REACH-IT Příručka pro průmyslového uživatele

Transkript

1 REACH-IT Příručka pro průmyslového uživatele část 8 Fakturace

2 2 REACH-IT Příručka pro průmyslového uživatele Verze: 2.1 Verze Změny 2.1 Březen 2013: Kapitola 2.10 Platba faktury. Nový text o možnosti požádat v některých zvláštních případech o prodloužení druhé lhůty pro zaplacení. 2.0 Červenec 2012: Nové grafické rozvržení dokumentu Obrázky v souladu s poslední verzí nástroje REACH-IT Menší textové revize 1.3 Říjen 2010: Výpočet poplatků a vytvoření faktury Aktualizace údajů Menší textové revize 1.2 Březen 2010: Faktury za změnu právního subjektu Zasílání faktur 1.1 Prosinec 2009: Menší textové revize Nové grafické rozvržení dokumentu 1.0 Prosinec 2008: Vytvoření první verze

3 Datum vydání: březen 2013 Verze: Část 8 Fakturace Referenční číslo: ECHA-12-G-24-EN Datum vydání: březen 2013 Jazyk: CS Evropská agentura pro chemické látky, 2013 Titulní strana Evropská agentura pro chemické látky Prohlášení o vyloučení odpovědnosti a záruk: Toto je pracovní překlad dokumentu, který byl původně zveřejněn v anglickém jazyce. Originální dokument je k dispozici na webových stránkách agentury ECHA. Máte-li otázky nebo připomínky týkající se tohoto dokumentu, zašlete je prosím (s uvedením referenčního čísla a data vydání) prostřednictvím formuláře žádosti o informace. Tento formulář je k dispozici na webových stránkách agentury ECHA na adrese Evropská agentura pro chemické látky Poštovní adresa: P. O. Box 400, FI Helsinki, Finsko Adresa pro osobní návštěvu: Annankatu 18, Helsinki, Finsko

4 4 REACH-IT Příručka pro průmyslového uživatele Verze: 2.1 Obsah 1. Úvod Obecný koncept fakturace Podklady Definice Výpočet poplatků a vytvoření faktury Prominutí poplatku Společné předložení Požadavky na důvěrnost Spontánní aktualizace Zásuvný modul pro výpočet poplatku Uspořádání faktury Platba faktury Dobropis Stav platby Přijaté zprávy v interní schránce Zpráva oznamující, že faktura je zveřejněna Zpráva oznamující, že je k dispozici dobropis Fakturace krok za krokem Třídění a prohlížení faktur Stahování faktur Stahování upomínek ohledně splatnosti faktury Stahování dobropisů Seznam obrázků Obrázek 1: Detaily faktury... 9 Obrázek 2: Zpráva pro uživatele strany o zveřejnění faktury Obrázek 3: Zpráva připomínající první datum splatnosti platby Obrázek 4: Zpráva informující, že je k dispozici dobropis Obrázek 5: Menu faktur Obrázek 6: Stránka Download se seznamem faktur Obrázek 7: Třídění faktur Obrázek 8: Možnost zobrazení faktur po deseti Obrázek 9: Výběr jednotlivé faktury Obrázek 10: Výběr možnosti ukázat vše Obrázek 11: Výběr faktury ke stáhnutí Obrázek 12: Faktura ve formátu PDF... 17

5 část 8 Fakturace Datum vydání: březen 2013 Verze: Obrázek 13: Výběr upomínky ohledně splatnosti faktury ke stáhnutí Obrázek 14: Upomínka ohledně splatnosti faktury ve formátu PDF Obrázek 15: Výběr dobropisu ke stáhnutí Obrázek 16: Dobropis ve formátu PDF... 21

