Uživatelská příručka MWA - Rezervační modul

Transkript

1 Uživatelská příručka MWA - Rezervační modul Český metrologický institut sídlem Okružní 31, Brno IČ: Verze dokumentu: 1.1 Jazyk dokumentu: český Status: testovací Vytvořeno: Marcela Špičanová Datum: Aktualizováno: Marcela Špičanová Datum:

2 OBSAH 1. Úvod Základní předpoklady používání Rezervačního modulu MWA Režimy Rezervačního modulu MWA Uživatelské role Práce v Rezervačním modulu MWA na straně ČMI Popis činností a práce pro roli OI Administrator Rekalibrace Šablony notifikací Odhlášení Popis činností a práce pro roli Inbox Manager Popis činností a práce pro roli Unit Inbox Manager Rezervační systémy Inbox objednávek Nastavení měřidel Šablony notifikací Odhlášení Popis činností a práce pro roli Unit Administrator Popis činností a práce pro roli Metrolog Přehled časového fondu Vzdálené kalibrace Odhlášení Práce v Rezervačním modulu MWA na straně zákazníka Zadání rezervace Zrušení rezervace Neregistrovaný uživatel Registrace nového zákazníka pro objednávku Registrovaný uživatel Kontaktní informace Objednávky Odhlášení Administrátorské nastavení číselníků Druhy služeb Číselník Střediska Inbox (globální) Závěr

3 1. Úvod Český metrologický institut (ČMI) zajišťuje kalibraci etalonů a pracovních měřidel v nejvyšší kvalitě pro zákazníky z celé ČR i ze zahraničí a to jak v laboratořích ČMI, tak na místě u zákazníka. Rezervační modul aplikace MWA (Multifunkční webové aplikace) je určen pro zákazníky ČMI, pomocí kterého si mohou rezervovat nebo objednat některý z metrologických výkonů a to výhradně v laboratoři ČMI. Dále je určen pro pracovníky oblastních inspektorátů ČMI, kterým tento modul umožňuje efektivnější plánování a využití pracovních kapacit. 2. Základní předpoklady používání Rezervačního modulu MWA Jedná se o webovou aplikaci, takže pro její použití je vyžadován běžný webový prohlížeč a funkční internetové připojení. Rezervační modul je přístupný pro všechny uživatele na webové adrese: 3. Režimy Rezervačního modulu MWA Základní operace Rezervačního modulu MWA je objednání metrologického výkonu resp. rezervace času, který jeho provedení zabere pracovníkovi ČMI. Všechny takto objednané metrologické výkony (rezervace) se provádějí v sídlech oblastních inspektorátů ČMI, další objednávky je možné po dohodě i v místě sídla zákazníka, pokud je to technicky možné. Modul pracuje ve 2 režimech: 1. Režim rezervace - do systému zadaná rezervace je automaticky považována za objednanou a schválenou. 2. Režim objednávka - objednávka vyžaduje manuální potvrzení pracovníka ČMI, že danou rezervaci akceptují. Používá se pro složitější metrologické výkony a je dostupná pouze registrovaným uživatelům. 2

4 4. Uživatelské role Z hlediska uživatelských rolí se rozlišují následující typy uživatelů: 1. OI Administrator OI Administrator spravuje modul Vzdálené kalibrace a Šablony notifikací. Uživatele typu OI Administrator zřizuje provozovatel systému MATERNA Communications a.s. na základě požadavku ČMI. 2. Inbox manager Má k dispozici pouze modul Vzdálené kalibrace. 3. Unit Inbox Manager Správce Inboxu MWA pro dané OI. Inbox je přehled přijatých objednávek a rezervací. Potvrzuje nebo zamítá objednávky. Stejně jako Unit Administrator má k dispozici všechny funkce modulu. 4. Unit Administrator Administrátor MWA pro dané OI. Má k dispozici všechny funkce modulu, šablony notifikací, zadává a řídí objednávkové a rezervační systémy daného OI. 5. Metrolog Provádí metrologické výkony. V modulu má k dispozici pouze Přehled časového fondu. Uživatele typu Metrolog zřizuje příslušný OI administrator. 6. Registrovaný uživatel Uživatel, který projde procesem registrace a získá přihlašovací údaje do rezervačního modulu. Má možnost vytvořit objednávku/y metrologických výkonů. Registrovaným uživatelem může být kdokoliv, kdo vyplní registrační formulář, např. firma a v rámci této registrace může mít další uživatele, své pracovníky. Registrovat se mohou pravidelní zákazníci ČMI, kteří potřebují mít přehled o stavu všech svých zadaných rezervací a objednávek. Registrovat se ale také musí ti zákazníci, jejichž požadavek systém vyhodnotil jako objednávku. 3

