Zjednodušený postup importu dat do systému PROe.biz

Transkript

1 Zjednodušený postup importu dat do systému PROe.biz pro ver Zbyněk Dohnal DONASY s.r.o. S íd lo: Šumperk, Ne z v a lova20 Poštovní adresa: Brno, Chopinova 13 GSM: dohnal@donasy.cz Brno,

2 Obsah: 1. Vytvoření souboru pro import dat do systému PROe.biz Import dat ze vzorového dokumentu do systému PROe.biz Rekapitulace B r no

3 P os tu p při importu da t z ta bulky M S Excel do sys t é mu PROe.biz. 1. Vytvoření souboru pro import dat do systému PROe.biz. Pro zjednodušení zadávání položek do systému PROe.biz je možné využít přiložených pomocných souborů, které jsou uloženy v samostatném adresáři PROe-biz_ZDROJ_DAT_ Soubory musí být i s adresářem zkopírovány přímo na C disk, jako kořenový adresář: C:\ PROe-biz_ZDROJ_DAT_ Pro zadávání dat otevřete soubor A_Zdroj dat.xls (soubor je označený jako jen pro čtení, nelze ho tedy omylem přepsat Soubor obsahuje 6 karet pojmenovaných podle jazykových verzí zadání - (CESKY, ANGLICKY, POLSKY, SLOVENSKY, NEMECKY, MADARSKY). Do jednotlivých karet vepište názvy položek které budete importovat do systému PROe.biz Do listů vypisujete/zkopírujte jen údaje: (i)název položky, (ii)mj, (iii)množství (jen na kartě CESKY), (iv)cena za MJ (jen na kartě CESKY) a (v) Bližší specifikace položky. Vyplňte nebo zkopírujte potřebné údaje do tabulky. NEPŘEPISUJTE ŽLUTĚ PODBARVENÁ POLE. B r no

4 1.5. Číselné údaje Množství a Cena MJ se vyplňují jen na kartě CESKY. Tyto údaje jsou propojeny do ostatních listů souboru a není třeba je přepisovat Karty, jejichž jazykové verze nebudete používat nemusíte nevyplňovat ponechejte pole tabulky prázdné. V tabulce je nastaveno celkem 299 řádků pro vložení zadávaných položek. PŘÍKLAD: Kód Název položky MJ Množství Cena/MJ Bližší specifikace položky Pružina, pružinový drát Cr, 18 Ni ks ,00 Cena za 1000 ks, Výkres č , vyčistit do stříbrného lesku 002. Pružina, pružinový drát 12 Cr, 18 Ni ks ,00 Cena za 1000 ks,výkres č , vyčistit do stříbrného lesku 003. Pružina, pružinový drát12 Cr, 18 Ni ks ,50 Cena za 1000 ks,výkres č , vyčistit do stříbrného lesku 004. Pružina, pružinový drát 12 Cr, 16 Ni ks ,50 Cena za 1000 ks,výkres č Pružina, pružinový drát 12 Cr, 18 Ni ks ,00 Cena za 1000 ks,výkres č Pružina, bronzový drát ks ,00 Cena za 1000 ks,výkres č DOPORUČENÍ : při přípravě aukce ne zadávejt e ví ce j ak 120 řá dků. Aukce j e pak pro dodavatele ne pře hledná. V případě větší ho počt u j ak 4 0-ti polože k v aukci nastavt e prodlužo vání alespoň na 3 mi nut y při změ ně nabídky v poslední ch 3 mi nut ách Po vyplnění údajů do tabulky (tabulku neukládat) spustíte makro: Z horní nabídkové lišty = Nástroje/Makro/Makra (nebo klávesovou zkratkou Alt+F8). vyberte makro PROe_biz_IMPORT_dat_tabulka a klikněte na Spustit. B r no

5 1.8. Makro je uloženo přímo v souboru A_Zdroj dat.xls Spuštěním makra se otevře šablona vzorového dokumentu, do které se načtou údaje ze souboru A_Zdroj dat.xls, vymažou se přebytečné řádky a soubor se uloží do adresáře C:\\PROebiz_ZDROJ_DAT ve formátu CSV jako soubor s názvem Tabulka pro_import dat PROe-biz_2-5.csv. P ozn.: Barvené o znače ní sloup ců odpovídá b are vné mu označení kare t j azyko vých ve rzí v so uboru A_ Zdroj dat.xls. Toto b are vné o znače ní po ulože ní so uboru ve fo rmát u *.csv zmi zí. Jedná se o g rafi cké zvýraznění sloupců pro snazší orientaci p ři úpravách další ch funkcionalit v položkách Po spuštění makra proběhnou nastavené operace o objeví se hlášení: Klikněte ANO Pokud potřebujete do sloupce Kód vložit vaše číselné kódy (čísla zboží/skladových karet apd.) Je nutné tyto kódy vložit/zkopírovat nyní do sloupce A (přemazat vložená čísla řádků položek 001., 002. atd) a soubor znovu uložit Zavřete takto vytvořený vzorový dokument kliknutím na X v pravém horním roku okna Excelovského souboru nebo Soubor/Konec. Objeví se následující hlášení: Klikněte ANO. B r no

