Alsenta.com
Alsenta.com moderní systém pro nákupní oddelení by Zbynek Lakomý
Alsenta.com Všechna práva vyhrazena. Vydáno : February 2010 in (whereever you are located) Spolecnost Autor ALSENTA s.r.o. Zbynek Lakomý
4 Alsenta.com Obsah Foreword 2 Part I Úvod 1 O systému... 2 4 Part II Nastavení 1 Nastavení... systému 4 8 Part III Hlavní menu 1 Vytvorit... výberové rízení 8 2 Seznam... výberových rízení 9 3 Nastavení... systému 9 11 Part IV Menu výberové rízení 1 Upravit... 11 2 Nahrát/editovat... produkty 12 3 Editovat... preklad 14 4 Editovat... dokumentaci 15 5 Nahrát... a editovat firmy 16 6 Rozeslat... poptávku 19 7 Zobrazit... nabídky 22 Pridat nabídky... dodavatele 23 Export nabídek... 24 27 Part V Dodavatelské prostredí 1 Zadávání... nabídek Index 29 0
Úvod tento manuál slouží k jednoduchému vysvetlení všech funkcí systému www.alsenta.com
kapitola I
Úvod 1 2 Úvod Vítejte v nápovede systému Alsenta.com. 1.1 O systému Systém alsenta.com je nástroj pro nákupní oddelení spolecností, které chtejí pracovat s moderními nástroji a efektivne zpracovávat výberová rízení. Alsenta.com vám umožní jednoduše a již behem nekolika minut získat nabídky na poptáváné produkty, nebo služby.
kapitola II
Nastavení 2 Nastavení 2.1 Nastavení systému 4 Nastavení systému se nachází v hlavním menu, které se zobrazuje ihned po prihlášení. V nastavení je možné editovat vlastní kontaktní a odesílací údaje. Je možné nastavit pro odesílání poptávek i vlastní smtp server pro lepší dorucitelnost. Po prvním prihlášení je vše prednastaveno. Je možné již rozesílat poptávky. Nastavení smtp serveru pro odesílání 1. Zaškrtnete "Chcete odesílat poptávky pres váš smtp server", rozbalí se další nastavení 2. Nastavte váš smtp server a port
5 Alsenta.com 3. Pokud server vyžaduje overení, zaškrtnete "Vyžaduje server overení ", rozbalí se další nastavení 4. Nastavte uživatelské jméno a heslo pro prihlášení 5. Kliknete na Uložit a overit. Pokud jste zadali vlastní smtp server bude vám dorucena potvrzovací zpráva. V informacním boxu nastavení se nyní zobrazuje tato zpráva.
Nastavení 6 6. Po obdržení e-mailu je nutné kliknout na odkaz, který je v textu zprávy. Tímto potvrzením je smtp nastaven a mužete odesílat poptávky pres váš server Nastavení kontaktních údaju Nastavte údaje, které se budou zobrazovat potencionálním dodavatelum.
kapitola III
Hlavní menu 3 Hlavní menu Hlavní menu obsahuje tyto položky : 1. Vytvorit výberové rízení 2. Seznam výberových rízení 3. Nastavení systému 4. Odhlásit se 3.1 Vytvorit výberové rízení 1. Zadejte název výberové rízení v hlavním jazyce 2. Zadejte podrobný popis poptávky v hlavním jazyce poptávky 3. Nastavte konec zadávání a zobrazování pro dodavatele a nastavte predpokládané ukoncení výberového rízení 4. Vyberte a nastavte hlavní jazyk 8
9 3.2 Alsenta.com Seznam výberových rízení V seznamu výberových rízení je možné najít všechna výberová rízení. Tento seznam je urcen pro procházení i do historie. V seznamu se vyskytují jak aktivní, tak již neaktivní výberová rízení. V seznamu je prehledne graficky zobrazeno nastavení, které je provedeno u jednotlivého výberového rízení. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 3.3 Název je vždy aktivní a umožnuje vstup do profilu výberového rízení Konec zobrazuje konec rízení pro vypisovatele Produkty zobrazují zda jsou nahrané produkty, nebo služby Dokumentace zobrazuje zda jsou nahrané soubory, nebo jakékoliv prílohy Firmy ukazuje zda jsou již prirazeny firmy Rozesláno zobrazuje, zda je poptávka již rozeslána Nabídky : Zadávání nespušteno - Do poptávky nebyl priložen odkaz pro zadávání nabídek Žádná nabídka - Odkaz byl vložen, ale nikdo doposud nezadal nabídku Nabídky dodavatelu - odkaz je aktivní a umožnuje vstup do prohlížení nabídek Nastavení systému Více o nastavení systému je v kapitole Nastavení
kapitola IV
11 4 Alsenta.com Menu výberové rízení Po vytvorení a vstupu do profilu výberového rízení se zobrazí profil. Funkce, odkazy, které je možné využít. 1. Upravit - umožnuje upravit základní údaje v hlavní jazyce - nastavují se datumy konce 2. Nahrát/editovat produkty - pridání a úprava produktu a služeb 3. Editovat preklad - editace dalších jazyku, které budou použity 4. Editovat dokumentaci - nahrání souboru a príloh 5. Nahrát firmy a Editovat firmy - nahrání dat o firmách, které se zúcastní poptávky 6. Rozeslat poptávku - rozeslání poptávky e-mailem 7. Zobrazit nabídky - zobrazení nabídek 4.1 Upravit Pokud je treba nastavit jiný název, upresnit podrobný popis, nebo prodloužit platnost je možné zde. Formulár pro editaci je stejná jako formulár pro vytvárení.
