Spisová služba / Elisa Stručný návod na práci v modulu Kancelář Strana 1 (celkem 24)
Obsah Obsah... 2 1. Práce s dokumenty... 3 1.1 Dokumenty k převzetí... 3 1.2 Dokumenty nevyřízené... 4 1.3 Vytvoření nového dokumentu... 5 1.3.1 Záložka profil:... 5 1.3.2 Záložka doručení:... 6 1.3.3 Záložka elektronický obraz, přílohy:... 6 1.3.4 Záložka odesláno:... 7 1.3.5 Záložka rozdělovník... 11 1.4 Editace dokumentu... 12 1.5 Vytvoření odpovědi na dokument... 12 1.6 Vyřízení dokumentu... 13 1.7 Předání dokumentu... 14 1.8 Vytvoření stejnopisu či kopie dokumentu... 15 1.9 Vložení dokumentu do spisu... 15 1.10 Vytvoření spisu z dokumentu... 17 1.11 Dokumenty vyřízené... 17 2. Práce se spisy... 18 2.1 Spisy nevyřízené... 18 2.2 Editace spisu... 18 2.2.1 Záložka profil:... 19 2.2.2 Záložka Obsah spisu:... 19 2.3 Vyřízení spisu... 20 2.4 Předání spisu... 20 2.5 Spisy vyřízené... 21 3. Zásilky... 22 3.1 Zásilky vytvořené... 22 3.2 Návrat doručenek... 23 4. Hledání dokumentů (spisů a sběrných archů)... 24 Strana 2 (celkem 24)
1. Práce s dokumenty 1.1 Dokumenty k převzetí V této sekci se zobrazují dokumenty, které uživateli posílá Podatelna, nebo jiný uživatel. Kancelář Přehled K převzetí (viz. obr.) nebo Kancelář Dokumenty K převzetí Práce v dokumentech k převzetí: zobrazení detailu dokumentu: provede zobrazení detailu dokumentu Strana 3 (celkem 24)
sloupec výběr: slouží pro hromadné označení a převzetí (odmítnutí) více dokumentů převzetí dokumentu: provede převzetí dokumentu odmítnutí převzetí dokumentu: provede odmítnutí převzetí dokumentu vrácení dokumentu s redistribucí: provede vrácení dokumentu odesílateli s vloženou poznámkou a nastavením předání na určené funkční místo či spisový uzel. 1.2 Dokumenty nevyřízené V této sekci se zobrazují dokumenty, které si uživatel převzal v sekci dokumenty k převzetí, nebo si je sám založil. V Nevyřízených dokumentech se: vytváří nové dokumenty, vytváří odpovědi na dokumenty, předávají dokumenty, vytváří stejnopisy (kopie), vyřizují dokumenty, vkládají dokumenty do spisu, nebo se spisy z dokumentu zakládají. Kancelář Přehled Nevyřízené (viz. obr.) nebo Kancelář Dokumenty Nevyřízené Strana 4 (celkem 24)
1.3 Vytvoření nového dokumentu Jedná se o vytvoření vlastního dokumentu např. pro odeslání (poštou, datovou zprávou ). Práce v okně dokument nový: založení nového dokumentu: provede založení nového dokumentu zobrazí tiskovou sestavu: umožní tisk profilu dokumentu, elektronického obrazu, přílohy a historie dokumentu. 1.3.1 Záložka profil: V této záložce se vyplňují základní údaje o dokumentu. Číslo jednací: možnost přidělit automaticky na základě podacího deníku, nebo zadat vlastní číslo jednací (podle nastavení přiřazování č.j.). Původ: automaticky zobrazen dokument vlastní, je možné změnit původ na dokument cizí (pokud chce uživatel založit dokument mimo podatelnu). Věc (popis): Stručná charakteristika dokumentu. Spisový znak: výběr spisového znaku, na který navazuje skartační znak a skartační lhůta (důležité pro budoucí vyřízení dokumentu). Výběr se provede kliknutím na ikonu. Přístup: běžný dokument (dokument si bude moci zobrazit každý uživatel na stejném spisovém uzlu oddělení), ke zveřejnění (dokument si bude moci zobrazit každý Strana 5 (celkem 24)
