KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ. Návrh

Transkript

1 KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ V Bruselu dne SEK(2004) 379 v konečném znění Návrh ROZHODNUTÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU, RADY, KOMISE, SOUDNÍHO DVORA, ÚČETNÍHO DVORA, EVROPSKÉHO HOSPODÁŘSKÉHO A SOCIÁLNÍHO VÝBORU, VÝBORU REGIONŮ A OMBUDSMANA o založení Evropské správní školy Předloha ROZHODNUTÍ GENERÁLNÍCH TAJEMNÍKŮ EVROPSKÉHO PARLAMENTU, RADY, KOMISE, VEDOUCÍHO KANCELÁŘE SOUDNÍHO DVORA, GENERÁLNÍCH TAJEMNÍKŮ ÚČETNÍHO DVORA, EVROPSKÉHO HOSPODÁŘSKÉHO A SOCIÁLNÍHO VÝBORU, VÝBORU REGIONŮ A PŘEDSTAVITELE OMBUDSMANA o organizaci a činnosti Evropské správní školy (předloženo Komisí) CS CS

2 ODŮVODNĚNÍ Založení Evropské správní školy, dále jen Škola, je součástí všeobecného kontextu reformy evropských veřejných služeb. Tato reforma si kromě jiného klade za cíl přispět vzděláváním k rozvoji lidských zdrojů. Klade zároveň důraz na změnu správní kultury, zejména na změnu kultury managementu. V rámci reformy statutu a jeho systému profesní kariéry je naplánovaný nový systém pro přechod mezi jednotlivými skupinami funkcí, který zahrnuje povinné účasti na školení. V tomto duchu vznikla myšlenka, aby interinstitucionální škola přispěla svým dílem. Generální tajemníci institucí Společenství (kteří pro potřeby tohoto projektu začlenili Sociální a hospodářský výbor, Výbor krajů a ombudsmana) se společně dohodli na rozvinutí této myšlenky s tím, že by minimálně polovina školení zaměstnanců jednotlivých institucí mohla mít interinstitucionální základ. Od začátku proto Škola vychází z alespoň částečně společných sil zaměřených na profesionální rozvoj všech úředníků a zástupců, a to i úředníků a zástupců z jiných orgánům a agentur. Až na několik výjimek je tato aktivita organizována a nezávisle financována zvlášť každou institucí a orgánem. Na základě posouzení, které navázalo na prvotní fázi celé myšlenky, vytvořili Generální tajemníci interinstitucionální pracovní skupinu. Tato skupina byla pověřena posoudit účinek, který se od vytvoření školy očekává, zejména možnost dosáhnout součinnosti. Zpráva pracovní skupiny včetně vyjádřených projektů byla schválena Generálními tajemníky dne 28. října Z posouzení vyplývá, že vytvoření interinstitucionální školy jistě přinese účinky efektivnosti v oblasti školení tak, jak jsou popsány dále dát nový impuls ke společným hodnotám a k rozvoji evropského ducha. Závěrem, Evropská správní škola se ve všeobecném rámci personální politiky založené na výkonu statutu úředníků a dalších zástupců Společenství, tedy na základě společném pro všechny instituce Společenství, bude snažit splňovat: cíl podpořit lepší funkci administrativy Společenství, zejména školením managementu, a usnadnit tak rozvoj nové administrativní kultury; cíl napomoci zapracovat se v nových úřadech v duchu společenství nezávisle na daném typu instituce, zejména společnými kurzy pro nástupy do úřadů. To by se pak projevilo aplikací nové politiky zařazení do institucí, aniž by tak nahrazovala specifické uvedení do jednotlivých institucí; cíl v rámci individuálních kariér a zejména roli zvyšování úrovně kompetencí formou povinných školení za účelem certifikace pro nový způsob přechodu ze skupiny funkcí asistentů do skupiny funkcí správců. Všechna níže uvedená kritéria reflektují politický a ekonomický charakter a charakter Společenství takové dohody. Realizace těchto kritérií představuje nadhodnotu oproti současné situaci, v níž každá z institucí, až na některé výjimky, pořádá svá vlastní školení nezávisle na ostatních. Kritéria je možno shrnout do těchto bodů: především šířit společné hodnoty a vytvořit duch soudržnosti mezi jednotlivými vládními institucemi Společenství, dále CS 2 CS