6 Klikněte ANO V adresáři C:\\PROe-biz_ZDROJ_DAT_2-5\Sablona je uložena šablona s názvem PROe_biz_sablona multi import_2-5.xlt. Šablona používá makro vložené v souboru A_Zdroj dat.xls, proto šablonu samostatně neotvírejte a neměňte (je nastavena Jen pro čtení, abyste ji omylem nepřemazali) Data do systému PROe.biz importujete z takto vytvořeného souboru s názvem: Tabulka pro_import dat PROe-biz.csv 2. Import dat ze vzorového dokumentu do systému PROe.biz Otevřete v systému PROe.biz administraci zadávané e-aukce, do které budete importovat položky ze vzorového dokumentu kliknutím na ikonu Změnit Klikněte na záložku Položky 2.3. Klikněte na tlačítko Import z CSV B r no

7 2.4. Zdejte cestu k uloženému vzorovému souboru kliknutím na Procházet a vyberte: c:\proe-biz_zdroj_dat_2-5\tabulka pro_import dat PROe-biz.csv 2.5. Po výběru souboru klikněte na Odeslat. V otevřeném hlášení o importu klikněte na Zavřít Ze souboru CSV je importován i první řádek s hlavičkou tabulky. Tento řádek z importované tabulky odstraňte kliknutím na ikonu Smazat. B r no

8 Import dat je dokončen Pokud potřebujete zadání změnit. Proveďte opravy ve vzorovém dokumentu (A_Zdroj dat.xls), ten upravte makrem a uložte opět jako Tabulka pro_import dat PROe-biz.csv (přepište původní). Klikněte v administraci e-aukce na tlačítko Smazat všechny položky a opravený soubor můžete znovu importovat. Pokud při vytváření zadávací tabulky pracujete se souborem exportovaným ze systému PROe.biz z již dříve realizovaných e-aukcí, může dojít k chybám při zpětném importu dat po úpravě dat přímo v tomto souboru nebo jejich aktualizaci v tomto souboru a to zejména z důvodu změny formátu některých vkládaných dat, které nejsou patrné při zběžném pohledu na soubor. Abyste zamezili těmto chybám, odporučuji dodržet stejný postup, jak je uveden v předchozích odstavcích. Tzn. zkopírovat data z exportovaného souboru po jejich úpravě do vzorového dokumentu ( A_Zdroj dat.xls ) a po dokončení všech oprav soubor spuštěním makra uložit jako Tabulka pro_import dat PROe-biz.csv a teprve z něj provést import dat do systému PROe.biz. B r no

9 POZOR: Při vkládání dat a vytvoření tabulky A_Zdroj dat.xls musí být ve sloupci Kód data vždy seřazena vzestupně!!! Ve vzoru je ve sloupci Kód. nastaveno číslování řádků: 001., 002., atd. Pokud budete vkládat místo čísel řádků vaše firemní skladové kódy, musíte položky seřadit vzestupně podle těchto kódů. Jinak by automatické načítání dat pomocí makra neproběhlo správně. POZNÁMKA:Pro zamezení chyb doporučuji postup pro vložení kódů, jak je uveden na stránce č. 11. = vytvoření tabulky ze souboru A_Zdroj dat.xls makrem vytvořit soubor Tabulka pro_import dat PROe-biz.csv a pak následně do sloupce A zkopírovat sloupec s kódy.soubor znovu uložit a zavřít. Poté je z něj možné provést import dat. Data nelze řadit v tabulce A_Zdroj_dat.xls, která obsahuje vzorce. Zkopírujte si první list z tohoto souboru na nový list - vložte data klikněte do sloupce Kód klikněte na horní nástrojové liště na Data/Seřadit a označte funkce podle obrázku. Klikněte OK. Po seřazení dat můžete data zkopírovat do příslušné tabulky v souboru A_Zdroj dat.xls. B r no

10 3. Rekapitulace Pro práci používáte jen dva soubory: A_Zdroj dat.xls pro zadávání položek do tabulky a Tabulka pro_import dat PROebiz.csv soubor vytvořený makrem pro import dat do systému PROe.biz Soubor A_Zdroj dat neukládejte. Po vytvoření souboru Tabulka pro_import dat PROe-biz můžete tuto tabulku bez uložení zavřít. Soubor je chráněn proti přepisu a při každém použití se otevře prázdný a je nutné jen znovu vyplnit. Je to proto, aby nedošlo k situaci, že na některých listech zůstanou vyplněné položky z předchozích zadání a načtou se pak k jinému zadání. Pokud soubor chcete uložit, musíte ho uložit s jiným jménem, ALE POZOR, v takto uloženém souboru nebude fungovat vložené makro (kvůli změněné adresaci). Z uloženého souboru musíte data zkopírovat před použitím znovu do souboru A_Zdroj dat.xls Na rozdíl od předchozího souboru, soubor Tabulka pro_import dat PROe-biz.csv se přepisuje při každém spuštění makra Vytvořený soubor Tabulka pro_import dat PROe-biz.csv je nutné, před zahájením importu dat do systému PROe.biz, zavřít, jinak může dojít k chybám v importu U e-aukcí, které se skládají z různých skupin výrobků, můžete import dat provádět postupně tak, že vždy importujte určitou skupinu a první nadbytečný řádek, který se načítá s každým importem můžete v administraci systému PROe.biz přepsat na nadpis Pokud nejde spustit makro v programu MS Excel, musíte změnit nastavení zabezpečení v tomto programu: Nástroje/Možnosti/ B r no

11 3.7. Po změně nastavení zabezpečení na střední úroveň se vždy při spouštění souboru obsahujícího makro ( soubor A_Zdroj dat.xls) objeví dotaz: Klikněte na Povolit makra. V případě dotazů nebo problém s funkcí pomocných souborů mne kontaktujte na uvedených kontaktech. Z b y n ě k D o h n a l G S M : E - m a i l : dohnal@donasy.cz B r no