Účinnost dokumentu od: 18.6.2007 Proces H3.1 Spolupráce s praxí Řízená kopie č.: Razítko: Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 1/14
Proces: Garant procesu: Účel: Vymezení platnosti: Zákazník: H3.1. Spolupráce s praxí Proděkan pro vědu a výzkum Účelem tohoto popisu procesu je stanovit dokumentované postupy pro řízení procesu H3.1 Spolupráce s praxí na Fakultě metalurgie a materiálového inženýrství, VŠB-TU Ostrava. Popis procesu je závazný pro všechny útvary, zaměstnance a studenty Fakulty metalurgie a materiálového inženýrství, VŠB-TU Ostrava vykonávající činnosti stanovené tímto popsaným procesem. Zákazník z praxe Klíčové vstupy: Nabídka kapacit pracovišť FMMI Poptávka ze strany zákazníků z praxe Klíčové výstupy: Splněná poptávka ze strany zákazníků z praxe Zdroje: Infrastruktura Zaměstnanci a studenti fakulty Regulátory: Legislativa Směrnice pro HČ Měřitelná kritéria: Finanční prostředky získané z HČ Cíle: 3 milióny Kč Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 2/14
Karta procesu: Garant procesu: H3.1 Spolupráce s praxí Proděkan pro vědu a výzkum Diagram aktivit procesu: FMMI VŠB-TUO H3.1 Spolupráce s praxí SAP, Intranet Vstup: - požadavky zákazníků Výstup: - splněné požadavky zákazníků Zákazník Pověřený pracovník Děkan Oddělení DČ H3.1.1 Průzkum trhu [nenalezen námět ke spolupráci] [nalezen námět ke spolupráci] H3.1.2 Zpracování nabídky H3.1.3 Posouzení nabídky H3.1.4 Dopracování nabídky [nutno doplnit] [OK] [cena < 10000 Kč] H3.1.5 Vystavení objednávky [cena > 10000 Kč] H3.1.6 Návrh smlouvy o dílo H3.1.7 Posouzení smlouvy o dílo H3.1.8 Úprava smlouvy o dílo [nutno upravit] H3.1.9 Návrh kalkulace a rozdělení mezd [Smlouva je v pořádku] H3.1.10 Kontrola návrhu kalkulace a rozdělení mezd H3.1.11 Podpis kalkulace a smlouvy o dílo [cena > 10000 Kč] [cena < 10000 Kč] H3.1.12 Podpis smlouvy o dílo zákazníkem H3.1.13 Zaevidování zakázky do IS SAP H3.1.14 Řešení zakázky H3.1.15 Ukončení zakázky [nutno doplnit] H3.1.16 Dopracování zakázky [v pořádku] H3.1.17 Akceptování výsledku řešení H3.1.18 Vyúčtování nákladů H3.1.19 Kontrola vyúčtování H3.1.20 Schválení vyučtování H3.1.21 Fakturace H3.1.22 Zaplacení faktury H3.1.23 Rozdělení finančních prostředků dle kalkulace Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 3/14
Přehled aktivit procesu H3.1.1 Průzkum trhu Portal VŠB-TUO Popis: Potenciální řešitel sleduje situaci na trhu a hledá možnosti uplatnění své odbornosti. H3.1.2 Zpracování nabídky Norma ČSN EN ISO 9001, článek 7.2.1 Nabídka spolupráce Popis: Součástí této aktivity je nabídka služeb jednotlivých kateder publikovaná jak v tištěné, tak v elektronické podobě. V případě nalezení námětu pro spolupráci zpracovává potenciální řešitel nabídku. Nabídka může být v písemné podobě, případně je možné za nabídku považovat i výsledek ústního jednání s potenciálním zákazníkem. Před zpracováním nabídky přezkoumává potenciální řešitel požadavky specifikované zákazníkem včetně požadavku na činnosti při dodání a po dodání, požadavky, které zákazník neuvedl, zákonné požadavky a požadavky předpisů týkajících se produktu a doplňující požadavky stanovené fakultou v souladu s články 7.2.1 normy ČSN EN ISO 9001. Nabídka obsahuje minimálně určení smluvních stran, vymezení předmětu smlouvy, termín plnění a cenu. Další body nabídky vycházejí z konkrétního díla a doplňujících požadavků smluvních stran a mohou se dotýkat např. záruky za dílo, stanovení penále za nedodržení dohodnutých termínů apod. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 4/14
