Sestavy. Téma 3.3. Řešený příklad č Zadání: V databázi zkevidence.accdb vytvořte sestavu, odpovídající níže uvedenému obrázku.

Transkript

1 Téma 3.3 Sestavy Sestavy slouží k výstupu informací na tiskárnu. Tisknout lze také formuláře, ale v sestavách má uživatel více možností pro vytváření sumárních údajů. Pokud všechna pole, která mají být v sestavě uvedena, existují v jediné tabulce, použije se jako zdroj záznamů tato tabulka. Jestliže mají být v sestavě zahrnuta pole z více tabulek, je třeba jako zdroj záznamů vybrat jeden nebo více dotazů, případně vhodný dotaz vytvořit. Sestava tedy obsahuje údaje z tabulek nebo dotazů a také další informace, které se ukládají s návrhem sestavy, jako jsou např. popisky, nadpisy a grafika. Sestavy se vytvářejí podobně jako formuláře. Tak jako formulář, tak i sestava se skládá z ovládacích prvků objektů. Některé ovládací prvky jsou vázané se zobrazovanými daty, ostatní jsou nevázané (např. vysvětlující text, nadpis sestavy apod., viz dále). Řešený příklad č. 331 Zadání: V databázi zkevidence.accdb vytvořte sestavu, odpovídající níže uvedenému obrázku. Obrazová ukázka řešení: Postup řešení: Otevřete databázi zkevidence.accdb - dvojklikem na jejím názvu. Pokud je v horní části databáze zobrazeno upozornění zabezpečení, kde byl zakázán určitý obsah v databázi, nastavte možnost Povolit tento obsah. KIT PEF CZU v Praze Stránka 1

2 Nejdříve vytvořte dotaz, který zobrazí rodné číslo studenta, obor, příjmení, jméno, název předmětu, pokus, známka a datum zkoušky. U pole obor, příjmení, jméno, název předmětu a pokus nastavte Řadit:vzestupně. Dotaz uložte pod názvem Výsledky. Pro vytvoření sestavy máme několik možností: rychlé vytvoření použitím tlačítka Sestava použití Průvodce sestavou použití tlačítka Prázdná sestava vytvoření sestavy v návrhovém zobrazení Postupy jsou podobné jako u vytváření formuláře. Ispiraci naleznete v dotazu Dotaz pro sestavu. Rychlé vytvoření sestavy použitím tlačítka Sestava Označte myší dotaz Výsledky (nemusíte dotaz otevírat) a na kartě Vytvořit ve skupině Sestavy vyberte tlačítko Sestava. Vytvoří se automaticky sestava, na kterém jsou umístěna všechna pole z dotazu Výsledky a sestava se zobrazí v zobrazení rozložení (viz dále Zobrazení sestavy). KIT PEF CZU v Praze Stránka 2

