Základy FV auditu 30. listopadu 2017 Obsah Účastníci FV auditu, jejich role a povinnosti Předmět a místo auditu Hlavní cíle a důvody auditu Očekávání auditorů 2 1
Účastníci FV auditu Auditor - nezávislý a objektivní - reportuje managementu společnosti - kvalifikovaný (principy, techniky provádění auditu), zároveň znalost FV, legislativy - může konzultovat s IT experty, osobami, které jsou zapojeny do FV procesů, EU QPPV, avšak zachovává nezaujatý postoj Auditovaná strana - zástupce Držitele rozhodnutí o registraci (MAH) 3 Ohlášení auditu Ohlášení auditu a dohodnutí termínu - Právní základ, místo, délka trvání, osoby nutné pro audit, požadovaná dokumentace, představení týmu auditorů Dokumenty - Základní dokument FV systému (PSMF), procesy, smlouvy, seznam registrovaných přípravků, seznam hlášení přijatých za poslední 2 5 let a datum poslání na autoritu, seznam PSURů a datum předložení na autoritu(y), RMP Upřesnění požadavku - Program auditu, dokumenty (vyžádané před auditem a během auditu), přístup do databází, klíčové osoby 4 2
Auditovaná strana Tým - Relevantní členové různých oddělení: farmakovigilanční, registrační, medicínské, právní, výroby, IT, klinických studií, oddělení kvality a auditů, atd. Určení zodpovědnosti Koho informovat - Centrálu - Lokální FV oddělení/lokální zastoupení - Poskytovatele služeb (call centrum, monitoring literatury, atd.) - Personál na recepci/ochranku 5 Příprava místa a potřebné vybavení Místnost - Na audit, na pohovory, na kontrolu dokumentů Vybavení - Kopírka - Tiskárna - Promítací zařízení - Telefon - Fax 6 3
Předmět a cíle auditu Ověřit, jestli je FV systém vhodně a účinně zaveden a provozován Audit je systematický, disciplinovaný, nezávislý a dokumentovaný proces pro získání a objektivní hodnocení důkazů s cílem určit, do jaké míry jsou splněna kritéria auditu, což přispívá ke zlepšování řízení rizik, kontroly a řídících procesů - důkazy: záznamy, prohlášení nebo jiné ověřitelné informace - kritéria auditu: v případě FV jsou to požadavky na FV systém (dle právních předpisů a pokynů) Cíl - určit, do jaké míry jsou splněna kritéria auditu - zlepšování řízení rizik, kontroly a řídících procesů 7 Důvody auditu Povinnosti MAH Vykonávat pravidelné audity FV systému včetně systému jakosti plánované na základě hodnocení rizik, s cílem zjistit, zda systém jakosti vyhovuje jeho požadavkům - Rutinní - Předchozí audit/re-audit - Změny PV systému, nový PV systém, nová databáze - Non-compliance, safety issue, změna poměru prospěchu a rizika léčivého přípravku 8 4
Očekávání auditorů Znalost legislativy Jasně popsaný FV systém v PSMF Procesy - důležité aktivity jsou popsány v procesech - procesy jsou aktuální - znalost procesů je samozřejmostí Compliance Systém PV školení Všechny kroky jsou zdokumentované Přehledná archivace Schopnost rychle dohledat požadované dokumenty 9 Průběh, nedostatky a nápravná opatření FV auditu 30. listopadu 2017 5
Průběh auditu Zahajovací schůzka - Představení účastníků pracovní pozice, kvalifikace a popis práce, plán auditu, domluva pohovorů, přehled procesů - Pokud to odpovídá typu auditu, připravte si prezentaci o organizaci vaší firmy/procesech Vlastní kontrola - Organizační struktura, procesy, dokumenty - Rozhovory, práce s databází, prohlídka archivu, umístění IT techniky Závěrečná schůzka - Předběžná rekapitulace zjištěných nedostatků, vyžádání doplňující dokumentace 11 Připravte si: Životopisy, Popisy práce Tréninkové záznamy pro farmakovigilanční a nefarmakovigilanční pracovníky Organizační strukturu Procesy Složky s nežádoucími účinky, PSURy Vyhledávání bezpečnostních informací z literatury Smlouvy s třetími stranami Risk Management Plány Business Continuity Plan Zápisy ze schůzek 12 6
