Systém spisové služby_sw602 verze_03 z
|
|
- Františka Burešová
- před 5 lety
- Počet zobrazení:
Transkript
1 Systém spisové služby_sw602 verze_03 z Obsah: I. Typy dokumentů.. 1 II. Přístup do systému.. 2 III. Moje nastavení.. 2 IV. Příchozí dokument.. 3 V. Odchozí dokument.. 9 VI. Vlastní dokument.. 16 VII. Podací deník.. 20 VIII. Seznam dokumentů.. 20 IX. Spisy a Seznam Spisů.. 21 X. Skartační řízení.. 26 XI. Vybraná problematika spisové služby na TUL.. 27 I. Typy dokumentů Do systému spisové služby se zapisují dokumenty, které vznikly na TUL nebo z činnosti TUL a mají úřední povahu, tedy dokumenty, které jsou z pohledu činnosti TUL významné. Evidenci v systému spisové služby podléhají: dokumenty Příchozí jedná se o dokumenty doručené na TUL dokumenty Odchozí dokumenty, které se odesílají mimo TUL dokumenty Vlastní dokumenty, které vznikly a slouží pro interní potřebu TUL Do systému se nezapisují dokumenty, které nejsou úřední povahy, případně podléhají samostatné evidenci. Dokumenty, které nejsou úřední povahy: - Brožury - Časopisy a noviny - Informační ceníky a nabídky - Knihy - Kulturní programy - Nabídky kurzů a školení - Normy - Pozvánky (pokud se nevztahují k správnímu, soudnímu nebo jinému úřednímu jednání) - Propagační a reklamní dokumenty - Protokoly - Sbírky zákonů a vyhlášek - Tiskopisy - Věstníky - Vyhlášky Dokumenty, které podléhají samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě: - Vyúčtování pracovní cesty generované a evidované na portálu VEMA - Faktury vydané, generované a evidované na portálu VEMA - Dokumenty studijní agendy generované a evidované v IS STAG TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 1
2 Dokumenty se do systému spisové služby zapisují: dokumenty Příchozí na Podatelně, v nezbytných případech (dokument předán přímo na pracoviště) na příslušném spisovém uzlu TUL dokumenty Odchozí na spisovém uzlu, který dokument vytvořil dokumenty Vlastní na spisovém uzlu, který dokument vytvořil II. Přístup do systému Uživatel vyplní své přístupové údaje Přihlašovací jméno a heslo Uživatel je povinen nesdělovat své přihlašovací údaje jiné osobě. III. Moje nastavení V položce menu Moje nastavení uživatel může měnit svoje údaje: Informace o uživateli uživatel může vyplnit, případně měnit jméno, osobní TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 2
3 identifikační údaje, kontaktní informace a další údaje Adresy definovat a upravovat svoje adresy Nastavení aplikace lze měnit vybrané parametry, doporučuje se neměnit Zařazení do skupin informace o členství uživatele v jednotlivých skupinách Správa slupin informace, zda je uživatel oprávněn spravovat dané skupiny Změna hesla nebo certifikátu uživatel mění pouze heslo Má nepřítomnost lze nastavit upozornění na nepřítomnost, časový interval Můj globální zástupce lze definovat zástupce uživatele IV. Příchozí dokument Příchozí dokument je zapisován do systému spisové služby v části Formuláře Dokumenty příchozí Nový příchozí dokument MSG_IN Příchozí dokument Příchozí dokument je na Podatelně (v definovaných případech na spisovém uzlu) zapsán v rozsahu: 1. Přiřadit číslo jednací: Číslo jednací je jedinečné označení dokumentu, soubor alfanumerických znaků, které obsahuje zkratku označení organizace, označení příslušného kalendářního roku, zkratku označení dané organizační jednotky a pořadové číslo. Číslo jednací je generováno systémem spisové služby na základě předem definované konvence a má formát: kde: TUL-RR/PPPP/DDDDDD TUL označení organizace RR 2 číselné znaky, poslední dvojčíslí roku, ve kterém dokument vznikl PPPP 4 číselné znaky, označení organizační jednotky TUL dle číselníku pracovišť DDDDDD 6 číselných znaků, pořadové číslo dokumentu Číslo jednací se vygeneruje ve formátu, které odpovídá dané organizační jednotce, např. TUL 12/4814/ Pokud se dokument předá jiné organizační jednotce (vlastníkem dokumentu se stává jiné pracoviště), pak se v čísle jednacím změní označení organizační jednotky TUL, např. TUL 12/7817/ Současně s číslem jednacím je systémem spisové služby u každého dokumentu automaticky TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 3
4 generován jednoznačný identifikátor JID. JID je unikátní alfanumerický znak, který jednoznačně identifikuje dokument. Obsahuje zkratku označení organizace a pořadové číslo dokumentu. Je neměnný. JID se zapíše na fyzický dokument, případně jeho obálku (pokud se tato neotevírá). Pro označení dokumentu číslem jednacím a JID: - uživatel klikne Přiřadit č.j. v horní části formuláře Příchozího dokumentu Upozornění: po přiřazení čísla jednacího již nejde dokument zrušit bez záznamu v systému! 2. Odesilatel: V této části uživatel vyplní data subjektu, který dokument zasílá. Jsou 2 možnosti: adresa Odesilatele je již uložena v databázi (byl již zadán) a lze tuto pouze vybrat - uživatel zadá část názvu subjektu - uživatel klikne na znak Hledat - načtou se existující adresy v databázi (Nalezeno x) - uživatel rozbalí seznam adres a vybírá příslušnou pokud adresa není v databázi, jedná se o nového Odesilatele, pak uživatel zvolí Nová klasická adresa a vyplní jednotlivé požadované údaje TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 4
5 3. Informace o dokumentu: Uživatel vyplní: Věc stručné označení, popis dokumentu Doručení uvede se datum doručení dokumentu, uživatel klikne myší na pole, zobrazí se kalendář s označeným aktuálním datem, uživatel potvrdí výběr a datum se automaticky doplní, případně lze vybrat jiné datum Čas doručení uživatel klikne na pole a vygeneruje se aktuální čas, tento je třeba potvrdit klávesou Enter Podací číslo u doporučené zásilky Podací pošta u doporučené zásilky Způsob uživatel volí způsob doručení dokumentu 4. Doplňující informace: Uživatel vybere kategorii dokumentu z přednastavených údajů. Pokud není typ dokumentu TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 5
6 výslovně uveden, volí uživatel označení Ostatní. Uživatel vyznačí Počet listů fyzického dokumentu a Počet listů fyzických příloh dokumentu. Zaměstnanci Podatelny dokument pouze zapisují a předávají na příslušnou organizační jednotku = spisový uzel, kde probíhá vlastní vyřízení dokumentu. Předání na jinou organizační jednotku se provádí předáním dokumentu jinému uživateli systému spisové služby. Výběr uživatele/pracoviště se provádí v části Cesta dokumentu, a to: uživatel zadá část jména nebo pracoviště v části Vyhledat uživatele uživatel klikne na znak Hledat načte se seznam odpovídajících aktivních uživatelů systému/pracovišť uživatel vybere příslušného zaměstnance spisového uzlu/pracoviště, kterému dokument předává uživatel klikne znak pro Předat dokument Předání dokumentu znamená, že uživatel, který dokument zapsal, ztrácí k němu všechna práva a dokument je nově vlastněn uživatelem, kterému byl tento předán. Takto předaný dokument je přijat příslušným pracovníkem spisového uzlu. Tento uživatel: 5. Cesta dokumentu - zajištění připomínek a komentářů příslušných osob 5.1 Postoupí dokument jinému uživateli systému spisové služby k vyjádření Postoupení dokumentu jinému uživateli systému znamená, že uživatel požaduje od jiného uživatele vyjádření k danému dokumentu, ale stále zůstává majitelem dokumentu a osobou odpovědnou za jeho vyřízení: - v části formuláře Cesta dokumentu uživatel klikne na znak Hledat - načtou se jména všech aktivních uživatelů spisové služby/pracovišť - uživatel vybere jméno příslušné osoby/pracoviště v části Cesta dokumentu k vyjádření - jméno osoby/pracoviště je možno rovněž napsat do Vyhledat uživatele a zvolit - uživatel klikne na Zahájit koloběh TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 6
7 Postoupit k vyjádření lze libovolnému počtu uživatelů. Po kliknutí na opakovací sekvenci (+ / - ), uživatel může zadat dalšího/další uživatele, kteří po vyjádření, případně vyplnění komentáře, postupují dokument k vyjádření dalšímu uživateli. Poslední uživatel v koloběhu postoupí dokument zpět uživateli, který celý proces inicioval. 5.2 Předá dokument jinému uživateli systému spisové služby Předání dokumentu znamená, že se původní uživatel vzdá práv k dokumentu a odpovědnost za jeho vyřízení předá jinému uživateli, případně organizační jednotce. - v části formuláře Cesta dokumentu uživatel klikne na znak Hledat - načtou se jména všech aktivních uživatelů spisové služby/pracovišť - uživatel vybere jméno příslušné osoby/pracoviště v části Předat uživateli/org. jednotce - jméno osoby/pracoviště je možno rovněž napsat do Vyhledat uživatele a zvolit - uživatel klikne na znak Předat dokument TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 7
8 6. Vyřízení dokumentu Vyřízení znamená, že dokument byl zpracován, příslušné osoby se vyjádřili a dokument může být uložen do Archivu dokumentů v systému spisové služby. Uživatel vybere: způsob vyřízení dokumentu označuje, jak byl dokument vyřízen, může být i telefonicky, vzetím na vědomí, apod. spisový znak tedy označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování, indikuje, kde je dokument uložen ve Spisovně Po vybrání spisového znaku se automaticky doplní: - skartační znak - označení způsobu, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení - skartační lhůta - doba, během níž musí být dokumenty uloženy na TUL, před jejím uplynutím nesmějí být tyto skartovány - popis spisového znaku Spisové a skartační znaky a lhůty jsou předmětem Spisového a skartačního plánu TUL, který tvoří přílohu č. 1 Spisového řádu TUL. Uživatel vybere Spouštěcí událost okamžik v čase, od kterého začíná plynout skartační lhůta. Zpravidla se jedná o okamžik vyřízení dokumentu, případně konce jeho platnosti. Uživatel doplní případné poznámky o vyřízení dokumentu uživatel klikne Uložit dokument v případě, kdy má dokument rozpracovaný a chce ho pouze uložit do databáze 6. 2 uživatel klikne Podepsat a vyřídit v případě, kdy je dokument zcela vyřízen a má být uložen do Archivu dokumentů v systému spisové služby TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 8
