Kontext Městského úřadu Šternberk

Transkript

1 Kontext Městského úřadu Šternberk Úvodní slovo: Vedení MěÚ Šternberk chápe kontext organizace ve smyslu mezinárodní normy ISO 9001:2015 kap. 4.1 jako základní stavební kámen zavedeného a certifikovaného systému managementu kvality, který je relevantní pro určení optimálního strategického zaměření Města Šternberk a který ovlivňuje dosahování stanovených cílů. Město pečuje o všestranný rozvoj svého území a o potřeby svých občanů, při plnění svých úkolů chrání také veřejný zájem. Vedení MěÚ proto zvažuje významné externí a interní aspekty, které ovlivňují jeho procesy a věnuje jim trvalou pozornost, včetně řízení souvisejících rizik. Obsah: 1) Zainteresované strany a jejich požadavky 2) Interní a externí aspekty 3) Interní aspekty SWOT analýza 4) Externí aspekty PESTLE analýza 1) Zainteresované strany a jejich požadavky Zainteresované strany kladou stále rostoucí nároky na kvalitu poskytovaných služeb a také očekávají, že městský úřad je i nadále důvěryhodnou organizací. Interní zainteresované strany Zainteresovaná strana Vedení MěÚ Úředníci a zaměstnanci Odborová organizace Relevantní požadavky Prosperita Rozvoj Stabilita Zlepšování systému managementu kvality Výborné jméno MěÚ (prezentace) Platy Jistota zaměstnání Infrastruktura pro pracovní činnosti (prostředí, HW, SW) Zdravé a bezpečné pracovní prostředí Profesní rozvoj Karierní postup Benefity Platy 1

2 Jistota zaměstnání Zdravé a bezpečné pracovní prostředí Benefity Komunikace s vrcholovým vedením Plnění závazků z kolektivní smlouvy Příspěvkové organizace zřizované městem (školská, kulturní, sociální) Obchodní společnost, ve které je město zainteresováno (SITKA) Naplňování svého poslání Naplňování smyslu a účelu existence PO Vytváření podmínek pro co nejlepší a nejefektivnější vytváření veřejných statků a poskytování veřejných statků a veřejných služeb klientů PO, tj. na hlavní činnost PO Finanční udržitelnost Udržitelnost lidských zdrojů Majetková udržitelnost Udržitelnost činnosti Výkon doplňkové činnosti Finanční udržitelnost Udržitelnost lidských zdrojů Ochota investovat zisk zpět do rozvoje firmy a nákupu nových technologií Externí zainteresované strany Zainteresovaná strana Občané Krajský úřad Relevantní požadavky Služby, které potřebují Vysoká kvality Včasnost poskytovaných služeb Doplňkové služby Dostatečné informace o službách Rychlé a kvalitní řešení upozornění, stížností, petic Atp. Přezkoumává rozhodnutí vydaná orgány obce v řízení podle zvláštních zákonů Poskytuje odbornou a metodickou pomoc obcím Zabezpečuje koordinaci výstavby a provozu informačního systému kompatibilního s informačními systémy veřejné správy, Provádí kontrolu výkonu přenesené působnosti obcí, 2

3 Vykonává další působnosti svěřené mu zákonem. Dodavatelé Bankovní ústavy Sousedé (obce, vlastníci pozemků, atp.) Ministerstvo vnitra Ministerstvo práce a sociálních věcí Ministerstvo pro místní rozvoj Ministerstvo financí Ministerstvo životního prostředí Možnost trvalých dodávek do MěÚ (dlouhodobé smluvní vztahy) Akceptovatelná cena Vzájemně výhodná spolupráce (např. kooperace) Atp. Možnost poskytovat úvěry, půjčky Schopnost MěÚ včas splácet Atp. Dobré vzájemné vztahy Vzájemná podpora (obce-dotace do sportu, kultury, prodeje, pronájmy atp.) Atp. Realizace činnosti dle platných zásad Nakládání s majetkem státu, s nímž má MěÚ právo hospodařit Realizace činnosti dle platných zásad Realizace činnosti dle platných zásad Informace o evropské, hospodářské, strukturální a regionální politice, územní plánování a stavební řád, bytová politika a cestovní ruch. Realizace činnosti dle platných zásad Čerpání dotací ze státního rozpočtu dle platných zásad Ochrana vodních zdrojů a ochrana kvality podzemních a povrchových vod Ochrana ovzduší Ochrana přírody a krajiny Ochrana zemědělského půdního fondu Ochrana pozemků určených k plnění funkcí lesa Zajištění odpadového hospodářství 3

