Nejčastější auditní zjištění u projektů spolufinancovaných z fondů EU

Transkript

1 Nejčastější auditní zjištění u projektů spolufinancovaných z fondů EU MINISTERSTVO FINANCÍ Auditní orgán Ing. Jitka Procházková Ing. Milan Puszkailer

2 Program 9:30 11:30 Dopolední blok 1. Úvod do problematiky ověřování projektů spolufinancovaných z EU (základní rámec auditů, kontrola vs. audit) 2. Představení činnosti Auditního orgánu (plánování, výkon, reporting a ověření) 11:30 12:00 Přestávka 12:00 13:30 Odpolední blok 3. (Ne)úspěšnost projektu aneb nejčastější chyby (typy projektů, chyb) 4. Příčiny chyb, doporučení a prevence/závěry (pojmenování, náprava) Ostatní dotazy, diskuze 13:30 Konec 2

3 Bod 1 Fondy EU ČR: mld. Kč mld. Kč předpoklad projektů PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

4 miliony Bod 1 Orientační rozdělení podpory poskytované Unií Evropský námořní a rybářský fond Evropský sociální fond Fond soudržnosti Evropský fond pro regionální rozvoj PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

5 Národní orgán pro koordinaci Bod 1 Hierarchie řídicího a kontrolního systému Požadavek je důsledné oddělení řídicí, platební a auditní funkce. Je vytvořen systém vzájemně nezávislých orgánů vykonávajících jednotlivé funkce v rámci implementační struktury fondů EU. Evropská komise Příjemce dotace Evropský úřad pro boj proti podvodům Auditní orgán (MF, odbor 52 - Auditní orgán) Evropský účetní dvůr Platební a certifikační orgán (MF, odbor 55 Národní fond) řídicí orgán a jeho zprostředkující subjekty (vybraná ministerstva, hl. město Praha) ŘO / ZS Nejvyšší kontrolní úřad, OFS PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

6 Bod 1 Fáze programu a projektu Audit AO/EÚD /EK Schválení programu Vyhlášení výzvy ŘO Certifikace ŽoP AO? Příprava projektu a podání žádosti o podporu Příjemce Proplacení ŽoP Hodnocení projektu ŘO Kontrola ZoR a ŽoP ŘO Zprávy o realizaci (ZoR) ŘO Realizace projektu Příjemce Vydán právní akt ŘO 6

7 Bod 1 Kontrola ze strany ŘO versus audit AO Nutno rozlišovat kontrolu ze strany ŘO a audit ze strany AO/MF (často se spojuje, popř. zaměňuje) Kontrola ŘO - primární a nejpodstatnější část kontrolní pyramidy (ten, kdo poskytuje peníze, musí kontrolovat!) Kontroly ŘO předběžné, průběžné a následné tzn. kontroly v rámci celého životního cyklu projektu Audit AO: poté, co dojde k certifikaci výdajů předložených ŘO ze strany PCO ověření správnosti výdajů na vzorku výdajů certifikovaných v předchozím kalendářním roce, tj. ex-post audit nezávislé vyhodnocování účinnosti řídicích a kontrolních systémů jednotlivých OP PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

8 Bod 1 Metodický a právní rámec auditů a řízení programů Evropská legislativa a metodika Nařízení EP, Rady, EK Pokyny EK Rozhodnutí EK, Směrnice EU Národní legislativa a metodika Koncepce jednotného metodického prostředí NOK Národní legislativa (např. zákon o finanční kontrole, kontrolní řád, zákon o veřejných zakázkách, zákon o účetnictví, stavební zákon) PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

9 Bod 1 Nařízení v naší působnosti Obecné 1303/13 - čl /12 FN -hlava IV (125) EÚS 1299/13 Kap. III, čl. 12 (výběr operací) Kap. VI (funkce) čl Prováděcí 480/14 p. IV (trail, audit ) 1011/14 vzory (Popis funkcí, zpráva a výrok NAS, závěrka-vii aj.) 207/15 vzorky (AUS-VII, výrok-viii,vkz-ix, prohlášení ŘO aj.) 9

10 Bod 1 EK 10

11 Kvíz (shrnutí bodu 1) 1) Kdy k vám může auditor z AO přijít? 2) O kolik stránek narostlo EU prostředí oproti předchozímu období? 11

12 Přestávka? 12

13 BOD 2 13

14 Bod 2 Představení AO Auditní orgán (AO) je funkčně nezávislý auditní subjekt, ustanovený v sekci 04 Finanční řízení a audit, odbor 52 Ministerstva financí, který zajišťuje výkon auditu prostředků Evropské unie s cílem podat ujištění, že předkládané výdaje EK k proplacení jsou legální a řádné. Cílem činnosti AO je ex-post ověření účinnosti řídicích a kontrolních systémů ostatních subjektu implementační struktury EU fondů, zejména řídicích orgánů jednotlivých operačních programů (poskytovatelů dotací). Auditní orgán dává pomyslný palec Evropské komisi na to, že výdaje jsou správné, legální a řádné. Při naplňování cíle postupujeme v souladu s: předpisy EU, pokyny EK předpisy ČR (zákon č. 320/2001 Sb., zákon č. 255/2012 Sb.) mezinárodně uznávanými auditorskými standardy (IIA, INTOSAI, IFAC) vnitřními předpisy AO 14 14

15 Bod 2 Představení AO. PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU 15

16 Bod 2 Jaké operační programy (OP) pod nás spadají Integrovaný regionální OP INTERREG V-A Česká republika - Polsko OP Podnikání a inovace pro konkurenceschopnost OP Doprava OP Životní prostředí OP Technická pomoc OP Zaměstnanost OP Výzkum, vývoj a vzdělávání OP Praha - pól růstu ČR OP Rybářství PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