9 V. Odchozí dokument Odchozí dokument je zapisován do systému spisové služby v části Formuláře Dokumenty vlastní/odchozí Nový dokument MSG_OUT Odchozí nebo samostatný dokument Odchozí dokument je zapisován na spisovém uzlu organizační jednotce, která tento vytvořila, vyřídila, případně odesílá. Odchozí dokument je zapsán v rozsahu: 1. Přiřadit číslo jednací: Číslo jednací, formát a pravidla jeho generování jsou popsány v části Příchozí dokument. - uživatel klikne Přiřadit č.j. - vygeneruje se číslo jednací a JID 2. Odesilatel: - je předvolen TUL 3. Příjemce: 3.1 Odeslání klasické poštovní zásilky: - uživatel spisového uzlu hledá pouze klasické poštovní adresy označí jen klasické adresy - uživatel zadá část adresy - uživatel klikne na znak Hledat - uživatel vybere již existující adresu - pokud adresa nebyla zadána, uživatel zvolí Nová klasická adresa a vyplní údaje příjemce Na fyzickou obálku, která obsahuje odesílaný dokument, uživatel napíše vlevo dole JID. V případě doporučené pošty nesmí uživatel zapomenout zvolit doporučený dopis. TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 9
10 3.2 Odeslání přes datové schránky: Přijímání dokumentů prostřednictvím datové schránky provádí pouze zaměstnanci Podatelny. Odeslání dokumentů prostřednictvím datové schránky provádí všichni uživatelé spisové služby. - uživatel označí jen DS - uživatel zadá ID datové schránky nebo část názvu organizace a klikne na znak Hledat - uživatel vybere datovou schránku - případně může hledat v systému datových schránek označí hledat v systému DS - vyplní známé údaje příjemce a klikne na znak Hledat TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 10
11 3.3 Odeslání přes elektronickou podatelnu: - v části formuláře Příjemce/Seznam příjemců uživatel klikne Vytvořit adresu příjemce - klikne na znak pro - uživatel vyplní název organizace a příslušnou adresu po elektronické podání 4. Informace o dokumentu: Uživatel vyplní: Věc stručné označení, popis dokumentu Naše č.j. automaticky se zapíše vygenerované číslo jednací Naše sp. zn. pokud je dokument vložen do spisu, automaticky se zapíše spisová značka příslušného spisu. Spisová značka je jednoznačné označení spisu. Vytvořený Odchozí dokument může být v tomto okamžiku do nového či stávajícího spisu přidán. Uživatel klikne Založit nový spis (více v části Spisy) nebo Vložit do spisu : - uživatel vyplní známé údaje spisu a klikne Hledat - případně pouze klikne Hledat - vybere příslušný spis - klikne Vložit do spisu Vaše č.j./vaše sp. zn. číslo jednací a spisová značka příjemce K rukám/do vl. rukou/zakázat náhradní doručení uživatel může specifikovat příjemce, zpravidla se nevyplňuje 5. Přílohy - lze přidat přílohu klik na Možnosti a zvolit Vložit písemnost - lze přidat několik dokumentů klik na opakovací sekvenci (+) - lze odebrat dokumenty klik na opakovací sekvenci (-) nebo poslední dokument lze odstranit klik na Možnosti a zvolit Odstranit písemnost Odchozí dokument lze odeslat bez příloh. V případě odesílání dokumentů prostřednictvím datové schránky musí Odchozí dokument obsahovat přílohy (odesílané dokumenty). TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 11
12 6. Doplňující informace Uživatel vybere kategorii dokumentu z přednastavených údajů. Pokud není typ dokumentu výslovně uveden, volí uživatel označení Ostatní. Uživatel vyznačí Počet listů fyzického dokumentu a Počet listů fyzických příloh dokumentu. 7. Cesta dokumentu: Uživatel může před vlastním odesláním dokumentu požádat o vyjádření jiného uživatele spisové služby, případně může dokument předat jiné organizační jednotce. Uživatel: 7.1 Postoupí dokument jinému uživateli systému spisové služby k vyjádření Postoupení dokumentu jinému uživateli systému znamená, že uživatel požaduje od jiného uživatele vyjádření k danému dokumentu, ale stále zůstává majitelem dokumentu a osobou odpovědnou za jeho vyřízení: - v části formuláře Cesta dokumentu uživatel klikne na znak Hledat - načtou se jména všech aktivních uživatelů spisové služby/pracovišť - uživatel vybere jméno příslušné osoby/pracoviště v části Cesta dokumentu k vyjádření - jméno osoby/pracoviště je možno rovněž napsat do Vyhledat uživatele a zvolit - uživatel klikne na Zahájit koloběh - lze postupovat více uživatelům v řadě - poslední postupuje zpět na uživatele, který koloběh inicioval TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 12
13 7.2 Předá dokument jinému uživateli systému spisové služby Předání dokumentu znamená, že se původní uživatel vzdá práv k dokumentu a odpovědnost za jeho vyřízení předá jinému uživateli, případně organizační jednotce. - v části formuláře Cesta dokumentu uživatel klikne na znak Hledat - načtou se jména všech aktivních uživatelů spisové služby/pracovišť - uživatel vybere jméno příslušné osoby/pracoviště v části Předat uživateli/org. jednotce - jméno osoby/pracoviště je možno rovněž napsat do Vyhledat uživatele a zvolit - uživatel klikne na znak Předat dokument 8. Vyřízení dokumentu Vyřízení znamená, že dokument byl vytvořen, příslušné osoby se vyjádřili a dokument může být přes Podatelnu odeslán příjemci. Uživatel vybere: způsob vyřízení dokumentu označuje, jak byl dokument vyřízen, může být i telefonicky, vzetím na vědomí, apod. spisový znak tedy označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování, indikuje, kde je dokument uložen ve Spisovně Po vybrání spisového znaku se automaticky doplní: - skartační znak - označení způsobu, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení - skartační lhůta - doba, během níž musí být dokumenty uloženy na TUL, před jejím uplynutím nesmějí být tyto skartovány - popis spisového znaku Spisové a skartační znaky a lhůty jsou předmětem Spisového a skartačního plánu TUL, který tvoří přílohu č. 1 Spisového řádu TUL. Uživatel vybere Spouštěcí událost okamžik v čase, od kterého začíná plynout skartační lhůta. Zpravidla se jedná o okamžik vyřízení dokumentu, případně konce jeho platnosti. Uživatel doplní případné poznámky o vyřízení dokumentu. TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 13
14 8. 1 uživatel klikne Uložit dokument v případě, kdy má dokument rozpracovaný a chce ho pouze uložit do databáze 8. 2 uživatel klikne Odeslat dokument v případě, kdy je dokument zcela vyřízen a má být tento odeslán příjemci. Jen pro zaměstnance Podatelny: Takto odeslaný dokument je přijat příslušným pracovníkem Podatelny. Tento uživatel: - v části Moje k vyřízení Odchozí dokument otevře (zeleně podbarvený = k vyřízení) - doplní datum odeslání (po kliknutí na pole se přednastaví aktuální datum) TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 14
15 - klikne na Uložit dokument dokument je odeslán do Archivu dokumentů (vyřízen = bíle podbarven) - případně vrátí uživateli dokument k dopracování klik na Vrátit k doplnění TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 15
16 VI. Vlastní dokument Vlastní dokument v systému spisové služby znamená dokument, který vznikl interně a je určen pro vnitřní potřebu TUL, není zasílán mimo organizaci. Vlastní dokument je zapisován do systému spisové služby v části Formuláře Dokumenty vlastní/odchozí Nový dokument MSG_OUT Odchozí nebo samostatný dokument 1. Vlastní dokument - uživatel zvolí vytvoření Vlastního dokumentu klik Vlastní dokument 2. Přiřadit číslo jednací: Číslo jednací, formát a pravidla jeho generování jsou popsány v části Příchozí dokument. - uživatel klikne Přiřadit č.j. - vygeneruje se číslo jednací a JID 3. Odesilatel: - je předvolen TUL TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 16
17 4. Informace o dokumentu: Uživatel vyplní: Věc stručné označení, popis dokumentu Naše č.j. automaticky se zapíše vygenerované číslo jednací Naše sp. zn. pokud je dokument vložen do spisu, automaticky se zapíše spisová značka příslušného spisu. Spisová značka je jednoznačné označení spisu. Vytvořený Vlastní dokument může být v tomto okamžiku do nového či stávajícího spisu přidán. Uživatel klikne Založit nový spis (více v části Spisy) nebo Vložit do spisu : - uživatel vyplní známé údaje spisu a klikne Hledat - případně pouze klikne Hledat - vybere příslušný spis - klikne Vložit do spisu 5. Přílohy - lze přidat přílohu klik na Možnosti a zvolit Vložit písemnost - lze přidat několik dokumentů klik na opakovací sekvenci (+) - lze odebrat dokumenty klik na opakovací sekvenci (-) nebo poslední dokument lze odstranit klik na Možnosti a zvolit Odstranit písemnost Vlastní dokument lze odeslat bez příloh. 6. Doplňující informace Uživatel vybere kategorii dokumentu z přednastavených údajů. Pokud není typ dokumentu výslovně uveden, volí uživatel označení Ostatní. Uživatel vyznačí Počet listů fyzického dokumentu a Počet listů fyzických příloh dokumentu. 7. Cesta dokumentu: Uživatel může požádat o vyjádření jiného uživatele spisové služby, případně může Vlastní dokument předat jiné organizační jednotce. Uživatel: 7.1 Postoupí dokument jinému uživateli systému spisové služby k vyjádření Postoupení dokumentu jinému uživateli systému znamená, že uživatel požaduje od jiného uživatele TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 17