5 7. Neregistrovaný uživatel Jakýkoliv zákazník, který si na webu ČMI rezervuje metrologický výkon pomocí poptávkového formuláře. Takový zákazník nepotřebuje registraci ani přihlašovací údaje do rezervačního modulu. Zadat poptávku lze na v části Potřebuji si vyřídit Poptávka metrologických služeb záložka Ostatní služby. Více v kapitole Objednávky. 4

6 5. Práce v Rezervačním modulu MWA na straně ČMI Následuje popis činností, které mohou vykonávat uživatelé s danou rolí Popis činností a práce pro roli OI Administrator Po přihlášení do Rezervačního modulu MWA se OI administrátorovi zobrazí úvodní obrazovka s následující nabídkou: V levém horním rohu je vidět jméno přihlášeného uživatele a jeho příslušnost k oblastnímu inspektorátu (OI). Veškeré změny a nastavení se týkají pouze uvedeného OI. OI administrátor nastavuje parametry pro Rekalibraci a také upravuje Šablony notifikací Rekalibrace Interval odesílání automatických ů se nastavuje na úrovni OI. Každý OI si může nastavit tyto intervaly vlastní, dle svých momentálních potřeb. Nastavení pro dané OI provádí pověření uživatel s právem OI administrátor. Lze nastavit maximálně 3 termíny pro zasílání upozornění na událost blížící se termín rekalibrace. Text upozornění je nastaven v sekci Šablony notifikací a zde ho lze také změnit Šablony notifikací V této sekci jsou přednastavené šablony notifikací, což jsou texty ové zprávy, které se zasílají při různých akcích rezervačního modulu např. při vytvoření objednávky, potvrzení objednávky, potvrzení rezervace apod. Zprávy jsou připraveny ve 2 jazycích čeština a angličtina. Zde má OI administrator možnost změnit texty jednotlivých zpráv podle potřeb daného OI. 5

7 Změna šablony Tlačítkem Změnit u každé šablony lze modifikovat text přednastavené šablony. V zobrazeném detailu je možné provést změnu textu dle potřeby OI a je zde nabídka proměnných, které lze použít a které se dynamicky dosazují do statického textu např. druh měřidla, číslo objednávky apod. Všechny změny je nutné potvrdit tlačítkem Uložit Odhlášení Touto funkcí dojde k ukončení programu. 6

8 5.2. Popis činností a práce pro roli Inbox Manager Pracovník ČMI s rolí Inbox Manager má na starosti pouze vzdálené kalibrace. Detailní popis je v příručce Modul Podpora vzdálených kalibrací dle ILAC Popis činností a práce pro roli Unit Inbox Manager Pracovník ČMI s rolí Unit Inbox Manager má následující funkce: spravuje a vytváří rezervační systémy příslušného střediska, překlápí poptávky do nabídek, modifikuje a doplňuje poptávky, komunikuje se zákazníkem a po potvrzení nabídky ji akceptuje jako objednávku. V pravém horním rohu je možný výběr jazyka aplikace - čeština nebo angličtina. V levé části obrazovky je pak menu s nabídkou služeb a funkcí, které obsahuje několik bloků: - Rezervační systémy - Inbox objednávek - Nastavení (Druhy měřidel) - Šablony notifikací - Odhlášení Rezervační systémy V této sekci Unit Inbox Manager definuje a spravuje jednotlivé rezervační systémy. Pro vybraný typ měřidla se založí Nový rezervační systém pro příslušné středisko. 7

