Spolupráce systému Caris s kalkulačním systémen. Autoservis Verze 106.0911
2 / 16 Verze dokumentu Datum Verze Popis Autor 22/11/2009 V01 Vytvoření dokumentu Libor Lapčík 1. Popis Systém dodávaný firmou AUDATEX funguje jako zdroj informací pro tvorbu kalkulace opravy vozidel 37. výrobců včetně motorek. Systém obsahuje databáze pracovních pozic rozdělených na oblasti práce a seznam možných náhradních dílů. V systému lze kalkulovat další položky jako např.: spoluúčast, odtah, procentuelní přirážku či srážku vyjádřenou v Kč k práci či náhradním dílům, apod. Tento systém Vám slouží jako zdroj informací, které lze dále zpracovávat v systému -Autoservis např. pro vytvoření zakázky pro pojišťovnu. Abychom Vám usnadnili práci a nabídli možnost výkazu práce a rezervace náhradních dílů pouze 1x, vytvořili jsme pro Vás možnost přenosu těchto operací již jednou vytvořených v systému přímo do programu v několika možných variantách přenosu. -Autoservis Pro přenos informací musíte mít nainstalován systém firmy AUDATEX a program -Autoservis. V případě Vašeho zájmu Vás budeme rádi informovat o kontaktech na obchodního zástupce firmy AUDATEX. Služba zprostředkování přenosu informací firmou TEAS, spol. s r. o. Zlín je placena paušálním poplatkem, o kterém Vás budeme informovat, v případě Vašeho zájmu o toto propojení. Po dohodě je možné domluvit bezplatnou dobu zkušebního přenosu dat mezi oběma aplikacemi. 2. Potřebná nastavení Nastavení systému V nastavení uživatelských práv je třeba vypnit přihlašovací jméno a heslo uživatele.
3 / 16 3. Popis ovládání aplikace Jsou dvě možnosti spolupráce systému se zakázkou sytému. 1. Vytvoření zakázky v a následné vytvoření případu v. 2. Přiřazení případu k existující zakázce. Ad 1. 1. krok Nejdříve musíte vytvořit zakázku v systému -Autoservis.
4 / 16 Zakázku uložíte pod určitým číslem zakázky, které je nastaveno v systému -Autoservis jako číselná řada zakázek. 2. krok A) Nyní je dobré pod stejným číslem zakázky vytvořit kalkulační případ v systému, nebo převzít již existující kalkulaci.
5 / 16 Stiskem tlačítka se zobrazí formulář Volbou parametrů výběru případů a následným stiskem tlačítka se provede dotaz na webové služby systému a je zobrazen výsledek, který popisy a údaji zodpovídá popisůma údajům systému.
6 / 16 Volby zodpovídají v Volba zodpovídá - výběr případu v Volba terým dosud není přiřazena zakázka v systému. znamená, že budou vybrány jen ty případy, ke Nastavením kurzoru na zvolený řádek a následným stiskem, nebo dvojklikem na příslušném řádku formuláře se provede zápis interních identifikačních údaků případu k zakázce. Jedná se o dva interní údaje CaseID a TaskID. Tyto údaje jsou spolu s číslem případu zobrazovány na formuláři kalkulace. 2. krok B) Vytvoření nového případu v systému. Stiskem tlačítka zobrazen dotaz. je
7 / 16 Po kladné odpovědi se provede vytvoření škodního případu v systému. Je třeba jen identifikovat vozidlo v systému, zadat parametry výpočtu a provést kalkulaci.
8 / 16 3. krok Načtení kalkulace Stiskem se zobrazí formulář pro existujících kalkulací k případu. Stiskem. se provede načtení existujících kalkulací ze systému
9 / 16 Této obrazovce se seznamem kalkulací zodpovídá seznam kalkulací v. Stiskem tlačítka se zobrazí záznam o historii kalkulačního případu. Zodpovídá to volbě v.
10 / 16 Toto zodpovídá Stiskem tlačítka se vrátíte k seznamu kalkulací. Nastavením kurzoru na zvolený řádek a následným stiskem, nebo dvojklikem na příslušném řádku formuláře se provede převzetí kalkulace.