Menu výberové rízení 4.2 12 Nahrát/editovat produkty Pridávání produktu a služeb Pro nahrání a zadání jsou 2 možnosti. Je možné nahrát produkty ze souboru, nebo pridat rucne Nahrát ze souboru 1. Vyberte soubor formátu CSV ve kterém jsou data dle údaju v nápovede A. Skladové císlo položky - Není-li uvedno je nutné nastavit na 1.. x(pocet produktu) B. Název produktu C. Podrobný popis D. Materiál E. Množství F. Množstevní jednotka G. Množství za jaké období H. Mena(není-li uvedeno, je nastaveno defaultne CZK) 2. Vybrat je možno vždy jen hlavní jazyk výberového rízení
13 Alsenta.com Pridám rucne 1. Vyplnte co nejvíce polí pro úspešnost poptávky Produkty a služby je možné upravovat, okno editace je stejné jako okno pro pridávání produktu a služeb. Mazání položek Položku je možné vždy smazat dokud není zamcená. Položka se stává zamcenou pokud je k ní nahrán preklad do jiného jazyka, nebo dokumentace. Chcete-li ji smazat, musíte vždy smazat všechna spražená nastavení.
Menu výberové rízení 4.3 14 Editovat preklad Preklady je možné nahrávat souborem, nebo rucne pomocí formuláre. Pokud chcete zahrnout více jazyku je možné preložit výberové rízení a jeho popis a také jednotlivé produkty. Nahrání ze souboru Pokud chcete využít nahrání souborem, nesmí být v daném jazyce již proveden jakýkoliv preklad. Nahrát je možné data ve formátu CSV oddeleným stredníkem (lze uložit v MS EXCEL) v tomto poradí. A. Skladové císlo položky - Není-li uvedno je nutné nastavit na 1.. x(pocet produktu) B. Název produktu C. Podrobný popis D. Materiál E. Množství F. Množstevní jednotka G. Množství za jaké období H. Mena(není-li uvedeno, je nastaveno defaultne CZK) Pridání prekladu V tabulce jsou vždy videt všechny jazykové verze, ve kterých je aktuálne výberové rízení. Hlavní jazyk je nutné upravovat v editaci produktu, nebo v editaci výberového rízení. Jazyky, které byly preloženy jsou aktivní a po otevrení je možné je dále upravovat. Pokud chcete pridat další jazyk vyberte Pridat preklad
15 Alsenta.com V nove otevreném formulári mužete preložit jakékoliv položky. Vyberte jazyk. Ty položky, které vynecháte se dodavateli zobrazí v hlavním jazyce. 4.4 Editovat dokumentaci Ke každému výberovému rízení je možné priložit neomezene souboru do velikosti 8MB, stejne tak ke každému produktu zvlášt. V seznamu je vždy uveden pocet nahraných souboru. Chcete-li prídávat, nebo mazat, soubory prejdete na Editovat dokumentaci
Menu výberové rízení Chceteli smazat soubor, vyberte Smazat. 4.5 Nahrát a editovat firmy Náhrávání firem je možné tremi zpusoby. Nahraji ze souboru 1. Vyberte soubor formátu CSV ve kterém jsou data dle údaju v nápovede A. Název spolecnosti B. Kontaktní osoba C. E-mail D. Telefon E. Fax F. Ulice G. PSC a Mesto H. Zeme 2. Vyberte jazyk. Je možné vybírat z jazyku, ve kterých je preložen alespon jeden produkt. 3. Pro jednotlivá jazyková prostredí dodavatelu se nahrávají soubory samostatne Pridám firmy rucne Zadejte alespon povinné údaje(název spolecnosti, kontaktní osoba, e-mail) pro vytvorení firmy. Vyberte jazyk firmy. 16
17 Alsenta.com Nahraji z online databáze Firmy je možné nahrát z plne aktualizované databáze spolecnosti Alsenta s.r.o.. Pro online nahrávání firem jsou k dispozici databáze firem z Ceské republiky a Slovenska. V ceské databázi firem je možné vyhledávat dle klasifikace ALSENTA. Ve slovenské databázi je možné vyhledávat dle CPV klasifikace Evropské unie. 1. Vyhledejte hledaný produkt nebo službu
Menu výberové rízení 2. Je-li produkt vhodný pro vaše výberové rízení kliknete na zjisti pocet firem 3. Zobrazí se pocet firem, který je aktivní. 4. Vyberte Zobrazit seznam 5. Mužete vybrat všechny firmy, nebo jen vyselektovat, ty které potrebujete 6. Nakonec vyberte jazyk firem a kliknete na tlacítko Pridat firmy k výberovému rízení 18
