Modul RLZ - Zápis zaměstnance

Modul RLZ - Zápis zaměstnance Školící materiál pro samostudium 2.8.2011 Romana Pavelková Datum tisku 18.10.2011

2 Modul RLZ - Zápis zaměstnance Modul RLZ - Zápis zaměstnance Obsah Úvod... 3 Teorie Zápis zaměstnance... 4 Zápis zaměstnance... 4 Prohlášení zaměstnance k dani z příjmu... 6 Zdravotní pojišťovna... 7 Zaměstnanec - poživatel důchodu... 8 Výplata... 9 Automatické věty... 9 Podmnožiny... 10 Stupně zam_ce... 10 Zaměstnanec pojištění a ostatní údaje... 10 Klíče účto zaměstnance... 11 Zadání pracovněprávního vztahu... 11 Nastavení úvazku... 12 Zadání sazby... 13 Zadání nároku na dovolenou... 14 Automatické hrubé mzdy... 16 Pozice... 16 Přílohy... 16 Otázky pro zopakování... 16

3 Modul RLZ - Zápis zaměstnance Úvod Pro absolvování tohoto školení je třeba zvládat následující Základy ovládání Windows (práce ve Windows, používání myši, spouštění a zavírání aplikací, ) Základy ovládání WinFASu (práce v centrálním manažeru, spouštění aplikací a číselníků, ovládání oken pořízení, základní logiku šablon, práci pevnými a IQ sestavami) Nezapomeňte si zkoušet práci v programu i po absolvování školení. K dispozici máte buď demo firmu, nebo v některých případech i databázi připravenou pro ostrý provoz (před zahájením provozu budou zkušební doklady vymazány). Pro zkoušení je možné použít libovolné doklady, můžete také plnit číselníky (např. číselník klientů) apod. Do zkoušení zahrňte i doklady a postupy specifické pro vaši firmu, odhalíte tím případné nedostatky v nastavení nebo ve vašich vědomostech. Při zjištění problému nás prosím kontaktujte. Toto školení si nebere za cíl ukázat vám všechny postupy a typy dokladů, zaměřuje se pouze na ty nejdůležitější a nejčastěji používané.

4 Modul RLZ - Zápis zaměstnance Teorie Zápis zaměstnance Ve školícím materiálu je podrobně popsán postup zavedení nového, staronového zaměstnance do WF. Jedná se osobní údaje, zdravotní pojišťovnu, daně, způsob výplaty, pořízení pracovněprávního vztahu a s ním související údaje- jako je úvazek, sazby, pracovní pozice, atd. Slovník a termíny používané v tomto matriálu PPV pracovněprávní vztah (nejčastěji pracovní smlouva, DPP, DPČ) RČ rodné číslo OSŘ občanský soudní řád Zápis zaměstnance V centrálním manažeru otevřete aplikaci *7011 Zaměstnanci (včetně PPV) V okně aplikace klepněte na tlačítko Přidej pro přidání nového zaměstnance 2. Zobrazení okna K datu (): zobrazují se PPV platné k tomuto datu (řídí se číselníkem období *8000) Vše (2.): zobrazí se všichni zaměstnanci včetně ukončených PPV využijete, pokud budete pořizovat PPV zaměstnanci který se vrací znovu do zaměstnání, tlačítko UPRAV Otevře se Vám okno Zaměstnanec a pracovněprávní vztahy Doplňte osobní číslo ()

5 Modul RLZ - Zápis zaměstnance Klepněte na tlačítko Klient Zápis zaměstnance probíhá v okně Osobní údaje zaměstnance Vyplňte povinné (žluté) údaje (viz příklad níže), po okně se pohybujte entrem Identifikátor klienta () se automaticky generuje z čísla zaměstnance

6 Modul RLZ - Zápis zaměstnance Jestliže budete zasílat zaměstnanci výplatu na účet, klepněte na tlačítko Bank.účty a zadejte číslo účtu, tento krok lze zadat i později Prohlášení zaměstnance k dani z příjmu Klepněte na tlačítko Daně; Neklepejte na šipku vedle tlačítka je pro výpočet ročního zúčtování daně, které při pořízení nepotřebujete Otevře se okno Prohlášení k dani z příjmu Klepnutím na žluté obálky () se zatrhnou měsíce, pro které je podepsané prohlášení, poplatníkovi se bude počítat zálohová daň (označení měsíců se řídí číselníkem *8000 Období, v tomto případě je období nastaveno na červenec, měsíce lze označit od července až po prosinec) Tlačítkem Přidej zadáte zaměstnanci slevy, slevu vyberete z číselníku