3 zajistit co nejadekvátnější použití statutu mezi jednotlivými institucemi pro potřeby školení a s ním úzce spojené profesní kariéry; stanovit všechny oblasti se stejnými potřebami v oblasti znalostí a kompetencí, kterým je třeba zorganizovat společná školení; zjednodušit přístup pro žádané kritické množství, současný faktor oslabení malých institucí; rozšířit nabídku (například více specializace a výběru, alternativních dat ) ; a zejména zajistit hospodárnost na základě společného organizování, zejména z administrativního hlediska a optimalizací počtu účastníků v kurzech. Potřeba realizovat výše uvedená kritérií představuje, jak také dokazuje zpráva interinstitucionální skupiny, dostatečný důvod pro zavedení společných školicích aktivit, které jsou vytyčeny v tomto rozhodnutí, a jasně předkládá z nich plynoucí efekt součinnosti. Je zřejmé, že existují další oblasti školení, které by podle výše uvedených kritérií byly vhodné pro interinstitucionální organizaci. Toto rozhodnutí proto přichází s evolučním přístupem, který nechává otevřenou cestu pro jakékoli rozhodnutí o případném pozdějším rozšíření. Záměrně nestanovuje od samého začátku jako oblast aktivit pouze školení managementu, kurzy pro nástup do nového úřadu a školení zaměřené na certifikaci. Škola začíná od ledna 2005 organizovat pro všechny signatářské instituce tohoto rozhodnutí kurzy nástupu do úřadu a poté kurzy managementu. Tyto budou doplněny během roku 2005 o přípravné kurzy na certifikaci se záměrem postupu do skupiny funkcí správců. V tomtéž výčtu myšlenek toto rozhodnutí stanovuje administrativní připojení Školy k existujícímu interinstitucionálnímu orgánu, tedy EPSO (European Personel Selection Office) pro první roky jejího vytváření. Toto připojení by mělo na základě omezeného počtu zaměstnanců a operačního rozpočtu zajistit součinnost, zejména v oblasti správy (vedení zdrojů) a managementu (Správní rada, Ředitel), jak to ukazuje uvedená zpráva. Nejpozději po třech letech existence a na základě vyčerpávajícího posouzení dosažených výsledků dojde k přezkoumání tohoto připojení. CS 3 CS

4 Návrh ROZHODNUTÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU, RADY, KOMISE, SOUDNÍHO DVORA, ÚČETNÍHO DVORA, EVROPSKÉHO HOSPODÁŘSKÉHO A SOCIÁLNÍHO VÝBORU, VÝBORU REGIONŮ A OMBUDSMANA o založení Evropské správní školy EVROPSKÝ PARLAMENT, RADA EVROPSKÉ SPOLEČENSTVÍ, KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ, SOUDNÍ DVŮR, ÚČETNÍ DVŮR, HOSPODÁŘSKÝ A SOCIÁLNÍ VÝBOR, VÝBOR REGIONŮ A OMBUDSMAN, s ohledem na statut úředníků Evropských společenství a režim použitelný na další zástupce Společenství, stanovené v nařízení Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 1, zejména čl. 24, třetí a čtvrtý pododstavec uvedeného statutu, s ohledem na stanovisko výboru pro statut, vzhledem k těmto důvodům: (1) je třeba, aby instituce více investovaly do profesního zdokonalení svých zaměstnanců; (2) interinstitucionální spolupráce v této oblasti přinese součinnost v oblasti lidských zdrojů a požadovaných financí, a posílí výměny mezi institucemi a šíření společných hodnot a zharmonizovaných profesních praktik; (3) z těchto důvodů je vhodné svěřit společnému interinstitucionálnímu orgánu prostředky určené na některé akce, které povedou k profesnímu zdokonalení úředníků a dalších zástupců Evropských společenství; (4) pro úspornost a efektivnost je vhodné administrativně připojit tento společný interinstitucionální orgán k již existujícímu interinstitucionálnímu orgánu, k Úřadu pro výběr zaměstnanců Evropského společenství, vytvořenému na základě rozhodnutí Evropského parlamentu 2002/620/ES, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Hospodářského a sociálního dvora, Výboru regionů a Ombudsmana, to alespoň pro počáteční období, 1 Úř. věst. L 56, , s. 1. Nařízení naposledy pozměněné nařízením (ES, ESUO, Euratom) č. 490/2002 (Úř. věst. L 77, , s. 1). CS 4 CS

5 ROZHODLI: Článek 1 Zřízení Evropské správní školy Zřizuje se Evropská správní škola, dále jen Škola. Článek 2 Úkoly 1. Škola je pověřena provádět některé akce profesionálního zdokonalení s ohledem na všeobecný rozvoj lidských zdrojů a výkonu kariéry, a to v rámci zaměření, které signatářské instituce tohoto rozhodnutí, dále jen instituce, stanovily v tomto rozhodnutí. 2. V závislosti na žádostech, které jí instituce adresují, Škola: a) sestaví, zorganizuje a vyhodnotí školicí akce; b) usnadní účast na externích školicích akcích; c) může provádět jakoukoli práci, která úzce souvisí nebo podporuje její cíle. 3. Generální tajemníci institucí, vedoucí kanceláře Soudního dvora a představitel ombudsmana stanoví, a pokud je třeba pozmění, oblasti školení, kterými je Škola pověřena. 4. Na žádost instituce, orgánu, kanceláře nebo agentury může Škola za úhradu asistovat při zajištění potřebných školení. Článek 3 Žádosti a námitky, odvolání Žádosti a námitky týkající se provádění aktivit stanovených v čl. 2, odst. 2 jsou podávány u Školy. Jakékoli odvolání v této oblasti je směřováno na Komisi. Článek 4 Připojení 1. Škola je administrativně připojena k Úřadu pro výběr zaměstnanců Evropských společenství, dále jen Úřad 2. 2 Uř. věst. L 197, , s. 5. CS 5 CS

