Nejčastější auditní zjištění u projektů spolufinancovaných z fondů EU

Transkript

1 Nejčastější auditní zjištění u projektů spolufinancovaných z fondů EU MINISTERSTVO FINANCÍ Auditní orgán Ing. David Novák Oddělení Audit OP ŽP

2 Program a. Dopolední blok 9:45-11:30 Úvod do problematiky kontrol projektů Definice pojmů a představení jednotlivých typů auditů a kontrol Představení činnosti Auditního orgánu Definice účelu a zaměření jednotlivých auditů operací b. Přestávka 11:30 12:00 c. Odpolední blok 12:00 13:00 Nejčastější a typová pochybení identifikovaná v oblasti auditů praktické příklady Příčiny chyb, doporučení a prevence d. Dotazy a diskuze 13:00 13:30 2

3 Fondy EU ČR: mld. Kč mld. Kč předpoklad projektů 3

4 Národní orgán pro koordinaci Hierarchie řídicího a kontrolního systému Požadavek je důsledné oddělení řídicí, platební a auditní funkce. Je vytvořen systém vzájemně nezávislých orgánů vykonávajících jednotlivé funkce v rámci implementační struktury fondů EU. Evropská komise Příjemce dotace Evropský úřad pro boj proti podvodům Auditní orgán (MF, odbor 52 - Auditní orgán) Evropský účetní dvůr Platební a certifikační orgán (MF, odbor 55 Národní fond) řídicí orgán a jeho zprostředkující subjekty (vybraná ministerstva, hl. město Praha) ŘO / ZS Nejvyšší kontrolní úřad, OFS 4

5 Fáze programu a projektu Audit AO/EÚD /EK Schválení programu Vyhlášení výzvy ŘO Certifikace ŽoP Příprava projektu a podání žádosti o podporu Příjemce Proplacení ŽoP Hodnocení projektu ŘO Kontrola ZoR a ŽoP ŘO Zprávy o realizaci (ZoR) ŘO Realizace projektu Příjemce Vydán právní akt ŘO 5

6 Kontrola ze strany ŘO versus audit AO Nutno rozlišovat kontrolu ze strany ŘO a audit ze strany AO/MF (často se spojuje, popř. zaměňuje) Kontrola ŘO - primární a nejpodstatnější část kontrolní pyramidy (ten, kdo poskytuje peníze, musí kontrolovat!) Kontroly ŘO předběžné, průběžné a následné tzn. kontroly v rámci celého životního cyklu projektu Audit AO: poté, co dojde k certifikaci výdajů předložených ŘO ze strany PCO ověření správnosti výdajů na vzorku výdajů certifikovaných v předchozím kalendářním roce, tj. ex-post audit nezávislé vyhodnocování účinnosti řídicích a kontrolních systémů jednotlivých OP 6

7 Nařízení v naší působnosti Obecné 1303/13 - čl /12 FN -hlava IV (125) EÚS 1299/13 Kap. III, čl. 12 (výběr operací) Kap. VI (funkce) čl Prováděcí 480/14 p. IV (trail, audit ) 1011/14 vzory (Popis funkcí, zpráva a výrok NAS, závěrka-vii aj.) 207/15 vzorky (AUS-VII, výrok-viii,vkz-ix, prohlášení ŘO aj.) 7

8 EK 8

9 Představení AO Auditní orgán (AO) je funkčně nezávislý auditní subjekt, ustanovený v sekci 04 Finanční řízení a audit, odbor 52 Ministerstva financí, který zajišťuje výkon auditu prostředků Evropské unie s cílem podat ujištění, že předkládané výdaje EK k proplacení jsou legální a řádné. Cílem činnosti AO je ex-post ověření účinnosti řídicích a kontrolních systémů ostatních subjektu implementační struktury EU fondů, zejména řídicích orgánů jednotlivých operačních programů (poskytovatelů dotací). Auditní orgán dává pomyslný palec Evropské komisi na to, že výdaje jsou správné, legální a řádné. Při naplňování cíle postupujeme v souladu s: předpisy EU, pokyny EK předpisy ČR (zákon č. 320/2001 Sb., zákon č. 255/2012 Sb.) mezinárodně uznávanými auditorskými standardy (IIA, INTOSAI, IFAC) vnitřními předpisy AO 9 9

10 Jaké operační programy (OP) pod nás spadají Integrovaný regionální OP INTERREG V-A Česká republika - Polsko OP Podnikání a inovace pro konkurenceschopnost OP Doprava OP Životní prostředí OP Technická pomoc OP Zaměstnanost OP Výzkum, vývoj a vzdělávání OP Praha - pól růstu ČR OP Rybářství

11 Organizační schéma Odbor Auditní orgán 1+4 (11+226) Oddělení Metodickoprávní podpora AO a OP TP 1+25 Oddělení Koordinace a audit EÚS 1+24 Oddělení Koordinace auditů ESIF 1+21 Oddělení Audit OP R a dalších programů 1+17 Oddělení Audit OP D 1+22 Oddělení Audit OP ŽP 1+22 Oddělení Audit IROP 1+22 Oddělení Audit OP PIK 1+21 Oddělení Audit OP VVV 1+24 Oddělení Audit OP Z a OP PRR