17 Bod 2 Představení AO Co neděláme Neauditujeme hospodaření auditované organizace Auditní orgán Interní audit! Nejsme správcem daně Nejsme detektivy a policisty Nejsme nástrojem vyřizování konkurenčního boje Nejsme zodpovědní za odhalování podvodů a trestního jednání PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

18 Bod 2 Hlavní auditní činnost AO Plánování činnosti AO Výkon auditů Reportování EU Ověření ze strany orgánů EU (EK, EÚD) PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

19 Bod 2 1. PLÁNOVÁNÍ ČINNOSTI AO 19

20 Bod 2 Plánování činnosti základní dokumenty 1. Auditní strategie pro každý OP schvaluje ředitel AO na požádání předkládána EK je v ní stanovena: metodika auditu způsob výběru vzorků pro audity operací plánování auditu v souvislosti s aktuálním účetním rokem a dvěma následujícími účetními roky zdroje PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

21 Bod 2 Plánování činnosti základní dokumenty 2. Plán auditů zpracováván pololetně pro každý OP, schvaluje ředitel AO obsahuje základní informace o auditech systému, operace a auditu účetní závěrky, tj. zejména: číslo, název a druh auditu auditorský tým auditované osoby plánované zahájení a ukončení auditu u auditu operací též číslo projektu PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

22 Bod 2 Plánování činnosti audity systému Na základě posouzení rizika a výsledků předchozí auditní činnosti Prováděny pravidelně každoročně Pokrývají klíčové požadavky stanovené v příloze IV nařízení (EU) č. 480/2014 Plánovány tak, aby AO v průběhu programového období ověřil veškeré klíčové požadavky (pro ŘO/ZS 8, pro PCO 5) Tematické oblasti (MS2014+, proti-podvodná opatření, naplnění milníků) PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

23 Bod 2 Plánování činnosti audity operací není efektivní/možné auditovat všechny projekty (stovky, tisíce projektů) výběr vzorku výběr vzorku je prováděn v ISAO za použití statistické metody MUS základní soubor pro výběr - žádosti o platbu (způsobilé výdaje), které byly v předchozím období certifikované (proplacené EK) 2% hladina materiality pro chybovost neboli max. hranici pro množství nezpůsobilých výdajů ve vzorku požadavek na úroveň spolehlivosti výběru % velikost vzorku se pohybuje přibližně od operací ročně u každého OP PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

24 Bod 2 Plánování činnosti audit účetní závěrky Zařazen do plánu auditů každoročně Provádění v období listopad roku n až leden roku n+1 PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

25 Bod 2 2. VÝKON AUDITŮ 25

26 Bod 2 Výkon auditů Příprava Výkon Výsledek Reporting Monitoring Pověření Prvotní analýza Zahájení Program Analýzy Rozhovory Testování Pozorování Šetření na místě Návrh zprávy Projednání Kontradiktorní řízení Vyhodnocení stanoviska Zpráva Ministr EK ŘO, PCO Sledování plnění opatření k nápravě Follow-up PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

27 Bod 2 2a) AUDIT SYSTÉMU 27

28 Bod 2 Výkon auditů audity systému Účel: Cíl: Ověření účinného fungování řídicího a kontrolního systému OP Zlepšení ŘKS pomocí doporučení, jejichž přijetí sníží rizika vyplývající ze zjištěného stavu Ověření plnění klíčových požadavků Celkový závěr k ŘKS: funguje dobře, jsou třeba pouze malá zlepšení funguje, ale jsou třeba určitá zlepšení funguje částečně, jsou třeba zásadní zlepšení v zásadě nefunguje PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

29 Bod 2 Výrok 2. krok 1. krok PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

30 Bod 2 2b) AUDIT OPERACE 30

31 Bod 2 Cíl auditu operace Na vhodném vzorku ověřit legalitu a správnost výdajů vykázaných Komisi, včetně těchto skutečností: Operace byla vybrána v souladu s kritérii výzvy daného OP Soulad realizace projektu s právním aktem (podmínkami poskytnutí dotace) Způsobilost výdajů Soulad realizace projektu s právními předpisy EU a ČR, zejména: Zadávání veřejných zakázek Účetnictví Veřejné podpory Soulad realizace projektu s pravidly pro publicitu Naplnění příslušných indikátorů Aj. PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

32 Bod 2 Audity operací - výběr vzorku ze vzorku (sub sampling) U některých projektů není efektivní/možné auditovat vše (jedna žádost o platbu obsahuje tisíců položek mezd/faktur) Základní soubor pro výběr - žádosti o platbu (způsobilé výdaje), které byly v předchozím roce certifikované ( proplacené EK ) K výběru vzorku se používá stejná metoda vzorkování, jaká byla použita pro výběr vzorku auditovaných projektů (většinou statistická metoda MUS, nikoliv analýza rizik) Výběr probíhá automatizovaně prostřednictvím informačního systému AO PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

33 Bod 2 Výkon auditů audity operací Auditní práce: přezkoumání dokumentace - analýza dat a údajů o projektu v IS (MS2014+) prověření souladu realizace projektu v oblasti: zadávání veřejných zakázek účetnictví veřejné podpory ochrany životního prostřední rovných příležitostí rozhovory s vedením a odpovědnými pracovníky příjemce identifikace rizik auditorská interview PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

