Právní upozornění Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována a šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno. Používání elektronické verze knihy je umožněno jen osobě, která ji legálně nabyla v rozsahu stanoveném autorským zákonem. Elektronická kniha je datový soubor, který lze užívat pouze v takové formě, v jaké jej lze stáhnout z portálu. Jakékoliv neoprávněné užití elektronické knihy nebo její části, spočívající např. v kopírování, úpravách, prodeji, pronajímání, půjčování, sdělování veřejnosti nebo jakémkoliv druhu obchodování nebo neobchodního šíření je zakázáno! Zejména je zakázána jakákoliv konverze datového souboru nebo extrakce části nebo celého textu, umisťování textu na servery, ze kterých je možno tento soubor dále stahovat, přitom není rozhodující, kdo takového sdílení umožnil. Je zakázáno sdělování údajů o uživatelském účtu jiným osobám, zasahování do technických prostředků, které chrání elektronickou knihu, případně omezují rozsah jejího užití. Uživatel také není oprávněn jakkoliv testovat, dekompilovat, zkoušet či obcházet technické zabezpečení elektronické knihy. Děkujeme že elektronické knihy nelegálně nešíříte. Podporujete tak vznik dalších elektronických titulů. Kopírování zabíjí elektronické knihy! (c) Computer Media s.r.o. Všechna práva vyhrazena. www.computermedia.cz info@computermedia.cz Další servery s elektronickým obsahem videoprírucky.cz
333 tipů a triků pro Microsoft Office 2010 Karel Klatovský Nakladatelství a vydavatelství R www.computermedia.cz
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 333 tipů a triků pro Microsoft Office 2010 Ing. Karel Klatovský Návrh vnitřního layoutu: Pavel Navrátil Zlom a sazba: Petr Fajks Testování: Milan Machát Návrh obálky: Ing. Michal Jiříček Jazyková úprava: Mgr. Ludmila Klatovská Computer Media s.r.o. Vydání první, 2011 Všechna práva vyhrazena ISBN: 978-80-7402-086-5 Žádná část této publikace nesmí být publikována a šířena žádným způsobem a v žádné podobě bez písemného svolení vydavatele. Názvy produktů a firem uvedených v knize mohou být registrovanými ochrannými známkami jejich vlastníků. Computer Media s.r.o. Hrubčická 495 798 12 Kralice na Hané Telefon: +420 582 302 666 Fax: +420 582 302 667 E-mail: info@computermedia.cz WEB: http://www.computermedia.cz Kompletní nabídku literatury Computer Media s.r.o. můžete získat i objednat na internetové adrese www.computermedia.cz. Nakladatelství a vydavatelství R www.computermedia.cz Nový způsob výuky počítačových programů 2
Obsah Obsah Obecné...10 1. Jaké jsou novinky v Microsoft Office 2010?...10 2. Jaké existují edice Microsoft Office 2010?...12 3. Mám instalovat 32-bitovou, nebo 64-bitovou verzi?...13 4. Co je to aktivace?...13 5. Jaké jsou možnosti pořízení Office?...13 6. Co která aplikace umí?...14 7. Lze mít více verzí Office na jednom počítači?...15 8. Jak odinstalovat Office z počítače?...15 9. Jak doinstalovat další aplikace nebo funkce?...15 10. Jak opravit instalaci Microsoft Office?...15 11. Kde najdu důležité informace o Microsoft Office?...16 12. Co jsou to Office Web Apps?...17 13. Jak se dostat ke svým dokumentům odkudkoliv?...17 14. Proč vznikly a jak poznám nové formáty souborů?...18 15. Jak uložit soubor ve starší verzi?...18 16. Jak otevřít soubor z novější verze?...19 17. Lze prohlížet dokumenty Office i bez jejich instalace?...19 18. Existují i jiné kancelářské programy?...19 19. Jaké jsou požadavky pro běh Microsoft Office 2010?...20 20. Poběží mi Office 2010 i na netbooku?...20 21. Existuje nějaká verze zdarma?...20 22. Jak nainstalovat Microsoft Office 2010 na PC bez CD/DVD mechaniky?...21 23. Jak si vyzkoušet Office 2010?...21 24. Lze převést zkušební verzi na plnou?...21 25. Jak změnit barevné schéma aplikací?...21 26. Jak využívat více jazykových verzí?...22 27. Jak nastavit výchozí formát pro ukládání souborů?...23 28. Jak nastavit interval pro automatické obnovení dokumentu?...23 29. Jak nastavit výchozí umístění pro ukládání/otevírání souborů...23 30. Jak uložit soubor ve formátu PDF?...24 31. Jak nastavit počet zobrazených naposledy použitých souborů?...24 32. Jak skrýt na pásu obsah karet?...25 33. Jak vytvořit novou kartu?...25 34. Jak si přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup?...27 35. Jak zobrazit podrobné vlastnosti dokumentu?...27 36. Jak uložit soubor na web?...28 37. Jak zobrazit nápovědu systému Microsoft Office 2010?...28 38. Co to jsou kontextové karty?...29 39. Jak ochránit dokument heslem?...30 40. Jak odstranit ochranu heslem?...31 41. Jak vrátit zpět nepovedenou operaci?...31 42. Jak změnit úroveň přiblížení?...32 43. Jak odeslat soubor emailem?...33 44. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky pro práci v celém systému Microsoft Office?...33 3
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 Word...39 45. Jaké jsou novinky v aplikaci Word 2010?...39 46. Jak můžu spustit Word?...39 47. Jak využívat šablony ve Wordu?...40 48. Jak nastavit podrobnější možnosti tisku?...41 49. Jak vypnout aktivní internetové odkazy?...44 50. Jak nastavit automatické opravy?...44 51. Jaká je minimální a maximální velikost písma?...46 52. Jak napsat ve Wordu chemický vzorec?...47 53. Jaké jsou možnosti označování textu?...47 54. K čemu slouží styly?...48 55. Jak vytvořit nový styl?...48 56. Jak upravit styl?...49 57. Jak najít výskyt slova v dokumentu?...50 58. Jak nahradit slova v dokumentu?...51 59. Jak vložit titulní stranu?...52 60. Jak vložit zalomení konce stránky?...53 61. Jak ve Wordu vytvořit tabulku?...53 62. Jak změnit styl vloženého obrázku?...54 63. Jak otočit obrázek?...55 64. Jak nastavit obtékání textu okolo obrázku?...55 65. Jak změnit velikost obrázku?...56 66. Jak oříznout obrázek?...57 67. Jak získat přístup k velké galerii obrázků?...57 68. Jak vložit snímek obrazovky?...58 69. Jak vytvořit aktivní odkaz na webovou stránku?...59 70. Jaké jsou možnosti formátování písma?...59 71. Jaké jsou možnosti formátování odstavce?...60 72. Jak vložit záhlaví a zápatí?...61 73. Jak mít na první stránce jiné záhlaví a zápatí?...61 74. Jak vložit do dokumentu číslování stránek?...62 75. Jak nemít na první stránce číslo stránky?...62 76. Jak vložit křížový odkaz?...63 77. Jak vložit iniciálu?...64 78. Jak zobrazit v dokumentu aktuální čas?...64 79. Jak do dokumentu vložit rovnici?...65 80. Jak vložit libovolný symbol?...66 81. Jak nastavit okraje stránky?...67 82. Jak nastavit orientaci papíru?...68 83. Jak nastavit velikost papíru?...68 84. Jak vytvořit sloupce?...68 85. Jak vložit do dokumentu vodoznak?...69 86. Jak nastavit barvu pozadí stránky?...70 87. Jak vytvořit ohraničení stránky?...70 88. Jak vytvořit automatický obsah dokumentu?...71 89. Jak vložit poznámku pod čarou?...72 90. Jak vložit titulek obrázku?...72 91. Co je hromadná korespondence?...73 92. Jak nastavit jazyk kontroly pravopisu?...75 4
