NÁVOD ENGLISH NEDERLANDS DEUTSCH FRANÇAIS ESPAÑOL ITALIANO PORTUGUÊS ČESKY SAFESCAN TA-Software / TA -Software PROGRAM PRO ZÁZNAM DOCHÁZKY
OBSAH ÚVOD A NÁVOD K POUŽITÍ 1. ZÁKLADY 1.1 Minimální požadavky na systém 3 1.2 Instalace programu 3 1.3 Aktivace programu 3 1.4 Uspořádání obrazovky panel nástrojů 3 1.4.1 Tabulky 4 1.4.2 Filtry 4 1.4.3 Nejčastější ikony 5 1.5 Výběr jazyka 5 1.6 Připojení programu a terminálu(ů) 5 1.6.1 USB flash disk 6 1.6.2 Síť 6 1.7 Vytváření oddělení 7 1.8 Vytváření uživatelů 8 1.8.1 Začátek na straně terminálu 8 1.8.2 Začátek v programu 10 1.9 Pracovní plány 11 1.10 Pracovní kódy 13 1.10.1 Pravidelný odchod 14 3. PŘEHLED OBRAZOVEK 3.1 Předvolby 21 3.1.1 Nastavení 22 3.1.2 Příchod/Odchod převod 22 3.2 Protokol 23 3.3 Časové údaje 23 3.3.1 Přidávání časových údajů 24 3.4 Časová mřížka (pouze ve verzi programu TA+) 24 3.5 Oddělení 25 3.6 Uživatel 25 3.7 Pracovní kód 26 3.8 Pracovní plán 26 3.9 Plánování (pouze ve verzi programu TA+) 26 3.10 Zařízení 27 3.11 Docházka 27 3.12 Den 28 3.13 Období 28 3.14 Výkaz 29. 3.15 Výkaz pracovních kódů 29 3.16 O programu 29 2. MOŽNOSTI POKROČILÉHO POUŽITÍ (POUZE VE VERZI PROGRAMU TA+) 2.1 Plánování 15 2.2 Státní svátky a dovolené 17 2.2.1 Státní svátky 17 2.2.2 Dovolené 18 2.3 Pracovní neschopnost 19 2.3.1 Správa pracovní neschopnosti při plánování 20 2.4 Úpravy přesčasu 20 DODATEK Podpora 30 Databáze Firebird 30 Aktualizace 30 2
ÚVOD A NÁVOD K POUŽITÍ Děkujeme, že jste si zakoupili Safescan TA-software, program pro záznam docházky. V kombinaci s terminálem pro záznam docházky řady TA- 8000 tento program poskytuje komplexní řešení pro efektivní zaznamenávání času. Než přistoupíte k instalaci a používání tohoto programu, doporučujeme vám, abyste si přečetli tento návod k obsluze a ponechali si jej pro budoucí použití. Tento návod k obsluze popisuje základní nastavení programu, možnosti pokročilého nastavení a použití a jednotlivé položky menu zařízení. 1. ZÁKLADY 1.1 MINIMÁLNÍ POŽADAVKY NA SYSTÉM Aby bylo možné používat program pro záznam docházky, musí váš počítač splňovat následující minimální požadavky: Volné místo na pevném disku: 100 MB Rozlišení displeje 1024 x 768 Operační paměť: 1GB připojení přes Wi-Fi nebo Ethernet (LAN) pro využití prvků v reálném čase. Operační systém: Windows 7 USB port 1.2 INSTALACE PROGRAMU Stáhněte si program z přiloženého odkazu, rozbalte soubor ve formátu ZIP a dvakrát klikněte na soubor tasetup.exe, čímž se spustí instalační program. Postupujte podle pokynů na obrazovce a vyberte jazyk programu a cílovou složku, do které se má program nainstalovat. 1.3 AKTIVACE PROGRAMU Rozdíly mezi verzemi programu TA a TA+: "TA" je standardní program pro záznam času a docházky od firmy Safescan, který vám poskytne vše, co potřebujete pro základní záznam času a tvorbu výkazů. "TA+" nabízí další funkce pro pokročilejší potřeby, například nástroj pro grafické plánování řízení a pokročilé funkce pracovních kódů. Po instalaci se bude program po dobu 30 dnů spouštět ve verzi TA+. Kdykoliv můžete zadat svůj licenční klíč. Ve zkušebním režimu bude program po spuštění zobrazovat obrazovku se správou licencí. Pokud jste nezadali licenční klíč do 30 dnů, program vás k tomu vyzve, abyste mohli pokračovat v jeho používání. Zadáte-li licenční klíč TA, budete nadále moci spustit 30 denní zkušební verzi TA+, abyste sami viděli, zda je tato rozšířená verze pro Vás výhodnější. 1.4 ROZLOŽENÍ OBRAZOVKY PANEL NABÍDEK Panel nabídek v horní části okna poskytuje přístup ke všem obrazovkám programu. Stejně jako je tomu u jakéhokoli standardního horního panelu nabídek ve Windows, můžete buď provést výběr pomocí kliknutí myši nebo pomocí panelu rychlého spuštění (přístupné také pomocí kombinace ALT a další klávesy). Tato lišta umožňuje přístup k nejčastěji používaným funkcím programu, jako jsou výkazy nebo obrazovky řízení. 3
