Studie podnikových procesů vybrané společnosti

Transkript

1 Mendelova univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta Studie podnikových procesů vybrané společnosti Diplomová práce Vedoucí práce: Ing. Michael Štencl, Ph. D. Bc. Lukáš Šnek Brno 2011

2 Děkuji Ing. Michaelu Štenclovi, Ph. D. za odborné vedení a cenné rady poskytnuté při vypracování této diplomové práce. Poděkování za přínosné poznatky zpraxepatřípanuing.ivukolářoviaspolečnostimassagstampinga.s.,bezkteré by tato práce nemohla vzniknout. Dále děkuji svým nejbližším, kteří mi dodávali neustálou podporu při tvorbě této práce.

3 Prohlašuji, že jsem tuto práci vytvořil samostatně dle pokynů vedoucího a za použití zdrojů uvedených v seznamu literatury. V diplomové práci došlo, se souhlasem vedoucího práce, ke změně společnosti z Lumír Dak na MASSAG Stamping a. s. Odborné konzultace poskytl Ing. Ivo Kolář ze společnosti MASSAG Stamping a. s. VBrně,dne26.května

4 4 Abstract Šnek, L. Study of business processes of the selected company. Master thesis. Brno, This thesis deals with the study and design reengineering selected business processes of specific company. Maps methodics of modeling business processes and their possibilies of their use in practise. The implementation of electronic auctions to the process of negotiating with external suppliers is lead of the company introduced practically possible contribution and at the same time effectiveness of this implementation. Abstrakt Šnek, L. Studie podnikových procesů vybrané společnosti. Diplomová práce. Brno, Diplomová práce se zabývá studií a návrhem zefektivnění vybraných podnikových procesů konkrétní společnosti. Mapuje metodiky modelování podnikových procesů a možnosti jejich využití v praxi. Zavedením elektronické aukce do procesu jednaní s externími dodavateli je vedení společnosti představen v praxi možný přínos a současně i efektivita této implementace.

5 OBSAH 5 Obsah 1 Úvodacílpráce Uvedenídoproblematiky Cílpráce Přehled literatury Podnikovéprocesy Potřebazlepšováníprocesů Metodyatechnikymodelovánípodnikovýchprocesů UML(UnifiedModelingLanguage) Modelovánípodnikovýchprocesů CASEnástroje MASSAG Stamping a. s Profilspolečnosti Organizačnístruktura Vlastní řešení Studiesoučasnéhostavuvybranýchprocesů Zhodnoceníprocesníhomodelu Návrhzefektivněníprocesu Diskuse 64 6 Závěr 65 7 Literatura 67 Přílohy 70 A Primitivní proces Příjem objednávky 71 B Komplexní proces Obchodní případ 72 C Základní procesy společnosti 73 D Získávání zakázky 74

6 OBSAH 6 E Příprava zakázky 75 F Příjem nových zaměstnanců 76 G Jednání s externími dodavateli 77 H Jednání s externími dodavateli návrh 78 I Pozvánka 79 J E-aukce z pohledu vyhlašovatele 80 K E-aukce z pohledu dodavatele 81 L Protokol o účasti ve výběrovém řízení 82

7 1 ÚVODACÍLPRÁCE 7 1 Úvodacílpráce 1.1 Uvedení do problematiky Každý podnik má svou činnost založenou na souboru vzájemně propojených činností, které lze jednoduše nazvat jako podnikové procesy. Podnikové procesy vycházejí z podstaty podnikání daného podniku a popisují v zásadě podnikatelský záměr podniku a seznam činností, které je potřeba vykonat, aby daný podnikatelský záměr byl úspěšný a podnik prosperoval. Aby mohl podnik prosperovat, musí být náklady minimalizovány a výnosy maximalizovány. Pro splnění tohoto zdánlivě jednoduchého cíle mnoha podnikům chybí právě jen jasná strategie a přesný popis toho, jak má podnik fungovat. Podnikové procesy jsou pevně daná pravidla, která jsou-li stanovena správně, dávajíodpověďnaotázkutypu cosestane,když....jsoupodniky,vekterýchje činnost tak jednoduchá, že popis všech procesů uvnitř společnosti nezabere více, než několik strojopisných stran. Příkladem podniku s jednoduchými podnikovými procesy může být například maloobchodní prodej, kde podnikatelským záměrem je generování zisku prostřednictvím nákupu zboží za nejnižší možnou cenu a prodej za nejvyšší možnou cenu, kterou je zákazník ochoten akceptovat. I v takto malém podniku však musí být zajištěna nepřetržitá kontrola nad souvisejícími náklady a dobře fungovat například proces řízení reklamací, protože zboží, které nelze pro nějakou vadu prodat a nelze jej pro procesní chyby uvnitř podniku ani reklamovat a vrátit dodavateli, pak zůstane v majetku společnosti a zatíží jeho ekonomiku. Jsou ale naopak i podniky, které mají složitou vnitřní strukturu a velký počet vzájemně se protínajících podnikových procesů typicky se jedná o podniky s vlastní výrobou. U těch je pak souhra nebo naopak nesoulad podnikových procesů v podstatě základem pro prosperitu nebo důvodem pro postupný úpadek pro neschopnost podnik vnitřně uřídit. Není ale v podstatě nějaký významný rozdíl mezi malým a obrovským podnikem, neboť základní podnikové procesy musí fungovat vždy stejně, aby podnikání obou vedlo k zisku a prosperitě. Jednou z oblastí podnikání, která klade extrémní nároky na bezchybnost podnikových procesů, jsou dodavatelé pro automobilový průmysl. Na výrobce komponent pro automobily jsou kladeny extrémní nároky a to jak kvalitativní, tak i cenové. Na tomto poli existuje obrovská konkurence, protože automobilový průmysl gene-

8 1.2 Cílpráce 8 ruje pro jeho dodavatele komponent obrovské objemy zakázek. Automobilky také přenášejí na dodavatele veškerou zodpovědnost za kvalitu a náklady spojené s reklamačním řízením i těch nejdrobnějších vad. Podniky, které chtějí být dodavatelem pro automobilky, musí splňovat ty nejpřísnější kritéria, mezi která patří zejména prakticky nulová tolerance pro vady či reklamace. Pokud se tedy vrátíme zpět k základní definici podnikání, kdy podnik musí nabízet výrobky za atraktivní cenu pro odběratele a přitom generovat přiměřený zisk pro svůj další rozvoj, lze pouze konstatovat, že podnik, dodávající své výrobky do některé z automobilek, musí mít podnikové procesy vyřešeny na naprosto špičkové úrovni. Jakákoli chyba v podnikových procesech, vedoucí například k vrácení dodávky, je obvykle doprovázena penalizací a opakovaná chyba i zastavením dodávek.připodnikánívtétooblastisepočításmaržemivjednotkáchprocentakaždá takováto chyba pak tedy může být i chybou poslední. 1.2 Cíl práce Cílem diplomové práce je studie podnikových procesů probíhajících ve společnosti MASSAG Stamping a. s. Studie se bude zabývat analýzou současného stavu vybraných podnikových procesů a navržení jejich možného zefektivnění. Modelování podnikových procesů bude realizováno pomocí Business Process Modelu(BPM), modelovacího jazyka BPMN/BPML(Business Process Modeling Notitation/Business Process Modeling Language), při použití nástroje Business Process Visual Architect společnosti Visual Paradigm International. Výsledkem analýzy budou modely současných vybraných podnikových procesů, jejich zhodnocení a návrh na zefektivnění těchto procesů. Detailněji se práce bude zabývatzefektivněnímpodnikovéhoprocesu Vyjednávánísexternímidodavateli. Budou identifikovány nedostatky tohoto procesu a návrh na zefektivnění tohoto procesu bude využívat současné moderní postupy elektronické komerce. Do návrhu bude implementováno využívání elektronické aukční síně, tzv. elektronické aukce k vyjednávání s dodavateli.

9 2 PŘEHLEDLITERATURY 9 2 Přehled literatury 2.1 Podnikové procesy Podnikový proces je souhrnem činností, transformujících souhrn vstupů do souhrnu výstupů(zbožíaslužeb)projinélidineboprocesy,používajícektomulidianástroje. (Řepa,2007)Spodnikovýmprocesemsesetkánebosetkalkaždýčlověk. Jednou se ocitáme na straně zákazníka, jindy zase na straně dodavatele. Příkladem může být nákup zboží na prodejně. Počátek procesu je vstup do prodejny a ukončení procesu dochází při zaplacení zboží a následným odchodem z prodejny. Podnikový proces si můžeme znázornit pomocí grafických symbolů(viz obr. 1). Obr. 1: Základní schéma podnikového procesu(řepa, 2007) Model definuje vstupy procesu a jejich zdroj, proces samotný, zákazníka a s ním spojené výstupy. Také znázorňuje důležitou zpětnou vazbu od zákazníka. 2.2 Potřeba zlepšování procesů Zlepšování podnikových procesů je v dnešní době, kdy celosvětový trh postihla hospodářská krize, pro udržení firmy na trhu holou nezbytností. Je již zvykem, alespoň ve zdravějších ekonomikách, že podniky soustavně uvažují o zlepšování svých procesů, jelikož jsou k tomu nuceni svými zákazníky, kteří požadují stále lepší produkty aslužby.jetodánotím,žepokudzákazníknedostane,cožádá,mámožnostse obrátit na konkurenční firmy(řepa, 2007). Tento důvod firmy nutí k neustálému zlepšování svých podnikových procesů, protože v dnešní době není jednoduché zákazníka udržet, a ještě složitější je nového zákazníka získat. Proto se firmy musí snažit neustále zlepšovat své podnikové procesy tak, aby jejich zlepšením docílili konkurenční výhody před svými konkurenty.

10 2.2 Potřeba zlepšování procesů 10 V zásadě existují dva přístupy zlepšování podnikových procesů. Jedním z nich je průběžné zlepšování podnikových procesů a druhým Bussines Process Reengineering úplná a celková změna podnikových procesů. Průběžné zlepšování podnikových procesů Tento přístup je založen na pochopení a měření stávajících procesů a z nich přirozeně vyplývajících podnětů k jejich zlepšování. Někdy také označován jako přirozenýprocesnípřístup.základemjepopissoučasnéhostavupodnikovýchprocesů, následuje stanovení metrik měření, plynoucích z požadavků zákazníků. Soustavným sledováním procesu jsou zjištěny možnosti k jeho zlepšení, které je třeba dát do vzájemných souvislostí a nakonec, jako konzistentní celek, implementovat. Provedené změny v procesu je nutné následně dokumentovat, čímž se dostaneme opět na začátek celého cyklu. Z čehož vyplývá, že tento přístup je v zásadě nekonečným cyklem, který se neustále opakuje(řepa, 2007). Obr. 2: Průběžné zlepšování procesu(řepa, 2007) Tento přístup lze uplatňovat pouze u společností, které nevyžadují velké zlepšení podnikových procesů. V opačném případě by vedl tento přístup k neefektivnosti a spíše ke zhoršení situace. K řešení rozsáhlých vylepšení podnikových procesů se využívá druhý z výše uvedených přístupů a to Bussines Process Reengineering. Bussines Process Reengineering Bussines Process Reengineering(dále BPR) je zcela odlišným přístupem, než přístup průběžného zlepšování procesů. Tento přístup vznikl jako reakce na akceleraci přístupu průběžného zlepšování procesů, kdy jsou podniky pod tlakem mnoha faktorů. Nové technologie, zejména internet, přinesly nové možnosti, které v konkurenčním prostředí způsobily zvýšení celkové úrovně konkurence, což vedlo k potřebě radikálně dramaticky zlepšit podnikové procesy(řepa, 2007).

