KOMPLEXNÍ INFORMAČNÍ SERVIS PRO KLIENTY REGIONÁLNÍ RADY MORAVSKOSLEZSKO Příručka projektového manažera Manuál k aplikaci Podání změny
O aplikaci Aplikace Podání změny (PZ) slouží k podávání změn v projektu ze strany příjemců dotace i Řídícího orgánu (Oznámení o změně). Aplikace je přístupná na webových stránkách Regionální rady Moravskoslezsko (www.rr-moravskoslezsko.cz), a to pro všechny registrované uživatele, kteří ji naleznou v pravém sloupci webu v sekci Nástroje Podání změny. Podmínky pro podání změny v projektu jsou uvedeny v Příručce pro příjemce. Klepnutím na ikonu aplikace se nepřihlášenému uživateli nejprve otevře stránka s přihlašovacím formulářem, do něhož vyplní své údaje pro přístup ke klientské části webu www.dobra- rada.cz. Po přihlášení se pak dostane přímo k aplikaci samotné. Uživatelský účet na webu www.dobra-rada.cz získáte registrací přímo na webových stránkách. Na následujících stranách naleznete informace, jak se v aplikaci orientovat a jak připravit a dále zpracovat vaši žádost o změnu projektu podaného do Regionálního operačního programu Moravskoslezsko. 1
Práce s aplikací Po přihlášení do aplikace uvidíte seznam podaných změn a máte k dispozici následující volby: Tlačítko Přehled změn přehled všech změn na vašich projektech. Tlačítko Projekty seznam vašich projektů. Tlačítko Hromadná finalizace zobrazí seznam změn připravených k finalizaci (podání). Změny, které chce finalizovat označíte a jedním digitálním podpisem hromadně podáte. obrázek 1 Základní obrazovka aplikace Podání změny po přihlášení uživatele Pokud chcete na seznam vašich projektů přidat nový projekt, stiskněte tlačítko Projekty a následně tlačítko Přijmout projekt. Zobrazí se okno pro vložení přístupového klíče (obrázek 2) Po vložení přístupového klíče stiskněte tlačítko Přijmout a projekt se zařadí na seznam vašich projektů: obrázek 2 Příjem projektu pomocí klíče. obrázek 3 Seznam projektů uživatele s přístupem ke vkládání změn. Pro získání přístupové klíče kontaktujte referenta OIP pověřeného realizací vašeho projektu. Přístupový klíč k projektu může převzít statutární zástupce, případně osoba zmocněná statutárním zástupcem na základě plné moci. Obecný vzor plné moci je k dispozici na stránkách Regio nální rady Moravskoslezsko (www.rr-moravskoslezsko.cz), v sekci Ke stažení» Dobrá rada» Příručka projektového manažera. Podání nové změny Pro podání nové změny stiskněte tlačítko Nová změna (viz obrázek 1), případně klikněte na ikonu Podání změny v Přehledu projektů (viz obrázek 3). Tímto vyvoláte formulář pro vytvoření nové změny (obrázek 4), který v prvním kroku nabízí výběr ze dvou informací. Nabídka Projekt ze seznamu vyberte projekt, pro který chcete podat změnu. Nabídka Typ změny vyberte typ změny, kterou chcete podat. obrázek 4 Formulář vytvoření změny v projektu. Typy změn: a) Identifikační údaje projektu hlavní kontaktní osoba, plátce/neplátce DPH, adresy, statutární zástupce, IČO, DIČ, aj. b) Účty příjmový účet (tj. účet na který bude zaslána dotace), technický účet (v případě modifikovaných plateb) c) Změny harmonogramu aktivit změna termínu ukončení projektu d) Harmonogram plateb změna finančního plánu (objem/termín/typ ŽoP) e) Rozpočet změny v rozpočtu projektu 2
f) Indikátory změna indikátorů, změna cílových hodnot g) Kritérium rovných příležitostí h) Environmentální kritéria i) Ostatní všechny další výše neuvedené změny, tj. vícepráce, publicita, změny v projektovém týmu, změna místa realizace projektu, změny ve výběrových řízeních, apod. Po stisknutí tlačítka Vytvořit se dle zvoleného typu změny zobrazí formulář k vyplnění. U změny typu Ostatní máte k dispozici textové pole (viz obrázek 5). obrázek 5 Formulář pro vytvoření změny typu Ostatní. U všech typů změn je nutné vyplnit pole Popis a zdůvodnění změny. Pole Titulek slouží ke stručnému charakterizování změny (např. vícepráce, změna v projektovém týmu, změna typu výběrového řízení, apod.). Veškeré provedené změny průběžně ukládejte (tlačítko Uložit). Formulář pro podání změny je nutno pečlivě vyplnit. Zvýšenou pozornost věnujte především vyplnění pole Nová hodnota. Pracovníci Úřadu Regionální rady (ÚRR), kteří budou vaši žádost vyřizovat, nemají možnost upravovat vámi uvedené údaje, proto bude chybně vyplněná žádost o změnu zamítnuta. Ke změně můžete doložit přílohu v elektronické podobě (max. 2,5 MB), a to prostřednictvím tlačítka Procházet. Po vložení přílohy stiskněte tlačítko Uložit. Následně máte možnost vložit další elektronické přílohy. V případě, že bude dokládat přílohu v tištěné podobě (projektová dokumentace, originály/ověřené kopie smluv o vedení účtu), doložte tuto přílohu do 3 dnů od finalizace změny, a to buď osobně na podatelnu ÚRR nebo poštou. obrázek 6 Vyplněný formulář změny typu Ostatní včetně vložených příloh (zvýrazněno) 3
