městského úřadu Organizační směrnice vydaná pod č. 11/15 EVIDENČNÍ Č ÍSLO PODLE KATALOGU ŘÍDÍC Í DOKUMENTACE SPISOVÝ ŘÁD MĚSTSKÉHO ÚŘADU LITOMYŠL, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN ZMĚNA Návaznost na řídící dokumentaci Instrukce procesu č. I-ML-4205-přijetí externích písemností doručení pošty Instrukce procesu č. I-ML-4204-odeslání písemností odeslání pošty Číslo vydání Číslo výtisku 1 Datum účinnosti 01.01.2016 Platné do Role Jméno a příjmení Datum Podpis Zpracoval Ing. Bohuslav Pulgret 08.12.2015 Přezkoumal Schválil Ing. Bohuslav Pulgret 08.12.2015
V souladu s 110 odst. 4) písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů vydávám tento spisový řád Městského úřadu Litomyšl, spisový a skartační plán. Zároveň v souladu s ustanovením 110 odst. 4) písm. d) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů ukládám všem vedoucím odborů, aby seznámili s tímto spisovým řádem, spisovým a skartačním plánem všechny zaměstnance a důsledně postupovali v souladu s ním. Článek 1 Úvodní ustanovení 1. V zájmu jednotné organizace a způsobu zajištění spisové služby Města Litomyšl je vydáván v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů a metodickým návodem archivní správy Ministerstva vnitra ze dne 14.01.2013 čj. AS-1709/1-2003, instrukcí procesu č. ML-I-4205/2008-přijetí externích písemností doručení pošty, instrukcí procesu č. ML-I-4204/2008-odeslání písemností odeslání pošty, tento Spisový a skartační řád (dále řád ). Řád je platný a závazný pro všechny útvary městského úřadu mimo pracovníky odboru živnostenského úřadu, kteří zpracovávají dokumenty patřící do systému Spis RŽP. 2. vykonává souladu s 63 odst. 1 písm. d) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, spisovou službu v plném rozsahu. 3. V souladu s ustanovením 63 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby ESS Geovap. 4. Řád upravuje výkon spisové služby úřadu. Řád je závazný pro nakládání s dokumenty a tvoří nedílný celek se Spisovým a skartačním plánem, Metodikou oběhu utajovaných dokumentů, Provozním řádem podatelny a Řádem elektronické pošty. 5. Cílem řádu je jednotně upravit, zjednodušit a urychlit výkon spisové služby v úřadu s využitím dostupných neprogramovatelných a programovatelných prostředků tak, aby byla zabezp ečena úplná a přesná evidence o všech spisech vyřizovaných úřadem a možnost pohotového vyhledání potřebných dokumentů v kterémkoliv stadiu jejich vyřizování nebo po jejich vyřízení a uložení. 6. Řád stanoví závazná pravidla automatizované centrálně vedené spisové služby využívající možnosti výpočetní techniky pracující v síťovém režimu. 7. Spisovou službou se rozumí zajišťování úkonů spojených s příjmem, vznikem, evidencí, oběhem, vyřizováním, podepisováním, odesíláním, označováním, ukládáním a vyřazováním do kumentů. 8. Dokument je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať už v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce. Původce je každý, z jehož činnosti vznikl dokument. 9. Sekretariáty odborů se rozumí pracoviště organizačních jednotek (odborů), která odpovídají za manipulaci a evidenci dokumentů procházejících touto organizační jednotkou (odborem). 10. Spisem se rozumí souhrn veškerých dokumentů týkajících se téže věci a vyřizovaných jako jeden případ. Každý spis je označen spisovou značkou přidělenou pomocí centrálního systému spisové služby. 11. Ukládací jednotkou se rozumí soubor spisů souvisejících s obdobnou problematikou (jsou označeny shodným Spisovým a skartačním znakem ze Spisového a skartačního plánu), popřípadě souhrn Strana 2 z 39
dokumentů, které nejsou zařazeny do žádného spisu. Slouží ke sdružení dokumentů pro uložení ve spisovně. 12. Pověřenou osobou pro skartaci a archivaci (dále pověřená osoba ) se rozumí osoba určená tajemníkem úřadu. Tato osoba provádí skartační řízení po uplynutí skartačních lhůt, stejně jako předání spisů do Státního oblastního archivu v Zámrsku, Státního okresního archiv Svitavy se sídlem v Litomyšli (dále jen SOka ). 13. Příruční registratura slouží k ukládání živé spisové agendy potřebné pro běžno u provozní činnost původců. 14. Odborová spisovna - slouží k ukládání živé a uzavřené spisové agendy potřebné pro provozní činnost jednotlivých odborů. původců. Zřízené odborové spisovny odbor školství a sociální péče, 2. n.p. Městského úřadu Litomyšl, J.E. Purkyně 918, Litomyšl odbor živnostenského úřadu 2. n.p. Městského úřadu Litomyšl, J.E. Purkyně 918, Litomyšl odbor životního prostředí 3. n.p. Městského úřadu Litomyšl, J.E. Purkyně 918, Litomyšl odbor výstavby a územního plánovní 4. n.p. Městského úřadu Litomyšl, J.E. Purkyně 918, Litomyšl odbor dopravy přízemí Městského úřadu Litomyšl, J.E. Purkyně 918, Litomyšl odbor správní, sklepní prostory Městského úřadu Litomyšl, Bří. Šťastných 597, Litomyšl odbor rozvoje a investic, podkroví Městského úřadu Litomyšl, Bří. Šťastných 1000, Litomyšl odbor finanční, podkroví Městského úřadu Litomyšl, Bří. Šťastných 1000, Litomyšl odbor kanceláře vedení městského úřadu, podkroví Městského úřadu Litomyšl, Bří. Šťastných 1000, Litomyšl 15. Centrální spisovna je určena k centrálnímu ukládání vyřízených a uzavřených spisů. Z centrální spisovny zajišťuje pověřená osoba po uplynutí skartačních lhůt průběh řádného skartační řízení (ve spolupráci se SOka). Centrální spisovna je zřízena v přízemí budovy čp. 51, Ropkova, Litomyšl. 16. Podatelna a výpravna je organizační jednotka úřadu zřízená pro příjem a vypravování dokumentů. 17. Pojmy použité v tomto řádu jsou závazné pro automatizovaný systém spisové služby i pro administrativní systém úřadu. Článek 2 Příjem dokumentů 1. V úřadu se zřizuje pro příjem dokumentů hlavní podatelna (dále jen podatelna ) jako centrální spisový uzel úřadu. Podatelna provádí převzetí a prvotní třídění dokumentů podle typu zásilky (např. obyčejné, doporučené, na jméno, balíky apod.), jejich otevírání a další třídění podle obsahu, označování dokumentů a jejich prvotní evidenci (přiřazení identifikátoru a zapsání údajů o převzetí, typu, obsahu a rozsahu podání, o odesilateli či podateli). Poté předává dokument k vyřízení příslušnému odboru. 2. Podatelna provádí také příjem zásilek, z jejichž obálky je zřejmé, že obsahují utajované dokumenty. Manipulace s těmito dokumenty se řídí zvláštním předpisem 1. 3. Podatelna přejímá všechny druhy doručených dokumentů. Dokumenty úřední povahy, které jednotliví zaměstnanci Města Litomyšl, zařazení do Městského úřadu Litomyšl (dále pracovníci ) převezmou při služebních jednáních, poradách a konferencích a také úřední (oficiální) záznamy o jednáních apod. musí být též zaznamenány do systému spisové služby. Za příjem a evidenci dokumentů doručených mimo podatelnu odpovídá vždy příjemce, který je povinen předat je k evidenci nebo osobně zaevidovat na svém odboru, pokud se nejedná o dokumenty vyjmuté z evidenční povinnosti. 1 Směrnice č.04/05 Metodika oběhu utajovaných skutečností na Městském úřadu Litomyšl Strana 3 z 39