6 2. Toto připojení spočívá v : a) převzetí některých administrativních úkonů Školy těmi subjekty, které již v Úřadu existují; b) vykonávání funkcí správní rady Školy; c) vykonávání funkce ředitele Školy. Funkce stanovené v prvním pododstavci, písmena b) a c) jsou vykonávány odpovídajícími orgány Úřadu. 3. Nejpozději do tří let ode dne, kdy toto rozhodnutí vstoupí v platnost, může být toto připojení ukončeno rozhodnutím správní rady kvalifikovanou většinou stanovenou v čl. 5, odst. 6 rozhodnutí 2002/621/ES 3 a pod podmínkou, že se kladně vyjádří alespoň pět signatářských institucí. Článek 5 Provedení Generální tajemníci Evropského parlamentu, Rady, Komise, vedoucí kanceláře Soudního dvora, generální tajemníci Účetního dvora, Hospodářského a sociálního výboru a představitel Ombudsmana zavedou na základě společné dohody potřebná opatření k provedení tohoto rozhodnutí. Článek 6 Účinnost Toto rozhodnutí nabývá účinnosti v den vyhlášení v Úředním věstníku Evropského společenství. V Bruselu, dne Za Evropský parlament Za Radu Za Komisi Za Soudní dvůr 3 Úř. věst. L 197, , s. 56. CS 6 CS

7 Za Účetní dvůr Za Hospodářský a sociální výbor Za Výbor regionů Ombudsman CS 7 CS

8 Předloha ROZHODNUTÍ GENERÁLNÍCH TAJEMNÍKŮ EVROPSKÉHO PARLAMENTU, RADY, KOMISE, VEDOUCÍHO KANCELÁŘE SOUDNÍHO DVORA, GENERÁLNÍCH TAJEMNÍKŮ ÚČETNÍHO DVORA, EVROPSKÉHO HOSPODÁŘSKÉHO A SOCIÁLNÍHO VÝBORU, VÝBORU REGIONŮ A PŘEDSTAVITELE OMBUDSMANA o organizaci a činnosti Evropské správní školy Generální tajemníci Evropského parlamentu, Rady, Komise, Vedoucí kanceláře Soudního dvora, Generální tajemníci Účetního dvora, Hospodářského a sociálního výboru, Výboru regionů a představitel Ombudsmana, s ohledem na statut úředníků Evropských společenství a režim aplikovatelný na ostatní zástupce těchto Společenství, stanovené v nařízení Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 4, s ohledem na rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Hospodářského a sociálního výboru, Výboru regionů a evropského ombudsmana ze dne [ ] o vytvoření Evropské správní školy 5, zejména článek 5 tohoto rozhodnutí, vzhledem k těmto důvodům: (1) posílit interinstitucionální spolupráci ve věci školení, zejména školení cílená na předání hodnot společných všem institucím Společenství. Taková spolupráce představuje nezanedbatelnou přidanou hodnotu, především v přístupu ke školení, rozšíření nabídky a snížení jednotných nákladů; (2) podle principu dobré správy zvolit progresivní postup při vytváření Evropské správní školy, dále jen Škola ; 4 5 Úř. věst. L 56, , s. 1. Viz strana [ ] tohoto Úředního věstníku. CS 8 CS