3 V tomto zobrazení lze vytvořenou sestavu dále upravovat při současném zobrazení dat (můžete nastavit šířku sloupců, měnit uspořádání sloupců, přidat úrovně a součty seskupení, umístit nová pole a nastavit vlastnosti pro sestavu a její ovládací prvky). Zmenšete šířku jednotlivých sloupců (např. klepněte na nadpis známka a upravte šířku oranžového rámečku tažením myši směrem doleva). Zobrazení sestavy Pro sestavu lze na kartě Domů ve skupině Zobrazení zvolit čtyři způsoby zobrazení sestavy: Zobrazení sestavy, Náhled, Zobrazení rozložení a Návrhové zobrazení. V zobrazení sestavy lze vybrat text a kopírovat jej do schránky. V zobrazení rozložení lze měnit návrh sestavy během prohlížení dat. Náhled použijte, pokud chcete vidět, jak bude sestava vypadat po vytištění, pomocí tlačítek se šipkami v dolní části okna lze prohlížet jednotlivé stránky sestavy. V návrhovém zobrazení lze sestavu vytvořit nebo optimalizovat návrh, který byl vytvořen použitím tlačítka Sestava nebo tlačítka Prázdná sestava nebo pomocí Průvodce sestavou. Pro sestavu Výsledky zvolte návrhové zobrazení. Všimněte si, že vytvořená sestava má několik oddílů. Oddíl Záhlaví sestavy a Zápatí sestavy se zobrazí a vytiskne se pouze jednou na začátku a na konci sestavy, oddíl Záhlaví stránky a Zápatí stránky se vytiskne na začátku a na konci každé stránky. V oddíle Tělo se tisknou zdrojová data z tabulek a dotazů, v našem případě data z dotazu Výsledky. Do záhlaví sestavy vložil Access automaticky vlevo od nadpisu obrázek, vpravo dnešní datum =Date() a aktuální čas =Time(). Do zápatí stránky vložil výraz, který zřetězuje text, číslo stránky [Page] a počet stránek [Stránky] a do zápatí sestavy počet záznamů =Count(*). Vytvoření sestavy s použitím Průvodce sestavou Označte myší dotaz Výsledky (nemusíte dotaz otevírat) a na kartě Vytvořit ve skupině Sestavy klepněte na tlačítko Průvodce sestavou. V části Tabulky či dotazy ponechte Dotaz: Výsledky. Ze seznamu Dostupná pole: přesuňte všechna pole do seznamu Vybraná pole: (pomocí tlačítka se dvěma šipkami). Do sestavy můžete vybírat pole z více dotazů a tabulek. KIT PEF CZU v Praze Stránka 3

4 Pak klepněte na tlačítko Další. V části Jak chcete prohlížet data? vyberte podle přihláška a zkoušková evidence a klepněte na tlačítko Další. V tomto kroku určujete, podle jakých položek budou data seskupena. Vyberte postupně obor a název předmětu. Klepněte na tlačítko Další. V tomto kroku určete, podle jakých polí budou data řazena. Vyberte pole podle následujícího obrázku. Klepněte na tlačítko Možnosti souhrnu a zvolte Průměr pro známku, ponechte vybranou možnost Podrobně a souhrnně a klepněte na tlačítko OK. KIT PEF CZU v Praze Stránka 4

5 Klepněte na tlačítko Další. Vyberte Rozložení sestavy Odsazované, Orientace Na výšku. Klepněte na tlačítko Další, vyberte požadovaný styl (např. Kancelář), v posledním kroku zvolte název sestavy, např. Výsledky s průvodcem a sestavu dokončete klepnutím na tlačítko Dokončit. Sestava bude vypadat následovně. Inspirovat se můžete v sestavě Založená na dotazu. Úprava sestavy v návrhovém zobrazení V návrhovém zobrazení lze vytvořit celou sestavu, ale je vhodnější využít návrhové zobrazení pro úpravu a doplnění sestavy, která byla vytvořena použitím tlačítka Sestava nebo pomocí Průvodce sestavou. (Pokud chcete vytvořit novou sestavu, klepněte na kartě Vytvořit ve skupině Sestavy na tlačítko Návrh sestavy. Zobrazí se prázdné okno sestavy. K dispozici je nyní karta Nástroje rozložení sestavy s dalšími kartami Formát, Uspořádat a Vzhled stránky. Pokud není zobrazen seznam polí, klepněte na kartě Formát na tlačítko Přidat existující pole (nebo stiskněte Alt+F8). Ze zobrazeného seznamu polí se přetahují jednotlivá požadovaná pole do sestavy tažením myši. Po přetažení pole do sestavy vytvoří Access vázaný ovládací prvek textové pole a automaticky umístí před toto pole ovládací prvek popisek.) KIT PEF CZU v Praze Stránka 5