7 Modul RLZ - Zápis zaměstnance 2. 4. 3. Slevy Co sleva = jeden řádek Jestliže poplatník uplatňuje slevy na tři děti, pak zde budou pořízeny třemi řádky Uplatnění slev (2.), automaticky se doplní podle Prohlášení, lze opravit - např. daňová sleva na invaliditu bude pouze do měsíce října Sleva na vyživovanou osobu U této slevy je aktivní údaj Klient (3.) Vyživovanou osobu vybíráte z číselníku klientů klepnutím na modrou složku Pokud vyživovaná osoba v číselníku není, klepnutím na tlačítko Nová ji pořídíte Omezení pro převod na nový rok (4.) Nejčastěji využijete u vyživovaných osob, konec studia např. 30.6. Zdravotní pojišťovna Klepněte na tlačítko Zdrav.Soc, Neklepejte na šipku vedle tlačítka je pro výběr sociální správy Tlačítkem Přidej zadáte zdravotní pojišťovnu, zadejte RKód nebo vyberete z číselníku () Datum od: ponechte tak jak je nastaveno (počátek roku), i když je nástup během roku Jestliže zaměstnanec změní v průběhu roku zdravotní pojišťovnu, pořídíte ji dalším řádkem; u údaje Datum od zadáte čtvrtletí, od kterého došlo ke změně (např. 4.)

8 Modul RLZ - Zápis zaměstnance Zaměstnanec - poživatel důchodu Zaměstnanci, který je poživatelem nějakého důchodu (starobní, vdovský, invalidní,...) zadáte typ důchodu, případně stupeň postižení, tyto údaje se přebírají na Přihlášku pro OSSZ, nebo výpočet invalidní daně Klepněte na tlačítko Důchody, OZP Tlačítkem Přidej zadáte typ důchod vyberete z číselníku, povinný údaj Pobírán od Stupeň invalidity zadejte klepnutím na tlačítko Invalid -OZP () a do okna OZP osoba se zdravotním postižením se doplní stupeň postižení Pokud vyplňujete poživatele důchodu, musíte na záložce Pojištění a ostatní údaje zadat, že patří do skupiny, kde plátcem ZP je stát, viz kapitola Zaměstnanec pojištění a ostatní údaje

9 Modul RLZ - Zápis zaměstnance Výplata výplata hotově, nic nezadáváte výplata zasílaná na účet, klepněte na tlačítko Výplata tlačítko Přidej 5. 2. 3. 4. Parametry platby (), z číselníku vyberte příkazem Zadáte klienta = zaměstnanec (2.), bankovní účet pokud je již uložen doplní se,v opačném případě otevřete číselník a pomocí tlačítka Nová zadáte bankovní účet Můžete změnit parametry platby (3.), odděláte zatržítko z parametrů a doplníte údaje, výchozí nastavení se zadává v aplikaci *7032 Parametry plateb Výplata hotově i na účet Budou zadány dva řádky (hotově a na účet) Důležité: u řádku kde je u Převzetí (4.) jen částka musí být pořadí 1 (5.) Automatické věty Lze pořídit i z aplikace *7039 Automatické věty u jednotlivých zaměstnanců nebo z aplikace *7033 Aut. věty pro všechny zaměstnance Automatický výpočet pravidelně se opakujících položek o Srážky, např.: exekuce, výživné, spoření, životní pojištění, penzijní připojištění, o penzijní připojištění z nákladů (přispívá firma) o životní pojištění (přispívá firma) podrobný návod pro nastavení +641 Hromadné platby na penzijní připojištění, +894 Srážky ze mzdy

10 Modul RLZ - Zápis zaměstnance Podmnožiny začlenění zaměstnance do kolektivu, výplatního místa lze provést až po uložení nebo i z aplikace *112 Podmnožiny klientů Stupně zam_ce obor a stupeň dosaženého vzdělání musí být nastaveno, jestliže děláte statistické šetření ISP, ISPV Zaměstnanec pojištění a ostatní údaje Údaje týkající se ZP vyplníte v případě že: o plátce ZP stát () (důchodci, nezaopatřené děti, ženy na MD, příjemce rodičovského příspěvku, příjemce dávek sociální potřebnosti,...) o pro osobu neplatní minimální vyměřovací základ ZP (2.), nejčastěji z důvodu, že je mu sráženo u jiného zaměstnavatele Pro nezabavitelné částky (3.), počet vyživovaných osob: zadáváte počet osob, na které je zaměstnanec=dlužník povinen poskytovat výživné (děti, manželka) u srážek prováděných dle OSŘ Nárok na starobní důchod od (4.): vyplníte u zaměstnance, kterému vznikl nárok, ale dále pracuje 3. 4. 2.

