Audity nejčastější zjištění u auditů operací v oblasti veřejných zakázek a realizace

Transkript

1 Audity nejčastější zjištění u auditů operací v oblasti veřejných zakázek a realizace Auditní orgán MINISTERSTVO FINANCÍ Jihlava Jiří Frýdecký Milan Puszkailer

2 Představení Auditního orgánu Auditní orgán (AO)? [funkčně nezávislý auditní subjekt] Úloha AO? [čl. 127 nařízení (ES) č. 1303/2013] Cílem činnosti AO? je ověření účinnosti řídicích a kontrolních systémů ostatních subjektů implementační struktury EU fondů, zejména řídicích orgánů jednotlivých operačních programů (poskytovatelů dotací). Auditní orgán dává pomyslný palec Evropské komisi na to, že výdaje jsou správné, legální a řádné. Při naplňování cíle postupujeme v souladu s: předpisy EU, pokyny EK předpisy ČR (zejm. zákon č. 320/2001 Sb., zákon č. 255/2012 Sb.) mezinárodně uznávanými auditorskými standardy (IIA, INTOSAI, IFAC) vnitřními předpisy AO (metodické pokyny a metodické informace) 2

3 Jaké operační programy (OP) pod nás spadají? Integrovaný regionální OP (IROP) OP Podnikání a inovace pro konkurenceschopnost (OP PIK) OP Doprava (OP D) OP Životní prostředí (OP ŽP) OP Technická pomoc (OP TP) OP Zaměstnanost (OP Z) OP Výzkum, vývoj a vzdělávání (OP VVV) OP Praha - pól růstu ČR (OP PPR) OP Rybářství (OP R) OP Evropská územní spolupráce AO pro program INTERREG V-A ČR-Polsko a člen skupiny auditorů pro další programy přeshraniční, nadnárodní a meziregionální spolupráce 3

4 Kontrola ze strany ŘO versus audit AO Nutno rozlišovat kontrolu ze strany ŘO a audit ze strany AO/MF (často se spojuje, popř. zaměňuje) Kontrola řídicího orgánu (ŘO): primární a nejpodstatnější část kontrolní pyramidy (ten, kdo poskytuje peníze, musí kontrolovat, 100% ověření projektů) kontroly ŘO předběžné, průběžné a následné tzn. kontroly v rámci celého životního cyklu projektu Audit Auditního orgánu (AO): poté, co ze strany Platebního a certifikačního orgánu (PCO) dojde k certifikaci výdajů předložených ŘO ověření správnosti výdajů na vzorku výdajů certifikovaných v předchozím kalendářním roce, tj. ex-post audit nezávislé vyhodnocování účinnosti řídicích a kontrolních systémů jednotlivých programů 4

5 Metodický a právní rámec auditů a řízení programů Evropská legislativa a metodika Nařízení EP, Rady, EK Pokyny EK Rozhodnutí EK, Směrnice EU Národní legislativa a metodika Koncepce jednotného metodického prostředí NOK Národní legislativa (např. zákon o finanční kontrole, kontrolní řád, ZVZ, ZZVZ, zákon o účetnictví, stavební zákon) 5

6 Hlavní auditní činnosti AO 1. Plánování činnosti (pro každý OP) - AUS, plán auditů, výběr vzorku 2. Výkon auditů (příprava, výkon, reporting/monitoring) - systému (ověření fungování ŘKS) - operace (legalita a správnost výdajů) - účetní závěrky (úplnost, přesnost a pravdivost) 3. Reporting (do roku n+1) - Výroční kontrolní zpráva a Výrok auditora 4. Ověření ze strany EK (každoroční) - Fact Finding Mission - TAC, Homologue Group Meeting aj. - ACM EK a AO 6

7 Základní dokumentace každého EU projektu, kde AO ověřuje soulad výzva k předkládání žádostí o dotace z daného programu žádost o dotaci vč. příloh smlouva o poskytnutí dotace/rozhodnutí o poskytnutí dotace Pravidla daného Programu, tj. podmínky čerpání dotace řídicího orgánu (poskytovatele dotace) - např. pravidla způsobilosti výdajů, pokyny pro realizaci veřejných zakázek, atd. Dokumentace k veřejným zakázkám Účetní doklady a ostatní dokumentace projektu - např. faktury, pracovní smlouvy, stavební deníky, výpisy z bankovního účtu, účetní analytická evidence projektu, ) Výstup předmětu projektu - např. stavba, dodávky, fotodokumentace, prezenční listiny, publikační materiály, Zpráva o realizaci/o průběhu, Žádosti o platbu (součástí je i soupiska dokladů) Výstupy z kontrol a auditů daného projektu 7