11 2.3 Metody a techniky modelování podnikových procesů 11 Výše zmiňovaná akcelerace vedla k tomu, že podniky začaly dotahovat metody rychlého zlepšení svých procesů do důsledků. Podnikům již nestačila pouhá přírůstková zlepšení, ale začaly vyžadovat okamžité dramatické a průkopnické změny. Výsledkem byl vznik přístupu BPR(Řepa, 2007). Extrémní podoba BPR předpokládá, že dosavadní podnikový proces(procesy) je plně nevyhovující, nefunkční, špatný a je ho třeba z podstaty od počátku změnit. Jedna z nejpodstatnějších výhod BPR je ta, že není nutné stávající procesy pouze přeměňovat nebo upravovat, ale je možné procesy vytvářet úplně nové. Takto vytvořené procesy mohou být přímo zacíleny na potřeby zákazníka a tím dosáhnout jejich uspokojení. Uspokojování potřeb zákazníků však není jediným aspektem, který by měl rozhodovat o BPR. Cena a náročnost nového řešení je dalším neméně důležitým aspektem, který je nutné brát v úvahu, při rozhodování o BPR(Řepa, 2007). Nicméně v některých případech nejsou tak radikální kroky nutné a postačuje pouze upravit stávající procesy. Základní kroky průběhu BPR ilustruje obr. 3. Obr. 3: Model průběhu BPR(Řepa, 2007) 2.3 Metody a techniky modelování podnikových procesů K modelování podnikových procesu existuje celá řada metodik(standardů). Některé z těchto metodik jsou ovlivňovány informačními systémy a technologiemi, jiné se snaží zdůraznit lidskou nebo technologickou stránku procesů. Celkový přehled významnýchstandardůvtétooblastipodáváinstitutcimosaassociatione.v. 1 (viz obr. 4). I přes svou preciznost přehled nezahrnuje všechny významné standardy, mezi které se řadí standard IDEF(používaný armádou USA) a standardy společnosti Workflow Management Coalition(Řepa, 2007). 1 CIMOSA(ComputerIntegratedManufacturingOpenSystemArchitercture) jepodnikový modelovací framework, který se zaměřuje na podporu podnikové integrace počítačů, strojů a lidí (CIMOSA, 2003)

12 2.4 UML(Unified Modeling Language) 12 Přirozeně většina přístupů vychází ze stejné základny. Společné znaky všech přístupů jsou tyto: proces, činnost, podnět(důvod), vazba(návaznost)(řepa, 2007). Obr. 4: Přehled modelovacích standardů dle CIMOSA(Řepa, 2007) Proces je modelován jako struktura vzájemně navazujících činností. Jednotlivé činnosti zpravidla neprobíhají náhodně či živelně, ale na základě definovaných podnětů/důvodů. Rozlišujeme dva druhy podnětů: vnitřní nebo vnější. Vnějším podnětům činností procesu se zpravidla říká události a přicházejí z okolí procesu. Vnitřním podnětůmčinnostíprocesuseobvykleříkástavprocesu.jednáseosituaci,vekterése daná činnost nachází. Činnosti procesu jsou řazeny do vzájemných návazností. Tyto návaznosti vytvářejí z množiny činností definovanou strukturu. Návaznosti činností jsou popsány pomocí vazeb(řepa, 2007). 2.4 UML(Unified Modeling Language) Modelovací jazyk UML je souhrnem především grafických notací k vyjádření analytických a návrhových modelů. Jazyk UML umožňuje modelovat jednoduché i složité aplikace pomocí stejné formální syntaxe. Stejná syntaxe zajišťuje situaci, kdy potře-

13 2.4 UML(Unified Modeling Language) 13 bujeme sdílet s ostatními návrháři výsledky své práce. UML je také jazyk pro vizualizaci, specifikaci, stavbu a dokumentaci softwarových systémů(kanisová, Müller, 2006). Jak již vyplývá ze zkratky, UML je unifikovaný(sjednocený) modelovací jazyk. Sjednocuje předchozí metody a notace a podporuje celý vývojový cyklus. Je nezávislý na cílovém programovacím jazyku a je založen na zkušenostech a potřebách komunity uživatelů(kanisová, Müller, 2006). Historie UML Počátky objektově orientovaných modelovacích jazyků najdeme již v 70. letech 20. století. V průběhu několika let vzniklo několik desítek podobných jazyků. Vznik tolika podobných jazyků působilo záporně na jejich rozvoj. VývojsamotnéhoUMLzačalvroce1994,kdyG.BoochaJ.Rumbaughze společnosti Rational Software Corporation, která je dnes součástí konsorcia IBM, začínají pracovat na sjednocení metodik Booch a OMT(Object Modeling Technique). Koncem roku 1995 přichází do společnosti Rational Software Corporation I. Jacobson se svojí metodologií OOSE(Object-Oriented Software Engineering). Výsledkem spolupráce těchto tří lidí byl v roce 1996 návrh jazyka UML (verze 0.9) a vznik metodiky RUP(Rational Unified Process). O rok později tj. v roce 1997 byl jazyk UML ve verzi 1.1 přijat jako standard objektově orientovaných modelovacích jazyků. Postupem času se jazyk rozvíjel až do dnešní verze UML 2.3(oficiálně uvolněna v květnu 2010). UML 2.0 Hlavním přínosem jazyka UML 2.0 jsou přesnější modelovací možnosti podobně jako formální a komplexněji definovaná sémantika. Došlo ke zjednodušení jazyka oproti předchozím verzím o nadbytečné konstrukty, které byly málo používané. K vylepšení došlo také u pomoci při včasném odhalení chyb aplikací, výrazné vylepšení sekvenčních diagramů a v oblasti behaviorálního modelování byla zlepšena podpora pro zapouzdření(arlow, Neustadt, 2007)

14 2.4 UML(Unified Modeling Language) 14 Obr. 5: Diagramy UML 2.0(Arlow, Neustadt, 2007) Standardní profil UML pro modelování podnikových procesů TotorozšířeníbylozařazenodospecifikaceUMLjižveverzi1.1vroce1997,aprakticky do dnešní doby se na tomto rozšíření nic nezměnilo. Rozšíření zavedlo nový význam pro původní diagramy: externí model(vytvořený pomocí Diagramu případu užití) a interní model(vytvořený pomocí Diagramu tříd)(řepa, 2007). Diagram případu užití(use-case Diagram), prvotně v UML určený ke specifikaci funkčních požadavků a uživatelského rozhraní informačního systému, je v tomto profilu chápán jako model, popisující podnikové procesy a jejich interakce se zákazníky, partnery apod. Tento model je označován jako tzv. Externí model, sloužící k popisu vztahů organizace s okolím(řepa, 2007). Výše uvedený zdroj uvádí, že podnikový proces je v modelu zobrazován pomocí oválu. Proces je chápán jako uzavřená skupina činností podniku s přesně definovaným cílem a komunikující s tzv. aktéry(prvky okolí). Aktér zde představuje buď účastníka procesu nebo externího účastníka, který s procesem nějakým způsobem kooperuje. Může jim být fyzická osoba, organizace nebo jiný systém. Tento model se používá k identifikaci množiny procesů v podnikovém prostředí a definici jejich vztahů s aktéry. Díky prvotní možnosti zanořování jednotlivých modelů Use-Case do sebe je možné popisovat vzájemnou komunikaci a vztahy procesů, dále také je možné popsat jejich hierarchickou strukturu a tak popisovat procesy v jejich přirozené stromové struktuře různých úrovní abstrakce(řepa, 2007) Internímodel,označovanýjako Objectmodel,jepostavennaDiagramutříd

15 2.4 UML(Unified Modeling Language) 15 Obr. 6: Příklad externího modelu(řepa, 2007) (Class Diagram). Diagram tříd slouží k popisu a klasifikaci tříd objektů a jejich vzájemných vztahů. V profilu modelování podnikových procesů slouží především pro popis vnitřní struktury organizace, z čehož je odvozen také jeho název interní model(řepa, 2007). Rozšíření UML pro modelování podnikových procesů podle H. Erikssona UML profil H. Erikssona je jedním z nejpoužívanějších pro modelování podnikových procesů(eriksson, Penker, 2000). Základ tohoto profilu je tvořen čtyřmi základními pohledy na organizaci: Strategický pohled zahrnuje klíčové pojmy, kterými jsou firemní hodnoty a její strategické cíle. Pochází od vrcholového managementu a je zaměřen na hlavní problémy a potřeby, které mají být analyzovány a řešeny. Procesní pohled zahrnuje podnikové(obchodní) procesy, činnosti v organizaci a hodnoty, které tyto aktivity vytvářejí. Popisuje vzájemnou kooperaci procesů

16 2.4 UML(Unified Modeling Language) 16 Obr. 7: Příklad interního modelu(řepa, 2007) a využívání zdrojů za účelem dosažení strategických cílů formulovaných vrcholovým managementem. Strukturní pohled zahrnuje zdroje organizace, jako jsou organizační jednotky, produkty, dokumenty, informace, znalosti apod. Chování organizace zahrnuje jak vnitřní chování, tak interakci jednotlivých prvků organizace(zdroje a procesy). Jedním z mnoha důležitých cílů analýzy interakcí je přiřazení odpovědnosti za jednotlivé zdroje. Jinak řečeno, jaké procesy a zdroje, ve spojitosti s lidskými zdroji, zpracovávají materiální vstupy a přetvářejí je na výstupy. Eriksson v rámci těchto čtyř pohledů definuje řadu otevřených stereotypů a omezení, rozdělených do čtyř základních kategorií: procesy podnikové procesy, činnosti, procesní toky, rozhodovací body atd., zdroje procesů, událostí, cílů, informací atd., pravidla pro řízení procesů,

17 2.4 UML(Unified Modeling Language) 17 cíle procesů, jejich vzájemné závislosti cílů, problémy atd. Obr. 8: Elementy modelu podnikového procesu podle Erikssona(Řepa, 2007) Eriksson a Penker dále zavádějí další doplňkové elementy, poznámky k modelu, a firemní balíček package, který seskupuje elementy. Erikssonův a Penkerův přístup k rozšíření UML umožňuje nejen modelování prostředí podniku, ale díky propracované notaci jsme také pomocí něj schopni modelovat rozhraní informačního systému(nejčastější využívání při návrzích webových portálů, viz obr. 9) za účelem informační podpory modelované organizace. V tomto významu se jedná o metodu vývoje informačního systému, zaměřenou na jeho základní část modelování podniku. Tento postup umožňuje mapovat vztahy mezi Use-Case diagramem a Process diagramem. Sděluje tak, který proces(process diagram) bude podporován a jakými funkcemi systému(use-case diagram). Výpis hlavních prvků Erikssonova a Penkerova přístupu: Cíle(goal) stav, kterého má být dosaženo pomocí procesu, např. spokojenost zákazníka nebo kvalitní produkce. Vstupy(input) procesem spotřebovávané nebo přetvářené objekty, např. všechny druhy surovin, lidská práce či informace. Výstupy(output) jsou výsledkem nebo produktem procesu. Podpůrné objekty(supply) procesem užívané, ale nespotřebované ani přetvářené suroviny či informace. Řídící objekty(např. information) objekty řídící samotný běh procesu.

18 2.4 UML(Unified Modeling Language) 18 Dále se využívají další zobrazení z UML. Jako vstupní událost nebo výstupní událost aj. Vzhledem k notaci je nutné držet se následujících podmínek, jež vychází z výše vyjmenovaných elementů. Aby se mohlo jednat o Business Process musí být: 1. stanoven jeho jednoznačný cíl, 2. musí mít stanovenu množinu vstupních a výstupních objektů. Obr. 9: Příklad modelu procesů dle Erikssona a Penkera(Řepa, 2007) Vstupní objekty jsou definovány jako zdroje, které jsou procesem spotřebovány, např. materiál při výrobě. V případě procesu přidané hodnoty, jsou vstupy obohacovány. Výstupní objekty představují naplnění cíle/ů a primární výstup procesu.

19 2.4 UML(Unified Modeling Language) 19 Výstupní objekt může být současně objektem vstupním a stejně tak i chápán jako zdroj. Může se jednat o úplně nový nebo jen přetransformovaný vstupní objekt. Transformace může být fyzická(výroba), logická, transakční nebo informační. Po celou dobu trvání procesu jsou realizovány interakce mezi procesem a dalšími zdrojovými objekty, ale i spolupráce s jinými, než vstupními a výstupními objekty. Mezi tyto objekty se řadí zejména znalosti a podpůrné informace pro vykonávání procesu a zpracování zdrojů. Dále k těmto objektům patří lidské zdroje a stroje. V tvůrčích procesech právě lidské zdroje plní významnou úlohu, když připojují své znalosti azkušenosti.itotojevnotacizohledněnoatovazbousupply. Samotný proces obsahuje spoustu dalších vnitřních aktivit. Každá z těchto aktivit může být chápána jako nezávislý proces nebo součást procesu nadřízeného. Aktivity následně kategorizujeme na:(eriksson, Penker, 2000) Přímé aktivita přímo se podílející na tvorbě produktu či služby, přesněji hodnoty, která je výstupem procesu. Nepřímé aktivity podporující přímou aktivitu, patří sem například údržba, administrace, plánování atd. Kontrolní (zajištující kvalitu) aktivita, která zajišťuje kvalitu ostatních aktivit; aktivita zajišťující dodržování vnitropodnikových či certifikovaných standardů. Výčet těchto aktivit nemusí být konečný. Mohou se objevovat i vlastní aktivity podniku. Z celkového hlediska lze však konstatovat, že většinu aktivit jsme schopni zatřídit do jedné z výše uvedených skupin. Další významnou součástí jsou akce, které procesy spouštějí či ukončují. Nazýváme je obchodními operacemi a jejich notaci znázorňuje obr. 10. Jako příklad si můžeme představit obecný proces popisovaný v učební pomůcce (Štencl,2007),kdypopisujeobecnýproces Převozzakázky vpodnikuzabývajícím se logistikou. Spouštěcí operací tohoto procesu může být přijetí zakázky k přepravě. Informace, které proces vyžaduje, a nejsou součástí vstupních informací od zákazníka (tj. nejsou obsahem zakázky), jsou dopravní uzavírky, profil trasy(např. u nadměrných nákladů), atd. Výstupní akcí je například vyskladnění materiálu na základě předávacího protokolu nebo i přijetí platby na bankovní účet.