6 6 REACH-IT Příručka pro průmyslového uživatele Verze: Úvod Příručka pro průmyslového uživatele (PPU) je referenční příručka, která průmyslovým uživatelům popisuje, jak mohou předkládat a prohlížet údaje v nástroji REACH-IT. S postupným vývojem nástroje REACH-IT budou vydávány další doplňující a aktualizované části této PPU, které budou k dispozici na internetové stránce agentury ECHA. Předtím než uživatel začne používat tuto část 8 (Fakturace), důrazně se doporučuje, aby si nejprve přečetl část 1 Seznámení s nástrojem REACH-IT, která se podrobněji zabývá následujícími tématy: Struktura této příručky pro průmyslového uživatele Použité zásady, pokud jde o ikony, text, tlačítka, odkazy, Základní informace o nástroji REACH-IT a jeho souvislost s internetovou stránkou a aplikací IUCLID 5 V části 1 se také popisuje, jak získat další podporu. Každá z následujících částí této příručky se tedy bude zabývat pokyny, jak krok za krokem provést úkoly, které jsou požadovány pro předložení údajů podle nařízení REACH. 2. Obecný koncept fakturace 2.1 Podklady Právní základy poplatků a plateb souvisí s čl. 74 odst. 1 a čl. 132 nařízení REACH (ES č. 1907/2006) a s nařízením o poplatcích (ES č. 340/2008). Poplatek a/nebo platba je předepsán(a) mimo jiné za žádosti o registraci, PPORD a povolení. Účtovanou částku budou určovat parametry, které stanoví výši poplatku. Tyto parametry mohou zahrnovat kromě jiného typ dokumentace (registrace, PPORD...), kategorii podniku (malý, střední, ), společné předložení dokumentace, odstoupení ze společného předložení, registrované množství, nárokovanou důvěrnost nebo změnu identifikace žadatele o registraci, která zahrnuje i změnu jeho právní subjektivity. 2.2 Definice V této kapitole se používá několik pojmů, které jsou níže definovány: Poplatek: částka splatná za položku uvedenou v nařízení REACH. Jiné platby: jiné splatné částky. Účtovatelná služba (ÚS): služba, za kterou se požaduje poplatek či jiná platba. Faktura: účet za poskytnutou ÚS. Strana: jakákoli strana, pro kterou je vystavována faktura (jako např. společnost nebo třetí strana) 2.3 Výpočet poplatků a vytvoření faktury Faktury za předložení žádostí a změnu právního subjektu budou ve většině případů k dispozici on-line v nástroji REACH-IT do tří pracovních dnů agentury ECHA. Za každé podání žádosti o registraci nebo změnu právního subjektu se bude hradit poplatek v souladu s hlavou IX nařízení REACH a nařízení o poplatcích (ES) č. 340/2008.