6 Otevřete sestavu Výsledky s průvodcem a uložte ji pod novým názvem Výsledky návrh (klepněte na tlačítko Office a zvolte Uložit jako). Sestavu Výsledky s průvodcem zavřete, otevřete sestavu Výsledky návrh a zvolte návrhové zobrazení. Sestava má několik oddílů. Jak již bylo uvedeno, oddíl Záhlaví sestavy a Zápatí sestavy se zobrazí a vytiskne se pouze jednou na začátku a na konci sestavy, oddíl Záhlaví stránky a Zápatí stránky se vytiskne na začátku a na konci každé stránky. V oddíle Tělo se tisknou zdrojová data z tabulek a dotazů, v našem případě data z dotazu Výsledky. Protože jsme zvolili seskupování nejdříve podle oboru, v sestavě jsou ještě oddíly Záhlaví obor a Zápatí obor. V oddíle Záhlaví obor se tiskne název oboru, v oddíle Zápatí obor průměrná známka za jednotlivé obory. V rámci každého oboru jsme požadovali seskupování podle názvu předmětu, proto je v sestavě ještě oddíl Záhlaví název předmětu a oddíl Zápatí název předmětu. Pokud chcete upravit seskupení podle další položky, klepněte na kartě Návrh ve skupině Skupiny a souhrny na položku Seskupit a seřadit, pomocí rolovacího pásu se přesuňte na konec seznamu v podokně Skupina, řazení a součet. KIT PEF CZU v Praze Stránka 6

7 Řešený příklad č. 332: Upravte návrh sestavy podle stanovených požadavků. Postup: Pro všechny nadpisy sloupců změňte barvu pozadí na Světle šedá 2. Myší označte všechny nadpisy v oddíle Záhlaví stránky (myší klepněte do svislého pravítka vlevo od řádku nadpisů). Na vybraných nadpisech klepněte pravým tlačítkem myši a ze seznamu příkazů vyberte Vlastnosti (nebo klepněte na kartě Návrh ve skupině Nástroje na tlačítko Seznam vlastností nebo stiskněte klávesu F4). V podokně Seznam vlastností, na kartě Formátové klepněte v řádku Barva pozadí, klepněte do tlačítka s tečkami a vyberte barvu Světle šedá 2. Barvu můžete nastavit také tlačítkem Barva výplně či pozadí na kartě Návrh ve skupině Písmo. Obdobně upravte barvu pro obor a název předmětu na Tmavě modrá 5 (pomocí Vlastností nebo pomocí tlačítek na kartě Návrh). Z oddílu Zápatí název předmětu a Zápatí obor odstraňte text ="Přehled pro ". (prvek označte tak, aby byl ohraničen oranžovým rámečkem a stiskněte klávesu Delete). Upravte záhlaví sestavy (pro text použijte písmo 14 tučně) a posuňte popisek doprostřed sestavy. Do sestavy (např. do záhlaví sestavy) můžete umístit obrázek klepnutím na tlačítko Logo na kartě Návrh ve skupině Ovládací prvky. V zápatí stránky ponechte =Now() (funkce Now zobrazí aktuální systémové datum) a výraz ="Stránka " & [Page] & " z " & [Stránky], který zřetězuje text, číslo stránky a počet stránek. Do Zápatí sestavy umístíme celkový počet záznamů v sestavě (tzn. v dotazu Výsledky). V návrhovém zobrazení klepněte na tlačítko Textové pole (na kartě Návrh ve skupině Ovládací prvky). Místo Text nn (nn je číslo) napište Počet záznamů celkem a nastavte velikost písma na 12 bodů, tučné. Do pole Nevázaný napište =Count([příjmení]) (nebo pro pole Nevázaný vyberte v podokně Seznam vlastností kartu Datové a v řádku Zdroj ovládacího prvku napište =Count([příjmení]) (rychleji vložíme počet záznamů klepnutím na tlačítko Souhrny ve skupině Skupiny a souhrny a výběrem příkazu Spočítat záznamy). Písmo pro toto pole zvětšete na 12 bodů a změňte na tučné. Upravte rozmístění prvků, velikost písma a velikost jednotlivých oddílů (tažením myši za spodní okraj oddílu) a šířku sestavy (tažením za pravý okraj sestavy). KIT PEF CZU v Praze Stránka 7