4 Ostatní ministerstva a další ústřední orgány státní správy Finanční správa České republiky Státní úřad inspekce práce a inspektoráty práce Úřad práce České republiky Česká správa sociálního zabezpečení Zdravotní pojišťovny Česká inspekce životního prostředí Odborový svaz státních orgánů a organizací Realizace činností dle platných zásad Odvod daní Bezpečnost a ochrana zdraví při práci Bezpečnost provozu technických zařízení Pracovněprávní vztahy a odměňování zaměstnanců Dodržování kolektivních smluv a vnitřních předpisů vydaných podle zákoníku práce Zaměstnanost Placení důchodového pojištění, nemocenského pojištění a příspěvků na státní politiku zaměstnanosti Úhrady zdravotního pojištění Respektování právních předpisů v oblasti životního prostředí Dodržování závazných rozhodnutí správních orgánů v oblasti životního prostředí Plnění závazků z kolektivní smlouvy vyššího stupně 2) Interní a externí aspekty Interní aspekty/zainteresované strany: Interní aspekty (vnitřní kontext) = vnitřní prostředí, ve kterém se MěÚ snaží dosáhnout efektivního systému managementu kvality, neustálého zlepšování, spokojenosti občanů. Znalosti a výkonnost organizace, hodnoty, kultura. kvalifikace, odborná způsobilost, zkušenost a praxe úředníků a zaměstnanců/ú, Z dlouhodobost pracovního poměru úředníků a zaměstnanců/ú, Z dostatek úředníků a zaměstnanců ve většině pozic/ú, Z dostatek mzdových prostředků/ú, Z, OO systém benefitů/ú, Z, OO funkční systém kvalifikace a školení úředníků a zaměstnanců/ú, Z, OO informovanost úředníků a zaměstnanců o záměrech a cílech organizace/ú, Z optimální infrastruktura pro pracovní činnosti (HW, SW)/Ú, Z zdravé a bezpečné pracovní prostředí/ú, Z, OO 4

5 dobrá komunikace s odborovou organizací a fungující kolektivní vyjednávání/oo dlouhodobá kolektivní smlouva/oo dlouhodobé plnění závazků z kolektivní smlouvy/oo nedostatek úředníků a zaměstnanců v určitých technických profesích (např. technologické a jiné profese) / Ú, Z nedostatečná pracovní mobilita úředníků a zaměstnanců/ú, Z vysoký věkový průměr úředníků a zaměstnanců/ú, Z nízká produktivita práce úředníků a zaměstnanců/ú, Z Externí aspekty/zainteresované strany Externí aspekty (vnější kontext) = vnější prostředí, ve kterém se MěÚ snaží dosáhnout efektivního systému managementu kvality, neustálého zlepšování, spokojenosti občanů. Externí aspekty vyplývají z právního, technologického, konkurenčního, tržního, kulturního, sociálního či ekonomického prostředí na mezinárodní, národní, regionální nebo místní úrovni. dlouhodobé dobré vztahy s občany a dodavateli / občan, zákazník, dodavatel, bankovní ústavy dlouhodobě dobré vztahy s dotčenými obcemi, zřizovanými příspěvkovými organizacemi, spolky i vzdělávacími a výzkumnými institucemi /obce, sousedé, spolky, státní orgány atp., správnost nakládání s majetkem státu, s nímž má organizace právo hospodařit/státní orgány atp., dodržování zásad čerpání prostředků z národních zdrojů a z fondů Evropské unie/mf, NKÚ, prokazatelné nakládání s prostředky poskytnutými z národních zdrojů a z fondů Evropské unie/mf, MŽP, NKÚ, MPSV, MV atp., plnění odvodových povinností vůči státu/čssz, FS, ZP atp., zajištění zaměstnanosti/úp, dodržování právních předpisů v oblasti pracovněprávních vztahů a odměňování úředníků a zaměstnanců/ip, dodržování kolektivních smluv a vnitřních předpisů vydaných podle zákoníku práce/ip, OS, zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a bezpečnosti provozu technických zařízení/ IP, předcházení haváriím a jiným mimořádným událostem/ MŽP, IP, důsledné dodržování legislativních požadavků vztahujících se k prováděným činnostem/čižp, ČSSZ, FS, IP, MF, MPSV, MV, MPO, MŽP, NKÚ, ÚP atp. zajištění ochrany životního prostředí při činnostech prováděných MěÚ/ČIŽP, MŽP, 5