9 Při zakládání nového rezervačního systému se vybírá Druh měřidla, Datum spuštění a Časové okno. Datum spuštění je den, kdy se spustí nový rezervační systém pro definovanou službu a druh měřidla. V daný okamžik může být pro daný druh měřidla spuštěn pouze 1 rezervační systém. Časové okno je doba v minutách, po kterou trvá provedení metrologického úkonu. Je to interval vyhrazený v rezervačním systému pro provedení 1 výkonu. Definici rezervačního systému je nutné potvrdit tlačítkem Uložit a v dalším kroku je možné nadefinovat časový fond nového rezervačního systému. Definice časového fondu se provede volbou Nová položka časového fondu. Zde se nastaví parametry Od Do hodin se bude metrologický výkon provádět a Počet osob, metrologů, který bude pro toto měření k dispozici. Dále se zaškrtnutím specifikuje, ve kterých dnech se bude měření provádět např. pouze v út, st, čt. Zaškrtnutá volba Mimo svátky znamená, že pokud na některý z vybraných pracovních dní připadne státní svátek, nebude se tento den v rezervačním systému nabízet. Dokončení definice rezervačního systému se opět provede tlačítkem Uložit. 8

10 Jednotlivé položky časového fondu lze podle potřeby měnit nebo smazat. Také je možné změnit Datum spuštění rezervačního systému a Časové okno. Přehled rezervačních systémů lze zobrazit v menu kliknutím na volbu Rezervační systémy. Jednotlivé systémy lze podle potřeby měnit nebo smazat. Pro smazání nesmí být v rezervačním systému zadána žádná zákaznická rezervace. Jinak systém nelze smazat Inbox objednávek Všechny objednávky a rezervace příslušného OI se zobrazují v Inboxu objednávek. Každá objednávka prochází jednosměrným životním cyklem: Poptávka Nabídka Objednávka Poptávku zadává uživatel resp. zákazník, pracovník ČMI na základě poptávky pošle zákazníkovi nabídku s cenou na provedení metrologického výkonu. Pokud je nabídka zákazníkem akceptována, převede ji pracovník ČMI do stavu objednávka a přidělí příslušnému metrologovi k provedení. 9

11 Celkový přehled obsahuje všechny poptávky a rezervace, nabídky a objednávky příslušného OI. V položce Stav je vidět, zda se jedná o poptávku, nabídku nebo objednávku a u každé položky je možné rozkliknout její detail v okénku Editace. Objednávky lze filtrovat dle typu služby, názvu měřidla, druhu měřidla, čísla objednávky nebo stavu. Je možné i časové rozlišení od do. Položka typu Poptávka Poptávku zadává uživatel resp. zákazník. Zadaná poptávka se zobrazí v inboxu buď globálním nebo v inboxu příslušného OI. Záleží na tom, v jaké části webu zákazník tuto poptávku zadal. globální inbox v tomto inboxu se objeví poptávky zadané z hlavní webové stránky ČMI v části Potřebuji si vyřídit Poptávka metrologických služeb záložka Ostatní služby. Tyto poptávky přiděluje z globálního inboxu jednotlivým OI uživatel s rolí Inbox Master (mwaroot), inbox OI - v tomto inboxu se objeví poptávky zadané z webové stránky příslušného OI. Pak se automaticky přiřadí do inboxu tohoto OI. Na základě poptávky pracovník ČMI pošle zákazníkovi nabídku s cenou na provedení metrologického výkonu a čeká na akceptaci od zákazníka. V detailu poptávky vyplní pracovník ČMI položky: - předpokládaná cena, - termín předání měřidla, - termín realizace. Aby byla poptávka odeslána zákazníkovi jako nabídka, je nutné překlopit ji do stavu Nabídka. V případě potřeby může být i zrušena stav: Zrušeno. Dále může použít k bližší specifikaci některé textové pole v detailu poptávky a pak vše potvrdí tlačítkem Uložit. 10