4. Způsob a podrobná pravidla přejímky zásilek doručených poštou stanoví Provozní řád podatelny města 2. Zde se stanoví též zvláštní pravidla přejímání doporučených zásilek a pravidla vracení zásilek, u nichž se při přejímání zjistí, že nepatří úřadu. 6. Přejímání zásilek uskutečněných elektronickou poštou se řídí Řádem elektronické pošty a datové schránky města Litomyšl 3. 7. Provoz datové schránky Města Litomyšl je zajištěn v návaznosti na Informačním systémem datových schránek (ISDS) na základě zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, prostřednictvím ESS Geovap. Informační systém datových schránek se dále řídí vyhláškou č. 194/2009 Sb. a Provozním řádem (http://www.datoveschranky.info/cz/o-datovychschrankach/informacni-system-datovych-schranek-id34694/). Provoz datových schránek se řídí Řádem elektronické pošty a datové schránky města Litomyšl. 8. Podatelna otevírá všechny doručené zásilky vyjma násled ujících: a) zásilky, kde je z obálky zřejmé, že se jedná o dokumenty obsahující utajované skutečnosti, b) ) zásilky adresované na jméno, které je uvedeno na prvním místě adresy před označením úřadu, případně označené doručit do vlastních rukou, c) zásilky adresované odborové organizaci, d) zásilky, u níž je z obálky patrné, že jde o soutěžní přihlášku a nabídku, e) podezřele vypadající zásilky Zásilky, které se neotvírají, se na obálce označí podacím razítkem nebo evidenčním štítkem s datem (u dokumentů označených jako soutěžní přihláška se uvede i hodina přijetí a opatří se identifikátorem dokumentu). Jestliže byla takováto zásilka omylem otevřena, učiní o tom pracovník, který ji otevřel, úřední záznam a předloží jej i se zásilkou neprodleně adresátovi. 9. Pracovník podatelny při převzetí písemného podání nebo při otevření obálek vždy porovná: a) zda zásilka obsahuje všechny dokumenty odpovídající číslům jednacím uvedeným na obálce, b) zda u každého dokumentu souhlasí uváděný počet a druh příloh se skutečným stavem. Nesrovnalosti vyznačí na obálku, případně na průvodní dopis. 10. Na žádost podatele vydá pracovník podacího místa potvrzení o přijetí písemného podání otištěním podacího razítka úřadu na stejnopis podání nebo na zvláštní tiskopis. 11. Dokument je zaznamenán v automatizovaném centrálně vedeném systému spisové služby Města Litomyšl ESS Geovap (dále jen SSL ) 4 označen evidenčním štítkem nebo podacím razítkem, pokud možno v pravém rohu. Pokud nejde označit přímo dokument, označí se samostatný list papíru, který se k dokumentu připojí. Vedle evidenčního štítku se otiskne razítko Rozdělovník a oběh dokumentů a uvede se organizační jednotka, které je dokument předán ke zpracování. Pokud je použito podací razítko uvedou se údaje o organizační jednotce určené pro zpracování dokumentu přímo do tohoto razítka. K dokumentům připraveným k předání jsou vytištěny předávací protokoly a po potvrzení předání jsou uloženy na podatelně. 12. V případě, že se jedná o expresní zásilku nebo fax, vyzve ihned pracovník podacího místa telefonicky nebo osobně adresáta k převzetí podání a v evidenci vyznačí čas a jméno pracovníka, kterému byla výzva sdělena. 13. Dokumenty, které nepodléhají evidenci v SSL jsou podatelnou roztříděny podle jednotek a uloženy do příslušných schránek, odkud jsou pracovníkem příslušného útvaru vyzvednuty. Do příslušných schránek jsou obdobně uloženy zásilky, které se neotvírají. 2 Příloha č. 1 Provozní řád podatelny (výpravny) 3 Příloha č. 5 Řád elektronické pošty 4 Příloha č. 2 Přehled dokumentů nepodléhajících evidenci SSL Strana 4 z 39
14. Ústní podání je považováno za úřední pouze v případě, je-li o něm pořízen písemný úřední záznam. Úřední záznam obsahuje datum a místo podání, obsah podání a je podepsán jak sepisujícím pracovníkem úřadu, tak podávajícím. Se záznamem je dále nakládáno jako s dokumenty. Telefonická sdělení, byť by o nich byl učiněn úřední záznam, nelze považovat za úřední podání. Předmětem vyřizování se mohou stát teprve po následném ověření či potvrzení (písemnou formou, elektronicky s elektronickým podpisem). 15. Podací razítko a evidenční štítek obsahuje vždy 5 : a) název určeného původce b) datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení c) číslo jednací d) počet listů e) počet listů příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost v jednotkách bytů. 16. Obálka se ponechává jako součást dokumenty vždy: a) není-li na samostatných dokumentech uvedeno datum nebo rozchází-li se výrazně datum uvedené na dokumentech s datem poštovního razítka, b) není-li dokument podepsán, a to i v případě, je-li uvedeno jméno i adresa podatele, c) má-li datum na obálce podání význam z hlediska právního, např. pro dodržení lhůt k vyřízení, d) u zásilek zasílaných na dodejku, e) je-li podací razítko otištěno pouze na obálce, f) je-li adresa odesílatele pouze na obálce. V ostatních případech se obálky vyřadí bez skartačního řízení. Článek 3 Evidence dokumentů 1. Po převzetí pověřeným pracovníkem podacího místa jsou dokumenty evidovány v podacím deníku úřadu. 2. Podací deník úřadu je základní evidenční pomůckou spisové služby sloužící k evidenci došlých a odeslaných dokumentů, a také pro přehled o oběhu, vyřízení a způsobu ulože ní dokumentů po jejich vyřízení. Zapisují se do něj chronologicky přijaté a odeslané dokumenty, včetně dokumentů vzniklých z iniciativy úřadu (vlastní dokument). Podací deník úřadu je jen jeden a je veden v elektronické formě systému SSL. Dokumenty uvedené v příloze č.2 se neevidují nebo jsou evidovány ve zvláštní pomocné evidenci. 3. Elektronický podací deník obsahuje následující identifikační údaje: číslo jednací (pořadové) dokumentu, spisová značka spisu (čl. 3 odst. 8 řádu), datum doručení dokumentu, dat um vzniku dokumentu, datum vyřízení, obsah podání (věc), počet listů, příloh, kopií, typ a způsob vyřízení, jméno zpracovatele, dále údaje o odesilateli/původci/podateli (název a adresa odesilatele, číslo jednací původce/odesilatele), a údaje o vyřazení (s kartační znak a lhůta, datum předání do centrální spisovny). 4. Zápisy v podacím deníku a v dalších seznamech spojených se spisovou službou musí být vedeny trvalým způsobem. Chybné zápisy nelze vymazat, jen stornovat a musí zůstat čitelné. Opravy v tiskových sestavách elektronických podacích deníků a dalších evidenčních pomůcek nejsou přípustné. Případný záznam, změna či jiný zásah do evidence musí být zjistitelný. 5. Obsahuje-li dokument přílohy, vyznačí se v evidenci spisové služby jejich počet. Je-li příloh více než 10 listů, označí se znaménkem Sv (svazek) v poznámce. Chybí-li některá z příloh, na které se dokument odvolává, ztráta se poznamená taktéž do systému spisové služby. 5 Příloha č. 7 Otisk podacího razítka Strana 5 z 39
