Protokol o kontrole dle 12 zákona č.255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád)

Transkript

1 Protokol o kontrole dle 12 zákona č.255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád) Kontrolní orgán: starostka Obce Všenory vykonávající pravomoc orgánu obce podle 99 odst. 2 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení) Kontrolující: Ing. Miroslav Křižka Kontrolovaná osoba: Středisko pro volný čas dětí a mládeže, příspěvková organizace, se sídlem Všenory, Karla Majera 371, PSČ , IČ: (dále také jen SVČ). Kontrola byla vykonána dle 9 a 11 odst. 4 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole (veřejnosprávní kontrola vykonávaná následně) a zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole. Předmět kontroly: nakládání s finančními prostředky v průběhu kontrolovaného období. Kontrolované období: od do Kontrola byla zahájena dne v hodin v ředitelně SVČ předložením pověření ke kontrole. Kontrolovanou osobu zastupovala ředitelka SVČ Mgr. Hana Brožová. Přizvané osoby dle 6 zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole: Ing. Roman Štěrba, důvod účasti: znalost finančních vztahů mezi kontrolovanou osobou a jejím zřizovatelem a Eva Cinklová, důvod účasti: znalost mzdového účetnictví. Poslední kontrolní úkon byl proveden dne kontrola podkladů pro nenárokové složky platu u vybraných zaměstnanců kontrolované osoby. Doklady předložené ke kontrole: - zřizovací listina; směrnice o finanční kontrole - účetní deník, hlavní kniha, vybrané výstupy z účetnictví - účetní doklady; doklady prokazující uskutečnění předběžné řídící kontroly - výpisy z běžného účtu u banky, pokladní kniha - pokladní kniha, vnitřní směrnice o vedení pokladny - platové výměry vybraných zaměstnanců, mzdové listy, schválení odměn - plán inventur, inventarizační zpráva za rok vybrané prvotní doklady a další podklady ke kontrole, dle požadavků kontrolujícího. Územní samosprávné celky jsou povinny vytvořit systém finanční kontroly podle zákona č.320/2001 Sb., o finanční kontrole, kterým zajistí finanční kontrolu jak svého hospodaření, tak i hospodaření svých organizačních složek a příspěvkových organizací ve své působnosti. Současně zajistí prověřování přiměřenosti a účinnosti tohoto systému a pravidelně, nejméně jednou ročně, jeho hodnocení ( 9 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole). Jak je uvedeno v ustanovení 5 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, za řízení a zajištění přiměřenosti finanční kontroly odpovídá vedoucí orgánu veřejné správy (starosta), přičemž musí dbát, aby finanční kontrolu vykonávali zaměstnanci s kvalifikačními předpoklady, kteří jsou zároveň bezúhonní a u nichž nehrozí střet zájmů podle zvláštních právních předpisů. Kontrolující splnění těchto podmínek doložil vysokoškolským diplomem z oblasti ekonomiky, čistým trestním rejstříkem a čestným prohlášením, že není ve střetu zájmů. S Obcí Všenory kontrolující uzavřel dohodu o provedení práce. Předmětná veřejnosprávní kontrola je rovněž v souladu s 9a zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, v němž je uvedeno: Obce zajišťují výkon finanční kontroly podle zvláštního právního předpisu (podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole). 1

2 Kontrola uskutečněná na místě 1. Předešlá veřejnosprávní kontrola, zákonná ustanovení Protokol z předešlé veřejnosprávní kontroly nebyl kontrolujícímu předložen, dle vyjádření ředitelky SVČ nebyla veřejnosprávní kontrola nejméně 5 let uskutečněna. Z uvedeného vyplývá, že žádná opatření k odstranění nedostatků z předešlé veřejnosprávní kontroly nebyla uložena, a tudíž je bezpředmětné odstranění nedostatků, uvedených v protokolu o kontrole, překontrolovat. Porušení právních předpisů: 29 odst. 5 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole 2. Zřizovací listina SVČ Kontrolovaná osoba není zapsaná v Obchodním rejstříku, jak ukládá příslušné ustanovení zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů. Porušení právních předpisů: 27 odst. 12 zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů 3. Vnitřní kontrolní systém Kontrolovaná osoba má vypracovanou a schválenou vlastní směrnici Vnitřní kontrolní systém, kterou stanovila pravidla pro provádění vnitřní finanční kontroly. Den platnosti a účinnosti je v této směrnici uveden a) Ve směrnici je uvedeno, že funkci příkazce operací zastává ředitelka SVČ Mgr. Hana Brožová, že funkci správce rozpočtu společně s funkcí hlavní účetní zastává paní Jana Havrdová, hospodářka SVČ. První uvedená funkce je obsazena zaměstnankyní kontrolované osoby, což je správně, a v souladu s 5 písm. b) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Druhá a třetí uvedená funkce je obsazena osobou, která není zaměstnancem SVČ, což je v rozporu se zákonem o finanční kontrole. Porušení právních předpisů: 5 písm. b) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole b) Ve směrnici není dostatečně rozvedeno ustanovení 13 Vyhlášky č. 416/2004 Sb., což může mít za následek nedodržení 13 odst. 2 písm. d) této vyhlášky připravované operace musí být doloženy věcně správnými a úplnými podklady. Bez tohoto není možné přesvědčivě prokázat, že byly dodrženy zásady účelnosti, hospodárnosti a efektivnosti při výběru dodavatelů zboží a služeb (výběr nejvýhodnější nabídky). a s tím související porušení 13 odst. 2 písm. d) Vyhlášky č. 416/2004 Sb., prováděcí vyhláška k zákonu č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole 2