8 Případy z praxe: ověřování dokumentace k projektům 8

9 Případné finanční opravy Za pochybení ve VZ: Sazebník poskytovatele dotace dle právního aktu rozhodnutí Komise C(2013) 9527 ze dne , kterým se stanoví a schvalují pokyny ke stanovení finančních oprav, jež má Komise provést u výdajů financovaných Unií v rámci sdíleného řízení v případě nedodržení pravidel pro zadávání veřejných zakázek (ve znění oprav tj. Rozhodnutí Komise C(2014) 7372 ze dne Oprava rozhodnutí Komise C(2013) 9527) Aktualizace pokynu ze strany EK v návaznosti na nové směrnice, platnost od , C(2019) 3452 Auditní orgán při posuzování závažnosti případných zjištění vychází také z praxe EK, EÚD, ÚOHS, ale i z rozsudků Evropského soudního dvora a národních soudů. 9

10 Vazby mezi audity systému, operací a účetní závěrky pro výrok auditora za dané účetní období výsledky auditu systému ovlivňují velikost vzorku operací Audit systému Počty, zaměření Podněty, parametry Audit operací Využití výsledků i v rámci vyjádření k účetní závěrce Audity operací potvrzují, popř. vyvracejí hodnocení přiměřenosti a účinnosti (spolehlivosti) řídicího a kontrolního systému (které je výsledkem auditů systému) a jsou podkladem pro upřesnění plánovaných auditů systému Audit účetní závěrky Využití výsledků i v rámci vyjádření k účetní závěrce 10

11 VÝSLEDKY ČINNOSTI AUDITNÍHO ORGÁNU 11

12 Počet nedostatků v letech a finanční dopad rok 2017_Oblasti porušení Počet Finanční dopad Veřejné zakázky ,78 Kč Veřejná podpora 2 - Kč Projekty generující příjmy ,90 Kč Chybějící podkladové informace nebo dokumentace 2 - Kč Nezpůsobilý projekt ,13 Kč Chyby v účetnictví a výpočtu na úrovni projektu ,00 Kč Ostatní nezpůsobilé výdaje ,58 Kč Správné finanční řízení (3E, řádný hospodář) 1 - Kč Celkový součet ,39 Kč rok 2018_Oblasti porušení Počet Finanční dopad Veřejné zakázky ,24 Kč Veřejná podpora ,00 Kč Chybějící podkladové informace nebo dokumentace ,70 Kč Chyby v účetnictví a výpočtu na úrovni projektu 1 - Kč Ostatní nezpůsobilé výdaje ,52 Kč Celkový součet ,46 Kč 12

13 Nejčastější pochybení dle finančních objemů rok Počet Součet Nezpůsobilý projekt ,13 Kč Projekty generující příjmy ,90 Kč Ostatní nezpůsobilé výdaje ,10 Kč Veřejná podpora ,00 Kč Veřejné zakázky ,02 Kč Chybějící podkladové informace nebo dokumentace ,70 Kč Chyby v účetnictví a výpočtu na úrovni projektu ,00 Kč Správné finanční řízení (3E, řádný hospodář) 1 - Kč 13

14 Nejčastější pochybení dle četnosti rok Počet Součet Ostatní nezpůsobilé výdaje ,10 Kč Veřejné zakázky ,02 Kč Chybějící podkladové informace nebo dokumentace ,70 Kč Nezpůsobilý projekt ,13 Kč Veřejná podpora ,00 Kč Chyby v účetnictví a výpočtu na úrovni projektu ,00 Kč Projekty generující příjmy ,90 Kč Správné finanční řízení (3E, řádný hospodář) 1 - Kč 14

15 Dopady identifikovaných zjištění Nedostatky jsou uváděny ve zprávách o auditu (zprávy ze systém. auditů jsou předávány EK do SFC). Závažná zjištění mohou mít dopad na výrok o funkčnosti ŘKS a vést v konečném důsledku k pozastavení certifikace PCO/průběžných plateb EK. Obnovení certifikace ze strany PCO/průběžných plateb ze strany EK je podmíněno plněním akčních plánů ŘO/ZS a jeho ověřením v rámci auditů systémů/operací ze strany AO 15