Finalizace změny (digitální podpis) V rámci aplikace Podání změny může podat více žádostí o změnu najednou, ale vždy pouze jednu změnu daného typu (Harmonogram plateb, Rozpočet ). Výjimkou je změna typu Ostatní, kde lze najednou podat libovolný počet změn. Aplikace vám také neumožní podat další žádost o změnu stejného typu (např. změna rozpočtu), pokud předešlá žádost o změnu dosud nebyla vyřízena řídícím orgánem. K vložení digitálního podpisu budete vyzvání po stisknutí tlačítka Finalizovat. Změnu může digitálně podepsat: statutární zástupce, nebo osoba, pověřená k podpisu statutárním zástupcem (na základě plné moci, která byla Řídícímu orgánu předložena nejpozději před finalizací změny). Žádost o změnu s digitálním podpisem, který neobsahuje platný certifikát nebo která byla podepsána osobou, která neměla k finalizaci oprávnění, bude zamítnuta. Po finalizaci změny budou další rozpracované změny stejného typu automaticky smazány. Výjimkou jsou změny typu Ostatní. Digitálně podepsaná žádost o změnu včetně všech příloh se zobrazí v pravé části obrazovky (viz obrázek 7). obrázek 7 Digitálně podepsaná (finalizovaná) žádost. Administrace změny na ÚRR Po finalizaci bude žádost o změnu odeslána na ÚRR, kde proběhne kontrola digitálního podpisu. Pokud podpis splňuje podmínky uvedené výše, bude změna přijata a dále administrována. O přijetí změny budete informování prostřednictvím e-mailu. Žádost o změnu bude posouzena pracovníky ÚRR, o schválení/zamítnutí změny bude informování prostřednictvím Vyjádření ke změně, které obdržíte e-mailem. Vyjádření bude zároveň uloženo i v aplikaci PZ (v detailu změny v pravé části obrazovky). obrázek 8 Umístění Vyjádření k žádosti o změnu v aplikaci PZ O aktuálním stavu podaných žádostí budete informováni prostřednictvím informačních e-mailů, zasílaných na adresu kontaktní osoby, případně si jej může najít v aplikaci Podání změny na stránce Přehled změn. 4
obrázek 9 Přehled všech změn včetně jejich aktuálního stavu. Ve sloupci Akce jsou k dispozici ikony pro zobrazení detailu změny a smazání změny. Smazat změnu lze pouze ve stavu Z1 Tvorba změny. Výzva k doplnění změny V případě, že ÚRR nebude mít dostatek informací k posouzení změny, budete prostřednictvím aplikace PZ vyzvání k doložení dalších dokumentů. Výzvu obdržíte opět prostřednictvím e-mailu, zároveň bude uložena i přímo v aplikaci (v detailu změny v pravé části obrazovky). obrázek 10 Formulář odpovědi na výzvu k doplnění žádosti o změnu s možností přiložit soubor Požadované dokumenty můžete vložit přímo do aplikace PZ, a to prostřednictvím tlačítka Procházet. Po vložení přílohy stiskněte tlačítko Uložit. Následně máte možnost vložit další přílohy. Po vložení všech příloh stiskněte tlačítko Výzva doložena. Tlačítko Výzva doložena musíte stisknout i v případě, že dokumenty požadované v rámci výzvy budete dokládat v tištěné podobě. Výzvu můžete obdržet i v případě předložení změny, která se týká posouzení víceprací/méněprací. Změna podléhající schválení Výborem Regionální rady (VRR) Pokud předložená změna podléhá schválení VRR, budete prostřednictvím aplikace PZ informování o pozastavení administrace změny a zároveň vám bude sdělen termín projednání vaší žádosti. Po projednání změny VRR bude opět prostřednictvím aplikace informování o schválení/zamítnutí změny. 5
Stažení žádosti o změnu Pokud po podání žádosti o změnu zjistíte, že již nemáte zájem změnu realizovat, případně, že změna byla předložena nekompletní, apod., kontaktujte e-mailem pracovníka OIP (pověřeného realizací vašeho projektu) s žádostí o stažení/zamítnutí změny. Oznámení o změně Prostřednictvím aplikace PZ budete také informování o změnách provedených ze strany ÚRR. Oznámení o změně, které obdržíte e-mailem, bude zároveň uloženo i přímo v aplikaci PZ (v detailu změny v pravé části obrazovky). obrázek 11 Oznámení o změně v detailu žádosti o změnu projektu. Pokud nebudete s provedenou změnou souhlasit, informujte o této skutečnosti pracovníka ÚRR pověřeného realizací Vašeho projektu, a to do 10 pracovních dnů od obdržení Oznámení o změně. Ve stejném termínu pak můžete podat vlastní návrh změny (viz kapitola Podání nové změny). Oznámení o změně jsou v Přehledu změn podbarvena žlutě (viz obrázek 9). Přehled stavů v aplikaci PZ Z1 Tvorba změny příprava změny Z2 Změna finalizována po finalizaci změny, změna je odeslána na ÚRR Z3 Tvorba vyjádření ke změně probíhá administrace změny na ÚRR Z3.1 Výzva k doložení odeslána příjemce byl vyzván k doplnění změny Z3.2 Výzva k doložení doložena po stisknutí tlačítka Výzva doložena, příjemce dokládá požadované dokumenty Z4 Vícepráce změna byla předána k posouzení pracovní skupině Rozpočty a vícepráce Z4.1 Výzva k doložení vícepráce odeslána výzva k doplnění změny týkající se posouzení víceprací. Dále postupujte dle kapitoly Výzva k doplnění změny. Z7 Změna vyřízena změna byla ÚRR schválena/zamítnuta (viz sloupec Schváleno v Přehledu změn) Z99 Pozastaveno VRR změna podléhá schválení Výborem Regionální rady 6