7 část 8 Fakturace Datum vydání: březen 2013 Verze: Při podání žádosti o registraci se může jednat buď o první předložení dokumentace, nebo o aktualizaci předložení dokumentace. U prvního předložení dokumentace se poplatek vždy vybírá jak za meziprodukty, tak i jiné látky než meziprodukty. V případě hromadných registrací v rámci téže předložené žádosti (látky jiné než meziprodukty a/nebo přepravované izolované meziprodukty a/nebo izolované produkty na místě) bude poplatek vybírán za každou jednotlivou registraci. Aktualizaci předložení lze rozdělit na spontánní aktualizaci již oznámené látky (NONS), ostatní spontánní aktualizaci a vyžádanou aktualizaci. U spontánní aktualizace již oznámené látky je poplatek za registraci jiné látky než meziprodukt vybírán v případě, že nové množstevní rozmezí je vyšší než původně oznámené množstevní rozmezí. Poplatek se také vybírá v případě, že je látka NONS registrována jako izolovaný meziprodukt na místě. U ostatních spontánních aktualizací je poplatek za registraci látky vybírán v případě, že nové množstevní rozmezí je vyšší než původně oznámené rozmezí pro látky jiné než meziprodukty a meziprodukty, pokud nebyl dříve zaplacen žádný poplatek. U vyžádané aktualizace po neúspěšné TCC, pokud ve srovnání s předchozím předložením došlo ke změně parametrů, které stanoví výši poplatku (vyjma změny množstevních rozmezí), bude vytvořena nová faktura a stávající faktura bude zrušena. V takovém případě bude vzata na vědomí potenciální platba původní faktury, která bude zohledněna v nové faktuře. 2.4 Prominutí poplatku Žadatel o registraci může požadovat prominutí poplatku za registraci látky v množství mezi 1 a 10 tunami za rok za předpokladu, že registrační dokumentace obsahuje úplné informace podle přílohy VII. V tomto případě není za takovou registraci vybírán žádný poplatek, je však nezbytně nutné, aby žadatel o registraci při vytváření dokumentace v nástroji IUCLID uvedl požadavek týkající se prominutí poplatku (platí pro počáteční registraci i aktualizaci registrace). Podrobné informace o tom, jak požadovat prominutí poplatku v nástroji IUCLID, naleznete v Příručce pro předkládání údajů 4 Jak projít ověřením obchodních pravidel ( Jak dodržet pravidla ) a v Příručce pro předkládání údajů 5 Jak vyplnit technickou dokumentaci pro registrace a oznámení o výzkumu a vývoji zaměřeném na výrobky a postupy. 2.5 Společné předložení Upozorňujeme, že každý žadatel o registraci v rámci společného předložení má oproti individuálnímu předložení nárok na snížený poplatek, pokud se nerozhodne uplatnit výjimku týkající se některých relevantních informací uvedených v oddílech dokumentace 2 7 (týkajících se příloh VI až XI v nařízení REACH a specifikovaných v nařízení o poplatcích v čl. 3 odst. 3, čl. 4 odst. 3 a čl. 5 odst Požadavky na důvěrnost Žadatel o registraci může požádat o to, aby informace předložené agentuře ECHA podle článku 10 nařízení REACH nebyly zveřejněny na internetu, pokud by jejich zveřejnění mohlo poškodit jeho obchodní zájmy nebo obchodní zájmy kterékoli jiné zúčastněné strany. Pokud informace spadají pod čl. 119 odst. 2 nařízení REACH a přílohu IV nařízení o poplatcích, bude agentura požadovat uhrazení poplatku za tyto požadavky na důvěrnost: Požadavek na důvěrnost týkající se stupně čistoty a/nebo identifikace nečistot nebo přídatných látek. Požadavek týkající se množstevního rozmezí.

8 8 REACH-IT Příručka pro průmyslového uživatele Verze: 2.1 Požadavek na důvěrnost týkající se souhrnů studií nebo podrobných souhrnů studií. Požadavek na důvěrnost týkající se informací uvedených v bezpečnostním listu. Požadavek na důvěrnost týkající se obchodního názvu látky. Požadavek na důvěrnost týkající se názvu IUPAC pro nezavedenou nebezpečnou látku. Požadavek na důvěrnost týkající se názvu IUPAC pro nebezpečné látky používané jako meziprodukty, ve vědeckém výzkumu a vývoji nebo výzkumu a vývoji zaměřeném na výrobky a postupy (PPORD). Upozorňujeme, že za žádost je třeba uhradit poplatek, přísluší však agentuře ECHA, aby stanovila, zda důvody uvedené pro zachování důvěrnosti informací jsou dostačující. Při přípravě dokumentace a před jejím předložením se doporučuje provést kontrolu těch částí dokumentace, které mohou podléhat zpoplatnění. Více informací naleznete v příloze III Příručky pro předkládání údajů 5 a Příručky pro předkládání údajů Spontánní aktualizace U aktualizací předložení dokumentace se poplatek vybírá pouze v případě, že je to požadováno podle hlavy IX nařízení REACH a nařízení o poplatcích (ES) č. 340/2008, a za předpokladu, že poplatek nebyl účtován v předchozích fakturách. Upozorňujeme, že agentura ECHA nemusí poskytnout náhradu v případech, kdy spontánní aktualizaci předložení dokumentace doprovázejí menší požadavky na poplatek, než tomu bylo v případě prvního předložení (tj. spontánní aktualizace registrace látky v množstevním rozmezí 1 10 tun za rok s prominutím poplatku v případě, že první žádost byla podána pro registraci látky v množstevním rozmezí mezi 1 10 tunami za rok, aniž se uplatnilo prominutí poplatku). 2.8 Zásuvný modul pro výpočet poplatku Žadatel o registraci může provést simulaci poplatku souvisejícího s danou dokumentací pomocí zásuvného modulu (plug-in) pro výpočet poplatku, který je k dispozici na internetové stránce IUCLID: Tento zásuvný modul projde dokumentaci v systému IUCLID 5 s cílem vytvořit seznam poplatků v souladu s nařízením o poplatcích pro nařízení REACH (nařízení ES/340/2008). Je použitelný jak pro registrační dokumentaci podle nařízení REACH, tak dokumentaci týkající se oznámení o PPORD, a je rovněž s to vypočítat náklady související s požadavkem důvěrnosti. Tento zásuvný modul tedy předem poskytuje informace o pravděpodobných nákladech. Žadatelé o registraci by nicméně platbu měli provést až po vydání faktury agenturou ECHA. 2.9 Uspořádání faktury Faktury je možné stáhnout ve formátu PDF. Obrázek 1 znázorňuje fakturu ve formátu PDF a některé podrobnosti týkající se poplatků a jiných plateb.