9 (3) rozhodnutí o vytvoření Školy nechává na generálních tajemnících, vedoucím kanceláře Soudního dvora a na představiteli ombudsmana, aby stanovili oblasti školení, které budou Škole svěřeny; (4) zavede-li signatářská instituce takovou personální politiku, která vyžaduje školení v oblasti, jež byla Škole svěřena, je třeba usnadnit jí zavedení této politiky a zajistit tak pro danou instituci maximální možnosti zúčastnit se kurzů organizovaných Školou, zejména v případech, kdy takové školení je povinné nebo je podmínkou pro vykonávání některých funkcí, především pak funkcí manažerských; (5) Škola, stejně jako všechny školicí instituce, musí využít výhody spolupráce na evropské úrovni ve formě sítí; (6) upřesnit pravidla pro připojení Školy k Úřadu pro výběr zaměstnanců v Evropských společenství, jak je stanoveno v článku 4 rozhodnutí o vytvoření Školy, ROZHODLI: Článek 1 Úkoly Evropské správní školy 1. Pro potřeby signatářských institucí rozhodnutí o vytvoření Školy, dále jen instituce, Evropská správní škola, dále jen Škola, sestaví, organizuje a vyhodnotí následující školicí aktivity: a) kurzy managementu pro úředníky a zástupce, kteří jsou povolaní, nebo by mohli být povolaní k výkonu řídících funkcí; b) kurzy pro nástup do funkce pro nové zaměstnance; c) [s výjimkou přijetí závazných ustanovení, povinné školení stanovené v rámci přestupu mezi jednotlivými skupinami funkcí] Pokud se týká kurzů managementu a nového nástupu do funkce stanovené v odst. 1, písmena a) a b), každá z institucí si může organizovat podle svých specifických potřeb další kurzy, které doplní kurzy organizované Školou. Škola je kompetentní výhradně k organizaci školení stanoveného v odst. 1, písm. c). Článek 2 Povinnosti institucí 1. Orgán, který má pravomoc jmenovat instituci, dá Škole k dispozici dostatečný počet úředníků-řečníků podle pravidel přijatých správní radou podle čl. 7, písm. g). 6 text se doknčí po vynesení rozhodnutí o novém statutu. CS 9 CS

10 2. Na žádost Školy a v rámci svých možností dají instituce Škole k dispozici prostory pro školení podle pravidel stanovených správní radou. Článek 3 Další služby 1. Na základě písemné dohody uzavřené mezi ředitelem Školy a jakýmkoli jiným orgánem, kanceláří nebo agenturou Společenství může Škola v rámci svých volných míst přijmout na jejich žádost účastníky do kurzů, které pro tyto instituce organizuje. 2. Ve zvláštním případě školení stanovených v čl. 1, odst. 1, písm. c je každoročně rezervován jistý počet míst pro orgány, úřady a agentury Společenství, s ohledem na vyjádřené potřeby tak, aby bylo rovnocenně vyhověno všem daným úředníkům v souladu s ustanoveními článku 45bis o Statutu. Správní rada každoročně stanovuje počet míst a podíl na výdajích. 3. Prostřednictvím písemné dohody může Škola do svého programu školení začlenit kurzy požadované orgánem, kanceláří nebo agenturou Společenství pod podmínkou, že tato aktivita nenarušuje organizaci kurzů na úkor jiných. Ve všech dohodách tohoto typu musejí být zároveň stanovena finanční pravidla pro služby poskytnuté Školou a nabytí platnosti takové dohody je podmíněno předběžným schválením ze strany správní rady. 4. Na žádost instituce nebo jakéhokoli jiného orgánu, kanceláře nebo agentury Společenství může případně Škola zajistit asistenci při školení nebo asistenci formou jiných aktivit, které jsou ve vztahu s oblastí spadající do její kompetence, na základě dohody s ředitelem Školy a stanovení finančních pravidel pro tyto služby. Článek4 Námitky a žádosti 1. Ředitel Školy uplatňuje své pravomoci, které náležejí autoritě s jmenovací pravomocí podle článku 90 statutu, ve věci všech žádostí nebo námitek souvisejících s úkoly Školy. 2. V případě takových požadavků ředitel Školy konzultuje s předsedou správní rady, má-li záměr potvrdit své prvotní rozhodnutí. 3 Škola odpovídá na dotazy evropského ombudsmana, které se týkají všech bodů vyplývajících z jejích kompetencí podle tohoto rozhodnutí. Článek 5 Organizace aktivit 1. Obecným pravidlem je, že se kurzy organizované Školou konají jak v Bruselu, tak v Lucemburku. Použije-li se princip řádného řízení, mohou být zvážena i jiná místa konání. CS 10 CS

11 2. Správní rada dohlíží na to, aby zaměstnanci jednotlivých institucí měl vyvážený přístup ke kurzům. Zejména dbá na to, aby Škola zajistila dostatek možností pro účast té instituce, která o aktivitu požádala a jejíž organizace byla Škole svěřena a která je povinná nebo podmínečně nutná pro vykonávání daných funkcí, zejména funkcí manažerských. V rámci vypracování ročního pracovního programu předá zúčastněná instituce své potřeby týkající se výše uvedených oblastí. Při vypracování tohoto pracovního program je kladen důraz na organizaci takových kurzů. 3. Aby signatářská instituce mohla čelit zvláštním nebo přechodným situacím, má právo požádat Školu o přijetí účastníků nad limit počtu zaměstnanců, který sama uvedla, a musí převést Škole své odpovídající prostředky z rozpočtu. Použije se čl. 3, odst Škola může spolupracovat s jinými správními školami, institucemi a univerzitami působícími ve stejné oblasti. V rámci této spolupráce může docházet i k vzájemným výměnám. Článek 6 Správní rada Po dobu připojení Školy k Úřadu pro výběr zaměstnanců Evropských společenství, dále jen Úřad, funkce správní rady Školy zajišťuje správní rada Úřadu podle pravidel stanovených v článku 5 rozhodnutí 2002/621/ES 7. Článek 7 Odpovědnosti správní rady Ve společném zájmu všech institucí vykonává správní rada tyto činnosti: a) schvaluje kvalifikovanou většinou pravidla pro fungování Školy; b) schvaluje prostou většinou organizační strukturu Školy na základě návrhu ředitele Školy; c) v rámci rozpočtového procesu přijímá prostou většinou předběžný odhad výnosů a výdajů Školy na základě návrhu, který vypracuje ředitel Školy, tento odhad předkládá Komisi pro vypracování předběžného odhadu výnosů a nákladů Komise; zároveň navrhuje Komisi úpravy, jejichž provedení v tabulce počtu zaměstnanců Školy považuje za nutné; d) schvaluje prostou většinou typ a cenu doplňkových služeb, které Škola může za úplatu provádět pro instituce, orgány, kanceláře a agentury, a dále podmínky, za nichž tyto služby může Škola provozovat; 7 Úř. věst. L 197, , s. 56. CS 11 CS

