WinFAS. obecné. Praktický úvod do WinFASu IQ sestavy podrobně. Strana 1

Transkript

1 3 obecné Praktický úvod do WinFASu IQ sestavy podrobně verze z Strana 1

2 Co jsou to IQ sestavy Jde o nový typ sestav, které ve WinFASu nahrazují většinu pevných sestav. IQ sestava je vlastně uživatelský generátor sestav ve kterém si zvolíte co chcete vidět a WinFAS podle vašeho nastavení vytvoří sestavu. Díky tomuto principu si můžete z jediné IQ sestavy vytvořit stovky až tisíce vlastních sestav přesně podle svých požadavků. Jednotlivá nastavení sestav si můžete ukládat, takže je nemusíte zadávat vždy znovu. Podrobnosti o IQ sestavách se dočtete v Nápovědě pod klíčovým slovem IQ sestavy. Nyní následují praktické příklady, které Vás provedou prací a nastavováním IQ sestav. Zadání úkolů: 1) zobrazte sestavu IQ saldo neuhrazené závazky - spusťte IQ saldokonto a otevřete šablonu s nastavením ZaNe Závazky neuhrazené - nastavte skupinu zobrazených dat (jenom prohlédnout, již nastaveno v šabloně) - do sestavy přidejte zobrazování sloupce kód účetní knihy - součtujte sestavu podle Názvu firmy, Knihy a Čísla dokladu - výslednou sestavu si prohlédněte a vytiskněte 2) otevřete sestavu IQ saldo, proveďte změny na zvolené šabloně a uložte - otevřete IQ sestavu saldokonto a vyberte šablonu ZaNe Závazky neuhrazené - do sestavy přidejte zobrazování sloupce kód účetní knihy - provedené změny uložte do šablony 3) vytvořte novou šablonu s nastavení IQ sestavy a uložte ji - otevřete IQ sestavu saldokonto a vytvořte do ní novou šablonu SZ - Saldo závazky - nastavení podmínky pro zobrazení skupiny dat (zelené údaje) - zobrazte pouze knihy závazků - zobrazte pouze doklady z knihy Z10 - zobrazte pouze neuhrazené doklady - nastavte toleranci, kdy je doklad brán jako uhrazený na 10 (CZK) - jak postupovat jste se naučili v příkladu 1 (krok 2a) - nastavte sloupečky, které chcete zobrazit (modré údaje) - zobrazte pouze sloupečky uvedené v seznamu níže (např. nechceme vidět název poddokl.) - číslo dokladu - předpis a úhrada - dluh - saldodatum - způsob úhrady - nastavte součtování sestavy podle firmy a čísla dokladu - veškerá nastavení sestavy uložte do šablony a vyzkoušejte 4) přečtěte si podrobněji o práci s klíči v IQ sestavách - v tomto bodě se dočtete podrobnosti o tom, jak zobrazit klíče k dokladu atp. Doporučené materiály k přečtení: Určitě si přečtěte - WINFAS první kroky - Doprovodná příručka ke školení - Základy účetnictví v IS WinFAS - Praktický úvod do WinFASu - Centrální manažer Doporučujeme pro prohloubení znalostí - podrobnosti o IQ sestavách se dočtete v Nápovědě pod klíčovým slovem IQ sestavy POZOR! Následující POSTUPY jsou předvedeny na iq_saldo, ale PLATÍ OBECNĚ PRO VŠECHNY IQ SESTAVY Strana 2

3 1) zobrazte sestavu IQ saldo neuhrazené závazky (nastavení sestavy je uloženo v šabloně) - krok 1 (spuštění sestavy a výběr šablony) - v centrálním manažeru najděte ve stromečku složku Sestavy / Účetnictví / IQ sestavy účetnictví - poklepáním otevřete sestavu IQ - saldokonto - nyní se Vám otevřelo okno Saldo (vybrep_saldo) - ze seznamu v levém části okna vyberte přednstavenou šablonu sestavy ZaNe Závazky neuhrazené (šablonu vyberete poklepáním na její název tj. stejný postup jako u šablony v pořízení dokladů) - krok 2a (nastavení skupiny dat, která má být zobrazena) - v okně, které máte před sebou určíte co bude zobrazovat výsledná sestava - parametry pro nastavení sestavy mohou být rozděleny do více záložek (v tomto příkladu Strana 1 a 2) - Zelené údaje - určují podmínku zobrazení skupiny dat (řádky), které chcete zobrazit - v tomto příkladu zobrazujete Neuhrazené závazky (všimněte si nastavení u údajů Typ knihy = Pasivní a Doklady = neuhrazené) - tyto jednotlivé podmínky se sčítají = např. Jde o závazky a zároveň neuhrazené Strana 3

