Vodafone promo kit uživatelský manuál Uživatelský manuál pro aplikaci. Vodafone promo kit. Verze dokumentu: 3

Transkript

1 Uživatelský manuál pro aplikaci Vodafone promo kit Verze dokumentu: 3 Vytvořeno: V Praze dne

2 Obsah Vodafone promo kit uživatelský manuál Webové rozhraní aplikace Vodafone promo kit... 4 Požadavky na práci s webovým rozhraním aplikace Vstup do systému Přihlašování do aplikace Vytvoření účtu pro nového uživatele První přihlášení do aplikace Správa uživatelského účtu Zapomenuté heslo Základní ovládací prvky Hlavní stránka aplikace Hlavní menu Blok s nápovědou Celkový přehled Aktuality a novinky Nejnovější materiály Kategorie materiálů Balíčky Nejúspěšnější promoakce Stránky horního menu Moje objednávky Moje šablony Moje notifikace Moje schvalování Objednávání materiálu Lokální marketing Indirect prepaid Detail materiálu PIR (pouze pro Lokální marketing) Detail objednávky Sledování vytvořené objednávky a změny

3 7.2 Schvalování objednávek Práce s objednávkou při schvalování Slovník pojmů používaných v návodu Editovatelný materiál: PDF šablony, nebo vizitky nebo certifikáty. Tyto materiály vyžadují, aby uživatel doplnil nějaké údaje typicky jméno, příjmení, adresu prodejny, výši slevy a jiné. Kategorie materiálů: Materiály stejného typu jsou zařazeny do kategorií (na stránce kategorie viz. levé menu jsou pak vidět všechny materiály ze stejné kategorie. Workflow: objednávky podléhající schvalování mohou procházet několika kroky schvalování. Celý proces se souhrnně označuje jako workflow. Akce s objednávkou: s objednávkou je možné provádět různé akce podle toho jaká má uživatel práva. Může se jednat o zrušení objednávky, vložení poznámky, schválení, zamítnutí, předání jinam atp. Schvalovatel: Uživatel, který má oprávnění pro schvalování objednávek. Šablona: upravené editovatelné materiály, nebo rozpracované materiály je možné uložit jako šablony (pro budoucí použití). Dotazy: Máte nějaké otázky, připomínky, návrhy na zlepšení, nebo potřebujete nahlásit problém? Kontaktujte nás na promokit@vodafone.cz. 3

4 Webové rozhraní aplikace Vodafone promo kit Aplikace Vodafone promo kit (dále jen VPK) je webová aplikace určená k objednávání, zadávání a exekuci materiálů marketingové podpory společnosti Vodafone. Úvodní stránka, přihlášení: Pro práci s aplikací je nutné mít vytvořen uživatelský účet a je nutné se přihlásit svým přihlašovacím jménem a heslem v přihlašovacím formuláři na úvodní stránce. Více viz. dále. Požadavky na práci s webovým rozhraním aplikace Pro práci s aplikací VPK je nutný počítač a internetový prohlížeč (aplikace není optimalizována pro mobilní telefony). Pro přístup k aplikaci je možné použít jakýkoliv běžně dostupný webový prohlížeč (Internet Explorer 7,8, Mozilla Firefox 3+, Opera 9 +, aplikace by měla být funkční i v jiných prohlížečích, u nich ale není garantováno 100% správné zobrazení). Pro zobrazení některých materiálů je nutné mít nainstalovaný Acrobat Reader min. verze 9 (aplikace pro zobrazení pdf dokumentů, starší verze nemusí podporovat editaci některých údajů ve formulářových PDF materiálech). Pokud jej nemáte, je možné si jej stáhnout z webových stránek Adobe (Acrobat Reader je zdarma i pro komerční použití). Pokud nemáte oprávnění na instalaci nových aplikací do svého počítače, obraťte se na své IT oddělení/administrátora. Pro práci s aplikací je dále nutné připojení k internetu (některé materiály mají i v náhledové kvalitě velikost jednotky až desítky MB, je tedy nutné dostatečně rychlé připojení). 4