6. Účetní doklady se evidují podle příslušných zvláštních předpisů 6. 7. Evidence utajovaných dokumentů se řídí zvláštním předpisem 7. 8. Základním jednoznačným veřejným označením dokumentu je číslo jednací. Je tvořeno pořadovým číslem evidenčního záznamu o dokumentu v podacím deníku a rokem zapsání (zaevidování) dokumentu, odděleným od pořadového čísla šikmým lomítkem. 9. Základním jednoznačným veřejným označením spisu je spisová značka, která vznikne spojením písmena S (= Spis) a čísla jednacího podání či iniciačního dokumentu 8. Číslo jednací je automaticky přiřazováno elektronickými prostředky při zapsání a evidenci spisu. Spisovou značku spisu přejímají všechny dokumenty, které jsou jeho součástí. Zachovávají si přitom dále i svůj původní jednoznačný identifikátor (číslo jednací dokumentu). 10. K věcnému označování a k pozdějšímu třídě ní a ukládání dokumentů slouží v úřadu Spisový a skartační plán 9. Je to soustava spisových (věcných) hesel a jím odpovídajících ukládacích (spisových) znaků (identifikačních kódů), které slouží k roztřiďování dokumentů do spisových skupin (sourodých částí). Předřazeny jsou znaky společné. Spisový plán je doplněn o skartační znaky a skartační lhůty jednotlivých spisových skupin. 11. Jmenný a věcný rejstřík je veden v elektronické podobě systému SSL s možností tisku. Elektronická podoba ve formátu pdf je uložena na O:\Spisová služba - podací deníky. Článek 4 Rozdělování a oběh dokumentů. 1. Přidělování a postupování dokumentů k dalšímu vyřízení, předávání došlých nebo vnitřních dokumentů mezi organizačními jednotkami úřadu, vedoucími pracovníky a jednotlivými zpracovateli musí být spolehlivé, pravidelné, pružné, rychlé a hospodárné. Tvoří oběh dokumentů, který musí být v souladu s postupem vyřizování spisu. Jeho jednotlivé kroky musí být evidovány prostředky systému SSL. 2. Dokumenty řádně zaevidované podatelnou MěÚ v podacím deníku jsou doručeny na jednotlivé odbory. Vedoucí pracovník musí mít operativně k dispozici informace o každém dokumentu, který je v jeho organizační jednotce vyřizován. Dokumenty patřící do Spis RŽP předané z podatelny na odbor živnostenského úřadu zaeviduje pověřený pracovník do aplikačního programového vybavení SPIS RŽP a jeho zpracování probíhá v souladu s uživatelskou příručkou, která je přílohou č.8 tohoto řádu. 3. Zjistí-li pracovník, jemuž byl dokument přidělen k vyřízení: a) že dokument patří do oboru působnosti jiného pracovníka v rámci vlastní organizační jednotky, postoupí ji příslušnému pracovníkovi, b) že dokument patří jiné organizační jednotce, postoupí ji po dohodě s vedoucím pracovníkem příslušné organizační jednotce prostředni ctvím sekretariátu odboru s poznámkou: Postupuje se (komu: název organizační jednotky dle organizačního řádu) k dalšímu opatření. Další oběh dokumentů se vypouští z evidence organizační jednotky, která spis postoupila a přechází do evidence organizační jednotky nového zpracovatele. c) že příslušným k vyřízení dokumentu je jiný úřad, bezodkladně ji tomuto úřadu postoupí prostřednictvím sekretariátu odboru a hlavní výpravny. Podatele o postoupení vyrozumí. Příslušný dokument se uzavře s tím, že postoupení se považuje za specifický typ vyřízení. 4. Lhůty pro vyřízení podání je možné zaznamenat jako termín do průvodního profilu dokumentu, lhůty k vyřízení vždy stanoví a je za ně zodpovědný nadřízený pracovník a to v souladu s platnými zákony, 6 Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 7 Směrnice č.04/05 Metodika oběhu utajovaných skutečností na Městském úřadu Litomyšl 8 Příloha č. 4 Formát čísla jednacího, spisové značky, funkčního místa a adresy 9 Příloha č. 3 Spisový a skartační plán Strana 6 z 39
předpisy a podle vlastního uvážení. Dokumenty označené poznámkou dnes nebo ihned se vyřizují neprodleně po předání, opatřené poznámkou nutné do 3 (tří) dnů, dokumenty, u nichž vedoucí pracovník nestanoví zkrácenou vyřizovací lhůtu, se vyřizují do 30 (třiceti) dnů, ve zvláštních případech do 60 (šedesáti) dnů. Stanoví-li zvláštní předpis lhůta bude i delší (např. zákon č.254/2001 Sb., o vodách v 115 odst.10 říká, že složitých případech je lhůta až 90 dnů). Vedoucí pracovník, nebo jím stanovený zástupce je povinen kontrolovat v podacím deníku stav vyřizování dokumentů ve své organizační jednotce. Článek 5 Vyřizování dokumentů a spisů 1. Dokument vyřizuje určený pracovník. Vyřídí-li dokument jinak než v listinné formě, učiní o tom na dokumentu záznam. 2. Vyřizující dokument (vyřízení) musí být evidován pod shodným číslem jednacím jako doručený iniciační dokument. (v systému SSL se vyřízení zaeviduje jako Odpověď na doručený dokument). 3. Po vyřízení se na dokument připojí pokyn k založení (skartační znak a lhůta podle přílohy č.3), datum a podpis pracovníka, který ho vyřídil. Bere-li se dokument na vědomí, uvede se o tom pod podacím razítkem záznam a pokyn k založení. 4. Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis obsahuje podání (různé formy), protokol, záznamy, písemné vyhotovení rozhodnutí (správní akty) a další věci vztahující se k projednávané věci. Přílohu, která součástí spisu tvoří důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy a záznamy na elektronických médiích. Spis musí obsahovat soupis všech svých s oučástí, včetně příloh, s určením data, kdy byly do spisu vloženy 10. 5. Od vytvoření spisu až po jeho konečné vyřízení určený zpracovatel odpovídá za jeho bezpečné uložení ve vlastní kanceláři. Stejnou povinnost mají osoby (např. vedoucí pracovník pověřený schválením konceptu), které se podle tohoto řádu podílejí na vyřízení spisu, a to po dobu, na kterou jej převzaly od zpracovatele. 6. Pro vyřizování spisu platí zásada, že každou věc a každý spis je třeba vyřizovat samostatně a o průběhu a způsobu vyřízení vést úplnou evidenci pod příslušnou spisovou značkou. Dokumenty v papírové podobě jsou při ukládání do spisu chronologicky číslovány a to dle přijetí (zařazení) dokumentů a současně je průběžně veden obsah spisu v elektronické podobě pomocí tzv. sběrného archu spisu v aplikaci spisové služby. Spis je řádně označen spisovou obálkou generovanou systémem SSL (Město Litomyšl, název odboru, název spisu, číslo jednací). 7. Pracovník, jemuž byl spis předán k vyřízení, jej vyřizuje návrhem (konceptem) vyřízení (odpovědi, rozhodnutí), Schvalování návrhu konceptu se řídí zvláštním předpisem 11. 8. Pokud vyřízení nevyžaduje samostatnou odpověď či rozhodnutí, vyznačí se na dokument nebo obal spisu pomocí kancelářského názvosloví způsob jeho ukončení (např. vzato na vědomí, uložit, ad acta). K tomuto označení lze použít i schválené razítko. Vyžaduje-li vyřízení odpověď či úřední rozhodnutí, vyhotoví zpracovatel koncept tohoto vyřízení s uvedením spisové značky spisu, adresáta a dalších nezbytných evidenčních údajů. Podle potřeby je možno dát spis, včetně návrhu (konceptu) vyřízení, na vědomí, k vyjádření nebo k doplnění jiné organizační jednotce nebo pracovníkovi, což je nutno zaznamenat ve spisové evidenci. 10 Zákon č. 500/2004 Sb., Správní řád, 17 11 Organizační řád Městského úřadu Litomyšl Strana 7 z 39