9 část 8 Fakturace Datum vydání: březen 2013 Verze: Obrázek 1: Detaily faktury 2.10 Platba faktury Faktura vydaná agenturou ECHA se zobrazí uživateli v části s fakturami nástroje REACH-IT. Uživatel dané strany také obdrží do interní schránky nástroje REACH-IT zprávu o tom, že vzkaz byl doručen. Uživatel strany pak může fakturu stáhnout a přikročit k jejímu zaplacení. Agentura ECHA nezasílá faktury v tištěné podobě, faktury jsou přístupné pouze v nástroji REACH-IT. Upozorňujeme, že při provádění platby musí pole platby s volným textem určené pro zprávu pro příjemce obsahovat pouze referenční číslo platby uvedené na faktuře. Uvádějte prosím pouze jediné referenční číslo (nikoli hromadné platby). Nepřidávejte prosím nic před něj ani za něj.

10 10 REACH-IT Příručka pro průmyslového uživatele Verze: 2.1 Faktura by měla být uhrazena před prvním datem splatnosti uvedeným na faktuře. V případě, že faktura není uhrazena do prvního data splatnosti, agentura ECHA ji označí za fakturu s prošlou splatností. V případě, že uživatel fakturu s prošlou splatností znovu stáhne, na faktuře se objeví prodloužené datum splatnosti (druhá lhůta pro zaplacení). Pokud jde o aktualizace registrací vyjma aktualizací množstevního rozmezí, má žadatel o registraci možnost požádat o další prodloužení druhé lhůty pro zaplacení odpovídajícího poplatku. Ve skutečnosti se tato žádost o prodloužení druhé lhůty pro zaplacení vztahuje pouze na: poplatky vybírané za nové účtovatelné požadavky na důvěrnost zahrnuté do spontánních aktualizací poplatky vybírané v důsledku změny právnické osoby Žádost o prodloužení druhé lhůty pro zaplacení by se měla podávat před uplynutím druhé lhůty pro zaplacení prostřednictvím kontaktního místa agentury ECHA za pomoci kontaktního formuláře, který je ke stažení na kde je třeba kliknout na tlačítko Contact the ECHA Helpdesk (Obrátit se na kontaktní místo agentury ECHA) a potom v menu zaškrtnout položku I have a question related to the dossier submission to ECHA (Mám dotaz ohledně předložení dokumentace agentuře ECHA). Pokud faktura nebude uhrazena nejpozději v den prodlouženého data splatnosti a obsahuje účtovatelnou službu/služby, které představují poplatky za předložení dokumentace, povede tato skutečnost k zamítnutí předložené dokumentace. Byla-li registrace zamítnuta, protože žadatel o registraci nepředložil chybějící informace nebo neuhradil poplatek ve stanovené lhůtě, poplatky uhrazené v souvislosti s touto registrací se nevracejí ani jinak nepřipisují žadateli o registraci k dobru Dobropis Mohou se objevit okolnosti, které vyžadují přepočítání účtovatelných služeb a následné zrušení faktury. Faktura tedy může být agenturou ECHA zrušena a následně je vytvořen příslušný dobropis, který je k dispozici na stránce s fakturami. Uživatelé dané strany také obdrží zprávu do interní schránky nástroje REACH-IT. Tato zpráva je informuje o skutečnosti, že faktura byla zrušena a je možné stáhnout příslušný dobropis. Uživatel strany pak může tento dobropis stáhnout. Zrušenou fakturu je však stále možné stáhnout z části s fakturami nástroje REACH-IT. Rozdíly mezi fakturou a dobropisem jsou v grafickém rozvržení a v oznámení daných splatných částek a jejich celkové sumy (pozitivní ve zrušené faktuře, negativní v dobropisu). Pokud společnost provedla určité změny, např. změnila fakturační adresu, DIČ či další údaje, poté, co faktura již byla vydána, tyto změny se na dobropisu neobjeví. Pokud je faktura zrušena, uživatelům strany bude do jejich interní schránky v nástroji REACH-IT zaslána zpráva Stav platby Stav platby je aktualizován po obdržení platby agenturou ECHA nebo ve chvíli, kdy vypršelo datum prodloužené splatnosti. To lze zjistit ve zprávě o předložení, kterou lze otevřít buď za pomoci funkce pro vyhledávání dokumentace, nebo kliknutím na příslušný odkaz z jakýchkoli souvisejících zpráv v interní schránce. Pokud byla platba obdržena, stav ve zprávě o předložení se změní na:

