Dlouhodobé a důvěryhodné uchovávání elektronických dokumentů

Podobné dokumenty
Řešení pro střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů ve veřejné správě

DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA

ICZ DESA střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů

Technologická centra krajů Digitalizace a ukládání

Archivace digitálních dokumentů. Elektronická spisovna

Sluţba Karlovarského kraje pro ukládání dokumentů a dat na území kraje

DATA ULOŽENÁ NA VĚČNÉ ČASY. (ICZ DESA / Microsoft Azure) Mikulov Michal Matoušek (ICZ) / Václav Koudele (Microsoft)

Národní digitální archiv a egovernment

Petr Pavlinec, Kraj Vysočina Roman Kratochvíl, ICZ a. s. 2. dubna 2012 Konference ISSS 2012

Národní digitální archiv

Tzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4) 1. Správa podnikového obsahu 2. Spisová služba

Karel Škrle, ICZ a. s DOKUMENT Certifikace důvěryhodných úložišť

NÁRODNÍ DIGITÁLNÍ ARCHIV

KDS krajská digitální spisovna. Ing. Vítězslav Mach RNDr. Zdenka Bukvicová oddělení informatiky

praktické zkušenosti z Kraje Vysočina

Národní digitální archiv

Řešení pro technologická centra krajů a obcí

Technologická centra obcí ZKUŠENOSTI HOSTOVÁNÍ ŘEŠENÍ SPISOVÉ SLUŽBY

Ředitel odboru archivní správy a spisové služby PhDr. Jiří ÚLOVEC v. r.

Krajská digitální spisovna jako sdílená služba

Koncepce řešení dlouhodobého ukládání dokumentů v souvislosti s budováním Technologických center krajů

Projekt digitalizace a ukládání v regionech. Petr Pavlinec, KrÚ kraje Vysočina Březen 2010

Archivace Elektronických Dokumentů

Vaše jistota na trhu IT. ComDay. V datové schránce dokument nekončí. Roman Zemánek, ICZ a.s Petr Oplátek, ICZ a.s

Koncepce Národní digitální knihovny a dlouhodobé ochrany digitálních dokumentů

V datové schránce dokument nekončí

ARCHIVY ZDRAVOTNICKÉ DOKUMENTACE NEMOCNIC A TECHNOLOGICKÁ CENTRA KRAJŮ

DMS - řízená dokumentace, archiv a co dále? ICT ve zdravotnictví 2014

ELEKTRONICKÝ ARCHIV ZDRAVOTNICKÉ DOKUMENTACE

ELEKTRONICKÝ ARCHIV ZDRAVOTNICKÉ DOKUMENTACE A VIDITELNÝ

Národní digitální archiv. Jiří Bernas, Milan Vojáček Národní archiv

Certifikace Národní digitální knihovny podle ISO normy Jan Mottl AiP Safe s.r.o.

ICZ DESA ICZ DESA Principy elektronické archivace

KRAJSKÉ DIGITÁLNÍ ÚLOŽIŠTĚ

DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ ARCHIVACE. Petr Dolejší Senior Solution Consultant

Práce s datovými úložišti (egon)

Ukládání dokumentů ve spisovně a skartační řízení. Lukáš Čoupek Státní okresní archiv Uherské Hradiště

Elektronické skartační řízení

Technologická centra krajů a ORP

Legislativní změny v oblasti spisové služby a archivnictví od

MEZINÁRODNÍ NORMY A DIGITÁLNÍ KONTINUITA. Tomáš Bezouška Praha,

Elektronický archiv jako nadstavba DMS

Důvěryhodný dlouhodobý archiv zdravotnické dokumentace

Roman Kratochvíl, ICZ a. s. 2. dubna 2012 Konference ISSS 2012

Digitalizace. Co je to digitalizace Proč digitalizovat a přínosy digitalizace Popis procesu digitalizace Příklady digitalizačních projektů

Elektronické skartační řízení

Každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce.