H3.1.3 Posouzení nabídky Zákazník Zákazník Popis: Zákazník posuzuje nabídku z hlediska ceny, termínu a navrhovaného technického řešení. Dopracovaná nabídka H3.1.4 Dopracování nabídky Popis: V případě, že na tom zákazník trvá, dopracovává potenciální řešitel nabídku podle jeho pokynů. Nabídka může být v písemné podobě, za nabídku lze považovat i výsledek ústního jednání s potenciálním zákazníkem. Zákazník Zákazník Vystavená objednávka H3.1.5 Vystavení objednávky Popis: Zákazník vystavuje objednávku na provedení činnosti, která je obsahem nabídky. V objednávce uvádí cenu, termín a náplň spolupráce. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 5/14
Intranet školy Návrh Smlouvy o dílo H3.1.6 Návrh smlouvy o dílo Popis: Potenciální řešitel zpracovává Návrh smlouvy o dílo. Zpracovaný Návrh smlouvy o dílo zašle zákazníkovi. U objemu zakázky do 10 000 Kč nahrazuje smlouvu o dílo objednávka. Šablona návrhu smlouvy je k dispozici na Intranetu školy. H3.1.7 Posouzení smlouvy o dílo Zákazník Zákazník Popis: Zákazník posuzuje obdržený návrh smlouvy o dílo. H3.1.8 Úprava smlouvy o dílo Popis: V případě nutnosti upraví řešitel Návrh smlouvy o dílo. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 6/14
H3.1.9 Návrh kalkulace a rozdělení mezd Norma ČSN EN ISO 9001, článek 7.2.2 Návrh kalkulace a rozdělení mezd Popis: Potenciální řešitel zpracuje návrh kalkulace ceny díla a rozdělení mezd. Vedoucí pracovník útvaru podpisem na návrhu kalkulace ceny a rozdělení mezd dokumentuje, že přezkoumal požadavky, týkající se produktu a že jeho útvar je schopen plnit stanovené požadavky v souladu s článkem 7.2.2 normy ČSN EN ISO 9001. H3.1.10 Kontrola návrhu kalkulace a rozdělení mezd Proděkan pro vědu a výzkum Pověřený pracovník (tajemník FMMI) Intranet školy Odsouhlasený návrh kalkulace ceny díla a rozdělení mezd. Popis: Pověřený pracovník (tajemník fakulty FMMI) provede kontrolu Kalkulace ceny díla a rozdělení mezd z hlediska požadavků stanovených fakultou a zajistí podpis vedoucího pracovníka útvaru řešitele. Šablona Kalkulace ceny díla a rozdělení mezd je k dispozici na Intranetu školy. Děkan Děkan H3.1.11 Podpis kalkulace a smlouvy o dílo Intranet školy Kalkulace / Smlouva o dílo Popis: Děkan podepisuje za fakultu kalkulaci a u zakázek nad 10 000 Kč i smlouvu o dílo, čímž fakulta přijímá závazek splnit požadavky specifikované zákazníkem. Šablona Smlouvy o dílo je na Intranetu školy. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 7/14
H3.1.12 Podpis smlouvy o dílo zákazníkem Zákazník Zákazník Podepsaná smlouva o dílo Popis: Pověřený pracovník na straně zákazníka podepíše smlouvu o dílo a vrátí ji škole.. Oddělení DČ Oddělení DČ SAP H3.1.13 Zaevidování zakázky do IS SAP Zakázka zaevidována v systému SAP Popis: Oddělení DČ zajistí zaevidování zakázky a předá informaci o číslu zakázky řešiteli. Pokud je podepsaná smlouva zákazníkem zaslána řešiteli, zajistí řešitel její předání na oddělení DČ. H3.1.14 Řešení zakázky Norma ČSN EN ISO 9001, článek 7.3 Popis: řeší předmět zakázky. V rámci této aktivity realizuje řešitel činnosti předepsané článkem 7.3 normy ČSN EN ISO 9001: přezkoumání - ve vhodných etapách posuzuje schopnost výsledků návrhu a vývoje plnit požadavky a identifikuje všechny problémy (posouzení změn oproti přezkoumání provedenému v aktivitě H3.1.2), ověřování v rámci komunikace se zákazníkem řešitel průběžně ověřuje shodu s jím specifikovanými požadavky (formálně to mohou být diskuse po telefonu, e-mailem, písemně, jednání, případně kontrolní dny). Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 8/14
