Osoba zastupující zadavatele dle 151 zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách (dále jen zákon ):

Transkript

1 Výzva na vypracování cenové nabídky v rámci veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky, služby do 2 mil. Kč bez DPH Hlasovací a konferenční systém pro zasedání orgánů samosprávy Zastupitelstva městského obvodu a Rady městského obvodu 1. Zadavatel: Statutární město Ostrava Městský obvod Poruba Klimkovická 55/28, Ostrava-Poruba zastoupený Ing. Petrem Mihálikem, starostou MOb Poruba IČ: DIČ: CZ tel.: fax: Osoba zastupující zadavatele dle 151 zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách (dále jen zákon ): Obchodní firma: ecentre, a.s. Sídlo: Argentinská 286/38, Holešovice, Praha 7 Korespondenční adresa: Nemocniční 987/12, Moravská Ostrava, Ostrava IČ: DIČ: CZ Zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, v oddíle B, vložka 9339 Jednající: Vítězslav Grygar, statutární ředitel Kontaktní osoba: Michal Štefek, konzultant Tel.: , stefek@ecentre.cz 2. Předmět plnění: Hlasovací a konferenční systém pro řízení průběhu a zpracování výsledků zasedání orgánů samosprávy Zastupitelstva městského obvodu a Rady městského obvodu. 3. Doba a místo plnění: Doba plnění: předpokládané zahájení ukončení nejpozději do Uchazeč v nabídce uvede termín realizace v týdnech. 1) V případě, že zakázka bude řádně předána ve formě akceptačního protokolu, předávacího protokolu nebo dodacího listu 24 hodin před zasedáním Zastupitelstva městského obvodu Poruba, které je naplánováno na , bude hlasovací a konferenční systém použit poprvé na zasedání Zastupitelstva městského obvodu Poruba dne Vítězný uchazeč na tomto zasedání bude asistovat a aktivně se podílet na zprovoznění systému a také bude aktivně pomáhat s provozem systému v průběhu zasedání na místě. 2) V případě, že zakázka nebude 24 hodin před zasedáním Zastupitelstva městského obvodu Poruba, které je naplánováno na , řádně předána ve formě akceptačního protokolu, předávacího protokolu nebo dodacího listu, vítězný uchazeč zajistí pro zasedání Zastupitelstva městského obvodu Poruba náhradní technické řešení odpovídající tomu, ke kterému se zavázal v nabídce a bude asistovat a aktivně se podílet na zprovoznění tohoto náhradního systému a také bude aktivně pomáhat s provozem náhradního systému v průběhu zasedání na místě. Po řádném předání zakázky bude asistovat a aktivně se podílet na zprovoznění systému na nejbližší řádné schůzi Rady městského obvodu Poruba, která bude následovat po řádném předání zakázky. Stránka 1 z 7

2 V případě prodlení subjektu s plněním, bude účtována ze strany zadavatele smluvní pokuta ve výši 0,05 % z ceny plnění za každý i započatý den prodlení. Místo plnění: - budovy Statutárního města Ostrava Úřadu městského obvodu Poruba, - místo plnění pro zasedání Zastupitelstva městského obvodu Poruba bude upřesněno před zasedáním 4. Požadavky na prokázání kvalifikace: 1) Subjekt prokáže kvalifikaci následujícím způsobem: - příslušným oprávněním k podnikání - kopií živnostenského listu, či výpisem z živnostenského rejstříku doloží právnické i fyzické osoby - kopií výpisu z obchodního rejstříku, je-li do něho subjekt zapsán 2) Uchazeč předloží přehled 3 akcí obdobného charakteru (hlasovací nebo konferenční systém nebo oba) pro alespoň 25 uživatelů realizovaných v posledních třech letech s uvedením investora a finančního objemu, včetně uvedení kontaktních osob a tel. čísla, případně i investorem potvrzené reference. 3) podá-li nabídku více subjektů společně, nebo společnost, která nemá právní osobnost, prokáže kvalifikaci každý z nich v rozsahu uvedeném v odst. 1) tohoto článku. Vybraný subjekt bude povinen předložit úředně ověřené kopie uvedených dokladů před podpisem smlouvy. 5. Požadavky na jednotný způsob zpracování ceny: 1) Max. nejvyšší přípustná celková cena za celé dílo činí ,- Kč bez DPH. Nabídková cena dodavatele, která překročí maximální přípustnou cenu, bude ze zadávacího řízení vyloučena pro nesplnění zadávacích podmínek. 2) Dodavatel podá nabídku (tzn. vloží své nabídkové ceny zpracované v souladu s touto výzvou do aukční síně) a současně vloží v elektronické podobě (naskenované, dobře čitelné) do aukční síně, formou přílohy nabídky, níže uvedené dokumenty a to vše nejpozději do skončení tzv. zadávacího kola (viz čl. 6.) aukčního kola e-aukce: Uvedení termínu realizace v týdnech; Dokumenty ke kvalifikaci dle čl. 4.; Přílohu č. 1 Čestné prohlášení; Přílohu č. 2 Návrh kupní smlouvy; Délka záruční doby (na práci, na materiál); Přesné informace o podmínkách a o způsobu řešení problémů v záruční době; Informace o podmínkách, o způsobu a cenách provádění servisních prací mimo záruční dobu; Případně další dokumenty vyplývající z této výzvy či jejich příloh. 3) Zadávací lhůta, po kterou jsou dodavatelé svými nabídkami vázáni, končí ) V případě, že dodavatel do skončení tzv. zadávacího kola nedoloží (nevloží do aukční síně v elektronické podobě) všechny požadované dokumenty uvedené výše, Stránka 2 z 7