Spisová služba jako součást IBM ECM řešení

Records Management. Úvod do problematiky správy dokumentů a informací

Současný stav spisové služby a její kontrola

DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ ARCHIVACE. Jan Tejchman Electronic Archiving Consultant

Digitální archiv: standardy, koncepce, postupy

Spisová služba a archivace dokumentů. Mgr. Lukáš Čoupek, Ph.D. Státní okresní archiv Uherské Hradiště

Společnost ICZ a.s. představuje hostované řešení elektronické spisové služby

Důvěryhodná dlouhodobá a garantovaná archivace (požadavky z pohledu legislativy).

Zpracování Návrhu řešení projektu implementace konsolidovaného IS DMS v resortu Ministerstva financí je spolufinancováno z prostředků Evropského

Národní digitální archiv

Téma: Ing. Miroslav ŠIRL nezávislý konzultant

GORDIC a GDPR? Připraveno!

ICT seminář GDPR, eidas, ZoKB. Nové legislativní povinnosti organizací a co s tím?

Národní archivní portál - brána k digitálnímu archivu

Elektronická spisová služba a elektronické skartační řízení

ATOS Důvěryhodné úložiště pro státní správu

NDA, zadávací řízení na dodavatele technologií ICT a implementaci a vývoj SW Příloha č. 1, Technická specifikace

Digitalizace a ukládání

Ukládání dokumentů v návaznosti na datové schránky

EIDAS, DIGITÁLNÍ DŮVĚRA A MODERNÍ PAPERLESS. Jan Tejchman Business Consultant

Vaše jistota na trhu IT ISSS Řešení datových schránek, spisové služby a archivace pro obce PO1/PO2. Petr Oplátek, ICZ a.s

PLATTER - Průvodce plánováním důvěryhodného digitálního repozitáře. Jan Hutař

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení. Ludmila Hobzová Státní okresní archiv Uherské Hradiště

Digitální dokumenty a elektronické systémy spisových služeb

AC Trezor - důvěryhodné úložiště (nejen) pro komunikaci přes datové schránky. Otakar Kalina AutoCont CZ, oddělení ECM

Klíčové aspekty životního cyklu essl

Co je to spisová služba

Brání něco používání digitálních dokumentů ve zdravotnictví?

Telefónica O 2. Praktické aspekty dlouhodobého a důvěryhodného ukládání elektronických dokumentů

Datové centrum a Regionální SAN kraje Vysočina. Projekt digitalizace a. Petr Pavlinec, KrÚ kraje Vysočina. Září 2009

Doporučeno pro předpokládané využití serveru pro zpracování 2000 dokumentů měsíčně. HW: 3GHz procesor, 2 jádra, 8GB RAM

Garantované úložiště dokumentů IBM

Koncepce rozvoje knihoven ČR na léta Priorita 2: Trvalé uchování digitálních dokumentů

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení

Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta. Markéta Bušková ECM konzultant, SEFIRA

SEZNAM TABULEK A OBRÁZKŮ Tabulky Obrázky REJSTŘÍK POUŽITÉ ZDROJE Odborná literatura Webové stránky...

Ukládání a archivace dat

Hybridní spis je realita. Tomáš Lechner Vysoká škola ekonomická v Praze Národohospodářská fakulta Katedra práva

Zadávací dokumentace. k veřejné zakázce. NDA, zadávací řízení na dodavatele technologií ICT a implementaci a vývoj SW

Jak může probíhat vedení čistě elektronické zdravotní dokumentace v NIS

Kontrola výkonu spisové služby u veřejnoprávních původců: několik postřehů z praxe Mgr. Martin Myšička, Státní okresní archiv Most

Důvěryhodné úložiště digitálního obsahu

S T U D I E P R O V E D I T E L N O S T I P R O P R O J E K T N A R O Z V O J S L U Ž E B E G O V E R N M E N T U V K R A J Í C H. Příloha žádosti č.