1.4.1 TABULKY Tabulky. Řada obrazovek programu zobrazuje údaje v tabulkách. Tyto tabulky mají společné rysy. Třídění dat Údaje v tabulkách můžete třídit kliknutím na záhlaví sloupce, který chcete třídit. Dalším kliknutím se pořadí třídění obrátí. Přeuspořádání pořadí sloupců Pořadí sloupců v tabulkách lze měnit přetažením libovolného záhlaví na požadované místo. Přepínání viditelnosti sloupce Klikněte pravým tlačítkem myši na libovolný sloupec a zobrazí se seznam všech dostupných sloupců k zobrazení. Klikněte na názvy sloupců, které chcete zobrazit/skrýt. 1.4.2 FILTRY Filtry se nacházejí na většině obrazovek programu. Tyto filtry vám pomohou získat relevantní údaje rychleji a efektivněji. Filtr Uzivatele text: Zadejte první písmena ze jména uživatele, kterého hledáte. Filtr Oddělení: Poskytuje všechny údaje týkající se vybraného oddělení. Filtr Uzivatele: Poskytuje všechny údaje týkající se konkrétního uživatele. Zpráva od..do filtr: Vyberte předem definovaný časový rozsah, nebo klikněte na tlačítko "Select..." v dolní části seznamu, abyste vybrali konkrétní údaje ve filtrech "Zpráva from" a "Zpráva to". Zpráva od filtr: Vyberte počáteční datum časového rozsahu výkazu (tento filtr je k dispozici pouze tehdy, pokud jste zvolili "Select... " ve filtru "Zpráva range". Zpráva do filtr: Vyberte konečné datum časového rozsahu výkazu (tento filtr je k dispozici pouze tehdy, pokud jste zvolili "Select..." ve filtru "Zpráva range". Type filtr: Nachází se v grafických obrazovkách (na obrazovce Přehled rezervací mřížky jako typ výkazu a na obrazovce Plánování jako typ plánování). Způsob, jakým se grafické údaje zobrazují na obrazovce, můžete změnit. Dny: 4
Zobrazuje všechny dny ve zvoleném období na jednom řádku. Týden: Zobrazuje dny ve zvoleném období vždy po jednom týdnu na jednom řádku. Pondělí tvoří první sloupec. Měsíc: Zobrazuje dny ve zvoleném období vždy po jednom měsíci na jednom řádku. Měsíc -Týden: Zobrazuje dny ve zvoleném období vždy po jednom měsíci na jednom řádku, přidává ještě názvy dnů. Konec dney filtr: Na různých výkazových obrazovkách programu lze najít filtr "Konec dne". Tento filtr umožňuje posouvání konce pracovního dne do určitého času, čímž nabízí snadnější čtení směn přecházejících z jednoho dne na další. Např.: Pokud uživatel skončí svou směnu kolem 3 hodin ráno, nastavte filtr "Konec dne" na 04:00. Pokud vaši uživatelé nepracují po půlnoci, nechte filtr nastavený na 00:00. 1.4.3 NEJČASTĚJŠÍ IKONY Následující ikony se nacházejí na několika obrazovkách programu: Generuje soubor ve formátu CSV s daty aktuální tabulky. Po kliknutí na tlačítko Export se zobrazí vyskakovací dialogové okno, které vás vyzve k zadání názvu a umístění souboru ve formátu CSV. Poznámka: existuje jedna výjimka: kliknutí na tlačítko Export na obrazovce Zpráva vygeneruje soubor ve formátu PDF. Vytvoří soubor ve formátu PDF z aktuální tabulky a uloží jej jako přílohu do e-mailové zprávy. Aby tato funkce fungovala, musíte mít e-mailového klienta, jako je například aplikace Outlook, kterou máte nainstalovanou na svém počítači. Odešle údaje tabulky k tisku. Získá nejnovější data z terminálu a databází. 1.5 VÝBĚR JAZYKA Při instalaci jste byli vyzváni k výběru požadovaného jazyka. Pokud byla volba správná, můžete přejít přímo k dalšímu bodu. Chcete-li změnit jazyk programu, vyberte nabídku Soubor -> Preferences z horního menu (klávesová zkratka: ALT + F + P). V rozevíracím seznamu jazyků vyberte požadovaný jazyk. Klikněte na ikonu Uložit na levé straně obrazovky. Objeví se vyskakovací okno, které vás upozorní, že program je nutné restartovat. Při příštím spuštění programu se zobrazí ve vybraném jazyce. 1.6 PROPOJENÍ PROGRAMU A TERMINÁLU/TERMINÁLŮ Připojení k vašemu terminálu pro záznam docházky lze v programu nastavit na stránce "Zařízení". V horním menu zvolte Upravit -> Zařízení, nebo klikněte na ikonu "Zařízení" v liště rychlého zpuštění (klávesová zkratka: ALT + E + E). 5
