UČÍME SE PODNIKAT Registrační číslo: CZ.1.07/1.3.00/54.0055 www.kvalitaskoly.cz/podnikavost 7. KORESPONDENCE OBCHODNÍ DOPISY, E-MAILY Klíčová slova Korespondence Obchodní dopis E-mail Budete umět odpovědět na otázky Jaké fráze používat v obchodním dopise? K čemu slouží obchodní dopis? Jak se píše e-mail? Cíl Cílem je naučit se, jak správně napsat obchodní dopis, kde uvést adresu, jaké fráze můžeme použít, co napsat do záhlaví a zápatí a jak dopis ukončit. Dále se naučíme pojmenovat základní části dopisu a seznámíme se s normami pro úpravu písemností. NOVÉ INFORMACE A JEJICH UVĚDOMĚNÍ V obchodním dopise píšeme za celou firmu, proto píšeme v 1. osobě množného čísla. Úprava korespondence mezi obchodními organizacemi, ale také úřady, je stvena normou ČSN 01 6910. ČSN 01 6910 Úprava dokumentů zpracovaných textovými editory. Ství pravidla pro grafickou úpravu textů zpracovaných textovými editory a zásady formálního uspořádání obchodních a úředních písemností.
Doporučuje také úpravu e-mailů. Dokumenty delšího nebo závažnějšího obsahu (nabídky, objednávky, smlouvy, faktury), tabulky a grafy se obvykle odesílají v příloze e-mailu. ČSN 01 6910 doporučuje také úpravu tabulek. Obchodní dopisy a úřední dopisy se většinou píší na předtisk formátu A4. Odvolací údaje (Váš dopis značky, Naše značka, Vyřizuje, Telefon, E-mail, Datum) slouží k identifikaci dopisu. Stručné vyjádření obsahu dopisu uvozuje textovou část v těle dopisu. Měla by stručně a výstižně shrnovat celý jeho obsah. Pro lepší přehlednost se zvýrazňuje tučným písmem. Oslovení píšeme na třetí řádek pod heslovité vyjádření obsahu dopisu a zakončujeme čárkou. Text dopisu začínáme psát po vynechání jednoho prázdného řádku pod oslovením. Jelikož oslovení končí čárkou, pokračujeme malým písmenem. Členíme jej do odstavců tak, že mezi nimi vynecháváme vždy jeden prázdný řádek. Závěrečný pozdrav se umisťuje jako odstavec, po vynechání jednoho prázdného řádku. PRACOVNÍ LIST 1. Napište /ne k těmto tvrzením: Vždy ctíme firemní kulturu, proto píšeme jménem firmy, tzn. u právnické osoby v 1. osobě množného čísla. V případě fyzické osoby dopis můžeme stylizovat v 1. osobě jednotnéhoo čísla. Přátelský přístup přispívá k dobrému a trvalému obchodnímu spojení. Nepoužívají se nepochopitelné fráze, které nic neříkají, nejisté formulace a podmiňovací způsob. Dopis píšeme tak, aby byl napsán vždy citlivě. Snažíme se vcítit do osoby, která si dopis přečte, jaký bude mít z dopisu pocit. Úřední dopisy píšeme pouze e-mailem. Pokud používáme předtisk, nejčastějším a také nejvhodnějším typem dopisního předtisku je, kdy odvolací údaje jsou předtištěny vlevo a adresní pole pro umístění adresy je vpravo. ne 2
Další možnost je napsat obchodní a úřední dopisy bez předtištěných odvolacích údajů, na čistý list A4 nebo e-mailem. Stále častěji se píšou obchodní dopisy e-mailem. Adresu a odvolací údaje doplňuje heslovité vyjádření obsahu dopisu. Text dopisu je rozdělen minimálně do tří odstavců. Dopis zakončíme zdvořilostním pozdravem, podpisem a případně razítkem. V závěru dopisu uvedeme přílohy. ČSN 01 6910 doporučuje úpravu e-mailů. Norma se vztahuje jen na e-maily, které se používají jako obchodní dopis. Součástí hlavičky u e-mailů je e-mailová adresa odesílatele a adresáta, kopie a skrytá kopie, předmět (heslovité vyjádření obsahu e-mailu). E-mailová adresa odesílatele, datum a čas odeslání se vyplní automaticky. Sdělení začíná zdvořilostním oslovením. Úprava textového sloupce je stejná jako ve všech obchodních a úředních dopisech. Obsahem bývají kratší sdělení, dotazy apod. Dokumenty delšího nebo závažnějšího obsahu (nabídky, objednávky, smlouvy, faktury), tabulky a grafy se obvykle odesílají v příloze e-mailu. SHRNUTÍ CO TO JSOU OBCHODNÍ DOPISY? 2. Napište /ne k těmto tvrzením: Obchodní dopisy jsou mocné prodejní nástroje. Umožňují jednoduchým a přímým způsobem oslovit potenciální zákazníky. 3
