Příloha č. 1 a skartační plán střední školy 1. Organizace a řízení 1.1 Právní základ organizace 1.1.1 Zřizovací listina, její dodatky a změny A 10 po ztrátě 1.1.2 Rozhodnutí o do školského rejstříku a o jeho změnách a doklady uvedené v 147 školského zákona, výpisy ze školského rejstříku A 10 po ztrátě 1.1.3 Kolektivní smlouvy A 10 po ztrátě 1.1.4 Koncepce rozvoje školy A 10 po uplynutí období, k němuž se koncepce vztahuje 1.1.5 Výroční zprávy A 10 1.2 Plánování a organizace činnosti 1.2.1 Plány práce roční a delší A10 1.2.2 Plány práce s kratší než roční periodicitou S 5 1.2.3 Vnitřní organizační směrnice (např. organizační řád, spisový a skartační řád, školní řád apod.) A 5 1.2.4 Pokyny a řídící akty vedení školy A 5 1.2.5 Autoevaluace V5 1.2.6 Výkazy o škole a statistická hlášení roční a delší A 10 po ztrátě 1.2.7 Výkazy o škole a statistická hlášení s kratší než roční S 5 periodicitou 1.2.8 Dotazníky pro potřebu školy S 5 1.2.9 Inspekční zprávy A 10 1.3 Dokumentace činnosti školy kud je vedena) 1.3.1 Kronika školy A 10 po uzavření ) 1.3.2 Kroniky tříd A5 po uzavření ) 1.3.3 Fotodokumentace činnosti školy, fotoalba A 10 1.3.4 Výstřižky z tisku A 10 1.3.5 Filmové a zvukové záznamy, videozáznamy A 10 1.3.6 Školní časopisy A10 1.3.7 Vlastní ročenky, publikace, almanachy A 10 1.4 Zápisy z porad 1.4.1 Zápisy z porad školské rady A 5 1.4.2 Zápisy z porad vedení A 5 1.4.3 Zápisy z pedagogických a klasifikačních porad V 10
1.4.4 Zápisy z porad komisí (výchovných, metodických, V 5 předmětových atd.) 1.4.5 Zápisy z provozních porad V5 1.5 Záznamy z kontrol 1.5.1 Záznamy z kontrol nadřízených orgánů V 10 1.5.2 Záznamy z ostatních kontrol (finanční úřad, úřad práce, V5 BOZP, hygiena, požární ochrana) 1.6 Korespondence 1.6.1 Stížnosti V 10 1.6.2 Evidence stížností A 10 po uzavření ) 1.6.3 Korespondence běžná došlá i odeslaná V 5 1.7 Pojištění 1.7.1 Pojištění organizace V 5 1.7.2 Pojištění žáků S 5 po ztrátě 1.8 Spisová služba 1.8.1 Podací protokol A 5 po uzavření ) 1.8.2 Evidence poštovného (známek) S 5 1.8.3 Evidence dokumentů uložených ve spisovně (případně A 10 po vyřazení archivní kniha) posleního dokumentu 1.8.4 Evidence razítek A 5 1.8.5 Razítka V 5 po ztrátě, poškození, opotřebování po ztrátě 1.8.6 Evidence kvalifikovaných certifikátů dle 17 vyhlášky č. A 5 259/2012 1.8.7 Kniha výpůjček dokumentů ze spisovny S 5 po uzavření a vrácení všech zápůjček) 1.8.8 návrhy, protokoly, záznamy o předání archiválií k trvalému uložení do archivu, protokoly, potvrzení o likvidaci dokumentů 1.8.9 Denní transakční protokol A 1 A trvale uloženy ve škole 2. Výchovně vzdělávací proces 2.1 Řízení a organizace výchovně vzdělávacího procesu