uživatel obsluhující program Elisa), neveřejný dokument (dokument si bude moci zobrazit pouze vlastník dokumentu). 1.3.2 Záložka doručení: Tato záložka je aktivní, pokud je na záložce profil původ dokumentu cizí. Je povinné vyplnit pole odesílatel, ten se vybírá z číselníku externích subjektů. Výběr lze provést kliknutím na ikonu. Způsob odeslání: výběr z rozbalovací nabídky (pošta, kurýr, osobně ). Typ zásilky: výběr z rozbalovací nabídky (obyčejná, dodejka ). Originál zásilky: pokud jde o cizí dokument založený z datové zprávy, tak se v této položce zobrazí celá datová zpráva včetně ZFO souboru. 1.3.3 Záložka elektronický obraz, přílohy: Na této záložce se vkládá do dokumentu elektronický obraz či přílohy (ze souboru, naskenované), které chce uživatel odeslat, nebo je možné si zde prohlédnout písemnosti cizího dokumentu (např. z datové zprávy). Strana 6 (celkem 24)
Elektronický obraz: zvolit soubor z tohoto počítače: zobrazí výběr souboru pro načtení z PC uživatele. konvertovat do PDF: provede konverzi dokumentu do formátu PDF. podepsat elektronickým podpisem: provede elektronické podepsání dokumentu. autorizovaná konverze: provede proces autorizované konverze. zkontrolovat platnost elektronického podpisu: provede kontrolu. odstranit: provede odstranění vloženého souboru. zobrazit: provede zobrazení souboru (s možností uložení změn, pokud není soubor ve formátu PDF). Přílohy: tlačítko Nová: provede vložení nové přílohy. tlačítko Odstranit = ikona tlačítko Zobrazit = ikona tlačítko Podepsat = ikona tlačítko Konv. do PDF = ikona tlačítko Autoriz. konv. = ikona tlačítko Validace pod. = ikona 1.3.4 Záložka odesláno: Do této záložky se vkládají adresáti (příjemci) písemnosti. Je možné vložit libovolný počet adresátů a způsobů odeslání pro jednotlivý dokument. Vložení adresáta lze provést zrychlenou volbou a to kliknutím na ikonu přidat nové odeslání (zásilku).!!! Pokud se odesílá elektronicky podepsaný dokument např. datovou zprávou, tak je nutné nejprve vložit elektronicky podepsaný dokument a až potom vytvořit zásilku!!! Strana 7 (celkem 24)
tlačítko Nové: provede otevření okna odeslání dokumentu nový. Způsob odeslání: výběr z rozbalovací nabídky (pošta, datová schránka, kurýr, osobně ). Typ zásilky: výběr z rozbalovací nabídky (obyčejná, dodejka ). Forma zásilky: výběr z rozbalovací nabídky (psaní, balík ). Je povinné vyplnit pole adresát, ten se vybírá z číselníku externích subjektů. Kliknutím na ikonu se otevře okno externí subjekty. Externí subjekty lze vyhledávat ve filtru vyhledávání. Údaje je možné mezi sebou kombinovat. Vyplněné údaje se potvrzují tlačítkem Načíst, nebo stisknutím klávesy Enter. Lze vyhledávat pomocí těchto údajů: Typ: (všechny, fyzická osoba, právnická osoba ) Název nebo příjmení: (pokud uživatel hledá např. Karla Nováka, musí zadat pouze: Novák) IČ: např. 25089692 Strana 8 (celkem 24)
Obec: např. Mělník Adresa: např. Nad Šafranicí Email: např. ssl@cns.cz založení nového záznamu: provede založení nového externího subjektu. změna údajů záznamu: provede editaci externího subjektu. dohledat k adrese datovou schránku: provede proces dohledání ID datové schránky k externímu subjektu. Kliknutím na tuto ikonu se otevře okno datová schránka. Zaškrtávací pole znám identifikátor (ID) datové schránky uživatel zvolí, pokud toto ID zná, nebo si ho např. někde dohledal. V tomto případě vepíše ID do prázdné položky a klikne na tlačítko Další. Zaškrtávací pole Neznám identifikátor (ID) datové schránky uživatel zvolí, pokud nezná ID. V tomto případě vybere v zaškrtávací nabídce typ subjektu (Fyzická osoba, Právnická osoba ) a v pravé části okna vyplní jemu známé hodnoty (je doporučeno nechat všechna pole mimo IČ prázdná, z důvodu citlivého vyhledávání). Po vyplnění uživatel klikne na tlačítko Další. Strana 9 (celkem 24)