34 Bod 2 Základní dokumentace každého EU projektu, kde AO ověřuje soulad Výzva k předkládání žádostí o dotace z daného operačního programu Žádost o dotaci Smlouva o poskytnutí dotace/rozhodnutí o poskytnutí dotace (ŘO vs. příjemce) Pravidla daného OP, tj. podmínky čerpání dotace řídicího orgánu (poskytovatele dotace) - např. pravidla způsobilosti výdajů, pokyny pro realizaci veřejných zakázek atd. Dokumentace výběrových řízení (veřejných zakázek) Účetní doklady a ostatní dokumentace projektu - např. faktury, pracovní smlouvy, stavební deníky, výpisy z bankovního účtu, účetní analytická evidence projektu atp. Výstup předmětu projektu - např. stavba, dodávky, fotodokumentace, prezenční listiny, publikační materiály apod.) Zpráva o realizaci, Žádost o platbu (součástí je i soupiska dokladů) Výstupy z kontrol a auditů daného projektu PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

35 Bod 2 Způsobilost výdajů Při auditu operací se ověřuje, zda je výdaj způsobilý. Pokud byl výdaj proplacen příjemci a následně se zjistí, že není způsobilý, jedná se o pochybení a toto zjištění vede k vzniku nesrovnalosti. Způsobilým může být obecně uznán výdaj, který: I. Byl vynaložen v souladu s evropskou a českou legislativou a s pravidly operačních programů. II. Je přiměřený a vynaložen v souladu s principy hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. III. Vznikl a byl příjemcem skutečně uhrazen po počátečním datu způsobilosti. IV. Je identifikovatelný, prokazatelný a doložitelný příslušnými účetními doklady. PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

36 Bod 2 Finanční opravy Za pochybení ve VZ: Sazebník poskytovatele dotace dle právního aktu Rozhodnutí Komise C(2013) 9527 ze dne , kterým se stanoví a schvalují pokyny ke stanovení finančních oprav, jež má Komise provést u výdajů financovaných Unií v rámci sdíleného řízení v případě nedodržení pravidel pro zadávání veřejných zakázek (ve znění oprav) Systémová pochybení: Rozhodnutí Komise (2011)7321 ze dne (2011)7321 o schválení pokynů k zásadám, kritériím a orientačním měřítkům, jež se mají uplatňovat při finančních opravách, které provádí Komise podle článků 99 a 100 nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 ze dne 11. července 2006 (dříve) čl. 31 nařízení č. 480/2014 (nyní) Auditní orgán při posuzování závažnosti případných zjištění vychází také z praxe EK, EÚD, ÚOHS, ale i z rozsudků Evropského soudního dvora a národních soudů. 36

37 Bod 2 Extrapolace (projekce chyb z auditu operací) Auditované výdaje Projektované chyby na neauditovanou část populace Chyby ve vzorku Populace certifikovaných výdajů Finanční korekce v případech kdy je chybovost ve vzorku nad 2% 37

38 Bod 2 Dopad extrapolace Doplňkový vzorek Výpočet zbytkového rizika Výrok auditora Bez výhrad S výhradou Záporný výrok Odmítnutí výroku Parametry pro další účetní období PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

39 Bod 2 2c) AUDIT ÚČETNÍ ZÁVĚRKY 39

40 Bod 2 Výkon auditů audit účetní závěrky Cíl: poskytnout přiměřenou jistotu, pokud jde o úplnost, přesnost a pravdivost částek vykázaných v účetních závěrkách Přihlíženo k výsledkům auditů systému provedených u PCO a ŘO, k výsledkům auditů operací a výsledkům auditů provedených ze strany EK a EÚD Výrok k účetní závěrce: bez výhrad s výhradou záporný výrok odmítnutí výroku PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

41 Bod 2 Vazby mezi audity systému, operací a účetní závěrky pro výrok auditora za dané účetní období Audit systému ovlivňuje velikost vzorku operací Audit systému Počty, zaměření Podněty, parametry Audit operací Využití výsledků i v rámci vyjádření k ÚZ Operace potvrzují / vyvracejí hodnocení přiměřenosti a účinnosti/spolehlivosti ŘKS, které je výsledkem auditů systému a jsou podkladem pro upřesnění plánovaných auditů systému Audit účetní závěrky Využití výsledků i v rámci vyjádření k ÚZ 41

42 Bod 2 3) REPORTING 42

43 Bod 2 Výroční kontrolní zpráva a Výrok auditora VKZ obsahuje: hlavní zjištění auditů, včetně zjištění ohledně nedostatků v systémech řízení a kontroly navrhovaná a provedená nápravná opatření Předložení EK do roku n+1 Předkládá se společně s Výrokem auditora Výrok auditora potvrzuje, zda: účetní závěrka podává věrný a poctivý obraz jsou výdaje, o jejichž úhradu byla EK požádána a které jsou vykázány v účetní závěrce, legální a správné zavedený systém řízení a kontroly funguje řádně PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

44 Bod 2 4) OVĚŘENÍ ZE STRANY ORGÁNŮ EU 44

45 Bod 2 Ověření ze strany EK V průběhu roku může EK, EÚD realizovat auditní mise (audity operací) v členských státech Pravidelně je po zaslání VKZ a Výroku auditora EK konána tzv. Fact Finding Mission k vyjasnění nejasností a následně Annual Coordination Meeting EK může VKZ a Výrok auditora: akceptovat akceptovat s výhradou neakceptovat PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

46 Kvíz 1) Jaké tři základní typy auditů provádí AO? 2) Jaké jsou 4 hlavní činnosti AO? Bonusová otázka: 3) Co je to extrapolace? 46