19 Alsenta.com Pro výber slovenských firem je postup stejný. 4.6 Rozeslat poptávku Rozeslání poptávky je velmi flexibilní. E-mail je možné upravit dle aktuálních potreb. E-mail je možné rozesílat neomezene. Výber firem pro rozeslání 1. Zaslat všem firmám - pokud je vybrán tento odkaz, prejde se rovnou na editaci e-mailu 2. Vybrat firmy ze seznamu - pri výberu tohoto odkazu je zobrazena obrazovka se seznamem firem, které jsou k výberovému rízení prirazeny. Mužete vybrat ty, které chcete oslovit. Editace zprávy
Menu výberové rízení 20 1. Zobrazený formulár je vždy zobrazen ve všech jazykových verzích, které mají prirazeny firmy, které jsou vybrané pro zaslání. 2. V informacním okénku je vždy videt, zda je treba editovat položky aby mohla být zpráva odeslána. 3. Tlacítko pro odeslání se objeví až po úplné editaci predmetu a zprávy ve všech jazykových verzí. 4. jakmile jsou editovány povinné položky, zobrazí se tlacítko odeslat. V tuto chvíli je možné poptávky již odeslat. V e-mailu bude uveden pouze predmet a text zprávy. 5. V nabídce jsou dále 3 volitelné položky, které je možné automaticky vložit do zprávy e-mailu Seznam produktu - chcete-li aby hned v e-mailu byl zobrazen seznam poptávaných produktu Odkaz pro zadávání nabídek - Tento odkaz vložte, pokud chcete aby se uživatelé dostali k podrobnostem výberového rízení a mohli zadávat jejich nabídky k jednotlivým položkám Kontakty - Pokud chcete aby se na konci e-mailu zobrazil kontakty pro prímý kontakt s potencionálním dodavatelem, vybrete tento odkaz
21 Alsenta.com 6. Pokud je vše nastaveno je možné zprávu odeslat. Doba trvání odeslání záleží na poctu firem, které jsou pro danou zprávu prirazeny. Nikdy ale nevypínejte okno dokud se neobjeví, že bylo vše v porádku odesláno. E-mail pro možnou odpoved dodavatele je vždy nastaven na e-mail, který je uložen v nastavení systému. Príklad doruceného e-mailu :
Menu výberové rízení 22 Ve zpráve dole je uveden také seznam souboru : 4.7 Zobrazit nabídky Tato položka se v menu objeví, až ve chvíli kdy je zadána první nabídka od dodavatele. Po otevrení se objeví nové menu nabídek. 1. Profil výberového rízení 2. Pridat nabídky dodavatele 3. Export nabídek Na stránce nabídek je vždy zobrazen seznam všech produktu, které mají alespon jednu nabídku. U každého produktu jsou zobrazeny všechny nabídky dodavatelu.
23 4.7.1 Alsenta.com Pridat nabídky dodavatele Pokud dodavatel zašle nabídky pouze odpovedí na e-mail, je možné zadat jeho nabídky rucne. 1. Vyhledejte firmu, které chcete zadat nabídky. - prohledává se : Název firmy, kontaktní osoba a e-mail 2. Po vyhledání se zobrazí seznam firem - vyberte Zadat nabídky 3. Vložte nabídky k jednotlivým produktum, cena je vždy automaticky ukládána.
Menu výberové rízení 4.7.2 Export nabídek Data je možné exportovat do techto formátu 1. 2. 3. 4. xlsx - MS Office Excel 2007 xls - MS Office Excel 97-2003 pdf - PDF formát. Možné otevrít v Adobe Reader html - webový formát, je možné otevrít v jakémkoliv internetové prohlížeci Po vyberu formátu se zobrazí odkaz pro Export. Po kliknutí je možné soubor stáhnout. Excel 2007 Excel 97-2003 PDF HTML 24
25 Alsenta.com
kapitola V
27 5 Alsenta.com Dodavatelské prostredí Dodavatelské prostredí se zobrazuje, pouze pokud je v e-mailu rozeslán odkaz pro toto výberové rízení a platnost je stále aktuální. Toto prostredí je pouze jedna stránka bez jakýkoliv menu. Uživatelum se vždy zobrazuje v takovém jazykovém prostredí jaké mají nastaveno od vypisovatele. Uživatel muže upravit své údaje a nastavit tak správné kontakty(odkaz Upravit údaje).
Dodavatelské prostredí 28 Doplnující údaje a podrobnosti jednotivých produktu(služeb) je možné zobrazit vybráním odkazu zobrazit podrobnosti
29 5.1 Alsenta.com Zadávání nabídek Zadávání nabídek uživatelé editují v seznamech produktu. Nabídka je uložena pokaždé, když je jednotivé okno opušteno, aby nedocházelo k prípadným ztrátám dat. Jako oddelovac je možné použít tecku i cárku. Systém si sám upraví. Na konci zadávání nabídek je nutné nabídky potvrdit. Tímto potvrzením uživatel udelá poslední úkon pri zadávání nabídek a na obrazovce se zobrazí potvrzení Vaše nabídky jsou již potvrzeny.