12 Představení AO Co neděláme Neauditujeme hospodaření auditované organizace Auditní orgán Interní audit! Nejsme správcem daně Nejsme detektivy a policisty Nejsme nástrojem vyřizování konkurenčního boje Nejsme zodpovědní za odhalování podvodů a trestního jednání 12

13 Hlavní auditní činnost AO Plánování činnosti AO Výkon auditů Reportování EU Ověření ze strany orgánů EU (EK, EÚD) 13

14 Indikativní časová osa auditní práce Do 31/07/N 15/02/N+1 01/07/N-1 30/06/N _ /_ / N Např.: 31/10/N _ /_ / N Např.: 31/12/N Výjimečně: 01/03/N+1 31/05/N+1 účetní období Auditní činnost AO Audit systému Audity operací Konečná žádost o průběžnou platbu CO předloží návrh účetní závěrky ŘO předběžné práce pro Prohlášení řídicího subjektu a Shrnutí výsledků AO předběžné práce pro vydání stanoviska a kontrolní zprávy Audit účetní závěrky Předložení EK: Účetní závěrka + Prohlášení řídicího subjektu + Shrnutí výsledků + Auditní stanovisko + Kontrolní zpráva EK vyhodnotí a schválí účetní závěrku Pokud EK neschválí účetní závěrku a oznámí toto členskému státu CO předloží AO konečný návrh účetní závěrky To(pro připojení zjištění z později ukončených auditů) ŘO předloží AO Prohlášení řídicího subjektu a Shrnutí výsledků AO ukončení prací a vydá auditní stanovisko a kontrolní zprávu 14

15 1. PLÁNOVÁNÍ ČINNOSTI AO 15

16 Plánování činnosti základní dokumenty 1. Auditní strategie pro každý OP schvaluje ředitel AO na požádání předkládána EK je v ní stanovena: metodika auditu způsob výběru vzorků pro audity operací plánování auditu v souvislosti s aktuálním účetním rokem a dvěma následujícími účetními roky zdroje 16

17 Plánování činnosti základní dokumenty 1. Plán auditů zpracováván pololetně pro každý OP, schvaluje ředitel AO obsahuje základní informace o auditech systému, operace a auditu účetní závěrky, tj. zejména: číslo, název a druh auditu auditorský tým auditované osoby plánované zahájení a ukončení auditu u auditu operací též číslo projektu 17

18 Plánování činnosti audity systému Na základě posouzení rizika a výsledků předchozí auditní činnosti Prováděny pravidelně každoročně Pokrývají klíčové požadavky stanovené v příloze IV nařízení (EU) č. 480/2014 Plánovány tak, aby AO v průběhu programového období ověřil veškeré klíčové požadavky (pro ŘO/ZS 8, pro PCO 5) Tematické oblasti ( IS MS2014+, protipodvodná opatření, naplnění milníků) 18

19 Plánování činnosti audity operací není efektivní/možné auditovat všechny projekty (stovky, tisíce projektů) výběr vzorku výběr vzorku je prováděn v ISAO za použití statistické metody MUS základní soubor pro výběr - žádosti o platbu (způsobilé výdaje), které byly v předchozím období certifikované (proplacené EK) velikost vzorku se pohybuje přibližně od operací ročně u každého OP 19

20 Plánování činnosti audit účetní závěrky Zařazen do plánu auditů každoročně Provádění v období listopad roku n až leden roku n+1 20

21 2. VÝKON AUDITŮ 21

22 Výkon auditů Příprava Výkon Výsledek Reporting Monitoring Pověření Prvotní analýza Zahájení Program Analýzy Rozhovory Testování Pozorování Šetření na místě Návrh zprávy Projednání Kontradiktorní řízení Vyhodnocení stanoviska Zpráva Ministr EK ŘO, PCO Sledování plnění opatření k nápravě Follow-up 22

23 2a) AUDIT SYSTÉMU 23

24 Výkon auditů audity systému Účel: Cíl: Ověření účinného fungování řídicího a kontrolního systému OP Zlepšení ŘKS pomocí doporučení, jejichž přijetí sníží rizika vyplývající ze zjištěného stavu Ověření plnění klíčových požadavků Celkový závěr k ŘKS: funguje dobře, jsou třeba pouze malá zlepšení funguje, ale jsou třeba určitá zlepšení funguje částečně, jsou třeba zásadní zlepšení v zásadě nefunguje 24

25 2b) AUDIT OPERACE 25

26 Cíl auditu operace Na vhodném vzorku ověřit legalitu a správnost výdajů vykázaných Komisi, včetně těchto skutečností: Operace byla vybrána v souladu s kritérii výzvy daného OP Soulad realizace projektu s právním aktem (podmínkami poskytnutí dotace) Způsobilost výdajů Soulad realizace projektu s právními předpisy EU a ČR, zejména: Zadávání veřejných zakázek Účetnictví Veřejné podpory Soulad realizace projektu s pravidly pro publicitu Naplnění příslušných indikátorů Aj. 26