47 Přestávka? Oběd? 47

48 BOD 3 48

49 Bod 3 AUDITNÍ ČINNOSTI AO - výsledky 49

50 Bod 3 Počty auditů provedených Auditním orgánem u OP, které mají řídicí orgán na území ČR Provedené audity operací za programové období (celkem 4270) Provedené audity systému za programové období (celkem 444) PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

51 Bod 3 Auditní orgán v programovém období (roky ) Stav k Certifikovaná hodnota Auditovaný objem Nezpůsobilé výdaje Extrapolované nezpůsobilé výdaje , , , , , , , Celk. certif. hodnota v mil. Kč Auditovaný objem v mil. Kč Nezpůsobilé výdaje v mil. Kč Estrapolované nezpůsobilé výdaje PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

52 mil. Kč mil. Kč Bod ,00 Kč 1 600,00 Kč Identifikované nedostatky ve finančním vyjádření (v mil. Kč) 1 573, , , ,00 Kč 1 200,00 Kč 1 000,00 Kč 1 134, ,76 800,00 Kč 600,00 Kč 400,00 Kč 200,00 Kč 0,00 Kč 44,08 390, Auditní orgán provedl audity operací na projektech ve výši 249,633 mld. Kč, přičemž identifikoval nedostatky ve výši 7,609 mld. Kč (3,05 %). Celkově byly vykázány EK prostředky ve výši 992,8 mld. Kč (28,63 %). V 65,76% auditech operací nebylo identifikováno žádné zjištění s finančním dopadem ,00 Kč ,00 Kč ,00 Kč ,00 Kč ,00 Kč ,00 Kč ,00 Kč PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU ,00 Kč Celk. certif. hodnota v mil. Kč , , , , , , ,

53 Bod 3 Dopady identifikovaných zjištění Nedostatky jsou uváděny ve zprávách o auditu (zprávy ze systém. auditů jsou předávány EK do SFC). Závažná zjištění mohou mít dopad na výrok o funkčnosti ŘKS a vést v konečném důsledku k pozastavení certifikace PCO/průběžných plateb EK. Obnovení certifikace ze strany PCO/průběžných plateb ze strany EK je podmíněno plněním akčních plánů ŘO/ZS a jeho ověřením v rámci auditů systémů/operací ze strany AO PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

54 Bod 3 PŘEHLED NEJČASTĚJŠÍCH ZJIŠTĚNÍ 54

55 Bod 2 Klíčové zásady uznatelnosti výdajů, které příjemci porušují Výdaje 3E hospodárnost (přiměřenost), efektivnost (účinnost), účelnost (nezbytnost). Veřejné zakázky přiměřenost, transparentnost, nediskriminace, rovný přístup. 55

56 Bod 3 Identifikované nedostatky v roce 2016 dle četnosti ESF, ERDF, CF, EFF za období Chybějící, neúplné dokumenty; 46; 7% Neodůvodněný/ nezpůsobilý výdaj; 77; 11% Pracovní smlouvy, pracovní výkazy, mzdy, Kontrolní činnost platy; 32; 5% (např. nedostatečná řídicí kontrola); 26; 4% Jiné; 58; 9% Ostatní; 18; 3% Pokles absolutní výše nezpůsobilých výdajů Pravidla pro projekty generující příjmy; 11; 2% Příjemci stále dělají stejné typové chyby Archivace (plnění povinnosti uchovávat dokumentaci související s realizací projektu); 7; 1% Neplnění monitorovacích ukazatelů indikátorů 1% Neplnění monitorovacích ukazatelů indikátorů ; 5; 1% Pravidla 3E; 5; 1% Nedodržení termínů (např. výzvy); 3; 0% Pravidla pro veřejné zakázky; 419; 61% PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU Pravidla pro veřejnou podporu; 8; 1% Jiné právní předpisy ; 11; 2% Podezření na trestný čin; 3; 0% Účetnictví; 11; 2% 56

57 Bod 3 Identifikované nedostatky dle finančního vyjádření v % dle četnosti v programovacím období % 90% 80% 70% 60% 2% 2% 8% 2% 2% 5% 12% 2% 3% 17% 8% 3% 20% Ostatní + Zůstatek Archivace (plnění povinnosti uchovávat dokumentaci související s realizací projektu) Chybějící, neúplné dokumenty 50% 40% 30% 87% 72% 77% 74% Účetnictví Podezření na trestný čin 20% Neodůvodněný/ nezpůsobilý výdaj 10% 0% Pravidla pro veřejné zakázky PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

58 Bod 3 Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací Veřejné zakázky: umělé rozdělení zakázky diskriminace a nerovné zacházení (vyžadování dodatečných informací jen u některých uchazečů, uznání ČP jako náhrady za dokument kvalifikace, hodnocení kvality díla bez hodnotící škály) zkrácení lhůt pro podání nabídky neoprávněné využití JŘBÚ (předvídatelnost, chyby v projektech, v realizaci stavby, nové požadavky, dodatečné změny 3. osob) podstatná změna smlouvy (prodloužení realizace zakázky bez objektivních příčin, neuplatnění smluvních pokut) nevyřazení/neoprávněné vyřazení nabídky netransparentní hodnocení zakázky PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