11 část 8 Fakturace Datum vydání: březen 2013 Verze: Platba poplatku za předložení dokumentace proběhla úspěšně (Pay Submission Fee Succeeded). Jestliže agentura ECHA neobdržela platbu do chvíle, kdy vypršelo datum prodloužené splatnosti, stav ve zprávě o předložení se změní na: Platba poplatku za předložení dokumentace proběhla neúspěšně (Pay Submission Fee Failed). 3. Přijaté zprávy v interní schránce Tato kapitola popisuje zprávy přijaté uživatelem strany, které souvisí s fakturačními činnostmi. Zprávy pomáhají uživateli sledovat činnosti spojené s fakturací. Je chronologicky zobrazeno, které činnosti byly pro danou fakturu provedeny (zveřejnění, připomínka, stáhnutí). Další informace o používání interní schránky viz část 3 (přihlášení a interní schránka) Příručky pro průmyslového uživatele. 3.1 Zpráva oznamující, že faktura je zveřejněna Jakmile agentura ECHA fakturu zveřejní, do interní schránky žadatele o registraci je odeslána zpráva s informací, že faktura byla vydána. Fakturu je možné stáhnout kliknutím na odkaz uvedený ve zprávě. Obrázek 2 zobrazuje zprávu přijatou uživateli strany při zveřejnění faktury. Obrázek 2: Zpráva pro uživatele strany o zveřejnění faktury Pokud žadatel o registraci fakturu neuhradil do data splatnosti, do jeho interní schránky bude zaslána další zpráva. Upomínku ohledně splatnosti faktury je možné stáhnout kliknutím na odkaz uvedený ve zprávě. Obrázek 3 ukazuje zprávu přijatou uživateli strany, která připomíná první datum splatnosti platby.

12 12 REACH-IT Příručka pro průmyslového uživatele Verze: 2.1 Obrázek 3: Zpráva připomínající první datum splatnosti platby

13 část 8 Fakturace Datum vydání: březen 2013 Verze: Zpráva oznamující, že je k dispozici dobropis Pokud agentura fakturu zruší, bude vytvořen odpovídající dobropis. Do interní schránky v nástroji REACH-IT žadatele o registraci bude zaslána zpráva s informací, že faktura je zrušena a je možné stáhnout příslušný dobropis. Uživatel strany pak může tento dobropis stáhnout. Obrázek 4 ukazuje zprávu, kterou dostanou uživatelé strany, pokud je dobropis k dispozici. Obrázek 4: Zpráva informující, že je k dispozici dobropis 4. Fakturace krok za krokem 4.1 Třídění a prohlížení faktur Z menu faktur <Invoices> vyberte <Download>. Obrázek 5: Menu faktur Otevře se stránka <Download> a zobrazí se seznam faktur (zveřejněných či uzavřených) a dobropisů dané strany.

