Přednáška VŠFS Koncepty a řízení firemního nákupu. Historie, definice, cíle a trendy moderního řízení dodavatelských vztahů

Transkript

1 Přednáška VŠFS 2012 Koncepty a řízení firemního nákupu Historie, definice, cíle a trendy moderního řízení dodavatelských vztahů

2 O čem to bude Část I. Teorie Cíle a definice Vymezení profesionálního nákupu Kritické faktory úspěchu Integrita a právní aspekty nákupu Jednotlivé fáze nákupního procesu Část II. Praktické příklady Nákupní proces E-sourcing

3 Historie sůl, hedvábí, koření, čaj

4 Definice profesionálního nákupu Profesionální nákup může být definován jako process pořizování: správného materiálu a služeb ve správné kvalitě dodaných ve správný čas na správném místě od správných dodavatelů doprovázené správným souborem doprovodných služeb a za správnou cenu

5 Cíle firemního nákupu 1. Efektivní dodávky 2. Optimální kvalita 3. Minimalizace nákladů: - Způsob nakupování - Cena - Administrativní proces 4. Efektivní management nákupu 4. Právní zabezpečení: - Smlouvy - Objednávky - Antimonopolní zákony a jiná omezení

6 Vymezení nákupu Operativní versus strategický nákup Definice Operativní nákup Je to denní operativa spojená s nákupem a objednáváním. Typicky zahrnuje velký objem administrativní činnosti a práci s dokumenty Strategický nákup Plánování, tvoření a implementace strategií pro efektivní nákup Cíl Typické aktivity Zajistit efektivní a hladký proces spojený s objednáváním a dodávkami zboží a služeb x vytvoření objednávky x schválení objednávky x identifikace existujícího dodavatele x potvrzení o přijetí služby nebo zboží x párování objednávky s fakturou a proplacení Výběr nejvhodnějších dodavatelů po dokonalé analýze a vytvoření strategie x formulace potřeb organizace x analýza různých scénářů x zvážení optimálních řešení x tvorba a implementace strategie x monitoring a řízení vztahů s dodavateli

7 Přímé versus nepřímé náklady V organizaci jsou dva druhy nákladů, které lze ovlivnit pomocí firemního nákupu. 1. PŘÍMÉ NÁKLADY Tvoří je nákup materiálů a služeb, které jsou přímo svázány s konečným produktem společnosti. Přírodní zdroje, hutní materiály, chemikálie, textilie, pryže atd. 2. NEPŘÍMÉ NÁKLADY Nelze je přímo svázat s konečným produktem společnosti. Bývají často podceňovány a skrývají prostor pro zásadní úspory, pokud s nimi oddělení nákupu náležitě pracuje. Facility management, údržba, spotřební materiál, úklid, kancelářské potřeby, cestovní služby, finanční služby, IT, mobilní operátoři ap.

8 Význam nákupu v organizaci Dnes se stává nákup středem pozornosti jako jedna z posledních oblastí, kde lze výrazně zlepšit výsledky společností. V průměru téměř 2/3 celkových firemních nákladů může ovlivnit kvalitní firemní nákup Strategický přístup přináší zásadní benefity: Redukce ceny Zvýšení kvality materiálů a služeb Zlepšení logistických procesů Implementace nových materiálů a technologií Odvětví Lze ovlivnit z celkových nákladů Potravinářství 64% Textilní průmysl 60% Dopravní prostředky 61% Dřevařský průmysl 60% Oděvní průmysl 50% Scheuing, Eberhard, Fundamentals of Purchasing (National Association of Purchasing)

9 Základním předpokladem profesionálně řízeného nákupu je strategický přístup k dodavatelům Tento proces zahrnuje: Přesné definování potřeb organizace, plánování, efektivní komunikaci a systém rozhodování Identifikaci a analýzu potenciálních zdrojů dodávek (externích, interních) Stanovení a schválení strategie Profesionální vyjednání a uzavření smluv Řízení vztahů s dodavately a monitoring výkonu v průběhu platnosti smluv Administrativní proces spojený s objednáváním, příjímáním a placením zboží a služeb V širším pojetí však nákup zahrnuje i další činností jako řízení a kontrolu skladových zásob, plánování a řadu dalších aktivit.

10 Kompletní proces nákupu Strategický nákup (Category Management) Plánování & vize Stanovení potřeb Analýza trhu Modelování ceny Tvorba strategie Výběr dodavatelů Řízení dodavatelů Data Nastavení systému Materiál Služby Dodavatelé Smlouvy Využití dat Operativní nákup (RtP) Plán Poptávka Objednávka Zveřejnění Potvrzení Faktura Platba Skladový management Skladový management Skladové operace Re- investice Zavedení Operace & údržba Náklady životního cyklu Nové specifikace Likvidace Vývoj Design Výroba Dodávka Faktura Náklady na produkt