2.1.1 Školní vzdělávací program A 5 po ztrátě 2.1.2 Podklady k organizaci výuky na škole (rámcový vzdělávací V 5 program, učební osnovy 2.1.3 Matrika žáků A 45 2.1.4 Třídní výkazy A 45 2.1.5 Katalogové listy A 45 2.1.6 Seznamy studentů A 20 2.1.7 Třídní knihy S 10 2.1.8 Záznamy o práci ve volitelném, nepovinném předmětu, S 10 zájmovém útvaru 2.1.9 Rozvrhy tříd a učeben, přehledu dozorů nad žáky S 1 2.1.10 Tematické plány S 5 2.1.11 Učební plány S 5 2.1.12 Individuální vzdělávací plány žáků S 5 2.1.13 Klasifikační zprávy S 5 2.1.14 Hospitace S 5 2.1.15 Záznamy z činnosti výchovných poradců S 5 2.1.16 Dokumentace akcí pořádaných školou, mimoškolní akce, V 5 exkurce, sportovní výcviky 2.1.17 Dokumentace praxe žáků S 5 2.1.18 Propagace práce školy, nábory žáků V 5 2.1.19 Osobní spisy žáků kud se vedou) S 10 2.1.20 Integrace postižených žáků S 5 2.1.21 Zápisy z třídních schůzek S 1 2.1.22 Pedagogické deníky učitelů S 1 2.1.23 Vysvědčení (nevyzvednuté vyplněné rukopisy, duplikáty) S 3 2.1.24 Studijní průkazy nepředané žákům S 3 2.1.25 Srovnávací testy žáků S 3 2.1.26 Písemné práce žáků (nepředané žákům) S 5 2.2 Odborný výcvik 2.2.1 Deník evidence odborného výcviku S 10 2.2.2 Přehled skupin přidělených do UOV S 10 2.2.3 Práce a hodnocení žáků v odborném výcviku S 10 2.3 Zkoušky 2.3.1 Maturitní zkouška 2.3.1.1 Protokol o průběhu maturitní zkoušky ve zkušebním místě A 45 Protokol o výsledcích ústních zkoušek společné části maturitní zkoušky žáka Záznam o hodnocení ústní zkoušky společné části maturitní zkoušky žáka Protokol o průběhu profilové části a ústních zkoušek společné části maturitní zkoušky Protokol o výsledcích profilové části maturitní zkoušky žáka Protokol o výsledcích společné části maturitních zkoušek žáka 2.3.1.2 Protokol o průběhu maturitní zkoušky v učebně S 5 Záznamový arch
Záznam o předání zkušební dokumentace žáků (didaktický test žáků s přiznaným uzpůsobením podmínek pro konání maturitních zkoušek) Záznam o předání zkušební dokumentace pro záznamové archy písemné práce z českého jazyka a literatury Záznam o zaplombování bezpečnostní schránky 2.3.1.3 Maturitní témata S 5 2.3.1.4 Písemná maturitní zkouška S 5 2.3.1.5 Praktická maturitní zkouška S 5 2.3.1.6 Přihláška k maturitní zkoušce S 5 2.3.1.7 Další dokumentace k maturitě S 5 2.3.2 Závěrečná zkouška 2.3.2.1 Písemná závěrečná zkouška S 5 2.3.2.2 Protokol o písemné závěrečné zkoušce A 45 2.3.2.3 Protokol o závěrečné zkoušce A 45 2.3.2.4 Kontrolní list o závěrečné zkoušce žáka A 45 2.3.3 Komisionální zkoušky S 5 2.3.4 Rozdílové zkoušky S 5 2.4 Přijímací řízení S 10 Od vydání rozhodnutí 2.5 Spisy správního řízení S 10 Od vydání Opakování ročníku žáka střední školy rozhodnutí Přerušení vzdělávání žáka střední školy Přestup žáka střední školy do jiné střední školy Změny oboru vzdělávání žáka střední školy Individuální vzdělávací plán žáků - rozhodnutí Rozhodnutí o přijetí žáka do vyššího ročníku Rozhodnutí o uznání předchozího vzdělání Rozhodnutí o vyloučení ze školy Rozhodnutí o podmíněném vyloučení ze školy 3. Mzdové a personální záležitosti 3.1 Seznamy zaměstnanců A 20 3.2 Mzdové listy S 50 po roce, kterého se týkají (zákonná lhůte je 30 let) 3.3 Osobní spisy zaměstnanců (žádost o přijetí do pracovního poměru, preventivní prohlídky, doklady o zvyšování a prohlubování kvalifikace, pracovní smlouvy, platové výměry, náplně práce) Typy dokumentů ukládané do osobního spisu se již nesmí vyskytovat jako samostatná položka spisového a skartačního plánu. 3.3.1 Osobní spisy zaměstnanců, kteří ze školy odešli V 50 po ukončení pracovního
