Procesní přístup k projektům informačních systémů. RNDr. Vladimír Krajčík, Ph.D.

Transkript

1 Procesní přístup k projektům informačních systémů RNDr. Vladimír Krajčík, Ph.D.

2 Jaká byla moje cesta k zavedení a užití procesních prvků při řízení projektů veřejných informačních systémů se zaměřením na sektor vzdělávání

3 Růst procesních prvků v projektovém řízení

4 Růst procesních prvků v projektovém řízení

5 Formulace hypotézy a její ověření Procesní přístup v řízení projektů informačních systémů dodržující formulované procesní principy a na něm založená procesní metodika je efektivní způsob vlastní realizace projektových činností projektů informačních systémů.

6 Projektová (tvrdá) metodika a její použití (kdo,kdy, co, jak, za kolik) Procesní metodika a její použití (vstup, výstup, vlastník)

7 Charakteristika a vymezení projektů IS Projekt je jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji. (Němec, 2003)

8 Osobně definuji projekt takto: Jedinečná soustava činností směřujících k předem stanovenému a jasně definovanému cíli, která má určený začátek a konec, která vyžaduje spolupráci různých profesí, váže jejich kapacity a jejich úsilí a využívá (případně spotřebovává) pro vytvoření cílových výstupů informace, materiál, peníze, schopnosti a dovednosti zúčastněných lidí.

9 Charakteristika veřejných a regionálních IS Pojetí a definici této kategorie můžeme najít v zákoně č. 365/2000 Sb. Informační systémy veřejné správy (veřejné informační systémy). Definice požadovaného pojmu je uvedena v 2 písm. u), kdy je jako veřejný informační systém chápán ten informační systém, který poskytuje služby veřejnosti (zde je odkaz na 3 odst. 2).

10 Veřejné a regionální informační systémy pro poskytování informací v sektoru vzdělávání Informační systémy poskytující veřejné služby (informace) v daném předmětu vzdělávání, v prostorovém omezení zdrojů informací velikosti středního územně správního článku (NUTS 2), určené pro vymezené cílové skupiny uživatelů.

11 Řízení projektů veřejných IS v dané specifikaci má silný procesní charakter Tyto projekty jsou jednorázovou transformací vstupů (informace, prostředí, materiál, peníze, schopnosti a dovednosti zúčastněných lidí) na výstupy (cílové produkty), za pomocí vývojových činností, uspořádaných do etap, kroků, úkonů) a koordinovaných řídícími činnostmi.

12 Procesní chápání projektu IS

13 Procesy v projektech IS Jsou definovány jako následné činnosti směřující k výstupu Mají vlastníka a jsou měřitelné (nesou přidanou hodnotu pro zákazníka, užitek) Jsou uspořádané dle následovnictví Jsou startovány podnětem (vnitřním či vnější událostí, požadavkem)

14 Procesy v projektech IS Produkují výstupy (data, informace, znalosti) vstupující do dalších činností jako jejich ovladače Produkují stavy, které jsou ovladače řídících procesů Aktivizují znalosti, nástroje a techniky pro podporu jejich nasazení

15 Příklad uplatnění procesního přístupu Projekt RISA Identifikován proces Zmapování proces zjišťování požadavků uživatelských skupin Projekt UNIV Realizován proces Administrace modulu Uznávání dílčích kvalifikací Projekt ŠIP KHK Zmapován proces Přijímací řízení v kraji v podmínkách novely vyhlášky MŠMT

16 Obecné principy procesního přístupu k projektům informačních systémů Ukazují cestu k efektivnímu řízení vývoje IS dané kategorie 1. Princip procesní strategie 2. Princip důsledného oddělování produkčních a neprodukčních procesů v projektech IS 3. Princip opakovaného postupu při řízení projektu IS 4. Princip týmové práce, princip hodnocení a motivace pracovníků v projektu

17 Princip procesní strategie Strategie užití procesních postupů a vlastností jejich nástrojů vycházejí z myšlenky, že informační systém je modelem reálného systému (reálného světa) a jeho základním smyslem je postupná tvorba výstupu pro konečné užití zákazníka. Procesní řízení v kontextu užití procesní strategie se zaměřuje na příčiny výsledků (v tom se liší od funkčního přístupu, který se zaměřuje na výsledky). Procesní strategie vychází z předpokladu, že výsledky jsou ovlivněny procesy, které probíhají uvnitř projektu. Procesní strategie má v sobě zakomponovaný prvek účelnosti procesy transformují vstupy na výstupy k účelnému využití.

18 Princip důsledného oddělování produkčních a neprodukčních procesů v projektech IS Produkčními procesy v projektech vývoje IS rozumím ty procesy, které realizují ve své konečné fázi výstupy s přidanou hodnotou pro zákazníka tedy informační produkt, který užívá konečný uživatel za účelem uspokojení konkrétních informačních potřeb. Naopak neprodukční procesy tuto vlastnost nemají, ale jsou svou podstatou nezbytné pro vlastní nasazení a výkon produkčních procesů. V projektech IS (respektive v procesním chápání těchto projektů) jsou neprodukční procesy vykonávány po celou dobu trvání projektu, tedy jejich spouštění dle vstupních požadavků konkrétního případu užití daného procesu můžeme očekávat kdykoliv dle plánu procesního řízení.

19 Princip opakovaného postupu při řízení projektu IS V jednotlivých procesních etapách se analyzují požadavky na IS a zjemňují se pouze na takovou úroveň, aby bylo možné na základě provedené analýzy navrhnout systém pro zahájení dalšího procesu. Tak lze zabránit zbytečné podrobnosti návrhu na začátku vývoje a snížit riziko pozdějších změn požadavků. Požadavky se pouze zpodrobňují. V případě změny nadřízeného požadavku, nebo přidáním dalších požadavků, je vždy nutné se vrátit k té předcházející etapě, kde se požadavek poprvé projeví jako změna. Poté z ní vyplývající další změny lze promítnout do všech etap následujících.

20 Princip týmové práce, princip hodnocení a motivace pracovníků v projektu Přestože je základním atributem procesu jeho jedinečný vlastník, nejsou procesní aktivity a projektové činnosti vykonávány jednotlivci bez vzájemné interakce. V procesním chápání vytváří dílčí procesy konkrétní výstupy, které vstupují do jiných procesů a významně tak ovlivňují jejich realizaci. Vzájemné ovlivňování je tak silné, že projektový výstup a jeho parametry závisí nikoliv na prostém souhrnu individuálních výkonů jednotlivců, ale na důsledném uplatňování principu týmové práce. Pro vlastní výkon řízení projektu je tedy nutné akceptovat a prosazovat zájmy a účel procesní strategie, ovlivňovat dílčí projektové týmy a vytvářet vhodnou procesní a organizační strukturu

21 Děkuji za pozornost