5 1 Vstup do systému 1.1 Přihlašování do aplikace Jako přihlašovací jméno slouží Vodafone ová adresa. Heslo je vám automaticky zasláno em, poté co administrátoři v systému nastaví váš uživatelský účet. Toto heslo je dočasné a při prvním přihlášení si nastavíte své vlastní. Pokud si své heslo nepamatujete, je možné požádat o zaslání zapomenutého hesla pomocí tlačítka Zapomenuté heslo, viz. dále. 1.2 Vytvoření účtu pro nového uživatele Pro používání aplikace VPK je nutné mít vytvořen uživatelský účet. O nutnosti zřídit uživatelský účet pro nového uživatele informují pracovníci jednotlivých oddělení (většinou marketing a sales) své kontaktní osoby v oddělení Brand & Communications. O nutnosti zřídit uživatelský účet pro nového franchisanta informuje Regionální koordinátor. 5

6 1.3 První přihlášení do aplikace , který je vám zaslán systémem poté, co byl váš uživatelský účet vytvořen, obsahuje odkaz na přihlášení do vašeho uživatelského profilu, uživatelské jméno a heslo. Můžete se tedy přihlásit. Po zadání vašeho přihlašovacího jména (Vodafone ová adresa) a hesla (zasláno v e- mailu poté co administrátoři zřídí váš účet) vás aplikace vyzve, abyste si nastavili nové heslo. Heslo, které vám je poprvé systémem zasláno, je pouze dočasné a musíte si jej změnit. Po změně hesla se zobrazí úvodní stránka aplikace. Na tuto stránku se dostanete také kliknutím na logo Vodafone. 1.4 Správa uživatelského účtu Informace o aktuálním nastavení Vašeho účtu získáte na stránce Uživatel. Na tu se dostanete pomocí tlačítka Zobrazit můj profil v rozbalovacím menu vedle Vašeho jména v pravém horním rohu aplikace. Ke správě Vašeho účtu slouží menu Můj profil, kde naleznete odkazy na: Moje osobní údaje (zde můžete měnit své údaje) Nastavení newsletteru (můžete si nastavit, zda budete chtít zasílat informační newsletter) 6

7 Nastavení zástupnosti (pokud jedete třeba na dovolenou, zde si zvolíte svůj zástup, který pak bude moci spravovat vaše objednávky, nebo v případě těch uživatelů, kteří mohou schvalovat objednávky, bude zástup moci provádět i schvalování) Nastavení upozornění schvalování (nastavíte si při jakém počtu nevyřízených objednávek Vám přijde upozornění) Změna hesla (pokud byste chtěli změnit své heslo) Kromě výše uvedených informací zde naleznete také několik tipů, jak pracovat s aplikací. 7

8 1.5 Zapomenuté heslo Pokud vám byl účet vytvořen automaticky a dosud nemáte heslo pro vstup, je třeba o něj zažádat pomocí formuláře Zapomenuté heslo. Případně pokud jste zapomněli své přihlašovací údaje (heslo) pro přihlášení do aplikace VPK, můžete požádat o zaslání nového hesla. Žádost vyplníte na stránce: zapomenute-heslo/, na kterou se dostanete z úvodní obrazovky () kliknutím na odkaz Zapomenuté heslo : 8

9 Pro zaslání hesla je nutné zadat Vodafone ovou adresu (slouží jako přihlašovací jméno / Login), a dále je nutné opsat kontrolní kód z obrázku. Pro dokončení pak stačí kliknout na tlačítko Odeslat požadavek a na vaši ovou adresu bude odeslán , který bude obsahovat vaše přihlašovací údaje: jan.novak@seznam.cz VodafoneHeslo123 9

10 2 Základní ovládací prvky Nejdůležitějšími ovládacími prvky aplikace je horní menu s hlavními částmi uživatelského účtu (Moje objednávky, Moje šablony, Moje notifikace, Moje schvalování) a boxíky v levém sloupci strom s Materiály sloužící k procházení dostupných materiálů podle kategorií, Brief k zadání požadavku na marketingovou podporu, Balíčky pro výběr a objednávku například kampaňově souvisejících materiálů. Na úvodní stránce systému (shop/) je mimo jiné také k dispozici rychlý přehled relevantních událostí a možných akcí. 10