59 Bod 3 Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací nesoulad mezi předloženou fakturací a zjištěnou skutečností: proplácení nevykonané práce/nedodaného zboží (časový nesoulad fakturace, zjišťovacích protokolů, SD vs. DPH termín zdanitelného plnění=>správní delikt) nesoulad zápisů ve stavebním deníku s fakturací způsobilých výdajů chyby v pracovněprávních vztazích a porušení zákoníku práce dvojí financování (ČP o nepoužití, přičemž reálně bylo hrazeno KÚ, různé financování vykázáno jako vlastní) ceny v projektu neodpovídají tržním cenám (předražené EU projekty=>platy,, ceny proškolené osoby, neobvyklé záruky a servisní služby nevyužité rychlosti pohotovosti, technika nad rámec běžné účelnosti cena/škoda) položky snižující způsobilé náklady (výzisky, nevykazování úroků na projektových účtech, skryté výhody bank 0,15 0,5% pro příjemce mimo projekt). PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

60 Bod 3 Nejčastější identifikovaná zjištění AO v rámci auditů operací nezajištění udržitelnosti projektu (zabezpečení financování, monitorovacích indikátorů nebo parametrů projektu) nedodržení pravidel publicity (např. neinformování o podpoře projektu z EU; propagace v médiích bez publicity, TV spot ANO, TV zprávy/dokumenty NE) nevedení odděleného účetnictví (filtrování položek, kompletní obraz odděleného účetnictví pro projekt ne pouze finanční toky příjmy/výdaje) špatné zaúčtování položky (nevěrohodnost účetnictví) nepřezkoumatelnost zaúčtování (zápůjčka => nákup jako nové zařízení) zaúčtování investic jako neinvestice (vyhýbání se vnitřním pravidlům pro schvalování investic/neinvestic) nedodržení audit trailu nepředložení (odkaz na ochranu osobních dat mlčenlivost, neuchování minimálně opisů při zaslání originálů na jinou organizaci/osobní složky) odepření vstupu do prostor příjemce (školení na bezpečnost práce u kontrolované osoby) PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

61 Bod 3 Příklad: Nedostatky ve veřejných zakázkách Umělé rozdělení zakázky - Město v roce 2014 mimo auditovanou VZ (01/11/14) realizovalo další související plnění na výsadbu, ozelenění a údržby ploch na území města a jeho místních částí (dle VVZ, ev. č. 1233, 20/07/14) a rovněž VZ dle VVZ, ev. č /07/14. - zadavatel rozdělil zakázky na menší, formálně samostatné zakázky s cílem snížit hodnotu zakázky pod stanovené limity pro jednotlivé postupy. - zadavatel nevzal v úvahu všechna obdobná, spolu související plnění, která zamýšlí pořídit v průběhu jednoho účetního období, a tato plnění sečíst, nebo všechna plnění, jejichž předměty plnění tvoří jeden funkční celek. Závěr: Finanční oprava 25% nebo 100% dle míry zveřejnění a režimu VZ. SEMINÁŘ PRO PŘÍJEMCE DOTACE , DRÁŽĎANY 61

62 Bod 3 Příklad: Nedostatky ve veřejných zakázkách Podstatná změna smlouvy_1 - v ZD pevná doba realizace 2M, pevné datum ukončení RR - technologické požadavky na zrání betonu 28-45dní, při 10 C - přerušeno do 12.5.RR+1 Závěr: realizace prodloužena o 5M na 7M, mohlo ovlivnit počet účastníků dané VZ. Klimatické podmínky dle ČHMI odpovídaly průměrným hodnotám daného ročního období. Finanční oprava 25% dle bodu 22 Podstatná změna smlouvy_2 Realizace zakázky od do (za zadavatele zastupovat, vše hradit a do data předat vydané územní rozhodnutí) Na konci roku 2013 uzavřen dodatek, který posunuje termín do a mění SoD, kdy zadavatel sám hradí a řeší územní rozhodnutí). Finanční oprava 25% dle bodu 22 62

63 Bod 3 Příklad: neoprávněné využití JŘBU Nesplnění podmínek nepředvídanosti při vynaložení náležité péče Př. Práce vyvolané rekonstrukcí mostu přiléhajícího ke stavbě, která je předmětem projektu. Nebylo doloženo, že havarijní stav mostu nebylo možno předvídat při vynaložení náležité péče. Př. Stavba prováděna v roce 2015, dendrologický průzkum z roku V mezidobí došlo k tomu, že stromy zesílily a navýšil se také počet křovin. Nebylo doloženo, že takový přírodní jev, jako je růst stromů a křovin, nemohl zadavatel předvídat při vynaložení náležité péče. PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

64 Bod 3 Příklad: Nedostatky ve veřejných zakázkách Zkrácení lhůty u veřejné zakázky Výzva odeslána/zveřejněna ; lhůta pro podání nabídek do , do 9.00hod. Při zkrácení >=50% je 25% finanční oprava; Při zkrácení >30% je 10% finanční oprava; V případě jiného (nižšího) je finanční oprava 5%, popř. 2% až 5%. Závěr: zkrácení menší než 10% celkové lhůty = 2% finanční oprava Nedostatečné vymezení předmětu VZ Předmětem VZ je poradenská činnost s rozsahem: - Příprava setkání; - úvodní a závěrečné setkání; vedení projektu; - Příprava a vedení seminářů; organizační zajištění cvičení. Nebylo specifikováno co bude náplní uvedených bodů (kolik bude setkání, seminářů, co bude obnášet zajištění-občerstvení, místnosti, technika, co bude obsahem cvičení, rozsah administrace určující náročnost-zpracování MZ, ŽoP aj.) Stanovena finanční oprava 10% 64

