Administrativní styl a odborná terminologie PhDr. Miroslava Zajíčková Název školy Název a číslo projektu Název modulu Obchodní akademie a Střední odborné učiliště, Veselí nad Moravou Motivace žáků ke studiu technických předmětů OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost Registrační číslo: CZ.1.07/1.1.16/01.0065 Integrace odborného jazyka do výuky odborných předmětů Realizátorem tohoto projektu je Obchodní akademie a Střední odborné učiliště Veselí nad Moravou Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky
Pracovní list č. 12 Administrativní styl a odborná terminologie Ukázka č. 1 Administrativní styl též nazýván jako úřední, jednací původně patřil do odborného stylu, nyní je to 5. funkční styl vyčleněný z odborného stylu funkce hospodářsko-správní a řídící především písemná forma výrazy neutrální (slohově a citově nezabarvené): bez emocionality a osobních prvků ustálená forma (někdy i přísné normy); připravený, přesné vyjadřování, spisovná čeština ustálené formulace usnadňují a urychlují komunikaci; texty jsou jednoduché, rychle a snadno se zpracovávají Pozor na některé nedostatky: 1. klišé - Za kladné vyřízení žádosti předem děkuji. 2. fráze - mládí má zelenou, položit život na oltář vlasti 3. předtištěné formuláře - heslovitě doplňujeme konkrétní údaje přesnost, jednoznačnost, úplnost pravdivost údajů osoba autora i adresáta ustupuje do pozadí - zprostředkující činitel Slohové administrativní útvary úřední styk - žádost, úřední dopis, životopis, posudek heslové - formulář, vysvědčení, poukázka dokumentární - protokol, smlouva, potvrzení, usnesení oznamovací - zpráva, objednávka, hlášení 1 Ukázka č. 2 Předávací protokol 2 Předávající: Firma/jméno: Sídlo/adresa: IČ: Zastoupená při předání: (dále jen předávající ) Přebírající: Firma/jméno: Sídlo/adresa: IČ: Zastoupená při předání: (dále jen přebírající ) Adresa díla: Dnešního dne předávající předal a přebírající převzal v požadované kvalitě 1 Zdroj: Čeština09 [online]. [cit. 2013-01-17]. Dostupné z: http://cestina09.blog.cz/1003/prehled-funkcnichstylu-a-slohovych-utvaru 2 Zdroj: Eanex [online]. [cit. 2013-01-17]. Dostupné z: http://www.eanex.cz/tag/predavaci-protokol/ strana 2
.... Poznámka:.. V... dne.. předávající přebírající Ukázka č. 3 Obecný úvod o úřední korespondenci 3 : Při psaní dopisů, faxů a také i mailů (elektronické pošty) je třeba si uvědomit, že se jedná o formu komunikace a z tohoto hlediska je nutné dodržovat některé zásady. Při komunikaci dochází k šumům, které mohou zkreslit předávané informace. Při korespondenci k nim dochází jak na straně odesílatele (vyhotovitele) korespondence, tak i jejího příjemce. Při přípravě k napsání dopisu je důležité si uvědomit, co chce pisatel příjemci sdělit a k tomu si musí shromáždit potřebné podklady a informace. V další fázi přípravy je třeba si promyslet text sdělení, problém, který se má sdělením vyřešit, a argumenty, na kterých se text bude stavět. Stylizace dopisu musí odpovídat úrovni příjemce. Z hlediska efektivní komunikace je nutné, aby textu jednoznačně porozuměl. K dosažení porozumění je vhodné volit kratší věty a souvětí a také kratší odstavce. Text nesmí zbytečně obsahovat cizí slova a odborné termíny, zvláště ne takové, kde lze předpokládat u příjemce jejich neznalost. Totéž platí i o zkratkách, zejména specifických pro určitou organizaci. Dopis by se měl týkat jen jedné problematiky a neměl by přesahovat jednu stránku textu. Zvláště v podnikatelské sféře není vhodné ho formulovat stroze a neosobně, ale také ne vyčítavě a útočně, i když se obchodní partner nezachoval nejlépe. Doporučení pro grafickou úpravu textů a formální uspořádání obchodních a úředních dopisů jsou uvedena v normě ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory. V revidovaných vydáních z roku 1997, 2002 a 2007 byly uskutečněny změny s ohledem na používání nových technických prostředků při vyřizování korespondence a byla 3 Zdroj: Zbyněk Mlčoch [online]. [cit. 2013-01-30]. Dostupné z: http://www.zbynekmlcoch.cz/informace/texty/etiketa-zvlastni-udalosti/uredni-dopis-pravidla-jak-jej-psatcaste-typograficke-chyby strana 3
