Autopu jč ovna 2.0 Už ivatelský na vod Funkce Autopůjčovna 2.0 je určena pro plánování, schvalování a vyúčtování rezervací sdílených vozidel (tzv. poolových vozidel). Podle odborníků je průměrný automobil v provozu jen hodinu denně. Jedno sdílené vozidlo tak dokáže při dobré organizaci jeho využití nahradit 5-6 firemních vozidel. Obecně je doporučováno sdílet firemní vozidla, pokud nenajedou více jak 15.000 km za rok. I auto, které nejezdí, s sebou nese fixní náklady, které nejsou malé (cca 60%), řešením je právě sdílení vozidel, což přináší: Snížení nákladů Vyšší využití vozidel Menší vozový park Menší potřeba parkovacích míst Méně administrativy Proto Webdispečink přichází s přepracovanou verzí Autopůjčovny, která by měla výrazně pomoci. Nově totiž umožňuje: Dvoukolové schvalování nadřízeným a správcem autopůjčovny Upozornění na možnost spolujízdy Možnost zažádání o doplňkovou výbavu (přívěsný vozík, navigace, ) Role výdejce klíčů Možnost nastavení více poboček autopůjčovny (Praha, Brno, Plzeň, ) Vyúčtování zápůjček na střediska A další (sdílení parkovacího místa, logování událostí, tvorba cestovního příkazu, )
Obsah 1 NASTAVENÍ... 3 1.1 Vložení vozidel do Autopůjčovny a sdílení parkovacího místa... 3 1.2 Nastavení Autopůjčovny... 3 1.2.1 Nastavení poboček autopůjčovny... 4 1.2.2 Vybavení... 4 1.2.3 Vložení vozidel do poboček Autopůjčovny... 5 1.2.4 Nastavení správců poboček... 5 1.2.5 Obecné nastavení autopůjčovny... 6 1.3 Nastavení rolí uživatelů v systému Autopůjčovny... 6 1.4 Nastavení výchozího schvalovatele... 7 2 REZERVACE VOZIDEL... 7 2.1 Nová žádost o rezervaci vozidla... 8 2.1.1 Spolujízdy... 9 2.1.2 Detaily nové rezervace... 11 2.1.3 Vypůjčení vybavení... 12 3 SCHVALOVÁNÍ REZERVACÍ... 13 4 VÝDEJ KLÍČŮ... 15 5 KALENDÁŘ VÝPŮJČEK... 20 6 VOZOVÝ PARK... 21 7 MOJE REZERVACE... 22 8 LOGOVÁNÍ... 23 9 VYÚČTOVÁNÍ... 24 10 API FUNKCE... 25 2
1 NASTAVENÍ Aby mohla autopůjčovna fungovat dle Vašich představ, je třeba nejprve vše správně nastavit. K tomu má práva uživatel admin s rolí SPRÁVCE AUTOPŮJČOVNY. 1.1 Vložení vozidel do Autopůjčovny a sdílení parkovacího místa V nastavení vozidla je možné zvolit, zda vozidlo patří do autopůjčovny (bod a. v obrázku). Níže je možné nastavit, zda se v autopůjčovně u daného vozidla má nabízet sdílení parkovacího místa (bod b. v obrázku). Toto sdílení rozhoduje o tom, zda se parkovací místo poolového vozidla může po dobu zápůjčky využít pro parkování jiného vozidla. Upozornění: nastavení vozidel mohou editovat pouze uživatelé s právy ADMIN. 1.2 Nastavení Autopůjčovny Základní nastavení autopůjčovny mohou uživatelé s právy ADMIN provádět v sekci Nastavení, zde pak agenda Autopůjčovna 2.0 Nastavení. 3
1.2.1 Nastavení poboček autopůjčovny Protože některé firmy sídlí na více adresách, lze pro autopůjčovnu vytvořit pobočky (tlačítko NOVÝ ZÁZNAM) a do nich následně přiřadit vozidla, která se na této pobočce mají v autopůjčovně nabízet. Nedává totiž smysl zobrazovat například pobočce v Brně vozidla, která jsou dostupná pouze v Praze. Pobočky lze kdykoliv editovat nebo smazat přes tlačítka UPRAVIT a SMAZAT. 1.2.2 Vybavení Jedná se o jednoduchou pomocnou agendu autopůjčovny, kdy lze uživateli nabídnout libovolné vybavení vozidla, které se mu pro cestu hodí (například: přívěsný vozík, externí GPS navigace, střešní nosič, ). Ten takto může správci autopůjčovny vzkázat při zadání žádosti, co ještě k cestě bude potřebovat za vybavení vozidla. Aby toto byl schopen provést, musíme nastavit, jaké vybavení může žádat. I vybavení je nutno zadávat dle nastavených poboček. 4
