CorSet KNIHA 5 Informační architektura David Melichar Tomáš Hrabík Tomáš Kuba Michal Hala Ivana Protivová 31. 07. 2008
Shrnutí Metodický referenční rámec CorSet vznikl proto, aby organizace ve veřejném sektoru dostaly do rukou uplatnitelný a přitom srozumitelný a poměrně snadno zvládnutelný nástroj pro řízení svého fungování a zejména pro optimalizaci poskytování veřejných služeb a služeb spojených s informační architekturou. Informační architektura organizace je pojem, který zahrnuje postupy komplexních a přesných metod pro popis aktuální a/nebo budoucí struktury a chování procesů organizace, informačního systému, organizační struktury ve vazbě na cíle organizace a strategické směry. Ačkoliv je v publikacích často (a špatně) spojována striktně s informačními a komunikačními technologiemi, vztahuje se k mnohem širšímu tématu optimalizace organizace, protože stejně tak určuje business architekturu, řízení efektivnosti, organizační strukturu a procesní architekturu. Celková kvalita informační architektury je ovlivněna více aspekty. Jedním ze způsobů, jak tyto aspekty vymezit, popsat a najít vzájemné vztahy, je představovaný model, který umožňuje definovat a měřit jeho celkovou kvalitu. Informační architektura je členěna do čtyř základních dimenzí: Procesní mapa; Funkčně aplikační architektura; Typové informační prvky; Užívání (ve smyslu gramotnosti a kompetentnosti). Hodnocení úrovně zralosti informační architektury pak vychází z principu hodnocení úrovně zralosti jejích jednotlivých dimenzí, kdy cílem hodnocení je postupné směřování k vyváženosti jednotlivých dimenzí. Vyvážeností je zde míněn stav, kdy úrovně jednotlivých dimenzí se pohybují na srovnatelné úrovni. Rozhodujícím pro určování úrovně je zralost, určená pro dimenzi Procesní mapa. Pro naplnění účelu je potřeba stanovit určitou úroveň procesů a těmto procesům, respektive jejich úrovni přizpůsobovat ostatní dimenze. Pro ostatní dimenze je pak stanovena odpovídající cílová hodnota zralosti. Doporučené změny pro vytvoření vyvážené informační architektury vychází z rozdílnosti zjištěné zralosti jednotlivých oblastí oproti doporučené zralosti dimenze příslušné oblasti. Pro zralost v úrovni užívání neboli gramotnosti či kompetentnosti platí jednoduché, ale zásadní pravidlo. Aby bylo možné efektivně využívat možností informační architektury v plném rozsahu, je nutné, aby gramotnost, odpovídající příslušně dimenzi, byla na stejné nebo vyšší úrovni vyspělosti. Tedy manažerská a odborná gramotnost musí být na odpovídající úrovni procesům, informační - 3 - CORTIS Consulting s.r.o.
gramotnost musí být na odpovídající úrovni informačním prvkům a počítačová gramotnost musí odpovídat úrovni funkčně aplikační architektury. Není-li tato podmínka splněna, je nepravděpodobné, že se bude organizace schopna posouvat dále. Celé hodnocení směřuje k postupnému vývoji úrovně zralosti informační architektury organizace. Cílem může být i snaha o provedení skokové změny, posunutí zralosti skokově na další úroveň, skoková změna však není doporučována. Velká skoková změna bývá i přes velkou snahu organizací špatně přijímána a pomalu vstřebávána, proto je doporučována jen v ojedinělých případech, kdy jedna z dimenzí výrazně zaostává za ostatními. CORTIS Consulting s.r.o. - 4 -
OBSAH: 1 VYMEZENÍ PROBLEMATIKY... 9 1.1 Důvody vzniku... 9 1.2 Co je myšleno informační architekturou organizace... 9 1.3 Vztah Informační architektury k ostatním oblastem CorSet... 10 2 METODIKA HODNOCENÍ INFORMAČNÍ ARCHITEKTURY... 12 2.1 Princip (filosofie) hodnocení... 12 2.2 Dimenze (zkoumané oblasti)... 13 3 ÚROVEŇ ZRALOSTI DIMENZE PROCESNÍ MAPA... 22 3.1 Řízení veřejnoprávní korporace... 23 3.2 Řízení organizace... 24 3.3 Zákazník, poskytování a řízení služeb... 25 3.4 Správa zdrojů... 28 3.5 Dodavatel a nákup služeb a zdrojů... 33 4 ÚROVEŇ ZRALOSTI DIMENZE FUNKČNĚ APLIKAČNÍ ARCHITEKTURA... 34 4.1 Identity management (centrální správa uživatelů)... 35 4.2 Registry... 36 4.3 Systém správy zdrojů a služeb... 38 4.4 Administrativně-procesní agendy a evidence... 40 4.5 Systém správy dokumentů... 42 4.6 Geografický informační systém... 43 4.7 Řízení vztahů s dodavateli... 45 4.8 Řízení vztahů se zákazníky... 46 4.9 Manažerský systém... 47 5 ÚROVEŇ ZRALOSTI DIMENZE TYPOVÉ INFORMAČNÍ PRVKY... 48 5.1 Metadata... 49 5.2 Geodata... 50 5.3 Registry... 51-7 - CORTIS Consulting s.r.o.
5.4 Dokumenty... 52 5.5 Znalostní báze... 53 5.6 Informace o službách... 55 5.7 Informace o zdrojích... 56 5.8 Manažerské informace... 58 5.9 Vztahy s partnery... 60 5.10 Sebeprezentace... 61 6 ÚROVEŇ ZRALOSTI DIMENZE UŽÍVÁNÍ... 63 6.1 Klíčové kompetence... 63 6.2 Počítačová gramotnost... 65 6.3 Informační gramotnost... 66 7 HODNOCENÍ CELKOVÉ ZRALOSTI INFORMAČNÍ ARCHITEKTURY... 67 7.1 Stanovení úrovně zralosti jednotlivých oblastí... 67 7.2 Stanovení zralostí dimenzí... 68 7.3 Stanovení úrovně vyváženosti... 69 7.4 Doporučení změn... 70 7.5 Zralost v úrovni užívání... 71 8 PŘÍNOS A UŽITEK INFORMAČNÍ ARCHITEKTURY... 72 8.1 Zajištění rozvoje území a řešení potřeb společnosti... 74 8.2 Zajištění věcných služeb... 75 8.3 Zajištění správních služeb... 76 8.4 Řešení životních situací... 77 8.5 Hospodárné řízení zdrojů... 78 8.6 Zajištění nákupu a pořízení zdrojů či služeb... 80 8.7 Zajištění chodu organizace... 80 CORTIS Consulting s.r.o. - 8 -