65 Bod 3 Příklad: Nedostatky ve veřejných zakázkách Neprodloužení lhůty po změně ZD - původní délka lhůty pro podání nabídek 80 dnů - v průběhu zveřejněna DI která zmírňuje obchodní podmínky v oblasti smluvních pokut a mohla rozšířit okruh uchazečů o zakázku. Tato DI zveřejněna 14 dní před uplynutím lhůty pro podání nabídek, která v té době byla uchazečům známa. Lhůta nebyla v souvislosti s touto DI prodloužena. - další prodlužování lhůty není relevantní (proč??? ). Při zkrácení >=50% je 25% finanční oprava; Při zkrácení >30% je 10% finanční oprava; Při jakémkoli jiném zkrácení lhůty = 5%, popř. 2 až 5% finanční oprava 65

66 Bod 3 Příklad: Ostatní nedostatky s finančními dopady Náhrada dovolená nad rámec období realizace projektu v rámci projektu způsobilá alikvotní část dovolené např. 3M=>3/12 Vykazování činnosti před podpisem DPP/DPČ - DPP a DPČ uzavřeny v listopadu 2014, činnost provedena v květnu, srpnu a září Osobní náklady a jejich alokace na projekt (neúplné/chybějící prac. smlouvy, výkazy, vágní předmět činnosti, úvazek pro projekt, limity výdajů, nepřezkoumatelnost činností PV pro nezbytnosti výdaje a časovou náročnost, vícenásobné nárokování na více projektech) 66

67 Bod 3 Příklad: Ostatní nedostatky s finančními dopady Porušení zásady 3E 1) v rámci projektu byly pořízeny 2 síťové disky s kapacitou 2TB z důvodu sdílení informací a souborů mezi projektovými partnery. Celková velikost dokumentů v elektronické podobě činila 15 GB. Byl uznán pouze 1 disk a to jen díky tomu, že nebyl dohledán síťový disk s nižší kapacitou, který v roce pořízení (r.2014) byl k dispozici. 2) Pořízení kancelářských věcí (tonery aj.) např. 7PD před ukončením projektu bez jasné vazby na dosažení cílů projektu. 3) Vícenásobné uplatnění výdajů (zaškolení pro technologie, samostatné školení, licenční balíček + doplňkové licence; IS redakční systém jako součást řešení dodatečné požadavky na dodavatele pro tuto činnost) 67

68 Bod 3 Příklad: (Ne)soulad s národní legislativou (nedostat. příprava) Projektování/provádění protlaků: odborná způsobilost báňského projektanta ( 5b odst. 1 zákona č. 61/1988) Stavební úřady: opomíjí, že DOSS je místně příslušný OBÚ OBÚ jako dotčený orgán u: - Ražení protlaků 2 odst. 2 písm. e) v.55/ Stavebních šachet (jam o hloubce 3m 20m; průřez > 3,75m 2 ) 2 odst. 1 písm. l) v.55/1996 Chyby při zadávání VZ - neodpovídající profesní způsobilost, kterou zadavatel dle 37 resp. 77 a 79 (ne)požadoval (nebo chybně) (výpis z OR s uvedením předmětu činnosti, doklad o oprávnění k podnikání vydaný příslušným OBÚ, doklad o odborné způsobilosti oprávněných osob) - 6 odst. 1 (zásada přiměřenosti, neboť zadavatel neposkytuje dostatečné záruky výběru dodavatele, který skutečně bude schopen veřejnou zakázku kvalitně a v požadovaných termínech realizovat odst. 1, zadávací podmínky jsou stanoveny tak, že určitým dodavatelům zaručovaly výhodu či vytvářely překážky soutěže odst. 6 písm. a) => potřeba vznikla v důsledku okolností, které zadavatele jednající s náležitou péčí nemohl předvídat 68

69 Bod 3 Příklad: Neprůkazné vedení stavebního deníku audit trail čl.25, 125 (9) Porušení vyhlášky č. 499/2006 Sb., o dokumentaci stavby Příloha č. 9 část B pravidelné denní záznamy obsahují: a) jména a příjmení osob pracujících na staveništi, b) klimatické podmínky (počasí, teploty apod.) na staveništi a jeho stav, c) popis a množství provedených prací a montáží a jejich časový postup, d) dodávky materiálů, výrobků, strojů a zařízení pro stavbu, jejich uskladnění a zabudování, e) nasazení mechanizačních prostředků. 69

70 Bod 3 Příklad: proplacení nevykonané práce/nedodaného zboží Proplacena částka za 21 dní použití DIO (dopr.inž.opatření) Ze SD zjištěný součet dnů použití DIO celkem 14 dní 7 dnů použití DIO je nezpůsobilý výdaj, není podložen průkazným záznamem Z SD nevyplývá, že by byl prováděn autorský dozor ani kontroly BOZP Z deníku kontrol BOZP vyplývalo, že kontrolu BOZP prováděla osoba nedisponující potřebnou profesní způsobilostí, deník kontrol AD nebyl předložen Tj. výdaje na AD a BOZP nejsou způsobilé, nejsou doloženy průkazným záznamem PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

71 Bod 3 Příklad: Nedostatky ve vnitřním kontrolním prostředí Porušení 96 ZP Zaměstnavatel nevede u jednotlivých zaměstnanců evidenci s vyznačením začátku a konce. (elektronicky, docházkový systém, či písemně, docházková kniha) Porušení 34b ZP Zaměstnanec v dalším pracovněprávním vztahu u téhož zaměstnavatele nesmí vykonávat práce, které jsou druhově vymezeny. (jak je z úrovně zaměstnavatele kontrolováno, dodržováno, evidováno) Chybné zaúčtování majetku - Majetek s pořizovací hodnotou vyšší jak 40tis. Představuje DHM, tedy 042 xxx (pořízení) a 022 xxx zařazení. - Drobný hmotný majetek na účet 501 xxx; Závazkové účty! 71