9. Pokud je spis vyřizován telefonicky nebo osobním jednáním, učiní se o tom úřední záznam na samostatném listu, který se stává samostatným (vlastním) dokumentem a součástí spisu. Tento způsob vyřízení se vyznačí v podacím deníku. 10. Po schválení (aprobaci) znění konceptu vypracuje zpracovatel čistopis vyřízení a jeho kopii, v případě rozhodnutí stejnopis. Čistopis vyřízení se vždy předloží k podpisu pracovníkovi oprávněnému k podepisování oficiálních dokumentů úřadu 12. 11. Zpracovatel nebo pracovník organizační jednotky vyznačí vyřízení spisu a zaeviduje způsob a obsah vyřízení, den vypravení podepsaného vyřízení, jméno a bydliště adresáta. 12. Zpracovatel nebo pracovník pověřený kompletací a uzavřením spisu ihned po vyřízení označí prostřednictvím automatizované evidence spis ukládacím (spisovým) znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou podle Spisového a skartačního plánu 13, ukládací (spisový) a skartační znak se skartační lhůtou se viditelně vyznačí na sběrný arch spisu. Ukládací (spisové) znaky označují jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu. 13. Při kompletaci a uzavření spisu se od něho odpojí připojené cizí dokumenty a vrátí se na místo původního uložení. Vyřízený a zkompletovaný spis zpracovatel či pověřený pracovník předá do příruční spisovny útvaru. 14. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle obsahu a ozna čuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení. Spis se označí skartačním znakem dokumentu, kterým byl vyřízen. Článek 6 Vyhotovování dokumentů 1. Dokument jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak A, vyhotovuje určený původce na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty (xerografický papír s normou ČSN ISO 9706 Informace a dokumentace papír pro dokumenty požadavky na trvanlivost ). 2. Vyhotovené dokumenty se označují záhlavím s názvem a sídlem původce a spisovou značkou. Dalšími náležitostmi dokumentu jsou datum, počet listů, počet listů příloh, jméno, příjmení a funkce pracovníka pověřeného jeho podpisem. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i spisová značka doručeného dokumentu, pokud jej obsahuje. Ta kto lze označovat i obálky. Článek 7 Vypravování a odesílání dokumentů 1. U vypravovaného (odesílaného) dokumentu pracovník zkontroluje, byla-li vyhotovena všechna předepsaná nebo požadovaná vyřízení a jsou-li připojeny všechny přílohy určené k vypravení. Zjistí-li závady, zařídí jejich odstranění. Vyřízení s přílohami vkládá do předepsaných úředních obálek nesoucích přesnou adresu příjemce. Na přední stranu obálky zapíše jednací číslo vypravovaného dokumentu. 2. Odesílají-li se vyřízení hromadně více adresá tům podle rozdělovníku, kontrolují se obálky, do nichž byla vyřízení vložena podle rozdělovníku, v němž se jednotliví adresáti postupně zatrhnou. Rozdělovník je veden elektronicky a lze jej pro případ kontroly tisknout, poté se zaeviduje a vloží jako samostatný dokument do spisu, jehož je součástí. 12 Zákon č. 500/2004 Sb., Správní řád, 69 odst. 1 13 Příloha č. 3 Spisový a skartační plán Strana 8 z 39
3. Pro vypravování (odesílání) vyřízení dokumentů v papírové formě se v úřadu zřizuje podatelna, sloužící zároveň jako výpravna, jejíž provoz se řídí Provozním řádem podatelny (výpravny) 14. Zabezpečuje odesílání následujících zásilek: a) obyčejné zásilky b) doporučené zásilky c) zásilky na doručenku nebo do vlastních rukou nebo do vlastních rukou adresátovi d) balíky 5. Převzetí vypravovaných dokumentů od organizačních jednotek a jejich vypravení (odeslání) z úřadu zaznamenává podatelna (výpravna) v podacím deníku úřadu systému SSL. 6. O způsobu vypravení (odeslání) vyřízení rozhoduje zpracovatel. Je-li vyřízení zasíláno na doručenku, připojí se doručenka po vrácení ke spisu. Vyřízení lze také provést a po řádném vypravení v evidenci spisové služby odeslat elektronicky s použitím elektronického podpisu. 7. Vypravení do datové schránky je zajištěno v návaznosti na Informačním systémem datových schránek (IS DS) na základě zákona č. 300/2008 Sb., o elektronickýc h úkonech a autorizované konverzi dokumentů, prostřednictvím SSL. Informační systém datových schránek se dále řídí vyhláškou č. 194/2009 Sb. a Provozním řádem (http://www.datoveschranky.info/cz/o-datovychschrankach/informacni-system-datovych-schranek-id34694/). Provoz datových schránek se řídí Řádem elektronické pošty a datové schránky města Litomyšl. 8. Elektronické vypravení a odeslání provádí pracovník pověřený připojováním elektronického podpisu 15. Zaslání vyřízení faxem a dálnopisem je přípustné, nemá však úřední, nýbrž pouze informativní platnost. Pokud je adresátem vyřízení vyžádáno a provedeno, učiní se o tom záznam ve spisové evidenci formou poznámky. Pro zasílání matričních a jiných dokladů do ciziny platí zvláštní předpis 16. 7. Při odesílání obyčejných zásilek od různých odborů úřadu jednomu adresátu je možné, aby je podatelna (výpravna) sdružila a po dohodě s adresátem (například Finančním úřadem) zaslala formou sdružené zásilky. K takto vypravované zásilce musí být připojen sběrný list se všemi čísly jednacími dokumentů obsažených v zásilce. Pokud odesílané dokumenty nemají formu dopisu, připojí organizační jednotka, která je vypravuje a předává hlavní výpravně k expedici, sdělení o zaslání bez průvodního dopisu. Článek 8 Podepisování dokumentů a užívání razítek 1. Dokument podepisuje pracovník k tomu pověřený vnitřními předpisy 17. Pokud to stanoví zvláštní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka. K dokumentu v digitální podobě připojuje pověřený pracovník zaručený elektronický podpis 18. 2. Pokud má zpracovatel několik razítek stejného typu se shodným textem, rozlišují se pořadovými čísly. 3. Určený pracovník vede evidenci razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, příjmení a funkce pracovníka, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího pracovníka. 4. Razítko se vyřazuje z evidence v případech ztráty jeho platnosti, jeho ztráty, nebo jeho opotřebování. 14 Příloha č. 1 Provozní řád podatelny (výpravny) 15 Příloha č. 5 Řád elektronické pošty část I. odst 2 a 4 16 Vyhláška MV č. 207/2001 Sb., 26, kterým se provádí zákon č. 311/2000 Sb., o matrikách 17 Organizační řád Městského úřadu Litomyšl a příloha č. 6 18 Příloha č. 5 Řád elektronické pošty Strana 9 z 39