27 Audity operací - výběr vzorku ze vzorku (sub sampling) U některých projektů není efektivní/možné auditovat vše (jedna žádost o platbu obsahuje tisíců položek mezd/faktur) Základní soubor pro výběr - žádosti o platbu (způsobilé výdaje), které byly v předchozím roce certifikované ( proplacené EK ) K výběru vzorku se používá stejná metoda vzorkování, jaká byla použita pro výběr vzorku auditovaných projektů (většinou statistická metoda MUS, nikoliv analýza rizik) Výběr probíhá automatizovaně prostřednictvím informačního systému AO 27

28 Výkon auditů audity operací Auditní práce: přezkoumání dokumentace - analýza dat a údajů o projektu v IS (MS2014+) prověření souladu realizace projektu v oblasti: zadávání veřejných zakázek účetnictví veřejné podpory ochrany životního prostřední rovných příležitostí rozhovory s vedením a odpovědnými pracovníky příjemce identifikace rizik auditorská interview 28

29 Základní dokumentace každého EU projektu, kde AO ověřuje soulad Výzva k předkládání žádostí o dotace z daného operačního programu Žádost o dotaci Smlouva o poskytnutí dotace/rozhodnutí o poskytnutí dotace (ŘO vs. příjemce) Pravidla daného OP, tj. podmínky čerpání dotace řídicího orgánu (poskytovatele dotace) - např. pravidla způsobilosti výdajů, pokyny pro realizaci veřejných zakázek atd. Dokumentace výběrových řízení (veřejný zakázek) Účetní doklady a ostatní dokumentace projektu - např. faktury, pracovní smlouvy, stavební deníky, výpisy z bankovního účtu, účetní analytická evidence projektu atp.) Výstup předmětu projektu - např. stavba, dodávky, fotodokumentace, prezenční listiny, publikační materiály apod.) Zpráva o realizaci, Žádosti o platbu (součástí je i soupisky dokladů) Výstupy z kontrol a auditů daného projektu 29

30 Co nás nejvíce zajímá Věcné naplnění cíle projektů (aktivity projektu) Skutečnost, zda byl projekt vybrán v souladu s pravidly pro daný program Účetnictví projektu Způsobilost výdajů z pohledu pravidel programu Uchování dokladů, tzv. audit trail Veřejné zakázky Veřejná podpora Výsledky jiných kontrol 30

31 Způsobilost výdajů Při auditu operací se ověřuje, zda je výdaj způsobilý. Pokud byl výdaj proplacen příjemci a následně se zjistí, že není způsobilý, jedná se o pochybení a toto zjištění vede k vzniku nesrovnalosti. Způsobilým může být obecně uznán výdaj, který: I. Byl vynaložen v souladu s evropskou a českou legislativou a s pravidly operačních programů. II. Je přiměřený a vynaložen v souladu s principy hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. III. Vznikl a byl příjemcem skutečně uhrazen po počátečním datu způsobilosti. IV. Je identifikovatelný, prokazatelný a doložitelný příslušnými účetními doklady. 31

32 Finanční opravy Za pochybení ve VZ: Sazebník poskytovatele dotace dle právního aktu Rozhodnutí Komise C(2013) 9527 ze dne , kterým se stanoví a schvalují pokyny ke stanovení finančních oprav, jež má Komise provést u výdajů financovaných Unií v rámci sdíleného řízení v případě nedodržení pravidel pro zadávání veřejných zakázek (ve znění oprav) Systémová pochybení: Rozhodnutí Komise (2011)7321 ze dne (2011)7321 o schválení pokynů k zásadám, kritériím a orientačním měřítkům, jež se mají uplatňovat při finančních opravách, které provádí Komise podle článků 99 a 100 nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 ze dne 11. července 2006 (dříve) čl. 31 nařízení č. 480/2014 (nyní) Auditní orgán při posuzování závažnosti případných zjištění vychází také z praxe EK, EÚD, ÚOHS, ale i z rozsudků Evropského soudního dvora a národních soudů. 32

33 Extrapolace (projekce chyb z auditu operací) Auditované výdaje Projektované chyby na neauditovanou část populace Chyby ve vzorku Populace certifikovaných výdajů Finanční korekce v případech kdy je chybovost ve vzorku nad 2% 33

34 Dopad extrapolace Doplňkový vzorek Výpočet zbytkového rizika Výrok auditora Bez výhrad S výhradou Záporný výrok Odmítnutí výroku Parametry pro další účetní období 34

35 2c) AUDIT ÚČETNÍ ZÁVĚRKY 35

36 Výkon auditů audit účetní závěrky Cíl: poskytnout přiměřenou jistotu, pokud jde o úplnost, přesnost a pravdivost částek vykázaných v účetních závěrkách Přihlíženo k výsledkům auditů systému provedených u PCO a ŘO, k výsledkům auditů operací a výsledkům auditů provedených ze strany EK a EÚD Výrok k účetní závěrce: bez výhrad s výhradou záporný výrok odmítnutí výroku 36

37 Vazby mezi audity systému, operací a účetní závěrky pro výrok auditora za dané účetní období Audit systému ovlivňuje velikost vzorku operací Audit systému Počty, zaměření Podněty, parametry Audit operací Využití výsledků i v rámci vyjádření k ÚZ Operace potvrzují / vyvracejí hodnocení přiměřenosti a účinnosti/spolehlivosti ŘKS, které je výsledkem auditů systému a jsou podkladem pro upřesnění plánovaných auditů systému Audit účetní závěrky Využití výsledků i v rámci vyjádření k ÚZ 37