12 Položka typu Nabídka Jsou požadavky, které čekají na akceptaci u zákazníka. V případě, že je zákazník akceptuje, stávají se objednávkou. Položka typu Objednávka Tyto požadavky si přebírají konkrétní pracovníci a provedou po dohodě se zákazníkem metrologický výkon. Po provedení je možné změnit stav objednávky na Dokončená. Další přehledy Pro lepší organizaci práce, je možné kromě Celkového přehledu použít a vyhledávat a filtrovat požadavky v následujících přehledech, které jsou v menu aplikace: - Přehled poptávek - Přehled nabídek 11

13 - Přehled objednávek - Přehled dokončených obj. - Přehled rezervací V seznamech lze filtrovat dle typu služby, názvu měřidla, druhu měřidla, čísla objednávky nebo stavu. Je možné i časové rozlišení od do Nastavení měřidel V této sekci si každé OI definuje druhy měřidel, na které je možné zakládat rezervační systémy. V zadaných druzích měřidel lze vyhledávat podle jména druhu tlačítko Vyhledat. Nastavený filtr lze zrušit tlačítkem Zrušit filtr. Volbou Smazat u daného měřidla je možné měřidlo ze seznamu odstranit. Nový druh lze přidat přes volbu Vytvořit nový druh. Vždy je nutné zadat oba názvy český i anglický. Úspěšné vytvoření nového druhu systém potvrdí oznámením: Šablony notifikací V této sekci jsou přednastavené šablony notifikací, což jsou texty pro SMS a ové zprávy, které se zasílají při různých akcích rezervačního modulu např. při vytvoření objednávky, potvrzení objednávky, potvrzení rezervace apod. Zprávy jsou připraveny ve 2 jazycích čeština a angličtina. Zde má pověřený pracovník možnost změnit texty jednotlivých zpráv podle potřeb daného OI. 12

14 Změna šablony Tlačítkem Změnit u každé šablony lze modifikovat text přednastavené šablony. V zobrazeném detailu je možné provést změnu textu dle potřeby OI a je zde nabídka proměnných, které lze použít a které se dynamicky dosazují do statického textu např. druh měřidla, číslo objednávky apod. Všechny změny je nutné potvrdit tlačítkem Uložit Odhlášení Touto funkcí dojde k ukončení programu. 13

15 5.4. Popis činností a práce pro roli Unit Administrator Pracovník OI ČMI s rolí Unit Administrator má k dispozici totožnou nabídku stejně jako Unit Inbox Manager Popis činností a práce pro roli Metrolog Metrolog provádí metrologické výkony. V modulu má k dispozici pouze Přehled časového fondu a Vzdálené kalibrace. Objednávky zde metrolog neuvidí Přehled časového fondu umožňuje sledovat zadané rezervace pro daný rezervační systém, který je možné si vybrat z rozbalovacího menu pod nadpisem. Pak se v kalendáři zobrazí kódem zadané zákaznické rezervace a to ve tvaru např. 5:16 V Tento kód obsahuje čas rezervace, pořadové číslo a stav: - V Vytvořená výchozí stav každé rezervace. - P Potvrzená potvrzení přijetí objednávky pracovníkem ČMI. - Z Zrušená z jakéhokoliv důvodu zrušená, důvod zrušení je možné uvést do pole Poznámky. - U Uzavřená vyřízená rezervace. Zobrazení kalendáře lze přepínat na měsíční, týdenní nebo denní. Pohyb v kalendáři lze pomocí tlačítek na levé straně obrazovky: 14

