Zpráva výboru společenství vlastníků jednotek domu Olštýnská 607, Praha o činnosti od předcházejícího shromáždění vlastníků jednotek

Transkript

1 Zpráva výboru společenství vlastníků jednotek domu Olštýnská 607, Praha o činnosti od předcházejícího shromáždění vlastníků jednotek Irena Coufalíková Minulé shromáždění vlastníků jednotek se konalo dne Ihned po jeho konání, tj. ke dni , bývalý správce domu, společnost Bussmark, s. r. o., vypověděl společenství správu domu. Výbor SVJ výpověď obdržel Na svolal schůzi výboru, kontrolní komise a přizval zástupce správce a družstva SOL, aby na ní dojednal dokončení procesu předání dokumentace a písemností, o který usiloval již od ustavujícího shromáždění v prosinci Na tuto schůzi se za společnost Bussmark dostavila paní Arazimová, která se písemně zavázala k zajištění předání nezbytné dokumentace a písemností za správce a družstvo SOL do Na tomto základě výbor vypracoval časový harmonogram prací pro zabezpečení správy domu v novém režimu. Přitom si byl vědom toho, že bude nucen suplovat činnosti správy domu ve větší míře než dosud. Proto se zaměřil především na: 1. taxativní výčet dokumentů a písemností a termíny jejich předání správcem a družstvem SOL společenství SOL, 2. výběrové řízení na prozatímní správní firmu, 3. taxativní výčet podkladů pro vyplácení přeplatků a vymáhání nedoplatků, které družstvo odmítlo řešit pro nedostatek finančních prostředků, a termíny předání těchto podkladů, 4. urychlené uzavření smlouvy s RWE Plynoprojektem, a. s. ještě v tomto roce, 5. vytvoření vlastního přístupového systému, tj. registraci, vydávání a kontrolu čipů pro dům, 6. zajištění vlastní kanceláře, neboť výbor nemohl nadále využívat společnou kancelář pro družstvo Troja a družstvo SOL. K jednotlivým bodům se vyjádříme níže. Nyní stručně shrneme problémy s předáváním správy. Ze strany správce nebyly dodrženy ani termíny předávání dokumentace a písemností, ani předání těchto dokladů a písemností. V průběhu prázdninových měsíců července a srpna oba zmíněné subjekty vyloučily jakékoli předávání z důvodu dlouhodobé pracovní neschopnosti pana Hory, generálního ředitele společnosti Bussmark, s. r. o., pracovního vytížení pana Dúbravy, předsedy družstva SOL, a řádnými dovolenými. První schůzka se zástupci správce a družstva k předávání materiálů se uskutečnila až a poslední dne Na žádné schůzce s představiteli bývalého správce a družstva nebyly žádné doklady předávány v úplném rozsahu, bez chyb a některé dosud nejsou předány vůbec. Tyto značné odchylky plnění závazků ze strany bývalého správce a družstva nutně vedly a vedou k narušení termínů pro řešení nejchoulostivějšího problému pro výbor i pro Vás, vážení vlastníci a družstevníci, totiž pro vyplácení přeplatků. Nyní k jednotlivým bodům. Ad l. Taxativní výčet předávání dokumentace a písemností (termíny předávání nebyly ze strana bývalého správce a družstva SOL plněny) a) Z technické a stavební dokumentace bylo předáno: dokumentace k domu před jeho rekonstrukcí na bytový dům, kopie kolaudačních a rekolaudačních rozhodnutí, kopie dokumentů o věcných břemenech,

2 plány jednotlivých pater domu bez plánů veškerých rozvodů. Jedinou výhodou v současné době je, že pan Herbst, který je zaměstnán v technické správě od počátku rekonstrukce domu (dříve jako provozní technik Hotelu SOL), sítě veškerých rozvodů zná. b) Pokud jde o ekonomickou agendu, její předávání bylo provázeno ze strany bývalého správce i družstva SOL krajní neochotou. Zásadně odmítli udělat účetní závěrku, vč. inventarizace k datu předání správy, k s tím, že to není třeba. Přitom jde o věc zásadní. Účetnictví SVJ nevedli, i když to patří k základním povinnostem správce. Nepřeváděli pravidelné zálohy za služby od uživatelů bytů na účet společenství tak, jak vyplývá z dohody o úhradě plateb. Výbor SVJ dohodu plnil, hradil veškeré faktury od dodavatelů služeb s výjimkou jediné faktury, a to do května, kdy došlo k přerušení komunikace souvisejícím zřejmě s přípravou svolání mimořádného shromáždění z iniciativy bývalého správce a družstva SOL. Vybírali poplatky za prádelnu a sušárnu, vedli pokladnu, paragony dokládající výdaje nikdy nepředložili výboru SVJ ke schválení, což je rovněž hrubým porušením zákonných norem. Jediné co vykonali, je vyúčtování záloh na služby