38 3) REPORTING 38

39 Výroční kontrolní zpráva VKZ obsahuje: hlavní zjištění auditů, včetně zjištění ohledně nedostatků v systémech řízení a kontroly navrhovaná a provedená nápravná opatření Předložení EK do roku n+1, EK může termín posunout do n+1 na základě žádosti Předkládá se společně s Výrokem auditora 39

40 Výrok 2. krok 1. krok 40

41 Výrok auditora Potvrzuje, zda: účetní závěrka podává věrný a poctivý obraz jsou výdaje, o jejichž úhradu byla EK požádána a které jsou vykázány v účetní závěrce, legální a správné zavedený systém řízení a kontroly funguje řádně Předložení EK do roku n+1, EK může termín posunout do n+1 na základě žádosti Typy výroku: bez výhrad s výhradou záporný 41

42 4) OVĚŘENÍ ZE STRANY ORGÁNŮ EU 42

43 Ověření ze strany EK V průběhu roku může EK, EÚD realizovat auditní mise (audity operací) v členských státech Pravidelně je po zaslání VKZ a Výroku auditora EK konána tzv. Fact Finding Mission k vyjasnění nejasností a následně Annual Coordination Meeting EK může VKZ a Výrok auditora: akceptovat akceptovat s výhradou neakceptovat 43

44 Přestávka? Oběd? 44

45 AUDITNÍ ČINNOST AO - výsledky 45

46 Počty auditů provedených Auditním orgánem u OP, které mají řídicí orgán na území ČR Provedené audity operací za programové období za ESF, ERDF, CF, EFF (celkem 4270) Provedené audity systému za programové období za ESF, ERDF, CF, EFF (celkem 444)

47 Stav k Auditní orgán v programovém období (roky ) Certifikovaná hodnota Auditovaný objem Nezpůsobilé výdaje Extrapolované nezpůsobilé výdaje Certifikovaná hodnota v mil. Kč Auditovaný objem v mil. Kč Nezpůsobilé výdaje v mil. Kč Extrapolované nezpůsobilé výdaje v mil. Kč 47

48 mil. Kč mil. Kč 1 800,00 Kč 1 600,00 Kč 1 400,00 Kč 1 200,00 Kč Identifikované nedostatky ve finančním vyjádření (v mil. Kč) za ESF, ERDF, CF, EFF 1 134, , , , , ,00 Kč 800,00 Kč 600,00 Kč 400,00 Kč 200,00 Kč 0,00 Kč 44,08 390, Auditní orgán provedl audity operací na projektech ve výši 249,633 mld. Kč, přičemž identifikoval nedostatky ve výši 7,609 mld. Kč (3,05 %). Celkově byly vykázány EK prostředky ve výši 992,8 mld. Kč (28,63 %). V 65,76% auditech operací nebylo identifikováno žádné zjištění s finančním dopadem ,00 Kč ,00 Kč ,00 Kč ,00 Kč ,00 Kč ,00 Kč ,00 Kč Celk. certif. hodnota v mil. Kč za ESF, ERDF, CF, EFF 0,00 Kč , , , , , , ,

49 Dopady identifikovaných zjištění Nedostatky jsou uváděny ve zprávách o auditu (zprávy ze systém. auditů jsou předávány EK do SFC). Závažná zjištění mohou mít dopad na výrok o funkčnosti ŘKS a vést v konečném důsledku k pozastavení certifikace PCO/průběžných plateb EK. Obnovení certifikace ze strany PCO/průběžných plateb ze strany EK je podmíněno plněním akčních plánů ŘO/ZS a jeho ověřením v rámci auditů systémů/operací ze strany AO 49

50 PŘEHLED NEJČASTĚJŠÍCH ZJIŠTĚNÍ 50

51 Identifikované nedostatky v roce 2016 dle četnosti ESF, ERDF, CF, EFF za období Chybějící, neúplné dokumenty; 46; 7% Neodůvodněný/ nezpůsobilý výdaj; 77; 11% Pracovní smlouvy, pracovní výkazy, mzdy, Kontrolní činnost platy; 32; 5% (např. nedostatečná řídicí kontrola); 26; 4% Jiné; 58; 9% Ostatní; 18; 3% Pokles absolutní výše nezpůsobilých výdajů Pravidla pro projekty generující příjmy; 11; 2% Příjemci stále dělají stejné typové chyby Archivace (plnění povinnosti uchovávat dokumentaci související s realizací projektu); 7; 1% Neplnění monitorovacích ukazatelů indikátorů 1% Neplnění monitorovacích ukazatelů indikátorů ; 5; 1% Pravidla 3E; 5; 1% Nedodržení termínů (např. výzvy); 3; 0% Pravidla pro veřejné zakázky; 419; 61% Pravidla pro veřejnou podporu; 8; 1% Jiné právní předpisy ; 11; 2% Podezření na trestný čin; 3; 0% Účetnictví; 11; 2% 51