4 - krok 2b (nastavení sloupců, které mají být zobrazeny) - Modré údaje - určuje hodnoty (sloupečky), které chcete zobrazit - zaškrtnutím je nastaveno zobrazení následujících sloupečků - čísla dokladu - název poddokladu - částky předpisu a úhrady - dluh (částka předpisu úhrady) - saldodatum (datum úhrady) - do sestavy přidejte sloupeček ukazující knihu ve které je doklad (viz. obrázek) - zobrazení/skrytí sloupečku se změní až po klepnutí na tlačítko SQL viz. další krok) Zaškrtnuto sloupeček se zobrazí NEzaškrtnuto sloupeček se NEzobrazí Strana 4

5 - krok 3 (vyvolání pohledu na data) - nyní si klepnutím na tlačítko vyvoláte okno Pohled na data, který zobrazí údaje pro tisk - údaje zobrazené v tabulce je možné třídit, vyhledávat v nich, jednotlivé sloupečky přejmenovávat apod. - práce s tabulkou (třídění, vyhledávání) je stejná jako s jakoukoliv jinou tabulkou ve WinFASu - pozor! setřídění, které provedete v této tabulce, se neprojeví při tisku (pro tisk třídíte až v následujícím kroku)! - nyní klepněte na ikonu (suma) a proveďte součtování/třídění sestavy před tiskem Tipy: Jak Exportovat zobrazená data Když v tomto okně (Pohled na data) klepnete na menu Prezentace / Export otevře se Vám dialog pro export tabulky do excelu, wordu a dalších programů Jak si vytisknout jenom vybrané řádky z této tabulky V tomto okně (Pohled na data) klepněte na menu Data / vybrat jednotlivé řádky. Nyní můžete v tabulce označit řádky které chcete vytisknout (držte stisknutou klávesu CTRL a klepejte na řádky, které chcete vytisknout). Jakmile označíte všechny potřebné řádky, pokračujte klepnutím na ikonu Strana 5

6 - krok 4 (součtování a třídění dat před tiskem) - nyní se nacházíte v okně Určování skupin pro mezisoučty - v levé části okna vidíte seznam sloupečků, které se budou tisknout a podle kterých můžete součtovat - zde jednoduchým přetažení z levého sloupečku do pravého určíte podle čeho má být sestava součtována (pokud chcete podle údaje pouze třídit, zaškrtněte po přetažení údaj Jen třídit) (obr. 1) - údaje přetáhnete tak, že je chytnete levým tlačítkem myši, přetáhnete do pravé části okna a pustíte tlačítko myši - je možné skupinovat a třídit data podle více sloupečků (obr. 2) - pokud omylem přetáhnete špatné údaje pro třídění, stačí okénko zavřít klepnutím na tlačítko Zavřít a znovu jej otevřít klepnutím na ikonu Sumy v oknu Pohled na data (viz. krok 3) - v našem příkladu nastavte součtování podle Názvu firmy, Knihy a Čísla dokladu (obr. 2) - klepnutím na tlačítko vytvoříte sestavu - pozor! častá chyba bývá v tom, že se uživatelé snaží třídit podle hodnotových údajů (např. částka předpisu a úhrady). Takové nastavení zcela logicky vrátí nesmyslné údaje! obr. 1 obr. 2 (obr. 1) - krok 5 (zobrazení vlastní sestavy a tisk) - nyní se Vám otevřel známé okno Náhled sestavy - klepnutím na ikonu ihned vytisknete sestavu na výchozí tiskárnu Windows - pokud chcete nastavit parametry tisku (např. tiskárnu, počet kopií, stránky k tisku apod.), klepněte na Tip: Pokud je šabloně sestavy uloženo i třídění, stačí po dokončení kroku 2b (viz. výše) klepnout na tlačítko Tím otevřete přímo sestavu pro tisk (krok 5) skupinovanou/tříděnou podle nastavení uvedeného v šabloně. Při tomto postupu není možné měnit skupinování ani třídění sestavy Strana 6