18 vyjádření k danému dokumentu, ale stále zůstává majitelem dokumentu a osobou odpovědnou za jeho vyřízení: - v části formuláře Cesta dokumentu uživatel klikne na znak Hledat - načtou se jména všech aktivních uživatelů spisové služby/pracovišť - uživatel vybere jméno příslušné osoby/pracoviště v části Cesta dokumentu k vyjádření - jméno osoby je možno rovněž napsat do Vyhledat uživatele a zvolit - uživatel klikne na Zahájit koloběh 7.2 Předá dokument jinému uživateli systému spisové služby Předání dokumentu znamená, že se původní uživatel vzdá práv k dokumentu a odpovědnost za jeho vyřízení předá jinému uživateli, případně organizační jednotce. - v části formuláře Cesta dokumentu uživatel klikne na znak Hledat - načtou se jména všech aktivních uživatelů spisové služby/pracovišť - uživatel vybere jméno příslušné osoby/pracoviště v části Předat uživateli/org. jednotce - případně uživatel zadá jméno do Vyhledat uživatele a klikne na Předat dokument TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 18
19 8. Vyřízení dokumentu Vyřízení znamená, že dokument byl vytvořen, příslušné osoby se vyjádřili a dokument může být uložen do Archivu dokumentů. Uživatel vybere: způsob vyřízení dokumentu označuje, jak byl dokument vyřízen, může být i telefonicky, vzetím na vědomí, apod. spisový znak tedy označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování, indikuje, kde je dokument uložen ve Spisovně Po vybrání spisového znaku se automaticky doplní: - skartační znak - označení způsobu, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení - skartační lhůta - doba, během níž musí být dokumenty uloženy na TUL, před jejím uplynutím nesmějí být tyto skartovány - popis spisového znaku Spisové a skartační znaky a lhůty jsou předmětem Spisového a skartačního plánu TUL, který tvoří přílohu č. 1 Spisového řádu TUL. Uživatel vybere Spouštěcí událost okamžik v čase, od kterého začíná plynout skartační lhůta. Zpravidla se jedná o okamžik vyřízení dokumentu, případně konce jeho platnosti. Uživatel doplní případné poznámky o vyřízení dokumentu. 8.1 uživatel klikne Uložit dokument v případě, kdy má dokument rozpracovaný a chce ho pouze uložit do databáze 8.2 uživatel klikne Odeslat do Archivu v případě, kdy je dokument zcela vyřízen. TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 19
20 VII. Podací deník Podací deník slouží k vyhledání a zobrazení dokumentů evidovaných v systému spisové služby ve zvoleném časovém úseku. - uživatel zvolí časové období, za které chce dokumenty vyhledat kliknutím na pole Datum zápisu do deníku od a do se zobrazí kalendář, aktuální datum je přednastaveno - uživatele klikne na Vyhledat v deníku došlé a odeslané pošty - případně může hledat dle přesnějších kritérií klik na Zobrazit/skrýt rozšířené parametry hledání VIII. Seznam dokumentů Seznam dokumentů slouží k vyhledání a zobrazení dokumentů evidovaných v systému spisové služby dle zvolených kritérií. Umožňuje vyhledat: - všechny dokumenty - dokumenty vyřizované daným uživatelem - dokumenty, na kterých ještě nebylo pracováno - dokumenty, které daný uživatel vyřídil - všechny vyřízené dokumenty - dokumenty, na kterých daný uživatel pracoval Případně lze vyhledat zcela konkrétní dokument: - uživatel v části Hledat zadá název dokumentu a klikne Hledat TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 20
21 Uživatel může vyhledané dokumenty předat jinému uživateli systému spisové služby: - v části Vyhledat uživatele pro předání zadá jméno nebo část jména uživatele, kterému chce dokumenty předat - klikne Hledat - u každého zobrazeného dokumentu je možno zvolit konkrétního uživatele, který odpovídá zadaným údajům - uživatel klikne Předat vybrané dokumenty IX. Spisy a seznam spisů Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis. Dokumenty v analogové podobě se vzájemně spojí fyzicky, dokumenty v digitální podobě se vzájemně spojí systémem spisové služby. Vyřízením spisu se rozumí zpracování návrhu, jeho schválení, vyhotovení, podepsání a vypravení rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení. Po vyřízení věci se spis uzavře. Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu a kontrola a doplnění údajů před uložením na pracovišti, případně do spisovny. Spisová značka je jedinečné označení spisu. Pravidla generování spisové značky: - spisová značka se automaticky vygeneruje jako číslo jednací prvního dokumentu, který je do spisu vložen Pokud by nastala situace, kdy je tentýž dokument vložen jako první do více spisů, pak: - spisová značka prvního spisu se automaticky vygeneruje jako číslo jednací daného dokumentu TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 21
22 - u druhého a dalšího spisu se spisová značka rovněž vygeneruje, ale zároveň varování, že spisová značka je duplicitní - dokud uživatel neupraví spisovou značku buď příznakem, nebo přepisem na unikátní značku nelze spis uzavřít (vyřídit) Tvorba spisu: Spis je tvořen v části Formuláře Spisy Nový Spis Spis 1. Charakteristika Uživatel vyplní: - název spisu - zvolí typ spisu obvykle spis - zapíše stručný popis tak, aby bylo zjevné, čeho se spis týká 2. Přiřazení subjektu Přiřazení subjektu znamená výběr organizace nebo osoby, které se spis týká. TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 22
23 - uživatel klikne na znak pro Hledat - načtou se existující subjekty - uživatel vybere příslušný subjekt - uživatel rovněž může zvolit Spis bez přiřazeného subjektu 3. Připojené Příchozí/Odchozí/Vlastní dokumenty nebo spisy Umožňuje vložit dokumenty do spisu, a to jednak formuláře spisové služby (Příchozí/ Odchozí/ Vlastní dokumenty) a zároveň spis nebo jakýkoliv jiný dokument. - uživatel klikne na znak pro Vložení dokumentu - uživatel vybere Typ dokumentu Příchozí zprávy, Odchozí zprávy, Spisy, Samostatné dokumenty, Libovolný formulář - uživatel klikne na znak pro Hledat - případně vyplní detailní informace hledaného dokumentu Věc, č.j., Adresát a klikne na znak Hledat - uživatel vybere příslušný dokument a klikne Vložit do spisu TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 23
24 4. Komentáře - uživatel může vepsat komentář do pole Komentář - případně uživatel může vložit přílohu - klik na Možnosti - Vložit - vybrat přílohu, která má být do spisu vložena - kliknutím na opakovací sekvenci se dá přiložit x příloh 5. Cesta spisu Uživatel může požádat o vyjádření se ke spisu jiného uživatele spisové služby. Uživatel Postoupí spis jinému uživateli systému spisové služby k vyjádření Postoupení spisu jinému uživateli systému znamená, že uživatel požaduje od jiného uživatele vyjádření se k danému spisu, ale stále zůstává majitelem spisu a osobou odpovědnou za jeho vyřízení: - v části formuláře Cesta spisu uživatel klikne na znak Hledat - načtou se jména všech aktivních uživatelů/pracovišť spisové služby - uživatel vybere jméno příslušné osoby/pracoviště k vyjádření se v části Cesta spisu k vyjádření - jméno osoby je možno rovněž napsat do Vyhledat uživatele a zvolit - uživatel klikne na Zahájit koloběh 6. Zpracování spisu 6.1 Předání spisu Uživatel může spis předat jinému uživateli spisové služby. Předání spisu znamená, že se původní uživatel vzdá práv ke spisu a odpovědnost za jeho vyřízení předá jinému uživateli, případně organizační jednotce. - v části formuláře Zpracování spisu uživatel klikne na znak Hledat TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 24
25 - načtou se jména všech aktivních uživatelů spisové služby - případně zadá jméno uživatele a klikne na znak Hledat - uživatel vybere jméno příslušné osoby v části Předat uživateli - uživatel klikne na znak Předat spis 6.2 Vyřízení spisu Vyřízení znamená, že spis byl vytvořen, příslušné osoby se vyjádřili a spis může být uložen do Archivu spisů. Uživatel může doplnit případnou poznámku ke spisu. Uložit - spis je uložen v části Rozpracované spisy, není ještě uzavřen Podepsat a uzavřít spis je uzavřen (vyřízen) a přesunut do části Archiv spisů Uživatel může v této fázi zapsat nový Příchozí, případně odchozí/vlastní dokument a tento se mu vloží do daného spisu. Seznam Spisů Seznam spisů slouží k vyhledání a zobrazení spisů evidovaných v systému spisové služby dle zvolených kritérií. Umožňuje vyhledat: - Všechny spisy - Moje spisy Případně lze vyhledat zcela konkrétní spis: - uživatel v části Hledat text zadá název spisu (případně část názvu) a klikne Použít TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 25
26 X. Skartační řízení Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty a spisy, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost TUL. Žádné dokumenty podléhající spisové evidenci, nesmějí být zničeny bez posouzení ve skartačním řízení. Skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Skartační řízení se provádí zpravidla jednou ročně. K přípravě a provedení skartačního řízení se sestaví skartační komise, která je jmenována rektorem a jejímž členem je vždy zaměstnanec pověřený vedením Spisovny. Ostatní uživatelé spisové služby s položkou menu Skartace nepracují. TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 26