20 2.4 UML(Unified Modeling Language) 20 Obr. 10: Akce ve spojení s procesem(štencl, 2007) Erikssonova metoda pokrývá oblast modelování prostředí organizace, oblast vývoje informačního systému s účelem informační podpory modelovaného podniku. Je nutné ovšem podotknout, že tato metodika spíše poskytuje nástroje, než aby dávala nějaké přesné metodické návody jak vztahy mezi procesy a funkcemi vymezit (Řepa, 2007). BPMN/BPML Business Process Modeling Notation(BPMN) je standardem pro grafickou representaci firemních procesů v diagramech, jeho doplňkem je Business Process Modeling Language(BPML). BPML je jazyk pro modelování a popis procesů, vycházející z Extensible Markup Language(XML). Autorem BPMN/BPML je konsorcium Business Process Management Initiative(BPMI), sdružení firem z oblasti vývoje informačních systémů. Vyvíjené standardy tak odráží požadavky a zkušenosti předních osobností v oblasti modelování firemních procesů(řepa, 2007). Primárním cílem BPMN je poskytnout standardní notaci, která je snadno srozumitelná pro všechny podnikatelské subjekty. Mezi tyto podnikatelské subjekty můžeme zařadit obchodní analytiky, kteří vytvářejí a vylepšují obchodní procesy, dále technické vývojáře, kteří odpovídají za realizaci procesů a obchodní manažery, kteří sledují a řídí tyto procesy. V důsledku těchto činností slouží BPMN jako společný jazyk, který pomáhá překlenout komunikační propast, která se často vyskytuje mezi procesy navrhovacími, obchodními a realizačními(omg, 2011). Sdružení BPMI je svým způsobem reakcí na problematickou schopnost společnosti OMG vyrovnat se v jazyku UML s problematikou modelování podnikových

21 2.4 UML(Unified Modeling Language) 21 procesů. BPMN/BPML je tak do jisté míry standardem konkurenčním UML v této oblasti(řepa, 2007). BPML První verze modelovacího jazyka BPML byla po několikaletém vývoji a veřejném připomínkování uvolněna v listopadu roku Koncepce BPML je zaměřena především na spolupráci a koordinaci podnikových procesů mezi obchodními partnery. K tomu účelu je definován abstraktní standard protokolů B2B(Business-to- Business), a to za účelem nezávislosti jazyka na konkrétní platformě, což je důležité hlavně pro možnost integrace existujících aplikací do systému, založené na sdílení společné repository(řepa, 2007). BPMLjetzv.exekutivníjazyk modelyjsou spustitelné vdefinovanémprostředí. Odtud také pramení textová podoba jazyka a modelů, která vychází z jazyka XML(Extensible Markup Language). Popis procesu je tak kódem, analyzovaným pomocí speciálních softwarových nástrojů a posléze i interpretovatelným v realitě pomocí technologie(ve smyslu workflow)(řepa, 2007). Standard ISO Process Specification Language Norma ISO definuje jazyk pro modelování procesů Process Specification Language(PSL) zahrnujícísémantikupopisujícízákladnípojmyvýrobníchprocesů. PSLdefinuje neutrálníreprezentaci těchtoprocesů.odprvníchpříznakůpřes plánování výrobku, validaci, přípravu výroby až po řízení samotné výroby jsou data procesu používána po celý průběh životního cyklu výrobku. Toto procesní pojetí je základempodnikového výrobníhocyklu,neboťzesvépodstatykoordinujevýrobně pracovní toky s vývojem i prodejem(řepa, 2007). Smyslem tohoto standardu je definice jazyka pro representaci procesní informace, omezené jen na diskrétní procesy (procesy kvantifikovatelné a automatizovatelné) a procesy spojené s výrobou pokrývající celý životní cyklus výroby(řepa, 2007). Stejný zdroj uvádí, že cílem standardu je vytvoření jazyka pro specifikaci procesu, nikoliv jazyka pro jakékoliv popisování procesu. Takto vytvořený jazyk nemusí být schopen postihnout všechny aspekty, které mohou být důležité z reengineeringového hlediska a souvisejících personálních či znalostních oblastí, ale na druhou

22 2.4 UML(Unified Modeling Language) 22 stranu musí být dostatečné exaktní a precizní, aby splňoval podmínky specifikace pojmů a cílového záměru podpory procesu technologií. Jazyk je tvořen třemi základními částmi: slovníkem(tzv. lexikonem), ontologií(tj. obecným modelem domény jazyka), gramatikou. PSL je modulární, rozšiřovatelný a na koncepci ontologie postavený jazyk pro specifikaci procesů. V dnešní době obsahuje 300 pojmů, rozdělených do 50 rozšíření svého jádra, kdy každé jedno rozšíření je součástí prvořádových axiomů, zapsaných veformátukif(knowledgeinterchangeformat) 2 (Řepa,2007). UML versus BPMN/BPML Jak bylo uvedeno výše BPMN je vhodné pro modelování obchodních procesů. Můžeme také říci, že je vhodnější než UML, jelikož tato notace modelovacího jazyka vznikla jako reakce na problémy jazyka UML modelovat podnikové procesy. BPMN poskytuje mapování mezi grafickou notací a jazykem pro implementaci podnikových procesů. Jak bylo řečeno výše, tato grafická notace je srozumitelná jak firemním analytikům, tak technickým vývojářům a analytikům monitorujícím procesy. Zaceluje tak mezeru mezi samotným návrhem procesu a jeho samotnou implementací. Poskytuje BPD diagramy(business Process Diagram), které jsou vhodné zejména pro osoby, které jsou odpovědné za návrh a řízení podnikových procesů. Diagram tvoří grafické objekty, aktivity a zobrazení toků informací mezi nimi. Největší výhodou BPMN je čitelnost a přehlednost. Nadruhoustranujetřebaříci,ženotaceBPMNjeomezenapouzenamodelování podnikových procesů, tzn. ostatní druhy modelování, které slouží pro neobchodní účely, jsou mimo její možnosti. Například nemůžeme pomocí notace BPMN modelovat organizační struktury, funkční členění nebo datové modely. 2 KIF(KnowledgeInterchangeFormat)jeformálníjazyk,vytvořenýprovýměnuznalostímezi různými počítačovými programy s různorodou reprezentací.

23 2.5 Modelování podnikových procesů 23 UML je po svém cca desetiletém vývoji zcela obecný modelovací nástroj, jazyk na modelování doslova čehokoliv(řepa, 2007). Notace a způsob vizualizace pomocí UML je standardizován a je součástí mnoha softwarových produktů, což výrazně zlepšuje možnosti využití a nasazení této metody. UML standardizace současně přináší možnost snadné komunikace mezi jednotlivými aktéry v rámci softwarového procesu a také umožňuje návaznost na další fáze softwarového procesu následující po specifikaci podnikových procesů. Mezi zásadní nedostatek jazyka UML patří nedostatečná formalizace a s tím související další problémy. ProrealizacipraktickéčástitétoprácejsemzvolilnotaciBPMNatoprojejí čitelnost a přehlednost. Tyto vlastnosti byly stěžejním důvodem výběru právě této metodiky. Finální verze této práce bude předložena vedení společnosti MASSAG Stamping a. s., pro které musí být výsledky této práce srozumitelné i bez předchozí znalosti jakékoliv notace podnikových procesů. Jedním z cílů bylo se s touto notací seznámit a naučit pracovat. Tyto znalosti mohou být užitečné pro mou budoucí profesní kariéru, ať už bude jakákoliv. 2.5 Modelování podnikových procesů Metodika modelování a analýza MMABP Metodika analýzy a modelování podnikových procesů MMABP(Methodology for Modeling and Analysis of Business Process) vznikla na katedře informačních technologií Vysoké školy ekonomické v Praze. Metodika analýzy procesu je určena k analýze a návrhu modelu systému procesů, který: respektuje základní cíle, stav a charakteristiky organizace, respektuje objektivní nutnosti, které jsou dané zvnějšku, nezávisle na organizaci a mohou hrát důležitou roli v činnosti organizace, je optimální z ekonomického (efektivní) a věcného hlediska (maximálně jednoduchý při zachování úplné funkčnosti), umožňuje následnou optimalizaci, implementaci a zavedení systému procesů, které respektují výše uvedené charakteristiky.

24 2.5 Modelování podnikových procesů 24 Základem metodiky je technika analýzy událostí. Cílem techniky je identifikování základních procesů v organizaci. K identifikaci příslušných řetězců činností (procesů) zde slouží události. Analýza událostí v této metodice slouží jako pomůcka pro analýzu jednotlivých činností, které tvoří podstatu procesní analýzy organizace zjišťuje,kteréčinnostipatří věcně dohromady,vytvářítzv. konceptuálníproces (Řepa, 2007). Výše uvedený zdroj uvádí, že základním východiskem metodiky je teze, že činnost organizace, coby soustavy jednotlivých procesů, je modelem cílů organizace, skutečností,ovlivňujícíchsplněnítěchtocílůajejichvzájemnýchsouvislostí. Zvýše uvedené teze vyplývá, že všechny prováděné činnosti v podniku a jejich souvislosti musí výhradně podporovat splnění cílů organizace a respektovat výše uvedené okolnosti. Metodika analýzy procesů je řízena třemi základními, vzájemně souvisejícími principy:(řepa, 2007) 1. Princip modelování vyjadřuje předpoklad, že objektivním základem k implementaci podnikových procesů musí být reálné skutečnosti, existující vně a nezávisle na organizaci. 2. Princip různých architektur procesu vyjadřuje potřebu oddělit od sebe při poznávání(konstrukci) procesů takové charakteristiky samotného procesu, které jsou dány objektivními, na organizaci nezávislými skutečnostmi od charakteristik, daných konkrétním kontextem umístění procesu v organizaci. 3. Princip abstrakce vyjadřuje způsob, kterým jsou jednotlivé identifikované skutečnosti podrobněji analyzovány prostřednictvím hierarchických abstrakcí. Metodický postup modelování podnikových procesů Základem formulace procesů v podniku jsou identifikované základní činnosti(úkony případných procesů), představa o základních událostech a předpokládaných reakcích na ně a představa o základních objektech zájmu a jejich životních cyklech(řepa, 2007). Analýza procesů probíhá ve třech fázích: 1. Analýza elementárních procesů výsledkem jsou zjištěné základní procesy, jejich struktura a vzájemné vazby; vše pomocí analýzy událostí a reakcí a jejich vzájemných souvislostí.

25 2.5 Modelování podnikových procesů Specifikace klíčových procesů výsledkem jsou zjištěné klíčové procesy v podniku, jejich struktura, vzájemné vazby a jejich podstatné atributy; vše pomocí objektové analýzy produktů organizace spolu s výsledkem předchozí fáze. 3. Specifikace podpůrných procesů výsledkem je zjištění podpůrných procesů v podniku, jejich struktura, vzájemné vazby a jejich podstatné atributy; vše pomocí objektové analýzy podniku spolu s výsledky obou předchozích fází. Jednotlivé fáze analýzy lze rozčlenit do podrobnějších kroků. Tyto kroky již v této práci rozebrány nebudou. Bližší informace k těmto krokům lze nalézt v publikaci(řepa, 2007). Po dokončení analýzy procesů následuje fáze implementace procesů. V implementační fázi se jednotlivé procesy transformují do konkrétní podoby, zohledňující konkrétní implementační specifika(organizační a technologické). Implementační model procesů je konečnou úrovní modelu procesů a je podkladem k dalším navazujícím činnostem, jako jsou např. vytvoření příslušných organizačních a technických podmínek pro běh procesů, naplánování a následné provedení projektu. Fázi implementace procesů může předcházet případný reengineering podnikových procesů (Řepa, 2007). Technika modelování procesů- PDT Technika modelování procesů PDT (Process Diagram Technique) poskytuje takovou množinu pojmů, symbolů a pravidel jejich použití, aby umožnila jejímu uživateli popsat veškeré podstatné vlastnosti chování reality, a to tím nejjednodušším způsobem(řepa, 2007). Klíčové pojmy a jejich vztahy popisuje obr. 12. Středem zájmu jsou dva hlavní pojmy: podnět a činnost. Podněty jsou dvou základních typů: externí (událost) ainterní(stav). Činnosti jsou také dvojího typu: výkonná činnost(účelem této činnosti je výroba výstupu ze vstupů), řídící činnost rozhodnutí či logická spojka(účelem této činnosti je správné řízení procesu. Zajištění správné posloupnosti činností na základě vnitřního stavu procesu a/nebo vnějších podnětů a informací. Logická spojka je zvláštním druhem řídící činnosti, která je definována pro možnost zjednodušení

26 2.5 Modelování podnikových procesů 26 Obr. 11: Postup analýzy podnikových procesů(řepa, 2007) popisu. Jedná se o nejjednodušší možné rozhodnutí, u kterého není potřeba dalších dodatečných vstupů(informací). Obr. 12 dále také znázorňuje způsob transformace vstupů na výstupy prostřednictvím činností, které za sebou následují. Množinu vstupů a/nebo výstupů definuje: množina dat, množina materiálu a smíšená množina. Hlavním cílem této techniky je rozlišování mezi předmětem zpracování a informacemi pro řízení tohoto zpracování. Navíc tato technika umožňuje modelovat tři externí aspekty procesů, které považujeme za ty nejdůležitější vzhledem k účelu modelování podnikových procesů: aktory(účastníci činností procesu), organizační jednotky a problémy spojené s procesem. Obr. 12 zobrazuje meta-model v notaci UML popisující také pravidla použití a vzájemné vztahy jednotlivých konstruktů diagramu procesů. Každý prvek modelu je elementem modelu. Máme dva druhy elementu modelu podnikového procesu: pojem a externí aspekt. Termínem pojem označujeme všechny vnitřní elementy a dělíme je do dvou skupin: hlavní pojem a vstupně-výstupní množina. Hlavní pojem označuje všechny aspekty vnitřního chování procesu. Máme tři hlavní pojmy: stimul(podnět), stav a činnost.