14 14 REACH-IT Příručka pro průmyslového uživatele Verze: 2.1 Obrázek 6: Stránka Download se seznamem faktur Seznam faktur můžete třídit vzestupně či sestupně pomocí kliknutí na nadpis sloupce, který chcete k třídění použít. Nadpis vybraného sloupce zobrazí znak < > nebo < > podle zvoleného způsobu řazení. Příklad níže ukazuje faktury roztříděné sestupně podle čísla faktury. Počáteční zobrazené třídění je sestupné podle prvního data splatnosti platby. Obrázek 7: Třídění faktur Můžete si zvolit zobrazení na obrazovce všech faktur najednou, nebo jejich zobrazení po deseti. Máte také možnost zobrazit dalších <Next> nebo předchozích <Previous> deset faktur. Snímky obrazovky níže znázorňují různé možnosti zobrazení. 10 faktur zobrazených na obrazovce, jak ukazuje Obrázek 8.

15 část 8 Fakturace Datum vydání: březen 2013 Verze: Obrázek 8: Možnost zobrazení faktur po deseti Obrázek 9 ukazuje další výsledky po kliknutí na odkaz <Next 1> (Obrázek 8). Obrázek 9: Výběr jednotlivé faktury Z rozbalovacího menu můžete zvolit také <Show All>, jak ukazuje Obrázek 10. Obrázek 10: Výběr možnosti ukázat vše

16 16 REACH-IT Příručka pro průmyslového uživatele Verze: Stahování faktur Vyberte fakturu, kterou chcete stáhnout, kliknutím na přepínací tlačítko < jak ukazuje Obrázek 11. > v levém sloupci, Obrázek 11: Výběr faktury ke stáhnutí Pro stáhnutí této faktury klikněte na tlačítko <Invoice in PDF> [ ]. Váš prohlížeč otevře dialogové okno s možnostmi otevřít dokument s fakturou <Open> nebo <Save to disk>: uložit soubor na váš pevný disk pro jeho další zpracování. Zvolte si požadovanou možnost a klikněte na <OK>. Obrázek 12 ukazuje fakturu ve formátu PDF.

17 část 8 Fakturace Datum vydání: březen 2013 Verze: Obrázek 12: Faktura ve formátu PDF

18 18 REACH-IT Příručka pro průmyslového uživatele Verze: Stahování upomínek ohledně splatnosti faktury Vyberte fakturu, kterou chcete stáhnout, kliknutím na přepínací tlačítko < > v levém sloupci. Obrázek 13: Výběr upomínky ohledně splatnosti faktury ke stáhnutí Pro stáhnutí této upomínky ohledně splatnosti faktury klikněte na tlačítko <Invoice reminder in PDF> [ ]. Váš prohlížeč otevře dialogové okno s možnostmi otevřít dokument s upomínkou ohledně splatnosti faktury <Open> nebo <Save to disk>: uložit soubor na váš pevný disk pro jeho další zpracování. Zvolte si požadovanou možnost a klikněte na <OK>. Obrázek 14 ukazuje upomínku ohledně splatnosti faktury ve formátu PDF.

19 část 8 Fakturace Datum vydání: březen 2013 Verze: Obrázek 14: Upomínka ohledně splatnosti faktury ve formátu PDF

20 20 REACH-IT Příručka pro průmyslového uživatele Verze: Stahování dobropisů Vyberte dobropis, který chcete stáhnout, kliknutím na přepínací tlačítko < > v levém sloupci. Obrázek 15: Výběr dobropisu ke stáhnutí Pokud chcete stáhnout dobropis, klikněte na <Credit note in PDF> [ ]. Váš prohlížeč otevře dialogové okno s možnostmi otevřít dokument s fakturou <Open> nebo <Save to disk>: uložit soubor na váš pevný disk pro jeho další zpracování. Zvolte si požadovanou možnost a klikněte na <OK>. Obrázek 16 ukazuje dobropis ve formátu PDF.

21 část 8 Fakturace Datum vydání: březen 2013 Verze: Obrázek 16: Dobropis ve formátu PDF

22 EUROPEAN CHEMICALS AGENCY ANNANKATU 18, P.O. BOX 400, FI HELSINKI, FINLAND ECHA.EUROPA.EU