12 e) na základě návrhu ředitele Školy schvaluje jednomyslně pracovní program. Pracovní program zároveň zahrnuje služby, které se neváží přímo na školení; f) na základě projektu, který připraví ředitel Školy, schvaluje kvalifikovanou většinou výroční zprávu, v níž se uvádí všechny položky výnosů a výdajů Školy spojených s provedenými pracemi a službami. Do 1. května každého roku předloží institucím účetní zprávu za uplynulé období vypracovanou podle analytického účetnictví; g) na základě vyjádřených potřeb v oblasti školení přiznává kvalifikovanou většinou pravidla, podle nichž každá instituce dá Škole k dispozici adekvátní počet úředníků-mluvčích. Článek 8 Jmenování zaměstnanců 1. Ředitel Úřadu vykonává funkci ředitele Školy po dobu, kdy je Škola k Úřadu připojena. 2. Ředitel Školy je autorita, která má pravomoc jmenovat zaměstnance Školy. 3. Ředitel Školy informuje správní radu o jmenování, podpisu smluv, povýšení nebo zavádění disciplinární procedury týkající se úředníků a dalších zástupců. 4. Jakékoli uvolnění pracovního místa ve Škole je oznámeno úředníkům všech institucí Společenství, jakmile autorita s jmenovací pravomocí rozhodla obsadit toto pracovní místo. 5. Škola se může při výkonu úkolů, které nejsou hodnoceny jako zásadní, obrátit na smluvní zástupce podle čl. 3 bis, odst. 1, třetí odrážka režimu použitelného na ostatní zástupce Společenství 8. Článek 9 Odpovědnosti ředitele Školy a vedení zaměstnanců 1. Ředitel je zodpovědný za náležitý chod Školy. Jedná pod svrchovaností správní rady v rámci jejích pravomocí. Zajišťuje sekretariát správní rady, uvědomuje ji o výkonu svých funkcí a předkládá jí všechny návrhy pro náležitý chod Školy. 2. Administrativní procedury spojené s běžným vedením zaměstnanců, zejména ve věci mezd a dovolených, nemoci, úrazů a důchodu se provádí za stejných podmínek jako pro úředníky a zástupce Komise. Tento seznam není vyčerpávající a Škola se společně s Komisí může dohodnout na dalších oblastech. 8 [Odkaz je třeba sledovat po přijetí pozměněného statutu]. CS 12 CS

13 Článek 10 Vedoucí Školy 1. V období, kdy je Škola připojena k Úřadu, je vedoucí Školy jmenován Komisí poté, co správní rada Úřadu vydá kladné stanovisko a toto je přijato prostou většinou. Správní rada se před jmenováním vedoucího Školy, zejména při ohlášení volného pracovního místa a při výběru kandidáta, přísně drží daných procedur. 2. Vedoucí školy je pod autoritou ředitele zodpovědný za činnosti stanovené v článku 2 tohoto nařízení o vytvoření Evropské správní školy. Při zasedáních správní rady asistuje projednávání bodů, které spadají pod jeho pravomoc. Článek 11 Finanční aspekty 1. Dotace Školy, jejíž celková částka je uvedena na zvláštní položce rozpočtu v rámci rozpočtové sekce přidělené Komisi, je detailně stanovena v příloze této sekce. Tato příloha je předložena formou přehledu výnosů a nákladů a dále rozdělena stejným způsobem jako sekce rozpočtu. 2. Tabulka stavu zaměstnanců Školy je přílohou tabulky stavu Komise. 3. Na základě návrhu správní rady Komise přenáší ve věci úvěru Školy zapsané v příloze, pravomoci příkazce na ředitele Školy a stanovuje limity a podmínky tohoto zmocnění. Poskytne-li Škola za úplatu doplňující služby, správní rada informuje na konci uzávěrky rozpočtový orgán o odhadu částek takto krytých v rozpočtu uvedeném v příloze. 4. Rozpočet Školy je stanoven a dodržován v souladu s nařízením Rady (ES, EURATOM) č. 1605/ Po dobu, kdy je Škola připojena k Úřadu, jsou finanční ustanovení stanovená v odstavcích 1 až 4, zejména dotace Školy a jejích zaměstnanců, zpracovávány v rámci rozpočtu Úřadu. Použijí se další z toho vyplývající ustanovení. Pro lepší identifikaci prostředků, které má Škola s ohledem na rozpočtová pravidla k dispozici, jsou zaměstnanci Školy uvedeni ve zvláštních výdajích v tabulce zaměstnanců Úřadu a operační částky Školy jsou seskupeny ve zvláštním článku přílohy IV. Článek 12 Přezkoumání úkolů 1. Přezkoumání úkolů stanovených v čl. 1, odst. 1 tohoto rozhodnutí proběhne nejdříve po třech letech od založení Školy. 9 Úř. věst. L 248, , s. 1. CS 13 CS

