Spisová služba a archivace dokumentů Mgr. Lukáš Čoupek, Ph.D. Státní okresní archiv Uherské Hradiště
Co je dokument zaznamenaná informace (listinná, digitální) životní cyklus dokumentu má dvě fáze: a) provozní spisová služba b) historická - archivnictví
Základní norma pro archivnictví a spisovou službu zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů
Co je spisová služba správa dokumentů zahrnuje všechny úkony provozní fáze životního cyklu dokumentů od příjmu dokumentů, přes jejich evidenci, vyřízení, vyhotovení vlastních dokumentů, jejich odeslání, ukládání dokumentů ve spisovně a jejich vyřazování
Proč vykonávat spisovou službu? 1. po dobu provozní fáze chrání informace obsažené v dokumentech proti zničení nebo ztrátě jejich právních účinků, zajistit orientaci a možnost snadného přístupu 2. zajistí správné určení historické hodnoty dokumentů a jejich převzetí k trvalému uložení
Archiv vytváří a chrání historickou paměť národa
Povinnosti obcí v oblasti archivnictví jako veřejnoprávní původci mají povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají povinnost ukládat dokumenty ve veřejných archivech
Povinnosti obcí v oblasti spisové služby většina obcí vykonává spisovou službu v plném rozsahu (určení původci) nejmenší obce vykonávají spisovou službu v omezeném rozsahu = mírnější podmínky pro spisovnu
Forma vedení spisové služby obce si mohou vybrat, zda povedou spisovou službu v digitální nebo listinné podobě
Spisová služba v elektronické podobě Podací deník Archivní kniha listinné dokumenty elektronické dokumenty listinné dokumenty z jiných evidencí
Listinná spisová služba výhody: jednoduchost, technická a časová nenáročnost při malém množství vyřizovaných dokumentů nevýhody: nutnost převádět dokumenty v digitální podobě do listinné formy (autorizovanou konverzí, převodem dle 69a archivního zákona) Vhodná pro menší obce.
Elektronický systém spisové služby Elektronická evidence dokumentů Elektronická evidence dokumentů uložených ve spisovně elektronické dokumenty listinné dokumenty listinné dokumenty z jiných evidencí
Elektronická spisová služba systém musí odpovídat Národnímu standardu data musí být zabezpečena proti zničení data musí být převáděna do výstupních formátů musí být zajištěna autenticita dokumentů (podpisy, transakční protokol) všechny úkony spisové služby musí být prováděny v systému (příjem, evidence, uložení ve spisovně, skartace)
Elektronická spisová služba výhody: elektronické dokumenty lze přijímat uchovávat a vyřazovat v digitální podobě nevýhody: náklady na pořízení a údržbu hardwaru i softwaru, časová náročnost, nutnost proškolení zaměstnanců Vhodná pro velké úřady.
Součinnost obecního úřadu a archivu při výkonu spisové služby Kdy potkáte na obecním úřadě archiváře?
Spisový řád vnitřní směrnice upravující spisovou službu jeho vydání je přikázáno zákonem před vydáním jej lze konzultovat s archivem po vydání musí být zaslán archivu na vědomí
Skartační řízení alespoň jedenkrát za pět let týká se všech dokumentů s prošlými skartačními lhůtami skartační lhůtu lze prodloužit po dohodě s archivem archiv rozhoduje o trvalé hodnotě dokumentu
Kontrolní činnost dle zákona o kontrole a zákona o archivnictví předmětem je výkon spisové služby, vydání spisového řádu, uchování dokumentů, umožnění výběru archiválií za porušení těchto povinností lze uložit pokutu až do výše 200 000,-
Kam se obrátit? Moravský zemský archiv v Brně Státní okresní archiv Uherské Hradiště Velehradská 124 686 01 Uherské Hradiště telefon: 572 552 634 email: soka_uherskehradiste@mza.cz web: www.mza.cz/uherskehradiste