za rok 2005, které dávali firmě Ista Česká republika, s. r. o. zabývající se rozúčtováním poplatků vypracovat kvůli dodatečným změnám podkladů čtyřikrát. Dále provedli naprosto sporadickou revizi vyúčtování za rok Lze to vyvozovat např. z toho, že salda přeplatků nebo nedoplatků z roku 2004 jsou ve vyúčtování za rok 2005 totožná se saldy z vyúčtováním za rok Můžete si to sami ověřit. Za tyto neúplné a nekvalitní správní činnosti si sami vystavili a sami podepsali faktury za správu domu v částce Kč Kč za vedení účetnictví, dále výbor uhradil Kč za technickou správu Kč za mzdovou účetní, tedy celkem Kč za období leden červen Tuto částku však výbor nemůže akceptovat. Jednotlivé položky výdajů z pokladny neznáme. Proto neznáme nedoplatky vybrané přes pokladnu. Proto žádám dát do usnesení tento požadavek: Shromáždění ukládá výboru SVJ, aby požádalo družstvo o předání pokladny pro účely účetnictví a vymáhání nedoplatků. Nyní dávám o tomto bodu hlasovat. Po zdlouhavých jednáních předal bývalý správce a družstvo SOL výboru SVJ následující doklady z ekonomické agendy: daňové přiznání za rok 2005 včetně příloh, tj. rozvahy a výkazu zisku a ztrát, které si výbor dávno předtím vzal v recepci, kde se volně povalovalo a které je dostupné na webové stránce družstva SOL, kopie faktur uhrazených v r. 2006, výpisy z bankovního účtu družstva SOL za rok 2006, výpisy z bankovního účtu družstva SOL za období srpen prosinec 2005, souhrnné účetní doklady, o nichž paní Bezdíčková, účetní družstva SOL, prohlásila, že je vidí poprvé, nezpracovávala je a nemůže za ně ručit, SVJ z nich tedy nemůže vycházet, platební předpisy platné od ,

3 platební předpisy platné do (předány jako poslední podklady dne a doplněné o chybějící ), úhrady měsíčních záloh na služby od uživatelů bytů za rok 2005, ve kterých jsou chyby, vyúčtování nákladů bytových a nebytových jednotek, které je v některých případech odlišné od jmenného seznamu přeplatků a nedoplatků, dvě poslední rozúčtování nákladů ze čtyř zpracovaných na dům jako celek a jednotlivé jednotky s odlišnou výší přeplatků s tím, že platí poslední rozúčtování s vyššími přeplatky, zatímco předcházející rozúčtování s nižšími přeplatky dostal výbor SVJ omylem. Ad 2. Výběrové řízení prozatímní správní firmy Výbor SVJ musel provést výběrové řízení na prozatímní správní firmu. Podrobněji se výběru správní firmy bude věnovat paní Kitanovičová v bodu 6 programu shromáždění. Byla vybrána Realitní agentura DARC, zastoupená paní JUDr. Milotovou. Smlouva s touto firmou byla uzavřena od na dobu určitou, tj. do konání dnešního shromáždění, které její činnost pro společenství domu musí podle stanov schválit či nikoliv. Dovolím si poznamenat, že jejím neschválení by ohrozilo finanční vyrovnání s družstvem SOL, které musí být provedeno v tomto roce, a vypracování roční účetní závěrky a její předání finančnímu úřadu v předepsaném termínu. Firma Realitní agentura DARC si účtuje za vykonávání správy 110 Kč + DPH. Celková částka činí 131,- Kč za bytovou a nebytovou jednotku. Neúčtuje si poplatek za komoru (sklep). Za tuto částku firma DARC zpracovala pro SVJ od srpna do dnešního dne: účetnictví od ledna 2006 dosud, zajišťuje mzdovou agendu, zpracovala předběžnou účetní závěrku k pro potřeby shromáždění, vypracovala přehled plateb uživatelů jednotek z výpisů účtů SVJ a družstva SOL, zavedla evidenci plateb uživatelů jednotek podle předpisů, spolupracuje na finančním vyrovnání s paní Bezdíčkovou, účetní družstva SOL, provedla kontrolu všech periodických revizí technických zařízení. Mimo uvedenou částku platí výbor SVJ za technickou správu domu částku ve výši ll,50 Kč na bytovou a nebytovou jednotku (oproti částce Bussmarku 40 Kč, viz dále). Celková částka za správu činí 142,50 Kč včetně DPH. Podle předpisu platného od by SVJ zaplatilo společnosti Bussmark, s. r. o. za správu bytových a nebytových jednotek 130 Kč jako odměnu správci + 20 Kč za vedení účetnictví + 6 Kč za mzdovou agendu + 40 Kč za technickou správu + 9 Kč za komoru (sklep), tedy celkem 205 Kč. Ad 3. Taxativní výčet a termíny předávání podkladů pro vyplácení přeplatků a vymáhání nedoplatků Pokud jde o vyplácení přeplatků, v mnohém budeme opakovat to, co jsme Vám napsali v dopise dne a co jsme Vám sdělovali telefonicky či prostřednictvím e- mailu.

