Pracovní dny. Pracovní doby

Transkript

1 Software Modul docházky - MDO Evidence a vyhodnocení docházky osob, verze 4 Rozšiřující modul Aktion Široké možnosti nastavení parametrů Tvorba pracovních kalendářů Definice různých typů pracovních dnů Volná, periodická, variabilní, směnová pracovní doba Grafické směnové kalendáře Volitelné mzdové složky (konta) Převody mzdových složek do dalších měsíců Přiřazení mzdových složek na terminály Rozlišení nákladových okruhů Nastavení a správa pracovních modelů Evidence a automatické generování přestávek Evidence přesčasů a příplatků Ruční korekce časových dat Možnost vkládání ručních údajů nebo oprav Generování a schvalování nepřítomnosti Měsíční uzávěrka Export do mezd Jak objednávat: MDO/X Modul docházky, nelze instalovat samostatně, pracuje pouze se systémovým jádrem ACL/X (vyžaduje připojení HW klíče). Počet uživatelských licencí se řídí dle uživatelských licencí ACL/Lc a ACL/Mc systémového jádra. Pozn: X = počet identifikátorů zadaných do databáze. Parametry: Prostředí: Architektura: DB servery: Operační syst.: Přihlašování: NT doména: HW klíč Lokalizace: Podpora Cytrix: HW parametry:* Médium: Návod: Upgrade: BORLAND DELPHI CLIENT-SERVER MS SQL 7.0 a 2000 nebo MSDE WINDOWS 98, 2000, NT, XP Uživatelské jméno, heslo Ano Ano (mimo ACL/PST) CZ/SK/ENG/D/HU Ano PENTIUM II, 700 MHz, 128MB RAM, 1 GB HDD VGA monitor 17 nebo 15 Volný sériový port COM1 nebo COM2 Záložní UPS CD Soubor PDF Internet ( Modul Docházky * Pouze informativní hodnoty pro malé systémy do 300 identifikátorů - viz. technické informace

2 Pracovní dny Systém umožňuje nadefinovat různé typy pracovních dnů. Jejich počet není omezen. Pracovní dny slouží pro následné sestavení pracovních dob. V obrazovce lze definovat: Typ směny (ranní, odpolední, noční, celý den 24h, celý den 12h, noc 12h, zkrácená) a časové omezení, tzn. jedná-li se o pracovní den s limitem příchodu (doba nad stanovený rámec bude ořezána), nebo se smluvní dobou (úsek směny definovaný pracovní smlouvou, kdy lze k tomuto úseku vztahovat následné vazby např. dopočet chybějících hodin, popř. pevně stanoveným jádrem (úsek směny, který musí být povinně odpracován a tvoří základ pro navazující činnosti např. nárok na příplatky. Pracovní doby Definice pracovních dob umožňuje předdefinovat neomezené množství tzv. plánů, které jsou pak přiřazovány jednotlivým osobám podle jejich pracovního zařazení. Možnosti nastavení: Volná - pracovník není vázán jakýmikoliv omezeními či směnami, je mu započítáván pouze reálně odpracovaný čas. Nelze uplatnit žádné další úpravy (zaokrouhlování, fond, příplatky, atd.). Periodická - vhodný pro provozy, kde se cyklus pracovních dnů periodicky opakuje. V oddílu časové omezení, lze přidat potřebný počet položek, a u každé se vybere předdefinovaná směna nebo prázdná položka (volný den). Okénko perioda zobrazuje počet dní, po kterém se cyklus opakuje. Variabilní - je vhodná pro případy, kde není přesně definováno, na jakou směnu pracovník nastoupí. Určení směny proběhne dle času příchodu zaměstnance tak, že bude přiřazena pracovní doba s počátkem nejbližším skutečnému příchodu této osoby. Každou směnu lze vložit pouze jednou. Výchozí směna určuje, jaká směna bude započtena v případě nepřítomnosti zaměstnance (tj. která bude ve výkazu zaznamenána jako neodpracovaná). Směnová - pro provozy, kde se pracuje pravidelně na směny. Každou směnu lze vložit pouze jednou. U směnové pracovní doby je nutné vybrat počet skupin pracovníků střídajících se na pracovišti se stejně definovanou pracovní dobou. Počtu odpovídá příslušné písmeno abecedy. Týdenní - částečně předdefinovaná pracovní doba periodického typu s týdenním cyklem.