16 NEJČASTĚJI IDENTIFIKOVANÁ POCHYBENÍ Z AUDITŮ OPERACÍ 16

17 Nejčastější oblasti identifikovaných zjištění AO v rámci auditů operací A. Způsobilost výdajů B. Způsobilost projektu/naplnění stanovených cílů C. Výběrová řízení D. Dostupnost podkladů pro audit E. Status MSP F. Vlastnická struktura 17

18 Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací A. Způsobilost výdajů Nesoulad mezi předloženou fakturací a zjištěnou skutečností: proplácení nevykonané práce/nedodaného zboží (časový nesoulad fakturace, jiné položky reálně provedených prací bez dodatku, náhrada, výměna položek, jiný rozsah dodávek, služeb) Chyby v pracovněprávních vztazích a porušení zákoníku práce (náplň práce vs. vykonaná činnost, CP vs. evidence docházky, proplácení dovolené) Ceny v projektu neodpovídají tržním cenám (předražené EU projekty) 18

19 příklad: Nesoulad mezi fakturací a skutečně realizovanými položkami v rámci zakázek na dodávky a stavbu dodané zařízení bylo jiné než zařízení, které bylo předmětem k tomu se vztahující zakázky na dodávky zadané podle Pravidel pro výběr dodavatelů, rovněž nebylo dodáno v souladu se Smlouvou a fakturací nebyly tak naplněny podmínky způsobilosti výdajů dle příslušných pravidel způsobilosti v rámci analýzy provedených stavebních prací zjištěno, že některé položky (svítidla, dveře atd.) nebyly realizovány v souladu s projektovou dokumentací, která vymezoval předmět zakázky na stavební práce, a zejména nebyly v souladu se smlouvou o dílo a fakturací. Některé položky byly fakturovány ve vyšší ceně oproti rozpočtu ve smlouvě o dílo. v rámci analýzy provedených stavebních prací zjištěno, že bylo nárokováno a fakturováno větší množství stavebního odpadu, které neodpovídalo skutečnosti (vážní lístky apod.) 19

20 Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací B. Způsobilost projektu/naplnění stanovených cílů Cíl projektu se neshoduje s cílem oblasti podpory Nefunkční projekt (v době konání auditu nejsou stroje v provozu, chybí doložení využitelnosti strojů) Nezpůsobilé aktivity spojené s jinými projekty (financování zpracování projektových žádostí nesouvisejících aktivit) Projekt slouží jinému než schválenému účelu (před a po době udržitelnosti např. výzkum, hotel, licence) Nedodržení podmínek udržitelnosti projektu (zabezpečení financování, monitorovacích indikátorů nebo parametrů projektu, neřešeno v PŽ) Nesplnění podmínek výzvy spolupráce s výzkumnými organizacemi (formální) 20

21 Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací C. Výběrová řízení Nedostatky ve fázi před vypsáním VŘ Volba špatného/jiného druhu zadavatele Nesprávné stanovení předpokládané hodnoty VZ Nefunkční profil zadavatele Nedodržení povinných lhůt 21

22 Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací Oznámení o zakázce a zadávací podmínky Nezveřejnění/neodeslání oznámení o zakázce Umělé rozdělení zakázek na práce/služby/dodávky Nezveřejnění prodloužených lhůt pro doručení nabídek, nebo změn v ZD Neuvedení kritérií pro výběr v oznámení o zakázce, a/nebo kritérií pro zadání zakázky (a jejich váhu) v oznámení o zakázce nebo v zadávacích podmínkách Používání odkazů na ochranné známky, názvy výrobců či názvy výrobků a jiná obchodní označení 22

23 Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací Hodnocení nabídek Protiprávní nebo diskriminační kritérií pro výběr a/nebo kritérií pro zadání zakázky Nedodržení zásady rovného zacházení vyzvání k doložení pouze 1 uchazeče Diskriminační technické kvalifikační předpoklady zpřísnění kvalifikačních předpokladů Neotevření obálek ihned 23