Pokud se po kliknutí na tlačítko Další dohledá adresa, tak je nutné adresu označit (kliknout na ni) a pokračovat kliknutím na tlačítko Další. Pokud adresa nebyla dohledána, tak je nutné kliknout na tlačítko Předchozí a vrátit se tak k předchozí záložce volba způsobu hledání. Strana 10 (celkem 24)
Po kliknutí na tlačítko Další se zobrazí dvě zaškrtávací volby: Napojit zvolenou datovou schránku na adresu, z níž bylo vyhledáváno Založit novou adresu a na ni napojit zvolenou datovou schránku Po zaškrtnutí a kliknutí na tlačítko Dokončit je provedena volba zaškrtnutí. Po výběru adresáta v okně externí subjekty a uložení okna odeslání dokumentu nový je v okně dokument nový na záložce Odesláno uveden adresát, jemuž bude dokument odeslán. Po uložení dokumentu se dokument v sekci dokumenty Nevyřízené zobrazí jako další řádek. 1.3.5 Záložka rozdělovník Na této záložce je možné si předpřipravit zásilky. Vytvořením zásilek v záložce Rozdělovník, nedojde po uložení dokumentu k vytvoření zásilek v modulu Kancelář Zásilky Vytvořené. Postup při výběru Způsobu odeslání, Typu zásilky, Formy zásilky a výběru adresáta je stejný, jako na záložce Odesláno. Strana 11 (celkem 24)
Označením řádku a kliknutím na tlačítko Založ zásilky, se provede přesun zásilek do záložky Odesláno (po přesunu zásilek do záložky Odesláno a uložení dokumentu, se vytváří zásilky v modulu Kancelář Zásilky Vytvořené). 1.4 Editace dokumentu Editovat dokument (údaje v dokumentu) lze v sekci Dokumenty Nevyřízené, Dle pořadače a ve funkci Hledání. Děje se tak kliknutím na ikonu změna údajů dokumentu. 1.5 Vytvoření odpovědi na dokument Vytvořit odpověď na dokument lze v sekci Dokumenty Nevyřízené, Dle pořadače a ve funkci Hledání, a to za předpokladu, že se jedná o dokument cizí, s přiděleným číslem jednacím. Děje se tak kliknutím na ikonu vytvořit odpověď na dokument. Je nutné zvolit, zdali jde o běžnou odpověď (neomezený počet odpovědí) nebo vyřizující odpověď (pouze jedna odpověď). Odpovědí se vytvoří nový dokument, který má stejné číslo jednací. Práce s odpovědí je totožná jako vytvoření nového dokumentu (1.2.1 Vytvoření nového dokumentu) Strana 12 (celkem 24)
s tím rozdílem, že při výběru adresáta se automaticky přenese adresát z původního dokumentu (pouze před uložením dokumentu). 1.6 Vyřízení dokumentu Vyřídit dokument(y) lze v sekci dokumenty Nevyřízené, Dle pořadače a ve funkci Hledání. Dokument lze vyřídit, pokud má vyplněn spisový znak, skartační znak a lhůtu (jeli nastavena povinnost v administraci tyto hodnoty vyplňovat). Vyřízením dokumentu se dokument přesune ze sekce dokumenty Nevyřízené do sekce dokumenty Vyřízené, kde u dokumentu začíná běžet skartační lhůta. vyřízení dokumentu: provede vyřízení dokumentu (dokumentů) Způsob vyřízení: výběr z rozbalovací nabídky způsobů vyřízení (nastavuje se v administraci) Strana 13 (celkem 24)