6 problematická legislativa (složité a nejednoznačné výklady legislativy ČR) politické změny v ČR (zpravidla po volbách do Poslanecké sněmovny Parlamentu ČR) /MPSV, MPO, MF, MŽP atp. nedostatečně rozvinuté public relations/občan, zákazník, dodavatelé, MŽP, OS atp. vyřizování stížností, petic občanů zvyšování cen nakupovaných produktů a služeb (energie, subdodávky, kooperace) / dodavatel nestabilita finančního trhu/bankovní ústavy Poznámka: Interní i externí aspekty jsou barevně rozlišeny podle svého vlivu na procesy MěÚ, a to pozitivně působící aspekty jsou označeny černou barvou, negativně působící aspekty červenou barvou. 3) Interní aspekty SWOT analýza SWOT analýza poskytuje podklady pro formulaci rozvojových směrů a aktivit, strategií a strategických cílů. Spočívá v rozboru a hodnocení současného stavu MěÚ (vnitřní prostředí) a současné situace okolí MěÚ (vnější prostředí). Ve vnitřním prostředí jsou identifikovány silné a slabé stránky, které jsou vymezeny vnitřními faktory efektivnosti MěÚ ve všech významných oblastech. Vnější prostředí jsou oblasti, které MěÚ sám nemůže ovlivnit existují nezávisle na MěÚ a jeho působení a působí tedy z prostředí mimo MěÚ. Ve vnějším prostředí identifikuje příležitosti a hrozby ve všech významných oblastech. Silné stránky (aspekty)/zainteresovaná strana kvalifikace a odborná způsobilost úředníků a zaměstnanců/ú, Z vysoká zastupitelnost/ú, Z zkušenost a praxe úředníků a zaměstnanců/ú, Z dlouhodobost pracovního poměru úředníků a zaměstnanců/ú, Z dostatek úředníků a zaměstnanců ve většině pozic/v, Z Slabé stránky (aspekty)/zainteresovaná strana nedostatek úředníků a zaměstnanců v určitých odborných pozicích /Ú, Z vysoký věkový průměr /Ú, Z nízká produktivita práce /Ú, Z vysoká cena práce /Ú, Z nedostatečná pracovní mobilita /Ú, Z 6