72 Bod 3 Příklad: (Ne)vhodnost použití materiálu (nedostat. příprava) MZK - jedná se o omezeně propustnou vrstvu, která propouští povrchovou vodu do podloží. zvýšený průsak vody vede k její akumulaci v podkladních vrstvách. při zmrznutí dochází k nadzvednutí vrstvy a po rozmrznutí se tímto způsobem tvoří výtluky a kaluže. ČSN doporučená vrstva pro celkovou konstrukci s MZK je 300 mm Technické podmínky č. 179 Navrhování komunikací pro cyklisty = doporučující frakce 4/8 mm Použita byla frakce 32mm Hlášen zvýšený úhrn srážek (nepotvrzeno českým hydrometeorologickým ústavem) Pouze pro cyklisty Pouze pro cyklisty + traktory Cementobetonový kryt 160mm Opravná vrstva Cementobetonový kryt 160mm Opravná vrstva MZK 150mm MZK 150mm Vibrovaný štěrk 100mm 560mm Vibrovaný štěrk 150mm 660mm Štěrkopísek 150mm Štěrkopísek 200mm 72

73 Bod 3 Podvody v EU fondech v oblasti řízení operačních programů netransparentní hodnocení a přidělování dotací proplácení prostředků bez doložení dokladů činnost příjemců dotačních prostředků fingování vlastních zdrojů žadatele (fiktivní půjčky, nadhodnocení projektu, vydávání dotace za vlastní prostředky) předkládání padělaných dokumentů (stavební povolení, bankovní výpisy, nájemní smlouvy, faktury, dodací listy, potvrzení o bezdlužnosti, ) předstírání investic k zakoupení nových technologií podvody v rámci výběrových/zadávacích řízení na dodavatele realizace projektu deklarace neprovedených prací či služeb PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

74 Bod 3 Podezření na podvod, střet zájmu Z praxe: reference vítězného uchazeče na jednu z požadovaných referenčních staveb vystavena jednatelkou zadavatele, která byla zároveň členkou hodnotící komise (= propojenost osob, střet zájmu) Stavby, kterými uchazeč prokazoval splnění technických kvalifikačních předpokladů, buď vůbec neexistovaly, nebo se jednalo o jiný typ stavby nebo byly realizovány za mnohem nižší cenu PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

75 Kvíz 1) Jaký je trend objemu nezpůsobilých výdajů identifikovaných AO v letech? 2) V jaké oblasti jsou nejčastěji identifikována pochybení? 75

76 Přestávka? 76

77 BOD 4 77

78 Bod 4 Hlavní problémové typy veřejných zakázek ICT zakázky stavební práce, zejména změny předmětu díla, dodatečné a nové práce liniové stavby propagační a podobné služby v rámci tzv. měkkých projektů zakázky na pořízení vysoce specializovaných dodávek a služeb ve zdravotnictví PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

79 Bod 4 Trendy v oblasti veřejných zakázek Obecně docházelo v uplynulém období ke zjednodušování nastavení kvalifikačních a hodnotících kritérií ve snaze zadavatelů vyhnout se komplikacím v souvislosti s následnou (často několikanásobnou) kontrolou. Časté bylo soutěžení pouze na cenu. Zadavatelé se také poučili z rozhodovací praxe např. ÚOHS. Od účinnost ZZVZ tj. nová legislativa, zatím pouze omezená rozhodovací praxe, lze očekávat využívání složitějších hodnotících kritérií PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

80 Bod 4 Rizikové oblasti z pohledu AO Dokládání vlastnické struktury uchazečů: 122 ZZVZ: zadavatel zjistí údaje o skutečném majiteli dodavatele (právnické osoby) před podpisem smlouvy (od , novela zákona č. 253/2008 AML zákon ) i žadatelů o dotaci. Střet zájmu bude posuzován řídicími orgány i AO za pomoci veřejně dostupných údajů, s využitím nástroje ARACHNE (či jiného obdobného nástroje). Změny související s přijetím zákona č. 134/2016 Sb. o zadávání veřejných zakázek zejména změny v oblasti hodnocení, vertikální a horizontální spolupráce, změny závazků ze smluv, hodnoty nabídek mají nově vliv i na možnou nově vzniklou povinnost zadávacího řízení PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

81 Bod 4 Rizikové oblasti z pohledu AO nedodržení lhůt (pozor na počítání lhůt, v nadlimitu kalendářní dny, v podlimitu pracovní dny) porušení zásady transparentnosti a rovného zacházení ( důraz na přezkoumatelnost postupu, zásada přiměřenosti) nezachování audit trailu - uveřejnění dokumentů již nyní jen na 2 roky, kontroly a audit mohou přijít i později. Pokud dojde k nezachování dokumentů na profilu po uplynutí 2 let, nebude se jednat o porušení ZZVZ, ale zároveň je nutné, aby zadavatel disponoval dostatečnou dokumentací (printscreeny), ze které bude vyplývat dodržení zákonných požadavků na zveřejnění PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

