UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA APLIKACE. Administrace dokumentů

Transkript

1 UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA APLIKACE Administrace dokumentů

2 Úvod Představujeme Vám příručku pro uživatele modulu Administrace dokumentů. Modul Administrace dokumentů slouží k usnadnění a urychlení procesů spojených se správou, vytvářením, distribuováním a podepisováním dokumentů, které se týkají právních vztahů kraje a poskytovatelů sociálních služeb. Tento modul umožňuje: generování smluv k elektronickému podpisu, generování pověření k elektronickému podpisu, export dokumentů do formátů doc, docx, pdf, distribuce dokumentů poskytovatelům a službám, kontrola a přehled stavu podepsání dokumentů, archivace dokumentů. Modul Administrace dokumentů umožní pověřeným pracovníkům kraje automaticky vygenerovat smlouvy pro všechny, vybrané nebo jednoho poskytovatele sociálních služeb. Potřebné informace do smluv modul automaticky doplní z databáze KISSOS a dokumenty uloží do formátu ke kontrole a další práci. Dále umožní obdobným způsobem hromadně vygenerovat pověření sociálním službám, které je možné filtrovat na základě druhu služby, poskytovatele nebo identifikátoru. Vygenerované dokumenty je možné i automaticky odeslat poskytovatelům nebo službám k elektronickému podpisu. 1.1 PŘIHLÁŠENÍ DO APLIKACE Aplikace je dostupná na webových stránkách Východiskem pro přístup do aplikace je rozdělovník se čtyřmi moduly KISSOS. Po vykliknutí modulu Administrace dokumentů se uživatel dostane do přihlašovací stránky. Pro přihlášení do aplikace vyplňte Uživatelské jméno a Heslo a potvrďte tlačítkem Přihlásit se. Pokud přístupové údaje nemáte, požádejte správce aplikace (viz domovská stránka). ~ 2 ~

3 Obrázek č. 1: Přihlašovací stránka. 1.2 PO PŘIHLÁŠENÍ DOMOVSKÁ STRÁNKA V levé části domovské stránky je umístěno hlavní menu se sedmi položkami. Na ploše hlavní stránky je uveden stručný popis, který charakterizuje hlavní funkcionality aplikace Administrace dokumentů, dále je pak zde uveden kontakt na uživatelskou a servisní podporu a.pdf dokument s uživatelskou příručkou. Obrázek č.2: Domovská stránka. 1.3 ODHLÁŠENÍ Z APLIKACE Odhlášení z aplikace je možné vpravo nahoře, kliknutím na položku Odhlásit se. ~ 3 ~

4 Správa vzorů Položka správa vzorů umožnuje vkládání, stažení nebo odstranění vzoru konkrétního dokumentu, se kterými si uživatel přeje v aplikaci pracovat. Viz. Obrázek č. 3. Obrázek č. 3: Správa vzorů Po stisku tlačítka Stáhnout se uživateli stáhne předem nadefinovaný dokument do PC prostředí uživatele. Dokument je tímto připraven k editaci, uložení editovaných změn a ke zpětnému vložení do systému. Editace v tomto případě znamená pevné nastavení jednotlivých polí pro příslušný dokument. To znamená, že v rámci staženého dokumentu může uživatel nadefinovat jednotlivá pole např. adresu poskytovatele apod. Takto nadefinovaná pole v rámci staženého dokumentu budou následně v systému automaticky naplněna daty z modulu Benchmarking poskytovatelů sociálních služeb. V případě, že si není při tomto důležitém úkonu uživatel zcela jistý správností postupu, doporučujeme, aby kontaktoval zástupce Augur Consulting. V případě, že uživatel nadefinoval všechna pole v dokumentu, uloží si tento dokument ve svém PC pod konkrétní název např. Smlouva a příslušný rok. Uživatel se vrátí zpět do systému a v hlavním menu položce Správa vzorů klikne na tlačítko Nahrát. Po kliknutí tlačítka Nahrát se objeví okno, ve kterém si uživatel dohledá dokument ve svém PC a stiskem tlačítka Nahrát vloží dokument zpět do systému. Viz. Obrázek č. 4. ~ 4 ~