Program pro záznam docházky může komunikovat s terminálem pro záznam docházky pomocí USB flash disku nebo prostřednictvím připojení terminálu k vaší síti. Po připojení k síti se časové údaje uživatele budou automaticky přenášet do programu. Více informací o sběru údajů a synchronizaci uživatelů prostřednictvím rozhraní USB naleznete v uživatelské příručce vašeho terminálu pro záznam docházky. 1.6.1 USB FLASH DISK Chcete-li nastavit USB flash disk, klikněte prosím na tlačítko "Přidat", které se nachází v pravém horním rohu stránky. Tím se otevře následující vyskakovací okno: Uveďte prosím název vašeho zařízení a poté klikněte na tlačítko "this computer" a případně* vyberte požadovaný jazyk v rozbalovacím seznamu "Zařízení Language". Program je nyní připraven k přenosu dat z USB flash disku. *Pokud není požadovaný jazyk v tomto seznamu, vyberte "Other". 1.6.2 SÍŤ Chcete-li nastavit IP adresu na terminálu pro záznam docházky, postup naleznete v uživatelské příručce vašeho terminálu pro záznam docházky. Nastavení připojení k síti u terminálu pro záznam docházky probíhá automaticky. Stačí kliknout na tlačítko "Scan" v pravém horním rohu stránky a na obrazovce se objeví vyskakovací okno zobrazující adresu IP vašeho terminálu. 6
Klikněte na tlačítko "Yes" pro navázání spojení mezi zařízením a programem. Zařízení se na stránce objeví jako připojené. Chcete-li upravit informace o terminálu (například jeho název), jednoduše dvakrát klikněte na připojené zařízení a budete moci upravovat všechna daná pole. Váš terminál je nyní připojen k programu. 1.7 VYTVÁŘENÍ ODDĚLENÍ Zejména při řízení velkého množství uživatelů vám vytvoření oddělení poskytne pomoc pro efektivnější správu těchto uživatelů a jejich časových dat. Také vám umožní generovat výkazy o konkrétních skupinách uživatelů nebo odděleních. V horním menu zvolte Upravit -> Oddělení, nebo klikněte na ikonu "Oddělení" v liště rychlého spuštění (klávesová zkratka: ALT + E + D). Na stránce "Oddělení" v programu naleznete jedno výchozí oddělení. Název i popis jsou vyplněny otazníkem. Lze je editovat dvojitým kliknutím na řádek nebo pomocí následujících kroků. Klikněte na řádku oddělení, pozadí změní barvu na modrou. Poté klikněte na tlačítko upravit a zobrazí se nové vyskakovací okno. 7
Změňte název a popis a klikněte na tlačítko "OK". Chcete-li přidat další oddělení, klikněte na tlačítko "přidat", které se nachází v pravé horní části stránky, a vyplňte detaily ve vyskakovacím okně. Pokaždé svou volbu uložíte kliknutím na tlačítko "Ok". 1.8 VYTVÁŘENÍ UŽIVATELŮ Existují dva způsoby, jak vytvořit nového uživatele. Můžete začít buď v programu nebo na straně terminálu pro záznam docházky. I když můžete použít oba způsoby, doporučujeme vám začít na straně přístroje pro záznam docházky, protože tento postup minimalizuje možnost chyb a zabraňuje záměně uživatelských dat. Vezměte prosím na vědomí, že: Po každé změně, kterou jste provedli v profilu uživatelů, budete muset provést synchronizaci programu se zařízením. 1.8.1 ZAČÁTEK NA STRANĚ TERMINÁLU Registrujte uživatele na zařízení (jak je popsáno v příručce k zařízení) a ujistěte se, že funguje komunikace mezi programem a zařízením. Přejděte na stránku "Zařízení" (ALT + E + E) a vyberte vaše zařízení. Klikněte na tlačítko "Synchronizovat" v levé dolní části stránky a objeví se nové vyskakovací okno, které zobrazuje rozdíly mezi údaji v programu a v zařízení. Kliknutím na tlačítko "TA> PC" pošlete údaje z terminálu do programu. Volbu potvrďte kliknutím na tlačítko "Commit". Program nyní opět vyhledá případné rozdíly. Pokud není nalezen žádný rozdíl, zobrazí se hláška "Nebyly nalezeny žádné změny". Váš uživatel/vaši uživatelé je/ jsou nyní synchronizován/synchronizováni s programem a zařízením. 8