11 2.1 Hlavní stránka aplikace Všechny hlavní funkce aplikace jsou dostupné přímo z hlavní stránky aplikace: Hlavní menu objednávky, notifikace, šablony, schvalování, vyhledávání Boxy Moje schvalování a Moje upomínky se na dalších stránkách zobrazí v pravém dolním rohu Blok s nápovědou, je možné skrýt nebo zobrazit podle potřeby Blok s nejnovějšími notifikacemi, objednávkami, briefy, PIRy a schvalováním Seznam kategorií (rubrik) s materiály Balíčky materiálů (několik materiálů seskupených dohromady) Novinky, aktuality a zprávy z aplikace Nejnověji přidané materiály 11

12 2.1.1 Hlavní menu Hlavní menu obsahuje odkazy na nejdůležitější stránky pro práci s aplikací: Novinky stránka kde se zobrazují všechny novinky a zprávy od administrátorů aplikace. Moje objednávky seznam všech objednávek přihlášeného uživatele aktivních (ty které jsou ve schvalování) nebo dokončených a zrušených (historie objednávek). Moje šablony všechny objednávky nebo editovatelné materiály je možné uložit jako šablony a použít je pro další objednávky v budoucnosti. Na této stránce je pak seznam všech šablon přihlášeného uživatele. Moje notifikace seznam všech zpráv, které posílá aplikace uživateli (historie všech zpráv o vytvoření objednávek, newslettry, změny stavu objednávek při schvalování). Moje schvalování seznam objednávek, které čekají na schválení uživatelem (pokud uživatel nemá právo na schvalování stránka je prázdná nebo se nezobrazuje). Vyhledávaní pokud něco hledáte, stačí zadat název (nebo jen část nebo třeba jen kód materiálů). 12

13 2.1.2 Blok s nápovědou Blok s textem v horní části stránky, může zde být nápověda, užitečné rady a tipy nebo vzkazy od administrátorů. Blok je možné skrýt. Pak zůstane i při dalším přihlášení skrytý a je jej možné zase zobrazit kliknutím na zobrazit nebo skrýt. 13

14 2.1.3 Celkový přehled Tento blok je rozdělený do 5 záložek: Moje aktivní objednávky Moje aktivní briefy Moje aktivní PIRy Moje schvalování Notifikace a zprávy Moje aktivní objednávky Tato část se týká pouze objednávek, které byly vytvořeny ve starém workflow. V části s objednávkami se zobrazují všechny aktivní objednávky (ty které jsou ve schvalovacím procesu nebo v realizaci, dokončené objednávky jsou dostupné v historii objednávek Moje objednávky - Dokončené) Vysvětlivky: Zobrazit detail objednávky (zobrazí se i historie všech změn objednávky) Změnit / upravit objednávku poznámku) (uživatel může zrušit objednávku nebo přidat Poslat urgenci na schvalovatele (uživatel může napsat důvod pro urgenci, urgenci obdrží ten, kdo právě schvaluje objednávku) 14

15 Moje aktivní briefy V části s briefy se zobrazují všechny aktivní briefy (ty které jsou ve schvalovacím procesu nebo v realizaci, dokončené briefy jsou dostupné v historii objednávek Moje briefy - Dokončené) Vysvětlivky: Zobrazit detail objednávky Změnit / upravit objednávku poznámku) (zobrazí se i historie všech změn objednávky) (uživatel může zrušit objednávku nebo přidat Poslat urgenci na schvalovatele (uživatel může napsat důvod pro urgenci, urgenci obdrží ten, kdo právě schvaluje objednávku) 15

16 Moje aktivní PIRy V části s PIRy se zobrazují všechny aktivní PIRy (ty které jsou ve schvalovacím procesu, dokončené PIRy jsou dostupné v historii objednávek Moje PIRy) 16