7 nadstandardní infrastruktura pro pracovní činnosti (HW, SW) /Z funkční systém proškolování úředníků a zaměstnanců/ú, Z, OO dostatek mzdových prostředků/ú, Z, OO zdravé a bezpečné pracovní prostředí/ú, Z, OO systém benefitů/ú, Z, OO informovanost úředníků a zaměstnanců o záměrech a cílech organizace/ V, Z dobrá komunikace s odborovou organizací/ V, OO fungující kolektivní vyjednávání/ V, OO dlouhodobá kolektivní smlouva/ V, OO dlouhodobé plnění závazků z kolektivní smlouvy/ V, OO Příležitosti (+) Rizika, tj. hrozby (-) nasazování úředníků a zaměstnanců na realizaci nárazových akcí (výměny ŘP, dotace atp.) (+) v případě potřeby přesuny úředníků a zaměstnanců určitých profesí mezi jednotlivými odbory MěÚ (+) komunikace s úřadem a informovanost (+) demografický vývoj populace (+) komunikace s organizacemi města (+) prezentace města ze strany představitelů města osobní prezentace, formalizace vystupování (+) Využití dotačních příležitostí (+) Certifikace systémů řízení (+) nízká konkurenceschopnost na pracovním trhu (-) nemožnost realizace některých služeb z důvodu nedostatečných nebo nevhodných zdrojů lidské, materiální, finanční (chybějící profese, produktivita práce, cena práce, pracovní mobilita) (-) obměna politického vedení města (-) neznalost rozsahu kompetencí, pravomocí u představitelů města (-) neznalost pravomocí města (-) komunikace s úřadem, neinformovanost o dění a neznalost informaci (-) časová vytíženost představitelů města (-) neplnění smluvních vztahů (-) nedodržení předpisů a závazných rozhodnutí metodických odborů (-) rozhodnutí o vratce uskutečněného projektu s dotací (-) výběr nevhodných dodavatelů vlivem svázaností zákonem o zadávaní VZ (-) územní plánování (-) 7

8 5) Externí aspekty PESTLE analýza PESTLE analýza představuje komplexní pohled na prostředí státu, regionu, kraje či obce, které není stabilní a mění se. V rámci analýzy se nemapuje pouze současná situace, ale pozornost se věnuje zejména otázkám, jak se toto prostředí bude či může do budoucna vyvíjet, jaké změny v okolí se mohou předpokládat. Je založena na zkoumání sociálních, legislativních, ekonomických, ale i ekologických, politických a technologických faktoru. Aspekty PESTLE /zainteresovaná strana Politické --- politické změny v ČR (zpravidla po volbách do Poslanecké sněmovny Parlamentu ČR) / MF, MŽP,MPSV, MPO, MV, atp. Rizika (-) a příležitosti (+) získání dalších zakázek v rámci realizace produktu/služeb (+) získání zakázek mimo stávající program realizace produktu/služeb (+) navýšení finančních zdrojů na realizaci produktu/služeb (+) republiková a komunální politická situace (+) změny v rozpočtovém určení daní (-) nezískání dalších zakázek (-) ztráta stávajících zakázek v rámci realizace produktu/služeb (-) krácení finančních zdrojů na realizaci produktu/služeb (zakázek) (-) 8

9 dlouhodobě dobré vztahy s dotčenými obcemi, příspěvkovými organizacemi, spolky i vzdělávacími a výzkumnými institucemi atd./mv, MŽP, atd. snazší prosazování strategie, politiky a cílů organizace (+) posílení komunikační strategie, image strategie (+) rozvoj partnerství soukromého, neziskového a veřejného sektoru (+) využití potenciálu zákazníka/občana na zkvalitňování služeb směrem k veřejnosti (synergie úřad - občan) (+) nedostatečně rozvinuté public relations/mv, MPSV, MŽP, OS, ztížené prosazování strategie, politiky a cílů organizace (-) Ekonomické --- správnost nakládání s majetkem státu, s nímž má organizace právo hospodařit/mf, MV, NKÚ atp. dodržování zásad čerpání prostředků z národních zdrojů a z fondů Evropské unie/mf, MPO, NKÚ atp. prokazatelné nakládání s prostředky poskytnutými z národních zdrojů a z fondů Evropské unie/mv, MF, MPO, MŽP, NKÚ atp. nedodržení zásad nakládání s majetkem státu, s nímž má město právo hospodařit (-) nedodržení zásad čerpání prostředků z národních zdrojů a z fondů Evropské unie (-) nezvládnutí finanční situace po skončení dotačních příležitostí (-) získání dalších zakázek v rámci realizace produktu/služeb (+) získání zakázek mimo stávající program (+) plnění odvodových povinností vůči státu/čssz, FS, podstatná závislost na prostředcích poskytnutých z národních zdrojů/mf, MV nesplnění některé odvodové povinnosti vůči státu (-) omezení realizace zakázek vlivem krácení finančních zdrojů (-) získání finančních prostředků nad rámec rozpočtu (+) krácení rozpočtu - neakceptování požadavků a prokazatelných potřeb nezbytných k zajištění odpovídající činnosti všech útvarů směrem k zákazníkovi (-) 9