3 Kalendáře Základním kritériem pro výpočet odpracované doby je kalendář pracovních dnů, který určuje fond pracovní doby a stanovuje státní svátky (možno definovat i vlastní). V závislosti na typu provozu pracovního zařazení osoby, může být nastaveno několik typů kalendářů. Jejich počet není omezen. Směnové kalendáře Umožňují opět nastavení libovolného počtu tzv. směnových plánů. Uvnitř cyklu lze jednotlivé směny volně programovat. Po vytvoření směnové pracovní doby a zařazení zaměstnanců do skupin, které se budou na těchto směnách střídat, lze ve směnovém kalendáři definovat cyklus střídání směn a skupin pracovníků v jednotlivých dnech. V případě definice pravidelných směn postačí zadat pouze základní vzorec kombinace směn pro každou skupinu a systém je automaticky dopočítá do zvoleného data. Jednotlivé směny jsou pro rychlou orientaci a přehlednost barevně odděleny podle předdefinovaných typů pracovní dnů.

4 Mzdové složky Mzdové složky mohou být nazývány též jako absenční konta či pracovní složky. Informace o průchodech získané z docházkových snímačů jsou programem vyhodnoceny a zařazeny do příslušných mzdových složek. Oprávněný uživatel má vždy možnost veškeré údaje ve mzdových složkách upravit, vymazat či doplnit. Výsledné hodnoty mzdových složek jsou exportovány do mzdového programu. Pro tento účel lze v nastavení zadat zkratku pro export (pro dny i hodiny samostatně). V systému lze vytvářet libovolný počet složek. Tyto složky jsou přiřazeny do pracovních modelů dob. Základní parametry složek jsou následující: Součet - výsledná hodnota složky se vypočte sečtením, či odečtením vybraných mzdových složek Přerušení - výsledná hodnota se vypočte dle záznamu o průchodu s přerušením Příplatek - výsledná hodnota je svázána s vybranou mzdovou složkou Ruční - výsledná hodnota se vždy vkládá ručně Systém - výsledná hodnota je převzata ze základních mzdových složek Pracovní modely Též profily či periody. Jedná se o konfigurovatelné položky, které určují způsob výpočtu pracovní doby pro skupiny zaměstnanců (popř. i jednotlivce). Do modelů lze zvlášť přiřazovat mzdové složky. Dále jsou zde definovány zákonné přestávky, časová rozmezí pro příplatky a zápočty, či zaokrouhlování pracovní doby. Modely určují jaké informační údaje INFO se budou zobrazovat na displejích terminálů.

5 Vyhodnocení docházkových dat Pro vyhodnocení docházky je určen modul MDO spustitelný z programu ACL. MDO umožňuje komplexní zpracování docházky osob, a to včetně tisku pracovních výkazů, nastavení schvalování pro vybrané typy přerušení (lékař, služební cesta ), vytváření uzávěrky, editaci nekorektních záznamů a mnoho dalších operací. Spočítané údaje lze následně exportovat do mzdových programů, nebo vytisknout na tiskárně. V programu MDO jsou přihlášenému uživateli k dispozici celkem 3 základní obrazovky, a to Pracovní výkaz, Průchody a Měsíční přehled. V prvních dvou je umožněna editace záznamů, Měsíční přehled představuje praktické a stručné zobrazení výsledných dat. Korekce dat V případě on-line režimu jsou časová data zpracována ihned při přenosu průchodu pracovníka přes docházkový terminál. Časová data, která vyžadují korekci (např. chybějící průchod, záporné saldo ) oprávněnou osobou, program opticky zvýrazňuje barevnou značkou. Barevně jsou též odlišeny ručně zadané nebo opravené hodnoty. V případě ručního zásahu do programu se lze vždy vrátit k původním (primárním) hodnotám. Osoby provádějící korekce, smí korigovat (a nahlížet) jen data osob jim podřízených, tj. mistři jen své směny, vedoucí oddělení atd. a to včetně zastupitelnosti jednotlivých podřízených pracovníků (sekretářka, mistři). Nastavení se provádí v uživatelských oprávněních (viz. kapitola systémové funkce).