27 XI. Vybraná problematika spisové služby na TUL 1. účetní doklad typu FAKTURA přijatá Výjimku z principu, kdy elektronický záznam v systému spisové služby sleduje oběh fyzického dokumentu, tvoří přijatá faktura Faktura přijatá je archivována (vyřízena, elektronicky podepsána) uživatelem, který fakturu zpracovává (zajišťuje podpisy) - na OÚC je zaslán pouze fyzický dokument (včetně všech příloh nezbytných pro likvidaci faktury průvodka, objednávka, příjemka, dodací list, další). Ostatní principy a pravidla výkonu spisové služby u tohoto typu dokumentu zůstávají nezměněné. Poslední pracoviště, které fakturu zpracovává, tuto zároveň vyřídí (odešle do archivu) a na OÚC posílá pouze listinný dokument. příklad A: - faktura zaslána dodavatelem v listinné podobě - zapsána do systému spisové služby na Podatelně (jako Příchozí dokument) = JID - listinný doklad a záznam ve spisové službě předány k vyřízení na příslušné pracoviště - pracoviště fakturu zpracuje, opatří všemi náležitostmi nezbytnými pro uhrazení faktury pozn.- pokud je faktura hrazena z více pracovišť, tato si mezi sebou posílají fyzický dokument i záznam ve spisové službě - záznam kopíruje cestu fyzického dokumentu - poslední pracoviště dokument vyřídí ve spisové službě (vybere způsob vyřízení, spisový znak, "Podepsat a vyřídit") a zasílá pouze fyzický dokument na OÚC (záznam je již v archivu) příklad B: - faktura zaslána mailem v elektronické podobě - zapsána do systému spisové služby uživatelem na příslušném spisovém uzlu (jako Příchozí dokument) = JID - pracoviště fakturu zpracuje, opatří všemi náležitostmi nezbytnými pro uhrazení faktury pozn. - pokud je faktura hrazena z více pracovišť, tato si mezi sebou posílají fyzický dokument i záznam ve spisové službě - záznam kopíruje cestu fyzického dokumentu - poslední pracoviště dokument vyřídí ve spisové službě (vybere způsob vyřízení, spisový znak, "Podepsat a vyřídit") a zasílá pouze fyzický dokument (tisk elektronického dokumentu) na OÚC (záznam je již v archivu) Vyřízení faktury: Způsob vyřízení: Vyřízením (zpravidla) Spisový znak: G II 3 (pouze) 1. 2 Existují speciální případy, kdy se doklad jeví jako faktura, ale nejedná se o klasickou dodavatelskou fakturu (fakturu, kterou nám zasílá třetí strana a očekává úhradu). Pokud je takový doklad ve spisové službě archivován jako faktura (G II 3), pak se při automatickém párování výstupů ze spisové služby a účetního systému VEMA tyto záznamy jeví jako chybové. Korektní spisové znaky pro jednotlivé případy: a. faktura MENZA TUL, případně jiná vnitrofaktura spisový znak = G II 4 (Interní účetní doklady) zdůvodnění: jedná se o vnitřní účetní doklad, nejedná se o klasickou fakturaci externím dodavatelem TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 27
28 b. faktura placená kreditní/debetní TUL kartou spisový znak = G II 4 (Interní účetní doklady) zdůvodnění: nejedná se o klasickou fakturaci externím dodavatelem (nebude hrazena), faktura je daňovým dokladem c. úhrada vložného, faktura spisový znak = G II 2 (Výpisy z bankovních účtů) zdůvodnění: nejedná se o klasickou fakturaci externím dodavatelem (nebude hrazena), faktura je daňovým dokladem, vlastní úhrada vložného byla provedena z bankovního účtu na základě původního předpisu 1. 3 Automatická kontrola oběhu účetních dokumentů typu faktura přijatá na TUL. Systém je nastaven tak, že porovnává faktury archivované v elektronickém systému spisové služby (Vyřízení a přidělení spisového znaku G II 3 příslušným uživatelem) s fakturami evidovanými v účetním systému VEMA. Párování probíhá na základě porovnání JID archivované faktury s JID zapsaným u příslušného dokumentu v systému VEMA. V případě, že nedojde ke spárovaní daného dokumentu je na uživatele spisové služby, který fakturu archivoval, generován notifikační mail. Pravidla notifikačních zpráv: a. Informační mail - pokud po 10 dnech od archivace faktury ve spisové službě nedojde dle JID ke spárování se záznamem v systému VEMA - předmět mailu: Informace o nezpracované faktuře - z mail adresy: no reply - text:..."dobrý den, chceme Vás informovat, že je to 10 dní od doby, kdy byla archivována faktura "fa ", dodavatele "ABC s.r.o.", v systému spisové služby. Tato faktura dosud nebyla na OÚC doručena, případně nebyla zpracována. Ověřte si, prosím, že z Vaší strany byly zaslány všechny podklady pro likvidaci faktury a tato Vám nebyla vrácena."... Akce na straně uživatele spisové služby: - ujistěte se, že jste fakturu se všemi podklady již zaslali na OÚC (uživatel nejprve zajistí všechny podklady a podpisy příslušných osob, až poté archivuje a zasílá fyzické doklady na OÚC) - ujistěte se, že vám nebyla faktura vrácena k doplnění, případně opravě - ujistěte se, že jste použili správný spisový znak (viz speciální případy - vnitrofaktura, faktura placená CC/DC, daňový doklad k úhradě vložného apod.) b. Upozorňovací mail - pokud po 20 dnech od archivace faktury ve spisové službě nedojde dle JID ke spárování se záznamem v systému VEMA - předmět mailu: Upozornění o nezpracované faktuře - z mail adresy: no reply - text:..."dobrý den, chceme Vás upozornit, že je to 20 dní od doby, kdy byla archivována faktura "fa ", dodavatele "ABC s.r.o.", v systému spisové služby. Tato faktura dosud nebyla na OÚC doručena, případně nebyla zpracována. Ověřte si, prosím, že z Vaší strany byly zaslány všechny podklady pro likvidaci faktury a tato Vám nebyla vrácena. Pokud jste splnili všechny náležitosti, informujte se o stavu daného dokladu na OÚC"... TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 28
29 Akce na straně uživatele spisové služby: - pokud jste provedli všechny úkony dle předchozího bodu, kontaktujte OÚC c. Varovný mail - pokud po 30 dnech od archivace faktury ve spisové službě nedojde dle JID ke spárování se záznamem v systému VEMA - předmět mailu: Varování o nezpracované faktuře - z mail adresy: no reply - text:..."dobrý den, chceme Vás varovat, že je to 30 dní od doby, kdy byla archivována faktura "fa ", dodavatele "ABC s.r.o.", v systému spisové služby. Tato faktura dosud nebyla na OÚC doručena, případně nebyla zpracována. Ověřte si, prosím, že z Vaší strany byly zaslány všechny podklady pro likvidaci faktury a tato Vám nebyla vrácena. Pokud jste splnili všechny náležitosti, informujte se o stavu daného dokladu na OÚC. Jedná se o poslední informační zprávu, tato faktura bude vyřazena z dalšího sledování."... Akce na straně uživatele spisové služby: - pokud jste provedli všechny úkony dle předchozích bodů, kontaktujte OÚC a dohodněte další postup - systém kontroly již nebude tento doklad uvažovat 2. Evidence dokumentu typu Smlouva U smlouvy platí, že do elektronického systému spisové služby se vždy vkládá digitální podoba dokumentu. Ze systému je pak smlouva automaticky vytěžena do centrálního úložiště smluv TUL. Základní pravidla: - k záznamu ve spisové službě se přiloží pouze řádně vyplněná smlouva, která je podepsána všemi smluvními stranami - smlouva se naskenuje do formátu *.pdf - poslední stranu skenovaného dokumentu tvoří řádně vyplněná a podepsaná Průvodka smlouvy Označení: Pro správnou identifikaci záznamů typu smlouva je třeba v Odchozím, případně Příchozím formuláři ve spisové službě označit: 1. Věc - vyplnit ve formátu Smlouva_Partner_předmět smlouvy (např. Smlouva_Alicom_o spolupráci) 2. Označení přílohy - stejná konvence viz bod 1 3. v části formuláře "Doplňující informace" vybrat kategorii dokumentu "Smlouva" Postup: - ve spisové službě vytvořte Odchozí, případně Příchozí dokument - v části formuláře "Přílohy" vložte smlouvu kliknutím na "Možnosti", poté vyberte "Vložit písemnost" (pro vložení dokumentu, který máte uložen ve svém PC), případně "Naskenovat písemnost" (pro vložení dokumentu, který máte vložen do skeneru) - ostatní úkony s formulářem zůstávají nezměněny TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 29
30 pozn. - Pokud nejde vložit příloha k záznamu ve spisové službě, pravděpodobně se jedná o situaci, kdy nemáte aktuální verzi sw 602 Form Filler. Aktuální verze se dá stáhnout: (verze Software602 Form Filler 4 pro Windows (EXE)). V případě, kdy nejste administrátory svého PC, případně si nejste jisti postupem stahování, obraťte se na své katedrové/fakultní/rektorátní IT pracovníky. Shrnutí: skenovanou smlouvu vložíte do spisové služby jako přílohu záznamu Typové příklady: a. smlouva je podepsána oběma stranami a posílána na smluvního partnera k uložení: - je vytvořen Odchozí dokument - k záznamu je v části Přílohy vložen skenovaný dokument - Odchozí dokument s přílohou je odesláním uložen do archivu, fyzický dokument přes Podatelnu zaslán na partnera b. smlouva je podepsána ze strany TUL a posílána na smluvního partnera k podpisu: - je vytvořen Odchozí dokument - zajištěn podpis všech osob, záznam ve spisové službě kopíruje cestu fyzického dokumentu - JID je zapsán na všechna paré smlouvy - samotná smlouva není přiložena k záznamu ve spisové službě - Odchozí dokument je odesláním uložen do archivu, fyzický dokument přes Podatelnu zaslán na partnera Partner posílá podepsaný dokument zpět: - na Podatelnu přichází smlouva - tato je již označena JID - Podatelna do systému spisové služby nezapisuje - smlouva je zaslána na příslušné pracoviště - záznam Odchozího dokumentu je vyhledán v archivu dokumentů a znovu otevřen - klik na "Uzavřený dokument znovu otevřít" - k záznamu je vložen skenovaný dokument - záznam odeslán zpět do archivu - klik na "Odeslat dokument" c. smlouva je podepsána ze strany partnera a zasílána na TUL k podpisu - smlouva je zapsána na Podatelně jako Příchozí dokument - zaslána na příslušné pracoviště - zajištěn podpis všech osob, záznam ve spisové službě kopíruje cestu fyzického dokumentu - je vytvořena odpověď na Příchozí dokument - v dolní části formuláře klik na "Odpovědět na dokument" - k vygenerovanému Odchozímu dokumentu je vložen skenovaný dokument - Odchozí dokument s přílohou je odesláním uložen do archivu, fyzický dokument přes Podatelnu zaslán na partnera 3. oběh Vlastního dokumentu typu DPČ organizací - DPČ je vytvořena příslušným pracovištěm a zapsána na daném spisovém uzlu - spisový uzel vygeneruje JID a zapíše tento na fyzický dokument všechna 3 paré - spisový uzel v systému spisové služby předá dokument na OOP, resp. příslušnou pracovnici - fyzický dokument pošle přes Podatelnu na pracoviště OOP - OOP po podepsání dokumentu posílá 2 paré zpět na pracoviště předá dokument v systému spisové služby a fyzický dokument přes Podatelnu zasílá na pracoviště TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 30