4 O tom, že máme vyplácet přeplatky, jsme se poprvé dozvěděli od těch z Vás, kteří jste nám telefonovali a ptali se, kdy Vám přeplatky konečně vyplatíme. Vaše urgence a netrpělivost či obavy z toho, že přeplatky nedostanete, jsme chápali. Na základě těchto od Vás jsme se obrátili na paní Arazimovou. Na naší první schůzce s paní Arazimovou a panem Dúbravou dne l nám bylo oficiálně sděleno, že přeplatky bude vyplácet výbor SVJ, a nedoplatky bude vybírat družstvo. S tím jsme kategoricky nesouhlasili. Správce ani družstvo se k danému požadavku již nevrátili. Pokud jde o nedoplatky, ty někteří uživatelé průběžně platí, některým byly kompenzovány v rámci vyplacené poloviny přeplatků. Plošně je v současné době nemůžeme vymáhat, protože nemáme přehled o platbě nedoplatků družstvu SOL do pokladny, dále proto, že část jich bude vyrovnána v rámci vyplácení druhé poloviny přeplatků a ostatní budou vymáhány po ukončení účetní závěrky roku Nehledě na to, družstvo SOL nedoplatky nikdy nevymáhalo. Finanční prostředky na vyplácení přeplatků výbor SVJ od družstva SOL nedostal. Částka Kč převedená dne na účet společenství je nižší než poslední vyčíslení fondu oprav paní Arazimovou ve výši Kč z roku Navíc převedená částka Kč nebyla nikdy družstvem SOL protokolárně specifikována. Nelze vycházet jen z ústního sdělení. Z fondu oprav se ze zákona přeplatky hradit nemohou. Jediným naším zdrojem pro vyplácení přeplatků jsou zálohy na služby těch uživatelů, kteří platili a platí zálohy na služby na účet společenství pro rok Přitom je třeba vzít v úvahu, že z těchto prostředků se budou vyplácet rovněž přeplatky za rok Ve vyúčtování jsou hrubé chyby. Uvedeme tři příklady: (1.) jeden vlastník dostal vyúčtování s přeplatkem Kč, po revizi však činí jeho přeplatek Kč, (2) jiný vlastník se nastěhoval l do bytu, uhradil celou měsíční zálohu, dostal dvě vyúčtování se stejným datem vyhotovení, jedno s přeplatkem Kč, a druhé s nedoplatkem 721 Kč (p. Arazim k tomu sdělil, že byla udělána chyba v tom, že prosincová záloha byla omylem připsána dřívějšímu majiteli, (3) další vlastník, který bydlel v bytě , neuhradil žádné zálohy v r. 2005, ale dosáhl přeplatku Kč, a to je údajně přeplatek z roku Proto žádáme o doložení tohoto přeplatku. Údaje vyúčtování považujeme za nespolehlivé. Jejich kompletní revizi nelze provést pokud družstvo nepředá VSVJ výpisy z účtů a účetnictví za rok 2005 a Proto žádám, aby bylo v usnesení zaprotokolováno následující: Shromáždění ukládá výboru SVJ, aby požádalo bývalého správce a družstvo SOL o vydání účetnictví a výpisů z účtu za roky 2004 a Navrhuji o tom hlasovat. Přes uvedené vážné nedostatky ve vyúčtování za rok 2005 a 2004 se výbor rozhodl, že bude pokračovat ve vyplácení přeplatků podle předaných podkladů takto: Dosud VSVJ vyplatil polovinu přeplatků těm uživatelům bytů, kteří poslali žádost o vyplacení přeplatků s číslem účtu družstvu SOL a VSVJ. V prosinci VSVJ vyplatí polovinu přeplatků uživatelům bytů, kteří si o přeplatky nezažádali. Je to spravedlivé. Podle naší finanční analýzy vyplatíme v lednu, maximálně do poloviny února 2007zbývající část přeplatků všem vlastníkům a družstevníkům. Sami chceme mít tuto tíživou situaci vyřešenou co nejdříve. Věřte, že přeplatky jsou naší noční můrou. Prosíme Vás o trpělivost. Ale není