6 Schvalování U vybraných mzdových složek, zejména přerušení pracovní doby, lze nastavit atribut schvalování. Pokud pracovník na terminálu označí svoji nepřítomnost (lékař) dojde k započtení času do mzdového výkazu až po potvrzení jeho nadřízeným např. na základě dokladu od lékaře. Příklady schvalování mzdových složek: Lékař (na základě písemného potvrzení Služební cesta Dovolená Apod. Generování nepřítomnosti Pokud si pracovník zapomene označit průchod nebo jej označí chybně, může jeho nadřízený průchod zadat ručně. V případě celodenních akcí, což bývají zejména absence (dovolená, nemoc) systém umožňuje akci automaticky generovat do doby příchodu pracovníka. Generaci lze nastavit jak při ručním zadávání absence, tak může probíhat automaticky po označení absence na terminálu při posledním odchodu ze zaměstnání. Systém umožňuje generovat absenci i zpětně, a to při zadání příslušné akce na terminálu při příchodu. Rychlý měsíční přehled V této obrazovce naleznete přehled údajů vypočítaných z docházkových dat vybrané osoby, všech osob daného střediska nebo zaměstnanců celé firmy, rozdělená na jednotlivé dny zvoleného měsíce. Zde nelze provádět žádné opravy, záznamy slouží hlavně pro interní použití. Veškerá časová data zůstávají přímo dostupná (živá) v databázi do doby jejich archivace. Dobu archivace lze uživatelsky nastavit, např. 12 měsíců.

7 Rozúčtování na nákladové okruhy Může se nazývat též nákladová střediska nebo odpracovaný čas placený různým tarifem. Pro rozúčtování odpracované doby lze v vytvořit mzdovou složku Nákladový okruh, která má specifická nastavení jako nadřazená složka (ze které budou hodnoty rozdělovány) a sazba (pevná, proměnná, stejná). Rozúčtování lze zadávat v měsíčních hodnotách nebo v denních hodnotách pro každý den samostatně. Rozdělení probíhá v editaci denního (měsíčního) záznamu jednoduchým zadáním požadovaného počtu okruhů na které, daný pracovník odvedl práci. Výsledné hodno lze exportovat do mzdového SW. Převod salda Obecně platí, že v systému Aktion lze převádět hodnoty jednotlivých mzdových složek do dalších měsíců. Tato funkce se využívá zejména u převodu salda, kdy v případě kladného salda může pracovník čerpat náhradní volno, nebo naopak musí dopracovat hodiny do nesplněného pracovního fondu. Převody se provádí také u celodenních akcí jako např. dovolené (pracovník vidí kolik má čerpáno), nemoci, OČR, apod. Nastavení převodu včetně způsobů výpočtu se provádí v nastavení příslušné mzdové složky. Hodnoty složek jsou zobrazeny v měsíčním vyhodnocení. Měsíční uzávěrka Související položka s převodem mzdových složek je měsíční uzávěrka. Tato funkce určuje rozhraní mezi kontrolou správnosti dat vedoucími pracovníky a převodem dat do mzdového SW. Údaje po měsíční uzávěrce jsou brány jako zkontrolované a nelze s nimi standardním způsobem dále manipulovat. Čas uzávěrky lze stanovit u každého uživatele samostatně.

8 Ukázka tiskové sestavy pracovní list

9 Export dat do mezd Aktion má zabudované rozhraní pro export docházkových dat do jakéhokoliv mzdového programu. Podmínkou je, aby daná mzdová aplikace měla možnost importu dat z externího zdroje. Konfigurační obrazovka obsahuje širokou škálu předdefinovaných exportních formátů, které lze na základě požadavku uživatele upravit či doplnit o další typy. Aktion rovněž podporuje propojení dat na úrovni databázového prostředí SQL, tzn. přenášení údajů mezi aplikacemi v reálném čase. Tato možnost přináší zákazníkovi vysoký komfort v jednotnosti společných databázových položek mezi více informačními systémy a vylučuje chyby způsobené vícenásobnou evidencí. Typy výstupních formátů: Textový (txt) Tabulkový (xls) Databázový (sql) Ukázka spojovacího souboru: OSOBNÍ_C RODNE_C TITUL JMENO PRIJMENI FIRMA STREDISKO MZDOVA_SL DNU_DV HOD_DV DNU_MV HOD_MV DATUM_OD DATUM_DO /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC , /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC , /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC , /1235 Ing. JOSEF NOVÁK ABC , /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC , , /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC ,5 0 7, /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC ,5 0 0, /1234 Ing. JOSEF NOVÁK ABC ,5 4 0, /5555 PAVEL DUPAČ ABC Poznámky: Popis SW platí pro verzi SW 4 a vyšší. V dokumentu jsou popsány pouze základní funkční vlastnosti SW, které se mohou se lišit v závislosti s použitou verzí. Některé funkce SW lze využívat pouze s vybranými HW komponenty systému Aktion. Před instalací systému se na informujte u svého dodavatele.