Organizační struktura Globální Evropská Lokální Zodpovědnosti Tok nežádoucích účinků Smluvní organizace - jasná matice zodpovědností 13 Lidské zdroje a školení zaměstnanců Popis práce, Životopis (kvalifikace) farmakovigilančních osob Obchodní zástupce a jeho FV zodpovědnosti Školení pro farmakovigilanční pracovníky - Plán školení - Záznamy o školení - Přednáškové materiály Školení ostatních zaměstnanců - Plán školení - Záznamy o školení - Přednáškové materiály - Testování 14 7
Procesy Tvorba procesů (tzv. SOP na SOP) Sběr a zpracování FV informací z různých zdrojů, kontrola kvality, medicínské vyhodnocení, vyhodnocení potřeby hlášení na autoritu, hlášení autoritám, sledování lhůt pro hlášení, follow-up Monitorování literatury Příprava a předkládání PSURů Odpovědi na otázky autorit SPC, Safety variations, DHPC Detekce signálů, Risk management, Business Continuity Plan Lidské zdroje, zástupnost, komunikace s ostatními odděleními a s EU QPPV Školení zaměstnanců Audity/inspekce Aktivity prováděné poskytovatelem FV služeb (FV smlouvy) Archivace 15 Jak se chovat Audit je formální proces a každá odpověď může být zaznamenaná Buďte klidní Mluvte pravdu Buďte profesionální Buďte zdvořilí Buďte pozitivní Nehrajte hry, nezatajujte informace Nenabízejte speciální služby/laskavosti (např. jídlo, zábava, atd.) 16 8
Jak odpovídat (1) Ujistěte se, že rozumíte otázce, na kterou máte odpovědět. Pokud nerozumíte, raději se zeptejte. Zeptejte se na vysvětlení, pokud jste tázáni sugestivní otázkou. Odpovídejte jenom na konkrétní otázky a nesnažte se o dokončení sugestivních vět. Odpovídejte jenom na otázky, které byly položené Pokud neznáte odpověď, předejte otázku vhodné osobě a ujistěte se, že tato osoba ji zodpoví Odpovídejte pravdivě Odpovídejte stručně a výstižně Nebuďte vyhýbaví a neurčití Netlumočte otázku, např. Myslíte,...? 17 Jak odpovídat (2) Pokud si nejste jistí odpovědí, řekněte, že nevíte, ale že vyhledáte odpověď a udělejte to Neposkytujte nepravdivé a zavádějící informace Nedůvěřujte své paměti. Pokud je potřebné, odkažte se na dokumenty. Odpovídejte na otázky přímo, nespekulujte Když odpovíte na otázku, čekejte, než si auditoři promyslí vaši odpověď a udělají si poznámky. Nervozita někdy způsobí, že lidé příliš mluví, aby zaplnili ticho. Pokud si myslíte, že nějaká otázka je nevhodná/neadekvátní, diskutujte ji s oddělením zajištění kvality nebo s právním oddělením 18 9
Nedostatky zjištěné při auditu v následujících oblastech: Životopis, Popis práce, Školení Systém jakosti (QMS) Procesy PSMF ICSR, PSUR, Compliance Spolupráce s ostatními odděleními Dotazy z autorit, Safety Communication (DHPC) Audity, Inspekce Business Continuity Archivace 19 Životopis, popis práce Chybí datum a podpis Dokumenty nejsou aktuální Chybí popis práce pro FV u osob, které zastávají více rolí V životopise chybí zmínka o roli EU QPPV V popisu práce nefarmakovigilančních pracovníků chybí povinnost sbírat a hlásit bezpečnostní informace 20 10