3 nemusí být takováto nabídka hodnocena, dodavatel může být z tohoto výběrového řízení vyloučen a zároveň mu může být znepřístupněná elektronická aukce. 5) V případě, že uchazeč v nabídce doloží dokumenty vztahující se k nabídce podepsané jinou než osobou uvedenou v aktuálním a platném výpisu z obchodního rejstříku, doloží do své nabídky také oprávnění této osoby k podpisu (např. plnou moc). 6) Variantní nabídky se nepřipouštějí. 7) Uchazeč zpracuje svou nabídkovou cenu za celé dílo následovně: Před skončením zadávacího kola uchazeč v elektronické aukci vyplní všechny své nabídkové ceny dle tabulky uvedené níže a zároveň vloží doplněnou Kupní smlouvu (Přílohu č. 2) o všechny náležitosti vč. doplnění položkových rozpočtů uvedených v Kupní smlouvě čl. 4 odst. 1 (Příloha č. 2). A Hlasovací část B Konferenční část C Záznamová část D Software E Propojení s elektronickým systémem pro přípravu jednání Cena celkem v Kč bez DPH 8) Po skončení elektronické aukce vítěz zašle organizátorovi na stefek@ecentre.cz Kupní smlouvu (Příloha č. 2) aktualizovanou v čl. 4 odst. 1 dle cen vzešlých z elektronické aukce, a to nejpozději do 2 pracovních dnů. 9) Nabídková cena musí obsahovat veškeré náklady spojené s realizací díla. 10) Nabídková cena je cenou smluvní. 11) Cena bude uvedena v české měně bez DPH. 6. VIII. Způsob hodnocení nabídky 1) Zadavatel se rozhodl hodnotit nabídky dodavatelů podle kritéria nejnižší nabídkové ceny s využitím elektronické aukce v souladu s 96 a 97 zákona. - Předmětem hodnocení bude celková nabídková cena zpracovaná v souladu s touto výzvou. - Pravidla průběhu e-aukce jsou upravena v Systémovém dokumentu zadavatele - Pravidlech pro e-aukce, která jsou Přílohou č. 5 této ZD. - Aukční kolo e-aukce bude probíhat 15 minut s tím, že pokud v posledních dvou minutách soutěžního kola podá soutěžící dodavatel nabídku nižší než doposud nejnižší celková nabídka, bude soutěžní kolo prodlouženo vždy o 2 minuty. - Minimální rozdíl pro jednotlivá podání aukčních hodnot v průběhu elektronické aukce činí 1,00% vztažené ke stávající ceně uchazeče (za každou jednotlivou položku). - Maximální rozdíl pro jednotlivá podání aukčních hodnot v průběhu elektronické aukce činí 30% u jednotkové ceny (vztažené ke stávající ceně účastníka). Stránka 3 z 7