14 2. Případné přezkoumání úkolů vyžaduje jednotný souhlas generálních tajemníků, vedoucího kanceláře Soudního dvora a představitele ombudsmana na návrh podaný za tímto účelem správní radou a schválený kvalifikovanou většinou podle čl. 5, odst. 6 rozhodnutí 2002/621/ES, a to na základě detailní zprávy vypracované ředitelem. Článek 13 Přezkoumání připojení Školy k Úřadu 1. Nejpozději na konci třetího roku fungování Školy vypracuje ředitel Úřadu detailní zprávu o administrativním připojení Školy k Úřadu a předá ji správní radě. Správní rada, rozhodnutím vyneseným podle ustanovení čl. 4, odst. 3 rozhodnutí o vytvoření Školy, musí rozhodnout o ukončení tohoto připojení, pokud neexistuje důvod pro jeho pokračování. 2. Rozhodne-li správní rada podle procedury stanovené v odstavci 1 o prodloužení tohoto připojení, uvede ve svém rozhodnutí termín, k němuž dojde k opětovnému přezkoumání této otázky. Článek 14 Účinnost Toto rozhodnutí nabývá účinnosti v den vyhlášení v Úředním věstníku Evropského společenství. V Bruselu, dne Za Evropský parlament Za Radu Za Komisi Za Soudní dvůr Za Účetní dvůr Za Hospodářský a sociální výbor Za Výbor regionů Ombudsman CS 14 CS

15 LEGISLATIVE FINANCIAL STATEMENT Policy area(s): Administration Activit(y/ies): Staff policy and management TITLE OF ACTION: SETTING UP A EUROPEAN ADMINISTRATIVE SCHOOL 1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S) EUROPEAN COMMUNITIES PERSONNEL SELECTION OFFICE 2. OVERALL FIGURES 2.1. Total allocation for action (Part B): not applicable 2.2. Period of application: The School will become operational on 1 January Overall multiannual estimate of expenditure: (a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention (b) (c) Technical and administrative assistance and support expenditure Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure 2.4. Compatibility with financial programming and financial perspective [X] The creation of the School is compatible with programming of heading V since it is budget-neutral or included in the financial statement covering the Administrative Reforms, and will bring economies of scale in the future. Proposal will entail reprogramming of the relevant heading in the financial perspective. Proposal may require application of the provisions of the Interinstitutional Agreement Financial impact on revenue [ ] Proposal has no financial implications (involves technical aspects regarding implementation of a measure) OR [X] Proposal has financial impact the effect on revenue is as follows: CS 15 CS

16 The institutions will contribute through revenue (re-use of funds) from training activities taken over by the School. See Supplementary Report of the interinstitutional working party, Chapter 4 Budget and financial implications. 3. BUDGET CHARACTERISTICS Type of expenditure New EFTA contribution Contributions form applicant countries Heading in financial perspective Non-oblig. Non-Diff. NO NO NO 5 Financial perspective Administrative spending 4. LEGAL BASIS Decision of the European Parliament, the Council, the Commission, the Court of Justice, the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the European Ombudsman of [ ] setting up a European Administrative School (2003/ /EC) Decision of the Secretaries-General of the European Parliament, the Council, the Commission, the Registrar of the Court of Justice, the Secretaries-General of the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the Representative of the European Ombudsman of [ ] on the organisation and running of the European Administrative School (2003/ /EC) The Staff Regulations of officials of the European Communities and the Conditions of employment of other servants of the European Communities, as laid down by Council Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 10, as last amended by Regulation (EC, ECSC, Euratom) No 490/ , and in particular the third and fourth paragraphs of Article 24 thereof. 5. DESCRIPTION AND GROUNDS 5.1. Need for Community action Purpose Setting up a European Administrative School ('the School') is part of the general context of reforming the European public service. Among other aspects, these reforms involve developing human resources through training and a major change in administrative culture, in particular through a change in management culture. In addition, as part of the reform of the OJ L 56, , p. 1. OJ L 77, , p. 1. CS 16 CS