31 - pracoviště je spisový uzel, který provede vyřízení dokumentu (přidělení způsobu vyřízení a spisových, skartačních znaků a lhůt) 4. Vyhledávání uživatelů spisové služby, pracovišť, odesilatelů/příjemců a spisových znaků Při vyhledávání uživatelů spisové služby, jednotlivých spisových uzlů a spisových znaků, případně odesilatel/příjemce obecně platí: - znak Hledat načte všechny záznamy v databázi - počet záznamů bude časem vysoký, samotné vyhledávání ze všech záznamů obtížné - uživatel tedy zadá část jména, pracoviště, názvu firmy nebo spisového znaku ideálně takovou část, která dostatečně omezí počet vyhledaných položek Může se jednat o začátek jména/názvu, ale i jakoukoliv jinou část. Například vyhledání firmy Livox může být zadáno: liv i ox nebo jiná část. Při výběru uživatele nebo pracoviště, kterému bude předán dokument, uživatel zadá v části Vyhledat uživatele část jména, ale i pracoviště a klikne na znak Hledat, poté vybírá z výsledku vyhledávání příslušný záznam. V případě spisového znaku stačí první 2 pozice tohoto. Po zadání části spisového znaku v části Hledat sp. znak a kliknutí na znak pro Hledat uživatel v části formuláře Spisový znak vybere daný spisový znak. TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 31
32 5. Poslání jednoho dokumentu více subjektům/osobám Každý jednotlivý dokument by měl být do systému spisové služby zapsán právě jednou. Má to vazbu na vyřízení dokumentu (přidělení spisových, skartačních znaků a lhůt) a následný skartační proces. Pokud je třeba zaslat jeden dokument více osobám: - Odchozí dokument Uživatel při zadání Odchozího dokumentu vybere více příjemců. Klikne na Přidat příjemce a standardním způsobem vybírá nebo zadává dalšího příjemce daného dokumentu. O dokumentu existuje jeden záznam v systému spisové služby, je vygenerován jeden JID a na všechny obálky určené k odeslání je zapsán stejný JID. Případně může být JID jen na jedné obálce, ale pouze za předpokladu, že všechny obálky pod jedním JID jsou na Podatelnu předány jako jedna ucelená skupina obálek k odeslání. - Vlastní dokument Uživatel dokument zadá do systému spisové služby právě jednou, generuje jeden JID, předá jednomu pracovišti a ostatní pracoviště vyznačí v části Komentáře k dokumentu. Každý zasílaný dokument bude opatřen tím daným JID. TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 32
33 6. Odeslání dokumentu samostatným podáním na poště, případně osobním podáním V případě urgentního odeslání Odchozího dokumentu může uživatel odeslat dokument mimo Podatelnu. Dokument podá na poště a v systému spisové služby zvolí způsob podání bez výpravny (výpravna = Podatelna). Stejný způsob uživatel zvolí, pokud bude dokument předán příjemci osobním podání. postup: - uživatel zapisuje Odchozí dokument - vybere nebo zadá adresu příjemce - zvolí způsob doručení bez výpravny - formulář vyplní a klikne Odeslat dokument - v části Rozpracované dokumenty vybere příslušný záznam a otevře - uživatel doplní datum odeslání a zároveň datum doručení dokumentu - dole ve formuláři zvolí Uložit dokument - dokument je vyřízen a odeslán do databáze vyřízených dokumentů (Archiv dokumentů) TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 33
34 7. Studentská agenda Jakýkoliv dokument, který je generován ze STAG je v tomto systému evidován. Bude vytvořena vazba mezi systémy STAG a spisová služba a dokumenty generované ze STAG přejdou do spisové služby. V současné době, pokud bude dokument evidován ve STAG, nezapisují studijní oddělení jednotlivé dokumenty do systému spisové služby a pouze předávají na Podatelnu k odeslání. Spisový uzel může vygenerovat jeden záznam ve spisové službě a vygenerované JID zapsat na jednu obálku. Na Podatelnu předá celou skupinu obálek v takové podobě, v jaké je předával před zavedením elektronické spisové služby. 8. Zasílání skupiny Vlastních dokumentů typu dovolenka, docházka, interní rozúčtování, poukaz k výplatě U dokumentů Vlastních typu dovolenka, docházka, interní rozúčtování nebo poukaz k výplatě může, v případě většího počtu formulářů zasílaných za jedno pracoviště a v jeden okamžik, spisový uzel dokumenty: - zapsat do systému spisové služby jedním záznamem, vygenerovat jedno JID - JID zapsat na každý dokument (budou vyřizovány zvlášť a musí být zachována vazba mezi elektronickým záznamem a fyzickým dokumentem) - do systému vyznačit počet dokumentů, které zasílá - poslat všechny dokumenty v jedné obálce, případně spojené Takový postup se dá použít u zmíněných dokumentů. Dokumenty typu pracovní smlouvy, DPČ, DPP a podobné se zapíší každý jednotlivý dokument zvlášť, tyto dokumenty budou mít vlastní JID a číslo jednací. Při zapisování pracovně-právních dokumentů uživatel do části formuláře Věc vedle označení dokumentu zapíše i jméno zaměstnance, kterého se to týká. Například DPČ Dvořák. TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 34
35 9. Vyhledání dokumentu v systému spisové služby dle JID Dle JID lze hledat v systému spisové služby na více místech, nejsnazší je: - uživatel v horizontálním menu vybere Seznam dokumentů - v části Hledat zadá JID postačuje konec JID, který odpovídá pořadovému číslu dokumentu (bez předchozích nul a TUL), např. JID je TUL , uživatel zadá do části Hledat pouze 93 - uživatel klikne Hledat a zobrazí se daný dokument, uživatel může tento otevřít a pokračovat v předání, případně dokument vyřídit TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 35
36 10. Nastavení avízovacích mailů Všichni uživatelé mají povolené zasílání avízovacích mailů. Tyto jsou buď upozornění na nevyřízení dokumentu v definovaném čase, nebo informace pro uživatele, že mají v části Moje k vyřízení v systému spisové služby nový dokument. Pro organizační jednotky s menším počtem dokumentů je to žádoucí mohou jít do systému spisové služby až po upozornění, že mají nový dokument. Na pracovištích s větším počtem dokumentů by se jim generoval i větší počet mailů. Uživatelé mohou změnit své nastavení a zakázat avízovací maily: - uživatel v položce menu Moje nastavení zvolí Nastavení aplikace - v části Avízovací y zvolí zakázáno - uživatel klikne Uložit změny 11. Zásilky na jméno fyzické osoby, zásilky označené Neotevírat a balíky Zásilky na jméno fyzické osoby jedná se o případy, kdy je na prvním místě jméno osoby a až na dalším název TUL. V těchto případech se obálka nesmí otevřít a doručí se konkrétnímu zaměstnanci bez zapsání na Podatelně (na obálce nebude JID). Pokud zásilka přišla doporučenou poštou, bude zapsána jako doporučený dopis a JID vyznačen na obálce. Pokud zaměstnanec zjistí, že v obálce je dokument úřední povahy, který podléhá spisové službě, předá dokument svému spisovému uzlu a tento provede zapsání Příchozího dokumentu, případně doplnění existujícího záznamu ( doporučený dopis ). Zásilky označené Neotevírat - jedná se zpravidla o podání nabídky ve výběrovém řízení. V těchto případech se obálka nesmí otevřít, ale bude zapsána na Podatelně, JID se napíše na neotevřenou obálku a doručí se konkrétnímu spisovému uzlu. Spisový uzel předá příslušnému zaměstnanci. Balíky v těchto jsou zpravidla přístroje a zařízení, chemikálie či jiné položky, které nejsou dokumenty a nepodléhají spisové službě. Balíky nebudou zapsány na Podatelně do systému spisové služby (budou evidovány dle současných pravidel). Pokud po rozbalení na pracovišti zaměstnanec zjistí, že balík obsahuje dokument spisové služby (př. fakturu), předá tento svému spisovému uzlu, který provede zapsání Příchozího dokumentu. TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 36
TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI Studentská 1402/ Liberec 1 Stránka 1
Systém spisové služby_sw602 verze_02 z 27. 06. 2012 Obsah: I. Typy dokumentů.. 1 II. Přístup do systému.. 2 III. Moje nastavení.. 2 IV. Příchozí dokument.. 3 V. Odchozí dokument.. 8 VI. Vlastní dokument..
VíceFlexi uživatelská příručka verze 2.1
Flexi uživatelská příručka verze 2.1 6. listopadu 2009 1 OBSAH 1. ÚVOD... 3 1.1 ZÁKLADNÍ POPIS A FUNKCIONALITA... 3 1.2 PŘEHLED ČINNOSTÍ... 4 1.3 UŽIVATELÉ... 4 1.4 SPRÁVCE AGENDY... 4 1.5 PRACOVNÍ POSTUPY...
VíceMístní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Spisový a skartační řád
Místní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Spisový a skartační řád Místní akční skupina Střední Povltaví, z.s. Stránka 1 I. Úvodní ustanovení 1. Spisový řád a Skartační řád Místní akční skupiny Střední
VíceDokumentace. k modulu. podnikový informační systém (ERP) Datové schránky
Dokumentace k modulu podnikový informační systém (ERP) Nastavení datové schránky Datová schránka je elektronické úložiště, které je určené k doručování písemností státních institucí (orgánů veřejné moci)
VíceVýkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů
SPISOVÁ SLUŽBA Výkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce a jeho právních
Vícev ifis* s účinností od do Nová písemnost se pořizuje z menu Spisová služba z formuláře Podací deník.