11 Modul RLZ - Zápis zaměstnance Plátce ZP stát Pokud je vyplněn tento údaj a důvod je poživatel důchodu, pak musí být druh důchodu zadán pod tlačítkem Důchody V případě, že zaměstnanec se stane státním pojištěncem v průběhu měsíce, lze tuto záložku nastavit až následující měsíc (tato podmínka platí celý měsíc). V měsíci, kdy je plátcem ZP stát jenom část, se tyto dny pořídí druhem mzdy 3900..3912 Klíče účto zaměstnance Záložku vyplňují pouze firmy, které klíčují, mzdy směřují na střediska, výkony, zakázky, V kombinaci klíčů () zadáte zaměstnanci kmenové zařazení Tato kombinace se bude zobrazovat při pořízení mezd Lze zadat zakázku (2.) na které převážně pracuje 2. Zadání pracovněprávního vztahu Stále pořizujete v okně pn2750 Tlačítkem Přidej 2 pořídíte zaměstnanci PPV Údaje týkající PPV () o Číslo PPV, doplní se o Název prac.práv. vztahu: tento název s nikde netiskne, vaše označení ppv o Druh PPV: vyberete z číselníku o Druh pro OSSZ se doplní podle Druhu PPV o Nástup: zadáte datum nástupu o Ukončení: vyplníte, pokud znáte o Nemocenské, důchodové a zdravotní poj OD: se vyplní podle data nástupu (lze opravit) o Datum konce zkušební doby: nepovinný údaj o V DPČ sjednaná dovolená: pokud ano, zatrhnete (slouží pro automatický výpočet nároku dovolené) o Poměrnou část nároku na dovolenou počítat také: V měsíci nástupu, zatrhnete např. pokud pracovní poměr bezprostředně navazuje na předcházející pracovní poměr V měsíci ukončení: zatrhnete např. v případě, když zaměstnavatel uzná navzdory ZP celý měsíc

12 Modul RLZ - Zápis zaměstnance 2. 2. Více PPV u zaměstnance Pokud má zaměstnanec více pracovněprávních vztahů, např. HPP a DPČ, další PPV zadáte tlačítkem Přidej 2 (2.) Zaměstnance do WiNFASu nelze pořizovat znovu s dalším osobním číslem!!! U PPV, který je označen (podbarven modře) se zobrazují údaje z Úvazku, Sazeb, Dovolená, Aut. Hrubých, Pozice a Přílohy Nastavení úvazku Po zapsání PPV klepněte na tlačítko Úvazek V okně Úvazek u PPV klepněte na Přidej pro přidání délky úvazku: o Platnost úvazku: datum se přebere z data nástupu o Typ mzdy: zaměstnanci odměňování měsíční mzdou budou mít měsíční o Hodin denně / týdně: zadáte průměrné hodnoty o Použít pracovní kalendář: vyjmenování směn při nerovnoměrném rozvržení pracovní doby o Sjednaný měsíční příjem pro nemocenské pojištění od 2009: zaměstnání je nemocensky pojištěno, pokud splňuje dvě podmínky má trvat alespoň 15 dní a sjednaný započitatelný příjem je vyšší, nebo roven 2000 Kč, tento příjem zadejte do pole Sjednaný započitatelný příjem () Měsíční mzda: výše mzdy Časová mzda: hodinová sazba*úvazek

13 Modul RLZ - Zápis zaměstnance Úkolová mzda: kolik se předpokládá, že vydělá např. podle normy Vždy alespoň minimální mzda podle úvazku (40 hodin týdně nemůže být nižší než 8000 Kč) o Pro výpočet nároku dovolené: Stanovení kolik má mít týdnů dovolené za rok a kolik je průměrně dnů za týden Úvazek Při změně úvazku, nepřepisujte stávající úvazek, tlačítkem Přidej pořiďte úvazek s novou platností a hodinami Samozřejmě mohou se změnit i nároky na dovolenou Zadání sazby Lze zadat i v aplikaci *7031, Klepněte na tlačítko Sazby Z číselníku vyberete sazbu () a doplníte hodnotu: o Platnost od: doplní se podle data nástupu o Platnost po: vyplňte, pokud znáte