7 2) UPRAVTE sestavu IQ saldo neuhrazené závazky a ZMĚNY ULOŽTE do šablony - příklad: do sestavy chci přidat zobrazení sloupečku Účetní kniha ve které je doklad uložen - tento příklad vychází z příkladu 1 (viz. dále) - otevřete IQ sestavu a vyberte šablonu ZaNe Závazky neuhrazené (viz. příklad 1 - krok 1) - v sestavě zaškrtněte zobrazení sloupečku Kód knihy (viz. příklad 1 - krok 2b) - vyzkoušejte si, že je sestava nastavena tak, jak potřebujte (viz. příklad 1 - kroky 3 až 5) - vraťte se do okna nastavení parametrů sestavy (obr. 1) - klepněte levým tlačítkem myši na ikonu která otevře úpravu šablony sestavy (obr. 1) - nyní jste v okně úprav šablony, kde se přepněte do záložky (obr. 2) - v záložce Hodnoty klepněte na tlačítko (obr. 3) - v okně Načti z okna klepněte na tlačítko a potvrďte tlačítkem (obr. 4) - změny v šabloně uložte klepnutím na v okně šablony (obr. 5) obr. 1 obr. 2 obr. 4 obr. 3 obr. 5 Tip: U některých údajů v nastavení šablony mohou být v šabloně zakázány změny (políčko/zaškrtávátko je vyšedlé).tento zákaz je možné zrušit změnou nastavení šablony. V IQ sestavě klepněte pravým tlačítkem myši na vyšedlé políčko/zaškrtávátko a z menu vyberte Šablona / Hodnota. V okénku nastavení hodnoty zrušte zaškrtnutí Přikázaná hodnota. Šablonu uložte, opusťte IQ sestavu a znovu ji spusťte. Nyní již údaj není zakázaný (vyšedlý). Pozor! Než tuto změnu provedete, zjistěte si kdo a proč změnu hodnoty zakázal předejdete chybám! Strana 7

8 3) Vytvořte novou šablonu s nastavení IQ sestavy a uložte ji - krok 1 (otevření sestavy a vytvoření šablony) - v centrálním manažeru najděte ve stromečku složku Sestavy / Účetnictví / IQ sestavy účetnictví - poklepáním otevřete sestavu IQ - saldokonto - nyní se Vám otevřelo okno Saldo (vybrep_saldo) - ze seznamu šablon na levé části okna vyberte šablonu, jejíž obsah se nejvíce podobá sestavě, kterou vytváříte. Pokud podobná šablona neexistuje, použijte jinou nebo si vytvořte úplně novou. - pro účel našeho příkladu použijeme postup, kdy rovnou vytvoříme novou šablonu - klepněte pravým tlačítkem myši na ikonu a vyberte položku Nová (šablona) - krok 2 (vytvoření nové šablony) - nyní jste v okně Nová šablona (sablona vybrep_saldo) - vyplňte kód rychlý výběr (v tomto příkladu SZ ) a název šablony (v tomto příkladu Saldo závazky ) - šablonu uložíte klepnutím na tlačítko Strana 8

9 Krok 3 (nastavení parametrů sestavy) - nyní je potřeba si nastavit co má sestava zobrazovat (nastavení modrých a zelených údajů) - nastavení podmínky pro zobrazení skupiny dat (zelené údaje) - zobrazte pouze knihy závazků - zobrazte pouze doklady z knihy Z10 - zobrazte pouze neuhrazené doklady - nastavte toleranci, kdy je doklad brán jako uhrazený na 10 (CZK) - jak postupovat jste se naučili v příkladu 1 (krok 2a) - nastavte sloupečky, které chcete zobrazit (modré údaje) - zobrazte pouze sloupečky uvedené v seznamu níže (např. nechceme vidět název poddoklad) - číslo dokladu - předpis a úhrada - dluh - saldodatum - způsob úhrady (v sestavě na záložce Strana 2) Strana 1 (zde nastavíte potřebné údaje) Strana 2 (zde nastavíte zobr. způsobu úhrady) Krok 4 (kontrola toho, co sestava zobrazuje) - klepnutím na tlačítko si zkontrolujte, že sestava ukazuje to co potřebujete - pokud jste spokojeni s tím co sestava ukazuje, uzavřete okno Pohledu na data Strana 9