Článek 9 Ukládání a vyřazování dokumentů 1. Prvním ukládacím místem pro vyřízené, ale stále ještě provozně užívané dokumenty, jsou příruční registratury jednotlivých pracovníků. Za stejným účelem mohou být zřizovány odborové spisovny kde se ukládá spisová agenda za celý odbor. Z příruční registratury mohou být dokumenty předány do odborové spisovny nebo do centrální spisovny, z odborové spisovny do centrální spisovny. 2. Za řádné uložení spisů, označení a zabezpečení dokumentů zodpovídá v příruční registratuře příslušný pracovník odboru, v odborové spisovně vedoucí odboru, v centrální spisovně pověřená osoba. 3. V příručních registraturách jsou dokumenty uloženy po dobu 1 až 2 let od jejich vzniku nebo vyřízení. 4. V odborové spisovně jsou dokumenty uloženy do doby než je rozhodnuto o jejich převedení do centrální spisovny nebo do doby než pověřená osoba rozhodne o jejich skartaci, případně převedení do SOka. 5. V centrální spisovně jsou dokumenty uloženy do doby uplynutí skartačních lhůt a ukončení řádného skartační řízení nebo rozhodnutí o jejich převedení do SOka. 6. Rozsah přístupu do odborových spisoven určí vedoucí odborů za přístup do centrální spisovny odpovídá pověřená osoba. 7. Režim zacházení se spisy se vztahuje na všechny pracovníky úřadu. Zejména vychází z následujících zásad: a) Se spisy je nutno zacházet při všech úkonech opatrně, aby se netrhaly, nemačkaly a nepřehazovaly. Spisy objemnější je třeba sešít nebo uložit do desek bez nebo s tkanicemi. b) Uzavřené spisy se ukládají jen na místa k tomu určená (příruční registratura nebo centrální spisovna). Spisy podléhající zvláštnímu režimu se ukládají do uzavřených trezorových skříní. c) Zjistí-li se ztráta spisu, musí se tato skutečnost neprodleně oznámit vedoucímu organizační jednotky. O ztrátě se provede zápis. O rekonstrukci spisu rozhoduje vedoucí organizační jednotky. d) Označené a uspořádané spisy se nesmí libovolně rozdělovat, nesmí z nich být vyjímány části, ani nesmí být další části či celé spisy připojovány. e) Spisy vyžádané ze spisovny je bezpodmínečně nutno uchovat v původních obalech a v tom pořádku, jak byly ze spisovny vydány. Pouze ve zvláště naléhavých případech je možné spisy rozmnožit reprografickou cestou. Pověřený pracovník si může zapůjčit spis ze spisovny za předpokladu dodržení výše uvedených pokynů pouze na zápůjční lístek, a to nejdéle na dobu jednoho roku. Zápůjčka je zaznamenána v evidenci zápůjček systému SSL. 8. Spisy jsou drženy do ukončení aktuální provozní potřeby a lhůta uložení by neměla být delší než kalendářní rok od vyřízení dokumentu. Po uplynutí této lhůty, nebo z provozních důvodů, jsou uzavřené spisy předávány v předem dohodnutých termínech, zpravidla 1x ročně, do odborové nebo centrální spisovny, a to na základě předávacího seznamu systému SLL. V systému SSL ukládá původce uzavřené spisy se shodným ukládacím (spisovým) zna kem do ukládacích jednotek, ty jsou předávány příslušné spisovně prostřednictvím systému SLL. Seznam vyhotoví dvojmo pracovník pověřený vedením odborové spisovny nebo pracovník, jehož spisy jsou předávány. 9. Případné nesrovnalosti v náležitostech spisů a mezi obsahem předávacího seznamu a skutečným obsahem balíků, zjištěné při předávání spisů do centrální spisovny, musí předávající organizační jednotka neprodleně odstranit, jinak je pracovník centrální spisovny, přejímající spisy, povinen odmítnou přijetí spisů k uložení. 10. Před fyzickým předáním spisů vedoucí pracovník organizační jednotky zajistí elektronické vytvoření předávacího seznamu a sám nebo spolu s pracovníkem organizační jednotky pověřeným vedením příruční spisovny, zkontroluje u příslušných čísel jednacích v podacím deníku a v historii, zda je řádně zaznamenáno jejich předání do centrální spisovny. Strana 10 z 39
11. Pověřený pracovník centrální spisovny potvrdí v systému SSL předávající organizační jednotce převzetí dokumentů. 12. Za organizaci a plnění úkolů centrální spisovny úřadu odpovídá pověřený pracovník, který je podřízen vedoucímu odboru vnitřních věcí. Žádost o provedení skartačního řízení podává vždy tajemník na základě návrhu pracovníka pověřeného pracovníka. 13. Pověřený pracovník odpovídá za: a) počet a neporušenost svazků spisů převzatých do centrální spisovny podle předávacích seznamů, b) řádnou evidenci převzatých dokumentů v archivní knize, c) bezpečné, přehledné a systematické uložení (lokaci) převzatých spisů, včetně lokačních přehledů, d) dodržování pravidel pro vstup do centrální spisovny a nahlížení do uložených spisů a jejich vypůjčování, e) řádné provádění skartačního řízení. 15. Studium a půjčování spisů uložených v centrální spisovně je možné jen se souhlasem organizační jednotky, který je původcem spisu. Článek 10 Podrobnosti skartačního řízení a postupu vyřazování dokumentů 1. Skartační řízení upravuje postup centrální spisovny nebo odborových spisoven Městského úřadu Litomyšl při skartačním řízení, tedy při vyřazování ze spisoven těch dokumentů, jimž prošla skartační lhůta a při výběru dokumentů trvalé dokumentární hodnoty pro archivní uložení,. 19 pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak. 2. Za řádnou přípravu a provedení skartačního řízení v centrální nebo odborové spisovně Městského úřadu Litomyšl odpovídá pověřená osoba. 3. Při skartačním řízení se spisy, navržené k vyřazení, posoudí podle Spisového a skartačního plánu Městského úřadu Litomyšl 20. Stanovené skartační znaky a lhůty jsou při přiřazení ukládacího (spisového) znaku v evidenci SSL spisům přidělovány automaticky. Spisový a skartační plán stanoví: a) hlavní ukládací (spisové) znaky a podznaky, kterými jsou označeny jednotlivé druhy dokumentů a spisů ve věcném členění podle hesel jednotlivých agend b) skartační znaky a skartační lhůty. 4. Skartační lhůtou se rozumí doba, po kterou spisy zůstávají pro úřední potřebu uloženy v centrální spisovně Městského úřadu Litomyšl. Skartační lhůta počíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po předání ukládací jednotky do centrální spisovny úřadu. 5. Skartační znak (A, S, V) vyjadřuje, jak má být po uplynutí skartačních lhůt se spisy naloženo. Znak A označuje spisy trvalé dokumentární, historické nebo kulturní hodnoty, které po uplynutí skartační lhůty převezme SOka (musí být ke skartačnímu řízení předloženy vždy v psané nebo tištěné podobě). Znak S označuje spisy, které po uplynutí skartační lhůty mohou být skartovány, tj. zničeny, avšak teprve poté, co SOka vydá příslušné skartační povolení (mohou být předloženy i v jiné než psané nebo tištěné podobě, např. ve formě da tového záznamu). Znak V označuje spisy, u nichž nelze v době vzniku určit, zda mají trvalou dokumentární hodnotu, a až po uplynutí skartační lhůty se ve skartačním řízení posoudí, zda je převezme do trvalé úschovy SOka, nebo zda budou po vydání skartačního povolení zničeny (mohou být ke skartačnímu řízení předloženy vždy v psané nebo tištěné podobě u dokumentů navrhovaných jejich původcem do skupiny 19 Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 148/98 Sb. o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů 20 Příloha č. 3 Spisový a skartační plán Strana 11 z 39