52 Stav k Identifikované nedostatky dle finančního vyjádření v % dle četnosti za ESF, ERDF, CF, EFF za období % 90% 80% 70% 2% 8% 5% 1% 12% 3% 2% 7% 20% 17% 3% Ostatní + Zůstatek Archivace (plnění povinnosti uchovávat dokumentaci související s realizací projektu) Chybějící, neúplné dokumenty 60% 50% Účetnictví 40% 87% 72% 78% 74% Pracovní smlouvy, pracovní výkazy, mzdy, platy 30% Trestný čin - podezření 20% 10% Neodůvodněný/ nezpůsobilý výdaj 0% Pravidla pro veřejné zakázky 52

53 Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací (I.) A. Způsobilost výdajů nesoulad mezi předloženou fakturací a zjištěnou skutečností: proplácení nevykonané práce/nedodaného zboží nesoulad zápisů ve stavebním deníku s fakturací způsobilých výdajů dodávky před/po datu způsobilosti neprokázání existence a vlastnictví aktiva osobní náklady a jejich alokace na projekt (neúplné/chybějící pracovní smlouvy, výkazy práce, ) chyby v pracovněprávních vztazích a porušení zákoníku práce (práce déle než 12 hodin denně, uzavření více smluv na stejný druh práce) vícenásobné uplatnění výdajů dvojí financování ceny v projektu neodpovídají tržním cenám (předražené EU projekty) položky snižující způsobilé náklady (smluvní pokuty, nevykazování úroků na projektových účtech) 53

54 Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací (II.) B. Způsobilost projektu/naplnění stanovených cílů cíl projektu se neshoduje s cílem oblasti podpory nefunkční projekt projekt slouží jinému než schválenému účelu nedodržení podmínek udržitelnosti projektu a nezajištění udržitelnosti C. Publicita nedostatečná publicita na tištěných materiálech projektu neuvedení odkazu na financování z EU (produkty pořízené v rámci projektu neopatřeny logem OP) D. Účetnictví není vedeno oddělené účetnictví špatné zaúčtování položky Zaúčtování a úhrada investic jako neinvestice (např. software zaúčtován jako služba) 54

55 Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací (III.) E. Dostupnost podkladů pro audit nepředložení kompletní dokumentace projektu odepření vstupu do prostor příjemce nedostupnost dat F. Veřejné zakázky G. Veřejná podpora chybí motivační účinek naplnění znaků nedovolené VP 55

56 VZ - zobecnění nejčastějších pochybení I. diskriminační a nepřiměřené kvalifikační předpoklady - ve vztahu k druhu, rozsahu a složitosti předmětu veřejné zakázky neopodstatněné nebo nepřiměřeně přísné; nevhodné nastavení kritérií pro hodnocení nabídek a netransparentní hodnocení, např. nedostatečná specifikace hodnotících kritérií, nedostatečně a nejednoznačně popsán způsob hodnocení v rámci subkritérií, nedostatečně zdokumentovaný způsob hodnocení nabídek podle vah zkrácení lhůt pro podání nabídky nedostatečná archivace dokumentů 56

57 VZ - zobecnění nejčastějších pochybení II. provedení podstatných změn po uzavření smlouvy, např. posunutí termínu dodání/realizace předmětu zakázky bez objektivních příčin; neuplatnění smluvních pokut za pozdní dodání předmětu zakázky v souladu s uzavřenou smlouvou; změna podmínek smlouvy s vybraným uchazečem po ukončení VZ (cena, povaha prací, lhůty pro dokončení, platební podmínky, použité materiály, rozšíření/zúžení předmětu plnění), která by měla vliv na hodnocení nebo okruh uchazečů) neoprávněné využití jednacího řízení bez uveřejnění chybný postup při zadávání dodatečných stavebních prací, nových stavebních prací a změn předmětu díla; neoprávněné využití JŘBU pro zadání víceprací nutná ekonomická či technická souvislost 57

58 VZ - zobecnění nejčastějších pochybení III. umělé rozdělení zakázky / slučování vzájemně nesouvisejících předmětů plnění VZ nevyřazení/neoprávněné vyřazení nabídky nesprávná specifikace, popř. nedostatečné vymezení předmětu plnění (značky, názvy, detailní technická specifikace) přenechání administrace veřejné zakázky externímu subjektu bez dostatečné kontroly zadavatele 58

59 VZ - zobecnění nejčastějších pochybení IV. nezveřejnění předběžného oznámení/oznámení o zakázce nedostatečná doba k opatření zadávací dokumentace kritéria pro výběr se nevztahují k předmětu zakázky a nejsou mu úměrná nedostatek transparentnosti nebo rovného zacházení při hodnocení dodatečné práce nebo služby překračující limit stanovený v příslušných ustanoveních volba špatného (jiného) typu zadavatele a druhu řízení (porušení limitů) nedoložení způsobu stanovení předpokládané hodnoty VZ chybějící/nedostatečné odůvodnění VZ 59

60 VZ - zobecnění nejčastějších pochybení V. nedodržení lhůt v zadávacím řízení neposkytnutí dodatečných informací k zadávacím podmínkám porušení zásady rovného zacházení s uchazeči (vyloučení/možnost doplnění dokumentace jen některým) otevírání obálek neproběhlo ihned po lhůtě pro podání nabídek akceptace nabídek podaných po lhůtě pro podání nabídek akceptovaná nabídka neobsahující povinné náležitosti dle zákona neumožnění doplnění formálních náležitostí nabídky (vysvětlení, doplnění) složení komise neodpovídá zákonu (počet členů, za každého člena náhradník, odborná či zvláštní způsobilost, usnášeníschopnost, nepodjatost) 60