17 Moje schvalování Pokud má uživatel právo schvalovat objednávky, zobrazují se mu v této části objednávky, které čekají na jeho zásah (po schválení, zamítnutí, předání jinam) objednávka zmizí z toho seznamu a je vidět pouze v historii schvalování sekce Moje schvalování. U objednávek se zobrazuje stav (nová, čeká na schválení, předána jinam apod.) Vysvětlivka: Zobrazit detail objednávky 17

18 Notifikace a zprávy V části s notifikacemi se zobrazují všechny notifikace (informace o vytvoření objednávky, vložení nové poznámky jakýmkoliv uživatelem k objednávce, kterou jsem vytvořil, nebo kterou mám ve schvalování, informace o schválení, zamítnutí, předání atd.) Vysvětlivky: Přečtená zpráva Nepřečtená zpráva Zobrazit detail zprávy Poznámka: všechny notifikace jsou současně odesílány i na ovou adresu uživatele. Pokud si uživatel přečte zprávu v u, aplikace to nepozná a bude pořád zobrazovat příznak nepřečteno. 18

19 2.1.4 Aktuality a novinky Tento blok zobrazuje nejnovější novinky a aktuality (vytváří správce aplikace). Klinutím na obrázek nebo titulek je možné zobrazit detail celé zprávy Nejnovější materiály Tento blok zobrazuje 9 nejnovějších materiálů. Každý uživatel vidí pouze ty materiály, které má právo vidět (každá skupina uživatelů má nastavená práva na jiné typy materiálů, podle relevance dle prodejního kanálu). Obsah tohoto bloku je tedy pro různé uživatele jiný. Klinutím na Objednat nebo na obrázek či název materiálu je možné zobrazit detail materiálu. 19

20 2.1.6 Kategorie materiálů Menu umístěné v levém sloupci obsahuje seznam všech rubrik (kategorií) materiálů. Kliknutím na název dané rubriky se zobrazí seznam všech materiálů v rubrice. V menu se každému uživateli zobrazují pouze kategorie, které obsahují materiál pro něj určený (opět se řídí právy) Balíčky V levém menu se zobrazuje blok s deseti nejnovějšími balíčky. Po kliknutí na název balíčku se zobrazí stránka se seznamem všech materiálů v balíčku a je možné. Kliknutím na Všechny balíčky se zobrazí seznam všech platných balíčků. 20

21 2.1.8 Nejúspěšnější promoakce V menu Nejúspěšnějších promoakcí se zobrazuje 5 nejlépe hodnocených promoakcí. Pro čerpání inspirace klikněte na tlačítko více. 21

22 2.2 Stránky horního menu Moje objednávky V této sekci se nachází přehled objednávek materiálů, briefů (zadání marketingové podpory) a PIRů (vyhodnocení marketingové podpory) vytvořených aktuálně přihlášeným uživatelem. Pokud má uživatel připravené materiály k objednání, zobrazí se také v této sekci. Kromě odkazu na detail objednávky a základních informací o zpracování je možné pomocí ikony tužky přidávat poznámky k objednávce případně pomocí ikony dopisu zasílat urgence schvalovatelům. 22

23 2.2.2 Moje šablony V sekci Moje šablony jsou všechny uložené šablony objednávek. Šablony jsou nedokončené znovupoužitelné objednávky, do kterých uživatel zadává potřebné údaje, které může (v případě, že je materiál stále dostupný v systému) načíst, dovyplnit a odeslat jako novou objednávku. 23

24 2.2.3 Moje notifikace Veškeré operace spojené s objednávkou vytváří notifikace. Tyto notifikace se zasílají relevantním uživatelům (objednávající, schvalovatelé ) em a zároveň se zaznamenávají do systému. V sekci Moje notifikace je seznam všech notifikací týkajících se aktuálního uživatele. 24

25 2.2.4 Moje schvalování V případě, že je uživatel v roli schvalovatele objednávek, v sekci Moje schvalování jsou zobrazeny všechny objednávky, které vyžadují jeho interakci, a objednávky, u kterých již operaci schválení/zamítnutí provedl. 25