A, nebo mohou být předloženy i v jiné podobě, např. ve formě datového záznamu u dokumentů navrhovaných jejich původcem do skupiny S ). 6. Skartační znaky a lhůty uvedené ve Spisovém a skartačním plánu Městského úřadu Litomyšl jsou závazné pro všechny organizační jednotky Městského úřadu Litomyšl, vedoucí organizačních jednotek mají povinnost vést a aktualizovat interní seznam ukládacích (spisových) znaků, který vychází z pracovní náplně organizační jednotky. 7. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a razítka vyřazená z evidence. 8. Skartační řízení se provádí zpravidla jedenkrát ročně a týká se všech spisů, u nichž v právě uplynulém kalendářním roce prošly skartační lhůty. Dodržení skartačních lhůt a přiřazení skartačních znaků je elektronicky zajišťováno prostředky SSL. 9. Skartační řízení musí být provedeno též mimo pravidelné lhůty a to vždy při územněsprávní změně týkající se města a rovněž při organizační změně v Městském úřadu Litomyšl, pokud znamená zánik dosavadních odborů nebo jinou zásadní změnu stávající organizační struktury. 10. Pověřený pracovník předkládá skartační návrhy SOka v intervalech dle odstavce 1 tohoto článku. Skartačním návrhem, podepsaným tajemníkem Městského úřadu Litomyšl, se žádá SOka o odborné posouzení vyřazovaných spisů. 11. Při odborném posouzení na základě předloženého skartačního návrhu centrální spisovna za metodické pomoci a dohledu pověřených pracovníků SOka provádí skartační řízení, tj. posuzuje obsahovou hodnotu vyřazovaných spisů a evidenčně i fyzicky třídí spisy skartačního znaku V tak, že tyto spisy jsou na základě odborných archivních kritérií přeřazeny buď do skupiny A nebo do skupiny S. 12. Ve skartačním řízení SOka: a) udělí písemný souhlas (skartační povolení) ke zničení dokumentů, které nemají trvalou dokumentární hodnotu (S); b) dohodne s předávajícím, kdy, kde a jakým způsobem budou spisy určené k zařazení do trvalé archivní péče (A) archivu předány. 13. O skartačním řízení se sepisuje protokol, podepsaný pověřeným pracovníkem, který je účasten na výběru a vyřazování spisů a pověřeným zaměstnancem SOka, který vykonává dohled nad skartačním řízením. 14. Předání spisů skupiny A do SOka zajišťuje pověřená osoba ve spolupráci s odborem vnitřních věcí, který též nese náklady skartačního řízení, převozu a předání spisů. 15. Dokumentace skartačního řízení (skartační návrh, protokol o skartačním řízení, potvrzení příslušné organizace, jíž byly skartované dokumenty předány ke zničení, potvrzení SOka o převzetí spisů, vybraných k trvalému uložení) se ukládá v centrální spisovně Městského úřadu Litomyšl. Kopii si ponechá oddělení SOka, které provádí dohled nad skartačním řízením. 16. Evidenční pomůcky SSL v tiskových výstupech pro trvalé uložení (přehled dokumentů a spisů odboru, doručovací knihy, soupis uložených spisů ad.) se odevzdávají do centrální spisovny Městského úřadu Litomyšl po uplynutí uschovacích lhůt stanovených Spisovým a skartačním plánem Městského úřadu Litomyšl. 17. Dokumenty určené při skartačním řízení ke zničení musí být po podepsání protokolu o skartačním řízení a po vydání skartačního povolení zničeny, tj. předány ke zničení příslušné organizaci. Při převozu i při znehodnocení (zničení) dokumenty musí být zajištěn dohled ze strany předávajícího pracoviště (tj. centrální spisovny Městského úřadu Litomyšl). Strana 12 z 39
18. Nahlížení do spisů s ještě neprošlou skartační lhůtou, uložených v centrální spisovně Městského úřadu Litomyšl, případně zhotovování jejich kopií, bude žadatelům, kteří nejsou zaměstnanci města Litomyšl, zařazenými do Městského úřadu Litomyšl, umožněno pouze prostřednictvím odboru, který je původcem spisu nebo právním nástupcem původce. Spisy budou odborům v tomto případě zapůjčovány pouze na základě vyplněného zápůjčního lístku. Rovněž v případě písemného požadavku původce spisu mohou být vyhotoveny ověřené kopie, zpoplatněné v souladu s organizační směrnicí č. 03/06 21. 19. Dokumenty nepodléhající evidenci, pomocné kopie, pracovní verze konceptů, ručně pořízené formuláře, výstupy z informačního systému, chybné dokumenty a podobně jsou ukládány na pracovišti na určeném místě a pravidelně předávány ke skartaci, která je provedena za d ohledu pracovníka úřadu. Pracovní verze dokumentů obsahující osobní údaje 22 jsou neprodleně skartovány ve skartovacích strojích městského úřadu. 20. Pověřená osoba se účastní fyzické likvidace dokumentů určených pro skartaci a je povinna být osobně přítomna po celou dobu fyzické likvidace dokumentů. 21. Skartaci nepotřebných kopií a chybových dokumentů provádí pracovníci městského úřadu podle aktuální potřeby pouze na skartovacích strojích. Článek 11 Spisová rozluka 1. Spisová rozluka se provádí při zrušení nebo zásadní reorganizaci pracoviště. 2. Součástí spisové rozluky je vždy skartační řízení, při němž se postupuje podle článku 10. Ve skartačním řízení se vyřadí dokumenty a spisy, jimž uplynuly skartační lhůty. 3. Předávané vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, kterým neuplynula skartační lhůta, se zapíší do předávacího seznamu. V předávacím seznamu se uvede pořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů, popřípadě spisu, doba jejich vzniku a množství (například slovně 2 svazky ), jméno, popřípadě jména, příjmení fyzických osob odpovědných za provedení spisové rozluky a jejich podpisy. 4. Předávané nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy se zapíší do předávacího seznamu, v němž se uvedou jednotlivé dokumenty, popřípadě spisy, doba jejich vzniku, rozsah (počet listů a příloh), jméno, popřípadě jména, příjmení fyzických osob odpovědných za provedení spisové rozluky a jejich podpisy. 5. Předané nevyřízené dokumenty a spisy nástupnické pracoviště nebo nástupnická část pracoviště, vzniklá po reorganizaci, nově zaeviduje do své evidence dokumentů jako doručené. Článek 12 Vedení spisové služby v mimořádných situacích 1. V případě živelné pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, anebo v případě jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je pracovišti znemožněno po omezené časové období užívání elektronického systému spisové služby obvyklým způsobem (dále jen mimořádná situace ), vede pracoviště spisovou službu náhradním způsobem v analogové podobě v podacím deníku (dále jen náhradní evidence ). Jejím cílem je zabezpečit průběžné přijímání a odesílání dokumentů. 2. Dokumenty budou v náhradní evidenci evidovány a vyřizovány. Tvar čísel jednacích používaných v náhradní evidenci se musí lišit od tvarů čísel používaných před vypuknutím mimořádné události. Čísla jednací dokumentů evidovaných v náhradní evidenci mají tento tvar: MěÚ Litomyšl/MS/pořadové číslo/rok 21 Směrnice č. 03/06, poskytování informací podle z.č. 106/1999 Sb. 22 Zákon č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů Strana 13 z 39
