontroly, platby, nesrovnalosti, sledování postupu realizace projektů Samostatnost, schopnost řešit problémy Znalost legislativy ES a ČR Znalosti pro budování absorpční kapacity, orientace v oblasti public relations, komunikace a publicity Dovednost komunikace, kultivovanost projevu a vystupování Iniciativnost, flexibilita, tvůrčí a strukturované myšlení, schopnost týmové spolupráce

53 ~ 52 ~ Kontrolor Koordinátor evaluace Tvorba koncepce, metodiky a usměrňování finanční kontroly organizace a navrhování systémových opatření Přezkoumávání projevů rizik, zda v zavedených systémech řízení nedochází k projevům trestné činnosti nebo jiného chování Provádění plánovaných a mimořádných kontrol v souladu se zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů, se statutem a manuálem interního auditu a s mezinárodně uznávanými standardy pro výkon interního auditu Provádí ověřování, zda: realizované operace a vynakládané veřejné výdaje k jejich realizaci byly po celou dobu v souladu s příslušným programem (resp. jejich cílem), akty práva ES a právními předpisy ČR, schválenými rozpočty, vydanými rozhodnutími, popř. uzavřenými smlouvami přijatými v rámci řízení a splňují stanovená kritéria hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti; opatření přijatá k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik byla při uskutečňování operací dostatečně účinná a zda bylo pamatováno na přizpůsobení se případnému vzniku nových rizik zejména při změnách ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek; záznamy o uskutečněných operacích a uchovávání záznamů s každou operací spojených jsou úplné, věrně zobrazují zdroje, stav a pohyb veřejných prostředků Zpracovávání a realizace plánu kontrol Zpracovávání protokolu o výsledku kontrolní činnosti nebo jiného záznamu s ohledem na charakter kontrolní činnosti Monitorování a vyhodnocování plnění opatření k nápravě zjištěných nedostatků Spolupráce s NKÚ, MF, EK a s dalšími příslušnými vnějšími institucemi Zpracovávání, realizace a aktualizace evaluačních plánů Metodické řízení provádění evaluace (ad-hoc, on-going, exante) Zpracovávání metodik a technicko-informačních materiálů pro evaluaci Koordinace hodnocení programů SF/FS Koordinace tvorby a metodické řízení monitorovacích indikátorů v rámci OP Analýza a hodnocení nastavení výběrových kritérií Analýza a hodnocení slabých míst IS a kapacit Poskytování informací o výsledcích evaluace příslušného OP Monitorovacímu výboru OP Zajišťování informovanosti o výsledcích jednotlivých evaluací uvnitř implementační struktury i vně Koordinace při tvorbě evaluačních indikátorů a posuzování jejich vhodnosti Znalost legislativy EU a ČR (zejména zákon o veřejných zakázkách, zákon o finanční kontrole a zákona o státní kontrole) Znalost postupů finančního řízení prostředků EU, rozpočtových pravidel, finančního monitoringu prostředků, analýzy rizik, řešení nesrovnalostí a vrácení prostředků EU, certifikace, hodnotících zpráv, vnitřních kontrolních systémů Schopnost týmové práce, komunikační a prezentační dovednosti, pečlivost, zodpovědnost, samostatnost, nezávislost, objektivnost Znalost legislativy ES a ČR Specifické znalosti pro metodickou podporu a evaluaci Schopnost plánování, organizování, týmové spolupráce, komunikativnost, tvůrčí a strukturované myšlení, schopnost řešit problémy, samostatnost