sloupec výběr: slouží pro hromadné označení a vyřízení více dokumentů 1.7 Předání dokumentu Dokument lze jinému uživateli či spisovému uzlu (oddělení) předat v sekci dokumenty Nevyřízené, Dle pořadače a ve funkci Hledání. Předáním dokumentu se dokument přesune ze sekce dokumenty Nevyřízené do sekce dokumenty Předávané (zde jsou dokumenty, které uživatel předává jinému uživateli nebo spisovému uzlu oddělení). Dokument, který je ve spisu nelze předat. předání dokumentu: otevře se okno předání dokumentu sloupec výběr: slouží pro hromadné označení a předání více dokumentů Uzel: zobrazuje se, pokud na funkčním místě uživatele nejsou nastaveny toky dokumentů. Výběr uzle (oddělení) se provede kliknutím na ikonu. Předat: zde se vybírá funkční místo, kterému chce uživatel předat dokument. Zaškrtávací možnost Předat přes podatelnu : zobrazuje se, pokud je tato funkce nastavena v administraci. Pokud je zaškrtnuto, tak je dokument uživateli předán přes podatelnu. Zaškrtávací možnost Předat i vytvořené zásilky : pokud je zaškrtnuto a je na dokumentu vytvořená zásilka, tak předáním dokumentu se předá na funkční místo i vytvořená zásilka. Strana 14 (celkem 24)
1.8 Vytvoření stejnopisu či kopie dokumentu Stejnopis či kopii dokumentu lze vytvořit v sekci dokumenty Nevyřízené, Dle pořadače a ve funkci Hledání. vytvoření stejnopisu či kopie dokumentu: otevře se okno stejnopis dokumentu Zaškrtávací možnost Vytvořit stejnopis dokumentu : vytvoří stejnopis, který má přidělené nové evidenční číslo a číslo jednací (při jeho vygenerování), lze jej editovat, odesílat, vkládat do spisů či vyřizovat. Zaškrtávací možnost Vytvořit kopii dokumentu : vytvoří kopii, která je jen odkazem na již existující dokument (stejné evidenční číslo a číslo jednací). Je pouze umožněno k ní vkládat přílohy a dopisovat poznámky. Spisový uzel: zobrazuje se, pokud na funkčním místě uživatele nejsou nastaveny toky dokumentů. Výběr uzle (oddělení) se provede kliknutím na ikonu. Funkční místo: zde se vybírá funkční místo, kterému chce uživatel předat stejnopis či kopii. Zaškrtávací možnost Předat přes podatelnu : zobrazuje se, pokud je tato funkce nastavena v administraci. Pokud je zaškrtnuto, tak je stejnopis či kopie dokumentu uživateli předán přes podatelnu. 1.9 Vložení dokumentu do spisu Vložit dokument do spisu lze v sekci dokumenty Nevyřízené, Vyřízené, Dle pořadače a ve funkci Hledání. Vložením dokumentu do spisu je myšleno vložení dokumentu do existujícího spisu. Jeden dokument nelze vložit do více spisů. Strana 15 (celkem 24)
!!! Aby se dokument, který je vložen do spisu zobrazil v dokumentech nevyřízených, je nutné mít zaškrtnuto i dokumenty ve spisech a arších!!! Toto lze defaultně nastavit v uživatelském nastavení v Info panelu. vložení dokumentu do spisu: otevře se okno Vložení dokumentu do spisu Ikonou výběru dokument. se otevře okno spisy nevyřízené, kde uživatel vybere spis, do kterého vloží Strana 16 (celkem 24)
1.10 Vytvoření spisu z dokumentu Vytvořit spis z dokumentu lze v sekci dokumenty Nevyřízené, Vyřízené, Dle pořadače a ve funkci Hledání. Dokument, ze kterého se vytváří spis, musí mít přiděleno číslo jednací (pokud není nastaveno v administraci, aby se pro spisovou značku používala samostatná číselná řada). založit spis z dokumentu: otevře se okno Spis nový 1.11 Dokumenty vyřízené Dokumenty, které jsou uživatelem vyřízeny, se přesunou do sekce dokumenty Vyřízené, kde dokumentům běží skartační lhůta. zrušení vyřízení dokumentu: provede přesunutí dokumentu do sekce dokumenty Nevyřízené, zpět ke zpracování. Toto je možné, pokud má uživatel přidělené právo zrušit vyřízení dokumentu. Strana 17 (celkem 24)