uplatněna snaha uvést úpravu česky psaných písemností do souladu se současnými evropskými normami a zvyklostmi. Pravidla při psaní úředních dopisů DATUM: na dopisních papírech bez předtisku lze psát datum od levé svislice nebo vpravo, PÁD MÍSTA ODESLÁNÍ: místo odeslání dopisu se uvádí v 1. pádě (Praha 21.06.2007, Kutná Hora 11.11.2007), "VĚC:" byl vynechán předtisk slova Věc. Psaní slova Věc v názvu dopisu se v oficiální a obchodní korespondenci považuje již za zastaralé a doporučuje se vypouštět; ponechává se pouze název dokumentu (např. Žádost o ), který by měl být zvýrazněn buď tučně, nebo podtržen (nikoli však tučně a podtrženě zároveň), OSLOVENÍ: každý dopis začíná oslovením, a to v 5. pádě (i v případě písemného styku s institucemi, kdy jméno adresáta neznáme, např. Vážení, ODSTAVCE A JEJICH ODSAZENÍ: odstavce začínáme psát od levé svislice; pouze u osobních dopisů lze psát začátky odstavců od zarážky (dříve na psacím stroji 5 úhozů), MEZERY MEZI ŘÁDKY: mezi oslovením, jednotlivými odstavci a závěrečným pozdravem se vkládá jeden volný řádek (nadále se používá jednoduché řádkování), OSOBNÍ A PŘIVLASTŇOVACÍ ZÁJMENA A VELKÁ PÍSMENA: tvary osobních a přivlastňovacích zájmen Vy, Vám, Váš píšeme jako vyjádření úcty a zdvořilosti vždy s velkým počátečním písmenem, ať píšeme jednotlivci, několika osobám, nebo kolektivu (malé písmeno u těchto zájmen naopak naznačuje, že jde o dopis soukromý, důvěrný; v dopisech přátelům a rodině si můžeme vybrat mezi zdvořilejším Ty, Tobě, Tvůj a neformálním ty, tobě, tvůj; vy, vám, váš) OKRAJE ZLEVA A ZPRAVA: u obchodních a oficiálních dopisů se zavádí bloková úprava zarovnání podle levého i pravého okraje, - rozšířily se způsoby zvýrazňování textu, jež nabízejí textové editory, PODPIS: podpis (a s ním případně i razítko) lze umístit od levé svislice nebo vpravo, PŘÍLOHY: větší počet příloh se uvádí pod zvýrazněný nadpis Přílohy slovo Přílohy by mělo být zvýrazněno stejně jako název dopisu (tučně, nebo podtrženě), nepíše se za ním dvojtečka, UPOZORNĚNÍ NA KOPII: upozornění, že kopie dopisu byla zaslána někomu jinému na vědomí, se poznamená dole od levé svislice (po vynechání dvou řádků za přílohami). Nadpis strana 4
Na vědomí, Rozdělovník nebo Kopie se zvýrazní rovněž stejným způsobem jako název dokumentu a Přílohy, tj. tučně, nebo podtrženě. Výčet adresátů se píše pod nadpis Na vědomí, za kterým se dvojtečka rovněž nepíše. Další obecné zásady a typografické chyby - znaménka, spojovníky, závorky, uvozovky, zkratky, číslice, ad. Interpunkční znaménka kromě některých výjimek se znaménka připojují k předchozímu slovu a za nimi se dělá mezera. Kolik je hodin? To přece není možné! KOVONA, s. r. o., AROMA, a. s., SIGMA, v. o. s. Spojovník spojuje dvě části slova nebo dva výrazy bez mezer. Pokud je na konci řádku, tak se na dalším opakuje. Praha 6-Suchdol, Frýdek-Místek, anglicko-český slovník, M. Novotná-Malá, bude-li Závorky a uvozovky přiléhají bez mezer k začátku a konci výrazu v závorce nebo v uvozovkách; je-li v nich celá věta, tak se interpunkční znaménko dává před koncovou závorku nebo uvozovku; dává se přednost závorkám okrouhlým. Podniky (někdy také jejich části) mají (Myslí se tím i část podniku.) Napsal diplomovou práci na téma Konkurenceschopnost českých podniků. Zkratky (jejich psaní vychází z českého pravopisu) ve zkratkách se za tečkou dělá mezera. p. (pan), pí (paní), zvl. (zvláště), fa (firma, faktura), ca, cca (circa), t. r. (tohoto roku), v. r. (vlastní rukou), tj. (to je), atd. (a tak dále), apod. (a podobně), čj., č. j. (číslo jednací), čp., č. p. (číslo popisné) Zkratky