8 KIT PEF CZU v Praze Stránka 8

9 Výsledek si prohlédněte v zobrazení sestavy a v náhledu. Tisk sestavy Před tiskem sestavy je třeba zkontrolovat okraje a orientaci stránky v zobrazení Náhled ve skupině Rozložení stránky klepnutím na tlačítko Na výšku nebo Na šířku a na tlačítko Okraje. Pokud byste chtěli sestavu tisknout, klepněte na tlačítko Office a vyberete Tisk. KIT PEF CZU v Praze Stránka 9

10 Jak postupovat v případě, že do sestavy potřebujete přidat nové seskupení. Řešený příklad č. 333 Pokud nám průvodce nevytvoří skupiny, tak jak bylo požadováno nebo chceme li seskupování upravit nebo měnit, můžeme již dokončenou sestavu dodatečně upravovat v návrhovém zobrazení. Zadání: V databázi formulare_a_sestavy.accdb upravte sestavu S_student, která seskupuje údaje podle roku nástupu. Tuto sestavu upravte v návrhovém zobrazení tak, abychom zjistili kolik studentů nastoupilo v jednotlivých letech a kolik studentů nastoupilo celkem. (Takže za každou skupinou bude výpočet, který zobrazí, kolik je studentů ve skupině a v zápatí sestavy budeme počítat, kolik je studentů celkem v celé sestavě). Obrazová ukázka řešení: Návrhové zobrazení sestavy: KIT PEF CZU v Praze Stránka 10

11 Náhled před tiskem: Postup řešení: Pokud chceme otevřít již existující sestavu v návrhovém zobrazení, poklepeme na její název v seznamu objektů pravým tlačítkem a zvolíme možnost Návrhové zobrazení. Zobrazený návrh sestavy můžeme dále upravovat. Tato sestava byla vytvořena pomocí průvodce, který nám záznamy seskupil (rozdělil na skupiny) podle roku nástupu. Poznáme to podle toho, že v návrhu vidíme sekci Záhlaví rok nástupu. Pro skupinové výpočty je třeba přidat do návrhu sestavy i sekci Zápatí rok nástupu. Tato sekce bývá při vzniku skupiny implicitně potlačena, proto musíme vědět, jak je možno tuto sekci (potřebnou pro vložení výrazu) zobrazit (nebo-li přidat). K práci se skupinami potřebujeme oblast Skupina,řazení a součet. Na kartě Návrh, ve skupině Skupiny a souhrny je přepínač Seskupit a seřadit, který tuto sekci v návrhu sestavy zobrazuje či skrývá. KIT PEF CZU v Praze Stránka 11

12 Na řádku Sekupovat rok nástupu rozbalíme nabídku Další: Implicitně nastavenou možnost bez částí zápatí přepneme na možnost s částí zápatí: V návrhu sestavy se objeví sekce Zápatí rok nástupu: Pomocí ovládacího prvku Textové pole: z kapitoly 3.2. formuláře): zde sestavíme následující výraz (postup znáte Protože máme spočítat záznamy(řádky) ve skupině, můžeme jako argument funkce Count zvolit jakékoliv pole z těla sestavy (například příjmení). Výraz i popisek pak můžeme libovolně formátovat. KIT PEF CZU v Praze Stránka 12

13 Pro zjištění Celkového počtů studentů v sestavě použijeme stejný výraz, jen jej umístíme do sekce Zápatí sestavy. Vložená funkce pak provede výpočet se všemi řádky sestavy. (Výslek pro porovnání je uložen v sestavě S_student_skupina). KIT PEF CZU v Praze Stránka 13