27 2.5 Modelování podnikových procesů 27 Stimuljepřípustnýpodnětčinnosti.Můžejimbýtudálostnebořídícíčinnost. 3 Stavem procesu je každá objektivně nutná přestávka mezi dvěma činnostmi procesu. Objektivní je proto, že je vynucena důvody ležícími mimo proces, tzn. je to čekání na vnější, zevnitř procesu neovlivnitelnou, událost. Činnosti mohou být buď komplexní, nebo elementární. Komplexní činnost je uspořádaný souhrn aspektů vnitřního chování procesu(stimulů, stavů a činností). Specifickým případem komplexní činnosti je podnikový proces, který má samostatný cíl, vlastníka, omezení a případné další atributy. Touto konstrukcí lze vyjádřit relativnost pojmů proces a činnost. Elementární činnost může být buď řídící, nebo výkonná. Tyto dva druhy činností se liší určením. Řídící činnost vyjadřuje rozhodování, nikoliv výkon, v procesu. Výkonná činnost je stanovena k výkonu, tzn. ke zpracování vstupu a výrobě výstupu. Logický konektor(konjunkce/disjunkce) je zvláštním případem rozhodování, které nemá žádný vstup. Jde o rozhodnutí předem určeného výsledku, ve kterém, oproti normálnímu rozhodnutí, není žádná nejistota. Vstupně-výstupní množina zachycuje všechny vstupy a výstupy procesu. Rozlišujeme je z hlediska jejich účelu v procesu na: materiálové, informační a smíšené. Materiálem může být jakákoliv forma abstrakce cíleného produktu. Záleží na tom, zdajdeovstup,nebovýstup.můžesetedyjednatosurovinu,procesemdálezpracovávanou, nebo cílený výrobek procesu. Z hlediska formy se může jednat o skutečnou hmotu, anebo i informace. Informační množina zahrnuje informace nezbytné pro řízení procesu, tzn. dodatečné informace, upřesňující platné okolnosti, např. parametry příslušné události, atributy stavu/ů jiného/ých procesu/ů, na které se navazuje apod. Význam smíšené množiny spočívá ve skutečnosti, že produktové a řídící toky se často vyskytují souběžně. Znamená to například tok suroviny současně s informací o významu jejího výskytu, nezbytně významnou pro její další zpracování. Jakákoliv entita z okolí procesu, která s procesem z jakéhokoliv důvodu souvisí je nazývána externím aspektem. Obecný meta-model(viz obr. 12) zobrazuje základní tři varianty externího aspektu: aktéra, organizační jednotku a problém. Jedná se o základní, ale 3 Řídícíčinnost,jakožtostimul,dědíschopnoststimulovatjinéčinnosti.Ztétoskutečnosti, společně s kardinalitou 1(tedy monopolitou) asociace, vyjadřující stimulaci, vyplývá, že výkonná činnostmůžebýtstimulovánabuďjenudálostí,anebořídícíčinností,nikolivoběmanajednou. (Řepa, 2007)

28 2.5 Modelování podnikových procesů 28 ne jediné varianty externího aspektu. Meta-model počítá s rozšiřováním specifických variant externích aspektů. Obr. 12: Meta-model podnikových procesů(řepa, 2007)

29 2.5 Modelování podnikových procesů 29 Úrovně modelu K popisu podnikových procesů obecně vede řada různých důvodů a podnětů. Ne vždy však potřebujeme nebo je nutné modelovat celý proces. V některých případech nám stačí modelovat zjednodušenou verzi procesu. K tomuto účelu jsou definovány čtyři základní úrovně modelu. Jedná se o plnohodnotný model a jeho tři úrovně zjednodušení(viz tab. 1)(Řepa, 2007) Tab. 1: Úrovně zjednodušování modelu(řepa, 2007) Úroveň Popis 0 Plnohodnotný model se všemi prvky. 1 Model bez aktérů, problémů a organizačních jednotek. 2 Model úrovně 1 bez množin (materiálu, informací). 3 Model úrovně 1 bez stavů a řídících činností. Důvod zjednodušení Popis vlastního procesu bez ohledu na externí aspekty. Není možné analyzovat proces z hlediska těchto externích aspektů, např. z důvodu informační analýzy stávajícího IS. Popis vlastního procesu bez ohledu na vstupy a výstupy činností. Takový model popisuje jen následnost činností a jejich řízení, tj. podněty činností. Nepopisuje však podstatu zpracování. Popis vlastního procesu bez ohledu na vstupy a výstupy činností a jejich řízení. Takový model popisuje jen následnost činností, Nepopisuje vnitřní řízeníjen externí podněty. Dalším důvodem výše uvedeného zjednodušení modelů je snaha chránit základní principy techniky a metodiky před případným porušením takovými změnami. Klíčová role událostí a stavů v modelu Jak již výše bylo popsáno, významnou roli v podnikovém procesu hrají události a stavy, které navíc spolu úzce souvisejí. Z hlediska procesu uvažované vnější události, představující zevnitř procesu neovlivnitelný jev, kterému se musí proces přizpůsobit, dělí proces na tzv. elementární jednotky. Z tohoto pohledu rozlišujeme procesy primitivní a procesy komplexní.

30 2.5 Modelování podnikových procesů 30 Primitivní proces je takový proces, u kterého není věcný důvod, který by vyžadoval podrobnější popis než jako elementární činnost. Tímto věcným důvodem může být pouze vnější událost(fakt), jejiž vznik nejsme schopni ovlivnit a musíme sejívprocesupodřídit,toznačí,musímenaničekat.primitivníprocesmůžemít jakkoliv složitou strukturu, avšak neobsahuje žádný vnitřní stav(není u něj potřeba na nic čekat). Obr. 13 ilustruje ukázku takového procesu. Jak je na obrázku vidět, v celém procesu se vyskytuje jediná událost Příchod objednávky. V procesu se nenachází žádný vnitřní stav, to značí, popisuje jednorázové rozhodnutí a s ním spojené přímé akce a možné koncové stavy. Obr. 13: Příklad primitivního procesu- Příjem objednávky(řepa, 2007) Komplexní procesy jsou takové, které mají nebo spíše musí mít popsány vnitřní stavy. Vnitřní stavy představují vždy čekání procesu na nějakou událost. Obr. 14 ilustruje ukázku komplexního procesu, jehož součástí je i výše popisovaný primitivní proces. Z obrázku je patrná role stavů v procesu. Tyto stavy vždy představují nutné čekánínaakcivnějšíhosubjektu.vtomtopřípaděsejednáododávkuzbožíaplatbu zákazníka. Je nutné zdůraznit, že obecný rozdíl mezi oběma výše uvedenými procesy je vždy objektivní. Může existovat skupina subjektivních důvodů, které povedou k podrobnějšímu popisu vnitřní struktury primitivních procesů.

31 2.6 CASEnástroje 31 Obr. 14: Příklad komplexního procesu- Obchodní případ(řepa, 2007) Technika PDT neusiluje o standardizaci způsobu modelování procesů. Vyjadřuje základní zákonitosti, jimiž se musí modelování podnikových procesů vždy řídit. Usiluje o to, stát se jakousi esencí poznání v oblasti modelování podnikových procesů. (Řepa,2007).Jelikožjdeooblast,kterájestálevevývojialzededukovat, že také stále bude, je vývoj této techniky součástí procesu vývoje tzv. Meta-modelu podnikového systému. 2.6 CASE nástroje Popis a historie CASE(Computer Aided Software Engineering) jsou nástroje sloužící k vývoji, modernizaci a údržbě software. Dovolují automatizovat některé fáze vývojového cyklu programového díla. Význam CASE nástrojů se podobá významu CAD nástrojů konstruktéra, kterému pomáhají automatizovat návrh jednotlivých částí budov a apod. Prvním CASE nástrojem byl jednoduchý textový editor, který byl vhodný propsanízdrojovéhokóduatvorbudokumentace.napřelomu60.a70.letse začaly prosazovat grafické diagramy(data Flow Diagramy), ale jejich modifikace byla obtížná. Dalším vývojem umožnil tvorbu datového slovníku, který umožňoval popis všech použitých datových typů a byl vytvářen automaticky v průběhu tvorby

32 2.6 CASEnástroje 32 databáze. Spojením grafického prostředí a datového slovníku došlo ke vzniku velmi silných vývojových nástrojů obsahujících dokumentaci kompletního životního cyklu projektu. Počínaje specifikací až po vytvoření programů.(konečný, 2006) Druhy CASE nástrojů dle životního cyklu:(kanisová, Müller, 2006) Pre CASE nástroj určený pro globální strategii. Upper CASE nástroj určený pro fázi dokumentace, popisu procesů podniku a celkové jeho analýzy. Middle CASE nástroj určený pro tvorbu globálního a detailního návrhu IS. Lower CASE nástroj určený pro tvorbu kódu a implementaci. Post CASE nástroj podporující zavedení a testování systému. Business Process Visual ARCHITECT Business Process Visual ARCHITECT (dále BP-VA) je nástroj BPM vyvíjený společností Visual Paradigm International sídlící v Hong Kongu. BP-VA podporuje BPMN 2.0, data flow diagram(dfd) a modelování organizačních schémat. Dále umožňuje vytvářet animace a simulaci průběhu podnikových procesů, generování reportů a publikování projektů na webu. BP-VA podporuje export dokumentace a samotných diagramů do různých formátů(např. pdf, rtf, html, jpg, gif, png, apod.) Nejnovější verzí je dnes BP-VA 4.1. Pro podporu svých zákazníků má společnost nasvýchinternetovýchstránkách 4 umístěnoněkoliktutoriálůanávodůsloužících k pochopení software. Pro ještě bližší seznámení se s programem slouží diskusní fórum umístěné rovněž na webových stránkách společnosti. Software je možné z internetových stránek společnosti bezplatně stáhnout v 30-ti denní zkušební verzi. 4

33 3 MASSAG STAMPING A. S MASSAGStampinga.s. 3.1 Profil společnosti SpolečnostMASSAG 5,a.s.(dálejenMASSAG)bylazaloženaroku1828veVídni v Rakousku. Zakladatelem je Mr. Matthias Salcher. Společnost se v té době zaměřovala na výrobu knoflíků, která firmu později proslavila po celém světě(především v Americe). Roku 1863 byla společnost přestěhována do České republiky, konkrétně do Bílovce v Moravskoslezském kraji. Výroba knoflíků tvořila základ výrobního programu společnosti až do roku Postupně se program výroby rozšiřoval o výrobu oděvních a obuvnických doplňků, lyžařského vybavení a dalších různých ručních strojkůalisůnazaráženínýtůakroužků. V roce 1945 byla firma znárodněna a začleněna pod vedení národního podniku Koh-i-noor Praha. Bílovecký podnik převzal název Koh-i-noor, ale obchodní značka MASSAG se používat nepřestala. Roku 1953 došlo ke zúžení výrobního programu na drobné kovové zboží a zároveň byla zahájena výroba psacích per, která dosáhla svéhovrcholuvroce1960.vdruhépolovině20.stoletísevpodnikuzačalarozvíjet výroba autopříslušenství a dílů pro osobní automobily, která se zachovala dodnes. Novodobá historie společnosti se píše od roku 1990, kdy byla znovu založena společnost MASSAG jakožto nástupce Koh-i-noor Bílovec. V roce 2004 se společnost MASSAG rozdělila, dle charakteru výroby a prodeje, na tři organizační celky(divize). Jednou z divizí byla divize AUTOMOTIVE, která se zabývala výrobou pro automobilový průmysl. Dalším významným milníkem společnosti bylo rozdělení na MASSAG a novou společnost MASSAG Stamping a. s. (dále jen MASSAG Stamping). K tomuto rozdělení došlo v roce 2008, konkrétně Nová společnost MASSAG StampingvzniklazdivizeAUTOMOTIVEasídlemsejístalpůvodníareáldivizeve Fulneku. Společnost MASSAG nezanikla a pokračuje ve své činnosti dále. Nově vzniklá společnost MASSAG Stamping se zabývá lisováním, ohýbáním, ražením, válcováním, svařováním a dalšími úpravami kovů. Specializuje se na výrobu dílů a příslušenství pro automobilový a spotřební průmysl. Charakterem výroby je zaměřena především na lisařské práce v oblasti kovovýroby a použitá technologie 5 MASSAG=MatthiasSalcher+SöhneAktiengesellschaft(MatthiasSalcher+synové akciová společnost)

34 3.2 Organizačnístruktura 34 se zaměřuje na zpracování ocelové a hliníkové válcované pásky. Realizuje rovněž technologie montáží kovových a plastových dílů. K povrchovým úpravám využívá externí dodavatele, kteří disponují zinkováním. Externích dodavatelů je využíváno od různých způsobů lakování až po nanášení práškové barvy v elektrostatickém poli. Z pohledu sériovosti převažuje velkosériová až hromadná výroba. Mezi klíčové zákazníky patří zejména výrobci automobilů, klimatizací do automobilů a výrobci dalších dílů a součástí pro automobilový průmysl. Nejznámějšími a nejvýznamnějšími zákazníky společnosti jsou firmy Volkswagen AG a ŠKODA AUTO a. s. Společnost zaměstnává 248 zaměstnanců a její výrobní prostory se rozkládajínaploše56000 m Organizační struktura Společnost MASSAG Stamping je pokládána za vyspělou výrobně-obchodní firmu, která těží ze své dlouhé historie. Na obr. 15 je zobrazena organizační struktura společnosti. Jedná se o nejrozšířenější formu struktury podniku velkých společností, a to liniově-štábní strukturu. Dochází k delegaci části rozhodovacích pravomocí liniové jednotky štábním útvarům. Ty pak uplatňují svou liniovou pravomoc vůči jiným útvarům, a to v jasně vymezené funkční oblasti. Celou strukturu zaštiťuje generální ředitel, který se za řízení společnost zodpovídá představenstvu. Aktuální procesní Obr. 15: Organizační struktura společnosti řízení procesů ilustruje obr. 16, který zobrazuje nynější orientační firemní workflow.