5 Obrázek č. 4: Nahrát nový vzor ~ 5 ~

6 Generování smluv Položka Generování smluv je určena k automatickému vyplnění smluvních dokumentů, které byly nadefinovány v předchozím kroku. Viz. Obrázek č. 5 Obrázek č. 5: Generování smluv Po stisku tlačítka Generovat smlouvy si nejprve uživatel zvolí, na základě jakého vzoru chce smlouvy generovat, a následně si pomocí sady filtrů nadefinuje, pro které poskytovatele chce daný dokument připravit (vygenerovat). Vybraný dokument je možný vygenerovat pro jednoho poskytovatele nebo pro skupinu poskytovatelů, například podle druhu služby nebo i jiných kritérií, které jsou uvedeny v nabídce. V případě, že uživatel vybral dokument a vybral skupinu poskytovatelů, pro které chce dokumenty vygenerovat, stačí v pravém horním rohu stisknout tlačítko generovat. V tlačítku se automaticky objeví počet dokumentů, které se budou generovat. Aplikace vygeneruje vybrané dokumenty a automaticky je vloží do položky hlavního menu Přehled všech dokumentů. U položky menu Generování pověření je logika práce s aplikací identická jako u výše uvedené kapitoly Generování smluv. Rozdíl je pouze v tom, že pověření jsou generována pro jednotlivé sociální služby, zatímco smlouvy jsou generovány pro jednotlivé poskytovatele. Viz. Obrázek č. 6. ~ 6 ~

7 Obrázek č. 6: Generování pověření. Přehled všech dokumentů Položka menu Přehled všech dokumentů umožnuje nahlížet generované smlouvy a pověření v jednom prostředí. Viz. Obrázek č. 7. Obrázek č. 7: Přehled všech dokumentů. Pro snadnou orientaci jsou v horní části stránky umístěny filtry, které umožnují hledání podle výrazu (část textu, část názvu poskytovatele atd.), poskytovatele, druhu služby, skupiny služeb (A, B, C, D) a zřizovatele služby. ~ 7 ~

8 U vyfiltrovaných poskytovatelů je pak možné nahlížet přímo v domovské stránce již vygenerované dokumenty a sledovat jejich stav, např. zda byl dokument odeslán statutárnímu zástupci poskytovatele k elektronickému podpisu, nebo zda již je dokument statutárním zástupcem podepsán. Po stisku tlačítka Dokumenty (zcela vpravo) se zobrazí samostatná přehledová stránka, která zprostředkovává přehled všech dokumentů. U konkrétního poskytovatele viz. Obrázek č.8 Obrázek č. 8: Dokumenty poskytovatele V horní části této přehledové stránky jsou uvedeny základní údaje o konkrétním poskytovateli. Ve spodní levé části této stránky je uveden přehled všech dokumentů konkrétního poskytovatele a zcela vpravo je menu, které umožnuje uživateli (pracovníkovi kraje) konkrétní dokument stáhnout do prostředí svého PC, editovat a vložit zpět do aplikace. Takto upravený dokument lze následně odeslat poskytovateli, kterému současně s odesláním dokumentu odejde i notifikační . Při odeslání dokumentu poskytovateli se automaticky dokument převede do pdf formátu. ~ 8 ~

9 Publikované dokumenty Položka menu Publikované dokumenty umožnuje nahlížet stav dokumentů (viz. Obrázek č. 9). Obrázek č. 9: Přehled publikovaných dokumentů V horní části stránky jsou filtry umožňující výběr poskytovatelů podle pěti kritérií. V dolní polovině stránky se zobrazují jména poskytovatelů s jejich IČO. Současně se zobrazují všechny dokumenty, které byly odeslány poskytovatelům a stav těchto dokumentů, např. zda poskytovatel dokument opatřil elektronickým podpisem a odeslal na Jihomoravský kraj, nebo tak ještě neučinil. Zcela vpravo po kliknutí na tlačítko dokumenty u příslušného poskytovatele se zobrazí stránka, která dokumentuje v horní části identifikační údaje poskytovatele, v levé dolní části je výčet všech publikovaných (odeslaných dokumentů). Viz. Obrázek č. 10. ~ 9 ~

10 Obrázek č. 10: Přehled publikovaných dokumentů daného poskytovatele. V pravé části je u každého dokumentu menu, které uživateli umožnuje dokument stáhnout do svého PC a dále s dokumentem pracovat např. opatřit dokument elektronickým podpisem JMK. Tlačítkem Nahrát umožnuje vložit podepsaný dokument zpět do aplikace. ~ 10 ~

11 Archiv Archiv slouží pro historizaci všech podepsaných dokumentů. Viz. Obrázek č. 11. Obrázek č. 11: Archiv. V případě potřeby kontaktujte společnost AUGUR Consulting s.r.o., např. na telefonním čísle ~ 11 ~