Obsah 93. Jak spustit kontrolu pravopisu?...75 94. Co je to Tezaurus?...76 95. Jak zjistit počet slov?...76 96. Jak přeložit dokument do cizího jazyka?...77 97. Jak okomentovat dokument?...77 98. Jak profesionálně spolupracovat na dokumentu?...78 99. Jak porovnat více dokumentů?...80 100. Jak zobrazit ve Wordu pravítko?...80 101. Jak změnit zobrazení dokumentu?...81 102. Jak zobrazit dvě místa jednoho dokumentu najednou?...81 103. Jak zrušit rozdělení obrazovky pomocí příček?...83 104. Jak zobrazit více stránek najednou?...83 105. Jak zobrazit dva dokumenty vedle sebe?...84 106. Jak posouvat dva dokumenty současně?...84 107. Jak vypnout velké písmeno po tečce?...85 108. Jak provádět výpočty v tabulce?...85 109. Jak vytisknout pouze vybrané stránky?...86 110. Jak vytisknout více stránek na jeden list papíru?...87 111. Jak nastavit barevné pozadí textu?...87 112. Jak zkopírovat formát z jednoho textu na druhý?...87 113. Jak vložit celou prázdnou stránku?...88 114. Jak vložit ozdobný barevný nadpis?...89 115. Jak blogovat ve Wordu?...89 116. Jak upravit vlastnosti dokumentu?...90 117. Jak otevřít předchozí verzi dokumentu?...91 118. Jak ovládat Word pomocí klávesnice?...91 119. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky ve Wordu?...91 120. Jak najít obrázek či jiný objekt?...95 121. Jak snadno uspořádat kapitoly v dokumentu?...95 122. Jak uložit obrázek z dokumentu?...96 Excel...97 123. Jaké jsou novinky v aplikaci Excel 2010?...97 124. Jak můžu spustit Excel?...97 125. Jak využívat šablony v Excelu?...98 126. Jak rychle vytisknout tabulku?...99 127. Jak zobrazit náhled tabulky před vytištěním?...99 128. Jak vytisknout tabulku z Excelu?...101 129. Jaké jsou limity aplikace Excel 2010?...101 130. Jak sloučit více buněk do jedné?...102 131. Jak nastavit formátování na základě podmínky?...102 132. Jak rychle naformátovat buňku?...103 133. Jak rychle naformátovat celou tabulku?...104 134. Jak vložit nový řádek/sloupec?...105 135. Jak odstranit řádek/sloupec?...105 136. Jak zjistit nejvyšší a nejnižší hodnotu v sešitě?...105 137. Jak vypočítat průměrnou hodnotu?...106 138. Jak zjistit počet číselných hodnot v tabulce?...107 139. Jak zjistit počet neprázdných buněk?...107 140. Jak prohledat sešit?...107 5
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 141. Jak nahrazovat obsah buněk?...109 142. Jak vytvořit graf?...110 143. Jak naformátovat popisky grafu?...111 144. Jak naformátovat nadpis a legendu grafu?...112 145. Jak změnit oblast zdrojových dat grafu?...112 146. Jak vytvořit graf na samostatném listu?...112 147. Jak vytvořit graf stiskem jedné klávesy?...113 148. Jak přiřadit buňce či oblasti vlastní název?...113 149. Jak zobrazit konce stránek?...113 150. Jak nastavit záhlaví a zápatí?...114 151. Jak zjistit, kolik dní jste již na světě?...115 152. Jak zjistit, kolik dní uplynulo od určitého data?...115 153. Jak zjistit, jaké datum bude za určitý počet dní?...115 154. Jak využít funkci KDYŽ?...115 155. Jak v buňce zobrazit aktuální datum?...117 156. Jak v buňce zobrazit aktuální datum a čas?...117 157. Jak v jedné buňce zobrazit textový řetězec složený z jiných buněk?...117 158. Jak zobrazit předchůdce a následníky buněk?...118 159. Jak seřadit data v tabulce?...118 160. Jak seřadit data podle více kritérií?...119 161. Jak zobrazit z tabulky pouze určitá data?...119 162. Jak odstranit z tabulky duplicitní údaje?...120 163. Jak omezit možnosti vkládání dat do buňky?...121 164. Jak nastavit upozorňující zprávu při ověření dat?...122 165. Jak zobrazit dvě místa jednoho sešitu najednou?...124 166. Jak zamknout buňky?...125 167. Jak zamknout list?...126 168. Jak zamknout sešit?...126 169. Jak nastavit barvu písma v buňce?...127 170. Jak přidat do sešitu nový list?...127 171. Jak přejmenovat list v sešitu?...128 172. Jak změnit pořadí listů v sešitu?...128 173. Jak zkopírovat sešit?...129 174. Jak změnit barvu karty listu?...129 175. Jak ukotvit první řádek tabulky?...130 176. Jak změnit orientaci textu v buňce?...131 177. Jak zobrazit hodnotu ve formátu měny?...131 178. Jak vložit do buňky minigraf?...132 179. Jak označit nesouvislou oblast buněk?...132 180. Jak označit celý sešit?...133 181. Jak označit celý sloupec?...134 182. Jak označit celý řádek?...135 183. Jak pozměnit obsah buňky?...135 184. Jak zobrazit skutečný obsah buňky?...135 185. Jak nastavit výšku řádku?...136 186. Jak nastavit šířku sloupce?...136 187. Jak přizpůsobit šířku sloupce/výšku řádku vloženému obsahu?...137 188. Jak prohodit sloupce a řádky v tabulce?...137 189. K čemu slouží kontingenční tabulka?...138 6
Obsah 190. Jak pracovat s tabulkou jako s databází?...138 191. Jak vytvořit rozevírací seznam?...138 192. Jak rychle vložit názvy dnů či měsíců?...139 193. Jak vložit aritmetickou posloupnost?...139 194. Jak vložit posloupnost vzorců?...140 195. Jak zkopírovat tabulku na jiné místo v listu?...140 196. Jak zkopírovat tabulku na jiný list v sešitu?...141 197. Jak přesunout tabulku na jiné místo v listu/sešitu?...141 198. Jak najít řešení výpočtu?...141 199. Jak vytisknout pouze vybrané buňky?...142 200. Jak nastavit, co se stane po stisknutí klávesy Enter?...143 201. Jak zkopírovat formát z jedné buňky na druhou?...143 202. Jak ovládat Excel pomocí klávesnice?...143 203. Jak uložit list jako nový sešit?...144 204. Jak zobrazit vzorce místo výsledků?...145 205. Jak aplikovat změnu formátu na více listů najednou?...145 206. Jak rychle zjistit výsledky nejčastějších funkcí?...145 207. Jak zarovnat vložené objekty?...146 208. Jak vložit náhodné číslo?...146 209. Jak vložit náhodné číslo v určitém rozmezí hodnot?...146 210. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky v Excelu?...147 PowerPoint...158 211. Jaké jsou novinky v aplikaci PowerPoint 2010?...158 212. Jak můžu spustit PowerPoint?...158 213. Jak využívat šablony v PowerPointu?...159 214. Jak odebrat pozadí u obrázku?...160 215. Jak uložit prezentaci jako video?...160 216. Jak vysílat prezentaci po Internetu?...162 217. Jak vytvořit automaticky spouštěnou prezentaci?...163 218. Jak navýšit maximální počet kroků Zpět?...164 219. Jak ovládat PowerPoint pomocí klávesnice?...164 220. Jak deaktivovat koncový snímek prezentace?...165 221. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky v PowerPointu?...165 222. Jak vložit nový snímek do prezentace?...171 223. Jak odstranit snímek z prezentace?...172 224. Jak skrýt snímek v prezentaci?...172 225. Jak změnit pořadí snímků?...173 226. Jak změnit rozložení snímku?...174 227. Jak rozdělit prezentaci na oddíly?...175 228. Jak přejmenovat oddíl?...175 229. Jak odstranit oddíl?...176 230. Jak odstranit oddíl včetně snímků?...176 231. Jak vytisknout vybraný oddíl?...176 232. Jak vytisknout vybrané snímky?...177 233. Jak změnit orientaci textového pole?...177 234. Jak vyhledat slovo v prezentaci?...178 235. Jak nahradit text v prezentaci?...178 236. Jak vytvořit fotoalbum?...178 237. Jak vložit číslo snímku?...180 7
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 238. Jak vložit do prezentace video ze souboru?...181 239. Jak vložit do prezentace video z YouTube?...182 240. Jak vložit úvodní snímek videa?...183 241. Jak upravit styl videa?...183 242. Jak změnit tvar ohraničení videa?...184 243. Jak vložit do pozadí prezentace hudbu?...185 244. Jak změnit pořadí animací objektů?...185 245. Jak přidat záložku do videa?...186 246. Jak odebrat záložku z videa?...187 247. Jak nastavit rozetmění a stmívání při přehrávání?...187 248. Jak provést střih videa?...187 249. Jak vytvořit plně automatickou prezentaci?...188 250. Jak vložit objekt SmartArt?...189 251. Jak u objektu SmartArt přidat nebo odebrat obrazec?...190 252. Jak změnit poměr stran prezentace?...191 253. Jak změnit grafický návrh prezentace?...191 254. Jak nastavit přechod snímku?...193 255. Jak nastavit zvuk u přechodu snímku?...194 256. Jak nastavit dobu pro přechod na další snímek?...194 257. Jak nastavit animaci objektu na snímku?...194 258. Jak smazat animaci objektu?...195 259. Jak zobrazit přehledně animace na snímku?...195 260. Jak nastavit, co spustí animaci?...196 261. Jaké jsou základní skupiny animací?...197 262. Jak spustit prezentaci?...198 263. Jak spustit prezentaci z aktuálního snímku?...198 264. Jak přejít při prezentování na zadaný snímek?...199 265. Jak vytvořit vlastní prezentaci?...199 266. Jak zobrazit veškerý text v prezentaci?...200 267. Jak vytisknou prezentaci s místem pro poznámky?...201 268. Jak upravit a uložit motiv?...202 269. Jak vytvořit v PowerPointu diplom?...202 270. Jaký je obecný postup pro tvorbu prezentace?...203 271. Jak nastavit pozadí snímku?...203 Outlook...206 272. Jaké jsou novinky v aplikaci Outlook 2010?...206 273. Jak můžu spustit Outlook?...206 274. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratkyv Outlooku?...207 275. Jak nastavit emailový účet POP3/IMAP?...212 276. Jak ponechat kopii zprávy na serveru POP3?...214 277. Jak nastavit emailový účet ze serveru Exchange?...214 278. Jak nastavit emailový účet Hotmail?...215 279. Jak změnit vlastnosti účtu?...215 280. Jak smazat nepotřebný účet?...216 281. Jaká je maximální velikost poštovní schránky?...216 282. Jak vložit snímek obrazovky do emailu?...216 283. Jak najít potřebný email?...217 284. Jak využívat pokročilé vyhledávání?...218 285. Jak zobrazovat emaily jako konverzaci?...218 8
Obsah 286. Jak využít propojení se sociálními sítěmi?...219 287. Jak nastavit podrobné možnosti odpovědí na email?...219 288. Jak nastavit Outlook jako výchozí aplikaci pro email?...219 289. Co je to funkce Než odešlete?...220 290. Co to jsou rychlé kroky?...221 291. Jak nastavit upozornění na nový email?...222 292. Jak napsat nový email?...222 293. Jak nastavit kontrolu pravopisu před odesláním zprávy?...223 294. Jak vytisknout email?...223 295. Jak přidat odesílatele do blokovaných adres?...224 296. Jak přidat odesílatele do povolených adres?...224 297. Jak vytvořit novou složku?...224 298. Jak zjistit počet emailových zpráv ve složce?...225 299. Jak zobrazit největší zprávy?...225 300. Jaká je maximální velikost odeslané zprávy?...226 301. Jak přidat emailu příznak zpracování?...226 302. Jak dělit zprávy do kategorií?...226 303. Jak vytvořit nové pravidlo pro emailové zprávy?...227 304. Jak upravit existující pravidlo pro zpracování emailu?...228 305. Jak označit zprávu jako nepřečtenou?...229 306. Jak ručně provést odeslání a kontrolu nových emailů?...229 307. Jak nastavit interval pro kontrolu zpráv?...229 308. Jak filtrovat emaily?...230 309. Jak připojit k emailu přílohu?...231 310. Jak zobrazit přílohu bez jejího otevření?...231 311. Jak nastavit automatický podpis zprávy?...232 312. Jak odeslat zprávu více příjemcům najednou?...232 313. Jak odeslat zprávu skrytým příjemcům?...233 314. Jak odložit doručení zprávy?...234 315. Jak nastavit automatické odpovědi?...235 316. Jak přidat událost do kalendáře?...235 317. Jak vytvořit opakovanou událost?...237 318. Jak vytvořit celodenní událost?...237 319. Jak zobrazit kalendář na den/týden/měsíc?...238 320. Jak vytvořit nový kalendář?...238 321. Jak nasdílet kalendář pro ostatní?...239 322. Jak nastavit barvu kalendáře?...240 323. Jak nastavit časový překryv kalendářů?...241 324. Jak nastavit výchozí čas upozornění na událost?...242 325. Jak vytvořit žádost o schůzku?...242 326. Jak přijmout/odmítnout žádost o schůzku?...243 327. Jak vytisknout měsíční kalendář?...243 328. Jak mít více možností pro tisk kalendáře?...244 329. Jak vytvořit nový kontakt?...244 330. Jak vytvořit novou skupinu kontaktů?...245 331. Jak vytvořit nový úkol?...246 332. Jak delegovat úkol na další osoby?...246 333. Jak nastavit stav plnění úkolu?...247 9
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 Obecné 1. Jaké jsou novinky v Microsoft Office 2010? Novinky v kancelářském balíku Microsoft Office 2010 lze rozdělit do dvou základních kategorií. První se týká všech aplikací a druhá obsahuje novinky pouze ve vybraných aplikacích. Tady jsou: Společné novinky: Všechny aplikace se ovládají pomocí pásu karet. Všechny aplikace mají nové ovládací dialogové aktivní okno nazvané Backstage. Ve všech aplikacích je vidět větší propojení s Internetem. Možnost ukládání dat do internetového úložiště SkyDrive Webové verze vybraných aplikací Office Web Apps Nové možnosti grafických úprav objektů Nové způsoby vkládání dat ze schránky K dispozici je i 64-bitová verze. Word: Nové možnosti navigace a orientace v dokumentu Textové efekty Nové objekty v obrázcích SmartArt Obnova předchozí verze dokumentu Obousměrné překlady dokumentů Vkládání snímků obrazovky 10