54 ~ 53 ~ Koordinátor kontrol a nesrovnalostí Zavedení a udržování preventivních opatření vztahujících se ke vzniku nesrovnalostí Evidence nesrovnalostí uvnitř implementační struktury a hlášení nesrovnalostí implementační struktury internímu auditu a dalším orgánům Monitoring vývoje šetření nesrovnalostí Spolupráce na řešení následků nesrovnalosti a vypracování návrhu preventivních opatření Informování prověřovaného subjektu o zahájení šetření a návrh na pozastavení financování projektů nebo oblastí podpory Plánování kontroly na místě a vyzvání subjektu k nápravě stavu Zajišťování řízení a fungování činnosti pracovní skupiny k nesrovnalostem a kontrole na úrovni implementační struktury příslušného OP Nastavování a aktualizace vnitřního kontrolního systému na úrovni subjektu implementace příslušného OP, který je v souladu s legislativou ES Vypracovávání plánu kontrol projektů Provádění kontroly zadávání zakázek příjemcem podpory v rámci realizovaného projektu v souladu se závaznými postupy (zákon o veřejných zakázkách) Provádění procesní kontroly v souladu s pravidly uvedenými v zákoně o finanční kontrole ve veřejné správě Analyzování výsledků kontroly pro následující plánované období Znalost legislativy ES a ČR (zejména zákon o veřejných zakázkách a finanční kontrole ve veřejné správě a další zákony s tím související) Specifické znalosti v oblasti finančního řízení a rozpočtu, kontroly a nesrovnalostí Schopnost řešit problémy, objektivnost, nezaujatost Koordinátor technické pomoci Koordinátor vzdělávání Koordinace čerpání technické pomoci Příprava plánů a rozpočtu TP a přehledů pro jednotlivé subjekty (MV, EK, apod.) Odpovědnost za zpracování podkladů pro EK pro technickou pomoc Odpovědnost za přípravu podkladů pro zadávací dokumentaci, zajištění výběrových řízení Poskytování poradenství subjektům implementace OP ohledně TP Znalost projektového řízení, administrace, hodnocení a výběr projektů Plánování a koordinace vzdělávání zaměstnanců implementační struktury OP Zpracovávání a kontrola individuálních vzdělávacích plánů zaměstnanců implementační struktury OP Evidence přehledu absolvovaných vzdělávacích akcí Organizace, příprava a realizace vzdělávacích akcí Zpracovávání metodik vzdělávání pro implementaci OP Poskytování podpory, poradenské a konzultační činnosti v oblasti vzdělávání všem subjektům implementační struktury OP Znalost oblasti technická pomoc OP Schopnost týmové spolupráce, komunikativnost, organizování, tvůrčí a strukturované myšlení, schopnost řešit problémy, samostatnost Znalost projektového řízení, administrace, hodnocení a výběr projektů Orientace v oblasti HR Znalost oblasti technická pomoc OP Znalost personálního řízení, pracovně-právních vztahů Schopnost týmové spolupráce, komunikativnost, organizování, tvůrčí a strukturované myšlení, schopnost řešit problémy, samostatnost

55 ~ 54 ~ Metodik řízení OP Právník Projektový manažer Vypracovávání programu a prováděcího dokumentu OP a jejich aktualizace Vypracovávání postupů pro řízení programu, metodickou podporu, monitoring, evaluaci, nesrovnalosti, administraci, hodnocení a výběr projektů, kontrol, proplácení a certifikaci plateb, publicitu, TP, budování absorpční kapacity v rámci řízení dokumentace OP Vypracovávání a aktualizace systému metodik a postupů pro žadatele a příjemce OP Metodické řízení implementace OP Koordinace realizačních dokumentů Poskytování konzultací, revizí, kontroly a právní podpory při zadávání veřejných zakázek (dle zákona č. 137/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů, předpisů platných pro jednotlivé operační programy a interních předpisů subjektů NSRR) a k poskytování veřejné podpory Příprava podkladů pro zadávací dokumentaci, vyhodnocování zadávacích řízení (administrace zadávacího řízení a činění úkonů dle zákona o veřejných zakázkách) Tvorba smluv s dodavateli Poskytování právní podpory při sledování a řešení plnění smluvních vztahů Zajišťování právního poradenství při poskytování dotací (dle zákona č. 218/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech, ve znění pozdějších předpisů) Participace na tvorbě metodických a programových dokumentů Sledování vývoje legislativy EU v oblasti strukturálních fondů Příprava plánů realizace projektů po věcné stránce, sledování jejich čerpání a koordinace implementačních subjektů Provádění aktivit v rámci projektů týkajících se výběru, administrace a hodnocení projektů, sledování dodržování rovných příležitostí, horizontálních témat apod. Provádění cost-benefit analýzy projektů, posuzování vlivu projektu na životní prostředí a urbánní celky v souvislosti s udržitelným rozvojem Zajišťování zvyšování kvality a efektivnosti spolupráce soukromé a státní sféry (PPP) Koordinace přípravy vyhlášení výzev k předložení projektů Kontroly projektů na místě jejich realizace Hlášení a šetření podezření na nesrovnalosti při realizaci projektů Účast v pracovních skupinách pro oblast přípravy a realizace OP Příprava podkladů pro zadávací dokumentaci, vyhodnocování zadávacích řízení a realizaci projektů Poradenská a konzultační činnost při předkládání projektů ostatním subjektům implementace OP Znalost legislativy EU a ČR (zj. zákon o veřejných zakázkách, zákon o finanční kontrole a veřejnoprávní kontrole) Znalost postupů finančního řízení prostředků EU, rozpočtových pravidel, finančního monitoringu prostředků, analýzy rizik, řešení nesrovnalostí a vrácení prostředků EU, certifikace, hodnotících zpráv, vnitřních kontrolních systémů Schopnost týmové práce, komunikační a prezentační dovednosti, pečlivost, zodpovědnost, samostatnost, nezávislost, objektivnost Znalost legislativy EU a ČR (zj. zákon o veřejných zakázkách a interních směrnic subjektů NSRR) Samostatnost, pečlivost, zodpovědnost, spolehlivost Občanská bezúhonnost Znalost legislativy ES a ČR (zj. zákona o veřejných zakázkách) Specifické znalosti pro administraci, hodnocení a výběr projektů Specifické znalosti pro kontrolu a monitoring realizace projektů Specifické znalosti CBA, PPP, urbánní problematiky, vlivu projektů na ŽP a udržitelný rozvoj Komunikativnost, tvůrčí a strukturované myšlení, schopnost řešit problémy, schopnost týmové spolupráce

