Sociální služby Vsetín, příspěvková organizace, Záviše Kalandry 1353, 755 01 Vsetín I SM 19/2015 ZADÁVÁNÍ DAT DO SYSTÉMU PRO SPRÁVU MAJETKU SMĚRNICE Proces Funkce Jméno a příjmení Datum Podpis Zpracování investiční referent Ing. Zdeněk Metz 25.6.2015 Přezkoumání manažer kvality Mgr. Blanka Kamasová 10.7.2015 Schválení ředitelka Mgr. M. Pavlůsková 21.7.2015 Verze 01 Účinnost 1.8.2015 Platnost dnem vydání Nahrazuje: nová Stránka 1 z 32 Verze 01
1 Účel... 3 2 Rozsah platnosti, závaznost... 3 3 Používané zkratky a pojmy... 3 4 Pravomoci a odpovědnosti... 4 5 Zadávání dat prostřednictvím aplikace pit-fm... 4 5.1 Přístupy do systému pit-fm... 4 5.1.1 Přístup přes aplikaci Vzdálené připojení (ostatní zařízení)... 4 5.1.2 Přímý přístup na server (ředitelství)... 7 5.2 Ovládání systému pit-fm... 8 5.3 Správa adres, zaměstnanci... 9 5.3.1 Databáze Subjekty... 9 5.3.2 Databáze Zaměstnanci... 10 5.4 Správa ploch... 11 5.5 Řízení úkolů/zakázek... 11 5.5.1 Založení externí zakázky... 12 5.5.2 Založení a přiřazení faktury... 14 5.5.3 Kontrola zakázky... 17 5.6 Správa vozidel... 18 5.6.1 Statistika ujetých kilometrů... 19 5.6.2 Vložení nákupu pohonných hmot... 22 6 Zadávání dat prostřednictvím aplikace pit-web (HelpDesk)... 25 6.1 Přihlášení do aplikace HelpDesk... 25 6.2 Změna hesla... 27 6.3 Zadání požadavku na opravu... 28 6.4 Řešení zadaných požadavků... 31 Související dokumenty:... 31 Stránka 2 z 32 Verze 01
1 Účel (1) Tato směrnice stanoví závazný postup při sběru a zadávání dat do systému pit-fm ve všech provozovnách organizace Sociální služby Vsetín, p. o., včetně zodpovědnosti a povinnosti jednotlivých pracovníků, kteří se na zadávání dat podílí. Účelem implementace systému pit-fm je zefektivnění podpůrných procesů v oblasti Správy majetku SSL Vsetín a vytváření datové základny s informacemi o objektech, vozidlech, událostech, projektech a průběhu jejich řešení. 2 Rozsah platnosti, závaznost (1) Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance organizace SSL Vsetín, kteří mají přístupová práva do systému pit-fm (vedoucí zařízení, účetní, údržba) a pit-web (vedoucí úseků). 3 Používané zkratky a pojmy (1) pit-fm - Aplikační programové vybavení určené pro podporu procesů v oblasti Facility Managementu (Správa majetku) v celém životním cyklu stavebních objektů a jejich příslušenství. (2) pit-web (HelpDesk) - Internetové prostředí aplikace pit-fm, které slouží k zadávání dat do databáze prostřednictvím internetového prohlížeče bez nutnosti přístupu do samotné aplikace pit-fm. Aktuálně bude aplikace využívána k hlášení poruch a zadávání požadavků na údržbu. (3) Data - Odraz jevů, procesů a vlastností, které jsou vyjádřením skutečnosti v předepsané podobě tak, aby je bylo možné přenášet a zpracovávat. (4) Databáze - Množina různých dat, která mohou být využívána více uživateli. (5) Strukturovaný seznam tříd, tzv. kontextový strom - Seznam tříd objektů se stromovou hierarchií, uspořádaných podobně jako složky v PC. (6) Objekt - Konkrétní prvek popsaný konkrétními hodnotami atributu. (7) Atribut (parametr) objektu - Proměnná, která blíže specifikuje a popisuje objekt. (8) Třída objektu - Skupina objektů, které můžeme popsat pomocí stejných parametrů, např. třída Budovy, Místnosti, Vozidla, Zařízení, Přístroje, Zaměstnanci apod. (9) Karta - Část uživatelského okna ve standartním zobrazení pit-fm obsahující atributy konkrétních objektů. (10) Záložka karty - Část karty, která zůstane zobrazena, i když je samotná karta neaktivní; záložka obsahuje název konkrétní karty. (11) Interní zakázka - Zakázka (oprava) realizovaná našimi zaměstnanci pracovníky údržby. Stránka 3 z 32 Verze 01
(12) Externí zakázka - Zakázka (oprava) realizovaná externí firmou. 4 Pravomoci a odpovědnosti (1) Za koordinaci přípravy sběru a zadávání dat do systému pit-fm a za správu přístupových dat v organizaci Sociální služby Vsetín, p.o. je odpovědný investiční referent. (2) Za zabezpečení zadávání dat do systému pit-fm a pit-web na jednotlivých zařízeních SSL Vsetín a plnění termínů zadávání dat jsou odpovědní vedoucí zařízení. (3) Vymezení dílčích odpovědností za jednotlivé organizační jednotky SSL Vsetín, p. o. zapojených do sběru a zadávání dat je součástí jednotlivých ustanovení této směrnice. 5 Zadávání dat prostřednictvím aplikace pit-fm 5.1 Přístupy do systému pit-fm 5.1.1 Přístup přes aplikaci Vzdálené připojení (ostatní zařízení) (1) Spustit dvojklikem soubor: (2) Zatrhnout a potvrdit okno (pokud se zobrazí) (3) Vypsat přihlašovací jméno a heslo, zatrhnout zapamatování a kliknout na OK Stránka 4 z 32 Verze 01
(4) Zatrhnout položku a potvrdit Ano Stránka 5 z 32 Verze 01
(5) Vybrat jednu ze dvou licencí. Pokud je ikona visacího zámku zelená, je licence volná, pokud je červená, je licence používána jiným uživatelem. (6) Po spuštění aplikace vyplnit jméno a heslo pro vstup do pit-fm Stránka 6 z 32 Verze 01
5.1.2 Přímý přístup na server (ředitelství) (1) Spustit dvojklikem soubor: (2) Vybrat jednu ze dvou nabízených licencí. Pokud je ikona visacího zámku zelená, je licence volná, pokud je červená, je licence používána jiným uživatelem. (3) Po spuštění aplikace vyplnit jméno a heslo pro vstup do pit-fm (4) Jména a přístupová hesla přidělí oprávněným uživatelům investiční referent. Stránka 7 z 32 Verze 01
5.2 Ovládání systému pit-fm (1) Uživatelské okno Lišta MENU Nástrojová lišta Karta záznamu Strom kontextového menu Okno Tabulka Okno Oblíbené Informační řádek Ovládání programu je podrobněji popsáno v příloze Uživatelský manuál Stránka 8 z 32 Verze 01
5.3 Správa adres, zaměstnanci 5.3.1 Databáze Subjekty (1) Databáze obsahuje karty dodavatelů včetně základních údajů. (2) Nové subjekty zakládá investiční technik na požádání nebo při kontrole přijatých faktur. Stránka 9 z 32 Verze 01
5.3.2 Databáze Zaměstnanci (1) Databáze obsahuje karty zaměstnanců včetně základních údajů. (2) Aktualizaci databáze zajišťuje investiční technik na základě údajů personalisty. Stránka 10 z 32 Verze 01
5.4 Správa ploch (1) Modul obsahuje technické údaje o budovách, pozemcích a zařízení budov. (2) Databázi spravuje a doplňuje investiční referent. (3) Ovládání a struktura modulu je popsána v uživatelské příručce Prostorový pasport 5.5 Řízení úkolů/zakázek Stránka 11 z 32 Verze 01
(1) Objekty tohoto modulu jsou svázány s nadřazenými objekty plochy, inventář, subjekty aj. (2) Modul je administrován investičním referentem a slouží ke sledování nákladů na opravy a revize na jednotlivých zařízeních. (3) Popis funkcí je uveden v uživatelské příručce Řízení úkolů/zakázek, která je přílohou této směrnice. (4) Zadávání dat do modulu Řízení úkolů/zakázek probíhá v následujících krocích: - Založení externí zakázky - Založení a přiřazení přijaté faktury k externí zakázce - Kontrola ukončené zakázky 5.5.1 Založení externí zakázky (1) Zakázku zakládá pověřený pracovník úseku údržby na jednotlivých zařízeních při objednávce externí opravy nebo revize u dodavatelské firmy. (2) Založení zakázky se provede rozkliknutím prvního řádku v kontextovém stromu pravým tlačítkem myši a výběrem volby Externí zakázka vytvořit. (3) V kartě Externí zakázka se vyplňují následující pole: - Číslo: automatické vygenerování kliknutím na tlačítko na konci pole Stránka 12 z 32 Verze 01
- Druh: výběr ze seznamu po kliknutí na výběrové tlačítko na konci pole - Vystaveno dne: den vystavení zakázky - Prováděcí subjekt: dodavatelská firma - výběr ze seznamu po kliknutí na výběrové tlačítko na konci pole - K: zařízení ke kterému se zakázka vztahuje např. vozidlo, přístroj atd. Pokud přístroj nebo zařízení není založeno, vybere se příslušná lokalita - Nákladové středisko: výběrovým tlačítkem se vybere příslušné zařízení. - Návod k provedení: doplní se popis opravy nebo název opravovaného zařízení včetně inventárního čísla, případně výrobního čísla a čísla místnosti, ve které se zařízení nachází. - Ukončení: toto pole vyplňuje investiční referent při kontrole zakázky. Zakázka je ukončena zaplacením faktury. Stránka 13 z 32 Verze 01
5.5.2 Založení a přiřazení faktury (1) Faktury zakládají účetní na jednotlivých zařízeních při obdržení papírové faktury od dodavatelské firmy. (2) Součástí každé faktury musí být montážní list, případně protokol o opravě, potvrzený pověřeným zaměstnancem údržby (jméno hůlkovým písmem, podpis) a opatřený číslem zakázky založené v pit-fm. (3) Založení faktury provede účetní vyhledáním příslušné zakázky v pit-fm a otevřením záložky Faktury. (4) Nová faktura se založí kliknutím na pole Nový. (5) V kartě Faktury se vyplňují následující pole: - Čís. faktury: číslo ext. faktury dodavatele, Interní číslo faktury dle číslování SSL Vsetín zadává investiční referent až při kontrole zakázky po zaplacení faktury. - Druh faktury: výběr ze seznamu po kliknutí na výběrové tlačítko na konci pole - Externí faktura č.: číslo ext. faktury dodavatele. - Účet: číslo účtu dle výběru ze seznamu po kliknutí na výběrové tlačítko na konci pole - Vystavil: dodavatelská firma - výběr ze seznamu po kliknutí na výběrové tlačítko na konci pole Stránka 14 z 32 Verze 01
- pro: zařízení ke kterému se zakázka vztahuje např. vozidlo, přístroj atd. Pokud přístroj nebo zařízení není založeno, vybere se příslušná lokalita - K zakázce: doplní se automaticky pokud je faktura zakládaná ze zakázky. - Datum faktury: datum vystavení faktury - Splatnost: splatnost faktury - Zaplaceno dne: den zaplacení faktury zadává investiční referent při kontrole zakázky po zaplacení faktury. - Poznámka: doplní se popis opravy nebo název opravovaného zařízení včetně inventárního čísla, případně výrobního čísla a čísla místnosti, ve které se zařízení nachází (možno zkopírovat ze zakázky Návod k provedení) (6) V kartě Položky se vyplňují následující pole: - Nákladové středisko: výběrovým tlačítkem se vybere příslušné zařízení. - Účet: číslo účtu dle výběru ze seznamu po kliknutí na výběrové tlačítko na konci pole - Nákl. druh: výběr ze seznamu po kliknutí na výběrové tlačítko na konci pole (7) Nová položka se založí kliknutím na pole Nový. Stránka 15 z 32 Verze 01
(7) V kartě Přijatá položka se vyplňují následující pole: - Pol. čís.: pořadové číslo položky; při založení nové položky se generuje automaticky, při kopírování položky se musí přepsat. - Položka: název položky dle faktury nebo montážního listu. - Množství + jednotky: zadává se počet a druh jednotky dle typu položky výběrem ze seznamu po kliknutí na výběrové tlačítko na konci pole - Jednotková cena: zadá se jednotková cena bez DPH. - Rabat: sleva na položce poskytnutá dodavatelem. - Jednotková cena: zadá se jednotková cena bez DPH. - DPH: aktuální procenta DPH. - Celkové náklady: celková cena aktuální položky s DPH. Ostatní položky se buď nevyplňují, nebo se generují automaticky. Pozn.: Cenu za položku lze zadávat i opačným postupem od celkových nákladů. případě bude pořadí zadávání následující: 1. Množství + jednotky 2. DPH 3. Celkové náklady (cena s DPH) 4. Jednotková cena se vygeneruje po uložení položky V tomto Stránka 16 z 32 Verze 01
5.5.3 Kontrola zakázky (1) Kontrolu zakázek založených do pit-fm na jednotlivých zařízeních provádí investiční referent po obdržení originálu zaplacené faktury z finanční účtárny SSL Vsetín. (2) Po provedení kontroly je zakázka ukončena zadáním data zaplacení faktury na záložce Externí zakázka do pole Ukončení. (3) Datum zaplacení faktury zadá investiční referent rovněž do pole Zaplaceno dne na záložce Faktury, čímž se automaticky změní text v poli Status z otevřená na zaplacena. Stránka 17 z 32 Verze 01
5.6 Správa vozidel (1) Modul slouží ke správě vozového parku SSL Vsetín a ke sledování nákladů na provoz vozidel (2) Popis modulu je uveden v uživatelské příručce Správa vozidel, která je přílohou této směrnice. (3) Do modulu Správa vozidel se zadávají údaje o ujetých kilometrech a nákupu pohonných hmot za ukončený měsíc provozu. (4) Data do systému zadávají pověření pracovníci (účetní) nebo vedoucí jednotlivých zařízení na základě vyplněných formulářů Přehled autoprovozu za měsíc a to nejpozději do 10. dne v následujícím měsíci. Stránka 18 z 32 Verze 01
5.6.1 Statistika ujetých kilometrů (1) Zadává se na kartě vozidla do záložky Statistika/zaúčtování/rezervace. (2) V kartě Statistika/zaúčtování/rezervace se založí nová rezervace kliknutím na tlačítko Nový. Stránka 19 z 32 Verze 01
(3) V kartě Zaúčtování/rezervace vozidla se vyplňují následující pole: - Číslo rezervace: generuje se automaticky kliknutím na tlačítko na konci pole - Rezerv. osoba: zadává se jméno zodpovědného zaměstnance (vedoucí zařízení) výběrem ze seznamu po kliknutí na výběrové tlačítko na konci pole - Rezervaci zpracoval: zadává se jméno zaměstnance, který vkládá data do systému, výběrem ze seznamu. - Uživatel: zadává se jméno zaměstnance, který s vozidlem zpravidla jezdí. - Začátek - konec: zadává se období, za které jsou data vkládány. - Počáteční stav: je generováno automaticky na základě předchozích záznamů. - Konečný stav: zadává se konečný stav tachometru příslušného vozidla za skončené období. - Důvod jízdy: vybere se důvod nejbližší charakteru provozu vozidla. Stránka 20 z 32 Verze 01
Stránka 21 z 32 Verze 01 Zadávání dat do systému pro správu majetku I SM 19/2015
5.6.2 Vložení nákupu pohonných hmot (1) Zadává se na kartě vozidla kliknutím na záložku Faktury. (2) Nová faktura (paragon) za nákup PHM se zadá kliknutím na pole Nový na kartě Faktury v oddílu Přijaté faktury (3) V kartě Faktury se vyplňují následující pole: - Čís. faktury: generuje se automaticky kliknutím na tlačítko na konci pole - Druh faktury: výběr ze seznamu po kliknutí na výběrové tlačítko na konci pole - Externí faktura č.: pokud je jako druh faktury zvolen paragon zadává se číslo pokladního dokladu přidělené provozní pokladnou. - Účet: číslo účtu dle výběru ze seznamu po kliknutí na výběrové tlačítko na konci pole - Vystavil: nevyplňuje se - pro: při zadávání dat výše uvedeným postupem, se předvyplní automaticky. - K zakázce: nevyplňuje se - Datum faktury: datum vystavení faktury/paragonu - Splatnost: splatnost faktury/paragonu - Zaplaceno dne: den zaplacení faktury/paragonu - Poznámka: doplní se popis Nákup PHM Stránka 22 z 32 Verze 01
(4) V kartě Položky se vyplňují následující pole: - Nákladové středisko: výběrovým tlačítkem se vybere příslušné zařízení. - Účet: výběr ze seznamu výběrovým tlačítkem na konci pole - Nákl. druh: výběr ze seznamu výběrovým tlačítkem na konci pole (5) Nová položka se založí kliknutím na pole Nový. Stránka 23 z 32 Verze 01
(6) V kartě Přijatá položka se vyplňují následující pole: - Pol. čís.: pořadové číslo položky; při založení nové položky se generuje automaticky, - Položka: název PHM (Nafta/Benzín) - Množství + jednotky: množství natankovaného paliva - Jednotková cena: zadá se jednotková cena bez DPH. - Rabat: sleva na položce poskytnutá dodavatelem. - Jednotková cena: zadá se jednotková cena bez DPH. - DPH: aktuální procenta DPH. - Celkové náklady: celková cena aktuální položky s DPH. Ostatní položky se buď nevyplňují, nebo se generují automaticky. Pozn.: Cenu za položku lze zadávat i opačným postupem od celkových nákladů. případě bude pořadí zadávání následující: 1. Množství + jednotky 2. DPH 3. Celkové náklady (cena s DPH) 4. Jednotková cena se vygeneruje po uložení položky V tomto Stránka 24 z 32 Verze 01
6 Zadávání dat prostřednictvím aplikace pit-web (HelpDesk) Zadávání dat do systémové aplikace pit-web (HelpDesk) slouží k hlášení poruch a zadávání požadavků na údržbu. 6.1 Přihlášení do aplikace HelpDesk (1) Na vstupní stránce Intranetu kliknout na odkaz HelpDesk (1) Na úvodní obrazovce HelpDesku kliknout na text Přihlásit v pravém horním rohu. Stránka 25 z 32 Verze 01
(2) Do políčka User name zadat přihlašovací jméno, do políčka Password heslo a klinout na tlačítko OK. Stránka 26 z 32 Verze 01
6.2 Změna hesla (1) V nabídkovém sloupci vlevo v uživatelském menu kliknout na Nastavení. (2) V oddílu Změna hesla provést případnou změnu. Stránka 27 z 32 Verze 01
6.3 Zadání požadavku na opravu (1) V nabídkovém sloupci vlevo v uživatelském menu kliknout na Požadavky. Stránka 28 z 32 Verze 01
(3) Kliknout na tlačítko Přidat. (4) Po výběru jména ohlašujícího, vybrat z rozevíracího seznamu budovu. Stránka 29 z 32 Verze 01
(5) Do rámečku Info od žadatele popsat požadavek - událost. (6) Vyplnit pole Priorita, Vyřídit do, vybrat ze seznamu Druh požadavku a poté provést uložení požadavku kliknutím na příkaz Uložit. Stránka 30 z 32 Verze 01
(7) Zadaný požadavek se objeví v seznamu ve spodní části obrazovky, poté provést odhlášení 6.4 Řešení zadaných požadavků (1) Zadané požadavky kontroluje pracovník údržby v systému pit-fm a průběžně zajišťuje jejich řešení případně odstranění poruch. (2) Při řešení požadavků, které pracovník údržby není schopen řešit vlastními silami se postupuje dle směrnice I SM 16/2015 Plánování a realizace oprav a akcí reprodukce majetku a dle odst. 4. 3. této směrnice (řízení úkolů/zakázek) odstranění poruch. Související dokumenty: Směrnice I SM 18/2015 Plánování a realizace oprav a akcí reprodukce majetku Stránka 31 z 32 Verze 01
SEZNAM REVIZÍ Datum Popis revize Jméno a příjmení Podpis ZÁZNAM O SEZNÁMENÍ ZAMĚSTNANCŮ S DOKUMENTEM Svým podpisem potvrzuji, že jsem se s dokumentem seznámil/a, obsahově rozumím popsanému procesu a povinnostem, které mi z dokumentu vyplývají. Datum Jméno a příjmení Pracovní pozice Podpis Stránka 32 z 32 Verze 01