Pro úpravu uživatelských dat přejděte na stránku Užívatel (ALT + E + U). Vyberte uživatele, kterého chcete upravit, a klikněte na tlačítko "Upravit". Záložka "Data systému" zobrazuje minimální množství dat, které je třeba třeba doplnit, aby byl uživatel terminálem pro záznam docházky správně rozpoznán. 1. Užívatel name: jméno, které se také zobrazí na terminálu pro záznam docházky; může být maximálně 8 znaků dlouhé. 2. Oprávnění: výchozí hodnota je "užívatel". Pokud chcete udělit uživateli další práva, můžete ji změnit. 3. Stav: ujistěte se, že je nastaven na "active". 4. Číslo RFID: V příslušných případech vyplňte číslo napsané na kartě RFID (pokud je vytištěné), které chcete propojit s uživateli. 5. Změnit heslo: Uživateli můžete nastavit heslo. To mu/jí umožní, aby se přihlásil/přihlásila do programu nebo na terminálu zaznamenávání docházky. Při vytváření uživatele v programu je hodnota hesla shodná s ID uživatele. Pokud si přejete použít hesla také na přístroji pro záznam docházky, toto heslo musí být pouze numerické a nesmí být delší než 5 číslic. 6. Work schedule: Můžete přiřadit zaměstnance k pracovnímu plánu (viz oddíl 4 této příručky). Po dokončení klikněte na tlačítko "Uložit". 9
1.8.2 ZAČÁTEK V PROGRAMU Přejděte na stránku "Užívatel" (ALT + E + U) a klikněte na tlačítko "Přidat", které se nachází v pravé horní části stránky. Objeví se následující vyskakovací okno: Program automaticky vybere další volné ID uživatele. ID uživatele lze měnit, ale z důvodu toho, jakým způsobem program a hodiny komunikují, důrazně doporučujeme, abyste určené ID uživatele neměnili. Vyberte oddělení pro uživatele z rozevíracího seznamu a klikněte na tlačítko OK. Nyní můžete zadat údaje uživatele. O ID uživatelů: Terminál a program využívají ID uživatele k získání informací o uživateli. Doporučujeme vám, abyste neměnili automaticky přidělená ID. Pokud si přejete znovu použít nějaká ID specifická pro určitou společnost, použijte prosím v programu pole "Personnel No". Po dokončení klikněte na tlačítko "Uložit". Nyní je potřeba zaslat uživatelská data do terminálu záznamu docházky. Přejděte na stránku zařízení (ALT + E + D) a vyberte vaše zařízení. Klikněte na tlačítko "Synchronizovat" v levé dolní části stránky a objeví se nové vyskakovací okno, které zobrazuje rozdíly mezi údaji v programu a v zařízení. Kliknutím na ikonu "PC > TA" pošlete údaje do terminálu. Volbu potvrďte kliknutím na tlačítko "Provést Vykonať". Uživatel je nyní synchronizován z programu do terminálu. Pokud si přejete v příslušných případech zaregistrovat pro uživatele otisky prstů, další informace naleznete v uživatelské příručce terminálu pro záznam docházky. 10
Vezměte prosím na vědomí, že: Pokud jste vytvořili uživatele s více právy než má běžný uživatel - a to buď v programu, nebo synchronizovaně ze zařízení -, program vás při spuštění vyzve k zadání uživatelského jména a hesla. 1.9 PRACOVNÍ PLÁNY V závislosti na použití pevných nebo variabilních pracovních plánů ve vaší společnosti nabízí program zaznamenávání docházky dva způsoby přiřazení pracovních plánů vašim zaměstnancům. Pokud mají vaši zaměstnanci pravidelné pracovní doby, které se týden od týdne neliší, postupujte podle následujících pokynů. Pokud požadujete větší flexibilitu nebo modifikace pracovních dob z důvodu proměnlivých forem práce a/nebo střídání denních a nočních směn: tomuto tématu se bude věnovat kapitola "plánování". Přesto je vhodné postupovat podle níže uvedených pokynů, jelikož pravidelné pracovní doby jsou variabilním pracovním dobám v mnohém podobné. V horním menu zvolte Upravit -> Work Schedule, nebo klikněte na ikonu "Work Schedule" v liště rychlého zpuštění (klávesová zkratka: ALT + E + O). Klikněte na tlačítko "Přidat", které se nachází na pravé straně v horní části stránky. Vyplňte název a popis pracovního plánu ve vyskakovacím okně a klikněte na tlačítko OK. V dolní části stránky se zviditelní následující pole. Jako příklad budeme používat následující pracovní plán. Zaměstnanci pracují od pondělí do čtvrtka od 09:00 do 17:00 a v pátek od 09:00 do 15:00. Každý den odcházejí na polední přestávku od 12:00 do 13:00. 11