Školení Nefarmakovigilanční část - Školení nových zaměstnanců (včetně FV) - Periodické školení - Školení na odpovídající procedury Pracovníci mimo farmakovigilanci - Neodpovídá požadavkům legislativy - chybí Tréninkový plán pro pracovníky mimo FV Školící materiály, prezenční listina Testování efektivity školení, kdo hodnotí efektivitu Popis, jak bude školen zaměstnanec, který se školení nemohl zúčastnit Farmakovigilanční pracovníci - Není zajištěno odpovídající školení/vzdělávání z centrály i vně - Chybí Tréninkový plán 21 Systém jakosti procesy I. Chybí procedura na tvorbu kontrolovaných dokumentů (Policy, SOP, WI) a na školení Chybí systém školení, popř. chybí školení relevantních lidí Proces nabývá platnosti před tím, než je relevantní personál proškolen Není dodržena perioda aktualizace/revize Mnoho stylistických chyb a překlepů chybí kontrola kvality (QC) Chybí procesy popisující některé aktivity (v centrále, ve filiálce, mezi odděleními) 22 11
Systém jakosti procesy II. Jsou k dispozici FV procesy, ale chybí popis aktivit vykonávaný mimo FV Popis aktivit se v různých procedurách či dokumentech liší Vykonávaná aktivita není popsána v kontrolovaném dokumentu Není použitá nová legislativa 23 PSMF Chybí procedura popisující tvorbu a udržování PSMF, není určená perioda pro aktualizaci Dokument je nekonzistentní Chyby formátovací, pravopisné chyby, překlepy Kapitoly PSMF a přílohy neodpovídají GVP modul II Některé přílohy chybí nebo nejsou pravidelně aktualizované Organigram nemá vyznačenou EU QPPV/PV osobu Flowchart neodpovídá platné legislativě 24 12
Hlášení nežádoucích účinků Chybí zdrojový dokument, chybí kontaktní údaje Není jasné, jak sbírat a hlásit invalidní případy nebo hlášení ze speciálních situací Není provedený Follow-up nebo není provedený v souladu s procedurou Není provedena nebo zdokumentována kontrola překladu a kontrola správnosti Není zajištěno potvrzení při výměně hlášení (reconciliation) Není dobře stanovený den 0 Jsou nastaveny různé časové limity v různých dokumentech (smlouva, SOP, ) Chybí kontakt pro hlášení nebo je starý Chybí přehled, nedá se měřit compliance, je nepřehledný case file Pozdní poslání 25 PSUR Není v novém templátu podle nové legislativy Údaje v PSURu neodpovídají zdrojovým datům nebo zdrojová data chybí Není k dispozici přehledná tabulka, ze které by bylo možné měřit compliance Pozdní podání 26 13
Compliance Compliance není měřena pro některé aktivity (zvláště, když je aktivita vykonávána jiným oddělením, než PV) Není jasné, které aktivity se měří na úrovni centrály a které na úrovni filiálky Opakované nedodržování termínů v některé z aktivit (např. safety variations) 27 Spolupráce s ostatními odděleními Globální nefarmakovigilanční QA - školení, audity, procedury, QMS PQC - kvalita produktů Registrace - SPC, autorizace, databáze Medicínské/Klinické - MI, studie Vedení - struktura, personál, EU QPPV Finance - prodeje IT přístupy, zálohování, kontinuita Právní smlouvy Globální farmakovigilanční Nežádoucí účinky sběr dat, databáze, hlášení na autority Dokumenty PSUR, ACO, RMP Prospěch/riziko Signály, USR, Komunikace rizik FV systém PSMF, Compliance, Bezpečnostní smlouvy, procedury Lokální nefarmakovigilanční QA - školení, audity (procedury, QMS) PQC - kvalita výrobků Registrace - SPC, autorizace, databáze Medicínské/Klinické - MI, studie Vedení - struktura, personál, Lokální FV Finance prodeje lokálně (Právní smlouvy) Lokální farmakovigilanční Nežádoucí účinky sběr dat (hlášení na autority) (Dokumenty PSUR, ACO, RMP) Prospěch/riziko (Signály, USR,) Komunikace rizik FV systém (PSMF,) Compliance, (Bezpečnostní smlouvy,) procedury 28 14