14 Modul RLZ - Zápis zaměstnance Sazby Při změně výše sazby nepřepisujte hodnotu, ale ukončete platnost stávající sazby a tlačítkem Přidej pořiďte sazbu s novou platností a hodnotou Při zadání sazby PHV průměrný hodinový výdělek se platnost sazby zadává na čtvrtletí, např. 4 7., ruční zadání sazby využijete při přechodu z jiného SW, pro další čtvrtletí bude sazba spočítána v mzdových výpočtech *7000 Zadání nároku na dovolenou Nárok na dovolenou lze zadat dvěma způsoby: Nastavit nárok ručně o Klepnete na tlačítko Dovolená o Tlačítkem Přidej zadáte nárok vybíráte z číselníku, viz obr. níže o Platnost od do: ponechte celý rok, i když je nástup v průběhu roku, do údaje Celkem zadáte poměrnou část Nebo spustit výpočet o Rozbalte šipku u tlačítka Dovolená a vyberte možnost Výpočet nároku na dovolenou (podle úvazku) o Program Vás upozorní, že zaměstnanec musí být uložen, pokud odpovíte OK, provede uložení a zobrazí se okno Parametry výpočtu nároku na dovolenou o Po zadání parametrů klepnete na tlačítko OK a spustí se výpočet o Druh výpočtu: Předběžný použijete při nástupu

15 Modul RLZ - Zápis zaměstnance Skutečný včetně krácení nejčastěji na konci roku u osob s nepravidelným pracovním kalendářem, kontrola nároku dovolené podle skutečně odpracovaných směn o Zjistit nárok: Za celé období: bere se podle trvání pracovního poměru, např. nástup 6.2011, období bude od 6. do 312 Pouze do měsíce omezení období Po výpočtu se vypočtený nárok uloží Tlačítko Histor. výpočtů: zde se ukládá každá změna celkového nároku s popisem výpočtu Automatický výpočet nároku dovolené lze také spustit: o Aplikace *7000 Mzdové výpočty, oblast výpočtu Nároky na dovolenou o Aplikace *7034 Nároky u pracovně právních vztahů, tlačítko Vypočti

16 Modul RLZ - Zápis zaměstnance Automatické hrubé mzdy V pořízení mezd lze využít i automatický výpočet hrubých mezd jako je např. přípočet za auto, osobní ohodnocení, odměna členům statutárních orgánů, měsíční mzda,... Pravidelně opakující se položky ve stejné výši Takto nastavené mzdové složky se spočítají při spuštění výpočtu čistých mezd v aplikaci *7000 Mzdové výpočty Druh mzdy bude mít příznak AC 0570, AC 1500, AC 4110 Hodnoty nelze opravit v pořízení mezd, ale v automatické větě Podrobný postup v návodu +1153 Nastavení automatické věty - hrubé mzdy Pozice Zařazení zaměstnance na pracovní pozici, soubor činností a odpovědností, které spolu souvisejí Pracovní pozice musí být zadána, pokud provádíte statistická šetření: Trexima, ISP Lze využít, pokud potřebujete provádět přehledy na pracovní pozice, např. náklady na danou pracovní pozici Pro zadání klepněte na tlačítko Pozice Na dalším okně tlačítko Přidej a vyberte z číselníku (oficiální číselník CZ-ISCO) příslušnou pracovní pozici Pokud využíváte vlastní označení pracovních pozic, nastavení provedete v Číselníku pracovních pozic *7006 Přílohy Elektronická archivace personálních dokumentů o Např. pracovní smlouva, mzdový výměr, řidičský průkaz, osvědčení Klepnutím na tlačítko Přílohy se otevře okno pro vložení dokumentu v elektronické podobě Po ukládání příloh je nutné mít nastavené číselníky o *8088 Číselník druhů příloh (definuje, jaké přílohy se vkládají) o *8091 Číselník uložišť (nadefinování cesty pro uložení dokumentu) Otázky pro zopakování Můžete pořídit zaměstnance do WF vícekrát, např. když má pracovní smlouvu a DPČ? 2. Přepisují se hodnoty u sazeb mezd? 3. Jakým způsobem se zadá nemocensky pojištěné zaměstnání, tj. nebude malého rozsahu? 4. Lze nastavit automatický výpočet některých druhů mezd nebo pravidelně opakujících se položek např. exekuce?