Kliknutím na buňku "Den v týdnu" se otevře rozbalovací okno pro výběr dnů tak, aby bylo možné vybrat požadované dny. Typ začátku je automaticky nastaveno "Příchod". V našem příkladu je čas zahájení 09:00 a čas ukončení je 17:00. Vzhledem k tomu, že pracovní doba na pátek se od zbytku týdne liší, musíme vytvořit druhý řádek s časem od 09:00 do 15:00. Pokud si přejete nastavit "zaznamenávanou" přestávku na oběd, musíte vytvořit třetí řádek. Protože zaměstnanec/zaměstnanci chodí na oběd každý den ve stejnou dobu, můžeme použít jeden řádek, i když čas zahájení a čas ukončení jednotlivých dní se mění. Zaneseme, že zaměstnanci mají zaznamenávanou přestávku od 12:00 do 13:00. Nejprve vybereme dny od pondělí do pátku. Poté změníme typ zahájení* na "Trvání bez přestávky" a vyplníme čas zahájení a čas ukončení. Náš pracovní plán je nyní dokončen; můžeme jej uložit kliknutím na ikonu "Uložit" v horní části plánu. Pokud ikona zůstává neaktivní, znamená to, že je v plánu chyba, kterou bude potřeba vyřešit. * V souvislosti s typy zahájení: Existují čtyři různé typy zahájení: Příchod: používá se k označení začátku pracovního dne. Včetně přestávky: Používá se v případě, že přestávky jsou součástí pracovního dne. To slouží pouze pro informační účely a celkové odpracované hodiny tím nejsou ovlivněny. Trvání bez přestávky: Užívejte Trvání bez přestávky v případě, když zaměstnanci na přestávku přicházejí a odcházejí. Přestávka IMPL: Používá se, pokud si přejete, aby byla(y) přestávka(y) automaticky odečtena(y) od celkového počtu odpracovaných hodin aniž by zaměstnanci využili přístroj pro záznam docházky. 12
1.10 PRACOVNÍ KÓDY Pracovní kódy jsou klíčovým prvkem programu pro záznam docházky TA+ a mohou být použity k několika různým účelům. Mohou být použity k určení doby strávené při práci na konkrétních projektech, ale používají se také při evidenci absencí. V horním menu zvolte Upravit -> Work Schedule, nebo klikněte na ikonu "Work Schedule" v liště rychlého spuštění (klávesová zkratka: ALT + E + W). Program má několik předdefinovaných standardních pracovních kódů. Ty lze upravovat a přizpůsobit v případě potřeby tak, aby vyhovovaly vašim potřebám. Chcete-li přidat další pracovní kód, klikněte na tlačítko "přidat", které se nachází v pravém horním rohu stránky, a otevře se vyskakovací okno. Vysvětlení: Work code: Jedná se o ID pracovního kódu. Není nutné jej měnit, ale je to možné (například tak, aby odpovídal účtu nebo číslu zakázky). Užívatetské meno: Název pracovního kódu (toto pole je povinné). Popis: Popis pracovního kódu (toto pole je povinné). Work code type: Existuje několik různých typů pracovního kódu. V závislosti na konkrétním typu se liší jejich dopad na počítání času. To podrobně vysvětluje část "možnosti plánování". Pro vytváření pravidelných pracovních kódů užívejte možnost "Scheduled time". Řádný odchod: Umožňuje programu pochopit, že byl k vyznačení konce pracovního dne použit pracovní kód. Barva: Barvu pracovního kódu můžete měnit na obrazovkách plánování a Přehled rezervací mřížky. Shrnutí: když vytváříte pravidelný pracovní kód: vyplňte název a popis a zvolte barvu. 13
1.10.1 PRAVIDELNÝ ODCHOD Když uživatel odchází s použitím pracovní kódu, program má za to, že uživatel stále pracuje. Využití pracovního kódu se zaškrtnutou možností "Řádný odchod" umožňuje zaznamenat, že uživatel už nepracuje. Tuto možnost lze použít pro dřívější odchod během pracovní doby. Příklad: Abychom ukázali tuto funkci, použijeme dva pracovní kódy: První pracovní kód je určen pro práci provedenou mimo kancelář. Druhý je určen pro dřívější odchod, možnost "Řádný odchod" je zaškrtnuta: Podívejme se na následující kroky uživatele s pracovní dobou od 9 do 17:30 s implementovanou přestávkou od 12 do 12:30: První den (13/08), uživatel odešel v 15:00 za použití pracovního kódu "práce mimo kancelář" (možnost "Řádný odchod" není zaškrtnuta), den automaticky skončí v 17:30 (čas pracovní doby) a ve výkazu pracovního kódu se 02:30 hodiny počítají jako práce mimo kancelář. Druhý den (14/08) uživatel odešel v 15:00 za použití pracovního kódu (možnost "Řádný odchod" je zaškrtnuta), ve výkazu vidíme, že to má za následek negativní bilanci 2:30 hodin. 14