Odpovězte na otázky 1) Kde společnost s ručením omezeným uvede údaj o zápisu v obchodním rejstříku nebo v živnostenském rejstříku. Správnou odpověď označte. a) pouze do záhlaví b) pouze do zápatí c) záleží na společnosti může si vybrat, jestli do záhlaví nebo do zápatí. 2) Vyjmenujte, které další údaje se vypisují do záhlaví a zápatí obchodního dopisu. Záhlaví: Název firmy a její právní určení, přesná adresa (ulice č., PSČ, město), může být logo firmy. Zápatí: Např. bankovní spojení, ve kterém obchodním rejstříku nebo živnostenském rejstříku je firma zapsaná, IČ, DIČ, telefon, webové stránky firmy. Úkol č. 1 Napište, co jsou to obchodní listiny a co mezi ně patří podle Občanského zákoníku č. 89/2012 Sb. (nový občanský zákoník dále NOZ)? NOZ neství přesně, co se obchodními listinami rozumí, ale běžný právní výklad obchodních listin ství, že jsou to všechny listiny, které podnikatel používá v obchodním styku. Mezi obchodní listiny patří: Obchodní a úřední dopisy Objednávky a potvrzení objednávek Faktury Smlouvy Úkol č. 2 Napište, které písemnosti byste mezi obchodní listiny nezařadili? Mezi obchodní listiny nepatří písemnosti (listiny) interní povahy, které podnikatel používá pro své vnitřní účely. Vnitropodnikové písemnosti: Vnitřní směrnice Rozhodnutí Zápisy z jednání 4
Úkol č. 3 Uveďte, která z obchodních společností má povinnost mít internetové stránky? Podle 7 odst. 2 zákona o korporacích je to akciová společnost ihned při své vzniku. 90/2012 Sb. zákon o obchodních korporacích 7 (2) Akciová společnost bez zbytečného odkladu po svém vzniku a dále průběžně uveřejňuje způsobem umožňujícím dálkový přístup, který je pro veřejnost bezplatný, a to tak, aby informace byly dostupné jednoduchým způsobem po zadání elektronické adresy (dále jen internetové stránky ), údaje, které je povinna uvádět na obchodních listinách, a další údaje stvené tímto zákonem. (3) Zřídí-li společnost s ručením omezeným internetové stránky, vztahuje se na ni ustvení odstavce 2 obdobně. Úkol č. 4 Navrhněte vlastní obchodní dopis pro Vaši fiktivní firmu nabídku Vašeho zboží nebo služeb. Nezapomeňte, že jste nová firma na trhu. Úkol č. 5 Vytvořte vlastní e-maily, kterými budete oslovovat potencionální zákazníky. Jste nově vzniklá firma. Vytvořené e-maily konzultujte se svým učitelem. 5
Ukázka obchodního dopisu se sloupcovými odvolacími údaji předtištěnými vlevo UCE software, s. r. o., Fibichova 4, 733 01 Karviná VÁŠ DOPIS ZN.: Po/32/03 ZE DNE: 2013-04-10 NAŠE ZN.: Li/102/03 GISME, s. r. o. Jana Nováková, účetní VYŘIZUJE: Lipská Divadelní 20 TEL./FAX: 596 345 625 110 00 Praha 1 MOBIL: 604 285 266 E-MAIL: lipska@uce.cz DATUM: 2003-04-17 Nabídka účetního softwaru Vážená paní Nováková, děkujeme Vám za poptávku po účetním softwaru vhodném pro malou organizaci. Z naší nabídky Vám můžeme doporučit vhodný program POHODA 2012 Komplet (12.579 Kč včetně DPH), který obsahuje účetnictví a daňovou evidenci, sklady B, mzdy, účetní deník, banku, pokladnu, daňová přiznání, cash flow, objednávky, fakturaci, home banking a další funkce. Dále Vám můžeme nabídnout program Money S3 Professional (18.585 Kč včetně DPH), ve kterém naleznete účetnictví i daňovou evidenci, fakturaci, sklady B, objednávky, personalistiku a mzdy. Věříme, že si z naší nabídky vyberete. Pro lepší orientaci si Vám proto dovolujeme přiložit i nabídkové listy, v nichž najdete podrobné popisy a příklady výstupů obou programů. Těšíme se na Vaši objednávku a případnou spolupráci. S pozdravem Ing. Jan Škrabal vedoucí odbytu 2 přílohy KB Karviná IČ:987456321 Tel.:536 845 954 uce@centrum.cz 215256987123/0100 Reg. Krajský soud Ostrava Fax:553 554 537 www.uce.cz Spis. zn. C4522 6
Ukázka e-mailu Datum: 19. 10. 2013, 9:33 Od: info@gi.cz Komu: info@rksting.cz Předmět: Dotaz na nemovitosti Vážení přátelé, obracíme se na Vás jako na našeho stálého obchodního partnera. V současné době potřebujeme pro naše klienty ubytování. Máme zájem o koupi dvou nemovitostí, rodinných domů v Moravskoslezském kraji v okolí místa Frýdek-Místek nebo Ostrava. Zajímá nás místo lokalita, velikost nemovitosti (3 + 1 nebo 4 + 1), cena do 2.000.000 Kč, plocha pozemku a obytná plocha. Věříme, že nám z vaší nabídky doporučíte nejvhodnější nemovitosti. S pozdravem Tomáš Matlák jednatel Governance Institute, s. r. o. Divadelní 20 110 00 Praha 1 Tel.: 224 491 290 REFLEXE Vyzkoušeli jste si už sami napsat svůj obchodní dopis a e-mail? Byly Vám při psaní obchodního dopisu užitečné informace získané z tohoto pracovního listu? POUŽITÁ LITERATURA A ZDROJE 1. ČSN 01 6910 Úprava dokumentů zpracovaných textovými editory, Česká technická norma ICS 01.14030, červenec 2014 Zpracovala: Ing. Pavlína Palová, Ing. Hana Jiříčková 7