Obecné tipy Excel: Minigrafy uvnitř buněk Datové průřezy v kontingenčních tabulkách Možnost zpracování milionů řádků díky doplňku PowerPivot PowerPoint: Nové profesionální přechody a animace Vysílání prezentace po Internetu Rozdělení prezentace do oddílů Možnost exportu do videosouboru v HD rozlišení Vkládání videa z YouTube Střih videa přímo na snímku Microsoft Offi ce 2010 Obecné tipy OneNote: Zjednodušení práce v navigačním panelu Ukládání informací na správná místa Prohledávání poznámek Použití stylů Obousměrné překlady Outlook: Více poštovních účtů Exchange v jedné aplikaci Zobrazení zpráv ve formě konverzace Kontrola příjemců, kteří jsou mimo kancelář. Outlook Social Connector pro propojení se sociálními sítěmi Rychlé kroky pro snadnější vykonání více operací najednou Snadnější plánování schůzek 11
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 2. Jaké existují edice Microsoft Office 2010? Všechny dostupné sady a aplikace v nich obsažené zobrazuje následující tabulka: Balené sady Multilicenční sady Aplikace Pro studenty a domácnosti Pro podnikatele Professional Professional Academic Standard Professional Plus Word Excel PowerPoint OneNote Outlook Publisher Access InfoPath Communicator SharePoint Workspace Mimo tyto aplikace, které jsou součástí vybraných edic, si lze ještě pořídit samostatně tyto aplikace: Visio Standard Visio Professional Visio Premium Project Standard Project Professional 12
Obecné tipy 3. Mám instalovat 32-bitovou, nebo 64-bitovou verzi? Microsoft Office 2010 je první verzí tohoto kancelářského balíku, která umožňuje vybrat si mezi instalací 32-bitové a 64-bitové edice. Například 64-bitové verze operačních systémů si již našly svoje zákazníky a u Windows 7 je dokonce většina instalací 64-bitová. U instalace 64-bitové verze balíčku Microsoft Office ale i sama společnost Microsoft doporučuje její nasazení zvážit. Pokud nepotřebujete zpracovávat miliony dat v Excelu nebo otevírat soubory větší než 2GB, volte spíše edici 32-bitovou. Microsoft Offi ce 2010 Obecné tipy 4. Co je to aktivace? Aktivace je způsob ověření legálního pořízení kopie Microsoft Office 2010 a je povinná pro všechny typy zákazníků (domácí, firemní i multilicenční). Bez aktivace je možné systém Microsoft Office 2010 provozovat po dobu 30 dní. Při instalaci je nutné zadat instalační klíč a je možné nastavit automatické provedení aktivace. Stav aktivace zjistíte také po klepnutí na tlačítko Soubor Nápověda. 5. Jaké jsou možnosti pořízení Office? Protože většina firemních a multilicenčních zákazníků má svoje IT specialisty, kteří se zabývají nákupem SW, v tomto tipu se zaměřím na zákazníky domácí. Pro ně je asi nejvýhodnější možnost pořídit si sadu Microsoft Office 2010 Pro studenty a domácnosti, která obsahuje aplikace Word, Excel, PowerPoint 13
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 a OneNote. Velkou výhodou této edice je možnost instalace až na 3 počítače v domácnosti. Podmínkou pořízení této verze je její využívání výhradně pro nekomerční potřeby. Při nákupu máte dále možnost si zvolit, zda si chcete pořídit balení i s instalačním médiem, nebo balení, které obsahuje pouze produktový klíč. V druhém případě se jedná o levnější variantu s možnosti stažení instalačního balíčku z internetových stránek společnosti Microsoft. 6. Co která aplikace umí? Ačkoliv kancelářský balík Microsoft Office zná téměř každý uživatel počítače, některé sady obsahují produkty, s nimiž jste se možná ještě nesetkali, proto se vám bude zřejmě hodit následující rychlý přehled všech aplikací: Word nejpoužívanější textový editor na světě, slouží k psaní dopisů, zpráv, referátů, seminárních a jiných školních prací, životopisů apod. Excel tabulkový kalkulátor, který umožňuje snadným způsobem zpracovávat data v přehledných tabulkách s možností tvorby působivých grafů. PowerPoint prezentační manažer sloužící k tvorbě efektních prezentací Outlook emailový klient pro práci s elektronickou poštou, pro správu kontaktů, plánování času a úkolů OneNote pokročilý elektronický sešit pro ukládání a psaní poznámek v přehledné formě Publisher jednoduchý grafický software pro tvorbu publikací, letáků, diplomů, brožurek, pozvánek apod. Access databázový software pro zpracování velkého množství dat za pomoci relačních databází InfoPath aplikace pro tvorbu a distribuci elektronických formulářů. Visio aplikace pro tvorbu diagramů, nákresů budov, rozvodů instalací, plánků prostor apod. Project nástroj pro profesionální projektový management, sledování stavu projektů, jejich plánování apod. 14
Obecné tipy 7. Lze mít více verzí Office na jednom počítači? V případě, že potřebujete mít z nějakých důvodů na jednom počítači nainstalováno více verzí kancelářského balíčku Microsoft Office (např. 2007 a 2010 nebo 2003 a 2010), je nutné při instalaci sady Microsoft Office 2010 zvolit tzv. Vlastní instalaci a zde vybrat možnost ponechat předchozí verze produktu. Jedinou aplikací, kterou nelze zachovat v obou verzích, je emailový klient Outlook. Zároveň není možné mít nainstalovanou jednu verzi v 32-bitové podobě a druhou v 64-bitové. Microsoft Offi ce 2010 Obecné tipy 8. Jak odinstalovat Office z počítače? Pokud chcete Microsoft Office ze svého počítače odinstalovat, je nutné tak učinit v Ovládacích panelech v panelu Přidat nebo odebrat programy (Windows XP), resp. Programy a funkce (Windows Vista a Windows 7). 9. Jak doinstalovat další aplikace nebo funkce? Je možné, že při práci s Microsoft Office zjistíte, že vám chybí některý volitelný doplněk, který je možné pomocí instalátoru doplnit. Spusťte tedy znovu instalaci Office a v nabídce vyberte možnost Přidat či odebrat součásti. 10. Jak opravit instalaci Microsoft Office? Na stejném místě jako v předchozím tipu lze nalézt možnost volby opravy instalace Microsoft Office 2010, např. v případě, že máte podezření na chybnou či poškozenou instalaci. 15