1.2.3 Vložení vozidel do poboček Autopůjčovny Zde lze nastavit, která vozidla patří do jednotlivých poboček. Nastavení se provádí checkboxy a tlačítkem ULOŽIT NASTAVENÍ. 1.2.4 Nastavení správců poboček Pro každou pobočku lze nastavit uživatele, kteří jsou zde správci. Nabízí se pouze uživatelé s právy ADMIN s rolí SPRÁVCE AUTOPŮJČOVNY (viz. Nastavení rolí uživatelů v systému Autopůjčovny). Nastavení se provádí checkboxy a tlačítkem ULOŽIT NASTAVENÍ. 5
1.2.5 Obecné nastavení autopůjčovny Administrátoři systému mohou též rozhodnout o výchozích nastaveních autopůjčovny. Jedná se o záložku OBECNÉ, kde je možné nastavit: a) DVOUKOLOVÉ SCHVALOVÁNÍ toto nastavení rozhoduje o tom, zda žádost o rezervaci vozidla bude muset schvalovat uživatel s rolí SPRÁVCE AUTOPŮJČOVNY včetně uživatele s rolí SCHVALOVATELE. Pokud je dvoukolové schvalování vypnuto, pak stačí, aby rezervace schvaloval pouze SPRÁVCE AUTOPŮJČOVNY. b) SDÍLENÍ PARKOVACÍCH MÍST pokud je v nastavení zapnuto, pak se žadateli o rezervaci zobrazuje položka, která informuje o tom, zda je možné v průběhu rezervace parkovat na parkovacím místě sdíleného vozidla. Pokud je nastaveno vypnuto, pak se položka nezobrazuje. c) RUŠENÍ REZERVACÍ nastavení rozhoduje o tom, zda může žadatel zrušit svou rezervaci. d) POUŽÍVÁNÍ ROLE KLÍČNÍKA pokud je zapnuto, je možné využívat roli VYDAVATEL KLÍČŮ. To vede k přesnému přehledu o tom, kdy bylo vozidlo vyzvednuto a vráceno a u koho se nyní klíče od vozidla nacházení. Také se zpřesní informace o najetých km a čase zápůjčky vozidla. e) VYHLEDAT SPOLUJÍZDU DO jedná se o nastavení vzdálenosti (vzdušnou čarou), do které bude systém nabízet spolujízdu dalším žadatelům. 1.3 Nastavení rolí uživatelů v systému Autopůjčovny Pro každou společnost lze nadefinovat tyto uživatelské přístupy (role) v nastavení uživatelských přístupů: a) SPRÁVCE AUTOPŮJČOVNY. Obvykle uživatel, který schvaluje vozidlo k vydání, protože zná jeho technický stav a ví, zda je na požadovanou cestu vhodné. b) VYDAVATEL KLÍČŮ. Uživatelský přístup pro roli vydavatele klíčů vozidel. Často je to též správce půjčovny (lze mu nastavit obě tyto role), ale tento přístup samostatně se hodí například pro recepčního či vrátného, kteří mohou vydávat klíče nezávisle na ostatních. Smyslem této role je v systému zaznamenávat čas vydání a vrácení klíčků vozidla. 6
c) SCHVALOVATEL. Zde by mělo jít o člověka, jenž je oprávněn schválit požadavek na vozidlo. Tedy obvykle přímý nadřízený uživatele, který o vozidlo žádá. d) ZÁKAZNÍK AUTOPŮJČOVNY. Tento uživatel může žádat o zapůjčení vozidla. Upozornění: uživatelské přístupy smí editovat pouze uživatelé s právy ADMIN. 1.4 Nastavení výchozího schvalovatele Aby mohl žadateli schválit nadřízený jeho žádost o vozidlo, je třeba nastavit uživateli VÝCHOZÍHO SCHVALOVATELE. 2 REZERVACE VOZIDEL Samotná rezervace vozidel se provádí v agendě Nástroje/Autopůjčovna/AUTOPŮJČOVNA 2.0. 7
2.1 Nová žádost o rezervaci vozidla O vozidlo může požádat uživatel s rolí ZÁKAZNÍK AUTOPŮJČOVNY. Nejprve je třeba vybrat pobočku, ze které chce vybírat vozidla a následně zadat první informace o zápůjčce: požadované vozidlo, termín zápůjčky, cíl cesty. Zároveň je možné vidět, zda již vozidlo není na uvedenou dobu rezervované. 8
2.1.1 Spolujízdy Případně lze VYHLEDAT MOŽNÉ SPOLUJÍZDY, kdy se uživateli zobrazí rezervace, které směřují na cíl, který je blízko zvoleného cíle (dle nastavení Vyhledat spolujízdu do) a v daném časovém intervalu. V takovém případě je možné ZAŽÁDAT O SPOLUJÍZDU. Tato volba zobrazí nové okno pro vyplnění jména spolujezdce, jeho telefon a poznámku. 9
Následně je zaslán e-mail řidiči, který žádal o původní rezervaci, ve kterém může spolujízdu schválit nebo zamítnout. 10