35 3.2 Organizačnístruktura 35 Důrazjekladennazákazníka,kterýjenapočátkuanakoncikaždéhoprocesu. Jednotlivé procesy na sebe navazují a jsou spolu provázány, a tak dochází k jejich vzájemné kooperaci. Průběh jednotlivých procesů je koordinován spoluprací zodpovědných osob, které při své práci vycházejí ze svých vědomostí a zkušeností získaných praxí nebo studiem. Také dochází k postupné modernizaci jednotlivých procesů a uplatňování nových technologií, jak ve výrobě, tak jiných činnostech podniku. Massag-Stamping a.s. Tým vedení Získávání zakázek / péče o zákazníky Průběh zakázky Z á k a z n í k Získávání zakázek Řízení zakázky Příprava zakázky Vývoj, konstrukce technologie Nástrojárna Opravy nástrojů Termínování plánování zakázky Nákup materiálu Těžká lisovna Svařovna Udržování a opravy Lehká lisovna Expedice Fakturace Z á k a z n í k Podpůrné procesy Péče o kvalitu Informatika Personalistika Finance a účetnictví Opravy a udržování Obr. 16: Firemní workflow

36 4 VLASTNÍŘEŠENÍ 36 4 Vlastní řešení 4.1 Studie současného stavu vybraných procesů Studie současného stavu vybraných procesů ve společnosti MASSAG Stamping je zpracována pomocí BPMN- Business Process Modeling Notation. Studie procesů se zaměřuje na obchodně-výrobní procesy související se získáváním zakázky, realizací a expedicí zakázky. Vychází z globálního Business Process Modelu(dále BPM) a postupně se zanořuje detailněji do jednotlivých procesů. Studie je zaměřena na odhalení možných nedostatků v procesech s následným návrhem možného zefektivnění daného procesu. Základní procesy společnosti BPM základních procesů společnosti přináší náhled na jedny z nejdůležitějších procesů ve firmě. Jedná se o procesy ZÍSKÁVÁNÍ ZAKÁZKY, PŘÍPRAVA ZAKÁZKY a samotná REALIZACE ZAKÁZKY. Model zobrazuje nejen uvedené procesy, ale také spouštěcí a koncové události. V tomto případě je spouštěcí událostí POP- TÁVKA, kterou zákazník firmě zašle nebo si ji společnost sama nalezne na serveru zákazníka, na kterém zveřejňují nové projekty. Koncové události mohou v tomto procesu nastat dvě: NEZÍSKÁNÍ ZAKÁZKY a ZAKÁZKA VYŘÍZENA. Obr. 17: Základní procesy společnosti Získávání zakázky Proces získávání zakázky je spuštěn poptávkou. Po obdržení poptávky následuje proces PRŮZKUM VÝROBNÍCH KAPACIT A TECHNOLOGIÍ. Do tohoto procesu vstupují informace získané z popisu projektu v poptávce, výrobní kapacity podniku

37 4.1 Studie současného stavu vybraných procesů 37 a technologie. Vstupní informace o výrobní kapacitě jsou důležité v tom smyslu, že nesou informaci o tom, zda je podnik schopen projekt v zadaném termínu plnit z hlediska výrobních kapacit strojů, počtu zaměstnanců apod. Vstupní data o technologiích nesou informace o výrobních možnostech strojů v podniku, o vlastnostech a druhu materiálu, o způsobu samotné výroby apod. Výstupem tohoto procesu jsou informace, které zahrnují všechny zpracovaná data, které do tohoto procesu vstupují. Následuje rozhodovací bod, ve kterém dochází k volbě, zda je v dané situaci nutné vyvíjet nové konstrukce a technologie výroby nebo vývoj nutný není. V případě zjištění potřeby nového vývoje přechází podnik k procesu VÝVOJE KON- STRUKCE A TECHNOLOGIE VÝROBY. V opačném případě následuje proces KALKULACE. Procesem Vývoj konstrukce a technologie výroby se nemohu zabývat podrobněji, jelikož konzultant této práce není obeznámen s přesným postupem činností v tomto procesu. Jen uvedu, že součástí tohoto procesu je analýza návratnosti stroje, která se vypracovává v případě, kdy dojde ke zjištění, že danou technologii výroby společnost nedisponuje, ale je ve finančních možnostech společnosti si danou technologii dokoupit. Poté analýza návratnosti stroje přináší náhled do budoucnosti v podobě předpovědi finanční návratnosti daného stroje nutného pro realizaci dané zakázky. Výsledky analýzy jsou poté součástí výstupních dat procesu vývoje konstrukce a technologie výroby a následně vstupními daty pro proces kalkulace. Proces KALKULACE je založen na vstupních datech, které představují informace o výrobních nákladech, o výsledcích vývoje, o informacích získaných průzkumem výrobních kapacit a technologií. Tyto informace můžeme označovat také jako položky kalkulačního vzorce. Současná metoda kalkulování se nazývá přirážková kalkulace. Jejím základem je vhodná volba rozvrhové základny, kterou představují v podniku zvolené jednicové mzdy dělníků. K základně se přičítají náklady na materiál potřebný k výrobě a výrobní a režijní přirážky. Výsledkem je poté zjištění celkových nákladů, ke kterým se ještě přičte procento zisku a dostaneme prodejní cenu neboli v našem případě cenovou kalkulaci, která je výstupem tohoto procesu a na jejím základě je vytvořena cenová nabídka. Cenová nabídka je odeslána zákazníkovi ve formě, kterou vyžadoval v poptávce ( nebo papírová forma). Následuje období, kdy podnik čeká na vyjádření zákazníka k nabídce. Toto období je obvykle dlouhé jeden až dva týdny. Po obdržení vyjádření zákazníka a na základě obsahu vyjádření se postupuje dále.

38 4.1 Studie současného stavu vybraných procesů 38 V případě neakceptování nabídky proces končí. V případě akceptování nabídky, je podniku zaslána pozvánka k internetové soutěži, která obsahuje veškeré informace a údaje související se soutěží(např. datum konání, odkaz, přihlašovací údaje apod.). Ve stanoveném termínu pak podnik soutěží o zakázku s ostatními vybranými konkurenty. Po ukončení internetové soutěže podnik čeká na výsledky. Po obdržení výsledků nastávají dvě možné situace: ZÍSKÁNÍ zakázky nebo NEZÍSKÁNÍ zakázky. Těmito dvěma událostmi proces získávání zakázky končí. Obr. 18: Model procesu- Získávání zakázky Samotný průběh procesu získávání zakázky nevykazuje žádné nedostatky. Jediný nedostatek, který je součástí tohoto procesu je kalkulace, která je v současnosti velmi nepřesná. V podniku je v současnosti využívána pro cenovou kalkulaci tzv. přírůstková kalkulace, která vycházela z jednicových mezd dělníků, ke kterým se přičítaly náklady na materiál a procentní přirážka výrobní a správní režie. Nepřesnost dle Popeska(2009) vychází z podstaty této metody. Vedení společnosti si nepřesnost dosud používané metody kalkulace uvědomilo a již pracuje na návrhu a zavedení nového kalkulačního systému. Tento systém bude vycházet z typového kalkulačního vzorce úplných vlastních nákladů výkonu rozdělených na fixní a variabilní složku a bude klást důraz na klíčové ukazatele krycího příspěvku a indexu zisku. Vedení společnosti nově navržený systém kalkulace již testuje a dosavadní výsledky ukazují, že nově navržený kalkulační systém poskytuje přesnější informace o jejich nákladech a bude pro ně přínosem.

39 4.1 Studie současného stavu vybraných procesů 39 Příprava zakázky Tento proces je závislý na výsledku předchozího procesu. V případě, že předchozí proces skončí událostí NEZÍSKÁNÍ zakázky, tak se tento proces vůbec nespustí. V situaci kdy předchozí proces skončí událostí ZÍSKÁNÍ zakázky proces se nastartuje a tato událost je spouštěcí událostí v procesu PŘÍPRAVA ZAKÁZKY(příprava výroby). V podniku se po získání zakázky rozbíhá hned několik procesů najednou a proces není ukončen dřív, dokud všechny rozběhnuté procesy nedojdou do konce. Jedním z těchto procesů je PŘÍJEM NOVÝCH ZAMĚSTNANCŮ, který se spustí jen v případě, že získáním nové zakázky je nutné přijmout nové zaměstnance. Potřebu nových zaměstnanců společnost zjistí při provádění výše popsaného procesu PRŮZKUM VÝROBNÍCH KAPACIT A TECHNOLOGIÍ. Důvody pro přijetí nových zaměstnanců mohou být různé. Průzkumem výrobních kapacit se může například zjistit, který stroj bude využíván při dané zakázce a kolik lidí bude potřeba pro jeho obsluhu. Podobná situace nastane v případě kdy podnik bude nucen koupit stroj nový. K jeho obsluze bude potřebovat nové zaměstnance. Proces PŘÍJEM NOVÝCH ZAMĚSTNANCŮ je provázán s mnoha podnikovými procesy a podrobněji bude popsán níže. Druhým procesem je PLÁNOVÁNÍ VÝROBY. Tento proces se nedá obejít amusískaždounovouzakázkouproběhnout.jetodánotím,žekaždýstrojmá svouvýrobníkapacituadenmájen24hodin.takésemusíbrátnavědomímožné neočekávané výpadky výroby z důvodu poruchy stroje nebo jiných neočekávaných událostí. Dalším procesem je NÁKUP STROJŮ. Tento proces je úzce spojen s procesem PRŮZKUM VÝROBNÍCH KAPACIT A TECHNOLOGIÍ a procesem VÝVOJ KONSTRUKCE A TECHNOLOGIE VÝROBY. Spojen v tom smyslu, že při provedení těchto procesů bude vedení společnosti vědět, že si daná získaná zakázka vyžaduje nákup nového stroje a také již zná přibližné náklady spojené s pořízením tohoto stroje, které byly zohledněny v cenové kalkulaci. V případě kdy zmiňované procesyukážounato,žejevhodnékoupitnovýstrojjeprocesnákupstroje spuštěn. V opačném případě nikoliv. Posledním procesem je JEDNÁNÍ S EXTERNÍMI DODAVATELI. Ke spuštění tohoto procesu dochází nejen v případě získání nové zakázky, ale spouští se v daných

40 4.1 Studie současného stavu vybraných procesů 40 intervalech opakovaně. Blíže se budeme věnovat tomuto procesu níže. Po ukončení všech těchto procesů je vše připraveno k výrobě a proces PŘÍPRAVA ZAKÁZKY(příprava výroby) končí událostí ZAKÁZKA PŘIPRAVENA KVÝROBĚ. Obr. 19: Model procesu- Příprava zakázky Ke kontrole průběhu tohoto procesu slouží v podniku velká nástěnná tabule, na které jsou rozepsány všechny úkoly, jejich fáze, termín splnění a osoba(vedoucí úseku), která ze vykonání daného úkolu zodpovídá. Tabule je umístěna v místnosti, ve které se vedoucí jednotlivých úseků setkávají s generálním ředitelem k pravidelné poradě, na které se řeší jednotlivé úkoly a jejich splnitelnost a také další vzniklé problémy, které s danou zakázkou souviset nemusejí. Na tabuli je tak vytvořen jednoduchý a přehledný seznam úkolů, které s danou zakázkou souvisejí a musí být před zahájením výroby splněny. Úkoly, které jsou splněny, jsou na tabuli označeny jako splněné(fajfkou) a u úkolů, u kterých označení není značí nesplnění úkolu. Vpřípaděuplynutítermínu,vekterémmělbýtúkolsplněnanenítomutak, dochází ke zvýraznění úkolu na tabuli a všichni vedoucí úseků se zaměřují na splnění tohoto konkrétního úkolu v co nejkratší době. Průběhtohotoprocesujedleméhonázoruvpořádku.Jeefektivníajehokontrolajedleméhonázoruvelmipropracovaná,ikdyžsetonaprvnípohlednemusí

41 4.1 Studie současného stavu vybraných procesů 41 zdát. Používání nástěnné tabule je v době počítačů, informačních systému a internetu velmi nezvyklé, ale v tomto případě nástěnná tabule slouží velmi dobře. Přináší přehledotomcosemásplnitacojejižsplněno. Příjem nových zaměstnanců Proces PŘÍJEM NOVÝCH ZAMĚSTNANCŮ je spouštěn potřebou podniku přijmout nové zaměstnance. Tato potřeba může vzniknout z mnoha důvodů, které se v běžném fungování podniku vytvářejí. Ať je to odchod zaměstnance do důchodu, na mateřskou dovolenou, odchod k jinému zaměstnavateli apod. Proto je tento proces spojen s více procesy podniku. Je-li nutné přijmout nového zaměstnance, je spuštěn tento proces. Spouštěcí událostí je Potřeba nových zaměstnanců, poté dochází k vypsání a specifikaci konkurzu. Následují činnosti, jako jsou informování úřadu práce, umístění informace na web podniku a obeslání uchazečů, kteří o práci již v minulosti žádali. Po dokončení těchto činností následuje období přijímání žádostí o práci až do stanoveného termínu ukončení přijímání žádostí. Po ukončení přijímání žádostí se přijaté žádosti zpracovávají a rozdělují žadatele na vhodné a nevhodné uchazeče. Toto rozdělení se provádí na základě stanovených minimálních požadavků na uchazeče. Nevhodní uchazeči jsou poté informováni o tom, že nesplňují stanovené minimální požadavky na danou pozici. Na základě počtu vhodných uchazečů je stanoven termín a místo konání konkurzu a uchazeči jsou obesláni pozvánkami ke konkurzu, která obsahuje stanovené místo konání, datum a čas zahájení. Ve stanoveném termínu je zahájen nábor nových zaměstnanců. Společnost si podle charakteru obsazované pozice najímá externí agentury, které jí počet uchazečů zúží jen na ty nejlepší. Agentury si podnik najímá na ověření jazykových znalostí, ověření psychické stability a odolnosti a ověření IT znalostí a dovedností. Po ukončení práce agentur přichází uchazeč k pohovoru s vedením společnosti a vedoucím daného úseku, pod který by měl uchazeč v případě přijetí spadat. Tímto si vedení společnosti prověří, zda vybraný uchazeč vyhovuje kvalifikačně a zda například zapadne do kolektivu na daném úseku. Konkurz či výběrové řízení končí zpracováním a vybráním uchazečů na danou pozici. Vybraným uchazečům jsou rozeslány obsílky s informací o přijetí a je

42 4.1 Studie současného stavu vybraných procesů 42 navržena osobní schůzka, na které jsou projednávány všechny náležitosti potřebné pro uzavření pracovního poměru. Obr. 20: Model procesu- Příjem nových zaměstnanců Proces PŘÍJEM NOVÝCH ZAMĚSTNANCŮ tak, jak je popsán výše najdeme ve stejné nebo lehce upravené podobě v mnoha společnostech. Fakt, že společnost spolupracuje na výběru svých zaměstnanců s odbornými agenturami je velmi efektivní a přínosné pro společnost samotnou. Přínos a efektivita je v tom, že odborné agentury provedou výběr vhodných kandidátů pro danou pozici lépe, než by dokázal personalista společnosti. K velké úspoře času dochází tím, že vedení společnosti nemusí provádět přijímací pohovor se všemi, například 40 přihlášenými uchazeči o místo, ale agentura jim vybere určitý počet vhodných kandidátů. Tento počet je již pro provedení přijímacího pohovoru přijatelnější a také časově méně náročnější. Společnost má také jistotu, že daný kandidát splňuje jimi specifikované podmínky a pohovorem si jen doplní vlastní úsudek o daném kandidátovi. Navrhovaným zlepšením by proto bylo přenést celý proces příjmu nových zaměstnanců na personální agenturu. Společnost by pouze specifikovala požadavky na uchazeče a podmínky uzavření pracovní smlouvy. Poté by tyto podklady předala agentuře, která by proces vykonala za ní. Vybraní uchazeči by byli posléze pozvání k pohovoru s vedením společnosti, kteří by svým výběrem tento proces ukončili.