3 V předmětné směrnici jsou uvedeny povinnosti osob zúčastněných na předběžné řídící kontrole, která je uskutečňována formou schvalovacích postupů dle 11 až 14 Vyhlášky č. 416/2004 Sb., což je prováděcí vyhláška k zákonu č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Kontrolující doporučuje, aby do směrnice byly u povinností stanovených pro jednotlivé osoby, doplněny odvolávky na konkrétní ustanovení uvedené vyhlášky (jednotlivé paragrafy), a aby tyto povinnosti byly uvedeny zcela v souladu s touto vyhláškou, včetně pořadí jednotlivých povinností, jak jsou ve vyhlášce stanoveny. Dále by mělo být přesněji uvedeno, za jakých okolností kontrolovaná osoba má povinnost vykonat průběžnou řídící kontrolu a následnou řídící kontrolu. Kontrolující doporučuje, aby směrnice byla doplněna o následnou řídící kontrolu, která by byla vykonávána alespoň u plateb, které jsou uskutečňovány z běžného účtu vedeného příslušné banky, a to zejména u úhrad za přijaté faktury a také u převodu mzdových prostředků na soukromé účty zaměstnanců. 4. Vedení pokladny Kontrolovaná osoba má vypracovanou a schválenou vlastní směrnici Vedení pokladny. Den platnosti a účinnosti je v této směrnici uveden V této směrnici nemá kontrolovaná osoba stanoven limit pokladní hotovosti: Neexistence limitu pokladní hotovosti představuje riziko, že případná škoda způsobená ztrátou nebo zcizením pokladní hotovosti, nebude plně hrazena z příslušné pojistné smlouvy. Je nutné stanovit takový limit pokladní hotovosti, který bude krýt uvedená rizika v plné výši. 5. Finanční operace související s příjmy a výdaji pokladní kniha provozní Ke kontrole byly namátkově vybrány tyto doklady, související s platbami z pokladny: 1) ,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne školní materiál keramika 2) 6 596,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne školní materiál 3) 3 124,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne školní materiál 4) 7 000,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne cartridge 5) 3 300,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne tonery 6) 3 300,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne keramická hlína 7) 4 480,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne keramická hlína 8) 2 594,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne materiál keramika 9) 2 618,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne kancelářské potřeby 10) 8 050,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne materiál keramika 11) ,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne materiál keramika 12) 7 873,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne materiál keramika 13) ,- Kč, přijato do pokladny provozní dne školné Dobřichovice 14) 6 000,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne keramické tvoř. pro seniory 15) ,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne pronájem pozemků 3