61 VZ - zobecnění nejčastějších pochybení VI. vyloučení dodavatele pro zjevné početní chyby bez vlivu na cenu nevyloučení dodavatele při nesplnění požadavků zákona, právních předpisů či požadavků stanovených v zadávací dokumentaci nevyžádání si písemného zdůvodnění mimořádně nízké nabídkové ceny nedodržení lhůt pro odeslání oznámení o výběru nejvhodnější nabídky a uzavření smlouvy nedostatky v oznámení o výsledku zadávacího řízení střet zájmů podvod 61

62 Databáze auditních zjištění V rámci PO identifikováno (horizontální) riziko Nejednotný výklad kontrolních a auditních orgánů k veřejným zakázkám Přijatá opatření: Databáze auditních zjištění I o o V MS zveřejněno (zatím) 100 rozsudků/rozhodnutí v oblasti veřejných zakázek Přístupné pro ŘO a příjemce Databáze auditních zjištění II o V MS2014+ budou průběžně zveřejňována zjištění AO o Přístupné pouze pro ŘO 62

63 Příklad z praxe: Nedostatky ve veřejných zakázkách Dělení předmětu zakázek obdobného, spolu souvisejícího plnění, zadávaného v jednom účetním období (PO ) 1. Zadavatel realizoval VZMR I. kategorie formou přímého zadání na Zpracování žádosti o dotaci projektu A 2. Auditorský tým mj. na základě údajů z informačního systému Monit7+ zjistil, že zadavatel realizoval další VZMR I. kategorie formou přímého zadání na Zpracování žádosti o dotaci projektu B 3. Součet předpokládaných hodnot obou zakázek převyšoval limit pro VZMR I. kategorie 4. Smlouvy o dílo byly uzavřené v jednom účetním období 5. U obou zakázek byla shledána věcná, místní a časová souvislost 6. Došlo k porušení Závazných postupů pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU - aplikována finanční oprava 25% 63

64 Příklad z praxe: Nedostatky ve veřejných zakázkách Změna zadávacích podmínek v důsledku podstatné změny smlouvy dodatkem měnícím podmínky uplatnění smluvní pokuty za prodlení s dodávkou 1. Zadavatel v zadávací dokumentaci (závazném vzoru kupní smlouvy) stanovil, že je oprávněn, v případě prodlení s dodávkou, požadovat smluvní pokutu 0,03% z příslušné ceny dodávky za každý den prodlení 2. Zadavatel podmínil dodání předmětu zakázky tím, že předmět zakázky musí být výrobně ukončen, řádně odzkoušen a předán spolu s předepsanými průkazy způsobilosti 3. O zadávací dokumentaci požádalo 6 uchazečů, nabídku podal 1 uchazeč 4. Zadavatel v průběhu realizace zakázky uzavřel s dodavatelem dodatek ke Smlouvě, ve kterém bylo dodatečně stanoveno, že Kupující nemůže po prodávajícím požadovat smluvní pokutu za dobu, kdy bude předmět zakázky dodán, ale provozován ve zkušebním provozu 5. Auditorským týmem bylo vyhodnoceno, že dodavatel byl zvýhodněn, protože nemusel hradit smluvní pokutu, ačkoliv nesplnil původní zadávací podmínky, tj. předání dodávky včetně souvisejících průkazů technické způsobilosti (předmět zakázky provozovaný ve zkušebním provozu neměl vydaný průkaz způsobilosti) 6. V daném případě nešlo vyloučit, že kdyby ostatní uchazeči věděli, že po nich zadavatel nebude požadovat smluvní pokutu v případě předání předmětu zakázku ve zkušebním provozu, podali by nabídku a jejich nabídka by mohla být ekonomicky výhodnější než nabídka vybraného uchazeče 64

65 Příklad z praxe: Nedostatky ve veřejných zakázkách Zadávání dodatečných stavebních prací v rozporu se ZVZ (nesprávné použití jednacího řízení bez uveřejnění) 1. Zadavatel (příjemce dotace) předložil v průběhu auditu Změnové listy a Dodatek k Příkazní smlouvě 2. Popis a zdůvodnění změny na stoce B je nutné revizní kanalizační šachty kompletně rekonstruovat z důvodu havarijního stavu šachet, není možné je sanovat. Takto bylo dohodnuto na základě pochůzky s projektantem a TDI 3. Příjemce dotace v průběhu auditu konstatoval, že projekt pro stavební povolení byl zpracován v roce 2009, dopracování dokumentace pro zadávací řízení bylo provedeno v říjnu 2013, výběr zhotovitele proběhl v roce Technický stav stávajících šachet, které jsou skryté, je velmi složitý a bez provedení kopané sondy prakticky nemožný 4. Reakce auditorského týmu z fotodokumentace předložené k Oznámení změny je patrné, že revizní šachty se nacházely na ploše kryté zámkovou dlažbou, kdy horní část šachty se nachází na úrovni terénu, příjemce tak mohl ověřit stav šachet odkrytím zámkové dlažby před zpracováním zadávací dokumentace 5. Auditoři konstatovali, že zadavatel v uvedeném případě porušil ustanovení 23 odst. 7 písm. a) ZVZ tím, že potřeba dodatečných stavebních prací nevznikla v důsledku objektivně nepředvídaných okolností 65