56 ~ 55 ~ Řídící pracovník Zodpovědnost za plánování, věcné a finanční řízení OP (tj. tvorbu střednědobých a ročních plánů výzev, realizaci a predikce výdajů a čerpání prostředků, tvorbu analýzy rizik a řízení rizik, koordinaci vyhlašování výzev k předkládání projektů, komunikaci a publicitu, budování absorpční kapacity, hodnocení a schvalování projektů, schvalování žádostí o platbu, přípravu souhrnných žádostí o platby, monitorování realizace OP, koordinace kontrol na místě realizace projektů, hlášení a řešení podezření na nesrovnalost a potvrzených nesrovnalostí) Řízení, koordinace a kontrola činností daného útvaru Řešení problémů v oblasti implementace po metodické stránce za spolupráce všech zainteresovaných subjektů implementační struktury OP či dalších subjektů Koordinace přípravy metodických pokynů k operačním programům, řízení změn metodik, archivaci a komunikaci metodických pokynů všem relevantním implementačním subjektům. Zodpovědnost za soulad metodik OP s českou a evropskou legislativou Spolupráce na vypracovávání průběžných, výročních a závěrečných zpráv Koordinace zpracování analýz potřebných k efektivní realizaci a řízení programů Řešení metodických problémů v oblasti implementace OP za spolupráce všech zainteresovaných subjektů implementačních struktur a dalších subjektů (MMR, MF apod.). Odpovědnost za výměnu dat o OP s EK, MMR či MF Odpovědnost za archivaci dokumentů souvisejících s činnostmi útvaru a archivaci a evidenci všech manuálů, metodik a příruček souvisejících s realizací OP. Účast v pracovních skupinách vytvořených k řešení specifických oblastí přípravy a realizace příslušného operačního programu Koordinace spolupráce věcně příslušných útvarů ministerstva, subjektů zapojených do implementační struktury OP, a spolupráce s dalšími orgány státní správy a orgány EK v rámci implementace OP Znalost implementační struktury OP a strategického řízení OP Specifické znalosti pro realizaci OP a monitoring, metodickou podporu, kontrolu a nesrovnalosti, projektové řízení, finanční řízení, platby, řízení rizik, plánování Manažerské dovednosti, vedení týmů, vyjednávání Znalost legislativy ES a ČR Komunikativnost, kultivovanost, tvůrčí a strukturované myšlení, schopnost řešit problémy, samostatnost, odpovědnost za vlastní rozhodnutí, schopnost týmové spolupráce, schopnost stanovit priority, nezávislost a objektivita.

57 Pražská 320/ Hradec Králové tel.: