Příprava akce
Poznáš akce na obrázku?
Fáze organizace akce 1. etapa: Plánování vše důkladně promyslete 2. etapa: Příprava zařiďte, co můžete, v rámci organizačního týmu 3. etapa: Koordinace řízení a kontrola 4. etapa: Uskutečnění průběh samotné akce 5. etapa: Po akci hodnocení a dokumentace
1. Etapa - Plánování PROČ A PRO KOHO? Vize a cíle akce SMART Cílová skupina účastníků Sestavení užšího organizačního týmu Jak velký? Koho do týmu? Jak motivovat účastníky?
1. Etapa - Plánování Vytvoření SWOT analýzy Rozsah dle náročnosti akce Silné stránky Slabé stránky Rámec akce Dle vize, cílů, swot analýzy, Úspěšný 1. ročník Zkušenosti a kontakty Podpora školy Omezené prostory (omezení futsalu) Rozhodčí Málo diváků Propagace Příležitosti Zájem studentů Rozšíření sportů Změna systému Děkanské volno Předání pořadatelství Byrokracie Obměna týmu Hrozby
1. Etapa - Plánování Termín S ohledem na volný čas organizátorů i účastníků Pozor na státní svátky, významné kulturní i sportovní události Školní rok, zkouškové u vysokoškoláků, aj Místo konání Můžeme využít atmosféru dle tématu akce Berme ohled na vzdálenost, spoje, aj. Název Vypovídající / budování jména
1. Etapa - Plánování Analýza potřebných a dostupných zdrojů Materiál Vybavení Analýza potřeb lidských zdrojů (širší org. tým) Informovanost X přeinformovanost Motivace organizátorů Předběžný časový harmonogram Hrubý nástin
Shrnutí 1. etapy plánování Vše důkladně promyslete a neuspěchejte začátek. Právě počáteční fáze často rozhoduje jak moc bude akce úspěšná. Vytvořte si pevné a kvalitní základy
2. Etapa - příprava Schůzky organizačního týmu Ujasnění konkrétní podoby akce Rozdělení a zadání úkolů (SMART) přiděleným garantům Jeden garant pro každou oblast jasně vymezené oblasti působnosti Vytvoření pracovního plánu a časového harmonogramu Program akce Dramaturgie (práce ve skupinkách) Červená niť
2. Etapa - příprava Doprava Zhodnotit možnosti dopravy osob a materiálu (cena, náročnost, uskutečnitelnost) Ubytování Zajištění dostatečného komfortu v závislosti na věku, zaměření, aj. Zkuste využít seznam skautských základen na Křižovatce Jídlo Za jídlo a jídelníček zodpovídá určený a zkušený garant Vyvážený jídelníček ukázka jídelníčku kurzu mraveniště
2. Etapa - příprava Zajištění materiálu Vybavení k programu, ceny, diplomy, papírnictví, lékárnička, aj. V případě zapůjčení vše důkladně označit Náhradní varianty plánu Kdy a jaký? Sestavení rozpočtu Viz hospodaření Bod zlomu Soutěž o zákusek
SOUTĚŽ!!! Jak velký by měl být účastnický poplatek při snaze o vyrovnaný rozpočet, když předběžně víme že: Počet potvrzených účastníků je 32 Náklady na materiál: 640,- Kč Náklady na ubytování: 4800,- Kč Slíbená dotace střediska: 1600,- Kč Náklady na dopravu: 1920,- Kč Náklady na stravu: 3200,- Kč Rezerva: 640,- Kč
2. Etapa - příprava Tip: výhody neziskových oranizací Vytvoření propozic Jednoduché nepřeplácat Uvést základní informace (termín, cena, místo, téma, ) S předstihem zveřejnit UKÁZKY:
Propozice
Propozice
Propozice
Shrnutí 2. etapy plánování Dobře fungující organizační struktura společně s jasně zadanými úkoly (SMART ) ulehčí mnoho práce a výrazně zlepší a zjednoduší celkovou organizaci. Někdy malá drobnost udělá zázraky
3. Etapa - koordinace Modul Závod Bohuš Modul Brány Sunny Vedoucí závodu Kolumbus Rozhodčí závodu Jirka Modul Přežití Modul před závodem Modul ZV Ještěrka Paťa Ivka + Šárka Garant doprovodného programu Hanča Garant servis týmu Katka - Myška Garant administrace a financí Váša
3. Etapa - koordinace Rady, porady a komunikace Jak řešit přehlednou komunikaci? Práce v týmu Důvěřuj, ale prověřuj kontrola jednotlivých částí závodu (garantů) Nabídni pomoc, poskytni zpětnou vazbu Kdy svolávat radu? Výhody a nevýhody rady
Jak zefektivnit a zpříjemnit radu Jsem na radu připraven, vím co budeme řešit a znám harmonogram Účastníci také ví, co se bude řešit a včas obdrželi materiály Rady se účastní jen ti, kterých se to týká Začneme včas a máme stanovený konec Účastníci vidí smysl a konkrétní výsledky Máme určeného zapisovatele zhotoví a pošle zápis Jsme parta kamarádů po radě někam zajdeme Účastníci ocení zpestření rady (drobné pohoštění, příjemná zpráva, aj.)
Shrnutí 3. etapy koordinace Základem je přehledná a efektivní komunikace v rámci organizační struktury Úkolem vedoucího akce je zejména koordinace a Úkolem vedoucího akce je zejména koordinace a kontrola organizačního týmu
4. Etapa - Uskutečnění Ustanovení hlavního koordinátora dne Většinou hlavní organizátor Závěrečná celková kontrola Vše co lze zkontrolovat, zkontroluj Vypracovaný harmonogram dne Snažte se dodržovat, ale nebraňte se nutným změnám
4. Etapa - Uskutečnění Každý organizátor má veškeré potřebné informace Zajištění všech potřeb účastníků Toalety, pitný režim, odpočinek, aj. Pořízení záznamů Foto, video Zajištění bezpečnosti Zdravotník
Shrnutí 4. Etapy Uskutečnění Pokud je vše důkladně naplánované, průběh akce je požitkem i pro organizátory
5. Etapa Po akci Odchodem účastníků akce pro organizátory nekončí! Závěrečný úklid a předání prostor Pořádek dělá přátele Získání zpětné vazby Od účastníků Od organizátorů
5. Etapa Po akci Poděkování organizátorům i ostatním zapojeným externistům Sepsání a archivování všech poznatků Užitečné kontakty Získané zkušenosti Tipy a triky
Shrnutí 5. etapy Po akci Čas, který budeme věnovat úkolům po skončení akce, se vám bohatě vrátí při pořádání dalších akcí.
Stojí to za to