17 Staff Regulations and the career structure, a new system is being introduced for passing from one function group to another involving mandatory training courses. In this connection, it has been proposed that an inter-institutional School could make its own particular contribution. The role of the School, within the general framework of staff policy based on the Staff Regulations of officials and other servants of the Communities as shared by all the Community institutions, should consist of the following tasks: supporting improvements in the way the Community administration is run, in particular by training in management, in order to facilitate the development of a new administrative culture; introducing new entrants to the service to a Community way of thinking, independent of the specific institution, in particular via a shared set of induction courses; this will result in a new induction policy for the institutions, without of course replacing the introductory courses specific to each institution; contributing to individual career development, in particular to enhance the level of skills through training with a view to creating the "certification" system which is the new method of transfer from the function group of assistants to the function group of administrators. Obviously there are other fields of training which lend themselves to inter-institutional courses in line with the above. Accordingly, this Decision provides for an evolutionary approach leaving open the possibility of future extensions as decided unanimously by the Secretaries-General. To start with, it specifies only management training, induction courses and training for purposes of certification. The School is to begin organizing and running induction and management courses on behalf of all the signatory institutions as from January 2005, followed during 2005 by courses to prepare the certification of staff making the transfer to another function group Prior appraisal The Secretaries-General of the Community institutions (including for this purpose the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the Ombudsman) agreed to explore this idea since they felt that at least some staff training within the institutions could benefit from an inter-institutional facility. In July 2002, after the initial 'ideas' phase, a prior appraisal was set in train by the Secretaries-General in the form of an inter-institutional working party mandated with examining the possible creation of such a School and, if it were found to be opportune, to prepare decisions setting it up and regulating the running of it. The main outcome of this appraisal was that an inter-institutional School would definitely contribute to giving new impetus to a Community approach and the development of a European way of thinking. The appraisal also identified a set of criteria, listed below, chosen to reflect the political and Community-related nature of this arrangement on the one hand and its economic character on the other. Fulfilling these criteria will bring value-added compared with the present situation, in which with a few exceptions - each institution organizes its own training. These criteria are: in the first place, the spread of common values and the creation of an esprit de corps throughout the institutions of the Union, leading to CS 17 CS

18 the most consistent possible application of the Staff Regulations among the institutions in terms of training and, linked with this, of career development; the identification of fields with similar requirements in terms of knowledge and abilities and hence lending themselves to joint training; the potential for economies of scale by joint organisation of training. Fulfilling these criteria will, as the report of the inter-institutional group has shown, amply justify the sharing of training activities as set out in this Decision. The economies of scale will come in particular from: centralised organisation of the calls for tender covering the same field, avoiding duplication of effort a reduced cost per participant in courses by being able to gather an optimum number of people streamlining of the induction process during the massive influx of staff at enlargement, particularly for the smallest institutions better use of support staff (managing of contracts, staff, logistics, etc.) because of proposed attachment to EPSO the possibility of acquiring training rooms based on need, thus avoiding relatively costly solutions the possibility of using contract staff. Qualitative improvements in training are also expected from: more professional organisation of training a wider choice of training courses, a bigger choice of dates, etc. more choice in the language of the training for certain types of course reduced unit cost per participant in more optimal groups sharing of specialised expertise (e.g. auditors from the Court of Auditors giving auditing training) greater inter-institutional cooperation beyond the organisation of training itself ( knock-on effects ). In the same general context, this Decision provides for the School, for the initial years after its inception, to be administratively attached to an existing inter-institutional body, namely EPSO (the European Communities Personnel Selection Office). This should make it possible, with limited staff and a small operational budget, to achieve some synergies, in particular in administration (management of resources) and in management (Management Board, Principal), as identified in the report referred to above. At the end of a three-year experimental CS 18 CS