nastavení datumu nabytí právní moci: tato ikona je aktivní až po zápisu data doručení všech zásilek odesílaných z dokumentu. Po kliknutí na ikonu Nastavení datumu nabytí právní moci se zobrazí předpokládané datum nabytí právní moci a datum nabytí právní moci. Uživatel kliknutím na tlačítko Nabytí právní moci doplní datum předpokládaného nabytí právní moci do data nabytí právní moci a tím potvrdí, že právní moc nabyla, nebo zapíše jiné datum nabytí právní moci ručně. Pro Předpokládané datum nabytí právní moci (nastavuje se v modulu Administrace) jsou počítány kalendářní dny. Pokud vychází datum doručení nebo předpokládaného nabytí právní moci na sobotu, neděli nebo svátek, je datem konce lhůty nabytí právní moci následující první pracovní den a předpokládaným dnem nabytí právní moci je tedy den další. 2. Práce se spisy 2.1 Spisy nevyřízené V této sekci se pracuje spisy podobně jako s dokumenty. Je zde možné spisy editovat, vytisknout soupisku spisu, vyjmout dokumenty ze spisu, předávat spisy a vyřizovat je (uzavírat). 2.2 Editace spisu Editovat spis (údaje ve spisu) lze v sekci spisy Nevyřízené, Dle pořadače a ve funkci Hledání. Děje se tak kliknutím na ikonu změna údajů spisu. Strana 18 (celkem 24)
2.2.1 Záložka profil: V této záložce se editují údaje o spisu. Věc (popis): stručná charakteristika spisu Spisový znak: výběr spisového znaku, na který navazuje skartační znak a skartační lhůta (důležité pro budoucí vyřízení spisu). Výběr lze provést kliknutím na ikonu. Přístup: běžný dokument (spis si bude moci zobrazit každý uživatel na stejném spisovém uzlu oddělení), ke zveřejnění (spis si bude moci zobrazit každý uživatel obsluhující program Elisa), neveřejný dokument (spis si bude moci zobrazit pouze vlastník spisu). 2.2.2 Záložka Obsah spisu: V této záložce se zobrazují dokumenty, které byly vloženy do spisu. Zde je možné si spis zobrazit kliknutím na tlačítko Zobrazit. Pokud je uživatel vlastníkem spisu, tak je možné dokument vyjmout ze spisu kliknutím na tlačítko Vyjmout. Strana 19 (celkem 24)
zobrazí tiskovou sestavu: umožní tisk soupisky spisu. 2.3 Vyřízení spisu Vyřídit spis lze v sekci spisy Nevyřízené, Dle pořadače a ve funkci Hledání. Spis lze vyřídit, pokud je vyplněn spisový znak, skartační znak a lhůtu (jeli nastavena povinnost v administraci tyto hodnoty vyplňovat). Vyřízením spisu se spis přesune ze sekce Spisy Nevyřízené, do sekce Spisy Vyřízené. Vyřízením spisu se vyřídí všechny dokumenty obsažené ve spisu. vyřízení spisu: provede vyřízení spisů (spisů) Způsob vyřízení: výběr z rozbalovací nabídky způsobů vyřízení (nastavuje se v administraci) Vyřizující dokument: výběr z rozbalovací nabídky dokumentů obsažených ve spisu Zaškrtávací možnost S vyřízením současně provést uzavření spisu : provede současně s vyřízením spisu i jeho uzavření (tato možnost je také v sekci spisy Vyřízené). sloupec výběr: slouží pro hromadné označení a vyřízení více spisů 2.4 Předání spisu Spis lze jinému uživateli či spisovému uzlu (oddělení) předat v sekci spisy Nevyřízené, Dle pořadače a ve funkci Hledání. Předáním spisu se spis přesune ze sekce Spisy Nevyřízené do sekce Spisy Předávané (zde jsou spisy, které uživatel předává jinému uživateli nebo spisovému uzlu oddělení). Strana 20 (celkem 24)
předání spisu: otevře se okno předání spisu sloupec výběr: slouží pro hromadné označení a předání více spisů Uzel: zobrazuje se, pokud na funkčním místě uživatele nejsou nastaveny toky dokumentů. Výběr uzle (oddělení) se provede kliknutím na ikonu. Předat: zde se vybírá funkční místo, kterému chce uživatel předat spis. Zaškrtávací možnost Předat přes podatelnu : zobrazuje se, pokud je tato funkce nastavena v administraci. Pokud je zaškrtnuto, tak je spis uživateli předán přes podatelnu. 2.5 Spisy vyřízené Spisy, které uživatel v sekci spisy nevyřízené vyřídí, se přesunou do sekce spisy Vyřízené. zrušení vyřízení spisu: provede přesunutí spisu do sekce spisy Nevyřízené, zpět ke zpracování. Toto je možné, pokud má uživatel přidělené právo zrušit vyřízení spisu. Strana 21 (celkem 24)