24 Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací Vyloučení uchazeče Akceptovaná nabídka neobsahující povinné náležitosti Porušení pravidla, že dodavatel podává jen 1 nabídku Změna kritérií pro výběr po otevření nabídek Střet zájmů (propojenost osob) Ukončení zadávacího řízení Nedostatky uzavření smlouvy Audit trail 24

25 Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací Podstatná změna smlouvy Uzavřením dodatku k původně smlouvě dojde k podstatné změně práv a povinností, která by měla vliv na hodnocení nebo okruh uchazečů Prodloužení termínu realizace Rozšíření/zúžení předmětu plnění Nevymáhání smluvních pokut 25

26 příklad pro oblast VZ: Umělé rozdělení zakázky dle Pravidel pro výběr dodavatelů byla stanovena limitní hranice ve výši Kč bez DPH, při jejímž překročení již musel zadavatel místo přímého nákupu realizovat zakázku dle PpVD analýzou předložené dokumentace projektu k přímému nákupu laboratorního nábytku v celkové výši ,00 Kč bez DPH (objednávka ze dne ) a zdravotnických židlí v celkové výši ,00 Kč bez DPH (objednávka ze dne ) bylo zjištěno, že zadavatel při stanovení předpokládané hodnoty nesečetl předpokládané hodnoty obdobných spolu souvisejících dodávek 26

27 příklad pro oblast VZ: Diskriminační vymezení technické specifikace u zakázky na dodávky výpočetní techniky analýzou zakázky na dodávky bylo zjištěno, že zadavatel uvedl v zadávací dokumentaci odkaz na specifické označení zboží IntelCore i7, tj. na procesor, jehož výrobcem je společnost Intel pro použití tohoto poptávaného hardwaru neexistoval objektivní důvod, aby zadavatel požadoval přímo počítače, u nichž je výrobcem procesoru společnost Intel, jelikož potřebu zadavatele by mohl plnohodnotně uspokojovat i počítač s procesorem vyráběným jinou společností, než společností Intel bylo možné dostatečně přesně a srozumitelně určit (použít např. počet jader procesoru, definovat procesor dle benchmarků apod.), předmět zakázky bez odkazu na obchodní značku UOHS S0875/2015/VZ-1920/2016/533/Jro/Hčí;UOHS0527,0560/2015/VZ /2015/531/Jdo; Výklad MMR v metodice pro hodnocení nabídek dle ekonomické výhodnosti dle zákona č. 134/2016, s platností od

28 příklad pro oblast VZ: Neprodloužení lhůty na základě poskytnutých dodatečných informací u zakázky na dodávky analýzou zakázky na dodávky bylo zjištěno, že zadavatel provedl prostřednictvím dodatečných informací úpravu zadávacích podmínek, když změnil technické specifikace u zařízení a změnil termín realizace předmětu zakázky ze na , přičemž tato úprava mohla rozšířit okruh možných dodavatelů a postup mohl podstatně ovlivnit výběr dle Pravidel pro výběr dodavatelů byl povinen prodloužit lhůtu dne , tj. od úpravy zadávacích podmínek o celou původní délku lhůty pro podání nabídek, a následně , tj. od další úpravy zadávacích podmínek opět o celou původní délku lhůty pro podání nabídek, což zadavatel neučinil 28

29 příklad pro oblast VZ: Nevyřazení nabídky, která nesplňovala zadávací podmínky Zakázka na dodávku svařovací techniky a obráběcích strojů zadavatel stanovil u jednotlivých dodávaných položek konkrétní technické požadavky, jejichž nesplnění bylo považováno za nesplnění zadávacích podmínek s následkem vyloučení dodavatele ze zadávacího řízení auditorský tým zjistil, že v případě 31 položek (z celkového počtu 76, tj. cca 40 %) nebyly splněny technické požadavky stanovené ZD v případě 9 položek došlo k chybné formulaci technických požadavků (zadavatel stanovil intervalem hodnot, ačkoliv s ohledem na charakter výrobků bylo vhodné stanovit pouze minimální hodnotu), vítězná nabídka nesplňovala požadavky zadavatele uvedené v ZD a jako taková měla být vyloučena chybné, resp. nedostatečné zadání technických parametrů současně ovlivnilo, resp. mohlo významně ovlivnit vstup dalších uchazečů do zadávacího řízení. 29