Národní archivní portál: prezentace, výběr, postupy

Výkon spisové služby podle zákona č. 499/2004 sb. o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů

POVINNOSTI VE VÝKONU SPISOVÉ SLUŽBY

Národní digitální archiv výsledky, postupy, plány

Transkript:

Dlouhodobé a důvěryhodné uchovávání elektronických dokumentů Roman Kratochvíl, ICZ a. s. 4.dubna 2011 Konference ISSS 2011 1

Agenda Motivace Typy dokumentů a rizika uchovávání Varianty řešení Koncept a architektura DESA Základní funkce uložení v elektronické spisovně Řízení provozu Reference 2

Legislativní zázemí Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Národní standard (1.7.2012) pro elektronické systémy spisových služeb Dotčené subjekty: Organizace, které povinně nebo dobrovolně vykonávají spisovou službu v elektronické podobě 3

Externí zdroje financování Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby Strategie realizace Smart Administration Integrovaný operační program modernizace veřejné správy zvýšení kvality a dostupnosti veřejných služeb podpora územního rozvoje Výzva 08 - Digitalizace a ukládání dat Krajská digitální spisovna (KDS) Krajský digitální repozitář (KDR) Výzva 09 - Digitalizace archivů a problematika document management 4

Dokumenty pro střednědobé a dlouhodobé ukládání Typy dokumentů/objektů Úřední dokumenty - 499/2004 Sb. Ostatní - z oblasti knižních fondů, stavebních archívů, zdravotnických archívů nebo významných dokumentů svým obsahem či původem Uzavřené, neměnný obsah Rizika uchovávání Digitální vs. analogová (papírová) podoba Nefungující software a hardware Změna nebo smazání obsahu Zastarávání formátu, SW technologií a principů Ztráta autenticity platnost autentizačních prvků Zpětná dohledatelnost 5

Možné způsoby přístupu Zachování současného stavu Řešení HW prostředky HW úložiště Nasazení systému pro správu dokumentů DMS (Document Management System) Systém pro dlohodobé uchování dokumentů LTP (Long Term Preservation) 6

Proč LTP a ne DMS nebo HW úložiště Obvyklá doba uložení dokumentů LTP DMS HW úložiště roky / 10+ měsíce/roky roky zajištění neměnnosti Ano Ne* Ano zajištění důvěryhodnosti Ano Ne* Částečně zajištění čitelnosti Ano Ne* Ne vyřazování (skartační řízení) vyhledávání a zpřístupnění Ano Částečně Ne Ano Ano Částečně * je možné zajistit pouze doplňkovými moduly nebo vývojem 7

DESA Důvěryhodná elektronická spisovna a archiv Produkt řešící potřebu dlouhodobého a důvěryhodného uložení elektronických dokumentů v organizaci vyvolanou legislativou i potřebami organizace Spravuje dokumenty ze spisových služeb, agendových / odborných systémů, a ostatních systémů produkujících dokumenty podléhajících spisovému řádu, resp. zákonu č.499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě Stávající papírová obdoba: příruční spisovna, spisovna, podnikový archiv 8

Koncepce řešení 9

Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů Filozofický pohled: Fakta: neexistují dokonale permanentní ukládací média či způsob ukládání! Pravděpodobně nebudou existovat ani v budoucnu Počítačové systémy neustálý vývoj jak HW, tak SW Návrh archivních systémů se snaží trvale postihnout možnost potencionální změny a její zvládnutí, namísto dosažení nějakého permanentního stavu! 10

Základní funkce uložení v Elektronické spisovně Zajištění neměnnosti uložených informací Zajištění čitelnosti uložených informací v budoucnosti Předcházení problémům vzniklým generačními změnami HW a SW Zajištění důvěryhodnosti Střednědobé / dlouhodobé uložení digitálních dokumentů

DESA - Zajištění neměnnosti uložených informací Média opatření proti zastarávání volba vhodného média a ukládací technologie obměna médií před vypršením životnosti vytvoření bezpečnostních kopií, kombinace médií geografické oddělení kopií pravidelná kontrola uložení periodická detekce chyb obměna technologie ukládání před vypršením životnosti Zastarávání HW a SW systematická správa a údržba HW, aktualizace SW včasná migrace před morálním zestárnutím každých 10 15 let (podle rychlosti vývoje) migrace obsahu archivu na nový HW+SW.