11 Základní faktory úspěchu Znalost produktů a služeb nákup je profese s obecně platnými pravidly, nástroji a postupy, které lze použít prakticky vždy. Je to řemeslo, s nímž se uplatníte kdekoliv. Některé komodity však vyžadují nezbytnou zkušenost a hluboké znalosti. Pokud chcete nakupovat historický nábytek pro aukční síň nebo víno pro špičkový hotel, nestačí vám znát postup plánování, ani pravidla vyjednávání Vyjasnění potřeb organizace zásadní problém na vás čeká, ještě než začnete s nákupem. Pokud opravdu dobře nerozumíte tomu, co váš interní zákazník opravdu potřebuje a proč, výsledek celého procesu strategického nákupu může být zklamáním Monitoring vývoje trhů Asi není nutné zdůrazňovat nutnost důkladné analýzy trhů. Ne vždy musí být například cena fixována na danný moment, ale na tržní trendy apod. Firmy se vyvýjejí, kurzy se mění a svět je velice otevřený. Modelace celkové ceny (TCO) - Kvalitní analýza celkových nákladů nám pomáhá při vyjednávání s dodavately dokážeme odhadnout, kam bude směřovat jejich strategie a kde jsou jejich cenové limity. Pokud víme, kolik procent z ceny materiálu tvoří např. lidská práce, doprava, administrativa nebo poplatky, můžeme najít cestu k jejich omezení. Stejně tak je nutné vědět, že hodnotu auta netvoří jeho cenovka, ale i benzín na tři roky, údržba, náhradní díly a cena následného prodeje. Koncentrace na cíl Vždy, každém okamžiku mějte na paměti, co je cílem vašeho snažení: Efektivní dodavatelský řetězec Dobře nastavené procesy a komunikace Optimální kvalita Minimalizace ceny Soulad se všemi legislativními a morálními požadavky Efektivní komunikace a vyjednávací schopnosti Bez toho vám to asi nikdy nepůjde: Znalost požadavků klienta Komunikační a vyjednávací schopnosti Právní souvislosti Otevřená mysl Pozitivní přístup Trpělivost Takt a sebeovládání Znalost finančních konceptů O peníze jde vždy až v první řadě. Naučte se rozumět základním finančním ukazatelům a dokumentům jako je účetní rozvaha a výsledovka. Prozradí vám někdy o vašich dodavatelích více než by sami chtěli.

12 Osobní integrita a etika Pokud pracujete ve firemním nákupu, jste v častém styku s dodavateli a spolurozhodujete o někdy astronomickém objemu peněz. A to láká. Proto je důležité probrat tři důležité aspekty profesionálního chování nákupního manažera. Etika Morální integrita je po zdraví to nejcennější co máme. I když si to dnes možná málo připomínáme. Ve firemním nákupu se asi každý někdy dostane do situace, kdy čelí nestandartním situacím. Proto je nutné vždy mít na mysli tři základní etická pravidla: - Firma vás platí, aby jste pracovali ve prospěch jejích zájmů, nikoliv vašich vlastních - K dodavatelů musíte přistupovat profesionálně, s respektem, ale i vědomím, kde je nepřekročitelná hranice vzájemných vztahů - Vždy mějte na mysli pravidla a standardy, které jsou platné ve vaši firmě a profesi Konflikt zájmů Nedivte se, pokud vás společnost okamžitě propustí za to, že jste podepsal(a) smlouvu s firmou svého strýce. To, co se zdá normální ve světě lokální politiky, v businessu naštěstí tak normální není Mlčenlivost Všechny informace, jak o vaší společnosti, tak o dodavateli, které nejsou veřejně dostupné, považujte za důvěrné. Nebojte se poradit s právníky

13 Právní aspekty nákupu Právní problematika je samozřejmě významnou a nedílnou součástí nákupního procesu. Pokud se cítíte profesionálem ve své oblasti, mějte na mysli, že k práci potřebujete stejně dobré odborníky na komerční právo. Podcenění může být velmi drahé. Existují tři hlavní aspekty hodné právní pozornosti: Důležité a povinné komponenty smlouvy Objednávka a všeobecné obchodní podmínky Antimonopolní právo Ve velkých společnostech existují povinně používané vzory smluv, všeobecných obchodních podmínek a různá školení na téma antimonopolního práva, stejně jako přísné schvalovací procesy, předcházející konečný podpis smluv. A firmy velice dobře vědí proč...

14 5. Jednotlivé fáze nákupního procesu podrobněji Stanovení potřeb Analýza trhu Modelování ceny Tvorba strategie Co jsou hlavní cíle, plány a potřeby našich interních zákazníků? Víme kdo jsou tito zákazníci a máme s nimi optimálně nastavené vztahy? Existují jasné specifikace, objemy a rozpočty? Jaká je struktura, dynamika a kapacita daného trhu? Kdo jsou klíčoví dodavatelé? Jak je trh segmentovaný a jaká je naše pozice? Má cenu nakupovat nyní nebo později? Jaké jsou trendy? Jak detailně lze analyzovat cenovou strukturu dané komodity? Jsou cenové elementy transparentní? Jaké je riziko změn jednotlivých cenových elementů? Jaké jsou jednotlivé alternativy? Jsou argumenty pro zvolenou strategii dostatečně podložené? Byl dokument projednán a schválen všemi zainteresovanými? Je stanoven časový harmonogram implementace a schválení výsledků?

15 Výběr dodavatelů Řízení dodavatelů Data Operativní nákup Je stanovena správná taktika, způsob vyjednávání a role pro VŘ? Je výsledek VŘ v souladu se strategií a očekáváním zákazníka? Dosáhli jsme prokazatelně maxima možného? Máme všechny potřebné podklady pro uzavření smlouvy? Jsou stanoveny odpovědnosti a osoby pro řízení kontraktu na straně firmy i dodavatele? Jsou stanoveny ukazatele plnění kontraktu (KPIs)? Jsou stanoveny způsob a frekvence komunikace s dodavatelem? Je nová smlouva nahrána do systému včetně všech nutných detailů? Jsou pro novou smlouvu nastaveny práva pro užívání a schvalování? Jsou v systémy všechny podrobnosti jako termíny dodání, ceny atd.?

16 E-procurement, RFx, e-aukce