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 Změny instalace 11. Kde najdu důležité informace o Microsoft Office? Veškeré důležité informace o produktu Microsoft Office najdete na webové stránce http://offi ce.microsoft.com, zde kromě základních informací o produktech naleznete ke stažení a prohlédnutí také desítky obrázků, šablon, výukových lekcí nebo zkušební verzi. Webová stránka Microsoft Office 16
Obecné tipy 12. Co jsou to Office Web Apps? Office Web Apps jsou webovou odlehčenou verzí aplikací Word, Excel, PowerPoint a OneNote. Umožňují vytvářet dokumenty i bez nainstalované a zakoupené licence na jakémkoliv počítači. Můžete je využít na adrese http://www.skydrive.cz. Nevýhodou je omezená funkčnost a nutnost připojení k Internetu v okamžiku práce s dokumenty. Microsoft Offi ce 2010 Obecné tipy Office Web Apps umožňují vytvářet dokumenty on-line. 13. Jak se dostat ke svým dokumentům odkudkoliv? Pokud chcete mít ke svým dokumentům, tabulkám či prezentacím přístup z jakéhokoliv počítače připojeného na Internet, využijte např. webové úložiště SkyDrive od společnosti Microsoft. K veškerým souborům, které do tohoto úložiště umístíte, pak máte přístup odkudkoliv. Služba je dostupná zdarma na adrese http://www.skydrive.cz a na toto úložiště lze ukládat soubory přímo z aplikací sady Microsoft Office 2010. Prostředí služby SkyDrive 17
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 14. Proč vznikly a jak poznám nové formáty souborů? Již od verze Microsoft Office 2007 se můžete setkat s novými formáty souborů, které přinesly nové možnosti a funkce. Mezi ty nejvýznamnější patří menší velikost souborů, založení na jazyku XML, možnost využití diagramů SmartArt apod. Nové formáty souborů poznáte podle písmene x na konci přípony souboru (doc-docx, xls-xlsx, ppt-pptx). Novější typy souborů (Office 2007/2010) ale nelze ve starších verzích aplikací (2003 a starší) standardně otevírat, proto vám zajisté přijdou vhod následující dva tipy. 15. Jak uložit soubor ve starší verzi? Pokud víte, že příjemce vámi vytvářeného souboru má pouze starší verzi Microsoft Office a měl by problémy s otevřením nového formátu souborů, je možné v nabídce Soubor Uložit a odeslat uložit vytvářený dokument ve formátu starší verze. S takto uloženým souborem již příjemce nebude mít z hlediska otevření žádný problém, ale některé funkce nemusí fungovat zcela stejně jako na vašem počítači ve vyšší verzi (např. objekty SmartArt). Uložení souboru ve starší verzi 18
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 68. Jak vložit snímek obrazovky? Jednou z novinek v grafické oblasti aplikace Word 2010 je možnost vložení snímku obrazovky do dokumentu. Snímkem obrazovky se myslí obrázek, na kterém je zobrazeno to, co přesně uživatel vidí v určitém okamžiku na svém monitoru. Využití této funkce je velice různorodé, přes psaní manuálů a návodů k aplikacím, až po vkládání obrázků do Wordu v případě, že uživatele trápí na počítači nějaká chyba a chce IT odborníkovi předat informace o tom, jak se daná chyba projevuje nebo zobrazuje. Snímek obrazovky je rastrového typu, takže se zvětšováním velikosti se snižuje kvalita obrázku. Postup pro vložení snímku obrazovky: 1. Klepněte v dokumentu na místo, kam chcete vložit snímek obrazovky. 2. Na kartě Vložení ve skupině Ilustrace klepněte na poslední položku Snímek obrazovky. 3. Zobrazí se miniatury všech právě otevřených oken a aplikací na daném počítači nebo můžete určit vlastní oblast pomocí tlačítka Výřez obrazovky. 4. Po klepnutí na některou z nich se vloží snímek do dokumentu a je možné s ním dále pracovat a upravovat jej jako běžný obrázek. 58
Word 69. Jak vytvořit aktivní odkaz na webovou stránku? Ve výchozí konfiguraci je textový editor Word nastaven tak, že při psaní internetové adresy nebo e-mailové adresy pochopí, že se jedná o hypertextový odkaz na Internet, změní typ a barvu písma u adresy a vyrobí z ní hypertextový odkaz. Zkuste kdekoliv v textu napsat jakoukoliv internetovou adresu. Podmínkou je, aby adresa začínala tak, jak má, tzn. buď http://, nebo www. Jakmile adresu dopíšete, Word ji okamžitě změní na internetový (resp. hypertextový) odkaz. Text bude modrý, podtržený, a pokud stisknete klávesu Ctrl a na text nastavíte šipku myši, kurzor se změní na symbol ručičky, kterou jistě znáte z prohlížeče. Příklad: http://www.computermedia.cz. ww. Naprosto stejným způsobem lze vytvořit hypertextový odkaz na e-mailovou adresu. Opět stačí e-mailovou adresu napsat kamkoliv do dokumentu. Po jejím dopsání ji Word změní na hypertextový odkaz. Příklad: info@iskola.cz. Microsoft Offi ce 2010 Word 70. Jaké jsou možnosti formátování písma? Po napsání běžného textu je nejčastější úpravou, kterou uživatelé s textem dělají, právě formátování písma. Tím se myslí změna vzhledu. Jelikož se jedná o nejčastější úpravu, naleznete příkazy pro formátování hned na první kartě na pásu karet Domů ve skupině Písmo. 1. Slouží pro nastavení typu písma. 2. Umožňuje nastavit velikost písma. 3. Zvětší velikost písma. 4. Zmenší velikost písma. 5. Slouží pro nastavení velikosti písmen. 6. Vymaže veškeré formátování a ponechá pouze holý text v základním formátu. 7. Nastaví řez tučné písmo. Možnosti formátování písma 59
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 8. Nastaví řez kurzívy. 9. Nastaví podtržené písmo. 10. Přeškrtne vybraný text. 11. Nastaví dolní index. 12. Nastaví horní index. 13. Aplikuje jeden z vybraných textových efektů. 14. Nastaví barvu zvýraznění textu. 15. Nastaví barvu textu. 71. Jaké jsou možnosti formátování odstavce? Hned vedle skupiny příkazů Písmo se nachází skupina Odstavec, kde naleznete příkazy pro formátování odstavce. 1. Tvorba odrážek 2. Číslování textu 3. Víceúrovňové číslování 4. Snížení úrovně textu 5. Zvýšení úrovně textu 6. Řazení textu 7. Zobrazení netisknutelných znaků 8. Zarovnání vlevo 9. Zarovnání na střed 10. Zarovnání vpravo 11. Zarovnání do bloku 12. Řádkování a vzdálenost odstavců 13. Stínování 14. Ohraničení odstavce Možnosti formátování odstavce 60