19 phase, and on the basis of an exhaustive evaluation of the results achieved, this assignment will then be reviewed Measures taken after ex-post evaluation Not applicable. 5.2 Proposed action and details of budget The aim is to set up an inter-institutional body to take charge, on behalf of the signatory institutions and in line with their needs, of a shared set of training requirements for the professional development of the staff of these institutions. The training to be covered in the first instance will be (1) induction courses, (2) management courses, and (3) training linked to the new system of transfer from one function group to another. The training concerned, except for the third kind, will be those parts which lend themselves to inter-institutional courses. The institutions will thus remain responsible for aspects specific to them. The advanced training of officials and other servants will thereby come to be shared between the School, an inter-institutional body responsible for some activities, and the institutions, which remain in overall control. It is further proposed that the training should be accessible also to officials and other servants of other Community bodies and agencies, under special financial arrangements to be agreed separately. The School will benefit from the network of training officers present in the institutions. It will also be able to arrange cooperation with similar bodies in the Member States and draw on their experience and expertise. The idea behind this initiative is the synergy effects identified by the working party (see point 5.1.2) as well as the positive impact on the quality and effectiveness of the training provided to staff. The creation of the School will also make it possible, on the training side, to meet the professional development challenges faced by officials and other servants as a result of enlargement and the administrative and staff policy reforms. Enlargement alone will bring in more than 2000 new staff every year over the next few years, all of whom will need to be given induction courses. The School s main activity will hence be drawing up an annual training programme, to be adopted by the Management Board in which all the signatory institutions are represented. Setting up the School will not entail budget expenditure. 5.3 Details of implementation The action consists of setting up a European Administrative School as an inter-institutional body. From its inception, it is to be attached to EPSO, in the sense that the decision-making forum, the Management Board, will be the Board of EPSO and the head of the School will be the Head of EPSO. The intention is for the School to start running training under its own responsibility from 1 January To ensure proper preparation of this operation, it is clear that as soon as the School has been established in legal terms a series of preparatory activities will begin, including setting up its internal apparatus, publishing calls for tender and carrying out conceptual work. Organising inter-institutional induction courses as from enlargement in CS 19 CS

20 May 2004 will also provide invaluable practical experience in advance of the launch of the School. Various administrative functions (in particular the management of the budget and contracts) will be taken on by EPSO. Ultimately, the School will be attached to the Commission on the same terms as EPSO as regards functions such as processing of salaries and pensions and the provision of infrastructure and logistics. 6. FINANCIAL IMPACT 6.1. Total financial impact on Part B - (over the entire programming period) Appropriations will be made available to the School on the relevant budget lines covering management training, induction courses and training to prepare for certification Calculation of costs by measure envisaged in Part B 7. IMPACT ON STAFF AND ADMINISTRATIVE EXPENDITURE 7.1. Impact on human resources All the human resources intended for the School will be assembled by transferring existing posts or appropriations and planned by each institution for 2005 in connection with enlargement. The creation of the School will not result in any way in increasing the total staff of the institutions compared with forecasts. Eight existing posts and existing appropriations for two C grade auxiliaries will be assigned to the School s 2005 budget by transfer from the budgets of the institutions, following the breakdown given in the table in Annex 3 to this Financial Statement. It is agreed that the additional resources needed to cope with enlargement, namely seven posts and appropriations for two C grade auxiliaries, are to be integrated into the forecast human resources needs of each institution in The breakdown of this additional burden will be the same as for present resources as described above. Types of post Officials or temporary staff A B C D Other human resources Staff to be assigned to management of the action using existing and/or additional resources Number of permanent posts auxiliaries at C grade Number of temporary posts Total Total Description of tasks deriving from the action If necessary, a fuller description of the tasks may be annexed. The technical annex covers the breakdown of posts from the various institutions. CS 20 CS

21 7.2. Overall financial impact of human resources Type of human resources Amount ( ) Method of calculation * Officials See Annex Temporary staff Other human resources See Annex (A07000) Total The amounts are total expenditure for twelve months. The technical annex gives more details Other administrative expenditure deriving from the action Budget line (number and heading) Overall allocation (Title A7) A0701 Missions A07030 Meetings A07031 Compulsory committees (1) A07032 Non-compulsory committees (1) A07035 Miscellaneous costs for internal meetings A07040 Conferences A0705 Studies and consultations A0706 Professional training and management training Information systems A07070 Amount Method of calculation See annex CS 21 CS

22 Other expenditure Part A See annex A0200 Rents and long-term leases A0201 Insurance A0202 Water, gas, electricity, heating A02030 Cleaning and maintenance A02031 Treating waste A0204 Fitting out premises A0250 Security and surveillance of buildings A0251 Health and safety at work A0209 Other expenditure relating to buildings A0220 Equipment and technical installations A0221 Furniture: purchase, leasing, maintenance, etc. A0225 Documentation and libraries A0230 Paper and other office supplies A0235 Other operating expenses A02353 Moving equipment and removals A0240 Franking letters A0241 Telecommunications A02421 Hardware and software A02422 Technical support, logistics, user aid Total The technical annex contains a more detailed breakdown. The human-resources and administrative requirements will be covered within the envelope allocated to the School in the annual allocation procedure. CS 22 CS

23 8. FOLLOW-UP AND EVALUATION 8.1. Follow-up arrangements An annual report is provided for in Article 7 of the Decision on the organisation and running of the School. In the first half of 2008, EPSO s Management Board will produce an evaluation as the basis for a decision concerning the attachment of the School to EPSO (see Article 4(3) of the Decision setting up the School) Arrangements and schedule for the planned evaluation 9. ANTI-FRAUD MEASURES The School will take all necessary measures to prevent fraud. CS 23 CS