2.1.2 Detaily nové rezervace Uživatel může svůj požadavek potvrdit volbou POKRAČOVAT V REZERVACI. Následně je možné upřesnit v žádosti o rezervaci vozidla: a) Uživatele, který provede SCHVALOVÁNÍ. Defaultně se nabízí uživatel zadaný v Nastavení výchozího schvalovatele. Je však možné vybrat i jiného uživatele, který je komukoliv ve společnosti přiřazen jako schvalovatel. Toto nastavení se zobrazuje pouze při zapnutém dvoukolovém schvalování. b) Položka PŘIŘADIT NA umožňuje změnit uživatele, který žádá o zápůjčku. Využívá se, pokud o vozidlo žádá například asistent pro kolegu, který zrovna není u počítače. c) ÚČEL JÍZDY. Ten schvalovateli pomůže určit důvod rezervace. Zároveň se přenáší do knihy jízd a cestovního příkazu, pokud uživatel bude chtít využít zadaná data pro jeho tvorbu. d) PARKOVACÍ MÍSTO slouží k zadání informace o tom, zda lze použít firemní parkovací místo sdíleného vozidla pro parkování jiných vozidel v době zápůjčky. e) DRUH JÍZDY. Předpokládá se, že jde o služební. V některých firmách je však povoleno sdílet vozidla i pro soukromé účely nebo zapůjčit vozidlo na základě smlouvy. f) ŘIDIČ. Zde uživatel vybere řidiče, který o vozidlo žádá. Obvykle to bude asi tatáž osoba. Lze však, aby žádal o rezervaci i jiný uživatel pro jiného řidiče. Například asistent zadá žádost do systému pro svého kolegu, který nemá ani přístup do systému. Je však nutné, aby řidič založen v seznamu řidičů firmy. g) EMAIL. Pokud řidič nemá vyplněnou v nastavení e- mailovou adresu, je nutné tuto doplnit. Na uvedený e-mail mu totiž bude zasíláno potvrzení o schválení/neschválení rezervace vozidla. h) TELEFON. Ten je dobré uvádět pro případný kontakt mezi žadatelem o rezervaci a zájemcem o spolujízdu. i) Volba POVOLIT POŽADAVKY NA SPOLUJÍZDU rozhoduje o tom, zda se rezervace vozidla zahrne do vyhledávání ke spolujízdě. Defaultně je povolená, ale uživatel může odtrhnout checkbox a to například v případě, že ví, že poveze objemný náklad a tudíž nebude pro další osoby ve vozidle místo. j) SPOLUJEZDCI. Zde je možné zadat až 7 spolujezdců. Protože se předpokládá, že spolujezdcem nemusí být nutně osoba s řidičským oprávněním, nevybírá se ze seznamu řidičů, nýbrž je možné zde zapsat libovolné jméno osoby. k) POZNÁMKA slouží pro doplnění libovolné informace důležité pro rezervaci vozidla. Následně může uživatel pokračovat volbou REZERVOVAT. V této chvíli systém otestuje vzdálenost mezi zadaným cílem a cíli jiných rezervací (dle nastavení viz Obecné nastavení autopůjčovny/ 11
Vyhledat spolujízdu do) a časové překrytí termínů zápůjček. Pokud nalezne shodu, zobrazí nabídku jedné či více možností spolujízdy. Zde se může uživatel rozhodnout, zda požádá o spolujízdu: Nebo zvolí volbu PŘESTO REZERVOVAT, která spolujízdu zamítne. Následně je ale uživatel požádán o vyplnění důvodu odmítnutí spolujízdy. Tyto údaje se následně zaznamenají v logu i v sekci schvalování. 2.1.3 Vypůjčení vybavení Pokud není žádná vhodná spolujízda, je uživateli nabídnuta možnost volby dalšího vybavení k zápůjčce. Lze tedy vybrat a potvrdit tlačítkem ZAPŮJČIT VYBAVENÍ nebo vypůjčení vybavení PŘESKOČIT. 12
Po úspěšném zadání rezervace se uživateli zobrazí seznam jeho rezervací, kde je vidět v jakém jsou stavu. 3 SCHVALOVÁNÍ REZERVACÍ Po volbě REZERVOVAT na konci žádosti o zápůjčku vozidla dojde také k odeslání e-mailu na schvalovatele a správce autopůjčovny. 13
Poznámka: Pokud není nastaveno dvoukolové schvalování, pak je upozornění zasláno pouze správcům autopůjčovny. Ti pak mohou přes uvedený odkaz (pokud jsou přihlášeni do aplikace Webdispečink) přejít na záložku schvalování požadavků. A zde řidiči požadavek schválit nebo zamítnout. Oboje lze provést po rozkliknutí detailu rezervace. POZNÁMKA: v detailech se například zobrazí informace o ignorování nabízených spolujízd. 14