Word 72. Jak vložit záhlaví a zápatí? Záhlaví a zápatí tvoří velmi důležité prvky dokumentu. Všechno, co bude umístěno v záhlaví nebo v zápatí, se bude objevovat na každé stránce dokumentu. Do záhlaví či zápatí se proto nejčastěji vkládají údaje o stránkování dokumentu, datu vytvoření, názvu firmy, dále hlavička, logo apod. Záhlaví a zápatí však může být na sobě nezávislé, a dokonce je možné nastavit odlišné záhlaví u sudých a lichých stránek. Poklepáním levého tlačítka myši do této oblastí lze měnit záhlaví Microsoft Offi ce 2010 Word Oblast záhlaví a zápatí je za normálních okolností pro editaci nepřístupná. Aby bylo možné záhlaví nebo zápatí změnit, je nutné se do této oblasti dostat poklepáním levého tlačítka myši na tuto oblast (většinou 2,5 cm od horního a dolního okraje). Word se přepne do režimu editace záhlaví a zápatí a text v normální části dokumentu zešedne. Do záhlaví a zápatí je teď možné napsat libovolný text nebo vložit obrázek a pak jej běžně naformátovat a upravit. Pro ukončení režimu editace stačí opět poklepat na běžnou část dokumentu. 73. Jak mít na první stránce jiné záhlaví a zápatí? Všimněte si, že například u této knihy je vždy u každé kapitoly jiné záhlaví. To je způsobeno tím, že každá kapitola je vytvořena v jiném oddílu a Word umí na každý oddíl aplikovat odlišné záhlaví či zápatí. Nejprve je tedy nutné, aby jednotlivé kapitoly byly odděleny pomocí oddílů. To zabezpečíte tak, že na konci každé kapitoly zvolíte na kartě Rozložení stránky 61
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 ve skupině Vzhled stránky příkaz Konce a v rozevírací nabídce vyberete Další stránka. Jakmile je dokument rozdělen na několik oddílů, stačí u editace záhlaví či zápatí na kartě Návrh ve skupině Navigace klepnout na příkaz Propojit s předchozím, symbol má tvar dvou dokumentů. Pokud bude tlačítko Volby pro nastavení záhlaví a zápatí stisknuto, bude záhlaví z předchozího oddílu svázané s aktuálním záhlavím. Nebude-li stisknuto, budou moci být záhlaví rozdílná. 74. Jak vložit do dokumentu číslování stránek? Číslování stránek je velice častou a používanou funkcí ve Wordu a umožňuje vám vložit automaticky na každou stránku její číslo. Ikonu pro vložení čísla stránky naleznete na kartě Vložení ve skupině Záhlaví a zápatí. Po klepnutí na příslušný příkaz si můžete vybrat styl a umístění čísla stránky. Výběr stylu a umístění čísla stránky 75. Jak nemít na první stránce číslo stránky? Pokud nechcete mít na první stránce dokumentu vloženo např. z estetických důvodů číslo stránky, vložte do dokumentu číslování obvyklým způsobem 62
Word a v režimu editace záhlaví a zápatí na kontextové kartě Návrh zaškrtněte ve skupině Možnosti položku Jiné na první stránce. 76. Jak vložit křížový odkaz? Křížový odkaz nepřímo souvisí s obsahem a rejstříkem. Používá se většinou u rozsáhlejších dokumentů, jež čítají řádově desítky stran. Křížový odkaz je vlastně značka na určité pozici dokumentu, na kterou se můžete odkazovat v jakékoliv jiné části dokumentu. Nejprve je nutné na určitém místě či objektu vytvořit záložku (Vložení Odkazy Záložka) a teprve po jejím vytvoření je možné křížový odkaz vytvořit (Vložení Odkazy Křížový odkaz). Microsoft Offi ce 2010 Word 63
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 77. Jak vložit iniciálu? Tento odstavec obsahuje na první pohled jednu zvláštnost. Jeho první písmeno T je zvětšené tak, jak to bývá u starších knih či jak si to pamatujeme z pohádkových knížek. Pokud budete potřebovat takový efekt někdy použít, Word má pro něj vytvořenou samostatnou funkci. Funkce Iniciála ve své podstatě pouze převede první písmeno z odstavce do textového rámu a tento rám nechá obtékat. Celý proces byste dokázali pomocí textového rámu vytvořit i sami, ale proč dělat složitě něco, co lze udělat jednoduše? 1. Klepněte do napsaného odstavce, u něhož má být použita iniciála. 2. Na kartě Vložení klepněte ve skupině Text na příkaz Iniciála a v otevřené nabídce vyberte jeden ze tří typů iniciály. V praxi je nejpoužívanější prostřední podoba. 78. Jak zobrazit v dokumentu aktuální čas? Vložení aktuálního data a času jsou nejpoužívanější proměnné, které se ve Wordu vyskytují. Často se umísťují např. do zápatí dokumentu v souvislosti s textem, např.: Tento dokument byl vytištěn: <aktuální datum> To zajistí, že po vytištění bude v zápatí dokumentu vždy aktuální a pravdivé datum vytištění. 1. Nastavte se kurzorem na pozici, kam chcete vložit datum nebo čas. 2. Na pásu karet klepněte na kartu Vložení a ve skupině Text klepněte na Datum a čas. 3. Word zobrazí okno Datum a čas s velkou škálou formátů data a času. Zde si můžete vybrat jeden ze způsobů zápisu data, času nebo obou údajů. Výběr proveďte klepnutím na jeden z řádků v levé části okna. 64
Word 4. V pravé dolní části je velmi důležité zatržítko Aktualizovat automaticky. Pokud toto zatržítko bude označeno, pak se datum či čas vloží do dokumentu jako proměnná, tzn. s každým otevřením nebo tiskem dokumentu bude tento údaj aktualizován. Pokud zatržítko nebude označeno, vloží se datum či čas do dokumentu pouze jako prostý text. 5. Zatrhněte dle potřeby Aktualizovat automaticky. 6. Klepněte na tlačítko OK. Na aktuální pozici kurzoru bude vloženo pole s aktuálním datem a časem. Microsoft Offi ce 2010 Word 79. Jak do dokumentu vložit rovnici? Při zpracování různých matematických nebo fyzikálních úloh na počítači se většinou nelze obejít bez speciálních značek ( apod.). Protože vkládání těchto vzorců by bylo velmi složité, někdy i nemožné, Word obsahuje editor rovnic s nástroji pro jednoduchou tvorbu a úpravu vzorců. Postup vložení rovnice, resp. matematického symbolu do dokumentu: 1. Nastavte se kurzorem v dokumentu na místo, kam má být vložena rovnice nebo matematický symbol. 65
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 2. Na pásu karet klepněte na kartu Vložení a ve skupině Symboly klepněte na horní část ikony příkazu Rovnice. 3. Na pásu karet se zobrazí kontextová karta Návrh, na níž máte k dispozici veškeré nástroje pro tvorbu vzorců. Klepněte na značku, kterou potřebujete vložit do dokumentu. Ta bude přenesena do dokumentu. Můžete vepsat libovolný text a čísla, různě je upravovat a měnit konečnou podobu vzorce nebo značek, které jsou do rámu vloženy. Rovněž každá značka se chová jako jakýkoliv znak, takže ji lze i pohodlně smazat. Do jednoho textového pole můžete přidat libovolné množství matematických symbolů. Po dokončení editace rovnice klepněte myší mimo vzorec. Kontextová karta Návrh zmizí, z rovnice se stane běžné textové pole a lze pokračovat v práci na dokumentu. 80. Jak vložit libovolný symbol? Kamkoliv do dokumentu můžete vložit některý ze symbolů a znaků, které Word nabízí. Nejjednodušší způsob výběru a vložení symbolu je prostřednictvím okna Symbol. 1. Klepněte na kartu Vložení a ve skupině Symboly na příkaz Symbol. 2. V otevřené podnabídce si vyberte jeden z nabízených symbolů. Pokud se zde nenachází ten, který hledáte, klepněte na položku Další symboly Word zobrazí stejnojmenné okno. 3. Na záložce Symboly zvolte v rozevírací nabídce požadované symboly. 66