4 16) 6 000,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne keramické tvoř. pro seniory 17) ,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne údržba PC + toner 18) 7 000,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne , pronájem sálu, ples 19) 6 930,- zaplaceno z pokladny provozní dne , keramika materiál 20) 2 857,- Kč, zaplaceno z pokladny provozní dne , keramika materiál U žádné z výdajových operací, které s uvedenými platbami souvisí, nebylo prokázáno, že byla řádně provedena předběžná finanční kontrola, jak vyžadují 11 až 14 Vyhlášky č. 416/2004 Sb. Z předložených dokladů nebylo možné usoudit, zda se jednalo o předběžnou řídící kontrolu před vznikem závazku ( 13 uvedené vyhlášky), nebo o kontrolu po vzniku závazku ( 14 uvedené vyhlášky) doklady neprokázaly dodržení návazností schvalovacích postupů. Tyto doklady neodpovídaly ani jedné z uvedených předběžných kontrol. Rovněž nebylo doloženo, jak byl proveden výběr jednotlivých dodavatelů materiálů a služeb, což souvisí s prokázáním dodržení zásad účelnosti, hospodárnosti a efektivnosti (výběr nejvýhodnější nabídky). Doklady nedodržují návaznosti schvalovacích postupů. Porušení právních předpisů: 13 a 14 Vyhlášky č. 416/2004 Sb., prováděcí vyhláška k zákonu č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole 6. Rozpočet, rozpočtový proces Kontrolní zjištění a) Ředitelka SVČ doložila, že návrh rozpočtu na rok 2018 byl řádně zveřejněn, jak ukládá zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, a že stejně tak byl zveřejněn zřizovatelem schválený rozpočet na rok Toto zveřejnění není možné v současnosti na internetových stránkách ověřit (povinnost zveřejnění pominula schválením rozpočtu na rok 2019) nevznikly ale žádné pochybnosti o tom, že zveřejnění byla řádně uskutečněna. V tomto bodě veřejnosprávní kontroly nebylo shledáno žádné porušení právních předpisů. b) Kontrolovaná osoba nedodržela schválený rozpočet na rok 2018, jak vyplývá z přílohy č. 1 tohoto protokolu Čerpání rozpočtu Z této přílohy, kterou ke kontrole předložila kontrolovaná osoba, zjistíme následující překročení nákladů: - účet 511 opravy a údržba majetku, překročeno o ,- Kč - účet 518 služby, překročeno o ,13 Kč - účet 549 ostatní náklady, překročeno o 5 061,- Kč (Pozn.: nevýznamná překročení rozpočtu kontrolující neuvádí) Na tomto místě je nutné upozornit na skutečnost, že vyšší náklady není možné kompenzovat vyššími výnosy bez toho, že by byl změněn rozpočet příspěvkové organizace nebo aby byla přijata příslušná rozpočtová opatření. Rovněž přesuny mezi jednotlivými položkami nákladů nelze uskutečnit bez příslušných rozpočtových opatření. Porušení právních předpisů: 28 odst. 10 písm. a), příp. 28 odst. 15 zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů. 4

5 7. Směrnice pro vybírání úhrad za volnočasové aktivity Kontrolovaná osoba nepředložila směrnici, v níž by měla stanovenu výši úhrady za volnočasové aktivity. Dle této směrnice a přijatých úhrad by mělo být snadno prokazatelné, že volnočasové aktivity byly uhrazeny ve správné výši a včas. Předmětná směrnice ale neexistuje, což představuje riziko z toho plynoucí. 8. Platy a odměny, jiná finanční plnění a) Zaměstnankyni SVČ paní Mgr. Haně Brožové, která v kontrolovaném období zastávala funkci ředitelky SVČ, byl v kontrolovaném období vyplácen plat v souladu s jejím Platovým výměrem, který dne schválil starosta Obce Všenory. Kontrola správnosti platového zařazení nebyla předmětem stávající veřejnosprávní kontroly a nebyla kontrolujícím překontrolována. Za měsíc květen 2018 byla paní ředitelce odsouhlasena nenároková odměna ve výši ,- Kč a za měsíc říjen 2018 jí byla odsouhlasena nenároková odměna ve výši ,- Kč. Udělení těchto odměn je v rozporu s příslušnými ustanoveními zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve kterých jsou pro udělení odměn stanoveny tyto podmínky: 134 Odměna Za úspěšné splnění mimořádného nebo zvlášť významného pracovního úkolu může zaměstnavatel poskytnout zaměstnanci odměnu. 134a Cílová odměna Za splnění předem stanoveného mimořádně náročného úkolu, jehož příprava, postupné zajišťování a konečná realizace bude z hlediska působnosti zaměstnavatele zvlášť významná, může zaměstnavatel zaměstnanci, který se na jeho splnění bezprostředně nebo významně podílí, poskytnout cílovou odměnu. Výši odměny oznámí zaměstnavatel společně s hodnotitelnými nebo měřitelnými ukazateli před započetím plnění úkolu. Cílová odměna přísluší zaměstnanci ve výši určené zaměstnavatelem v závislosti na plnění ukazatelů, neskončí-li jeho pracovní poměr před splněním stanoveného úkolu. Ani v jednom z uvedených případů udělení odměn paní ředitelce nebyla splněna výše uvedená podmínka stanovená zákoníkem práce. V prvním uvedeném případě není odůvodnění odměny dostatečně konkrétní je nepřezkoumatelné. V druhém uvedeném případě se nejednalo o odměnu, ale de facto o dar, což je nepřípustné. Zřizovatel, který o takových odměnách rozhodl, byť v dobré víře, ve věci pochybil. Porušení právních předpisů: 134, příp. 134a zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce b) Kontrolovaná osoba uzavřela Mandátní smlouvu s JUDr. Josefem Brabcem, Jiráskova 378, Dobřichovice, jejímž předmětem je právní pomoc formou konzultací, včetně poskytování právních rozborů a zastupování. 5