26 3 Objednávání materiálu 3.1 Lokální marketing Objednání materiálu pro lokální marketing se realizuje prostřednictvím briefu. Brief vytvoříte kliknutím na položku Brief v levém menu. Tím se otevře detail briefu, kam zadáte všechny požadované informace. Brief lze také vytvořit na základě uložené šablony briefu (dostupné v části Moje šablony). 26

27 Po vyplnění identifikačních údajů prodejny (které se nepředvyplní automaticky) a informací o akci je do briefu potřeba přidat požadované materiály. Nejdříve je potřeba nastavit jeden z nabízených filtrů. Materiály lze vyhledávat buď podle typu materiálu, podle Rubriky, do které je zařazen, nebo lze zobrazit celý Balíček materiálů. Požadovaný materiál potom přidáte do briefu pomocí tlačítka Přidat materiál. Otevře se dialogové okno, kde jsou požadovány detaily k objednávanému materiálu. Požadované detaily se mohou lišit v návaznosti na typ objednávaného materiálu. Do briefu přidáte materiál kliknutím na tlačítko Přidat materiál do briefu. 27

28 28 Vodafone promo kit uživatelský manuál

29 Objednávané materiály se zobrazí pod lištou Materiály k přidání. Každý z přidaných materiálů je možné dodatečně upravit (ikona tužky) nebo odebrat (ikona koše). V této fázi lze objednávky lze pokračovat v objednávce klikutím na Objednat nebo uložit vyplněný formulář jako šablonu. Funkce šablon je zmíněna v sekci Moje šablony. Samotnému odeslání objednávky ještě předchází rekapitulace objednávky sloužící ke kontrole vyplněných údajů. V případě, že je třeba objednávku upravit, je možné kliknout na tlačítko Vrátit se zpět a změnit údaje. V tomto kroku lze k briefu také přidat případné přílohy. K závaznému odeslání objednávky dojde kliknutím na Odeslat objednávku ke schválení. 29

30 30 Vodafone promo kit uživatelský manuál

31 3.2 Indirect prepaid Brief pro indirect prepaid se vytváří stejným způsobem, jako v případě lokálního marketingu (viz. výše), jediný rozdíl je v obsahu formuláře pro vyplnění briefu. Kliknutím na položku Brief v menu materiálů se otevře detail briefu pro indirect prepaid. Vstup do objednávky briefu se provede kliknutím na tlačítko Vytvořit objednávku na tento materiál (případně načtením existující šablony). Po vyplnění formuláře je možné brief buď uložit jako šablonu nebo ho objednat kliknutím na tlačítko Objednat. Pro materiály typu A (= needitovatelný materiál) a B (=šablona-editovatelný materiál) není v Indirect prepaid nutné brief vyplňovat a je možné objednat materiály přímo výběrem z katalogu. 31

32 4 Detail materiálu Na stránce s detailem materiálu se zobrazují především tyto informace: Náhledový obrázek (kliknutím na obrázek se zobrazí velký náhled, pokud se jedná o video nebo audio, tak se spustí přehrávač, pokud má materiál více variant, zobrazí se galerie obrázků) Popis produktu (pokud je zadán) Platnost materiálu od do (neplatné materiály se nezobrazují v kategoriích, není je také možné objednat) MK / PK kód Informace o ceně / počtu kusů / době dodání (může být více variant) Varianty jeden materiál může mít více např. barevných variant, při volbě jiné varianty se mění název varianty, náhledový obrázek, popis Seznam objednávek / šablon = pokud již uživatel s materiálem pracoval (objednával jej nebo jej má uložený jako šablonu), zobrazuje se seznam všech objednávek a šablon Náhledový obrázek Popis produktu a další info Volba množství Volba varianty Jiné objednávky a šablony s tímto materiálem, které vytvořil uživatel 32

33 5 PIR (pouze pro Lokální marketing) Po skončení marketingové akce (dle uvedeného data konání akce) se na detailu objednávky patřičného briefu objeví jeho objednateli tlačítko Vytvořit PIR. Po kliknutí na tlačítko se otevře dialog. Jakmile uživatel vyplní formulář a klikne na tlačítko Vytvořit PIR, dojde k vytvoření objednávky vyhodnocení marketingové podpory. Formou příloh vložíte fotky z akce (i foto inzerátu) a dílčí nákladové doklady prokazující vynaložené náklady na akci. 33