16 V týdenním nebo denním zobrazení kalendáře může metrolog měnit délku rezervovaného časového okna pro danou rezervaci. Tahem myši na znaku = u každé rezervace lze zmenšit/ zvětšit rezervované časové okno. Kliknutím na vybranou rezervaci se zobrazí její detail, který obsahuje kontaktní údaje o zákazníkovi a objednaném metrologickém výkonu: 15

17 Metrolog žádným způsobem nemůže rezervace editovat. Má pouze právo na prohlížení. Změnu stavu může provést pouze uživatel s vyššími pravomocemi Unit Inbox Manager nebo Unit Administrator Vzdálené kalibrace Tato sekce je popsána v samostatné příručce MWA - vzdálených kalibrací dle ILAC. Modul Podpora Odhlášení Touto funkcí dojde k ukončení programu. 16

18 6. Práce v Rezervačním modulu MWA na straně zákazníka Zadat poptávku lze na v části Potřebuji si vyřídit Poptávka metrologických služeb záložka Ostatní služby. Objeví se poptávkový formulář, kde uživatel musí vyplnit povinná pole (jsou označená *). Tím se vytvoří globální poptávka a v rámci ČMI bude zodpovědným pracovníkem přidělena konkrétnímu pracovišti ke zpracování. Pokud zákazník vstoupí do poptávkového formuláře přímo ze stránek konkrétního střediska, bude poptávka přidělena tomuto středisku. Na stránkách střediska je také možné provést nebo zrušit rezervaci termínu pro provedení některé z nabízených metrologických služeb. Tato nabídka služeb je u každého střediska jiná. Např.: Rezervace Poptávky Zrušení rezervace Zadání poptávky nebo rezervace může být provedeno buď neregistrovaným uživatelem, nebo registrovaným uživatelem této aplikace Zadání rezervace Zda se bude jednat o objednávku rezervace nebo přímo o rezervaci, je dáno kombinací vstupních parametrů Místo výkonu, Služba, Druh měřidla, které se zadají do formuláře v 1. kroku: 17

19 Pokud systém požadavek zákazníka vyhodnotil jako rezervaci, v dalším kroku následuje výběr data a času pro požadovaný metrologický výkon: Zelená časová okna jsou volná, je možné si je rezervovat, červená časová okna jsou obsazená. Dokončení rezervace se provede zadáním kontaktních údajů zákazníka: 18

20 Na zadanou ovou adresu obdrží zákazník v rozmezí 5-10 min. potvrzení o přijetí rezervace. Pokud není pro daný druh měřidla zadán rezervační ani objednávkový systém, je zákazník přesměrován na webové stránky příslušného OI, kde nalezne telefonní kontakt a eventuálně i další informace, jak má v tomto případě postupovat Zrušení rezervace Pro zrušení zadané rezervace stačí zadat do formuláře Číslo rezervace, Kontaktní mail a vše potvrdit tlačítkem Zrušit Neregistrovaný uživatel je jakýkoliv zákazník, který si na webu ČMI rezervuje metrologický výkon v Rezervačním modulu MWA. Postup zadání objednávky metrologického výkonu je podrobně popsán v kapitole Objednávky. Postup zadání rezervace je popsán v kapitole 6.1. Zadání rezervace Registrace nového zákazníka pro objednávku Registrovat se mohou např. pravidelní zákazníci ČMI, kteří potřebují mít přehled o stavu všech svých zadaných rezervací a objednávek. 19