6 Nebyla doložena účelnost a hospodárnost při využívání těchto právních služeb a úhrada ,- Kč, uskutečněná z bankovního účtu dne Inventarizace majetku a závazků a) Inventarizační zpráva neobsahuje informace o všech inventarizačních rozdílech a zúčtovatelných rozdílech. Bez těchto informací nelze ověřit správnost zaúčtování rozdílů, zjištěných při inventarizaci. Porušení právních předpisů: 2 písm. e) Vyhlášky č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků b) Inventarizační zpráva nebyla vyhodnocena dle postupů, stanovených účetní jednotkou. Bez vyhodnocení inventarizační zprávy nelze objektivně interpretovat výsledek inventarizace schází konstatování, zda byla zjištěna manka, nebo naopak přebytky jednotlivých položek majetku a závazků. Porušení právních předpisů: 3 odst. 1 písm. o) Vyhlášky č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků 9. Shrnutí Jednotlivá kontrolní zjištění a porušení právních předpisů jsou uvedena v textu tohoto protokolu o kontrole. Nejvýznamnější kontrolní zjištění: Vnitřní kontrolní systém viz bod 3. písm. a) a b) tohoto protokolu Rozpočet, rozpočtový proces viz bod 6. písm. b) tohoto protokolu Platy a odměny viz bod 8 písm. a) tohoto protokolu Inventarizace majetku a závazků viz bod 9. písm. a) a b) tohoto protokolu Provedenou veřejnosprávní kontrolou nebylo identifikováno žádné závažné zjištění, za něž se podle 22 odst. 6 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole považuje: a) zjištění nasvědčující tomu, že byl spáchán trestný čin, b) zjištění neoprávněného použití, zadržení, ztráty nebo poškození veřejných prostředků v hodnotě přesahující Kč. Dle 18 odst. 1 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, je kontrolovaná osoba povinna přijmout opatření k odstranění nedostatků zjištěných při veřejnosprávní kontrole bez zbytečného odkladu nejpozději ve lhůtě stanovené kontrolním orgánem. Z pohledu kontrolujícího bylo nakládání s finančními prostředky a provádění řídící kontroly ve Středisku pro volný čas dětí a mládeže, příspěvková organizace, v roce 2018, na stejné úrovni, jako u většiny obdobných příspěvkových organizací ve Středočeském kraji. 6

7 Dle 99 odst. 2 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, odpovídá za hospodaření, a tím i za kontrolu prováděnou v oblasti nakládání s majetkem obce, starosta obce. V rámci této veřejnosprávní kontroly nebyly zjištěny žádné neobvyklé finanční a majetkové operace, ani operace, které by představovaly pro kontrolovanou osobu významná rizika. 10. Závěr Dle 18 odst. 1 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, je kontrolovaná osoba povinna přijmout opatření k odstranění nedostatků zjištěných při veřejnosprávní kontrole bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtě stanovené kontrolním orgánem. Doporučený termín pro přijetí opatření k odstranění nedostatků zjištěných při této veřejnosprávní kontrole: do ; v této lhůtě rovněž dodat kontrolnímu orgánu, kterým je starosta Obce Všenory, písemnou zprávu o odstranění nedostatků. Dle 26 zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád), kontrolní orgán pravidelně, alespoň jednou ročně, zveřejní způsobem umožňujícím dálkový přístup obecné informace o výsledcích kontrol. Je nutné vyzvednout vstřícnost a porozumění všech osob zúčastněných při této veřejnosprávní kontrole. Poučení: proti kontrolním zjištěním uvedeným v tomto protokolu o kontrole je možné podat námitky do 15 dnů, od jeho doručení, podáním odeslaným kontrolnímu orgánu. Námitky se podávají písemně, musí z nich být zřejmé, proti jakému kontrolnímu zjištění směřují, a musí obsahovat odůvodnění nesouhlasu s tímto kontrolním zjištěním ( 13 zákona č. 255/2012 Sb., kontrolní řád). Datum vyhotovení protokolu o kontrole: Do datové schránky: - Obec Všenory - Středisko pro volný čas dětí a mládeže, příspěvková organizace Ing. Miroslav Křižka, v. r. 7