Oddělení registrací Není k dispozici proces na aktualizaci a distribuci SPC, popř. FV není zahrnuta v distribučním listu Registrační databáze není aktuální, takže výpisy nejsou úplné Časové limity pro XEVMPD nejsou dodrženy FV oddělení nemá přehled o posílání PSUR, RMP, Safety Variations Vázne spolupráce na RMP (plánování, chybí potřebné dokumenty pro přípravu RMP) Není k dispozici nástroj, kterým by bylo možné měřit compliance Chybí procesy nebo části procesů relevantních pro registrační oddělení 29 Oddělení kvality produktů, medicínské oddělení Došlé hlášení není zkontrolováno na přítomnost bezpečnostní informace Kontaktní osoba není dostatečně kvalifikovaná/trénovaná, aby uměla bezpečnostní informaci odlišit Není možné dohledat, jestli došlá hlášení byla kontrolována na přítomnost bezpečnostní informace Hlášení neobsahuje všechna přidělená čísla Není nastavené/prováděné potvrzení došlých hlášení (reconciliation) 30 15
Dotazy z autorit Není vytvořený kontrolovaný dokument Je vytvořený dokument na vnější komunikaci, ale dotazy z autorit zaměřené na FV nejsou specifikované a FV oddělení není zahrnuto/není informované 31 Safety Communication (DHPC) Není vytvořený kontrolovaný dokument Je vytvořený dokument na úrovni centrály, ale není popsáno, jak bude DHPC řešena na lokální úrovni Na lokální úrovni je popsána jenom FV část, činnost ostatních oddělení není popsána Chybí školení relevantních osob, pokud jsou pro ně delegované aktivity v proceduře 32 16
Audity Není vytvořen proces na lokální úrovni na audit/inspekci Problematické užívání pojmu internal/external Není sledované plnění CAPA nebo CAPA/plnění CAPA není poslané EU QPPV Nejsou dodržované CAPA EU QPPV není informovaná o auditu/inspekci Nedostatečná nebo nepopsaná spolupráce mezi Oddělením kvality a FV 33 Business Continuity Není vytvořen dokument Není popsaná FV Není zajištěn zástup na lokální nebo EU QPPV úrovni Není zajištěna kontinuita IT aktivit, nejsou k dispozici IT procedury 34 17
Archivace Není k dispozici voděodolná/ohnivzdorná skříň Není zajištěn kontrolovaný přístup Dokumenty jsou volně dostupné Skříň s dokumenty není zamknutá skříň 35 Nápravná a preventivní opatření (CAPA) Příčina vzniku Analýza dopadu Nápravné opatření - Opatření k odstranění příčiny zjištěné neshody nebo jiné nežádoucí situace Preventivní opatření - Opatření k odstranění příčiny potenciální neshody nebo jiné nežádoucí potenciální situace 36 18
CAPA role Auditor - Identifikuje neshody - Možná spolupráce na návrhu CAPA Odpovědný pracovník - Zjišťuje příčinu neshody - Navrhuje způsob odstranění neshody a termín Manažer kvality/vedoucí oddělení/eu QPPV - Schvaluje CAPA - Zodpovídá za řádný průběh kontroly CAPA Management - Přezkoumání systému vedením (CAPA) 37 CAPA Implementace Manažer kvality/vedoucí oddělení/eu QPPV - Sleduje implementaci včetně sledování termínů - Uzavře audit po implementaci CAPA - (Vystaví certifikát o uzavření auditu) 38 19
Použité zkratky (1) ACO Addendum to Clinical Overview DHPC Direct Healthcare Professional Communication EU European Union EU QPPV European Union Qualified Person responsible for Pharmacovigilance FV Farmakovigilance, Farmakovigilanční IT Information Technology MAH Marketing Authorisation Holder MI Medical Information PQC Product Quality Complaint PSMF Pharmacovigilance System Master File = Základní dokument FV systému 39 Použité zkratky (2) PSUR Periodic Safety Update Report QA Quality Assurance QMS Quality Management System RMP Risk Management Plan SOP Standard Operating Procedure SPC Summary of Product Characteristics USR Urgent Safety Restrictions XEVMPD extended EudraVigilance Medicinal Product Dictionary WI Working Instruction 40 20
Děkuji za pozornost! Otázky? 41 21