Zajišťování shody v činnosti facility management. Jan Dressler,

Transkript

1 Zajišťování shody v činnosti facility management Jan Dressler,

2 Rizika správce a jejich zvládnutí Správce objektu přejímá rizika vlastníků, uživatelů a třetích stran souvisejících s objektem v rozsahu smluv Smlouvy řeší známá rizika Nebezpečná jsou právě ta neznámá Požadavek na explicitní zajištění shody s právními předpisy (přeneseně s technickými normami a ostatními regulatorními požadavky) Dodržení předpisů vytváří v případě materializace rizik s vážnými následky domněnku řádné péče

3 Charakteristika regulatorních dokumentů pro facility management Právní řád a zčásti i navazující dokumenty se vytvářejí nikoliv dle užití, ale dle struktury státní správy (kompetenční zákon) Důsledek: regulatorní informace pro oblast facility management se potenciálně může vyskytnout (a také se vyskytuje) v kterékoliv oblasti právního řádu pro využití v praxi je třeba regulatorní informace uspořádat druhotně (výběry, rešerše, zpravodaje.) riziko ztráty informace mezi tvůrcem a uživatelem Není reálné, aby pracovník FM měl trvale aktuální znalosti současně o spravovaném objektu a všech potenciálně relevantních předpisech (hledisko organizace podle odbornosti nebo procesu, ne podle obou)

4 Způsob přiřazení regulatorní informace k předmětu nebo činnosti Hlediska Explicitně / intuitivně v našem kontextu závazné informace preferujeme explicitně (je vidět jak přiřazení nastane) Determinovaně / pravděpodobně - v našem kontextu preferujeme determinovaně (nový předmět/činnost nebo nový předpis nutně vede k novému přiřazení nezávisle zda si někdo pečlivý vzpomene) Staticky / dynamicky v našem kontextu musí přiřazení fungovat dynamicky (předpisy i objekty e mění)

5 Explicitně co to v praxi znamená: Mám před sebou předmět/činnost a hledám (ve své paměti, v databázi předpisů..) všechny relevantní informace Dostane se ke mně nový předpis a dohledávám, u kterých činností/předmětů ho musím použít Proč je dodržení takového postupu nereálné? Intuitivně Čtu předpisy, chodím na školení, sleduji databázi předpisů obhlížím objekt, účastním se porad, sleduji změny objektu

6 Determinovaně co to v praxi znamená Běžně vyhledáváme heuristicky fulltext, klíčová slova, kategorie (např. v ASPI) a jejich kombinace Pohyb na funkci přesnost/úplnost vyhledávání proč specificky v případě regulatorní informace nelze očekávat uspokojivý kompromis (vysoký nárok na úplnost nelze splnit jen akceptováním malé přesnosti - Omezení pro vyhledávání regulatorní informace pravděpodobnost správného vyhledání nestačí Řešení nevyhledávat, nýbrž vylučovat Kontraintutivní, ale v praxi ověřené; vzhledem k požadavkům je to reálná alternativa

7 Příklad využití architektury objekt aspekt ve FM compliance management Východiska: Objekt lze definovat pojmy regulatorní informace (různá úroveň podle účelu např. požární úsek pracoviště z hlediska hygieny práce vyhrazené zařízení na pracovišti) Regulatorní požadavky mají svůj číselník číslo předpisu a jeho struktura

8 Činnost po přiřazení regulatorní informace Přijímáme opatření k účelu: předmět/činnost vyhovuje předpisu Fail safe princip compliance manager vyvrací domněnku, že Pro daný objekt je každá položka z každého číselníku relevantní (generuje úkol : splnit/doložit splnění) Každý úkol je nesplněný, dokud oprávněný nepotvrdí splnění Preferovaný způsob strukturovaný checklist

9

10 Povinnost kontrolovat zařízení obsahující freony

11 Příklad povinnost recyklace

12 Příklad povinnost kontroly těsnosti

13 Prokazování shody Dovnitř organizace: interní audit Auditní otázky při předpokládaném způsobu zajištění shody: Excerpují se všechny zdroje regulatorní informace Dodává změnové řízení nad objektyvšechny podklady k vyhodnocení Zajišťuje interní komunikace ve firmě, že se změny v předpisech a změny na objektech předávání k vyhodnocení Odvozují se z vyhodnocení jasné stavy relevantní/irelevantní Jednoduchost pokynů nepřenášet složitost níže

14 Děkuji za pozornost