Evidence a zpracování záloh po 1.5.2004 Program Stereo ekonomický software obsahuje funkci pro evidenci a zpracování záloh a je vytvořen tak, aby vystavování dokladů a účtování DPH u zálohových plateb bylo co nejjednodušší. Ukážeme si na příkladu možný postup zpracování záloh v účetnictví. V daňové evidenci je postup stejný, mimo záležitostí týkající se účtování vynechejte body 1 a 6. V příkladu budeme vycházet z toho, že záloha je uhrazena na základě zálohové faktury. Pokud je tomu tak, dojde při zadání úhrady zálohové faktury (proforma) faktury k automatickému převzetí informací o DPH. V jiném případě je potřeba u úhrady doplnit informace o DPH ručně. Prodej zboží s částečnou úhradou zálohou předem, příklad: 1) Nastavení účtů Pro potřeby účtování přijaté platby zálohy je potřeba si připravit analytické účty účtu 324. Použijeme např. - účet 324001, na kterém budeme sledovat zálohy a v rámci kterého lze zpracovávat saldokonto záloh - účet 324009, na kterém budeme sledovat DPH zálohových plateb Analogicky si připravíme účty pro poskytnuté zálohy dodavatelům - 314001-314009 Účty doplňte do účtového rozvrhu a pokud jste doposud účtovali pouze na syntetickém účtu 324, proveďte globální přeúčtování na analytický účet 324001 (funkcí F10 účtového rozvrhu - Globální přeúčtování). Doporučujeme nastavit tyto účty i do seznamu druhů účtování pro úhrady faktur (FAOZ, FADZ). Dále nastavte účty do Nastavení firmy, záložka Účetnictví Parametry účtování. Doplňte účty pro DPH v části Účty pro účtování záloh.
2) Zálohová faktura Vytvoříte zálohovou fakturu v agendě vystavených faktur na celkovou částku 20 000,- Kč s uvedením základu DPH a daně. Zálohovou fakturu neúčtujte.
3) Úhrada zálohy Po přijetí úhrady na bankovním účtu zadáte výpis z bankovního účtu. Zadejte variabilní symbol, podle kterého vyberete záznam zálohové faktury z pohledávek a závazků, program automaticky vypočítá a nastaví základ DPH a daň. Můžete také vypočítat DPH jiným způsobem dohodnutým s odběratelem, např. z ceny s daní. Zaškrtněte údaj Zahrnout do zpracování v oddílu DPH protože na platbu vystavíte daňový doklad. U účetnictví pro podnikatele zatrhněte údaj Záloha. U daňové evidence údaj Záloha nemá význam na zaúčtování a není uveden. Vytiskněte daňový doklad o přijaté platbě např. klávesou F6 a zašlete jej odběrateli. Kopii dokladu uschovejte podobně jako ostatní daňové doklady. 221 / 324001 20 000,00 Kč 324009 / 343 3193,30 Kč
4) Zúčtovací faktura Po uskutečnění zdanitelného plnění vystavte konečnou zúčtovací fakturu. Fakturu vytvoříte s položkami, kdy v první položce uvedete celkovou výši faktury. Druhou položkou odečte tu zaplacenou zálohu. Položku nebudete zadávat ručně, ale použijete funkci F10 Vybrat uhrazené zálohy a vyberete záznam bankovního výpisu s uhrazenou zálohou. Pokud by bylo více zálohových plateb, vyberte opakovaně jednotlivé platby. Jestliže v bankovním výpise byl základ daně a daň vypočtena z poměru uhrazované částky a celkové částky faktury, může dojít k rozdílnému výpočtu daně u položky zálohy v případě, že položku zadáváte ručně. Pokud by vznikl rozdíl v DPH, je možné jej upravit přes funkci F10 Korekce tabulky DPH. Pokud se automaticky nedoplnily do položek faktury účty, zobrazte si sloupce Druh, Má dáti, Dal v položkách úpravou pohledu F5 a doplňte chybějící účty. Vytiskněte fakturu a zašlete odběrateli. 311 / 604 32 193,30 Kč 311 / 343 6 116,70 Kč
5) Úhrada zbývající částky Po přijetí úhrady na zbývající částku 38310,- Kč zaevidujte tento příjem v bankovních výpisech. 221 / 311 38 310,00 Kč
6) Zúčtování zálohy Zúčtujte zálohu - otevřete záznam o vydané faktuře vf0001 v pohledávkách a závazcích a funkcí F10 - Zúčtovat zálohu s DPH vyberte záznam o platbě zálohy v bankovních výpisech a dokladovou řadu interních dokladů, do které se vytvoří záznamy o zúčtování zálohy. Program vygeneruje záznamy o zúčtování zálohy. 324001 / 604 16 806,70 Kč 324001 / 324009 3 193,00 Kč
b) Nákup zboží s částečnou úhradou zálohou předem, příklad: 1) Zálohová faktura Zadejte zálohovou fakturu do přijatých faktur. Pokud vyplníte údaje o DPH, budou využity při zadání platby zálohy v bankovních výpisech k nastavení informací o DPH. Nezaškrtávejte údaj Zahrnout do zpracování DPH. Zálohová nebo proforma faktura není daňovým dokladem. Zálohovou fakturu neúčtujte.