10 poskytování služby občanovi v souladu se smlouvou/občan nedodání produktu/služby občanovi ve sjednaném množství a kvalitě (-) neprodejnost nabízené služby (-) neuhrazení ceny ze strany občana za službu (-) Sociální --- zajištění zaměstnanosti/úp dodržování právních předpisů v oblasti pracovněprávních vztahů a odměňování úředníků a zaměstnanců/ip vznik nových pracovních příležitostí a nových pracovních míst (+) hromadné propouštění (-) Nezvládnutí důsledků populačního vývoje (-) nedodržení právních předpisů v oblasti pracovněprávních vztahů a odměňování zaměstnanců (-) Nedodržení právních předpisů z pohledu přenesené působnosti (-) Nedodržení právních předpisů z pohledu samostatné působnosti, zejména k veřejným zakázkám (-) dodržování kolektivních smluv a vnitřních předpisů vydaných podle zákoníku práce/ip, OS, ZS nedodržení kolektivních smluv a vnitřních předpisů vydaných podle zákoníku práce (-) Technologické --- kvalita služeb/ občan použití nejlepších dostupných technologií (+) výběr vhodných dodavatelů (+) použití nevhodných technologií (-) výběr nevhodných dodavatelů (-) hospodárné využívání zdrojů/ zlepšení technologie (+) použití nehospodárné technologie (-) bezpečné a odborné provádění procesů / IP, 10 nedodržení právních předpisů a závazných rozhodnutí správních orgánů v oblasti bezpečného a odborného provádění procesů (-)

11 zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a bezpečnosti provozu technických zařízení/ IP, předcházení haváriím a jiným mimořádným událostem/ MŽP, IP Legislativní --- důsledné dodržování legislativních požadavků vztahujících se k prováděným činnostem/čižp, ČSSZ, FS, IP, MF, MPO, MPSV, MV, MŽP, NKÚ, ÚP atp. splněné legislativní podmínky pro provádění určitých činností/mv, MPO, MŽP, IP Ekologické --- zajištění ochrany životního prostředí při činnostech prováděných organizací/čižp, MŽP nedodržení právních předpisů a závazných rozhodnutí správních orgánů v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a bezpečnosti provozu technických zařízení (-) program prevence vzniku havárie či jiné mimořádné události (+) vznik havárie či jiné mimořádné události (-) minimalizace sankcí ze strany správních úřadů (+) neefektivnost prováděných činností (-) získání dalších zakázek v rámci poskytování služeb (+) získání zakázek mimo standardně poskytované služby (+) aktivní účast MěÚ v některém z dobrovolných systémů či programů ochrany životního prostředí, jako např. EMS, EMAS, (+) nedodržení právních předpisů a závazných rozhodnutí správních orgánů v oblasti životního prostředí (-) Legenda: ČIŽP = Česká inspekce životního prostředí; ČSSZ = Česká správa sociálního zabezpečení; FS = Finanční správa České republiky; IP = inspekce práce, tj. Státní úřad inspekce práce a inspektoráty práce; MěÚ = městský úřad; MF = Ministerstvo financí; MPO = Ministerstvo průmyslu a obchodu; MŽP = Ministerstvo životního prostředí; NKÚ = Nejvyšší kontrolní úřad; OO = odborové organizace; OS = Odborový svaz státních orgánů a organizací Ú = úředníci; ÚP = Úřad práce České republiky; V = vedení MěÚ Z = zaměstnanci MěÚ. (+) = pozitiva; (-) = negativa; 11