43 4.1 Studie současného stavu vybraných procesů 43 Přínosem pro společnost by byla ještě větší úspora času a méně starostí spojených s tímto procesem. Jednání s externími dodavateli Proces JEDNÁNÍ S EXTERNÍMI DODAVATELI probíhá standardním způsobem. Je specifikovaná poptávka, která se může týkat čehokoliv, např. na nákup materiálu, nákup kancelářského zboží, nákup IT vybavení apod. Vytvořená poptávka je odeslána v papírové nebo elektronické podobě vytipovaným dodavatelům z dané oblasti prodeje. Tito dodavatelé jsou povinni, pokud se chtějí výběrového řízení účastnit, do určitého data zaslat své nabídky elektronicky či poštou. Po uplynutí dané lhůty jsou příchozí nabídky zpracovány a rozděleny na akceptovatelné a neakceptovatelné. Dodavatelům neakceptovatelných nabídek je odeslán dopisspoděkovánímzazaslánícenovénabídkyasinformacemiotom,žejejichcenová nabídka je nevyhovující. S dodavateli akceptovaných nabídek je zahájeno dojednávání případné spolupráce a dalších detailů spolupráce. S každým potencionálním dodavatelem je sjednána osobní schůzka, na které se případná spolupráce dojednává. Po ukončení dojednávání je rozhodnuto o konečném dodavateli, se kterým je podepsána smlouva. Podle druhu, velikosti zakázky a její míry rizikovosti je zakázka rozdělena na dva a více dodavatelů, např. jde-li o zakázku na materiál do výroby, dochází k rozdělení tétozakázkynaminimálnědvadodavateleatozdůvodutoho,žezakázkysesjednávají v určitých periodách, většinou minimálně na půl roku závisí to na mnoha okolnostech. V případě, že by byla zakázka zadána pouze jedné dodavatelské firmě, ukterébydošlovprůběhurealizacezakázkykvýpadku,mohlobytofirmumas- SAG Stamping v mnoha případech i existenčně ohrozit. Proto dochází k rozdělení této zakázky na minimálně dva dodavatele, tak aby se tomuto problému předešlo. Modelprocesu Jednánísexternímidodavateli jeznárorněnnaobr.21aje obvyklý v mnoha společnostech. Současný model není vyhovující zejména proto, že vyjednávání s dodavateli je zdlouhavé a administrativně tak náročné, že znemožňuje oslovení většího počtu dodavatelů. Větší počet dodavatelů znamená větší počet nabídek a to způsobí obvykle tlak na dodavatele a přinese nižší cenu. Takového efektu lze poměrně snadno dosáhnout elektronickou aukcí, která je dnes v podstatě standardem v automobilovém průmyslu.

44 4.1 Studie současného stavu vybraných procesů 44 Obr. 21: Model procesu- Jednání s externími dodavateli Společnost MASSAG Stamping, jak bylo řečeno výše, se zabývá převážně velkosériovou výrobou pro automobilový průmysl. Zakázky automobilového průmyslusevypisujínadobuaž5-tilet,cožjevelmidlouhádoba.zakázkazároveň obvykle obsahuje požadavek na každoroční slevu v určité procentuální výši, při zachování množstevních i jakostních parametrů. Pro firmu MASSAG Stamping to znamená bohůžel i průběžné snížování příjmů. Nedávná ekonomická krize jasně ukázala, že cena komodit může kolísat o desítky procent v poměrně krátkém období. Bezchybná logistika a výhodná cena dodávek se tak stávají klíčovými faktory. Aby se zvýšila efektivita procesu vyjednávání s externími dodavateli o ceně zboží a služeb, lze tento proces zefektivnit použitím současných moderních technologií(počítačů a internetu) a zavést tak zvanou elektronickou komerci neboli E-PROCUREMENT. Návrh řešení bude popsán dále. Reklamační řízení Reklamační řízení má v každém podniku dvě strany. Na jedné straně se řeší reklamace výrobků, dílů, polotovarů a služeb nakupovaných u dodavatelů a na druhé straně jsou reklamace výrobků a služeb dodávaných zákazníkům. Reklamace výrobků a služeb nakupovaných firmou MASSAG Stamping Reklamační řízení se řídí obchodním zákoníkem a dodatky ujednanými v kupní smlouvě s dodavatelem a v souladu s reklamačním řádem podniku. Reklamovaný materiál je uložen zvlášť a nesmí se dále používat, dokud nebude ukončeno reklamační řízení. Reklamace nakupovaných výrobků a služeb se rozděluje do dvou rovin

45 4.1 Studie současného stavu vybraných procesů 45 a to na reklamace kvantitativní(logistické) a kvalitativní. Model tohoto procesu popisuje obr. 22. Kvantitativní reklamace výrobků a služeb nakupovaných Zástupci dodavatele jednají s určeným referentem nákupu a pracovníky vstupní technické kontroly. Zástupcům dodavatele musí být umožněna prohlídka reklamovaného výrobku. Pracovník vstupní technické kontroly je na požádání povinen provést opětovné kontrolní měření. Po projednání reklamace se sepíše zápis, ve kterém se uvede vzájemná dohoda o způsobu vyřešení reklamace(vrácení materiálu, uhrazení naběhlých nákladů, dobropis, apod.). Od dodavatele je přitom vyžadován doklad o jednoznačném stanovení a realizaci příslušných účinných opatření k nápravě. V případě, že se u dodavatele vyskytne opakovaná reklamace, je s dodavatelem projednáno provedení zákaznického auditu. Při dohodě s dodavatelem o uhrazení naběhlých vícenákladů při zpracování materiálu na technickou odchylku postupuje nákupčí v souladu se směrnicí NS/05/03 Změnovéaodchýlkovéřízení,kdyvyplní Návrhnatechnickouodchylku.Po schválení návrhu na technickou odchylku jsou vzniklé náklady při zpracování neshodnéhomateriáluvyúčtoványprostřednictvímformuláře Hlášeníneshody vady. Toto hlášení neshod vystaví pracovník vstupní technické kontroly. Finanční vyhodnocení nákladů provádí výrobní dílenský dispečer. Aby mohlo být provedeno přeúčtování na dodavatele, předá kopii hlášenky nákupčímu, který hodnotu vícenákladů sdělí písemně dodavateli. Ten následně vystaví dobropis na tyto vícenáklady. U vyřizování reklamací je rovněž uzavřena dohoda o zlepšování jakosti. Zároveň se každá kvantitativní reklamace promítá do hodnocení dodavatele dochází ke snížení bodového hodnocení tohoto dodavatele. Kvalitativní reklamace výrobků a služeb nakupovaných Kvalitativní přejímka se provádí ve dvou stupních. První stupeň provádí pracovník skladu, který sleduje, zda dodávka není vizuálně poškozena (poškozené a porušené obaly). V případě vizuálního poškození skladník informuje vedoucího nákupu o vzniklé situaci a ten ve spolupráci s dalšími odbornými pracovníky rozhodne, zda je možné tuto poškozenou dodávku převzít a další řešení bude projednáno s dodavatelem nebo zda dodávka bude dodavateli reklamována, popř. zda zboží

46 4.1 Studie současného stavu vybraných procesů 46 nebude do MASSAG Stamping převzato a bude dodavateli odesláno přepravcem zpět bez vyložení. V případě rozhodnutí o nepřevzetí zboží se vypíše reklamační protokol, který podepíše přepravce a zboží odveze zpět k dodavateli na jeho náklady. Druhý stupeň kvalitativní přejímky provádí pracovník vstupní technické kontroly.vpřípaděneshodytentopracovníkvystaví Sděleníovadnédodávce,které slouží jako podklad pro zahájení reklamačního řízení. Dále pracovník vstupní technické kontroly provede identifikaci neshody a provede zápis do knihy neshod. V případě, že dodávka nevyhovuje kvalitativním podmínkám, ale její zpracování v MASSAG Stamping je možné při zvláštním režimu, postupuje se dle normy Změnovéaodchylkovéřízení. Sdělení o vadné dodávce předá pracovník vstupní technické kontroly nákupčímu. Tennajehozákladěvyhotovídotřídnů zápisovadách zjištěnýchpřipřejímcemateriálu v pěti vyhodnoceních: 2x dodavatel, 1x sklad, 1x vstupní technická kontrola, 1x založení nákupčí. Odesílá-li se dodávka zpět k dodavateli, vypisuje na její odvoz nákupčí standardním postupem dodací list, dále kontroluje průběh reklamace a její vyřešení. Reklamace může být vyřešena několika způsoby: doplněním scházejících dodávek, opravou provedenou dodavatelem v odsouhlaseném termínu, opravou provedenou v MASSAG Stamping na účet dodavatele, slevou z prodejní ceny. V případě nesouhlasu dodavatele se zápisem o vadách projedná nákupčí stanovisko dodavatele s odbornými útvary. Na základě tohoto jednání připraví nákupčí návrh dohody o řešení reklamace, kterou zašle dodavateli. V případě souhlasu dodavatele postupuje dle návrhu, v případě nesouhlasu je zahájeno arbitrážní řízení. Každá kvalitativní reklamace se rovněž promítá do hodnocení dodavatele dochází ke snížení bodového hodnocení tohoto dodavatele.

47 4.1 Studie současného stavu vybraných procesů 47 Obr. 22: Model procesu Reklamační řízení- nákupu

48 4.1 Studie současného stavu vybraných procesů 48 Reklamace výrobků a služeb dodávaných firmou MASSAG Stamping Proces reklamování výrobků a služeb dodávaných firmou MASSAG Stamping se dělí natřivětve.modeltohotoprocesujeznárorněnnaobr.23. K prvnímu rozvětvení dochází v případě vrácení výrobku zákazníkem nebo při jejich nepřevzetí. Druhé rozvětvení označuje logistickou(kvantitativní) reklamaci a třetí kvalitativní reklamaci. Vrácený nebo zákazníkem nepřevzatý výrobek je uložen v zóně pro neshodné výrobky skladu hotových výrobků. Pracovník expedice o této skutečnosti informuje referenta jakosti a obchodního zástupce společnosti. Logistické reklamace se posuzují s ohledem na uzavřenou smlouvu resp. všeobecné dodací podmínky podepsané s odběratelem. Oprávněnost reklamace posuzuje obchodní zástupce nebo vedoucí obchodního úseku. Obchodní zástupce následně kontaktuje zákazníka a dohodne s ním způsob vypořádání. Logistické reklamace zapisuje obchodní zástupce bezprostředně po jejich obdrženídopočítače složka Reklamace (vždyprodanýkalendářnírok).logistická reklamace může vzniknout v balírně, kdy jsou výrobky špatně nabaleny nebo označeny do zákazníkem specifikovaných přepravních palet případně na expedici, kde může být zabalené zboží chybně odesláno zákazníkovi. Postup řešení je pak následující: reklamace je nejpozději následující pracovní den projednána na pravidelném denním dispečinku prodeje a výroby zjištění příčin reklamace, zajištění případné náhradní výroby apod., obchodní zástupce do evidence reklamací vypíše všechny potřebné údaje, včetně příčiny reklamace, definice nápravného opatření, definice opatření k zamezení opakování reklamace a nákladů(zákaznických nebo interních) spojených s konkrétní reklamací, Přehled logistických reklamací a způsob jejich vypořádání prezentuje vedoucí obchodního oddělení na každé poradě vedení společnosti. Vyřízení logistických reklamací musí být provedeno v co nejkratším termínu. Reklamace musí být vždy uzavřena dle platného Obchodního zákoníku, tj. nejpozději