5 dokončeno finanční vyrovnání mezi družstvem SOL a SVJ. Neznáme částku fondu oprav. Víme, že družstvo SOL nemá na účtě prakticky žádné prostředky. Musíme mít na účtě rezervu pro případ očekávané velké opravy dvou výtahů, které jsou pro dům životně důležité, a dalších nepředvídaných havárií, ke kterým snad nedojde. Po revizi vyúčtování budou případné chyby v přeplatcích a nedoplatcích za minulé období vypořádány ve vyúčtování roku Je třeba dodat, že firma Ista Česká republika, s. r. o., která rozúčtování provádí, nás sama kontaktovala a informovala o určitých nesrovnalostech v podkladech pro rozúčtování v v posledních dvou letech, kdy rozúčtování pro náš dům provádí. Do deseti dnů nás pozve na schůzku, na které se budou řešit nesrovnalosti z minulých let, aby v příštích obdobích k chybám ve vyúčtování nedocházelo. Ad 4. Urychle uzavření smlouvy s RWE Plynoprojekt, a. s. ještě v tomto roce Dosud není uzavřena smlouva s RWE Plynoprojekt, a. s.. Na minulé schůzi jsme Vás již o problémech s uzavřením smlouvy s Plynoprojektem informovali. V březnu jsme MUDr. Žilovi smlouvu odmítli uzavřít. Důvodem byla skutečnost, že ve smlouvě nám předložené k podpisu jsme se měli zavázat, že souhlasíme s podmínkami uvedenými ve smlouvě mezi družstvem Troja, družstvem SOL a Plynoprojektem, a. s. ze dne , kterou jsme v té době nedostali, protože se údajně ztratila, když ji paní Arazimová dala kopírovat. V souvislosti s ukončením správy pro společenství společností Bussmark, s. r. o., jsme začali o uzavření smlouvy naléhavě usilovat. Uhradili jsme nezaplacené zálohy za družstvo SOL jako smluvního partnera Plynoprojektu na elektrickou energii pro společné prostory domu a na teplo. Nevěděli jsme, že nejsou zaplaceny, družstvo nás neinformovalo, informace přišla od některých z Vás, kteří jste se obávali zastavení dodávek od Plynoprojektu. Nastal zvrat, MUDr. Žila uzavření smlouvy začal blokovat a jednání oddaloval. Obrátili jsme se proto dopisem na předsedu představenstva RWE Plynoprojekt, a. s. pana J. Rumla se žádostí, že společenství jako řádně platící klient žádá o narovnání vzájemných obchodních vztahů tak, aby se staly standardními. Schůzka se konala dne MUDr. Žila trvá na uzavření smlouvy s účinností , zatímco výbor SVJ žádá o uzavření smlouvy s účinností v prosinci. Důvodem je to, aby případné přeplatky zaplacené výborem SVJ nebyly převedeny na účet družstva SOL jako stávajícího smluvního partnera. Na základě naší finanční analýzy by však přeplatky měly být minimální, možná žádné. Jde však o Vaše peníze, a proto je třeba předcházet případným problémům. Ad. 5. Vytvoření vlastního přístupového systému, tj. registrace, vydáván í a kontrolu čipů pro dům V souvislosti s ukončením správy Bussmarkem, s. r. o., a tím i ukončením technické správy domu p. Liškou a nemožností, aby výbor dále užíval společnou kancelář družstva Troja a družstva SOL, jsme museli vytvořit vlastní přístupový systém, kterým se rozumí registrace, vydávání a kontrola čipů. Tuto činnost zabezpečuje pan Herbst. Náklady na zajištění vlastního přístupového systému činily 4.685,20 Kč. Počítač pro tyto účely máme zapůjčený od firmy ALGIZ. s. r. o., která zajišťuje pro SVJ bezpečnostní a požární ochranu. Ad 6. Zajištění vlastní kanceláře, neboť výbor nemohl nadále využívat společnou kancelář pro družstvo Troja a družstvo SOL