2. MOŽNOSTI POKROČILÉHO POUŽITÍ (POUZE VE VERZI PROGRAMU TA+) 2.1 PLÁNOVÁNÍ (POUZE VE VERZI PROGRAMU TA + ) Kapitola 1.9 sezabývala vytvářením pracovního plánu pro zaměstnance s pravidelnou pracovní dobou. Nyní vytvoříme pro naše zaměstnance plán s flexibilní pracovní dobou. Plán můžete vytvořit pomocí sestavení různých šablon. Tyto šablony jsou vytvořeny spojením časového plánu a pracovního kódu. Budeme se zabývat příkladem firmy, v níž zaměstnanci mohou pracovat ve třech různých směnách. Jedna směna probíhá od 08:00 do 17:00 se zaznamenávanou přestávkou od 12:00 do 13:00. Druhá směna probíhá od 17:00 do 01:00 s přestávkou od 21:00 do 22:00 a třetí směna probíhá od 1:00 do 08:00 bez přestávky. Za prvé budeme vytvářet tři různé pracovní kódy, jeden pro každou směnu. Vytvořme si šablony pro zmíněné směny. Přejděte na stránku "Plánování" (ALT + E + P). Na pravé straně obrazovky uvidíte prázdnou tabulku, pro vytvoření nového plánu šablony klikněte na ikonu "Přidat". Zadejte název šablony (v tomto případě Dny) a poté klikněte na tlačítko "Upravit". Objeví se nové vyskakovací okno. 15
Toto okno je možné vyplnit stejným způsobem, jakým jste vyplnili pracovní dobu, což bylo popsáno v kapitole 1.9. Pro uložení klikněte na tlačítko "OK". Vyberte v rozevíracím seznamu pracovních kódů pracovní kód "Dny", který jste vytvořili již dříve. Uložte šablonu kliknutím na ikonu "Uložit". Stejným způsobem můžeme postupovat u zbývajících dvou směn (večerní a noční). 16
Vyberte dny v plánu na levé straně obrazovky a jednoduše přetáhněte požadovanou šablonu. Objeví se vyskakovací okno, které poskytuje možnost vytvoření zpětné vazby k vaší operaci. Nadále můžete měnit přidružený pracovní kód nebo operaci zrušit. Pro uložení klikněte na tlačítko "OK". Opakujte postup, dokud plánování nedokončíte. Typy pracovních kódů (pouze ve verzi programu TA+): Existuje 7 různých typů pracovních kódů a každý má jiný dopad na výpočty v programu. Zaplanowany czas: Pravidelná pracovní doba. Přiřazený čas: Může být použit pro přiřazení k projektům. Počítá se jako běžná pracovní doba. Může být filtrován na obrazovce plánování. Dovolené: Hodiny stávající pracovní doby uživatele jsou převedeny na hodiny dovolené a jsou odečteny od celkového počtu hodin dovolené. Plánované dovolené: Používá se k zadání dovolené pro uživatele bez pravidelné pracovní doby. Holidny time: Státní svátky, které se evidují jako placené dny. Neplánovaný čas: Zruší stávající pracovní harmonogram. Plánovaný čas nebo přiřazený čas lze přidat přes neplánovaný čas. Sick / Ill (Nemocný): Typ pracovního kódu pro pracovní neschopnost, která se eviduje jako placená doba. 2.2 STÁTNÍ SVÁTKY A DOVOLENÉ (POUZE VE VERZI SOFTWARU TA + ) 2.2.1 STÁTNÍ SVÁTKY Plánování státních svátků je jednoduchý postup. Přejděte na stránku "Plánování" (ALT + E + P) a klikněte na tlačítko "load holidays", které se nachází na pravé straně v horní části stránky. 17
V rozevíracím seznamu v okně, které právě vyskočilo, vyberte svou zemi. Ponechte vybraný výchozí pracovní kód. Výběr potvrďte kliknutím na tlačítko "OK". Vezměte prosím na vědomí, že: Pokud jste ze svého seznamu pracovních kódů odstranili pracovní kód "Svátek", vytvořte prosím nový pracovní kód názvem "Svátek" jako typ pracovního kódu před tím, než importujete státní svátky. 2.2.2 DOVOLENÁ Plánování dovolené se bude lišit v závislosti na tom, jestli vaši zaměstnanci pracují v pravidelné pracovní době nebo pracovním plánu. Zaměstnanci s pravidelnou pracovní dobou: Vytvořme si šablonu, kterou použijeme při plánování. Nazveme ji tak, jak je vidět výše, ale namísto vytvoření plánu pro šablonu určíme časový rozsah v buňce "Časový plán". Tento rozsah musí zahrnovat pracovní dobu náležící zaměstnanci. V našem pracovním plánu je pracovní doba zaměstnance od 09:00 do 17:00. Do buňky časový plán můžeme vepsat 9:00-17:30. Chcete-li zahrnout všechny typy pracovních plánů, můžete do buňky časový plán vepsat "00: 00-23: 59". Pro tuto šablonu nepotřebujeme vytvořit nový pracovní kód, postačí vybrat standardní pracovní kód "Vacation". Uložte šablonu kliknutím na ikonu "Uložit plan" na pravé straně obrazovky 18