DESA - Zajištění čitelnosti v budoucnosti Standardizace formátů výběr akceptovatelných formátů pro dlouhodobou archivaci Volba uchovávací strategie Primární strategie migrace formátu = konverze ohroženého formátu do nového formátu Odmítnutí nestandardního formátu na vstupu, případně migrace formátu při vstupu dokumentu do archivu Plánované migrace u ohrožených formátů

DESA - zajištění důvěryhodnosti Důvěryhodnost = prokázání původu dokumentu a toho, že kopie, kterou vidí uživatel, souhlasí s originálním dokumentem, tj. nic v něm nebylo během doby změněno a pokud ano, je jasné co a za jakých podmínek. Systém musí uchovávat metadata o všech procesech, akcích a změnách, které se na určitém objektu odehrály v průběhu jeho uložení tak, aby bylo možné změny sledovat až k původnímu dokumentu

DESA - zajištění důvěryhodnosti Na vstupu kontrola popř. aplikace časového razítka potvrzuje existenci dokumentu a metadat v čase. Časové razítko může být periodicky obnovováno jeden nebo dávka balíčků Systém poskytuje funkce pro ověření důvěryhodnosti (nezměněný dokument a nepřerušená řada časových razítek) Systém na vyžádání poskytuje důvěryhodné kopie dokumentu Struktura metadat podle Národního standardu pro vedení el. spisové služby Záznam všech operací do auditních logů 15

DESA další funkce Podpora hybridních spisů Přebírání a evidence metadat o listinných dokumentech Funkce listinné spisovny (evidence ukládacích jednotek, zápůjčky spisů) Řízení procesu vyřazení a skartace Příprava skartačního návrhu Schválení skartačního návrhu Provedení skartace elektronických dokumentů Vytvoření skartačního protokolu Příprava a předání elektronických archiválií do digitálního archivu (NDA) 16

Architektura DESA podle OAIS ISO 14721:2003 Open Archival Information System PŮVODCI Balíček SIP Balíček DIP Přístup UŽIVATELSKÁ KOMUNITA (PŮVODCI, BADATELÉ...) Vstupní kontrola Správa dat (Data Management) Archivní úložiště (Archival Storage) Vstupní zpracování Databáze Balíček AIP Primární Záložní DESA Administrace, řízení procesů Plánování uchovávání 17

Řízení provozu Řízení provozu podle závazných metodických předpisů (součást dodávky) Systém zamezuje provedení nevratných kroků (mazání, úprava souborů, ničení všech kopií, ) Důležité činnosti plánovány a jejich provedení auditovatelně zaznamenáno Připraveno na pravidelný audit činností Příprava na certifikaci systému

Plány strategických cílů podle metodiky PLATTER Tvorba a údržba důvěryhodné elektronické spisovny DESA jako repozitáře budovaného a udržovaného podle metodiky PLATTER (Planning Tool for Trusted Electronic Repositories) Důvěryhodná elektronická spisovna DESA budovaná a udržovaná dle metodiky PLATTER je kdykoliv auditovatelná na dlouhodobé uchovávání dokumentů podle mezinárodních metodik NESTOR, TRAC nebo DRAMBORA

Plány strategických cílů podle metodiky PLATTER Finanční plán Plán řízení lidských zdrojů Datový plán Akviziční plán Plán zpřístupňování Plán ochrany Technický plán Plán zajištění kontinuity Krizový plán

Reference - Celní správa ČR Projekt elektronické spisovny - modul IS Celní správy ČR Dlouhodobé a důvěryhodné uložení, vyhledávání a předkládání elektronických dokumentů (spisů) a k provádění skartačních řízení v Celní správě ČR. Vítězný projekt EGOVERNMENT THE BEST 2010 KPMG CACIO ocenění Úspěšný účastník IT projekt 2010 23

Architektura řešení v rámci GŘ cel 24

Rekapitulace řešení DESA Kompletní dodávka Systém pro dlouhodobé a důvěryhodné uložení el. dokumentů DESA Implementace a konfigurace Školení uživatelů a správců Integrace do stávajícího prostředí Metodika a příprava na audit Ověřené řešení Celní správa ČR 25

Dotazy a odpovědi 26

Děkuji za vaši pozornost Roman Kratochvíl roman.kratochvil@icz.cz +420 222 271 478 Aplikační řešení ICZ a.s. 27