akademických titulů a vědeckých hodností (způsob jejich psaní je uveden v zákonu o vysokých školách) a vojenských hodností pokud jsou zkratky za jménem, oddělují se čárkou. prof. Ing. Jan Novák, DrSc., doc. PhDr. Jana Smutná, CSc., Ing. Jiří Nový, Ph.D., pplk. Ing. Martin Sekera Čísla a číslice Desetinná čísla se oddělují od jednotek desetinnou čárkou; pokud mají více než tří místa vlevo nebo vpravo od desetinné čárky, člení se do skupin po třech místech a oddělují se jednou mezerou. Př. 15 625,8 m; 0,258 32 světelných let Peněžní částky - z bezpečnostních důvodů (aby se číslice správně četly) se skupiny tří čísel mohou oddělovat tečkou. 2.850.325,-- Kč; Kč 18.613,50 Kalendářní data v obchodní korespondenci podle následujících vzorů 2004-01-29; 04-01-29; strana 5
29.01.2004; v osobních dopisech, na peněžních dokladech, v právních apod. písemnostech Praha 29. ledna 2004; v souvislém textu 29. ledna 2004; 29. 1. 2004. Časové údaje píší se sestupně, dvoumístně a oddělují se dvojtečkami; lze použít značky nebo údaje vypsat 11:18:35; 11:18; 11 h 18 min 35 s; v 11 hodin. Telefonní a faxová čísla se člení po trojicích 258 326 991. Spojení čísel se slovy spojuje se v jedno slovo 10násobek, 5procentní; (nelze psát 10ti procentní, 10ti % apod.). Středník se píše při uvádění několika číselných údajů za sebou (10,45; 12.05;). Mezera se nedělá např. za tečkou při číselném označování textu (3.1.2) nebo v peněžních částkách - (Kč 12.500); za čárkou v desetinných číslech (150,5 m); za dvojtečkou při psaní časových údajů (12:05 h); před a za spojovníkem (slovník anglicko-český, 2004-08-26); před a za lomítkem (130 km/h); za znaménky +, -, vyznačují-li hodnotu čísla (+15 C); při vyplňování rubrik, je-li nedostatek místa. Elektronická korespondence: Normy pro psaní písemností se vztahují také na e-maily, které se používají jako oficiální nebo obchodní dopis, nikoli jako interní sdělení. Pro úpravu e-mailové korespondence platí stejné zásady jako pro dopisy zasílané poštou. Nepoužívá se dělení slov, protože lámání řádků se řídí softwarem příjemce a je přizpůsobeno velikosti písma. Na odesílání příloh a kopií jsou v elektronické poště vyhrazeny speciální položky pro jejich zadání. Pokud je v e-mailu nastaven automatický podpis, zakončení se vypisuje automaticky jako celek. Obsahuje např. jméno a příjmení odesílatele, název a adresu odesílající instituce a kontaktní údaje, popř. odkaz na adresy internetových stránek. Zdroj: Jazyková poradna Ústavu pro jazyk český, http://evyna.pef.czu.cz strana 6
Ukázka č. 4 Uplatnění rozporu s kupní smlouvou 4 (reklamace dětského kočárku) Jméno a příjmení kupujícího (odesílatele)... Adresa kupujícího... Kontaktní údaje (telefon a e-mail)... Jméno a příjmení prodávajícího (či název firmy)... IČ prodávajícího... Adresa prodávajícího nebo záručního servisu... Uplatnění rozporu s kupní smlouvou Vážení, dne... jsem ve Vaší provozovně v ulici... ve... zakoupil dětský kočárek zn.... typ.... Česká obchodní inspekce nařídila stažení tohoto výrobku, neboť obsahuje nebezpečné ukotvení koše, do něhož se vkládá dítě, a dále nevyhovující konstrukci brzd. Uplatňuji proto rozpor s kupní smlouvou dle 616 občanského zákoníku a žádám Vás o výměnu kočárku za stejný jiné výrobní šarže, a to nejpozději v zákonné lhůtě 30 kalendářních dnů. Není-li výměna za stejný typ kočárku možná, neboť žádný z kočárků této typové řady požadavkům právních předpisů nevyhovuje, pak od kupní smlouvy odstupuji a žádám Vás o vrácení částky...kč na můj bankovní účet č.:..., vedený u... banky a.s. Zároveň Vás žádám o vystavení písemného potvrzení o uplatnění rozporu s kupní smlouvou s uvedením data, kdy jsem právo uplatnil, co je obsahem uplatnění rozporu s kupní smlouvou spolu s mým požadavkem na výměnu kočárku a potvrzení o datu a způsobu vyřízení uplatnění rozporu s kupní smlouvou, včetně potvrzení o provedení výměny kočárku za nový. Předem děkuji za kladné vyřízení mé žádosti.... (vlastnoruční podpis) 4 Zdroj: Zbyněk Mlčoch [online]. [cit. 2013-02-03]. Dostupné z: vhttp://www.zbynekmlcoch.cz/informace/kestazeni/obcanske-pravo-vzory/reklamace-kocarku-vzor-ke-stazeni-zdarma strana 7