21 Po vyplnění všech údajů (povinné údaje jsou označeny *) vstoupí nově zaregistrovaný zákazník do rezervačního modulu. Zde má možnost měnit podle potřeby své osobní nastavení, vytvářet vlastní uživatele např. v rámci firmy, zadávat nové objednávky a sledovat stav všech svých již zadaných objednávek. Bližší popis jednotlivých funkcí je uveden v kapitole 6.5 Registrovaný uživatel Registrovaný uživatel je uživatel, který projde procesem registrace a získá přihlašovací údaje do rezervačního modulu. Proces registrace viz kapitola Kontaktní informace V této sekci může uživatel aktualizovat své kontaktní údaje a může si vytvářet vlastní uživatele např. v rámci firmy. Změna kontaktních údajů je možná po potvrzení tlačítka Editovat. Každou změnu je nutné Uložit. Vytvoření nového uživatele se provede stisknutím tlačítka Vytvořit. Následně se nabídne formulář pro zadání nového uživatele. 20

22 Seznam zadaných uživatelů je pod kontaktními údaji. U vybraného uživatele lze v případě potřeby změnit heslo Objednávky Každá objednávka prochází jednosměrným životním cyklem: Poptávka Nabídka Objednávka Zadat objednávku resp. poptávku lze na v části Potřebuji si vyřídit Poptávka metrologických služeb záložka Ostatní služby. Další možností je po přihlášení přímo v aplikaci v sekci Objednávky Nová objednávka. Objeví se poptávkový formulář, kde uživatel musí vyplnit povinná pole (jsou označená *). Kromě povinných polí může uživatel zadat preferované časové období pro provedení měření a také si může definovat, jaká upozornění chce k dané poptávce dostat, v jakém časovém intervalu a zda to má být formou SMS nebo mailem: 21

23 Druh měřidla se vybírá z rozbalovacího menu. Stejně tak Typ služby Ověření měřidla/kalibrace měřidla. Položka Preferovaný termín nabídne výběr data z kalendáře. Ostatní položky lze vyplnit volným textem. Další komunikace mezi zákazníkem a pracovníky ČMI probíhá mimo MWA. Kontaktní údaje zákazníka patří na poptávkovém formuláři mezi povinné položky. Pokud je formulář správně vyplněn a odeslán, systém potvrdí úspěšné vytvoření poptávky: Po odeslání poptávky čeká zákazník, až obdrží na danou poptávku nabídku z ČMI. Tu pak musí akceptovat. Stav objednávek je volba, která zobrazuje seznam všech objednávek daného uživatele a jejich stav. 22

24 Odhlášení Touto funkcí dojde k ukončení programu. 7. Administrátorské nastavení číselníků Pro rezervační modul je nutné nastavit některé číselníky a ty pak lze upravovat podle momentální potřeby ČMI. Pověřený pracovník ČMI se přihlásí do MWA jako speciální uživatel role Inbox Master: Uživatel: Heslo: mwaroot ***** (bude předáno kompetentní osobě) 7.1. Druhy služeb Číselník druhů služeb. 23

25 7.2. Číselník Střediska Zde lze vytvořit kompletní organizační strukturu ČMI až na úroveň středisek. Tato struktura je pak využívána pro rozdělování poptávek. Také rezervace pak lze vyhlásit na konkrétní středisko Inbox (globální) V tomto Inboxu je přehled všech poptávek zadaných z hlavní webové stránky ČMI v části Potřebuji si vyřídit Poptávka metrologických služeb záložka Ostatní služby. Tyto poptávky se musí přidělit z globálního Inboxu na jednotlivé OI. Poptávky lze filtrovat dle typu služby, názvu měřidla, druhu měřidla, čísla poptávky nebo stavu. Je možné i časové rozlišení od do. Rozdělení na jednotlivá OI provádí právě uživatel s rolí Inbox Master (mwaroot). 24

26 V položce Stav je vidět, zda se jedná o poptávku, nabídku nebo objednávku a u každé položky je možné rozkliknout její detail v okénku Editace. Zde je možné v položce Středisko provést přidělení na OI a vše potvrdit tlačítkem Uložit. Dále již s přidělenou poptávkou pracuje vybrané OI. 8. Závěr Přejeme Vám příjemnou práci s aplikací Rezervační modul MWA a v případě problémů kontaktujte support MATERNA Communications a.s. 25