3. Náhradní evidence se uzavře neprodleně po ukončení mimořádné situace. 4. Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci a) méně než 48 hodin, přeevidují se dokumenty z náhradní evidence do řádné evidence SSL, b) déle než 48 hodin, dokumenty zůstávají pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do SSL se přeevidují pouze ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci. 5. Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se ukládají ve spisovně společně s ostatními dokumenty pracoviště podle článku 9. Článek 13 Zvláštní ustanovení vyplývající ze smluvních závazků Veškeré dokumenty související s realizací projektu č. CZ.1.04/3.1.03/C2.00100 s názvem Podpora standardizace orgánů sociálně-právní ochrany v Litomyšli, předloženého ve výzvě C2 o finanční podporu z OP LZZ, po dobu nejméně 10 let od ukončení projektu, přičemž tato lhůta začíná běžet 1. ledna následujícího kalendářního roku poté, kdy byla příjemci vyplacena závěrečná platba. Dokumentace musí být vedena přehledně a musí být lehce dosažitelná. Obdobně musí být k archivaci potřebných dokumentů zavázáni ve smlouvách s příjemcem podpory případní partneři. Článek 14 Společná a závěrečná ustanovení 1. Za řádný výkon spisové služby a dodržování tohoto řádu v jednotlivých útvarech, stejně jako za řádnou spisovou manipulaci podle tohoto řádu, za bezchybné vedení a včasné kvalitní plnění vyřiz ování dokumentů, vedení evidencí a evidenčních pomůcek spisové služby odpovídají vedoucí pracovníci, jejich zástupci, vedoucí oddělení, všichni pracovníci úřadu a pověřená osoba. 2. Porušení ustanovení tohoto řádu může být považováno za porušení pracovní kázně s důsledky z toho vyplývajícími. 3. Výjimku z tohoto spisového řádu může povolit pouze SOka jako orgán pověřený ze zákona dohledem nad spisovou službou a skartačním řízením 23. 4. Zrušuje se organizační směrnice č.05/14, spisový a skartační řád Městského úřad u Litomyšl. Článek 15 Účinnost Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 01.01.2016. Ing. Bohuslav Pulgret tajemník Městského úřadu Litomyšl 23 Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů Strana 14 z 39
Příloha č. 1 PROVOZNÍ ŘÁD PODATELNY (VÝPRAVNY) Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Tento provozní řád (dále jen řád ) je přílohou Spisového a skartačního řádu, ze kterého vychází. 2. Cílem řádu je sjednotit a upravit činnost podatelny (výpravny) Městského úřadu Litomyšl v souladu se Spisovým a skartačním řádem (dále jen Spisový řád ). 3. Řád stanoví pracovní postupy pro činnost podatelny (výpravny), jako odraz závazných pravidel automatizovaného centrálně vedeného systému spisové služby Městského úřadu Litomyšl (dále jen SSL ). Pojmy použité v tomto řádu jsou definovány Spisovým řádem. Článek 2 Příjem dokumentů 1. Příjem dokumentů provádí podatelna Městského úřadu Litomyšl na pracovišti v budově ul. Bří Šťastných 1000. Dále je možné převzít dokument na každé organizační jednotce, takový příjemce má pak povinnost předat dokument k centrálnímu zaevidování do podatelny nebo sám zaevidovat v SSL. 2. Příjem dokumentů je založen na: A) poštovní přepravě všeho druhu B) použití spojových nebo elektronických prostředků C) doručením zásilek kurýrem D) osobním podáním fyzické nebo právnické osoby 3. Zásilky je nutno podatelně (výpravně) odevzdat nejpozději do PO, ST do 15,30 hod ÚT, ČT, PÁ do 13,30 Zásilky odevzdané později budou vypraveny až další pracovní den. V mimořádných případech je možná osobní domluva s pracovníkem podatelny o pozdějším podání. Podatelna pro veřejnost funguje v rámci pracovní doby Městského úřadu Litomyšl podle pracovního řádu Městského úřadu Litomyšl. 4. Přejímání zásilek podaných prostřednictvím spojových nebo elektronických prostředků stanoví čl. 2 Spisového řádu. 5. Postup při přejímání zásilek doručených kurýrem je stejný jako při doručování klasické poštovní zásilky. Osoba, která převezme zásilku je povinna zajistit její zaregistrování. Vypravení zásilky, kterou je nutné doručit okamžitě, je prováděno zpravidla formou odvozu vozidlem Městského úřadu Litomyšl. 6. Osobní podání fyzické nebo právnické osoby je podatelnou potvrzeno na kopii podání nebo vydáním potvrzení. Potvrzení musí obsahovat razítko s datem a podpisem přijímacího pracovníka. 7. Zásilky, u nichž se zjistí, že nejsou adresovány městu nebo Městskému úřadu Litomyšl, se vrátí neotevřené poštovnímu úřadu. Strana 15 z 39
8. Otevření či neotevření obálek nebo obalů, porovnání jejich obsahů a případné ponechání obálky stanoví čl. 2 Spisového řádu. 9. Odpovědnost za příjem, řádnou evidenci zásilek, označení evidenčním štítkem nebo podacím razítkem s datem a identifikátorem, počet příloh odpovídá vždy podací místo (pracovník podatelny). Tento pracovník rovněž provádí zaznamenání do SSL. Následně uloží zásilku do schránky příslušné organizační jednotky Městského úřadu Litomyšl. 10. Předání zásilek adresátům je prováděno v souladu s čl. 2 Spisového řádu a skartačního řádu. 11. Dokumenty, které není nutno zaznamenávat do evidence SSL, jsou uvedeny v příloze č.2 Spisového a skartačního řádu. 12. Postup při zpětvzetí podání, přerušení vyřizování, pokračování vyřizovacího procesu nebo ztrátě či zničení dokumenty (spisu) je určen Spisovým řádem. Článek 3 Evidence (zapisování) dokumentů a spisů, pořízení elektronické kopie (scanu) 1. Evidenci dokumentů provádí podatelna nebo přímo pracovníci jednotlivých odborů. Organizační jednotky prostřednictvím pracovníků odpovědných za vedení spisové služby zakládají dle pravidel stanovených ve spisovém řádu nad dokumenty spisy a případně provádí priorování (přidávání dokumentů z jiných starších spisů ke spisu novému, věcně souvisejícímu). Veškerá tato činnost je prováděna pomocí osobních počítačů v síťovém režimu s využitím systému spisové služby. 2. V zájmu jednotného výkladu činností při p r v o t n í evidenci a označení dokumentů (spisů) došlých, a také v Městském úřadu Litomyšl vzniklých, se zdůrazňuje p o v i n n o s t pracovníka podatelny provádějící záznam do systému SSL, vyplnit minimálně tato pole v oknu Podání dokumentů: způsob doručení PSČ a pošta (u doporučené pošty) typ dokumenty počet listů počet příloh adresa odesílatele organizační jednotka, které je dokument adresován věc 3. Pokud to povaha dokumentu umožňuje, pořídí podatelna elektronickou kopii dokumentu (scan) a přiloží ji v systému SSL k zaevidovanému dokumentu. 4. Předáním dokumentu příslušné organizační jednotce končí etapa prvotní evidence, označení a pořízení elektronické kopie (scanu) dokumentu. Následuje vlastní etapa podrobné evidence dokumentů a spisů, kterou provádí organizační jednotky. Článek 4 Oběh dokumentů 1. Oběh dokumentů probíhá v souladu s čl. 4. odst. 1-5 Spisového řádu. 2. Vyřizovaný dokument nebo spis může být organizační jednotkou zaslán jiné organizační jednotce. Fyzické předání dokumentu (spisu) jiné organizační jednotce je možno provést přímo, bez účasti podatelny. Každá manipulace se spisem či jeho jednotlivými dokumenty musí být zaznamenána prostřednictvím automatizovaného systému SSL (elektronické předání). Zodpovědnost za finální zkompletování spisu má odpovědný držitel spisu. Strana 16 z 39