4 - Podávané aukční hodnoty není uchazeč povinen podepsat uznávaným elektronickým podpisem v souladu se zákonem č. 227/2000 Sb. 2) Hodnocení nabídky: Zadavatel se rozhodl, že provede vyhodnocení nabídky formou elektronické aukce. 3) Podmínky a rozsah elektronické aukce: Veškeré další informace k účasti v elektronické aukci nalezne dodavatel v Systémovém dokumentu - Pravidlech pro e-aukci (Příloha č. 5 této výzvy). Průběh elektronické aukce proběhne dle 97 zákona. 4) Tato výzva na vypracování cenové nabídky je zároveň výzvou k účasti v elektronické aukci, která proběhne v následujících termínech: Zadávací kolo od od 10:00 hodin do do 9:00 hodin. Mezikolo od od 9:00 hodin do do 10:00 hodin. Aukční kolo od od 10:00 hodin do 10:15 hodin. 7. Požadavky a hlavní vlastnosti systému: Popis situace: Předmět plnění (dále systém) má sloužit při zasedáních orgánů samosprávy. Vzhledem k tomu, že pro zasedání Zastupitelstva městského obvodu (dále ZMOb) není k dispozici stálá místnost, je vyžadováno takové řešení, které umožní reagovat na změny sestavení zasedacího prostoru, dovolí před zahájením zasedání systém připravit a po ukončení jej odinstalovat a umožnit návrat místnosti do původního stavu. Systém se bude instalovat dočasně na každé jednotlivé zasedání, proto musí být instalace zařízení jednoduchá. Zároveň musí umožnit pozdější implementaci jako stacionární, nepřenosný systém v případě, že bude k dispozici stabilní místnost určená k tomuto účelu. Hlasovací část systému musí zajistit využití a zpracování dat pro 45 uživatelů při zasedání ZMOb, z toho bude 11 uživatelů Rady městského obvodu (dále RMOb) využívat systém na svých schůzích. Schůze RMOb probíhají nezávisle na zasedáních ZMOb geograficky v jiné budově. Z hlediska vytěžování dat se jedná o dvě oddělené databáze zvlášť pro ZMOb a pro RMOb. Systém musí spolupracovat se stávajícím elektronickým systémem pro tvorbu materiálů a usnesení. Systém musí být mobilní, drátový (kabelový) bez využití bezdrátových technologií A) Hlasovací část: 1) Musí zajistit využití a zpracování dat jak pro 45 uživatelů při zasedání ZMOb, tak pro 11 uživatelů z těchto 45 na schůzích RMOb. Požadovány jsou dvě náhradní hlasovací jednotky. 2) Musí být zajištěna identifikace uživatele v systému pomocí bezpečnostního prvku (např. přihlášení, PIN kód, čip, čipová karta apod.) 3) Požadovány jsou okamžité výsledky hlasování k jednotlivým bodům jednání a ukládání výsledků. 4) Systém musí umožnit hlasování o stavech pro, proti, zdržel se hlasování 5) Výstup musí umět zobrazit výsledky jmenné i souhrnné. Výstup hlasování musí být v digitální publikovatelné formě včetně uvedení jmen hlasujících a způsobu jejich hlasování. Stránka 4 z 7