Metodický pokyn pro práci se Spisovou službou v ifis* s účinností od 1.12.2005 do 31.12.2005 Nový záznam Nová písemnost se pořizuje z menu Spisová služba z formuláře 09122 Podací deník. Podací deník obsahuje
VíceMetodický pokyn pro práci se Spisovou službou v ifis
Metodický pokyn pro práci se Spisovou službou v ifis 1. Nový záznam... 3 2. Způsoby zapsání nového záznamu... 6 2.1 Nová přijatá pošta... 6 2.2 Nová odesílaná pošta... 8 3. Rozesílání dokumentů pro více
Více26 Evidence pošty. Popis modulu. Záložka Evidence pošty
26 Evidence pošty Uživatelský modul Evidence pošty realizuje podrobnou evidenci všech došlých a odesílaných poštovních zásilek s možností přidělovat tyto zásilky uživatelům informačního systému k vyřízení,
VíceManuál PVU zadavatel Platnost pro elektronický nástroj X-EN verze 4 a novější
Manuál PVU zadavatel Platnost pro elektronický nástroj X-EN verze 4 a novější 1 Vytvoření profilu zadavatele... 2 1.1 Doplnění identifikátoru profilu zadavatele ve VVZ... 2 2 Správa profilu... 3 2.1 Vytvoření
VíceElektronická spisová služba GalateA PilsCom, s.r.o.
Elektronická spisová služba GalateA PilsCom, s.r.o. Obsah prezentace: 1) GalateA el. spisová služba 2) Příjem příchozích písemností 3) Zpracování příchozích písemností 4) Zpracování odchozích písemností
VíceSpisový a skartační řád Dobrovolného svazku obcí ORP Příbram, se sídlem Zámeček Ernestinum, Tyršova 106, Příbram
Spisový a skartační řád Dobrovolného svazku obcí ORP Příbram, se sídlem Zámeček Ernestinum, Tyršova 106, 261 01Příbram Obsah 1. Úvodní ustanovení 2. Příjem dokumentů 3. Evidence dokumentů 4. Vyřizování
VícePříjem a odesílání datových zpráv na UK
Příjem a odesílání datových zpráv na UK Lucia Tesařová (ÚVT UK) Školení uživatelů, Praha 8. 4. 2013 Osnova Datová schránka Obecné informace Systém spisové služby UK Přihlášení Nastavení Příjem dokumentů
VíceNovinky verze 2.3.0 systému Spisové služby (SpS) e-spis LITE
ICZ a.s. Správa a řízení dokumentů Na hřebenech II 1718/10 147 00 Praha 4 Tel.: +420-222 271 111 Fax: +420-222 271 112 Internet: www.i.cz Novinky verze 2.3.0 systému Spisové služby (SpS) e-spis LITE Vypracoval
VíceOpatření děkana č. 24/2013 Výkon spisové služby na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy v Praze
Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta Opatření děkana č. 24/2013 Výkon spisové služby na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy v Praze Čl. 1 Základní ustanovení 1. Spisová služba na Filozofické
VíceElektronická spisová služba
Uživatelská příručka Vytvořeno dne: 17.5.2012 Aktualizováno: 28.11.2014 2014, a.s. Obsah 1. O aplikaci... 4 1.1. 2. Obecný postup práce s Elektronickou spisovou službou... 5 2.1. Přihlášení... 5 2.2. Uspořádání
VíceIntegrace datových schránek do elektronické spisové služby MPSV
Integrace datových schránek do elektronické spisové služby MPSV Mgr. Karel Lux, vedoucí oddělení koncepce informatiky MPSV ISSS 2010 ALDIS Hradec Králové 12. a 13.4.2010 Práce s dokumenty se na MPSV řídí
VíceUniverzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta
Univerzita Karlova v Praze, Filozofická fakulta Opatření děkana č. 16 /2012 k výkonu spisové služby na Filozofické fakultě Univerzity Karlovy v Praze Čl. 1. Základní ustanovení 1) Spisová služba Filozofické
VíceSpisový, archivní a skartační řád OS DOSIA
Spisový, archivní a skartační řád OS DOSIA I. Spisový řád Odborové organizace nejsou ze zákona ( 499/2004 Sb. o archivní a spisové službě) povinny vést spisovou službu, proto níže uvedenou úpravu spisového
Víceč. 4/2004 jíž se vydává 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na
Obec Malá Štáhle Malá Štáhle 35 VNITŘNÍ SMĚRNICE č. 4/2004 jíž se vydává S P I S O V Ý Ř Á D Obce Malá Štáhle 1. Organizace spisové služby V zájmu účelné a hospodárné organizace spisové služby na Obecním
VíceSPISOVÝ ŘÁD OBCE SUŠICE Číslo předpisu: 5/2016
1 SPISOVÝ ŘÁD OBCE SUŠICE Číslo předpisu: 5/2016 1. Obecná ustanovení 1.1 Obec Sušice vydává tento spisový řád (dále jen řád), který je zpracováván dle ustanovení zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví
VíceSpisová služba odborná správa dokumentů. Mgr. Marie Tarantová, SOA v Praze 16. dubna 2018
Spisová služba odborná správa dokumentů Mgr. Marie Tarantová, SOA v Praze 16. dubna 2018 Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
VícePOKYNY K PŘEDKLÁDÁNÍ DOKUMENTACE K ZAKÁZKÁM PROSTŘEDNICTVÍM IS KP14+ (DOKUMENTY PŘEDKLÁDANÉ BĚHEM ZADÁVÁNÍ)
POKYNY K PŘEDKLÁDÁNÍ DOKUMENTACE K ZAKÁZKÁM PROSTŘEDNICTVÍM IS KP14+ (DOKUMENTY PŘEDKLÁDANÉ BĚHEM ZADÁVÁNÍ) Číslo vydání: 1 Datum účinnosti: 1. 6. 2016 Počet stran 9 Obsah 1 ÚVOD... 3 2 ZALOŽENÍ INTERNÍ
Více27 Evidence kasiček. Popis modulu. Záložka Organizované sbírky
27 Evidence kasiček Uživatelský modul Evidence kasiček realizuje evidenci všech pořádaných sbírek, jednotlivých kasiček sbírky, dále pak evidenci výběrů kasiček s návazností na pokladnu (příjem výběru
VíceManuál PVU zadavatel Platnost pro elektronický nástroj X-EN verze 3 a novější
Manuál PVU zadavatel Platnost pro elektronický nástroj X-EN verze 3 a novější 1 Vytvoření profilu zadavatele... 2 1.1 Doplnění identifikátoru profilu zadavatele ve VVZ... 2 2 Správa profilu... 3 2.1 Vytvoření
VíceSpisová služba/elisa - Dodatek k manuálu - Verze
Spisová služba/elisa - Dodatek k manuálu - Verze 1.21.0 11.03.2013 Obsah 1. Zařazení vyřízeného dokumentu do spisu... 3 2. Automatický výpočet nabytí právní moci... 4 3. Tisk obálek v modulu Výpravna...
VíceModul IRZ návod k použití
Modul IRZ návod k použití Verze: 2 Datum: 26. 2. 2016 Tento dokument představuje stručný návod na použití modulu IRZ v programu EVI 8. Modul IRZ je určen na evidenci odpadů pro IRZ provozovny a hlášení
VíceOpatření děkana č. 12/2014
Opatření děkana č. 12/2014 Stanovení podmínek pro vedení spisové služby FHS UK Čl. 1 Spisová služba FHS UK Spisová služba Fakulty humanitních studií Univerzity Karlovy v Praze se řídí ustanoveními zákona
VíceSměrnice o spisovém a skartačním řádu Č.
Směrnice o spisovém a skartačním řádu Č. Obec: Žernov Adresa: Žernov 112, 552 03 Česká Skalice Směrnici zpracoval: Jitka Kropáčková Směrnici schválil: Mgr. Libor Mojžíš Projednáno a schváleno v ZO: Datum
VíceVnitřní směrnice. obce Prackovice nad Labem. č. 2/2012. o spisové službě Skartační a archivační řád
Vnitřní směrnice obce Prackovice nad Labem č. 2/2012 o spisové službě Skartační a archivační řád Aktualizace původní směrnice ze dne: 1.9.2013 Aktualizace ze dne 1.1.2015 Aktualizace směrnice schválena
VíceUž ivatelska dokumentace
Už ivatelska dokumentace Aplikace Portál úspěšných projektů je určena k publikování informací o projektech realizovaných za přispění některého z Operačních programů v gesci Ministerstva vnitra České republiky.
VíceGrantové projekty. V současné době jsou zpracovány tyto části:
Grantové projekty V současné době jsou zpracovány tyto části: - konzultace záměru grantového projektu - registrace grantového projektu - zahájeni realizace grantového projektu 1. Schéma konzultace záměru
VíceÚvod do obchodní korespondence. Obchodní a úřední dopisy
Úvod do obchodní korespondence Obchodní a úřední dopisy Obsah: 1. Písemný styk a jeho význam 2. Rozdělení korespondence 3. Rozdělení písemností 4. Manipulace s písemnostmi Písemný styk a jeho význam Písemný
VícePodstatné změny v projektu Administrace v IS CEDR revize č. 1: červen Podstatné změny v projektu Administrace v IS CEDR
Podstatné změny v projektu Administrace v IS CEDR Obsah 1 Podstatné změny projektu... 3 2 Podání žádosti o změnu projektu konečným příjemcem... 4 2.1 Založení nové žádosti o změnu projektu... 4 2.2 Vyplnění
VíceZávěrečná práce posluchače kurzu Manažeři - kurz efektivního řízení 2007/2008
Závěrečná práce posluchače kurzu Manažeři - kurz efektivního řízení 2007/2008 Název práce: Spisový a skartační řád Farní charity Starý Knín Jméno a příjmení autora: Jitka Šafářová Rok:2008 OBSAH Čl. 1.