3. V době oběhu dokumentu (jeho vyřizování) je možno na základě požadavku podávajícího externího subjektu zjišťovat stav v jakém se nachází - tzn. místo uložení a jméno sekretářky či pověřeného zpracovatele. Zjištění provádí podatelna jako hlavní spisový uzel ve spolupráci s organizačními jednotkami (sekretariáty nebo odbory). Článek 5 Vypravování a odesílání dokumentů 1. Vypravování a odesílání veškeré úřední korespondence Městského úřadu Litomyšl adresátům vně úřadu probíhá v souladu s čl. 7 odst. 1-7 Spisového řádu. 2. Po evidenčním (záznamu v evidenci SSL) a fyzickém předání dokumentů pracovníkem sekretariátu nebo odborem Městského úřadu Litomyšl na příslušné pracoviště podatelny a výpravny je provedeno elektronické a fyzické vypravení s následným předáním poště. 3. Činnost výpravny vykonává pracoviště podatelny Městského úřadu Litomyšl na pracovišti v budově Bří Šťastných 1000 v rámci doby stanovené tímto řádem podatelny (výpravny). 4. Pověření pracovníci sekretariátů nebo odborů předávají dokumenty k vypravení pracovišti podatelny (výpravny) denně do doby uvedené v článku 2 bod 3. V budově MěÚ na Bří Šťastných 1000 budou dokumenty určené k vypravení a k doručení předávány prostřednictvím pověřeného pracovníka podatelny a výpravny. 5. Vypravení dokumentů provedou pracovníci výpravny pověření zpracováním zásilek (obyčejná, doporučená, balíky) včetně tisku poštovního podacího archu doporučených zásilek, ofrankují obálky a tentýž den předají poště, která potvrdí příjem zásilek v poštovním podacím archu doporučených zásilek. Poštovního podací arch doporučených zásilek ukládá podatelna (výpravna). 6. Ve zvláštních případech mohou organizační jednotky provést fyzické vypravení mimo podatelnu a výpravnu. V každém případě však nelze pominout elektronické vypravení dokumentu, již dříve přijaté a evidované, který musí být vypraven prostřednictvím automatizovaného systému SSL. 7. Zásilky, které z objektivních příčin nemohla pošta doručit a byly vráceny podatelně (výpravně) Městského úřadu Litomyšl, jsou předány příslušné organizační jednotce. Článek 6 Řízení, kontrola a odpovědnost 1. Organizaci a činnost podatelny (výpravny) Městského úřadu Litomyšl zajišťuje a je za ni zodpovědný vedoucí odboru kanceláře vedení městského úřadu. 2. Nedodržení nebo porušení ustanovení tohoto řádu je považováno za porušení pracovní kázně ve smyslu platných pracovněprávních předpisů. Strana 17 z 39
PŘEHLED DOKUMENTŮ NEPODLÉHAJÍCÍCH EVIDENCI SSL Příloha č. 2 V systému SSL je nutno evidovat všechny dokumenty úřední povahy, vyjma těch, které nejsou nositeli závažných informací nebo údajů, popřípadě jsou vedeny v jiných evidencích (např. účetní evidence, evidence knih a časopisů apod.). Průvodní dopisy a jiná písemná sdělení spojená s tímto typem dokumentů se však do evidence SSL zaznamenávají. Rejstřík dokumentů, které se nezapisují do podacího deníku: Dokumenty související s výkonem agendy utajovaných skutečností a zvláštních skutečností (je řešeno samostatným vnitřním předpisem) Dokumenty související s bezpečnostní radou Brožury Časopisy a noviny Delegační lístky na schůze a konference (pokud se nevyžaduje písemné potvrzení převzetí) Dodací listy (součást faktur) Dovolenky Formuláře pro evidenci motorových vozidel (při osobním podání) Formuláře žádostí o občanské průkazy Formuláře žádostí o cestovní doklady Formuláře žádostí o řidičské průkazy Formuláře přihlašovacích lístků do evidence obyvatel Informační ceníky a nabídky Knihy Kulturní programy Neschopenky Ohlášení živnosti a žádosti o koncesi, změny a ohlášení provozovny (při osobním podání) Podklady k uzavření manželství, narození a úmrtí Poštovní poukázky typu A týkající se místního poplatku ze psů a komunálního odpadu Pozvánky (pokud se nevztahují k správnímu, soudnímu nebo jinému úřednímu jednání) Požadavky na kurzy a školení Propagační a reklamní dokumenty včetně různých písemných přání Příkazy k jízdě Sbírky zákonů a vyhlášek Věstníky Vyhlášky Výkazy odpracovaných hodin Žádanky o náhradní volno Žádosti o výpisy z rejstříku trestů Strana 18 z 39
Příloha č. 3 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN Rejstřík znaků spisového a skartačního plánu podle hlavních skupin Jednotlivé skupiny spisových znaků spisové znaky od - do Znaky všeobecné 51-99 Organizace činnosti 101-108 Agenda kontroly, přezkumu hospodaření a interního auditu 111-115 Personální práce 117-122 Finance 176-182 Životní prostředí 201-250 Živnostenské podnikání 253 Správa majetku obce 254-260 Doprava a silniční hospodářství 276-283 Obchod a cestovní ruch 302-306 Územní plánování a stavební řád 326-341 Kultura 401-411 Záležitosti církví a náboženských společností 431-432 Školství a sport 451-457 Zdravotnictví 526-537 Sociální péče 552-559 Požární ochrana 581-585 Všeobecná vnitřní správa, ochrana veřejného pořádku 601-624 2013-04-01 - spisový plán.xls Strana 19 z 39
Příloha č. 4 FORMÁT ČÍSLA JEDNACÍHO, SPISOVÉ ZNAČKY, FUNKČNÍHO MÍSTA A ADRESY 1) Vzor čísla jednacího: MěÚ Litomyšl 12345/2006 2) Vzor spisové značky SZ MěÚ Litomyšl 00435/2006 3) Vzor značky Zkratka odboru/první 3 písmena příjmení pracovníka/další alfa numerické znaky podle potřeb jednotlivých pracovníků Příklad: pracovník odboru kanceláře vedení městského úřadu, oddělení informatiky, Ing. Pavel Sodomka - VMU/IF/Sod/... 3) Vzor funkčního místa: Zkratka odboru z SSL pořadové číslo funkčního místa Příklad: VMU/01 Seznam zkratek odborů a oddělení systému SSL: KOD NAZEV NADRIZENA_OJ REPREZENTUJE URAD Úřad Město Litomyšl URAD TAJ MěÚ URAD TAJ/01 STA Starosta TAJ STA/01 MS1 1. místostarosta TAJ MS1/01 MS2 2. místostarosta TAJ MS2/01 DP Odbor dopravy TAJ DP/01 FIN Odbor finanční TAJ FIN/01 FIN/OR Oddělení rozpočtu a kontroly FIN FIN/OR/01 FIN/UC Oddělení účetnictví FIN FIN/UC/01 VMU Odbor kanceláře vedení městského úřadu TAJ VMU/01 VMU/IF Oddělení informatiky VMU VMU/IF/01 VMU/PP Projednávání přestupků TAJ VMU/05 VMU/KR Krizové řízení TAJ VMU/06 KCR Odbor kultury a cestovního ruchu TAJ KCR/01 KCR/PP Oddělení státní památkové péče KCR KCR/PP/01 MP Odbor městské policie STA MP/01 Strana 20 z 39