30 příklad pro oblast VZ: Podstatná změna práv a povinností vyplývající ze smlouvy o dílo v rámci zakázky na stavební práce výzkumné laboratoře Analýzou dokumentace k zakázce bylo zjištěno, že zadavatel stanovil v ZD lhůtu pro dobu realizace zakázky nejpozději do Následně uzavřel dne smlouvu o dílo s vítězným uchazečem, kde stanovil termín realizace nejpozději ke dni Dle předávacího protokolu došlo k předání díla dne , tj. o 51 dní později než bylo uvedeno v ZD. 30

31 Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací D. Dostupnost podkladů pro audit Nepředložení kompletní dokumentace projektu Nedostatečná archivace (vs. pravidla OP) Odepření vstupu do prostor příjemce (školení na bezpečnost práce u kontrolované osoby) Nedostupnost dat (IS auditovaných osob, VZ, profily zadavatele s nutnou registrací) 31

32 Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací E. Status MSP Nezapočítání propojení přes fyzické osoby ztráta statusu MSP až 100% finanční oprava Na co si dát pozor: - do údajů o počtu zaměstnanců započítávat i vlastníky a statutární zástupce, mají-li z činnosti finanční výhodu - nutno rozlišovat propojenost mezi podnikajícími (podnik) a nepodnikajícími fyzickými osobami (stejné či navazující trhy). V obou případech je nutné zohlednit jaké další společnosti fyzická osoba vlastní s podílem nad 50%. 32

33 Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací - v případě příbuzných se rodinné vazby pokládají za dostatečné pro konstatování, že fyzické osoby jednají společně (existence hospodářské závislosti) - započítávat propojení přes fyzické osoby v možném příbuzenském vztahu a propojení přes více fyzických osob jednajících společně - zohledňovat prodej propojeného, partnerského podniku v určitý okamžik v rozhodných obdobích - po schválení projektu hlásit jako změnu - je vždy nutné započítat všechny relevantní spojené a partnerské podniky, a to bez ohledu na směr vazby (nezáleží na tom zda je podnik vlastněný žadatelem, nebo zda jde o podnik, který vlastní žadatele) 33

34 Zjištění statusu MSP Zjištění (potvrzeno vyjádřením ÚOHS): Porušení podmínek Výzvy - příjemce nenaplňuje vzhledem k propojenosti s dalšími podniky status MSP vzhledem k tomu, že překročil práh počtu zaměstnanců za 2 po sobě jdoucí uzavřená účetní období. Prohlášení žadatele k MSP nebylo úplné. 34

35 Zjištění statusu MSP Zjištění: Porušení podmínek Výzvy - příjemce nenaplňuje vzhledem k propojenosti s dalšími podniky status MSP vzhledem k tomu, že překročil práh počtu zaměstnanců za 2 po sobě jdoucí uzavřená účetní období. Prohlášení žadatele k MSP nebylo úplné. 35

36 Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací F. Vlastnická struktura Nerozkrytí vlastnické struktury do úrovně skutečného majitele Neuvedení v rejstříku skutečných majitelů Změna není nahlášena poskytovateli dotace 36

37 Podvody v EU fondech V oblasti řízení Operačních programů Zvýhodnění při nastavení podmínek čerpání (výzvy) Netransparentní hodnocení a přidělování dotací Proplácení prostředků bez doložení dokladů Posuzováno AO v rámci auditů operací (riziko střetu zájmů v procesu hodnocení projektů a oblasti VZ, prověřování vlastnické struktury příjemců a žadatelů) a auditu systému (Klíčový požadavek 7). V oblasti činnosti příjemců dotačních prostředků Fingování vlastních zdrojů žadatele (fiktivní půjčky a nadhodnocení projektu) Předkládání padělaných dokumentů (falešné reference) Podvody v rámci výběrových řízení Střet zájmů, propojenost osob Deklarace neprovedených prací či služeb Zastírání skutečného účelu dotace 37

38 Něco na závěr Transparentnost je náš cíl 38

39 Otázky a komentáře? 39

40 Děkujeme za pozornost Ministerstvo financí Odbor 52 - Auditní orgán Sídlo Letenská 15, Praha 1 Pracoviště Politických vězňů 11, ID datové schránky xzeaauv Jiri.Frydecky@mfcr.cz Milan.Puszkailer@mfcr.cz 40