Word 4. Uprostřed okna se zobrazí pole se symboly. Pokud na symbol klepnete dvakrát, bude vložen do dokumentu, případně můžete klepnout na tlačítko Vložit. 81. Jak nastavit okraje stránky? Po každém spuštění Wordu je automaticky vytvořen nový prázdný dokument s názvem Dokument1. Protože většina dopisů, zpráv a dokumentů tvořených ve Wordu je vytištěna na tiskárně na papír formátu A4, má Word nastaveno, aby každý nový dokument byl právě ve formátu A4 s předem nastavenou vzdáleností okrajů. Microsoft Offi ce 2010 Word Tyto parametry ale nejsou neměnné. Jednak je možné nastavit, aby Word napříště nové dokumenty vytvářel v jiném formátu, a jednak lze ve Wordu vytvořit podle zadaného rozměru téměř libovolný okraj papíru. Většinu nastavení, která se týkají formátu, lze provést na kartě Rozložení stránky, a to ve skupině Vzhled stránky. Pokud chcete zobrazit všechny možnosti nastavení, jež jsou pro vzhled stránky k dispozici, klepněte opět na malý čtvereček v pravém dolním rohu této skupiny. Pomocí nabídky Okraje máte možnost nastavit jeden z přednastavených stylů okrajů stránky nebo si nastavit svoje vlastní. 67
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 82. Jak nastavit orientaci papíru? Ve stejném umístění jako v předchozím tipu naleznete i možnost nastavení orientace papíru. 83. Jak nastavit velikost papíru? Velikost papíru se nastavuje ve stejné skupině jako v předchozích dvou tipech, výchozím nastavením je formát A4 (21cm x 29,7cm). Výchozí formát A4 84. Jak vytvořit sloupce? V dokumentu je možné používat tzv. sloupce, které znáte např. z novin. Často jsou sloupce (podobně jako tabulky) ve Wordu obávaným tématem, ale z následujících řádků uvidíte, že neoprávněně. Bez ohledu na to, jaký formát stránky je nastaven nebo jak je stránka orientována, je možné, aby na určitém úseku textu byly použity sloupce. Přitom počet sloupců, jejich šířku, čáru uprostřed a případné další parametry lze poměrně detailně nastavovat. 68
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 Vložení nového listu 171. Jak přejmenovat list v sešitu? Excel standardně pojmenovává listy List1, List2, List3 atd. Každý list ale můžete pojmenovat vlastním názvem, který lépe vystihuje obsah listu. 1. Nastavte se na list, který si přejete přejmenovat. 2. Poklepejte na záložku tohoto listu tak, aby se název listu označil do černého bloku. 3. Nyní můžete začít psát nový název. Starý název se smaže ihned po napsání prvního písmene. Po napsání názvu stiskněte klávesu Enter. List bude přejmenován. Veškeré operace s listem lze také provádět přes nabídku, která se zobrazí po klepnutí pravým tlačítkem myši na záložku listu. 172. Jak změnit pořadí listů v sešitu? Pořadí listů v takovém sledu, jak jdou za sebou, není neměnné. Listy lze vzájemně jakkoliv přeuspořádat, resp. změnit jejich pořadí. 1. Nastavte se myší na záložku listu, kterou si přejete přesunout mezi jiné dva listy. 2. Na této záložce stiskněte a držte levé tlačítko myši. 128
Excel 3. Táhněte směrem mezi záložky, kde má být nová pozice tažené záložky. Malá šipka nad listy ukazuje, kam bude list umístěn. 4. Uvolněte levé tlačítko myši a záložka bude přemístěna. 173. Jak zkopírovat sešit? Každý list je možné zkopírovat pod jiným jménem. Kopie listu je užitečná v případě, že potřebujete dvě téměř totožné tabulky s rozdílem pouze v některých buňkách. 1. Stiskněte a držte levé tlačítko myši na záložce listu, který si přejete zkopírovat. 2. Stiskněte a držte klávesu Ctrl. 3. Se stisknutou klávesou Ctrl táhněte listem ve vodorovném směru. Malá šipka nad záložkami listů ukazuje, kam bude kopie listu umístěna. 4. Uvolněte nejprve levé tlačítko myši a následně klávesu Ctrl. List bude překopírován s původním názvem a s číslovkou v závorce. Microsoft Offi ce 2010 Excel 174. Jak změnit barvu karty listu? V Excelu je možné obarvit záložky (karty) jednotlivých listů různými barvami. Tato funkce slouží k usnadnění orientace při práci s větším množstvím listů. V rozsáhlém projektu například víte, že zelené listy jsou datové podklady, červenou barvou si můžete zvýraznit listy s výsledky a jinou barvou například listy s pomocnými vzorci. Barvu listu nastavíte tak, že na list klepnete jednou pravým tlačítkem myši a v zobrazené nabídce zvolíte položku Barva karty. Po klepnutí se zobrazí barevná paleta s možností nastavení barvy. Klepnutím na příslušnou barvu vyberte novou barvu záložky listu. 129
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 175. Jak ukotvit první řádek tabulky? Tabulku lze v sešitu rozdělit tak, aby bylo stále vidět záhlaví sloupců, případně řádků. Pokud totiž u dlouhých tabulek budete pracovat s údaji, které se nacházejí například na řádku 820, pak již možná nebudete přesně vědět, jaký byl nadpis a význam sloupce, s kterým právě pracujete. Proto je možné v tabulce tzv. ukotvit příčky. Příčka rozdělí tabulku na dvě části, přičemž v jedné části bude stabilně zobrazeno např. záhlaví sloupců a ve druhé části bude možné libovolně pracovat s tabulkou. Rozdělení tabulky pomocí příček proveďte následujícím způsobem: 1. Nastavte se ve sloupci A do buňky, která je umístěna těsně pod řádkem s buňkami, jenž většinou tvoří záhlaví tabulky (nadpisy) a který má zůstat viditelný vždy. 2. Na pásu karet klepněte na kartu Zobrazení a ve skupině Okno na příkaz Ukotvit příčky. 3. V zobrazené nabídce zvolte příkaz Ukotvit příčky. Tímto okamžikem jsou příčky ukotveny. Poznáte to tak, že nad buňkou, v níž byl umístěn kurzor při ukotvení, je v délce celého řádku tenká plná čára. Vždy viditelný statický řádek V této části lze s tabulkou libovolně pracovat 130