82 Bod 4 Rizikové oblasti z pohledu AO 1. Zadavatel chybně stanoví podmínky účasti porušení 36 odst. 1 tím, že zaručí určitým dodavatelům bezdůvodně přímo či nepřímo konkurenční výhodu či, vytvoří bezdůvodné překážky v hospodářské soutěži. a) nestanoví žádné podmínky kvalifikace či profesní způsobilost 37 odst. 1 písm. a) / 77 odst. 2 Vítězný dodavatel nebude způsobilý a schopný plnit VZ ( 28 odst. 1 písm. c)) b) stanoví chybné či nevhodné podmínky kvalifikace či profesní způsobilosti Vítězný dodavatel bude splňovat požadované podmínky, či profesní způsobilost stanovenou z úrovně zadavatele, nicméně tyto podmínky nebudou zaručovat způsobilost a schopnost plnit veřejnou zakázku. 2. Zadavatel v ZŘ bude postupovat v rozporu s techn. podmínkami na stavební práce 92 odst. 1 písm. a) a b) ZŘ soutěžené podle technických podmínek na stavební práce nejsou stanoveny v podrobnostech nezbytných pro účast dodavatele, popř. je v rozporu se stanovenou vyhláškou MMR. Konkrétně 3 vyhlášky č. 499/ Zadavatel snahou narovnat vzniklé chyby změní neoprávněně závazek ze smlouvy Zadavatel touto v budoucnu případně vyvolanou změnou by naplnil 222 odst. 3 písm. a) až c), neboť by umožnila účast jiných dodavatelů, kteří správnou profesní způsobilost budou mít. PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

83 Bod 4 Rizikové oblasti z pohledu AO Změna posuzování u dodatečných prací 222 ZZVZ: odst. 4 de minimis: 10%, popř. 15% u stavebních prací není třeba zkoumat důvody pro změnu, pokud se nejedná o změnu měnící celkovou povahu VZ -pozor na dodržení ZFK a pravidel 3E a nedosažení prahové hodnoty pro nadlimitní zakázku Vyhrazené změny nutné v zadávací dokumentaci jednoznačně vymezit jak obsah uvedených změn, tak podmínky pro provedení uvedených změn, a to včetně případného způsobu určení nového dodavatele, tam kde tento typ změny připadá do úvahy. Další podmínkou je to, že zadavatelem vyhrazená změna nepovede k modifikaci celkové povahy veřejné zakázky PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

84 Bod 4 Rizikové oblasti z pohledu AO 222 ZZVZ: odst. 5: Pokud se nejedná o podstatnou změnu, přičemž:- původní dodavatel, nezbytnost provedení prací, změna není možná z ekonomických či technických důvodů, způsobení značných obtíží při změně dodavatele 222 ZZVZ: odst. 6: zadavatel jednající s náležitou péčí nutné posuzovat vzhledem k odbornému zázemí dodavatele, velký investor s dostatečným odborným zázemím se na toto ustanovení může odvolávat pouze výjimečně pozor na to, že limity 50% platí u odst. 5 a odst. 6 samostatně, tj. teoreticky až 100% týká se absolutní hodnoty součtu změn, co se týče cenového nárůstu, ten max. 30% v součtu za odst. 5 a odst. 6) 222 ZZVZ: odst. 7: Připuštěny záměny položek u stavebních prací nutné řádně zdůvodnit, kvalita stejná nebo vyšší PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

85 Bod 4 Co všechno musí příjemce zvládnout pro úspěšnou realizaci projektu? Zaúčtování Inventarizace a evidence majetku Účetní doklady a jejich přílohy ŘKS Udržitelnost Naplnění předmětu a cílů projektu Způsobilost výdaje Finanční část projektu Finanční opravy a nesrovnalosti Výběr projektu Účel a cíl projektu Indikátory a jejich naplnění Fyzická realizace Obecná část projektu Způsobilost výdaje Horizontální témata Publicita Veřejná podpora Inventury Veřejné zakázky Příjmy z projektu Stavba a stavební práce Více a méně práce Zadání VZ Nabídky Proces VZ

86 Bod 4 EK 86

87 Bod 4 Příčiny chyb (4 pilíře) Metodika poskytovatele [kontrolní prostředí] Nekvalitní postupy/procesy Nekvalitní ex-ante kontroly Lidské zdroje poskytovatele Nedostatečný počet kontrolorů Nedostatečná erudice kontrolorů Byrokratická náročnost metodik Nízké pokrytí kontrolované oblasti Opakování chyb Velké množství zákonů, vyhlášek Neznalost metodik/legislativy Právní nestálost výkladu EU peníze nejsou vlastní prostředky Legislativní rámec EU/ČR Přístup příjemce prostředků 87

88 Bod 4 Doporučení Funkčnost 4 pilířů Vzájemná synergie Rozvoj nástrojů Pracovat s příčinami, Tvořit a modernizovat Princip DDE Důvod? Dopad? Eliminace! Dokonalý systém není Přijmutí, Prevence, Eliminace Prevence Represe Analýza, Náprava, Oprava Změna pohledu Pozitivně vnímat doporučení LEPŠÍ SYSTÉM & ČERPÁNÍ 88

89 Bod 4 Jak k prevenci přispíváme? Metodika Mezinárodní standardy, Metodické postupy Příprava Zahájení, Prvotní analýza Výsledek Návrh, Projednání, Zpráva Monitoring Sledování plnění opatření k nápravě Plánování auditů Vzorkování, doplňkový vzorek Výkon Analýzy, Rozhovory, Testování Reporting Ministr, Souhrnné / roční zprávy VKZ, Výrok auditora, ujištění pro EK 89

90 Kvíz 1) Kolik bylo zmíněno hlavních příčin? 2) Jmenujte alespoň jednu z nich? 90

91 Otázky a komentáře??? PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU

92 Něco na závěr Transparentnost je náš cíl Transparentnost je náš cíl

93 Děkujeme za pozornost Ministerstvo financí Odbor 52 - Auditní orgán Sídlo Letenská 15, Praha 1 Pracoviště Politických vězňů 11, ID datové schránky xzeaauv milan.puszkailer@mfcr.cz., jitka.prochazkova@mfcr.cz PŘEDSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU