Komunikační plán Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Jihozápad Verze 1.0 ke dni 1. 12. 2014-1 -
OBSAH 1. Úvod 5 2. Rok 2014 z hlediska realizace 10 3. Cíle Ročního komunikačního plánu v roce 2014 10 4. Cílové skupiny 11 5. Výběr komunikačních nástrojů 11 6. Plánované komunikační aktivity v roce 2014 v závislosti na předpokládaných událostech 13 7. Plánované komunikační aktivity v časovém rozložení roku 2014 17 8. Indikativní rozpočet komunikačních aktivit na rok 2014 20 9. Zodpovědnost za řízení a realizaci 21 10. Monitorování a vyhodnocení Ročního komunikačního plánu 22-2 -
Evidence procesu přípravy, schválení a revizí (kapitoly) Komunikačního plánu ROP NUTS II Jihozápad Vydání č. 1 Platné od: 20. 11. 2014 Zpracoval: Zrevidoval: Schválil: Jméno Podpis Jméno Podpis Jméno Podpis Ing. Čermáková Mgr. Radimec Bc. Kubice, Mgr. Šímová - 3 -
Seznam zkratek I&P OP KoP MV NRP NOK NSRR ÚRRRSJ RR ŘO SF TP VRR Informační a propagační Operační program Komunikační plán Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Jihozápad Monitorovací výbor Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Jihozápad Národní rozvojový plán Národní orgán pro koordinaci Národní strategický referenční rámec Regionální operační program regionu soudržnosti Jihozápad Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Regionální rada regionu soudržnosti Jihozápad Řídící orgán Regionálního operačního programu Jihozápad Strukturální fondy Technická pomoc Výbor Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad - 4 -
1. Úvod Roční komunikační plán Regionálního operačního programu Jihozápad vychází z požadavku rozpracování Komunikačního plánu na období 2007 2013 vždy pro období 1 roku tak, aby byly nastaveny časové a finanční horizonty plnění obsahu plánu (viz 324 G02 Metodika komunikace realizace fondů EU v programovém období 2007 2013 (transparentnost, koordinace, řízení komunikace): Metodika tvorby a realizace Komunikačního akčního plánu pro OP, Výstup II Metodika tvorby a realizace komunikačních plánů OP pro období 2007 2013, kterou zpracoval Odbor Rámce podpory Společenství MMR ČR a Eurion o.s.). Programové období 2007 2013 (respektive 2015) je již ukončováno a odpovídají tomu i aktivity připravované pro rok 2015. Cíle, které jsou uvedeny v Komunikačním plánu na období 2007 2013 se ani v roce 2015 nemění. Pouze se změní důležitost jednotlivých specifických cílů, navíc přibyde cíl další. Tím je dostatečné a jasné informování veřejnosti o budoucnosti čerpání dotací z fondů EU a informování ch žadatelů o aktuálním programovém období 2014 2020. Při sestavování ročního komunikačního plánu na rok 2015 budeme i nadále vycházet z Komunikačního plánu na období 2007 2013 s akcentem na nový, výše zmíněný cíl. V rámcovém Komunikačním plánu na období 2007 2013 nelze relevantně postihnout konkrétní reálné a zároveň podrobné časové rozlišení aktivit. Roční komunikační plán definuje jednotlivé komunikační aktivity v rámci období jednoho roku, zejména ve vazbě na významné události a akce týkající se realizace. V tomto smyslu je roční komunikační plán pracovním materiálem sloužícím ke konkrétní realizaci komunikačních aktivit vedoucím k plnění komunikačních cílů včetně monitorování a hodnocení. Komunikační plán i roční komunikační plán jsou dokumenty, jimiž se řídí činnost řídícího orgánu v oblasti komunikace a publicity (viz Operační manuál kap. 17, Komunikace a publicita). Podkladem pro zpracování Komunikačního plánu byl zejména rámcový Komunikační plán na období 2007 2013 a pracovní publicitní plán na rok 2015. Ten sestavil tým publicity na základě zkušeností z předchozích let. V rámcovém dokumentu Komunikační plán na období 2007 2013 jsou uvedeny cíle i cílové skupiny, ze kterých budeme vycházet i při jeho rozpracování do ročního plánu komunikačních aktivit. Při plánování aktivit budeme přihlížet k plánování aktuálního programového období. Realizace komunikačních aktivit v roce 2014 V roce 2014 se komunikační aktivity směřující k publicitě provádějí na základě zpracovaného Komunikačního plánu na období 2014. Komunikační plán na období 2014 byl zpracován v listopadu 2013 a následně schválen Výborem Regionální rady usnesením č. 902/2013 ze dne 12. 12. 2013. Hlavní cíle komunikace v roce 2014: a) prohloubení základních komunikačních vazeb mezi a cílovými skupinami (prostřednictvím www stránek, informačních materiálů, zpravodajů a metodik, příruček, soutěží, inzercí a informací v denním tisku a ve specializovaných periodikách) b) zajištění publicity k 30. 35. výzvě c) zajištění hlavní informační aktivity v roce 2014 výroční konference 2014 Naplnění indikátorů v roce 2014 Komunikační aktivity jsou plněny dle nastavených indikátorů KoP na období 2014 a v souvislosti s významnými událostmi průběhu realizace ROP NUTS II Jihozápad (vyhlášení výzev, průběžné hodnocení projektů, publikace projektů podpořených prostřednictvím ) - 5 -
za účelem naplnění hlavních cílů KoP 2007 2013. Všechny aktivity jsou primárně zaměřeny na 3 cílové skupiny: široká veřejnost, žadatelé o dotace a skuteční příjemci podpory. V průměru vydáváme 2 tiskové zprávy měsíčně, vše je však závislé na aktuální potřebě. S tímto souvisí i velký počet otištěných zpráv zachycených denním monitoringem tisku. Nadále funguje spolupráce s JTV, která nám zajišťuje natáčení a vysílání reportáží na regionálních televizích. Každý měsíc jsou tak pravidelně odvysílány 2 reportáže, jedna v Jihočeské televizi, druhá v TV ZAK. Vzhledem k tomu, že rok 2014 byl plný publicitních akcí, byl objednán i větší počet typů propagačních předmětů. Ty sloužily především jako ceny do organizovaných soutěží. V roce 2014 jsme zorganizovali 4 seminářů pro žadatele a 8 seminářů pro realizátory projektů. Největší publicitní akcí roku 2014 byla výroční konference. O její úspěšnosti nás přesvědčil počet návštěvníků, který přesáhl číslo 160. Oproti loňskému roku jsme zaznamenali nárůst v návštěvnosti webových stránek. Ukazuje se, že návštěvnost webových stránek stoupá především v období vyhlášení výzev. Také stále více lidí navštěvuje webové stránky proto, aby zde nalezli informace k programovému období 2014 2020. V roce 2014 jsme dvakrát informovali veřejnost formou bulletinu, a to k příležitosti Dne Evropy a výroční konference 2014. Údaje v tabulce jsou k datu 20. 11. 2014. Tabulku naplňování indikátorů naleznete na str. 7. - 6 -
Tabulka 1: Indikátory výstupů a výsledků zvolené ke sledování jednotlivých nástrojů informovanosti a publicity v roce 2014 k 20. 11. 2014 Celostátní a regionální seriózní deníky Odborná periodika Regionální rozhlas Regionální televize Počet vytvořených článků o vybraných a realizovaných projektech Počet vytvořených tiskových zpráv Počet vytvořených výzev (inzerce) 2014 MEDIÁLNÍ KAMPAŇ Dosažená 2014 130 148 135 157 6 6 Počet otištěných článků o vybraných a realizovaných projektech Počet otištěných tiskových zpráv Počet otištěných výzev (inzerce) 2013 Dosažená 2013 120 138 107 129 6 6 Počet vytvořených článků 30 30 Počet otištěných článků 28 28 Počet vytvořených rozhlasových zpráv a reportáží do ČRo ČB Počet vytvořených rozhlasových zpráv a reportáží do ČRo Plzeň Počet vytvořených televizních zpráv a reportáží 16 16 16 16 54 70 Počet vysílaných rozhlasových zpráv a reportáží na ČRo ČB Počet vysílaných rozhlasových zpráv a reportáží na ČRo Plzeň Počet vysílaných televizních zpráv a reportáží 16 16 16 16 67 83-7 -
Databázový mailing Metodiky, manuály příručky Informační publikace Bulletin Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Digitální média a multimédia ON-LINE KOMUNIKACE Počet webových stránek 2 2 Počet abonentních systémů 1 1 Počet vytvořených typů publikací Počet vytvořených informačních publikací Počet vytvořených bulletinů Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Počet vytvořených digitálních nosičů PUBLIKAČNÍ AKTIVITY Návštěvnost webových stránek www.rr-jihozapad.cz Počet registrovaných osob na www.rr-jihozapad.cz 790241 868 181 201 242 14 15 Počet distribuovaných výtisků 3 600 4 100 8 9 17 19 52 75 PŘÍMÁ KOMUNIKACE Počet distribuovaných informačních publikací Počet distribuovaných kusů bulletinů Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Počet distribuovaných digitálních nosičů 3 250 5 250 5 388 5 688 2 039 2 553-8 -
Konference Informační semináře Semináře pro realizátory projektu Propagační předměty Komunikační plán Počet zorganizovaných konferencí Počet zorganizovaných seminářů pro žadatele Počet seminářů pro realizátory projektu Počet typů vytvořených propagačních předmětů 11 12 Počet účastníků konferencí 782 943 71 75 51 59 OSTATNÍ NÁSTROJE 53 87 Monitoring médií Počet otištěných výstupů 5 870 6 620 Počet účastníků na informačních seminářích Počet účastníků na seminářích pro realizátory projektu Počet distribuovaných propagačních předmětů Počet výstupů zachycených monitoringem 1 457 1 601 801 1 000 7 304 11 942 5 870 6 620-9 -
2. Rok 2015 z hlediska realizace Rok 2015 představuje pro realizaci navázání na komunikační aktivity v roce 2014. V průběhu roku 2014 žadatelé předkládali projekty v rámci 30. 34. výzvy k různým oblastem podpory. V současné době mohou ještě předkládat projekty v rámci 35. výzvy, která je zaměřena na oblast podpory 1.5 Rozvoj místních komunikací. V roce 2014 bylo zatím možné komunikovat převážně pozitivní události jako úspěšné certifikace, vyhlášení výzev nebo úspěšně zrealizované projekty. Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad se v roce 2014 zaměřil na posilování značky, na komunikaci s veřejností a s příjemci dotací. Realizoval již počtvrté letní inzertní kampaň Tipy na výlet, která si kladla za cíl prezentovat široké veřejnosti úspěšně dokončené projekty v oblasti cestovního ruchu. Opět se nám zde velice osvědčil koncept propojení inzerátů v novinách a na internetu. S velkým úspěchem se také setkala soutěž KOMPAS Navštiv a vyhraj! Celkem bylo do této soutěže v průběhu měsíce července a srpna přijato 1 566 hlasů. Nejvíce hlasů získalo přírodní koupaliště Blovice, které navštívilo a následně pro něj hlasovalo celkem 312 lidí. V roce 2015 chceme na tyto kampaně navázat. Publicita podpořených projektů zůstane v roce 2015 nadále stěžejní komunikační aktivitou. Nově se také zaměříme na prezentaci budoucnosti čerpání evropských dotací. Kromě aktivit směřujících k trvale udržitelné publicitě jsme při návrhu ročního KoP zohlednili i očekávané události ve vztahu k realizaci ROP Jihozápad v průběhu roku 2015, které jsou shrnuty v následující tabulce. Zde musíme podotknout, že rok 2015 bude dosti specifický, a to vzhledem k ukončování programového období. V současné době se na rok 2015 neplánuje vyhlášení žádných výzev. V závislosti na zbývajících finančních prostředcích alokovaných do nelze změnu dané situace vyloučit. Tabulka 2: Předpokládaná publicita významných událostí v průběhu realizace v roce 2015 Termín Událost Publicita První/druhé čtvrtletí Vyhlášení výsledků 35. výzvy ROP Jihozápad Tiskové zprávy, tisková konference a články k vyhlášení výsledků výzev. Zveřejnění výsledků na webových stránkách. Semináře pro příjemce. první/druhé čtvrtletí Putovní výstava Tiskové zprávy k jejímu průběhu. druhé čtvrtletí Oslava Dne Evropy PR. třetí čtvrtletí čtvrté čtvrtletí Kampaň Tipy na výlet č. 5. + soutěž KOMPAS Výroční a odborná konference ROP Jihozápad 2015 Příprava a zveřejnění inzerátů, webové stránky k soutěži. Finální zhodnocení implementace. Budoucnost čerpání evropských dotací. 3. Cíle Ročního komunikačního plánu v roce 2015 Rok 2015 je posledním rokem programové období 2007 2013 (respektive 2015). Neplánuje se tedy již vyhlášení žádných výzev, pouze budou schvalovány projekty k realizaci v rámci 35. výzvy. Informační aktivity tedy logicky přesunou svoji aktivitu od žadatelů směrem k příjemcům. Cílem kampaně bude zajistit zdárnou realizaci podpořených projektů a udržet příjemce aktivní a pozorné i v době udržitelnosti projektů. Dalším cílem bude propagace projektů podpořených z. Pro úspěšnou komunikaci v roce 2015 budou významné všechny 3 specifické cíle uvedené v rámcovém Komunikačním plánu na období 2007 2013: Komunikace pro úspěch politiky HSS - 10 -
Zajistit a zvýšit včasnou, strukturovanou, dostatečnou a kvalitní komunikací úspěšnost realizace nástrojů politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU v rámci regionu NUTS II Jihozápad prostřednictvím široké komunikace o existenci a možnostech čerpání dotací ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti v období 2007 2013 a o přidané hodnotě, kterou znamená pro širokou veřejnost. Komunikace pro úspěšný program Přispět k úspěšné realizaci prostřednictvím kvalitní komunikace ve vnitřním prostředí programu (uvnitř řídící a implementační struktury programu) a v jeho vnějším prostředí (vůči ostatním OP a dalším subjektům ovlivňujícím implementaci SF v ČR), zejména pak na strategické rovině ovlivňující směřování, postavení a realizaci. Komunikace pro úspěšný projekt Zajistit realizaci úspěšných projektů v rámci prostřednictvím včasné, strukturované a dostatečně kvalitní komunikace s mi i skutečnými příjemci. 4. Cílové skupiny Cílové skupiny komunikačních aktivit v roce 2015 budou v souladu s KoP následující: vnější cílové skupiny široká veřejnost politická reprezentace žadatelé žadatelé a koneční uživatelé cílové skupiny projektů realizovaných v rámci operačního programu média koneční příjemci a jejich partneři experti (expertní okolí) vnitřní cílové skupiny Regionální rada regionu soudržnosti Jihozápad (ŘO ) Monitorovací výbor Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad 5. Výběr komunikačních nástrojů Jako vhodné nástroje informovanosti a publicity byly identifikovány následující nástroje: Konference a veletrhy prezentace, posilování image a povědomí, budování partnerství a povědomí o přínosech pro rozvoj regionu. Informační letáky iniciace zájmu o detailnější informace a budování povědomí o přínosech politiky HSS a jejich nástrojů, případně přenos základních informací směrem k veřejnosti. Důležitá je distribuce a umístění plakátů a letáků. Webové stránky (www.rr-jihozapad.cz) stěžejní nástroj informační kampaně, který umožňuje oslovit široké spektrum cílových skupin ve značné hloubce a rozsahu sdělení. Konzultace osobní podávání informací, což umožňuje přesnější směrování informací, zpětnou vazbu, směrování na další informační zdroje, přímou distribuci publikací, digitálních médií, apod. - 11 -
Zpravodaje pravidelné informování široké i odborné veřejnosti o průběhu implementace, novinkách, apod. Zajišťuje kontinuální informovanost především ch žadatelů, žadatelů a příjemců. Propagační předměty nástroj budující povědomí o. Cílem je budování a posilování povědomí, budování image programu. Tiskové zprávy, tiskové konference zdroj informací pro média, veřejnost, sekundárně i další cílové skupiny. vhodný k rychlému novinkách a průběhu realizace nástrojů politiky HSS. Workshopy, semináře zaměřeno na konkrétnější oblasti informací, případně koordinace (nebo účast) na regionálních akcích. Konkrétní obsah akcí bude odrážet potřeby jednotlivých cílových skupin. Aplikace jednotného vizuálního stylu Regionální rozhlas a rádia (zejména ČRo České Budějovice, Plzeň, Hitrádio Faktor), Regionální televize (zejména reg. redakce ČT, JTV, ZAK a další) Z hlediska realizace jednotlivých komunikačních aktivit a jejich propojení s časovým harmonogramem byly navrženy následující tabulky: - 12 -
6. Plánované komunikační aktivity v roce 2015 v závislosti na předpokládaných událostech Tabulka 3: Plánované komunikační aktivity v roce 2015 v závislosti na předpokládaných událostech Komunikační aktivita Ve vztahu k publicitě MEDIÁLNÍ KAMPAŇ Sdělení Celostátní a regionální seriózní deníky Cílové skupiny Předběžný termín realizace výsledky 35. výzvy počty úspěšných projektů v dané oblasti podpory, alokace, výběr zajímavých projektů média; příjemci duben 2015 Redakční články průběžná publicita, PR ROP JZ/EU, propagace Tipů na výlet, konferencí a dalších významných akcí ÚRR, budoucnosti čerpání dotací dle potřeby zajímavé projekty ROP JZ, funkce úřadu, zajímavé akce ROP JZ, budoucnost čerpání dotací z EU média; příjemci; žadatelé průběžně po celý rok články ke kampani Tipy na výlet prezentace turistických projektů ROP Jihozápad média červenec, srpen PR ukončených projektů; PR ROP JZ, budoucnosti čerpání dotací dle potřeby průběžné ukončených projektech ROP Jihozápad a akcích ÚRR, budoucnost čerpání dotací z EU a koneční uživatelé; média průběžně po celý rok Odborná periodika (Evropské noviny, atd.) Podrobnější informace (články) o průběhu články k výzvě viz tiskové zprávy vyhlášení výsledků média; příjemci; žadatelé průběžně po celý rok - 13 -
PR ukončených projektů; PR ROP JZ, budoucnosti čerpání dotací dle potřeby průběžné ukončených projektech ROP Jihozápad a akcích ÚRR, budoucnost čerpání dotací z EU, případně další odborná témata a koneční uživatelé; média Regionální rádio a rozhlas (zejména ČRo České Budějovice, Plzeň, Hitrádio Faktor) Zasílání aktualit a reportáží o průběhu realizace ROP Jihozápad Vysílání zpráv, příspěvků a reportáží o průběhu realizace Primární komunikační nástroj PR ukončených projektů; PR ROP JZ, budoucnosti čerpání dotací dle potřeby průběžné ukončených projektech ROP Jihozápad a akcích ÚRR, budoucnost čerpání dotací z EU příjemci, média Regionální televize (zejména reg. redakce ČT, JTV, ZAK a další) aktuální informace o průběhu ROP Jihozápad, PR, budoucnosti čerpání dotací aktuality, zprávy a rozhovory ve vztahu k významným událostem v průběhu realizace ROP Jihozápad ON-LINE KOMUNIKACE Webové stránky (www.rr-jihozapad.cz) aktuální informace o průběhu ROP Jihozápad, budoucnosti čerpání dotací aktuality, zprávy, vyhlášení výzev a výsledků, dokumentace, příručky, výsledky, termíny akcí, tabulky, seriál o úspěšných projektech, PR ÚRRRSJ a koneční uživatelé; média; příjemci; žadatelé a koneční uživatelé; média; příjemci; žadatelé průběžně po celý rok průběžně po celý rok dle dohody s TV redakcemi průběžně po celý rok s přihlédnutím k důležitým akcím ve vztahu k výzvám a jejich hodnocení - 14 -
Registrace uživatelů na www.rrjihozapad.cz k pravidelnému odběru vybraných novinek Informování cílových skupin o jednotlivých OP, průvodce evropskými fondy - nástroj publicity NOK Brožury, letáky, příp. dotisk dříve vydaných publikací Informační zpravodaj seznamující s aktuálními informacemi o průběhu ROP Jihozápad, distribuce elektronicky i v tištěné podobě CD (DVD), USB nosič s informacemi pro příjemce, propagační DVD shrnující výsledky aktuální informace o průběhu ROP Jihozápad aktuální informace z www.rrjihozapad.cz jsou zasílány abonentům 1x týdně Webový portál (www.strukturalni-fondy.cz) existence a význam nástrojů politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU možnosti čerpání dotací ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti v období 2007 2013 PUBLIKAČNÍ AKTIVITY Informační publikace Bulletin ÚRRRSJ základní informace k ROP Jihozápad, průběh, výsledky, PR ROP JZ, budoucnosti čerpání dotací aktuální informace o ROP Jihozápad, shrnující informace o činnosti ROP Jihozápad; PR ROP JZ Digitální média a multimédia veškeré dokumenty týkající se příjemců podpory; informace o realizovaných projektech a průběhu ROP Jihozápad; PR ROP JZ PŘÍMÁ KOMUNIKACE média; příjemci; žadatelé a koneční uživatelé; média; příjemci; žadatelé příjemci; veřejnost příjemci; veřejnost příjemci; veřejnost Informační semináře a semináře pro realizátory projektů průběžně po celý rok průběžně po celý rok dle potřeby v průběhu celého roku dle potřeb v průběhu celého roku dle potřeby; měsíční výstup na DVD - 15 -
Pracovní semináře, workshopy pro příjemce pro veřejnost Výroční konference výzvy ROP Jihozápad, budoucnosti čerpání dotací Konference, zhodnocení celého programovacího období, budoucnosti čerpání dotací semináře pro žadatele a veřejnost představení výsledků ROP Jihozápad za celé období, velké projekty, činnost ÚRRRSJ, budoucnost čerpání dotací z EU, PR ROP JZ OSTATNÍ NÁSTROJE příjemci, veřejnost příjemci; média Účast na jednáních Pracovní skupiny pro informování a publicitu fondů EU Jednání Pracovní skupiny pro informování a publicitu fondů EU, s cílem sjednocení a koordinace publicity všech ŘO OP - nástroj publicity NOK Propagace prostřednictvím 3D předmětů (tužky, bloky, USB nosiče, deštníky, tašky a další) EU fondy, OP, existence a možnosti nástrojů politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU, OP a ROP Jihozápad Propagační předměty a EU existence ROP Jihozápad, kontaktní údaje, PR ÚRR Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad příjemci; a koneční uživatelé dle harmonogramu výzev třetí čtvrtletí dle vyhlášení termínů jednání MMR průběžně po celý rok - 16 -
7. Plánované komunikační aktivity v časovém rozložení roku 2015 Tabulka 4: Plánované komunikační aktivity v časovém rozložení roku 2015 Období komunikace Realizace komunikačních aktivit 01/2015 02/2015 03/2015 04/2015 Putovní výstava Putovní výstava Putovní výstava Prezentace úspěšných projektů. Prezentace aktuálního dění nebo úspěšných projektů. Informace k výsledkům 30.-34. výzvy, průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalni-fondy.cz. Analýza denního monitoringu tisku. Prezentace úspěšných projektů. Prezentace aktuálního dění nebo úspěšných projektů. Výběr projektů a jejich grafické zpracování. Informace k 35. výzvě, průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalni-fondy.cz Analýza denního monitoringu tisku. Prezentace úspěšných projektů. Prezentace aktuálního dění nebo úspěšných projektů. Příprava a propagace putovní výstavy. Průběžná aktualizace; propagace putovní výstavy, zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalni-fondy.cz. Analýza denního monitoringu tisku. Prezentace úspěšných projektů. Prezentace výsledků 35. výzvy a putovní výstavy. Prezentace úspěšných projektů na několika místech Jihočeského a Plzeňského kraje. Průběžná aktualizace; informace k výsledkům 35. výzvy, zveřejňování reportáží a karet projektů; propagace putovní výstavy, aktualizace www.strukturalni-fondy.cz. Analýza denního monitoringu tisku. - 17 -
Období komunikace Realizace komunikačních aktivit 05/2015 06/2015 Oslava Dne Evropy Letní kampaň Tipy na výlet Putovní výstava. Letní kampaň Tipy na výlet Prezentace úspěšných projektů. PR. Příprava článků, plán inzerce. Prezentace aktuálního dění a putovní výstavy. Prezentace úspěšných projektů na několika místech Jihočeského a Plzeňského kraje. Průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalnifondy.cz. Analýza denního monitoringu tisku. Prezentace úspěšných projektů. Prezentace aktuálního dění nebo úspěšných projektů. Příprava článků a plánu inzerce. Průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalnifondy.cz. Analýza denního monitoringu tisku. Prezentace úspěšných projektů. Letní kampaň Tipy na výlet Inzerce článků v regionálním periodiku. 07/2015 Prezentace aktuálního dění nebo úspěšných projektů. Průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalnifondy.cz. Analýza denního monitoringu tisku. Prezentace úspěšných projektů. 08/2015 Letní kampaň Tipy na výlet Inzerce článků v regionálním periodiku. Prezentace aktuálního dění nebo úspěšných projektů. Průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalnifondy.cz. - 18 -
Období komunikace Realizace komunikačních aktivit 09/2015 10/2015 11/2015 12/2015 Výroční a odborná konference Výroční a odborná konference Výroční a odborná konference Analýza denního monitoringu tisku. Prezentace úspěšných projektů. Prezentace aktuálního dění nebo úspěšných projektů. Plán programu, zamluvení prostor, pozvání hostů. Průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalnifondy.cz. Analýza denního monitoringu tisku. Prezentace úspěšných projektů. Pozvání veřejnosti. Prezentace výroční a odborné konference, průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalnifondy.cz. Prezentace aktuálního dění a výroční a odborné konference. Analýza denního monitoringu tisku Prezentace úspěšných projektů a výroční a odborné konference. Realizace. Prezentace aktuálního dění a výroční a odborné konference. Prezentace výroční a odborné konference, průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalnifondy.cz. Analýza denního monitoringu tisku. Prezentace úspěšných projektů. Prezentace aktuálního dění nebo úspěšných projektů. Průběžná aktualizace; zveřejňování reportáží a karet projektů; aktualizace www.strukturalnifondy.cz. Analýza denního monitoringu tisku. - 19 -
8. Indikativní rozpočet komunikačních aktivit na rok 2015 Pro zajištění informačních a propagačních aktivit budou v roce 2015 využity služby interního tiskového mluvčího a služby externích dodavatelů. Některé finanční částky za zpracování jednotlivých aktivit mediální kampaně proto nelze jednotkově vyčíslit vzhledem k tomu, že budou zajišťovány interně zaměstnanci Řídícího orgánu, jediné výdaje jsou proto osobní náklady. Ostatní náklady spojené s komunikačními, publikačními a ostatními aktivitami budou hrazeny z finančních prostředků technické pomoci dle podmínek a definice programového dokumentu. Pro financování jednotlivých opatření informovanosti a publicity bude nutné dodržet legislativní podmínky definované ve stanoveních Nařízení Rady a Komise. Indikativní rozpočet jednotlivých plánovaných komunikačních aktivit v roce 2015 uvádíme v tabulce č. 5. Tabulka 5: Indikativní rozpočet komunikačních aktivit na rok 2015 Odhad ceny za Komunikační jednotku (Kč) aktivita vč. DPH Mediální kampaň Počet plánovaných jednotek Odhad celkové ceny (Kč) vč. DPH (vytvoření textu) 1 800 24 45 000 Články - 12 200 000 Televizní reportáže 60 500 12 726 000 Rozhlasová reportáž 30 000 24 700 000 PR akce - 2 100 000 Tiskové konference 8 000 3 24 000 Publikační aktivity Tisk PPŽ/PPP, výroční zpráva, ostatní publikace dle typu publikace dle potřeby 200 000 Bulletin 25 000 2 50 000 Inzerce Deník, MF Dnes, apod. 250 000 1 250 000 Přímá komunikace Pracovní semináře, workshopy pro příjemce 1 500 2 3 000 Ostatní nástroje Konzultace s PR poradcem 5 000 12 60 000 Zajištění pořádání konference ROP Jihozápad 2015 100 000 1 100 000 Propagační předměty (tužky, USB flash, vizitníky, tašky, deštníky atd.) dle typu předmětu dle typu předmětu Indikativní rozpočet celkem: 500 000 2 958 000 Kč vč. DPH - 20 -
9. Zodpovědnost za řízení a realizaci Za plánování a realizaci Ročního komunikačního plánu na úrovni odpovídá řídící orgán, tj. Regionální rada regionu soudržnosti Jihozápad. Realizace I&P opatření bude financována z prostředků prioritní osy 4 Technická pomoc. Roční komunikační plán zpracovává Oddělení monitoringu a publicity. Realizace požadavků na zajištění informovanosti a propagace zahrnuje širokou škálu informačních a komunikačních nástrojů, které se odvíjejí od povahy jednotlivých cílových skupin a typu zveřejňovaných informací. Mezi tyto nástroje budou patřit např. příprava propagačních materiálů, pořádání tiskových konferencí, organizování seminářů pro příjemce, konferencí či provozování informačních internetových stránek (www.rr-jihozapad.cz). Součástí všech publikovaných materiálů týkajících se pomoci ze Strukturálních fondů bude jednotný vizuální styl v souladu s náležitostmi definovanými v čl. 9 prováděcího Nařízení Komise č. 1828/2006. - 21 -
10. Monitorování a vyhodnocení ročního Komunikačního plánu Monitorováním KoP je pověřen Monitorovací výbor, vlastní sledování ukazatelů (indikátorů) KoP pak zajišťuje manažer publicity (Oddělení monitoringu a publicity). Do pravomocí Monitorovacího výboru spadá monitorování implementace programu na základě hodnocení finančních a věcných indikátorů, schvalování výroční a závěrečné zprávy o provádění programu. Součástí výročních a závěrečných zpráv o provádění programu jsou také informace o opatřeních přijatých Řídicím orgánem a Monitorovacím výborem pro zajištění kvality a účinnosti opatření na podporu informovanosti a propagace programu, včetně konkrétních příkladů. Monitorovací výbor je průběžně informován o realizaci KoP a dílčích ročních plánech komunikačních aktivit, a to na základě zprávy podávané Řídicím orgánem na každém jednání Monitorovacího výboru, která se konají minimálně dvakrát ročně. Monitorování a hodnocení realizace ročního KoP je sledováno prostřednictvím ukazatelů na úrovni výstupů a výsledků realizovaných opatření informovanosti a publicity. Indikátory výstupů a výsledků jsou definovány pro snadnější sledování na úrovni jednotlivých nástrojů informovanosti a publicity. - 22 -