3.3.2 Osobní spisy zaměstnanců, kteří pracovali na škole do odchodu do důchodu nebo do smrti V 10 poměru po odchodu do důchodu nebo po smrti 3.4 Pověření, hmotná zodpovědnost S 5 pokud není součástí osobního spisu 3.5 Evidenční listy důchodového zabezpečení S 3 pokud nejsou součástí osobního spisu S 5 3.6 Mzdové sestavy (rekapitulace mezd, průměrné denní vyměřovací základy nemocenské, průměrné výdělky pracovně právní) 3.7 Doklady o výplatě mezd (výplatní listiny, výplatní lístky, převodní příkazy, odměny, stanovení osobních příplatků, náhradní plnění) 3.8 Evidence náhrady za ušlou mzdu S 5 3.9 Potvrzení příjmů S 5 3.10 Docházka zaměstnanců S 10 3.11 Dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti S 10 3.12 Smlouvy o dílo V 10 3.13 Přihlašování a odhlašování zaměstnanců ke zdravotním S 10 pojišťovnám 3.14 Nemocenské, zdravotní a sociální pojištění S 10 3.15 Statistická hlášení a výkazy týkající se zaměstnanců S 5 Výkaz o práci (čtvrtletní) Výkaz o pracovní neschopnosti pro nemoc a úraz (půlroční) Zaměstnání se změnou pracovní schopnosti Výkaz o platech ISP loletní) Čtvrtletní výkaz o zaměstnancích a mzdových prostředcích v regionálním školství Přehled o výši pojistného (MSSZ) Hlášení o vývoji zaměstnanosti (roční) 3.16 Fond kulturních a sociálních potřeb S 5 4. Finanční záležitosti 4.1 Rozpočet školy 4.1.1 Rozpočty roční návrh, uzávěrka, změny rozpočtu A 10 4.1.2 Rozpočty ostatní krátkodobé rozpočty, přehledy čerpání S 10 4.1.3 Podklady k sestavení rozpočtu, sjetiny S 10 4.1.4 Roční zpráva o hospodaření (přehled o plnění rozpočtu, přehled o tvorbě a čerpání peněžitých fondů, přehled výnosů a nákladů, přehled pohledávek a závazků, výkazy rozvaha, výkaz zisků a ztrát, návrh na rozdělení HV, A 10 S 5
Příloha (MÚZO), Hlavní kniha v Kč, Finanční vypořádání dotací poskytovaných krajům, Finanční vypořádání účelově určených prostředků na provoz a dotaci na investice poskytované z rozpočtu zřizovatele) 4.1.5 Měsíční, pololetní a čtvrtletní závěrky S 10 4.1.6 Hlavní účetní kniha S 10 4.1.7 Dotace (od obcí, nadací apod.) V 10 po skončení projektu 4.1.8 Projekty (EU a další) 4.1.8.1 Zásadní dokumenty týkající se návrhu a realizace projektu (žádost, rozhodnutí, závěrečná monitorovací zpráva) 4.1.8.2 Podklady k projektu, daňové doklady a další doklady k čerpání peněz atd. 4.1.9 Výběrová řízení zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, maximálně však do výše předpokládané hodnoty veřejné zakázky stanovené zřizovací listinou V 10 S 10 V 10 po skončení udržitelnosti projektu po skončení udržitelnosti projektu po ukončení výběrového řízení 4.2 Účetní a daňové doklady 4.2.1 Přijaté faktury S 5/S 10* *plátce DPH 4.2.2 Vydané faktury S 5/S 10* *plátce DPH 4.2.3 Evidence faktur (kniha faktur, kniha závazků) S5/S 10* po *plátce DPH 4.2.4 Objednávky S 5 4.2.5 Evidence objednávek S 5 po 4.2.6 Bankovní