VíceUživatelský manuál: Modul Nové kontakty
Uživatelský manuál: Modul Nové kontakty Se zapnutím nových kontaktů souvisí nasazení nové aplikace Těžká podatelna a nový formulář pro evidenci externí písemnosti (dokumentu). Zapnutí nových kontaktů lze
VíceElektronické podání žádosti o udělení výjimky pro použití konvenčních osiv v ekologickém zemědělství prostřednictvím Portálu farmáře MZe
Uživatelská příručka Elektronické podání žádosti o udělení výjimky pro použití konvenčních osiv v ekologickém zemědělství prostřednictvím Portálu farmáře MZe Ministerstvo zemědělství České republiky únor
VíceElektronické podání žádosti o udělení výjimky pro použití konvenčních osiv v ekologickém zemědělství prostřednictvím Portálu farmáře MZe
Uživatelská příručka Elektronické podání žádosti o udělení výjimky pro použití konvenčních osiv v ekologickém zemědělství prostřednictvím Portálu farmáře MZe verze pro mobilní zařízení a čtečky elektronických
VíceSTANDARD 13. Vedení dokumentace v Rodinném centru Zdeňka Matějčka
STANDARD 13 Vedení dokumentace v Rodinném centru Zdeňka Matějčka Pověřené osoby: ředitel, referentka sociálních věcí, psychologové 1. Pravidla pro vedení, založení a uzavření dokumentace Referentka sociálních
VíceSměrnice o spisové službě - Spisový řád
Obec Přísnotice Vranovická 75 Přísnotice 664 63 Žabčice IČO: 488283 Směrnice o spisové službě - Spisový řád Projednáno a schváleno Zastupitelstvem obce Přísnotice dne 17. 2. 2011. Účinnost ode dne 17.
VíceArchivační a skartační řád
Archivační a skartační řád LAG Podralsko z.s. Zahrádky, 4.11.2013 1 Obsah Archivační a skartační řád... 1 I. Úvodní ustanovení... 3 II. Spisový řád... 3 Vymezení pojmů... 3 III. Archivační a skartační
VíceSměrnice č. 5/2017. Spisový, archivační a skartační řád
MAS Podchlumí, z.s. Holovousy 39, 508 01 Hořice IČ: 270 15 947 Směrnice č. 5/2017 Spisový, archivační a skartační řád Čl. 1 Úvodní ustanovení 1. Spisový, archivní a skartační řád je vnitřní předpis, který
VíceUživatelská příručka MWA Modul Podpora vzdálených kalibrací dle ILAC
Uživatelská příručka MWA Modul Podpora vzdálených kalibrací dle ILAC Český metrologický institut sídlem Okružní 31, 638 00 Brno IČ: 00177016 Verze dokumentu: 1.0 Jazyk dokumentu: český Status: testovací
VíceSPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTA DEŠTNÁ
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTA DEŠTNÁ I. Úvodní ustanovení II. Příjem dokumentů III. Evidence dokumentů IV. Vyřizování dokumentů V. Podepisování dokumentů a užívání razítek VI. Odesílání dokumentů VII.
VíceUživatelská příručka k modulu Spisová služba - součást aplikace ifis verze 9i.4.25
Uživatelská příručka k modulu Spisová služba - součást aplikace ifis verze 9i.4.25 Tato uživatelská příručka zahrnuje typické příklady, které se vyskytují v souvislosti s pořizováním nových záznamů a následným
VíceSměrnice č. 3. Spisový, archivační a skartační řád
Směrnice č. 3 Spisový, archivační a skartační řád Název: MAS Labské skály, z.s. IČ: 270 10 066 Sídlo: Mírové nám. 280, Jílové 407 01 Kancelář manažerů: Libouchec 233, 403 35 (dále jen Spolek MAS) 1. Úvodní
VícePodpora Poski.com. Popis a návod pro práci se systémem
Podpora Poski.com Popis a návod pro práci se systémem v 1.2. září 2011 Obsah 1.Obecný popis systému... 3 2.Přihlášení do systému... 3 2.1.Heslo do systému... 4 3.Úspěšné přihlášení... 4 3.1.Hlavní menu...
VíceEkonomický systém UK 2. LF (EIS) https://leonardo.lf2.cuni.cz
Ekonomický systém UK 2. LF (EIS) https://leonardo.lf2.cuni.cz Požadavky na systém: Do ekonomického systému se připojíte zadáním výše uvedené internetové adresy. Operační systém Windows XP nebo vyšší (vista,
VíceSpisový a skartační řád
Spisový a skartační řád Obsah: 1. Účel... 2 2. Platnost směrnice... 2 3. Použité zkratky a pojmy... 2 4. Odpovědnosti a pravomoci... 2 5. Spisový a skartační řád... 3 5.1.1.1 Dokumenty nepodléhající evidenci...
VíceNávod pro práci s aplikací
Návod pro práci s aplikací NASTAVENÍ FAKTURACÍ...1 NASTAVENÍ FAKTURAČNÍCH ÚDA JŮ...1 Texty - doklady...1 Fakturační řady Ostatní volby...1 Logo Razítko dokladu...2 NASTAVENÍ DALŠÍCH ÚDA JŮ (SEZNAMŮ HODNOT)...2
VícePostup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení
Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení Základní právní normy zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů ( 3
VíceProvozní dokumentace. Seznam datových schránek. Příručka pro statutárního zástupce
Provozní dokumentace Seznam datových schránek Příručka pro statutárního zástupce Vytvořeno dne: 2. 8. 2011 Aktualizováno: 28. 11. 2011 Verze: 1.2 2011 MVČR Obsah Příručka pro statutárního zástupce 1 Úvod...3
VíceZaměstnanecký portál nastavení a práce v ESO9 PAM
Zaměstnanecký portál nastavení a práce v ESO9 PAM Zpracoval: Zavadilová Marcela U Mlýna 2305/22, 141 00 Praha 4 Záběhlice Dne: 5.9.2017 tel.: +420 228 809 000 e-mail: info@eso9.cz Revize: Jitka Geršlová
VíceManuál pro zasílání záznamů o úrazech
Obsah: Manuál pro zasílání záznamů o úrazech Kapitola 1) Získání přihlašovacích údajů str. 3 2) Přihlášení a změna hesla str. 3 3) Vytvoření účtu pro pracovníka školy str. 4 4) Založení akce str. 5 5)
VíceŠkolící dokumentace administrátorů IS KRIZKOM (úroveň ÚSÚ) role ( administrátor )
Školící dokumentace administrátorů IS KRIZKOM (úroveň ÚSÚ) role ( administrátor ) DATASYS s.r.o., Jeseniova 2829/20, 130 00 Praha 3 tel.: +420225308111, fax: +420225308110 www.datasys.cz Obsah 1.1 Historie
VíceS P I S O V Ý A S K A R T A Č N Í Ř Á D. Místní akční skupiny Regionu Poodří, o.s.
S P I S O V Ý A S K A R T A Č N Í Ř Á D Místní akční skupiny Regionu Poodří, o.s. Čl. 1 Úvodní ustanovení 1. Spisový a skartační řád se vydává na základě právních předpisů, které se týkají spisové a archivní
VíceZákladní pojmy. Příjem, třídění a zapisování písemností. Doručování a oběh písemností. Vyřizování písemností. Podepisování a odesílání písemností
Jakub Řehounek 3. B Základní pojmy Příjem, třídění a zapisování písemností Doručování a oběh písemností Vyřizování písemností Podepisování a odesílání písemností Podepisování a odesílání písemností - příklady
VícePODPORA POSKI.COM POPIS A NÁVOD PRO PRÁCI SE SYSTÉMEM
PODPORA POSKI.COM POPIS A NÁVOD PRO PRÁCI SE SYSTÉMEM Obsah 1 Obecný popis systému... 3 2 Přihlášení do systému... 3 3 Zadání nového úkolu... 4 4 Úspěšné přihlášení... 4 4.1 Hlavní menu... 5 4.2 Vstupní
VíceUŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA (Externí žádost)
GENERÁLNÍ ŘEDITELSTVÍ CEL Odbor 21 Oddělení 212 Referát Celní nomenklatury APLIKACE EENVS (Elektronická evidence nezávazných vyjádření a stanovisek) UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA (Externí žádost) Zpracoval: RCN
VíceKRAJSKÝ ÚŘAD KARLOVARSKÉHO KRAJE. Manuál. Uživatele aplikace informačního systému pro
Manuál Uživatele aplikace informačního systému pro zjišťování údajů a vypracování Přehledu o předběžném odhadu nákladů na obnovu majetku sloužícího k zabezpečení základních funkcí v území Karlovarského
VíceInformační systém Národní soustavy kvalifikací (IS NSK) Návod na obsluhu interního webu - tvorba kvalifikačního a hodnoticího standardu
Informační systém Národní soustavy kvalifikací (IS NSK) Návod na obsluhu interního webu - tvorba kvalifikačního a hodnoticího standardu 28.5.2013 Obsah Interní web IS NSK tvorba standardu Obsah... 2 Návod
VíceElektronická spisová služba
Spisově orientovaná ESS uživatelská příručka Vytvořeno dne: 17.5.2012 Aktualizováno: 23.3.2015 2015, a.s. Obsah 1. O aplikaci... 4 1.1. 2. Obecný postup práce s Elektronickou spisovou službou... 5 2.1.