66 Příklad z praxe: Nedostatky ve veřejných zakázkách Diskriminační kvalifikační předpoklady 1. VZMR na poradenskou činnost při přípravě zajištění financování ze zdrojů EU finanční a technický kvalifikační předpoklad: a. Seznam minimálně 10 získaných Registračních listů v rámci OPŽP na zpracování žádosti o dotaci z oblasti prioritní osy 1 Výběrového řízení se tedy nemohli zúčastnit uchazeči, kteří mají zkušenosti se zpracováním žádosti o dotaci, ale dosud nezpracovali žádost v OPŽP, v prioritní ose 1 b. Požadovaný obrat ,-- Kč/účetní období Při předpokládané době realizace veřejné zakázky 49 měsíců (tedy cca 2 roky) a předpokládané hodnotě zakázky ve výši ,-- Kč činil požadovaný obrat dvacetinásobek přepočtené roční výše předpokládané hodnoty zakázky 2. VZ na stavební práce (zateplení VŠ kolejí) technický kvalifikační předpoklad a. Seznam významných služeb poskytnutých dodavatelem rekonstrukce budov pro školství, administrativu či laboratoře Zateplování budov je unifikovaný technologický proces aplikovaný nezávisle na druhu budovy co do účelu jeho použití Omezením druhu požadovaných referencí zadavatel diskriminačním způsobem omezil okruh uchazečů 66

67 Příklad z praxe: Nedostatky ve veřejných zakázkách Nevyřazení nabídky, která nesplňovala zadávací podmínky 1. Zadavatel v zadávací dokumentaci mj. uvedl, že uchazeč stanoví nabídkovou cenu celou částkou na základě ocenění jednotlivých položek uvedených ve výkazu výměr. K ocenění položek je uchazeč povinen použít výkaz výměr uvedený v zadávací dokumentaci. 2. Jednou z položek k ocenění ve výkazu výměr bylo ocenění rezervy ve výši 7% 3. V rámci dodatečných informací zadavatel upřesnil, že rezerva ve výši 7% bude oceněna z celkové ceny díla bez DPH 4. Auditorský tým provedl analýzu zpracovaných nabídek jednotlivých uchazečů a dospěl k závěru, že vítězný uchazeč nepostupoval při zpracování nabídkové ceny podle pokynů zadavatele, neboť rezervu nevypočetl z celkové ceny díla bez DPH, ale jen z její části 5. Zadavatel, resp. jím jmenovaná hodnotící komise, při posouzení a hodnocení nabídek nedodržel 76 odst. 1 ZVZ 6. Jako nedůvodná byla odmítnuta námitka příjemce dotace, že hodnotící komise předpokládala, že nabídky uchazečů budou zpracované v souladu se zadávací dokumentací, neboť v zadávacích řízeních je požadováno po uchazečích čestné prohlášení, že se uchazeč seznámil se soutěžními podmínkami a že je respektuje 67

68 Příklad z praxe: Nedostatky ve veřejných zakázkách Netransparentní hodnotící kritéria 1. Zadavatel u VZ na služby Geologické práce pro hydrogeologický průzkum stanovil tato hodnotící kritéria: a. výše nabídkové ceny 60% b. metodické postupy pro řešení jednotlivých aktivit 40% u tohoto dílčího hodnotícího kritéria stanovil subkritéria: detailnost navrhovaného řešení 15% vhodnost a hospodárnost řešení pro jednotlivé oblasti 35% variantnost řešení 20% komplexnost řešení 30% k uvedenému dílčímu hodnotícímu kritériu bylo podáno 10 žádostí o dodatečné informace 2. Auditorský tým konstatoval, že zadavatel uvedl jednotlivé parametry hodnocení neurčitě a nejednoznačně, nebyla dodržena zásada transparentnosti 68

69 Příklad z praxe: Nedostatky mimo oblast veřejných zakázek Nedoložení způsobilosti výdaje 1. V rámci ověření / posouzení způsobilosti výdajů zahrnutých příjemcem do Soupisky účetních dokladů a uhrazených z dotace bylo auditorským týmem zjištěno, že součástí podrobných položkových rozpočtů, které byly přílohou dokladů (faktur za provedené stavební práce), je mj. položka Poplatek za skládku (zemina s kameny / hlušina / výkopová zemina, dále také odpad ) v celkové výši ,-- Kč. 2. K prokázání oprávněnosti proplacení části dotčených výdajů z dotace auditorský tým požádal příjemce o doložení dokladu / dokladů o faktickém uložení odpadu na konkrétní, k tomu účelu určenou skládku, a to ve vztahu k fakturovanému období a konkrétnímu množství (měrným jednotkám). 3. Příjemce reagoval takto - investor požádal zhotovitele o dodání vážních lístků. Tyto zhotovitel neposkytl, vysvětlení podává v příloze č. 1. Zemní práce, které jsou předmětem kontroly, byly vyfakturovány v souladu se smlouvou o dílo a nabídkovým rozpočtem. Veškerá odvezená zemina, co do množství a zatřídění, byla ze strany investora zkontrolována. K této problematice byla na stavbě provedena veškerá zaměření a fotodokumentace. Ve zmíněné příloze č. 1 zhotovitel stavby k řešené problematice uvedl: Obecně u zemních prací, zhotovitel uvádí, že přebytečný výkopek zlikvidoval v souladu se zákonem o odpadech č Vzhledem k tomu, že příjemcem nebyly doloženy ve vztahu k řešené problematice žádné průkazné a věrohodné doklady, je část výdajů spojených s položkou Poplatek za skládku nezpůsobilá k proplacení z dotace. 69