5 6) U sestavy s výsledky hlasování je požadováno seskupení hlasujících podle politických stran a hnutí včetně uvedení způsobu hlasování u každého hlasujícího a souhrnného součtu za tato politická seskupení. Popište, jaké jsou možnosti uživatelsky přizpůsobit sestavu v případě, že bude požadována změna seřazení, způsob seskupení, souhrnů, změny síly písma u určité položky např. na tučné. Uveďte, zda má tuto možnost uživatel, tzn. jak může editovat nebo zda je to zásah dodavatele na vyžádání, případně uveďte jednotkovou cenu za využití takové služby požadované úpravy. 7) Ve výstupu musí být zobrazeny výsledky stavů pro, proti, zdržel se, nehlasoval, informace o celkovém počtu a o počtu přítomných a nepřítomných 8) Požadováno je zobrazování výsledků hlasování na monitoru osoby řídící jednání a minimálně na druhém výstupu (obrazovka, datový projektor). B) Konferenční část: 1) Systém musí umožnit řádné přihlášení do diskuse, přihlášení se technickou poznámkou 2) V systému musí být funkční řízená diskuse, tzn. že diskutující hovoří na základě řízeného zapnutí mikrofonu z centrálního ovládacího bodu jen po přihlášení vyjma osoby řídící diskusi. Osoba řídící diskusi (předsedající) má právo mít zapnutý mikrofon nezávisle. 3) Požadováno je zobrazování průběhu diskuse na monitoru předsedajícího a minimálně na druhém výstupu (obrazovka, datový projektor). Vyžaduje se respektování pořadí přihlášených, ale systém musí umožnit i manuální zásahy osoby řídící diskusi do vznikajícího seznamu připravených diskutujících 4) Jsou vyžadovány průběžné informace o přihlášených do diskuse a nastavení a hlídání hranice časového limitu pro příspěvek, nastavení a hlídání hranice limitu pro počet příspěvků diskutujícího v rámci jednání 5) Je vyžadován společný hlasový vstup pro dvojici diskutujících - propojení dvou hlasovacích jednotek s jedním společným mikrofonem. V příloze č. 3 je zakresleno rozdělení počtu zastupitelů u stolů pro návrh případných dalších komponent souvisejících s připojením mikrofonů. Na základě tohoto situačního nákresu jsou požadovány 1 mikrofon pro starostu (řídícího jednání), 27 mikrofonů pro zastupitele včetně tajemníka, který nevyužívá hlasovací zařízení, 2 náhradní, tedy celkem 30 mikrofonů, přičemž musí být splněna podmínka možnosti hlasování pro 45 uživatelů a využití jednoho mikrofonu pro dva zastupitele v rámci možností. 6) Konferenční část musí umožnit manuálně zařadit do diskuse i diskutující z jiného vstupu (ostatní mikrofony připojené v sále) 7) Uchazeč uvede technické informace u jednotlivých částí konferenčního systému. 8) V části, kde je vyžadováno připojení systému k zařízení zadavatele, uchazeč uvede přesné informace o počtu a typu vstupních komponent (počet vstupů vyžadovaných pro systém na mixážním pultu, typy konektorů) 9) Uchazeč se vyjádří k možnosti budoucího propojení konferenčního systému s kamerovým systémem ve smyslu automatické vazby na diskutujícího. Jaké jsou možnosti propojení s kamerovým systémem natolik, aby po udělení slova Stránka 5 z 7

6 diskutujícímu byl schopen případný kamerový systém natočit kameru automaticky na diskutujícího? Je systém připraven na tuto spolupráci? C) Záznamová část: 1) Požadováno je pořízení indexovaného zvukového záznamu (index na bod jednání, čas a jméno diskutujícího, formát výstupu v MP3 2) Požadováno je pořízení indexovaného záznamu i pro vstupy diskutujících z externích mikrofonů, jak je uvedeno v Konferenční části B) v bodě 6) 3) Požadován je indexovaný výstup záznamu jednání publikovatelný na webových stránkách D) Podpůrný software: 1) Uchazeč uvede požadavky na výpočetní techniku (konfigurace řídícího PC, prostředí, databáze), případně jiné prostředky, pokud nejsou součástí nabídky a jsou nutné k provozu systému E) Propojení s elektronickým systémem pro přípravu jednání: 1) Je požadována komunikace na úrovni předání hodnot vstupů a výstupů se systémem "e-spis" pro přípravu jednání na základě popisu aplikačního rozhraní, které je součástí zadávací dokumentace jako příloha č. 4 2) Vstupní hodnoty pro hlasovací a konferenční systém představuje program jednání včetně názvů bodů jednání a označení případných variant /A),B), C)./ 3) Výstupní hodnoty z hlasovacího a konferenčního systému představují výsledky hlasování pro začlenění do příslušného bodu jednání, případně dle schválené varianty. 4) Je požadováno on-line začlenění výsledků hlasování z hlasovacího a konferenčního systému po projednání příslušného bodu. U zasedání ZMOb je nutno mít on-line komunikaci připravenu, současná situace v pronajatých prostorách umožňuje jen komunikaci off-line. Uchazeč uvede a podrobněji popíše všechny funkce, které v rámci požadovaných částí A), B), C), D) systém nabízí. 8. Další podmínky: 1. Vítězný uchazeč doloží údaje o svém pojištění odpovědnosti za škody vůči třetím osobám, pojišťovně a maximální výši pojistného plnění u jednotlivého rizika v min. výši ,- Kč před podpisem smlouvy. V případě, že tak neučiní, nebude s ním uzavřena smlouva. 2. Subjekt v nabídce uvede délku záruční doby. Záruční doba je požadována minimálně 60 měsíců. 3. Uchazeč souhlasí s obchodními a jinými podmínky zadavatele viz návrh kupní smlouvy (příloha č. 2 zadávací dokumentace). 4. V nabídce budou dále uvedeny: a. přesné informace o podmínkách a o způsobu řešení problémů v záruční době Stránka 6 z 7

7