Excel 176. Jak změnit orientaci textu v buňce? V buňce je možné v případě zápisu textové hodnoty změnit i orientaci zapsaného textu. Stačí klepnout na vybranou buňku pravým tlačítkem myši a ze zobrazené nabídky vybrat příkaz Formát buněk a přepnout se na záložku Zobrazení. K nastavení orientace slouží pravá horní část okna nazvaná Orientace. Zde je možné nastavit sklon textu buď pomocí myši, a to klepnutím do půlkruhovitého výřezu, nebo lze sklon přesně nastavit pomocí stupňů v dialogu. Taktéž je zde možné nastavit psaní textu po jednotlivých znacích pod sebe. 177. Jak zobrazit hodnotu ve formátu měny? Pokud potřebujete v buňce za daným číslem nebo výsledkem zobrazit také symbol měny, např. Kč, v žádném případě jej nedopisujte ručně. U ručně zadávaného čísla si s tím Excel poradí, ale u výsledku vzorce již nikoliv. K těmto nastavením se používá formát buněk. Označte si buňku nebo oblast, kterou chcete zobrazovat i s názvem měny, a klepněte na ni pravým tlačítkem. Ze zobrazené nabídky si vyberte příkaz Formát buněk a přepněte se na záložku Číslo. Ze zobrazeného seznamu zvolte položku Měna, vyberte si typ měny a počet desetinných míst a volbu potvrďte tlačítkem OK. Microsoft Offi ce 2010 Excel 131
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 178. Jak vložit do buňky minigraf? Zajímavou novinkou v Excelu 2010 jsou tzv. minigrafy. Pomocí těchto minigrafů máte možnost jednoduše a rychle zobrazit graficky vývoj nějaké datové řady. Oproti standardnímu grafu je kromě velikosti a rychlosti také rozdíl v tom, že minigrafy nejsou vytvořeny v listu jako objekt, ale jsou součástí vybrané buňky. Pro vytvoření minigrafu postupujte takto: 1. Vytvořte si vzorovou tabulku s číselnými hodnotami. Zajímal by nás např. rychlý grafický nástin vývoje teplot, proto klepněte do buňky, kde chcete mít vložený minigraf, a na kartě Vložení ve skupině Minigrafy např. na typ Spojnicový. 2. V dialogovém okně vyberte oblast, z níž se mají čerpat data, v případě tohoto příkladu na obrázku to budou buňky B2:M2. Je zde také možnost nastavit, do jaké buňky se minigraf vloží (na obrázku N2). Pokud před vložením minigrafu jste byli na správně buňce, není nutné zde znovu adresu buňky zadávat, Excel minigraf vloží automaticky do aktivní buňky. 3. Po klepnutí na tlačítko OK se minigraf vloží do buňky, a tak má uživatel možnost jednoduše vidět graficky vývoj hodnot. 4. Po vytvoření minigrafu se objeví nová kontextová karta Návrh, v níž je možné dále minigraf upravovat. Je možné změnit typ minigrafu, upravit oblast zdrojových dat, změnit styl a barvu minigrafu a samotný minigraf i vymazat. 179. Jak označit nesouvislou oblast buněk? Excel umožňuje označit současně několik bloků a pracovat s nimi jako s jedním celkem (například naformátovat všechny najednou, smazat, zkopírovat apod.) 132
Excel Jak označit najednou více bloků? 1. Běžným způsobem označte první blok a stiskněte a držte klávesu Ctrl. 2. Začněte označovat druhý blok. Přitom stále držte klávesu Ctrl. Již při označování si všimněte, že první označený blok je stále na svém místě a zůstává označen. 3. Po označení druhého bloku můžete se stále stisknutou klávesou Ctrl začít označovat třetí a další blok. Počet celkově označených bloků není nijak omezen. 4. Uvolněte klávesu Ctrl. 5. Po označení všech potřebných bloků je možné s nimi začít pracovat stejně jako s jediným blokem, např. je hromadně naformátovat nebo smazat. Microsoft Offi ce 2010 Excel 180. Jak označit celý sešit? Poměrně snadno lze označit do bloku celou tabulku, lépe řečeno celý list. U takového bloku je zaručeno, že bude obsahovat skutečně vše, co se na daném listě nachází, i kdyby to bylo uloženo na řádku s pořadovým číslem 1 000 000. Celou tabulku označíte do bloku tak, že klepnete jednou levým tlačítkem myši do šedého prostoru nad čísla, která označují řádky, a vlevo od písmen označujících sloupce. Tento prostor naleznete v levém horním rohu oblasti buněk. Jedná se o jedinou prázdnou oblast bez písmena či čísla, kde se protínají popisky sloupců a řádků. 133
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 Označení celého sešitu do bloku Celý sešit do bloku lze také označit pomocí klávesové zkratky Ctrl+A. 181. Jak označit celý sloupec? Velmi snadno je možné označit jeden či více sloupců. Opět se jedná o označení kompletně celého sloupce, to znamená od prvního do úplně posledního řádku tabulky. K označení stačí klepnout na název takového sloupce v záhlaví sloupců. Například chcete-li označit sloupec C, klepněte v záhlaví na šedé políčko C. Nikdy neoznačujte sloupec tak, že začnete od buňky C1 a tažením myši budete označovat jednotlivé buňky až po poslední buňku. 134
Excel 182. Jak označit celý řádek? Postup označení celého řádku je velmi podobný označení sloupce. I zde platí, že řádek bude tímto způsobem označen kompletně celý, tedy od písmene A až do konce. K označení stačí klepnout v záhlaví řádků na číslo řádku, které potřebujete označit. 183. Jak pozměnit obsah buňky? Úprava obsahu buňky se hodí v případě, kdy zjistíte, že v obsahu buňky (text, číslo nebo vzorec) je špatně například jen jeden znak a ten chcete opravit. Nemusíte tak buňku mazat a zadávat její celý obsah znovu. Postup je následovný: 1. Nastavte se na buňku, jejíž obsah má být opraven. 2. Stiskněte klávesu F2 nebo poklepejte levým tlačítkem myši na požadovanou buňku. Excel přejde do režimu editace a v buňce začne blikat kurzor. 3. Proveďte požadovanou změnu a stiskněte klávesu Enter. Microsoft Offi ce 2010 Excel 184. Jak zobrazit skutečný obsah buňky? Termín skutečný obsah je zde použit proto, že ne vždy musí být skutečný obsah takový, jaký vidíte v buňce. Může být pozměněn formátem, může být 135
tipů a triků pro Microsoft Office 2010 delší apod. Nehledě na to, že například v případě vzorců se v buňce zobrazí výsledek vzorce, a ne vzorec, který je ale skutečným obsahem. Tento vzorec (a další původní obsahy) zjistíte v řádku vzorců nad záhlavím sloupců. Skutečný vzorec si také můžete zobrazit poklepáním myši na výsledek v buňce. Skutečný obsah buňky 185. Jak nastavit výšku řádku? Pokud potřebujete ve vaší tabulce provést změnu výšky řádku, je možné postupovat jedním z těchto postupů: a) Najeďte kurzorem myši na dělící čáru mezi názvy řádků (např. mezi 1 a 2), stiskněte levé tlačítko myši a tažením změňte výšku řádku. b) Klepněte do řádku, jehož výšku chcete změnit, a na kartě Domů ve skupině Buňky klepněte na položku Formát Výška řádku. 186. Jak nastavit šířku sloupce? Podobně jako v předchozím tipu lze nastavit i šířku sloupce, jen s tím rozdílem, že první možností je najet myší na rozhraní mezi názvy sloupců (např. A a B) a druhou vybrat v nabídce Formát položku Šířka sloupce. 136