49 4.1 Studie současného stavu vybraných procesů 49 do 30-ti dnů. Kvalitativní reklamaci přijímá pracovník expedice. O přijetí informuje referentajakosti,kterýreklamacizaznamenávpočítači složka Reklamce.Reklamované výrobky jsou jednoznačně označeny štítky NESHODA VADA. Poté dochází k posouzení oprávněnosti reklamace, kterou provádí referent jakosti a vedoucí úseku řízení jakosti. Toto posouzení musí být provedeno do následujícího dne na základě informací a vzorků předložených referentovi jakosti. Uznání/ neuznání reklamace V případě oprávněnosti reklamace referent jakosti ve spolupráci s vedoucím úseku řízení jakosti zajistí provedení okamžitých zadržovacích opatření. Referent jakosti nebo vedoucí úseku řízení jakosti informuje o reklamaci ostatní oddělení na dispečinku kvality, na kterém je zjištěna příčina vzniku reklamace a přijetí příslušných nápravných opatření. V situaci kdy je zjištěna neopravitelná vada musí původce reklamace informovat plánovače výroby o likvidaci reklamovaných výrobků. Plánovač výroby ve spolupráci s původcem reklamace zajistí dodání náhradního plnění předmětu reklamace na sklad hotových výrobků z rozpracovaných výrobků, popřípadě musí zajistit vyrobení předmětu reklamace v co nejkratším možném termínu, nejpozději do 30-ti dnů. Dle požadavku zákazníka vystaví referent jakosti na reklamaci příslušný dokument požadovaný zákazníkem. Referent jakosti si zároveň vyžádá od jednotlivých vedoucích pracovníků podílejících se na řešení reklamace záznamy o realizaci stanovených opatření(školení, návrhy aktualizace dokumentace apod.). Vyplněnou analýzu se všemi podklady a záznamy následně předá referent jakosti zákazníkovi, uloží v digitální podobě a zároveň dokumenty vytiskne a založí. Referent jakosti elektronicky nebo poštou vyrozumí zákazníka nejpozději do 30- ti dnů. Opravené reklamované zboží je z výrobního střediska předáno na sklad hotových výrobků standardním převodem na sklad. Výrobky se v nejbližším možném termínu(podle dohody se zákazníkem) expedují. Dodávka je označena dle požadavku zákazníka(požadavek zajistí referent jakosti). V situaci, kdy firma MASSAG Stamping shledá danou reklamaci jako neoprávněnou informuje o tom zákazníka do 30-ti dnů od přijetí reklamovaného výrobku. Zákazník na to může reagovat následujícími způsoby:

50 4.1 Studie současného stavu vybraných procesů 50 zákazník akceptuje zamítnutí reklamace a firma MASSAG Stamping vrací výrobek zákazníkovi a vyúčtovává mu náklady spojené s přepravou výrobku, zákazník navrhuje kompromis mezi ním a MASSAG Stamping o přijetí nebo zamítnutí kompromisu rozhoduje obchodní zástupce s vedoucím obchodního úseku, zákazník chce řešit reklamaci soudní cestou v této situaci o dalším postupu rozhoduje vedoucí obchodního úseku.

51 4.1 Studie současného stavu vybraných procesů 51 Obr. 23: Model procesu- Reklamační řízení- prodeje

52 4.2 Zhodnocení procesního modelu Zhodnocení procesního modelu Studie se po konzultaci s Ing. Kolářem zaměřila na procesy získávání zakázky, příprava zakázky, příjem nových zaměstnanců, jednání s externími dodavateli a reklamační řízení. Modelování a rozbor těchto procesů ukázal na některé nedostatky, které činí tyto procesy méně efektivní. Například studií procesu JEDNÁNÍ S EXTERNÍMI DODAVATELI bylo zjištěno, že současná efektivita tohoto procesu není optimální a naskýtá se zde prostor pro zlepšení. V současnosti je proces prováděn standardním postupem a to odesláním poptávky v elektronické podobě nebo poštou vybraným dodavatelům. Poté dochází po časově a administrativně zdlouhavých úkonech k vyhodnocení nabídek, výběru dodavatelů a zahájení ústních jednání s těmito dodavateli pro vyjednání ještě výhodnějších podmínek. Tento proces není v dnešní době efektivní, pokud chce podnik udržet krok z konkurencí. Z tohoto důvodu jsme při konzultacích s Ing. Kolářem hledali možné zefektivnění tohoto procesu. Shodli jsme se na tom, že východiskem pro tento proces by mohlo být využití v dnešní době populárního a ve velké míře využívaného e-procurementu neboli elektronického nakupování ve formě elektronických aukcí. Níže uvedený obr. 24 ilustruje náhled na návrh nového modelu procesu JED- NÁNÍ S EXTERNÍMI DODAVATELI. Model vypadá vizuálně složitěji, ale ve skutečnosti je méně časově a administrativně náročný a umožní společnosti MAS- SAG Stamping oslovit velké množství firem a získat lepší nákupní ceny služeb azboží. Změna procesu se také projevila v činnostech, které bude muset společnost MASSAG Stamping provádět. Zůstalo specifikování poptávky a naopak přibyla činnost s uvedením seznamu dodavatelů, kteří se mají být osloveni. Ostatní činnosti se oproti původnímu procesu liší. Po specifikaci poptávky a vytvoření seznamu dodavatelů dochází k předání těchto podkladů zprotředkovateli e-aukce, který osloví dodavatele, rozešle dodavatelům pozvánky a výzvy k účasti na e-aukci. Celou e-aukci organizuje a řídí a nakonec zpracuje výsledky skončené e-aukce. Společnost MASSAG Stamping po předání podkladu k e-aukci může ve stanovený termín sledovat průběh e-aukce a po jejím skončení čeká na výsledky.

53 4.3 Návrh zefektivnění procesu 53 Po přijetí výsledků od zprostředkovatele e-aukce dochází k jejich rozboru a pozvání vybraných dodavetelských firem k ústnímu dojednávání podmínek spolupráce. S touto událostí je spojeno rozeslání pozvánek vybraným dodavatelům k dojednávání podmínek spolupráce. Poté probíhají jednání s vybranými dodavateli, po kterých následuje konečný výběr dodavatele a podepsáním smlouvy tento proces končí. Obr. 24: Navrhovaný model procesu Jednání s externími dodavateli 4.3 Návrh zefektivnění procesu Jak bylo popsáno výše, tato část práce se bude věnovat zefektivnění procesu JED- NÁNÍ S EXTERNÍMI DODAVATELI za použití technologií podporující elektronickou komerci neboli e-procurement. Dojde k vysvětlení pojmu E-PROCUREMENT a budou definovány jeho přínosy pro odběratele a dodavatele. Dále budou popsány možnosti nasazení elektronické komerce v podniku s následnou ukázkou v praxi.

54 4.3 Návrh zefektivnění procesu 54 E-procurement E-procurement(electronic procurement elektronické zprostředkování) je oblastí elektronické komerce. Tento pojem může vystupovat také pod pojmy elektronické tržiště, e-tržiště, elektronické aukce a e-aukce. Oblast elektronické komerce se rychle a stabilně rozvíjí. Hlavním důvodem rozvoje je přínos reálných obchodních příležitostí a reálné finanční úspory, které souvisejí se zlepšením interních procesů, důslednou kontrolou procesu objednávání, zlepšenou pozicí pro vyjednávání s potencionálními dodavateli a zjednodušenou administrativou celého procesu nákupu.(shop- Centrik, 2011) E-procurement představuje B2B(business-to-business) nákup a prodej zboží i služeb prostřednictvím internetu s možností využití dalších informačních a síťových systémů. Typické webové rozhraní e-procurementu dovoluje registrovaným uživatelům vyhledávat zákazníky nebo prodejce určitého zboží a služeb. V závislosti na druhu přístupu mohou nakupující nebo prodávající specifikovat ceny a nabízet své produkty. Pravidelní zákazníci mohou získat množstevním slevy nebo speciální nabídky. Software e-procurementu umožňuje automatizování některých nákupů a prodejů.(baily, 2008) Přínosy elektronického obchodu uvádí obr. 25. Elektronická tržiště se dělí na dva základní druhy na základě role provozovatele: (B2B CENTRUM a. s., 2009) 1. privátní elektronické tržiště provozovatelem je sama firma nebo skupina firem, které jeho prostřednictvím komunikují se svými obchodními partnery. 2. nezávislé elektronické tržiště provozovatelem je společnost nezávislá na účastnících obchodování. Tato společnost funguje pouze jako prostředník mezi oběma stranami, kterým poskytuje informace o možnostech uzavření obchodu. Jejím hlavním smyslem je spojovat poptávku s nabídkou a umožňovat oběma stranám vyjednat podmínky uzavření obchodu. Rozdělit elektronická tržiště můžeme také podle toho s jakými komoditami se na nich obchoduje. Rozdělení je následující:(b2b CENTRUM a. s., 2009) Horizontální tržiště: U těchto tržišť nedochází k zaměření na konkrétní průmyslové odvětví, ale naopak se do obchodování zapojují firmy napříč

55 4.3 Návrh zefektivnění procesu 55 všemi odvětvími. Obchodovanými komoditami jsou v tomto případě hlavně ty výrobky, které nakupuje prakticky každá firma. Jedná se zpravidla o nepřímý materiál, jako jsou kancelářské potřeby, výpočetní a kancelářská technika apod. Vertikální tržiště: Tento druh elektronických tržišť se zaměřuje na konkrétní průmyslový obor, např. na chemický průmysl, hutní a kovodělnou výrobu, zdravotní potřeby apod. a zapojují do svého obchodování pouze firmy podnikající v daném průmyslovém odvětví. Komoditní burzy: Tento druh tržiště je určen k on-line obchodování pouze s konkrétními komoditami. P ínosy elektronického obchodu pro odb ratele a dodavatele Odb ratelé Oblast p ínosu Dodavatelé Nižší cena Nižší náklady na vyjednávání Snadný p ístup k více dodavatel m Nižší výhledávací náklady Nižší náklady na zpracování Snížené náklady na zásoby Snížené náklady na zpracování Jednodušší benchmarking Nákladov efektivní pr zkum Rychlejší konkure ní odezva Transparentnost cen a zásob Zamezení nesystematickým nákup m Snížené náklady nadm rných zásob Kupní síla Efektivita proces Integrace dodavatelského et zce Agregace obsahu a služeb v rámci specializovaných odv tví Tržní efektivita Vyšší objemy Nižší náklady na vyjednávání Rozší ená zákaznická základna Nižší náklady na získávání zákazník Nižší náklady na zpracování Zlepšení ízení zásob Zlepšení p edvídání poptávek Jednodušší benchmarking Nákladov efektivní pr zkum Rychlejší konkuren ní odezva V tší okruh zákazník Snížené prodejní náklady Snížené náklady nadm rných zásob Obr. 25: Přínosy elektronického obchodu(sculley, William, Woods, 2001) Situace na trhu Současný trh elektronických aukcí se v České republice rozděluje na dva segmenty. V prvním segmentu trhu se nacházejí společnosti, které poskytují vlastní software na realizaci elektronické aukce a v druhém segmentu jsou firmy poskytující e-aukce. Rozdíl v těchto segmentech je ten, že firmy poskytující organizaci e-aukce vlastní software na realizaci elektronických aukcí a pouze uživatelům organizují za úplatu

56 4.3 Návrh zefektivnění procesu 56 jednotlivé aukce, naproti tomu firmy poskytující software prodávají nebo pronajímají uživateli celý software, který následně využívá. U poskytovatelů softwaru dochází i k prodeji komerčním uživatelům, ze kterých se mohou následně stát poskytovatelé e-aukcí. Na českém trhu se vyskytují tři významné společnosti, které prodávají i pronajímají vlastní software na realizaci e-aukcí a současně organizují jednotlivé aukce. JsoujimiNARmarketings.r.o.(systémPROe.biz)aPPE.CZs.r.o.(systém ppesystem) a B2B CENTRUM a. s.(systém Softrade). Mezi organizátory e-aukcí patří například společnosti Kompass Czech Republic s. r. o.(portál Kompass), log prime, s. r. o.(portál AllyTrade) atd. Na trhu najdeme také živnostníky, kteří si pronajímají software od výše uvedených poskytovatelů a za poplatek firmám nabízejí organizování celé aukce. NARmarketings.r.o. Společnost NAR marketing s. r. o. je vlastníkem a autorem systému PROe.biz. PROe.biz je softwarový systém sloužící k realizaci on-line výběrových řízení(eaukcí) v oblasti odběratelských a dodavatelských vztahů. Umožňuje nakupovat v objektivizovaných cenách a snižuje o polovinu transakční náklady a potřebný čas. V prostředí PROe.bizu se k uskutečnilo úspěšných on-line výběrových řízení (e-aukcí) pro více než subjektů v Česku, Polsku a na Slovensku. Celková suma porovnávané nabídky dosáhla 61,6 mld. Kč. Tento dynamický aukční software je lokalizován do šesti jazyků a umožňuje tak účastníkům mezinárodních on-line výběrových řízení (e-aukcí) pracovat v různých jazycích. Filosofie PROe.bizu je poskytovat majitelům a managementu firem a institucí služby v oblasti e-businessových firemních procesů s vysokou přidanou hodnotou, které jim umožní zvyšovat konkurenceschopnost. Dále společnost nabízí marketingovou akci BluePilot, která umožňuje firmám a institucím bezplatné vyzkoušení softwarového e-aukčního systému PROe.biz.(NAR marketing s. r. o., 2011) PPE.CZs.r.o. Společnost PPE.CZ s. r. o. je poskytovatelem služeb aplikace ppesystem pro řízení e- Procurementu ve firemní, státní i veřejné sféře. Z počátku svého působení na trhu se společnost orientovala pouze na oblast podnikání na internetu a provozovala původní