Přílohy: Kopie daňového dokladu na koupi dětského kočárku, značky..., typu... Ukázka č. 5 dále např. zpráva ČOI o vadnách dětského kočárku značky..., typu... Česká správa sociálního zabezpečení Křížová 25 225 08 Praha 5 Rodné číslo Hlášení o zaměstnání poživatele starobního důchodu 5 Oznamujeme, že poživatel(ka) starobního důchodu pan (paní) datum narození. adresa trvalého pobytu. (Následující body 1 2 se vyplňují způsobem a v rozsahu uvedeném v poučení.) 1. Je zaměstnán(a) v naší organizaci od... v pracovněprávním vztahu sjednaném na dobu určitou delší jednoho roku na dobu neurčitou). 2. Je zaměstnán (a) v naší organizaci od.... Jmenovaný (á) dosud nedosáhl/a důchodového věku a pobírá starobní důchod podle 30 (31) zákona č. 155/1995 Sb., jehož výplata při výkonu výdělečné činnosti do dosažení důchodového věku nenáleží ( 37 odst. 2 zák. č. 155/1995 Sb.). Datum a podpis důchodce Datum, podpis a razítko zaměstnavatele Poučení Tento tiskopis se použije k hlášení o zaměstnání poživatele starobního důchodu v případech, kdy tento poživatel nesplňuje podmínky pro výplatu starobního důchodu. Bod 1 je určen pouze pro hlášení nástupu do zaměstnání sjednaného na dobu určitou delší jednoho roku, nebo na dobu neurčitou, vykonávaného v pracovním poměru nebo na základě dohody o pracovní činnosti. Bod 2 je určen pro hlášení o nástupu do zaměstnání poživatelů starobních důchodů dle 30 a 31, kteří dosud nedosáhli důchodového věku. 5 Zdroj: Vzory zdarma. [online]. [cit. 2012-01-30]. Dostupné z: http://www.vzoryzdarma.eu/15n-vzor-hlaseni-o-zamestnani-pozivatele-starobniho-duchodu.html strana 8
Ukázka č. 6 OBJEDNÁVKOVÝ LIST 6 číslo listu... /2008 Dodavatel: Název: Sídlo: IČ: 1) Specifikace zboží/služby: Odběratel: Název: Sídlo: IČ: 2) Termín a místo dodání: 3) Cena 4) Místo a datum splatnosti ceny, způsob fakturace V dne..... odběratel Úkoly: 1. Prostudujte ukázku č. 1 a charakterizujte vlastními slovy k čemu slouží administrativní styl. 2. Popište vlastními slovy, k čemu slouží tiskopisy a v jakých situacích jsou využívány. 3. S jakými druhy tiskopisů jste pracovali vy? 4. Vytvořte seznam odborné administrativní terminologie, pomozte si také informacemi na internetu. 6 Zdroj: Vzory zdarma [online]. [cit. 2013-06-02]. Dostupné z: http://vzoryzdarma.blogspot.cz/2008/07/objednavka-vzor-objednavky-cz.html strana 9
5. Vytvořte seznam odborné terminologie z 1. ukázky. 6. Vytvořte seznam odborné terminologie z 2. ukázky. 7. Vytvořte seznam odborné terminologie ze 3. ukázky. 8. Vytvořte seznam odborné terminologie ze 4. ukázky. 9. Vytvořte seznam odborné terminologie z 5. ukázky. 10. Procvičte morfologii odborné terminologie. 11. Procvičte pravopis v administrativním stylu. 12. Jako pracovník ITC servisu vyplňte tiskopis předávacího protokolu při předání opraveného počítače majiteli. 13. Jako majitel ITC firmy objednejte pomocí tiskopisu objednávky materiál pro vaši firmu. 14. Důkladně prostudujte všechny zásady pro psaní hospodářské korespondence, které jsou uvedeny v ukázce č. 3. Informace, které jsou pro vás novinkou, podtrhněte. 15. Vytvořte úřední dopis, který zašlete Městskému úřadu v Hodoníně, jeho obsahem je vaše žádost o pronájem prostor od MÚ Hodonín k soukromému podnikání. Obsah dopisu porovnejte se zásadami úřední korespondence, zaměřte se na nedostatky v korespondenci. 16. Reklamujte nekvalitní dodávku objednaného materiálu. Využijte přiloženého vzoru. 17. Odvolejte se proti rozhodnutí VŠ podnikání v Plzni o vašem nepřijetí k dálkovému studiu. 18. Najděte na internetu další vzory úřední korespondence. strana 10