Hromadná korespondence

Transkript

1 INFORMATIKA aplikační software pro práci s informacemi Hromadná korespondence Pracovní list pro žáky Autor: RNDr. Ivanka Dvořáčková Únor 2013 Gymnázium K. V. Raise, Hlinsko, Adámkova 55

2 Hromadná korespondence 1 Gymnázium K. V. Raise, Hlinsko, Adámkova 55 slouží k hromadnému odesílání dopisů, ů, vytváření štítků, obálek potřebujeme dopis ( , příp. jiný dokument), který budeme rozesílat, je vhodné si ho připravit dopředu, ale lze jej vytvořit až při vyvolání funkce hromadná korespondence dále potřebujeme databázi příjemců, stačí tabulka s údaji v textovém editoru, případně v tabulkovém editoru, případně databázový soubor, adresář ů výstupem bude jeden soubor, který bude obsahovat jednotlivé dopisy Úkoly 1. Otevřete nový dokument ve Wordu, uložte ho s názvem adresy.docx do své složky do složky Hromadná korespondence, kterou při ukládání vytvoříte ve své složce Texty. 2. Nastavte orientaci stránky na šířku (Rozložení stránky Orientace Na šířku) 3. Do zápatí dokumentu napište Vyřizuje: Vaše jméno a příjmení (Vložení Záhlaví a zápatí Prázdné, nebo dvojklik do oblasti zápatí), po napsání textu vytvořte nad řádkem s textem horní ohraničení (Domů Odstavec ikona pro Ohraničení vybrat Horní ohraničení), na druhý řádek napište text Třída: uveďte vaši třídu, vše zarovnejte doleva 4. Do záhlaví vložte text Adresy pro hromadnou korespondenci, zarovnejte doleva, pod textem vytvořte pomocí dolního ohraničení čáru 5. Zavřete záhlaví a zápatí

3 6. Vytvořte následující tabulku (Vložit Tabulky Tabulka) 8 sloupců, 9 řádků a doplňte podle vzoru, využívejte kopírování Oslovení_1 Jméno Příjmení Ulice Město PSČ Oslovení_2 Body Vážený pan Petr Kovář Pampelišková Hlinsko Vážený pane, 92 Vážená slečna Alena Sedláková Chrpová Chrudim Vážená slečno, 85 Vážený pan Jan Krejčí Kopretinová Hlinsko Vážený pane, 76 Vážená slečna Kamila Zedníková Luční Chrudim Vážená slečno, 81 Vážený pan Richard Řezník Jetelová Chrudim Vážený pane, 89 Vážená slečna Monika Uhlířová Jitrocelová Hlinsko Vážená slečno, 78 Vážená slečna Radka Truhlářová Heřmánková Hlinsko Vážená slečno, 87 Vážený pan Vilém Tesař Blatouchová Chrudim Vážený pane, Dokument s tabulkou uložte a soubor zavřete. 8. Otevřete opět nový soubor ve Wordu, uložte ho pod názvem Dopis.docx do své složky do složky Hromadná korespondence (dříve vytvořené). 9. Napište dopis podle předlohy, dbejte na správnou typografii, po napsání soubor uložte do dříve vytvořené složky Hromadná korespondence a nezavírejte. 2

4 REKSA, a. s. reklamní a sázková agentura, Bludišťová 55, Praha 1 dovolujeme si vám s radostí oznámit, že vzhledem k tomu, že jste v naší celostátní soutěži nasbíral(a) bodů, stal(a) jste se výhercem (výherkyní) nového tabletu v hodnotě Kč. Výhra Vám bude doručena během několika dnů. Gratulujeme Vám a děkujeme za přízeň. Karel Štědrý ředitel marketingu a obchodu V Praze, Pokyny pro úpravu dopisu 1. Do záhlaví Název a adresa společnosti: písmo Calibri, vel. 14, řádkování 1,15, barva písma modrá, zarovnat na střed, vložit dolní ohraničení, zavřít záhlaví 2. Pro vlastní dopis změnit písmo na Cambria a vytvořit asi 4 volné řádky (pro budoucí vložení adresy a oslovení), po vložení polí se dopis bude ještě upravovat 3. Datum napište dnešní 10. Na kartě Korespondence v oddílu Spustit hromadnou korespondenci klikněte na šipku u ikony Spustit hromadnou korespondenci a vyberte nabídku Podrobný průvodce hromadnou korespondencí a postupujte podle jednotlivých kroků (typ dokumentu Dopisy Počáteční dokument Použít aktuální Vybrat příjemce použít existující seznam Procházet (nalézt uložený soubor s adresami) po otevření se objeví 3

5 okno Příjemci hromadné korespondence (zde lze vybrat a upravit, komu bude dopis poslán, využívejte poznatků z Excelu) Vytvořit dopis Další položky Vložit slučovací pole naklikat požadované proměnné údaje do dopisu, potom tato proměnná pole (označeny dvojitými ostrými závorkami) v dopise normálně formátujte tak, jak chcete, aby dopis vypadal (tučné písmo u města, oslovení u dopisu na novém řádku, body tučně modře, zobrazte skryté znaky a vymazat přebytečné mezery, případně entery, řádkování adresní části 1,5 a vlastního dopisu 2) Zobrazit náhled dopisů, případně provést úpravy příjemců Dokončit hromadnou korespondenci vybrat Upravit jednotlivé dopisy (nebo lze vybrat přímo Tisk) Sloučit po sloučení vznikne nový soubor obsahující tolik dopisů, kolik bylo adresátů (v kterém dopise jste, poznáte podle počtu stránek), tento nový soubor je jiný než původní a je třeba ho uložit pod jiným názvem 11. Sloučený dokument obsahující všechny dopisy již s konkrétními údaji uložte s názvem Sloučení_1.docx do dříve vytvořené složky Hromadná korespondence, potom dokument Sloučení_1 zavřete (objeví se nesloučený dokument Dopis.docx, ve kterém lze provádět změny a poslat ho jiným příjemcům) 12. Nyní vytvořte nový dokument pouze těm, kteří získali 85 a více bodů (lze různě, ale stačí v průvodci se vrátit o několik kroků zpět k výběru adresátu a zde v tabulce vybrat příslušné příjemce), opět slučte do jednoho dokumentu a uložte opět tento dokument do vaší složky do složky Hromadná korespondence pod názvem Sloučení_2.docx, po uložení jej zavřete (objeví se dokument Dopis.docx) 13. Pokud vám zbývá čas, vytvořte další dopis určený pouze adresátům z Hlinska a uložte ho opět do složky Hromadná korespondence pod názvem Sloučení_3.docx 14. Zavřete dokument Dopis.docx, nyní ho neukládejte (bude připraven bez polí adres a proměnného textu pro další použití. Použité zdroje Nápověda Microsoft Word 4