6 Kancelář pro SVJ jsme vybudovali v podzemním podlaží domu s vědomím bývalého správce a družstva SOL a za pomoci pana Lišky, technického správce Bussmarku, s. r. o.. Užívání společné kanceláře výborem nebylo pro bývalého správce žádoucí, protože výbor by tak mohl být blíže určitým informacím. Náklady na vybavení kanceláře byly tyto: koberec na betonové podlaze v ceně cca 100 Kč za 1 m2, 6 židlí za cca Kč, materiál za cca Kč na stůl, který vyrobil pan Herbst. Další náklady evidované v účetnictví SVJ: Nootebuk a tiskárna s kopírkou za celkem Kč, 3 mobily za 1 Kč, fax a telefon za Kč. Celková částka činí Kč. Do kanceláře byly též umístěny 2 skříně a 2 židle, pořízené zdarma od vlastníků, kteří se stěhovali. Závěrem bych chtěla říci, že považuji za opovážlivé, aby družstva SOL požadovalo od výboru SVJ, aby mu sděloval a zdůvodňoval každou výdajovou položku, když dosud nám nepředalo jak bylo již zmíněno účetnictví, výpisy z účtů, pokladnu a další dokumentaci v nezbytném rozsahu. Navíc dodáváme, že pan Lorenc, člen kontrolní komise, má přístup nahlížet do účtu společenství, což nikdy před tím nebylo. Proto součástí zprávy kontrolní komise bude odpověď na otázky 1 10 obsažené v posledním odstavci strany 1 dopisu pane Dúbravy. Rozhodně nemůžeme souhlasit s tím že náklady na provoz domu stouply. Naopak, jak bylo v této zprávě a bude dále uvedeno ve zprávě hospodaření je zřejmé, že se snížily náklady na odměnu správce, technickou správu, na drobnou údržbu, vodu. Staly jsme se členy Sdružení bytových družstev a společenství vlastníků, které poskytuje např. bezplatné právní, ekonomické a technické poradenství a zvýhodněný servis v oblasti pojištění, který využijeme hned pro příští pojistné období. Navíc při uzavírání smlouvy o dodávce vody se společností Veolia, a. s. jsme zjistili, že dům byl v minulých letech zařazen do nesprávné kategorie, což způsobovalo vyšší sazby poplatků za vody ve výši 4.500,- Kč čtvrtletně, tj. ročně ,- Kč. V této zprávě chybí ještě odpověď na jednu otázku: Jak a jakým způsobem je vedena evidence neplatičů zálohových plateb na služby a jaký je nyní stav dluhu na zálohách? Je vedena v programu firmy DARC, z výpisů bankovních účtů společenství a družstva SOL bylo zjištěno, že 9 vlastníků nezaplatilo v tomto roce ani jednu zálohu, z toho 3 jednotky patří družstvu SOL. Kompletní předpisy platné od do jste nám předali dne , takže dlužné částky podle zálohových plateb - předpisů plateb nemohou být do dnešního dne zpracovány. K předpisům máme několik poznámek, a to: předpisy platné od se nezvýšily, jak je v předpisech uvedeno, naopak došlo ve většině případů k jejich snížení, položky dvou předpisů platných pro tento rok (do a od ) se výrazně obsahově liší, což způsobuje problémy při vyúčtování a při nezbytné návaznosti a průhlednosti na jejich zúčtování proti skutečným nákladům fakturám za jednotlivé služby, předpis platný od je počítám na haléře, jsou v něm minusové položky, položky jsou nestandardně rozděleny, způsobují výše uvedené problémy, proto předkládám návrh na sjednocení zmíněných dvou odlišně strukturovaných předpisů, a to takto:

7 Služby zúčtovatelné SV UT TUV Odpad Výtahy Spol. el. záloha na studenou vodu záloha na dodávku tepla záloha na dodávku teplé vody záloha na odvoz odpadu záloha na výtah záloha na společnou el. energii společné prostory Fond oprav Daň Pojištění IM Správní odměna Recepce Provozní fond Fond údržby 5,- Kč/m2 platí jen družstevníci náklady na provoz recepce, úklid společných prostor, mytí oken požární servis a jeho povinná revize, poplatky za servis měřidel SV, TV, TUV, provoz kanceláře VSVJ, tj. kancelářské potřeby, poštovné, poplatky za telefony, kolky, poplatky KB, odměny členů VSVJ drobná údržba, odměny údržbářů a technické správy Dávám o návrhu na předpis plateb hlasovat. Je samozřejmé, že u nebytových jednotek jsou náklady na jednotlivé položky účtovány v dosavadním rozsahu.