57 4.3 Návrh zefektivnění procesu 57 serverwww.ppe.cz(neníjižvprovozu)zpodtitulem Podporapodnikáníaexportu, kde byla k dispozici také burza firemních nevyužitých zásob. V roce 2002 došlo k rozšíření tohoto projektu o poskytování internetových služeb v oblasti nákupu. Po dokončení vývoje internetové aplikace pro řízení firemních nákupních operací ppesystem, se společnost výhradně zaměřuje na tuto oblast. Systém ppesystem poskytuje uživatelům modulový blok elektronických nástrojů pro řízení firemních nákupních operací, který tvoří několik typů poptávkových řízení a nákupních aukcí a celkově pokrývá celou oblast firemního nákupu strategií APM(Active Procurement Management).(Štolfová, 2010) B2BCENTRUMa.s. Společnost B2B CENTRUM a.s. se zabývá tvorbou, vývojem a správou elektronických tržišť a e-commerce aplikací. Specializuje se na elektronické zadávání veřejných zakázek, organizaci výběrových řízení a elektronických aukcí. Provozuje online elektronická tržiště GeM a Softender pro veřejnou správu a softwarovou platformu Softrade, na které jsou založeny aplikace Softrade Buyer, Softrade Seller a Softrade auction. Díky těmto aplikacím je společnost B2B CENTRUM a. s. schopna pokrýt širokou oblast řízení procesů podnikového nákupu sběr požadavků na nákup, vyhledávání vhodných dodavatelů, vyjednávání s dodavateli, elektronické aukce, elektronické objednávky, uzavírání smluv, katalogový nákup, kontrolu kvality dodávek a plnění smluvních závazků, hodnocení dodavatelů, správu a vyhodnocení nákupních a investičních projektů.(b2b CENTRUM a. s., 2009) Portál Kompass KompassbylzaloženveŠvýcarskuanynípůsobív60zemích.Jednáseocelosvětový firemní vyhledávač představující online platformu pro podporu podnikání. Podle hodnocení řady nezávislých autorit je dnes Kompass nejkomplexnější databází firem na světě. Je tomu tak díky sofistikovanému vyhledávání a jedinečné klasifikaci produktů a služeb umožňující najít a oslovit nové odběratele a dodavatele a dosáhnout tak lepších výsledků v prodeji a v nákupu. Kromě prezentace a přístupu do databáze firem umožňuje Kompass rozesílání poptávek vybraným dodavatelům apřístupktendrůmeu.(kompassczechrepublics.r.o.,2011)vdatabázikompass může být uvedena každá firma. Základní registrace je zdarma. I proto databáze

58 4.3 Návrh zefektivnění procesu 58 obsahuje naprostou většinu aktivních firem. Kompass denně monitoruje firemní sféru adoplňujenovéfirmyzevšechoborů.databázekompassobsahuje3mil.firemze 60zemí.(KompassCzechRepublics.r.o.,2011) Portál AllyTrade Společnost log prime, s.r.o. je skupinou specialistů na oblast nákupu a logistiky, kteří pomáhají společnostem v komerční sféře a organizacím ve státní správě a samosprávě optimalizovat nákupní a logistické procesy. Tím pomáhají snižovat jejich náklady a zvyšovat jejich efektivitu. Společnost log prime, s.r.o. je vlastníkem společnosti ECONOMY.CZ, s. r. o., která je provozovatelem nákupních portálů AllyTrade a AllyGEM. Portál AllyTrade je elektronický nákupní portál, prostor pro obchodní komunikaci dodavatelů a odběratelů. AllyTrade je postaven na vlastnostech nástrojů elektronické komunikace, jako například u nebo EDI a dále je rozvíjí. Přináší podstatně vyšší bezpečnost než ová komunikace a na rozdíl od EDI dokáže AllyTrade dokumenty také vytvářet, zpracovávat, kontrolovat, párovat apod. AllyGEMjeurčenprosubjektystátnísprávyasamosprávy.(logprime,s.r.o.,2011) Nasazení a průběh e-aukce K využívání nákupu prostřednictvím e-aukcí nepotřebujeme žádnou výkonou výpočetní techniku. Zvládnou ji všechny v dnešní době používané počítače. Jedinou podmínkou je připojení k internetu a splnění podmínek poskytovatele e-aukcí. Průběh e-aukce Průběh e-aukcí je u většiny poskytovatelů podobný. Může se lišit v některých doplňkových službách či podpoře samotného systému. Jako příklad si uvedeme průběh e-aukce v systému PROe.biz, který je dle diplomové práce (Štolfová, 2010) nejznámější a nejvíce využívaný systém na českém trhu. Zadání zadavatel(firma vyhlašující e-aukci) v této fázi osloví zástupce systému PROe.biz s požadavky a podmínkami výběrového řízení. Zástupci systému tyto data zpracují, navrhnout termíny, ceny a řešení. V případě, že vyhlašovatel nabídku odsouhlasí a potvrdí je fáze zadání u konce.

59 4.3 Návrh zefektivnění procesu 59 Oslovení dodavatelů v druhé fázi dochází zástupci systému ke kontaktování dodavatelů, ověřují jejich zájem a technickou způsobilost. Současně zástupci informují zadavatele o tom, jestli se výběrového řízení zúčastní dostatek dodavatelů a dle skutečností upravují časové podmínky výběrového řízení. Pozvánka a výzva k účasti na základě souhlasu zadavatele odesílají zástupci systému oficiální výzvy k účasti ve výběrovém řízení včetně všech podmínek e-aukce. Dodavatelé výzvu k účasti akceptují a nebo ji mohou odmítnout. Zadávací kolo zástupci systému otevírají aukční prostor k zadávacímu kolu, ve kterém je možné odladit technické nedostatky na straně dodavatelů. Dodavatelé zadávají do e-aukčních formulářů své aktuální vstupní nabídky. Po uzavření zadávacího kola zástupci systému informují zadavatele, že výběrové řízení je připraveno a žádají o souhlas k otevření soutěže. Soutěžní kolo zástupci systému rozešlou všem přístupová hesla do soutěžního kola a soutěžní kolo je poté zahájeno. Dodavatelé mohou své nabídky ze zadávacího kola pouze snižovat. Zadavatel a administrátor sledují výše nabídek všech dodavatelů. Administrátor během soutěžního kola řeší dotazy, problémy a chyby dodavatelů a provádí on-line servis prostřednictvím chatu. Konec a vyhodnocení e-aukce konec aukce nastává, když ve stanoveném časovém limitu posledních minut nedojde k dalšímu snížení ceny, v opačném případě se časový limit prodlužuje. Zadavatel vidí konečnou nabídku, celkovou úsporu, dodavatelské podmínky a vítězného dodavatele. Zástupci systému zadavateli odesílají protokol o průběhu výběrového řízení. Praktické vyzkoušení e-aukce v praxi Po konzultaci a předložení návrhu vedení společnosti MASSAG Stamping se společnost rozhodla výběrové řízení prostřednictvím e-aukce zrealizovat. Vedení společnosti usoudilo, že vyzkoušením nového typu výběrového řízení nic neztratí a na druhou stranu může jen získat. Společnost se rozhodla využít služeb Ing. Lumíra Prejdy, který dle požadavků společnosti za poplatek celou e-aukci organizoval, řídil

60 4.3 Návrh zefektivnění procesu 60 a vyhodnotil. E-aukce proběhla v systému PROe.biz, který byl popsán v předchozím textu. Ing. Prejda byl doporučen firmami, které nakupují prostřednictvím e-aukcí a využívají služeb právě Ing. Prejdy. Podmínky e-aukce Předmětem aukce se staly ocelové svitky a délka kontraktu je šest měsíců. Ocelové svitky byly specifikovány na základě poptávkového listu(viz obr.26), který obsahoval výčet poptávaného materiálu(celkově 67 položek), v dané jakosti a rozměru, vnějšího průměru a hmotnosti svitku a 1/2 roční potřebu v tunách. Vnitří průměr svitku byl stanoven na 508 mm. Obr. 26: Část obsahu poptávkového listu Další podmínkou byla ochrana materiálu proti korozi (ANTICORIT RP 4107 S). Byly stanoveny podmínky přepravy, vyvzorkování první dodávky a bylo stanoveno, že každá dodávka musí mít atest výrobce dle EN potvrzující

61 4.3 Návrh zefektivnění procesu 61 chemické složení materiálu(nesmí obsahovat šestimocný chróm). Dále byly zadány mechanické hodnoty materiálu, rozměry(tloušťka, šířka) a tloušťka a přilnavost zinkového povlaku. Byla vyžádována minimální 90-denní splatnost faktur. Cenové nabídky měly býtuváděnyvměněeurosdodacímipodmínkamiddp 6 (DeliveredDutyPaid Dodání se zaplaceným clem) do Fulneku. Dodavatelé měli zároveň uvádět přepravní nákladyna1tunumateriálupropřípaduplatněnídodacípodmínkyexw 7 (Ex Works Ze závodu). Na základě negativních zkušeností se zajištěním plynulosti dodávek si společnost MASSAG Stamping vyhradila právo rozdělit položky, jejichž 1/2 roční potřeba převyšuje 100 tun, mezi více dodavatelů, dle nejvýhodnějších cenových podmínek. Dále bylo stanoveno, že e-aukce není zavazující ke spolupráci s vítěznou firmou. Oslovení dodavatelů Společnost MASSAG Stamping předložila Ing. Prejdovi seznam firem, které se měly výběrového řízení účastnit. Seznam obsahoval firmu,kontaktní osobu a kontakty na tuto osobu( , mobil). Ing. Prejda tyto společnosti oslovil prostřednictvím pozvánky(viz příloha I), která byla dané osobě ze seznamu elektronicky odeslána. Pozvánka byla dle potřeby přeložena do jazyka, kterým kontaktní osoba hovořila nebo byla schopna se dorozumět. Oslovená společnost měla stanoven termín, do kterého se měla vyjádřit zda se výběrového řízení bude účastnit nebo nikoliv. Kontaktním osobám firem, které potvrdily účast ve výběrovém řízením, byl následně zaslán s těmito údaji: termín e-aukce, odkaz na e-aukci, přihlašovací jméno, heslo a klíč, 6 DDP (DeliveredDutyPaid Dodánísezaplacenýmclem)nejdelšídodacíparitaobsahující maximální závazek ze strany prodávajícího. Prodávající nese všechny výlohy a rizika až do určeného místa dodání zakázky.(businessinfo.cz, 2010) 7 EXW(ExWorks Zezávodu) nejkratšídodacíparita,ukterémáprodávajícíminimální povinnosti. Jedinou povinností prodávajícího je dát zboží k dispozici kupujícímu ve svém závodě. (BusinessInfo.cz, 2010)

62 4.3 Návrh zefektivnění procesu 62 organizace e-aukce délka trvání zadávacího a soutěžního kola. Zadávací a soutěžní kolo Zadávacíkolozačalovpředemstanovenémtermínuato v9:00hod. Koneczadávacíhokolabylstanovenna v11:00hod.Potutodobuse účastníci soutěže do e-aukce mohli přihlašovat a zadávat své vstupní nabídky. Po uplynutí stanovené doby se automaticky spustilo kolo soutěžní. Soutěžní kolo mělo stanovenou dobu na 20 minut s podmínkou, že pokud v posledních dvou minutách některý s účastníků soutěže změní svou nabídku, tak se e-aukce prodlouží o dvě minuty. Z původních 20 minut se e-aukce prodloužila na 250 minut. Vyhodnocení e-aukce Po skončení e-aukce Ing. Prejda(jako administrátor) zpracoval protokoly z e-aukce. Protokoly obsahovaly kompletní komunikaci účastníků během e-aukce. Účastníci e-aukce komunikovali pouze s administrátorem a řešili s ním technické dotazy souvisejícíse-aukcíadalšídotazy(vizobr.27). Dalšímprotokolembyl Protokoloúčastivevýběrovémřízení veformátu.doc. Hlavička protokolu obsahovala název výběrového řízení, typ výběrového řízení, čas vyhlášení a ukončení, vyhlašovatele, administrátora, účastníka, měnu. Dále protokol obsahoval časové termíny a všechny nákupní položky e-aukce. U každé položky je v protokolu její kód, název, MJ, množství, minimální nabídka(představuje cenu za, kterou danou položku nakupují v současnosti), vstupní a výstupní nabídku konkrétního účastníka. Pod poslední položkou protokolu je uvedena celková suma za všechny nabízené položky e-aukce. Poslední částí protokolu je oddíl volitelné podmínky obsahující v tomto případě splatnost faktur a přepravní náklady na 1 tunu materiálu (viz příloha L). Posledním protokolem, který administrátor posílá vedení společnosti je Souhrnnýprotokol aukce,kterýmá.xlsformátapředstavujepřevedeníwebového formátu e-aukce na formát tabulky v excelu. Vedení po obdržení těchto protokolů udělalo rozbor výsledků a s firmami, které nabídly nejnižší a druhou nejnižší cenovou nabídku. Poté bylo zahájeno dojednávání podmínek spolupráce. Toto dojednávání probíhalo standardním způsobem, kdy byli zástupci těchto firem pozváni k ústnímu jednání a případnému podpisu smlouvy.

63 4.3 Návrh zefektivnění procesu 63 Obr. 27: Ukázka komunikace účastníků s administrátorem Vedeníspolečnostitímtozpůsobemdocílilosníženícenještěo2% 3%.E-aukce tak v konečném důsledku společnosti přinesla snížení výsledné ceny u mnoha položek až o desítky procent.