Potom už zbývá jen v plánování vybrat dny dovolené a přetáhnout naši šablonu dovolené. Zaměstnanci s plánem: Chcete-li naplánovat dovolenou pro zaměstnance pracujícího v rámci plánu, přetáhněte šablonu, kterou se již pro tohoto zaměstnance používá, na dny, které chcete označit jako dovolenou. Až se zobrazí vyskakovací okno, změňte pracovní kód na "Vac.P". Případně můžete také vytvořit šablonu s odpovídajícím počtem hodin, která bude propojena s pracovním kódem "Vac. P". 2.3 PRACOVNÍ NESCHOPNOST (POUZE VE VERZI PROGRAMU TA + ) Evidence pracovní neschopnosti: existují dvě možnosti: zaměstnanec již má přidělenou pracovní dobu nebo plán, nebo budete muset vytvořit svůj plán s vědomím, že zaměstnanec je v pracovní neschopnosti. Pracovní neschopnost se spravuje na stránce přehled rezervací mřížky: Přejděte na stránku "Přehled rezervací mřížky" a vyberte zaměstnance v nepřítomnosti. Vyberte den/dny, kdy je člověk v pracovní neschopnosti a klikněte pravým tlačítkem myši. Označte "Kopírování plánování/seznam než čas rezervace", objeví se nové vyskakovací okno. V rozevíracím seznamu pracovních kódů vyberte předdefinovaný pracovní kód "Sick", a klikněte na tlačítko OK. Váš zaměstnanec je nyní pro vybraný den/vybrané dny evidován v pracovní neschopnosti. 19
2.3.1 SPRÁVA PRACOVNÍ NESCHOPNOSTI V PLÁNU Postupujte, jako byste chtěli plánovat pravidelnou pracovní dobu. Když se objeví vyskakovací okno potvrzení, změňte pracovní kód na standardní pracovní kód "Sick". Pracovní neschopnost vašeho zaměstnance je nyní zpracována. 2.4 ÚPRAVY PŘESČASU (POUZE VE VERZI PROGRAMU TA + ) V průběhu roku mohou vaši zaměstnanci hromadit přesčasové hodiny. Funkce "Změnit přesčas overtime" tohoto programu vám pomůže tyto přesčasové hodiny spravovat. Přejděte na stránku Užívatel (ALT + E + U) a vyberte uživatele, kterému chcete hodiny změnit. Klikněte na ikonu "Změnit přesčas" a objeví se nové vyskakovací okno. Přejděte na stránku Užívatel (ALT + E + U) a vyberte uživatele, kterému chcete změnit časové údaje. Klikněte na ikonu "Změnit přesčas" v horní liště na kartě informací o uživateli Objeví se nové vyskakovací okno. Lze si zvolit, kdy se má změnit zůstatek přesčasu. 20
Můžete vybrat typ změny: Placené hodiny: hodiny jsou odečteny od zůstatku přesčasu a ve výkazu jsou zobrazeny jako "placené hodiny. Celková dovolená: hodiny jsou odečteny od zůstatku přesčasu a přidány do zůstatku dovolené. Ostatní hodiny: hodiny jsou odečteny od zůstatku přesčasu. Můžete zadat poznámku a tím dodat ve výkazu více informací. Po dokončení klikněte na tlačítko OK. Poznámka: Chcete-li hodiny přidat namísto jejich odečtení, umístěte znaménko minus (-) před počet hodin. Zobrazí se vyskakovací okno, které vás vyzve k potvrzení vaší volby. Na stránce Zpráva (výkazy) uvidíte seznam všech změn. 3. PŘEHLED OBRAZOVEK 3.1 PŘEDVOLBY K obrazovce Preferences lze přistupovat prostřednictvím panelu nabídek kliknutím na Soubor a Preferences (klávesová zkratka: ALT + F + P). 21