10 Krok 5 (načtení a uložení nastavených parametrů do šablony) - nyní jste zpět v okně nastavení parametrů sestavy - klepněte pravým tlačítkem myši na ikonu a vyberte položku Upravit (obr.1) - v okně šablony vyberte záložku Hodnoty (obr.2) - v šabloně na záložce hodnoty klepněte na tlačítko (obr.3) - v okně Načti z okna klepněte na tlačítko a potvrďte tlačítkem (obr. 4) - nyní jste zpět v okně hodnoty šablony, změny v šabloně uložíte ještě jednou klepnutím na - po uložení se ocitnete zpět v okně parametrů sestavy (obr. 5) Obr. 1 Obr. 1 Obr. 3 Obr. 2 Obr. 4 Obr. 5 Strana 10

11 Krok 6 (nastavení třídění / součtování sestavy) - v okně nastavení parametrů sestavy klepněte na tlačítko - nyní klepněte na ikonu (suma), která otevře nastavení součtování/třídění sestavy před tiskem (obr. 1, 2) - v okně třídění sestavy nastavte součtování podle (podle obou zároveň) (obr. 2 a 3) - Názvu firmy (1) - Číslo dokladu (2) - klepnutím na tlačítko vytvoříte sestavu - zkontrolujte zda sestava ukazuje to co potřebuje a klepněte na ikonu (obr. 4) - budete informování že nastavení bylo uloženo do schránky (obr. 5), sestavu opusťte a vraťte se do okna nastavení sestavy (okno se zelenými a modrými údaji) Obr. 1 Obr. 2 Obr. 3 Obr. 4 Obr. 5 Strana 11

12 Krok 7 (uložení třídění a součtování sestavy do šablony) - nyní jste zpět v okně nastavení parametrů sestavy - klepněte pravým tlačítkem myši na ikonu a vyberte položku Upravit (obr.1) - v okně šablony vyberte záložku Speciality (obr.2) - na záložce speciality klepněte na tlačítko (obr. 2) - nyní se Vám načetlo třídění do šablony (třídění jste si zadávali v kroku 6). Klepnutím na tlačítko šablonu s nastavením uložíte. (obr. 3) - aby se změny uložené v šabloně projevily, musíte opustit IQ sestavu a znovu ji spustit - od této chvíle, kdykoliv spustíte IQ sestavu s šablonou SZ Saldo závazky (vámi vytvořená), stačí klepnout na tlačítko a otevře se rovnou setříděná sestava s daty, která potřebujete vidět - vypněte IQ sestavu, znovu ji spusťte s šablonou SZ Saldo závazky a klepněte na (obr. 4 a 5) Obr. 1 Obr. 3 Obr. 2 Vypněte IQ sestavu a Obr. 4 znovu ji spusťte Obr. 5 Strana 12

13 4) Specialita nastavení klíčování - výřez na obrázku bývá součástí pouze některých IQ sestav (např. IQ pohled na zaklíčovaná data) - nastavení, které provedete v této části okna není možné uložit do šablony a proto je třeba je zadat při dalším spuštění sestavy znovu. Kvůli tomu mají řádky červenou barvu, aby jste na ně nezapomněli. - všimněte si, že některé nadpisy sloupečků mají modrou a zelenou barvu - smysl těchto sloupečků je stejný jak u ostatní modrých/zelených údajů v IQ sestavách - zelené sloupečky - sloupce Klíč OD DO - pokud je vyplníte, sestava zobrazí pouze data zaklíčovaná na uvedený klíč - pozor! údaje nejde uložit do šablony IQ sestavy a jej třeba pokaždé zadat ručně - sloupec Povinný - zobrazí pouze doklady u kterých je vyplněný daný klíč - funguje pouze v případě, že ve stejném řádku je zaškrtnut i sloupeček Zobraz (viz. níže) - příklad: je-li u výkonu zaškrtnuto povinný a zároveň zobraz, sestava ukáže pouze doklady, které jsou zaklíčovány na výkon. - modrý sloupeček - Zobraz - je-li zaškrtnutý, zobrazí v sestavě sloupeček(y) s daným klíčem (viz.obrázek) - pozor! pokud není údaj zaškrtnutý, je vypnuta kontrola Povinný údaj (zelený sloupec - viz. výše) NENÍ zaškrtnuto, nic se nezobrazí JE zaškrtnuto, zobrazí středisko a výkon Strana 13