VíceSK03 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Revize : 0. Obsah:
Obsah: 1 ÚČEL... 3 2 ROZSAH PLATNOSTI... 3 3 POJMY A ZKRATKY... 3 3.1 Záznam... 3 3.2 Záznam o kvalitě... 3 3.3 Dokumentace... 3 3.4 Písemnost... 3 3.5 Příruční registratura... 3 3.6 Skartace... 3 3.7
VíceManuál PVU dodavatel
Manuál PVU dodavatel Platnost pro elektronický nástroj X-EN verze 4 a novější 1 Registrace... 2 2 Přihlášení a odhlášení... 2 3 Správa profilu... 2 3.1 Vytvoření uživatelského účtu... 3 3.2 Ověření identity
VíceDealer Extranet 3. Správa objednávek
Dealer Extranet 3 Správa objednávek Obsah Zpracování objednávky 3 Vyhledávací pole 4 Konfigurátor 5 Rychlá objednávka 6 Rychlá objednávka náhradních dílů a nestandardních produktů 7 Oblíbené 8 Objednávání
VíceČSOB Business Connector
ČSOB Business Connector Instalační příručka Člen skupiny KBC Obsah 1 Úvod... 3 2 Instalace aplikace ČSOB Business Connector... 3 3 Získání komunikačního certifikátu... 3 3.1 Vytvoření žádosti o certifikát
VíceUživatelská příručka MWA Modul Podpora vzdálených kalibrací dle ILAC
Uživatelská příručka MWA Modul Podpora vzdálených kalibrací dle ILAC Český metrologický institut sídlem Okružní 31, 638 00 Brno IČ: 00177016 Verze dokumentu: 1.1 Jazyk dokumentu: český Status: testovací
VíceNastavení komunikace s registrem EET. Krok 1 - Instalace certifikátu do Allegro. Před začátkem nastavení musíte mít připraveno:
EET v Allegro Tento dokument popisuje implementaci EET v Allegro. Zasílání dat do EET je realizováno vždy v běžném (online) režimu. Allegro samo je online služba a tudíž implementace zjednodušeného (offline)
VíceZAMĚSTNANECKÝ PORTÁL nastavení a práce v ESO9 PAM
ZAMĚSTNANECKÝ PORTÁL nastavení a práce v ESO9 PAM Zpracoval: Zavadilová Marcela U Mlýna 2305/22, 141 00Praha 4 Záběhlice Dne: 5.9.2017 tel.: +420 228 809 000 e-mail: info@eso9.cz Revize: Jitka Geršlová
VíceŠkolící dokumentace administrátorů IS KRIZKOM (úroveň KRAJ) (role manager, administrátor )
Školící dokumentace administrátorů IS KRIZKOM (úroveň KRAJ) (role manager, administrátor ) DATASYS s.r.o., Jeseniova 2829/20, 130 00 Praha 3 tel.: +420225308111, fax: +420225308110 www.datasys.cz Obsah
VíceUživatelská příručka
B2B CENTRUM a.s. 3.2011 Obsah Začínáme... 3 Přihlášení a zapomenuté heslo... 3 Vytvoření uživatele... 3 Editace osobních údajů... 5 Vkládání souborů... 6 Elektronický podpis... 8 Stavební deník... 11 Identifikační
Více1. Pro přihlášení k odběru novinek klikněte na tlačítko Registrace nového uživatele.
1. Vstup do aplikace Na adrese: http://i.statnisprava.cz 2. První stránka aplikace 1. Pro přihlášení k odběru novinek klikněte na tlačítko Registrace nového uživatele. 2. Poté budete přesměrováni na stránku
VícePřihlášení k webmailu a jeho nastavení
Přihlášení k webmailu a jeho nastavení Obsah Kontakt technické podpory... 2 Přihlášení k webmailu... 2 Změna hesla... 2 Nastavení podpisu... 4 Nastavení automatické odpovědi... 7 Jak odesílat e-mailem
VíceSpisový a skartační řád. datum: č. j.: zpracoval: 10. března 2015 K 34/2015 Ilona Ďurišová
Spisový a skartační řád datum: č. j.: zpracoval: 10. března 2015 Ilona Ďurišová Úřad pro mezinárodněprávní ochranu dětí vydává ke stanovení podmínek realizace spisové a archivní služby ve smyslu zákona
Více1. DATOVÉ SCHRÁNKY OBECNÝ PŘÍSTUP K DATOVÉ SCHRÁNCE DATOVÉ ZPRÁVY... 3
ESO9 international a.s. Zpracoval: Skyva Petr U Mlýna 2305/22, 141 Praha 4 Záběhlice Dne: 15.1.20187 tel.: +420 585 203 370-2 e-mail: info@eso9.cz Revize: Skyva Petr www.eso9.cz Dne: 15.1.20187 Obsah 1.
VíceVERSO - Pořízení žádanek
VERSO - Pořízení žádanek Přihlášení do aplikace VERSO na webové adrese https://mis.jcu.cz/ (přihlašovací jméno a heslo je stejné jako do počítače/příp. do výplatních pásek). Zobrazí se hlavní nabídka:
VíceZákladní školení pro administrátory
Základní školení pro administrátory Pozn.: Níže popsaný návod je určen pro uživatele s rolí Administrátor, není-li uvedeno jinak. Obsah : Založení nového žáka 2 Nový stav zápisu do organizace 2 Osobní
VícePodrobný postup pro doplnění Žádosti o podporu a příloh OPR přes Portál farmáře výzvy příjmu žádostí Operačního programu Rybářství
Příručka pro žadatele Podrobný postup pro doplnění Žádosti o podporu a příloh OPR přes Portál farmáře 7. - 10. výzva příjmu žádostí Operačního programu Rybářství 2014-2020 1 Podrobný postup pro doplnění
Více2HCS Fakturace 3 - modul Banka -
2HCS Fakturace 3 - modul Banka - Autor: Tomáš Halász 2H C.S. s.r.o. Dukelská 691/5, 742 21 Kopřivnice Email: info@faktury.cz Web: www.faktury.cz pro verzi: dne: 3.7.23 a novější 01.09.2010 1/16 Obsah Úvod...3
Více1.2 Nastavení datové schránky
1.2 Nastavení datové schránky Důležitou částí systému datových schránek je samotné uživatelské nastavení datové schránky. Mezi jeho nejvýznamnější prvky pak patří nastavení upozorňování o příchozích zprávách
VíceVýměna pokladních certifikátů pro evidenci tržeb
Výměna pokladních certifikátů pro evidenci tržeb Blíží se období, kdy může končit platnost některých pokladních certifikátů, které používáte pro evidenci tržeb. Vydané pokladní certifikáty mají platnost
VícePoté se zobrazí evidenční karta nově podávaného dokumentu. Nyní je nutno vyplnit informace o zasílaném dokumentu.
Podání vlastního dokumentu Klikněte na ikonu Podání vlastního dokumentu. Zobrazí se okno "Zadejte identifikátor dokumentu". Vygenerujte identifikátor pomocí tlačítka GENEROVAT. Poté se zobrazí evidenční
VíceSSD Systém správy dokumentů (Spisovna) příručka ke školení
Tvorba balíků SSD Systém správy dokumentů (Spisovna) příručka ke školení Pokud je dokument/spis vyřízen nebo uzavřen, můžete ho vložit do balíku, abyste jej mohli posléze předat do Spisovny. Dokumenty/spisy
VíceSpisová služba/elisa - Dodatek k manuálu - Verze 1.25
Spisová služba/elisa - Dodatek k manuálu - Verze 1.25 7.11.2014 1. Obsah 2. Soupis spisu... 3 3. Tisková sestava Návrhu předávacího protokolu do spisovny... 3 4. Převody do spisovny platnost dokumentu
VíceSTRUČNÝ PRŮVODCE VZP POINTEM PRO ZAMĚSTNAVATELE
STRUČNÝ PRŮVODCE VZP POINTEM PRO ZAMĚSTNAVATELE 1 1. PŘIHLÁŠENÍ Odkaz pro přihlášení do VZP Pointu naleznete na webových stránkách VŠEOBECNÉ ZDRAVOTNÍ POJIŠŤOVNY ČESKÉ REPUBLIKY www.vzp.cz: v horním menu
VíceGrantová agentura České republiky: PROCES PODÁVÁNÍ NÁVRHŮ PROJEKTŮ
Grantová agentura České republiky: PROCES PODÁVÁNÍ NÁVRHŮ PROJEKTŮ Schéma procesu podávání návrhů projektů (NP) Vyhlášení veřejné soutěže Vyplnění NP v aplikaci GRIS Přiložení příloh k NP v aplikaci GRIS
VícePostup pro vložení plné moci k SEPNO
Postup pro vložení plné moci k SEPNO Historie dokumentu: Verze Datum Popis změny 1.0 leden 2018 První verze postupu 1.1 30.4.2018 Aktualizace dokumentu (Subjekt zmocnitele není dosud ISPOP zaregistrován
VíceCEMEX Go. Faktury. Verze 2.1
Faktury Verze 2. Faktury Ve snaze inovovat a zlepšovat zkušenosti našich zákazníků společnost CEMEX vytvořila integrované digitální řešení, které vám umožní správu vaší obchodní činnosti v reálném čase.
VíceUživatelská příručka. k uzavírání dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a ke zpracování souvisejících výkazů
Uživatelská příručka k uzavírání dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a ke zpracování souvisejících výkazů Univerzita Karlova, Právnická fakulta 2019 2 Uživatelská příručka k uzavírání dohod o
VíceUživatelská dokumentace
Uživatelská dokumentace k projektu Czech POINT Provozní řád Žádost o výpis nebo opis z Rejstříku trestů podle zákona č. 124/2008 Sb. Vytvořeno dne: 11.4.2007 Aktualizováno: 25.5.2010 Verze: 4.3 2009 MVČR
VíceUŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA PRO SLUŽBU INTERNETBANKING PPF banky a.s.
UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA PRO SLUŽBU INTERNETBANKING PPF banky a.s. Část III: Komunikace s Bankou a nastavení a zasílání oznámení o vybraných Obsah: I. Úvod... 2 II. Komunikace s Bankou... 2 A. Přijaté zprávy
VíceElektronická evidence tržeb v programu TRIFID
Elektronická evidence tržeb v programu TRIFID Aktuální informace k EET lze získat na webu www.etrzby.cz K vykazování tržeb prostřednictvím EET je nutné mít: - Program TRIFID 2017 (verze 6.50, nebo novější)
VíceSMĚRNICE K ARCHIVACI, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
Základní škola a Mateřská škola Doudleby Doudleby 2, 370 07 České Budějovice IČ 75000849 Směrnice 0, verze 20 SMĚRNICE K ARCHIVACI, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD č.j. 2/20-Koc Sestavil: Mgr. Renáta Kočová Platnost.9.20
VícePROPOJENÍ PRODUKTŮ YAMACO SOFTWARE
PROPOJENÍ PRODUKTŮ YAMACO SOFTWARE SE SPISOVÝMI SLUŽBAMI A/NEBO INFORMAČNÍMI SYSTÉMY TŘETÍCH SPOLEČNOSTÍ PŘÍRUČKA A NÁVODY YAMACO SOFTWARE 2007-2009 1. ÚVODEM Všechny produkty společnosti YAMACO Software
Více