70 Příklad z praxe: Nedostatky mimo oblast veřejných zakázek Účelová tvorba souboru movitých věcí 1. Auditorským týmem byl v průběhu auditu identifikován rozdíl mezi účtováním typově shodného majetku Majetek pořizovaný z dotace = odpisy Majetek pořizovaný z vlastních prostředků = přímo do nákladů 2. V auditovaném OP byl jako nezpůsobilý výdaj definován mj. drobný hmotný majetek 70

71 Podvody v EU fondech v oblasti řízení operačních programů zvýhodnění při nastavení podmínek čerpání (výzvy) netransparentní hodnocení a přidělování dotací proplácení prostředků bez doložení dokladů činnost příjemců dotačních prostředků fingování vlastních zdrojů žadatele (fiktivní půjčky, nadhodnocení projektu, vydávání dotace za vlastní prostředky) předkládání padělaných dokumentů (stavební povolení, bankovní výpisy, nájemní smlouvy, faktury, dodací listy, potvrzení o bezdlužnosti, ) předstírání investic k zakoupení nových technologií podvody v rámci výběrových/zadávacích řízení na dodavatele realizace projektu deklarace neprovedených prací či služeb zastírání skutečného účelu dotace 71

72 Podezření na podvod, střet zájmu Příklad z praxe: reference vítězného uchazeče na jednu z požadovaných referenčních staveb vystavena jednatelkou zadavatele, která byla zároveň členkou hodnotící komise (= propojenost osob, střet zájmu) Stavby, kterými uchazeč prokazoval splnění technických kvalifikačních předpokladů, buď vůbec neexistovaly, nebo se jednalo o jiný typ stavby nebo byly realizovány za mnohem nižší cenu 72

73 Hlavní problémové typy veřejných zakázek ICT zakázky stavební práce, zejména změny předmětu díla, dodatečné a nové práce liniové stavby propagační a podobné služby v rámci tzv. měkkých projektů zakázky na pořízení vysoce specializovaných dodávek a služeb ve zdravotnictví 73

74 Trendy v oblasti veřejných zakázek Činnost AO nezachycení aktuálních trendů, neboť audity jsou prováděny až po certifikaci výdajů EK, tj. několik let zpětně po realizaci dané veřejné zakázky Obecně lze zaznamenat zejména zjednodušování nastavení kvalifikačních a hodnotících kritérií ve snaze zadavatelů vyhnout se komplikacím v souvislosti s následnou (často několikanásobnou) kontrolou. Soutěžení pouze na cenu. Větší znalosti zadavatelů. Poučení z rozhodovací praxe zapojených subjektů (EK, AO, ÚOHS, soudy atp.) 74

75 Rizikové oblasti z pohledu AO Dokládání vlastnické struktury uchazečů: 122 ZZVZ: zadavatel zjistí údaje o skutečném majiteli dodavatele (právnické osoby) před podpisem smlouvy (od , novela zákona č. 253/2008 AML zákon ) i žadatelů o dotaci. Střet zájmu bude posuzován řídicími orgány i AO za pomoci veřejně dostupných údajů, s využitím systému ARACHNE (či jiného obdobného systému). Změny související s přijetím zákona č. 134/2016 Sb. o zadávání veřejných zakázek zejména změny v oblasti hodnocení, vertikální a horizontální spolupráce, změny závazků ze smluv, hodnoty nabídek mají nově vliv i na možnou nově vzniklou povinnost zadávacího řízení 75

76 Co všechno musí příjemce zvládnout pro úspěšnou realizaci projektu? Zaúčtování Inventarizace a evidence majetku Účetní doklady a jejich přílohy ŘKS Udržitelnost Naplnění předmětu a cílů projektu Způsobilost výdaje Finanční část projektu Finanční opravy a nesrovnalosti Výběr projektu Účel a cíl projektu Indikátory a jejich naplnění Fyzická realizace Obecná část projektu Způsobilost výdaje Horizontální témata Publicita Veřejná podpora Inventury Veřejné zakázky Příjmy z projektu Stavba a stavební práce Více a méně práce Zadání VZ Nabídky Proces VZ

77 Příčiny chyb Příčiny chyb ze strany AO 77

78 Doporučení Doporučení ze strany AO 78

79 Jak k prevenci přispíváme? Prevence ze strany AO 79

80 Otázky a komentáře??? 80

81 Něco na závěr Transparentnost je náš cíl Transparentnost je náš cíl

82 Děkuji za pozornost Ministerstvo financí Odbor 52 - Auditní orgán Sídlo Letenská 15, Praha 1 Pracoviště Politických vězňů 11, Mánesova 3a, České Budějovice ID datové schránky xzeaauv david.novak@mfcr.cz 82