3.1.1 NASTAVENÍ Klikněte na tlačítko Undo, abyste zvrátili změny, nebo na tlačítko Uložit, abyste je uložili. Tato dvě tlačítka lze využít u voleb Region, Database a Back up. Region: Vyberte jazyk pro Váš program. Akce: Zavřít rok (pouze ve verzi programu TA +) Akce Zavřít rok umožňuje přenos všech přesčasových hodin a dovolené z předchozího roku na aktuální rok. Po kliknutí na tlačítko "Zavřít rok..." program vygeneruje výkaz o úpravách. Poznámka: tuto akci nelze vrátit zpět. Ujistěte se prosím, že údaje z předchozího roku jsou správné. Databáze Řetězec připojení k databázi určuje cestu k databázi programu. Výchozí hodnota je:.\tadata.fdb Bližší informace o databázovém systému používaném programem naleznete v části Databáze Firebird v příloze tohoto dokumentu. Zálohovanie Lze vytvořit záložní soubor vašich dat. Tuto zálohu lze provádět ručně nebo automaticky. 3.1.2 PŘÍCHOD/ODCHOD PŘEVOD Překladová tabulka Příchod/Odchod umožňuje programu zpracovávat činnosti prováděné prostřednictvím přizpůsobitelných funkčních kláves na terminálech řady Safescan TA-900 a TA-8000. Více podrobností týkajících se nastavení přizpůsobitelných funkčních kláves terminálu naleznete v příručce k terminálu. Přidání nové položky v překladové tabulce Příchod/Odchod: Klikněte na ikonu Přidat, která se nachází v horní části tabulky, a objeví se nový řádek. Ve sloupci function zadejte název položky (pravděpodobně budete chtít použít stejný název, jaký jste zadali v terminálu). Ve sloupci state zadejte stav, který jste zadali v terminálu. 22
V rozevíracím seznamu Příchod/Odchod vyberte požadovanou hodnotu. Vyberte pracovní kód, který chcete přiřadit k akci s časovými údaji. Klikněte na ikonu Uložit, která se nachází v horní části tabulky. Úprava stávající položky v překladové tabulce Příchod/Odchod: Poklepejte na údaj, který chcete upravit, a zadejte nové údaje. Klikněte na ikonu Uložit, která se nachází v horní části tabulky. 3.2 PROTOKOL K obrazovce Log lze přistupovat prostřednictvím panelu nabídek kliknutím na Soubor a Log (klávesová zkratka: ALT + F + L). Na obrazovce protokolu se zobrazí akce, které byly na přístroji provedeny. Této funkce může využít technická podpora Safescan pro řešení problémů. 3.3 ČASOVÉ ÚDAJE K obrazovce Clock lze přistupovat prostřednictvím panelu nabídek kliknutím na Upravit a Clock (klávesová zkratka: ALT + E + C). Obrazovka clock zobrazuje všechny časové údaje jako seznam. Zde můžete kontrolovat, upravovat a přidávat časové údaje. Kdykoliv program identifikuje chybu, Příchod/Odchod stav řádku a úsek s podezřením na chybu budou zvýrazněny červeně. Je důležité si uvědomit, že program může poskytnout platné výsledky výpočtů pouze tehdy, pokud se do něj zadávají koherentní údaje. Následující sekvence jsou programem považovány za "platné": Příchod - Odchod Příchod - Přestávka - Přestávka návrat - Odchod Příchod s pracovním kódem - Příchod s pracovním kódem Příchod - Příchod je považováno za validní, i když se objeví červené zvýraznění. Všechny liché Příchod jsou považovány za "Příchod", všechny sudé Příchod jsou považovány za "Odchod". Vezměte prosím na vědomí, že: Z důvodu ochrany zaměstnavatele a zaměstnance není možné z databáze programu odstranit časové údaje. Položka časových údajů může být nastavena jako ignorovaná, takže se nebere v úvahu pro výpočet hodin. Přidat čas z hodin. Existuje několik způsobů, jak upravit časové údaje: a) Dvakrát klikněte na řádek, který chcete upravit, b) vyberte řádek, který si přejete upravit, a klikněte na ikonu Upravit, která se nachází na horní pravé straně obrazovky; nebo c) vyberte řádek, který chcete upravit, klikněte pravým tlačítkem myši a poté klikněte na tlačítko "Upravit clock time." 23
3.3.1 PŘIDÁNÍ ČASOVÝCH ÚDAJŮ Existují dva způsoby, jak přidat časové údaje: Můžete buď kliknout na ikonu "Přidat", která se nachází na pravém straně obrazovky, nebo klikněte pravým tlačítkem myši přímo v seznamu. Po provedení obou operací se otevře nové vyskakovací okno. 3.4 ČASOVÁ MŘÍŽKA (POUZE VE VERZI PROGRAMU TA + ) Zadejte všechny údaje a stiskněte tlačítko OK pro vložení časových účasjů. Poznámka: Tlačítko OK bude aktivní pouze tehdy, když byly zadány všechny údaje. K obrazovce Přehled rezervací mřížky lze přistupovat prostřednictvím panelu nabídek kliknutím na Upravit a Přehled rezervací mřížky (klávesová zkratka: ALT + E + L). 24