4 VÝDEJ KLÍČŮ Po schválení rezervace se aktivuje role pro výdej klíčů a schválená rezervace je předána k realizaci fyzického výdeje klíčů. Roli Vydavatel klíčů je potřeba nastavit u uživatele ve Webdispečinku Nastavení/Uživatelé/Upravit 15
Uživateli, který má roli Vydavatel klíčů se nabídnou schválené rezervace, u nichž má proběhnout výdej klíčů a následně i převzetí klíčů po ukončení rezervace. Po kliknutí na uvedenou šipku se zobrazí informace o dané výpůjčce. 16
Kliknutím na tlačítko Předat klíče a jeho potvrzením dojde ke změně stavu klíčů na Čeká na vrácení, vyplnění jména do položky Klíče předal do informací o dané výpůjčce a změně na Převzít klíče. 17
Po ukončení rezervace je opět potřeba rozkliknout danou výpůjčku kliknutím na šipku a provést převzetí klíčů. 18
Po potvrzení převzetí klíčů se výpůjčka dostane do stavu vyřízených. V informacích o dané výpůjčce jde nyní vidět jméno osoby, která klíče předala a také která klíče převzala. Pokud má uživatel aktivováno současně více rolí Správce autopůjčovny, Vydavatel klíčů, Schvalovatel, nabízí se mu v horizontální nabídce funkce pro Předání klíčů na konci. 19
5 KALENDÁŘ VÝPŮJČEK Funkce slouží pro přehledné zobrazení obsazení vozidel. Na výběr jsou 3 typy zobrazení: Timeline, Měsíc a Agenda. Ve všech typech zobrazení jsou barevně odlišeny stavy rezervací: Rezervováno tedy řidič pouze zažádal o zapůjčení vozidla Objednáno řidičovu žádost schválil nadřízený a správce Servisováno stav, kdy vozidlo není možné zapůjčit (zadává se na záložce VOZIDLA) POZNÁMKA: V typu zobrazení AGENDA je vidět, zda je parkovací místo vozidla k dispozici. 20
6 VOZOVÝ PARK Jedná se o přehled vozidel a jejich parametrů. Ty pochází z nastavení vozidla. Položka popis je krátký popis v nastavení vozidla. V této funkci je možné vypůjčit vozidlo. Správci autopůjčovny mají navíc i volbu SERVISOVAT. 21
7 MOJE REZERVACE Na této záložce je možné zobrazit všechny vlastní rezervace vozidel. A následně s nimi po otevření pracovat. K dispozici jsou volby: a) Zkopírovat vytvoří se kopie rezervace pro nové schvalování. Toto je vhodné využít například pro změnu vozidla v žádosti, pokud je třeba původně žádané vozidlo pro jiné účely. b) Zrušit zrušení rezervace například z důvodu nemoci. c) Vytvořit cestovní příkaz otevře se agenda cestovních příkazů s předvyplněnými položkami. d) Stáhnout smlouvu v případě druhu: zápůjčka se nabízí i tato volba, která stáhne smlouvu s předvyplněnou hlavičkou. 22
8 LOGOVÁNÍ Tato záložka zobrazuje zásadní události v používání Autopůjčovny. Tedy vznik objednávky, schválení, nabídnutí spolujízdy, její odmítnutí, převzetí a vrácení klíčů, případně další. Událost lze rozkliknout na detail, kde dochází k výpisu položek zaznamenaných v databázi systému. 23
9 VYÚČTOVÁNÍ Vyúčtování je záložka, na které je možné zobrazit zápůjčky vozidel v časovém intervalu. Zde pak jsou k dispozici informace o ujeté vzdálenosti, nákladových střediscích, v detailu pak schvalovatele rezervace, čas vyzvednutí a vrácení klíčků, atd. 24
Zobrazené informace lze přenést do excelového souboru pomocí tlačítka Exportovat. 10 API FUNKCE K autopůjčovně existuje také několik API funkcí, které naleznete v manuálu viz api.webdispecink.cz. Namátkou například: _getcarrentalbilling vyúčtování zápůjčky po dnech s tím, že v místě parkování vozidla se čas zápůjčky nepočítá. Místo parkování lze nastavit v nastavení vozidla na záložce PRACOVNÍ DOBA. _getcarrentalorders funkce, kde je vidět zda je parkovací místo sdíleno v čase zápůjčky 25