34 34 Vodafone promo kit uživatelský manuál

35 6 Detail objednávky 6.1 Sledování vytvořené objednávky a změny Všechny objednávky jsou automaticky odeslány do schvalovacího procesu podle nastaveného workflow. Uživatel, který vytvořil objednávku, obdrží informační . Stejný je odeslán i uživateli, který je zařazen v prvním kroku schvalovacího workflow. Každou objednávku v libovolném stavu je možné zobrazit proklikem přes Moje objednávky (v případě objednávajícího), Moje schvalování (v případě schvalovatelů) případně přes Moje notifikace. Uživatel, který objednávku vytvořil, ji může najít: Prostřednictvím odkazu v notifikačním u V seznamu aktivních objednávek na hlavní stránce V sekci Moje objednávky Podle aktuální role a kroku objednávky ve workflow se zobrazují možné operace s objednávkou v podobě tlačítek ve spodní části stránky. K objednávce je možné přidávat poznámky, přílohy, v případě schvalovatelů akce vycházející z workflow, v případě objednávajícího je možné zasílat urgence a objednávky rušit - uživatel, který objednávku vytvořil, může: 35

36 Přidat poznámku k objednávce Poslat urgenci schvalovateli Zrušit objednávku POZOR: Vytvořenou objednávku není možné později po schválení měnit. Tvůrce objednávky ji může zrušit (a to jen do chvíle, než začne její realizace v agentuře) a zahájit novou objednávku. Při každé změně (schválení, přijetí ke zpracování. aj.) je uživatel informován prostřednictvím notifikací v aplikaci a ových zpráv. Kromě dat samotné objednávky je zde zobrazena kompletní historie průchodu objednávky workflow, dříve přidané poznámky a přílohy. U editovatelných materiálů a materiálů obsahujících tiskové PDF je k dispozici navíc uprostřed formuláře tlačítko pro zobrazení náhledu editovatelného materiálu (PDF s vodotiskem), případně tlačítko na stažení tiskového PDF, pokud k němu má aktuální uživatel přístup. 36

37 6.2 Schvalování objednávek Uživatelé, kteří mají právo na schvalování objednávek, si mohou všechny objednávky, které čekají na schválení zobrazit: Blok schvalování na úvodní stránce Stránka Moje schvalování Kliknutím na odkaz u s informací že nová objednávka čeká na schválení O každé změně objednávky je uživatel informován prostřednictvím notifikací Příchod objednávky, kterou je nutné zpracovat Vložení poznámky k objednávce, kterou má uživatel ke schválení Vrácení objednávky z vyšší úrovně schvalování Práce s objednávkou při schvalování Všechny objednávky, které čekají na vyřízení, jsou vidět v sekci Moje schvalování na hlavní stránce. Stav Nová indikuje, že u objednávky zatím nebylo zahájeno zpracování schvalovatelem. V sekci Moje schvalování je vidět Aktivní schvalování a Historie schvalování. Všechny akce s objednávkou jsou dostupné na detailu objednávky ten se zobrazí kliknutím na ikonu Typy akcí: Přijmout ke zpracování = objednávka změní stav z "Nová" na Ve zpracování. Zůstává ale stále přiřazena u schvalovatele Zamítnout = objednávka se vrátí zpět k uživateli, který objednávku vytvořil (nebo do předchozího kroku workflow) 37

38 Předat dál ke zpracování = je možné zvolit ze seznamu jiných uživatelů, kterým se objednávka předá k posouzení Schválit = schválení objednávky znamená její přesun do dalšího kroku workflow Poznámka: schvalovatel tedy vidí pouze objednávky, u kterých nepotvrdil přijetí ke zpracování nebo ty které zatím neschválil / nezamítnul / nepředal jinam. Zpracované objednávky jsou vidět v historii schvalování. 38