doklady (příkazy k úhradě, výpisy z účtů) S 5/S10* *u dotací a investičních akcí 4.2.7 Příjmové a pokladní doklady bez DPH/s DPH S 5/S 10 4.2.8 Pokladní kniha/pokladní kniha dokladů s DPH S 5/S 10 po 4.2.9 Žádanky o poskytnutí zálohy S5 4.2.10 Daňová přiznání a prohlášení S 10 4.2.11 Všeobecné účetní doklady S 5 5. BOZP a PO 5.1 Úrazy 5.1.1 Evidence úrazů zaměstnanců A 10 po 5.1.2 Záznamy o úraze zaměstnanců a jejich odškodnění těžké A 10 a smrtelné úrazy 5.1.3 Záznamy o úraze zaměstnanců a jejich odškodnění ostatní úrazy S 10
5.1.4 Evidence úrazů žáků A 10 po 5.1.5 Záznamy o úraze žáků a jejich odškodnění těžké a A 10 smrtelné úrazy 5.1.6 Záznamy o úraze žáků a jejich odškodnění ostatní úrazy S 10 5.2 Prevence a organizace BOZP a PO 5.2.1 Zápisy o prověrkách BOZP, PO, revizní záznamy S 5 5.2.2 Evidence ochranných osobních pomůcek S 5 po vyřazení pomůcek 5.2.3 Požární kniha S 5 po 5.2.4 Kniha BOZP 6. Hospodaření s majetkem 6.1 Majetkoprávní záležitosti 6.1.1 Smlouvy delimitační V 5 6.1.2 Smlouvy darovací V 5 6.1.3 Smlouvy kupní movitosti, nájemní, kupní, zajištění S 5 po ztrátě služeb, leasingové a další 6.2 Evidence dlouhodobého hmotného i nehmotného majetku 6.2.1 Zařazovací protokoly S 5 po vyřazení majetku 6.2.2 Vyřazovací protokoly S 5 po vyřazení majetku 6.2.3 Odpisové plány S5 6.2.4 Předávací protokoly S 5 po vyřazení majetku 6.3 Inventury 6.3.1 Inventura řádná zápisy, sumáře A 10 6.3.2 Inventarura řádná ostatní (seznamy apod.) S 10 6.3.3 Inventura mimořádná A 10 6.3.4 Škodní protokoly (zápisy škodní komise) S 10 6.4 Budovy 6.4.1 Dokumenty související se získáním nemovitosti do vlastnictví (kupní smlouva, výpis z katastru, posudek) 6.4.2 Dokumenty související s výstavbou a stavebními úpravami budovy (projektová dokumentace, investiční záměry, výběrová řízení) A 5 V 5 po skončení vlastnictví budovy po zániku stavby 6.4.3 Technická dokumentace zařízení S 5 po likvidaci zařízení 6.4.4 Kontroly a revize budov a zařízení (revizní zprávy, audity) S 10 6.4.5 Evidence klíčů a záznamy o výdeji S 5 6.4.6 Telefonní provoz S 5 6.4.7 Rozdělení šaten S 1 6.4.8 Přehled spotřeby energií S 5 6.5 Doprava 6.5.1 Technické průkazy, povinné ručení, kopie havarijního S 5 po ztrátě
pojištění 6.5.2 Školení o řízení referenčních vozidel S 5 6.5.3 Dohody o řízení referenčních vozidel S 5 po ztrátě 6.5.4 Přehled o spotřebě pohonných hmot S 5 7. Stravování 7.1 Výdejna 7.1.1 Přihlášky strávníků S 1 7.1.2 Objednávky jídla S 1 7.1.3 Uzávěrka stravování S 5 7.1.4 Bankovní výpisy S 5 7.2 Kuchyně 7.2.1 Inventurní soupis S 5 7.2.2 Vyhodnocení mank, přehled inventurních rozdílů S 10 7.2.3 Skladové karty zásob S 5 7.2.4 Protokol o poškození, zničení a ztrátě zásob S 5 7.2.5 Záznam stravovaných osob a poplatků S 5 7.2.6 Kniha zbytků S 3 po 7.2.7 Přihlášky ke stravování S 3 7.2.8 Jídelní lístky S 1 7.2.9 Stravenky použité S 1 7.2.10 Spotřební koš S 5 7.2.11 Receptury S 5 7.3 Systém kritických bodů (HACCP) 7.3.1 Zavedení systému kritických bodů, dokumentace systému S 5 7.3.2 Sledování kritických bodů S 3