E-spis a legislativa (shrnutí) Petr Oplátek, ICZ a.s. David Zimandl, ICZ a.s. 10.11.2009, Praha www.i.cz
Spisová služba a legislativní požadavky Závazné splnění všech požadavků, které vyplývají z právních norem: zákona o archivnictví č. 499/2004 Sb. vyhlášky č. 191/2009 Sb. Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb až od 1.7.2012 Přechodné ustanovení zákona č. 190/2009 Sb. Určení původci uvedou své spisové služby, elektronické systémy spisové služby vykonávané v elektronické podobě a spisové řády do souladu se zákonem č. 499/2009, ve znění účinném ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona, do 3 let ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona. E-spis nové požadavky nutné především k zajištění elektronické komunikace již splněny Aktuální základní problematické funkce kladené na spisové služby Zajistit doručení dokumentu z datové schránky se správnými parametry vliv na činnost celé organizace Zajištění úschovy a bezpečnosti (obsahu) elektronických dokumentů nedůvěra k elektronickým dokumentům, důkazní prostředek
E-spis a datové schránky(1) Přihlášení k datové schránce uživatelským jménem a heslem (oprávněná nebo pověřená osoba) komerčním serverovým certifikátem (oprávnění uživatelů nastavené na úrovni E-spisu) Datum doručení podání vůči OVM Zákon 17 odst. 3: Dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. ISDS rozlišení časového okamžiku dodání do DS a doručení dokumentu (včetně OVM) Vyhláška 7 odst. 2. anebo kdy je dokument dodán do datové schránky orgánu veřejné moci
E-spis a datové schránky(2) Přihlášením do DS prostřednictvím e-spisu jsou všechny datové zprávy považovány za doručené v případě volání funkcí: získání kterékoliv došlé datové zprávy nebo její obálky, získání seznamu došlých nebo odeslaných datových zpráv, získání dodejky nebo doručenky k datové zprávě. Operace v e-spisu nemající efekt doručení datové zprávy: odeslání nové datové zprávy, vyhledávání cizí datové schránky.
E-spis a důvěryhodnost Přijaté datové zprávy Uložení celé datové zprávy včetně obálky Provedení všech předepsaných kontrol vytvoření protokolu Uložení samostatně přílohy včetně elektronického označení (pokud existuje) Zajištění nezměnitelnosti a neporušitelnosti obsahu pomocí transakčních protokolů a elektronických časových razítek (a elektronických značek) Vše automaticky bez možnosti zásahu neoprávněná osoby Odesílané datové zprávy Podpora převodu do výstupního formátu včetně možnosti automaticky vkládat elektronické značky a časového razítka Podpora elektronického podpisování (pomocí osobních kvalifikovaných certifikátů v souboru i tokenech) Dokument bez elektronických značek (elektronického podpisu) nelze autorizovaně konvertovat do listinné podoby! Zajištění nezměnitelnosti, neporušitelnosti a věrohodnosti původu obdobným způsobem jako u přijaté datové zprávy Ukládaná systémová hesla (např. k certifikátům) Vždy v zašifrované podobě
Certifikáty pro podporované procesy E-spisu Osobní kvalifikované certifikáty (od 190 Kč) Povinnost používat při vytváření oficiálních elektronických dokumentů Časová razítka povinné použití dle 69a zákona č. 499/2004 Sb. odst. 1 a odst. 8 (variabilní cena v závislosti na odebraném množství) Kvalifikované systémové certifikáty Volitelnost použití, především spolu s časovým razítkem (tisíce Kč) Komerční serverové certifikáty Možnost přihlašování spisové služby k DS (tisíce Kč)
Děkuji za vaši pozornost Petr Oplátek David Zimandl, ICZ a. s. 10.11.2009