uzavření spisu: provede uzavření spisu. zrušení uzavření spisu: provede zrušení uzavření spisu. Toto je možné, pokud má uživatel přidělené právo zrušit uzavření spisu. 3. Zásilky 3.1 Zásilky vytvořené Pokud je na dokumentu na záložce Odesláno vložen adresát (např. Qlab s.r.o.), tak současně s uložením dokumentu se vytvoří zásilka v sekci zásilky Vytvořené. Tuto zásilku je potřeba předat na Výpravnu, nebo na sekretariát. stornovat zásilku: provede stornování zásilky zobrazí tiskovou sestavu: umožní výběr obálky pro tisk (jeli nastaveno) vybrat všechny zásilky: provede označení všech zásilek ve sloupci výběr zrušit výběr: provede zrušení výběru všech označených zásilek sloučit zásilky: provede sloučení zásilek (podmínkou je, aby zásilka měla stejného adresáta, způsob odeslání, typ zásilky a formu zásilky) okamžitě odeslat do datové schránky: provede odeslání datové zprávy. Toto je možné, pokud má uživatel přidělené právo odesílat z kanceláře do datové schránky. předat zásilky: otevře se okno Předání zásilky Strana 22 (celkem 24)
Automaticky je zaškrtnuto předat výpravně. Po kliknutí na tlačítko předat by byla zásilka odeslána na výpravnu. Pokud se zásilka předává na sekretariát, tak je nutné odškrtnout zaškrtávací možnost předat výpravně a následně vybrat uzel, jenž se zobrazuje, pokud na funkčním místě uživatele nejsou nastaveny toky dokumentů. Výběr uzle (oddělení) se provede kliknutím na ikonu. Dále je potřeba vybrat funkční místo, které provede odeslání zásilky na výpravnu. 3.2 Návrat doručenek V sekci zásilky Návrat doručenek je možné odepisovat doručenky. sloupec výběr: slouží pro hromadné označení a odepsání doručenek u zásilek vybrat všechny zásilky: provede označení všech zásilek ve sloupci výběr Strana 23 (celkem 24)
zrušit výběr: provede zrušení výběru všech označených zásilek uložit doručenku k zásilce: otevře se okno Návrat doručenky editace. Datum lze zadat kliknutím na ikonu. V rozbalovací nabídce uživatel ve způsobech doručení. Doručenky k zásilkám lze vyhledávat v polích ve filtru vyhledávání podle: Spisového uzlu, Evidenčního čísla a Čísla jednacího. 4. Hledání dokumentů (spisů a sběrných archů) Dokumenty je možné vyhledávat v modulu Kancelář Přehled Hledání. Je zde možné vyhledávat dokumenty, spisy a sběrné archy. V rozbalovací nabídce dokumenty se volí, jaká hodnota se bude hledat (dokumenty, spisy, dokumenty a spisy ). V rozbalovací nabídce A / nebo se volí podmínka spojení řádků. V rozbalovací nabídce Pole se volí, kritérium, podle kterého se bude vyhledávat (evidenční číslo, číslo jednací, datum doručení či založení dokumentu ). V rozbalovací nabídce Operátor se volí operátor řádku podmínky (rovná se, větší než ). V rozbalovací nabídce Hodnota se volí hodnota, s níž je pole porovnáváno. Kliknutím na tlačítko Přidat řádek se přidá další řádek a je možné volit další výběrová kritéria. Kliknutím na tlačítko Načíst se vyhledají dokumenty (spisy ) dle vybraných kritérií. Kliknutím na odkaz Uložit podmínku je možné si podmínku vyhledávání uložit pro opětovné použití. Vyvolání uložené podmínky se vybírá kliknutím na ikonu. Strana 24 (celkem 24)