11 / 16 Před dalším zpracováním kalkulace zkontrolujte údaje o vozidle, vykázané práci, materiálu, lakování a položky vyúčtování kalkulace. Pokud u všech položek není značka ale, nebyla kalkulace korektně zpracována. V tomto případě je nutno zkontrolovat příslušnou skupinu a nejlépe kontaktovat servisní pracovníky Teas, abychom mohli případný nedostatek odstranit. 4. krok Máte tři možnosti vykázání s rozdělením na jednotlivé oblasti kalkulace: a) Vykázání práce Pokud chcete na této zakázce přímo pracovat a nevyžadujete vytvoření zakázky určené pouze pro možnost vykalkulování opravy na pojišťovnu, zvolením Vykázat pozice, se Vám všechny pracovní operace vytvořené v kalkulaci systému, předvykáží do systému -Autoservis. Předvykázané pozice zobrazíte na záložce Operace zakázky Pozice 2. Pozice jsou zobrazeny červenou barvou, jelikož nemají vyplněného mechanika, který bude provádět práci. Jako specifikace kategorie práce je cena výpočtem. Editací jednotlivých pracovních pozic, lze samozřejmě údaje doplnit či opravit.
12 / 16 b) Vykázání materiálu Chcete-li na vytvořenou zakázku již vydávat materiál, můžete zvolit vykázání materiálu. Zobrazí se Vám prázdný seznam importu objednávek a rezervací a zde, ve spodní části seznamu, zvolíte načtení kalkulace. Po načtení kalkulace se vyplní seznam náhradními díly, vybranými v systému. -Autoservis si zjistí, zda-li požadované díly máte pod stejnými výrobními čísly jako v na skladě, pokud ano, nabídne Vám jejich
13 / 16 rezervaci tlačítko Rezervace, pokud ne nabídne Vám možnost vytvoření požadavku k objednání tlačítko Objednat. Rezervaci i objednávku jednotlivých dílů lze samozřejmě určit jen u dílů vybraných. Dále lze opravit počet dílů požadovaných k rezervaci či k objednání a v případě požadavku k objednání můžete rovněž změnit kód urgence objednání dílu (na sklad, expres, atd.). Vykázání práce a vykázání materiálu je rozděleno z důvodu možnosti volby zda-li chcete opravdu obě kalkulované oblasti přenést do -Autoservis. U výkazu materiálu, rezervace či objednávky, by např. v případě nesourodosti výrobních čísel náhradních dílů, u značkových servisů, mohlo dojít ke zbytečnému objednávání dílů, které jsou již na skladě vedeny pod jiným výrobním číslem, než Vám nabídla kalkulace v systému. c) Vykázání Tento způsob výkazu lze využít např. při již zmíněné tvorbě zakázky pro pojišťovnu a její následné fakturace bez fyzicky vykázané a provedené práce a bez fyzicky vydaných a namontovaných náhradních dílů. Volbou tlačítka Vykázat, se v systému -Autoservis vytvoří nová odvozená zakázka tzv. cílová lokace s dalším číslem zakázky.
14 / 16 Tuto cílovou lokaci zobrazíte, když v menu Zakázky Zakázky vyberete zakázku na kterou jste kalkulaci načítali, postavíte se na její řádek a v horním pravém rohu seznamu zakázek, uvidíte číslo cílové lokace a kliknutím na tuto ikonu se na cílovou lokaci přepnete. Na této cílové lokaci jsou vykázány pracovní operace na mechanika s číslem 9999, aniž by mechanik práci skutečně provedl a vydán materiál aniž by byl výdej fyzicky proveden ze skladu náhradních dílů.
15 / 16 Jelikož zakázka obsahuje všechny položky, které Vám pojišťovna k proplacení schválila, můžete nyní zakázku vyfakturovat. Ve fakturačních údajích bude figurovat jako dodavatel Vaše firma a jako zákazník majitel vozidla, pokud budete chtít zaměnit zákazníka za pojišťovnu, můžete tak učinit v kartě zakázky změnou koncového odběratele. Tento postup se využívá v případě kalkulace škody na pojišťovnu, jelikož může nastat varianta, kdy až po proplacení částky pojišťovnou může opravce objednávat náhradní díly a provádět práci. Zakázka, kterou jste vytvořili v systému jako prvotní, tzv. zdrojová lokace, je stále vytvořená ale nemá žádné údaje, jelikož zde budete vykazovat skutečně provedenou práci a vydávat skutečný materiál ze skladu náhradních dílů. Zakázku budete pravděpodobně uzavírat způsobem úhrady neplaceně, jelikož již jednou v systému byla vyfakturována.
16 / 16 4. Závěr Propojení obou systémů a integrace napojení na systém do systému přinese uživatelům obou systémů vyšší komfort při práci, zvýší produktivitu a zjednoduší práci. Integrace je provedena nejmodernějšími prostředky a vnáší do uživatelského prostředí informačního systému pro autoservisy novou kvalitu.