, zákazník H3.1.15 Ukončení zakázky Popis: Formu ukončení zakázky určuje zákazník svými požadavky, specifikovanými v objednávce nebo ve smlouvě o dílo. V rámci tohoto ukončení zakázky se validuje výsledek návrhu a vývoje. H3.1.16 Dopracování zakázky Popis: V případě nutnosti dopracuje řešitel zakázku. Zákazník Zákazník H3.1.17 Akceptování výsledku řešení Potvrzení o akceptaci řešení Popis: Způsobem specifikovaným v objednávce nebo ve smlouvě o dílo akceptuje zákazník výsledek řešení zakázky. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 9/14
Kalkulace nákladů H3.1.18 Vyúčtování nákladů Popis: zpracuje kalkulaci vynaložených nákladů na řešení zakázky. V případě potřeby je možno vystavit dílčí kalkulaci na úhradu hmotných nákladů na řešení. Dílčí kalkulace musí být součástí návrhu smlouvy o dílo. H3.1.19 Kontrola vyúčtování Proděkan pro vědu a výzkum Pověřený pracovník (tajemník FMMI) Kalkulace nákladů Popis: Pověřený pracovník (tajemník fakulty FMMI) provede kontrolu vyúčtovaných nákladů. H3.1.20 Schválení vyúčtování Děkan Děkan Kalkulace nákladů Popis: Děkan provede schválení finálního vyúčtování zakázky. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 10/14
Oddělení DČ Oddělení DČ Faktura H3.1.21 Fakturace Popis: Oddělení DČ provede na základě předané kalkulace vyfakturování nákladů a pošle fakturu zákazníkovi. H3.1.22 Zaplacení faktury Zákazník Zákazník SAP Doklad o provedení platby v IS SAP Popis: Po provedení je příchozí platba evidována v IS. H3.1.23 Rozdělení finančních prostředků dle kalkulace Oddělení DČ Oddělení DČ Popis: Oddělení DČ zajistí rozdělení finančních prostředků dle kalkulace. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 11/14
Seznam záznamů Název záznamu Proces Místo uložení Podoba Doba uložení Vypořádání Šablona Nabídka spolupráce H3.1.2 Listinná, elektronická, ústní Dopracovaná nabídka H3.1.4 Listinná, elektronická, ústní Vystavená objednávka H3.1.5 Zákazník Listinná, elektronická Návrh Smlouvy o dílo H3.1.6 Listinná, elektronická Návrh kalkulace a rozdělení mezd H3.1.9 Listinná, elektronická Odsouhlasený návrh kalkulace ceny díla a rozdělení mezd H3.1.10 Pracoviště řešitele, referát doplňkové činnosti Kalkulace / Smlouva o dílo H3.1.11 Pracoviště řešitele, referát doplňkové činnosti Podepsaná smlouva o dílo H3.1.12 Zákazník, pracoviště řešitele, referát doplňkové činnosti Listinná Listinná Listinná Zakázka zaevidována v systému H3.1.13 SAP Elektronická SAP Potvrzení o akceptaci řešení H3.1.17 Listinná, ústní Kalkulace nákladů H3.1.18 H3.1.19 H3.1.20 Pracoviště řešitele, referát doplňkové činnosti Listinná Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 12/14
Název záznamu Proces Místo uložení Podoba Doba uložení Vypořádání Šablona Faktura H3.1.21 referát doplňkové Listinná činnosti Doklad o provedení platby v IS SAP H3.1.22 IS SAP Elektronická Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 13/14
Seznam změn a revizí řízeného dokumentu Verze Datum Obsah změny / revize A B 11.7.2006 První vydání 20.10.2006 Realizace výsledků interního auditu C 18.6.2007 Úprava a nové začlenění existujícího dokumentu FMMI_SMJ_06_006 verze B s názvem Proces H3.1 Spolupráce s praxí podle nové Směrnice VŠB-TUO Řízení dokumentů a záznamů TUO_SME_07_004 verze A. Jméno a podpis garanta dokumentu Prof. Ing. Miroslav Kursa, CSc. Prof. Ing. Miroslav Kursa, CSc. Prof. Ing. Miroslav Kursa, CSc. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 14/14