2) Úhrada zálohy Po úhradě zálohy a přijetí bankovního výpisu zadejte do bankovních výpisů úhradu zaplacené částky. Po zadání variabilního symbolu dojde k naplnění také informací o DPH podle zálohové faktury ale nezaškrtne se údaj Zahrnout do zpracování v oddílu DPH, protože zatím nemáte daňový doklad. 314001 / 221 119,00 Kč
3) Zaevidování daňového dokladu Jak obdržíte od dodavatele daňový doklad o přijaté platbě, upravte informace o DPH v odpovídajícím záznamu v bankovním výpise. Upravte nebo zadejte datum DPH, základ DPH a daň a zaškrtněte Zahrnout do zpracování v oddíle DPH. U účetnictví pro podnikatele zatrhněte údaj Záloha. U daňové evidence údaj Záloha nemá význam na zaúčtování a není uveden. Po uložení záznamu dojde k novému zaúčtování, kde se sníží částka účtovaná na účet dodavatelů a zaúčtuje se DPH. Označení (číslo) daňového dokladu si můžete poznamenat do údaje Poznámka (v záložce Detail položky). Daňový doklad založte k bankovnímu výpisu nebo samostatně. Pro snadnější vyhledání si na něj můžete poznamenat číslo bankovního výpisu. 314001 / 221 119,00 Kč (není účtováno znovu, položka již byla účtována v předchozím kroku) 343 / 314009 19,00 Kč
4) Přijetí vyúčtovávací faktury Jak obdržíte konečnou fakturu, zadejte ji do agendy přijatých faktur. V první položce vyplníte výši celkové faktury. Další položku nevytváříte, ale použijete klávesu F10 - Vybrat uhrazené zálohy a vyberete záznam bankovního výpisu s uhrazenou zálohou. Pokud by bylo více zálohových plateb, vyberte opakovaně jednotlivé platby. Jestliže v bankovním výpise byl základ daně a daň vypočtena z poměru uhrazované částky a celkové částky faktury, může dojít k rozdílnému výpočtu daně u položky zálohy v případě, že položku zadáváte ručně. Pokud by vznikl rozdíl v DPH, je možné jej upravit přes funkci F10 Korekce tabulky DPH. Pokud se automaticky nedoplnily do položek faktury účty, zobrazte si sloupce Druh, Má dáti, Dal v položkách úpravou pohledu F5 a doplňte chybějící účty. 518 / 321 200,00 Kč 343 / 321 38,00 Kč
5) Doplatek zbývající částky Uhraďte zbývající částku faktury a po obdržení výpisu z účtu zadejte úhradu do agendy bankovních výpisů. 321 / 221 238,00 Kč
6) Zúčtování zálohy Zúčtujte zálohu - otevřete záznam o přijaté konečné faktuře v pohledávkách a závazcích a funkcí F10 - Zúčtovat zálohu s DPH vyberte záznam o platbě zálohy v bankovních výpisech a dokladovou řadu interních dokladů, do které se vytvoří záznamy o zúčtování zálohy. Program vygeneruje záznamy o zúčtování zálohy. 518 / 314001 100,00 Kč 314009 / 314001 19,00 Kč Poznámky: Automatické rozúčtování DPH na pomocný účet DPH (314009 nebo 324009 se provádí pouze v bankovních výpisech. V agendě bankovní výpisy to lze provést za předpokladu, že veškeré záznamy se zaškrtnutou volbou Zahrnout do zpracování DPH budeme považovat za úhrady záloh. V agendě pokladna se běžně používají doklady s DPH proto není možné automaticky určit, kdy jde o platby záloh a účtování je třeba zadat ručně. Stejným způsobem jako při dílčích platbách se postupuje, pokud je předem uhrazena celá částka faktury. Na vyučovacím dokladu je pak částka k úhradě 0.