Spisový a skartaní ád Název školy 1. Úvodní ustanovení: 1.1. Tento spisový ád se vztahuje na innost organizaní jednotky (název a adresa školy nebo školského zaízení). 1.2. Spisový a skartaní ád vychází ze zákona o archivnictví. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové služb a jeho provádcí vyhlášky. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby, dále ze zákona o úetnictví. 563/91 Sb. a jeho pozdjších novel a smrnice MŠ SR ze dne 13.6.1986.j. 18200/86-49, která byla vydána jako skartaní ád pro školy a školská zaízení. 1.3. Spisový a skartaní ád upravuje výkon spisové služby, který pedstavuje zajištní odborné správy dokument došlých a vzešlých z innosti (název a adresa školy nebo školského zaízení), zahrnující jejich ádný píjem, evidenci, rozdlování, obh, vyizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyazování ve skartaním ízení. 1.4. Za dokumenty pro úely tohoto spisového a skartaního ádu se považují veškeré písemné, obrazové, zvukové elektronické a jiné záznamy, a již v podob analogové i digitální, které vznikly z innosti (název školy nebo školského zaízení). 1.5. Veškeré písemnosti týkající se téže vci tvoí spis. 1.6. Souástí spisového a skartaního ádu je spisový a skartaní plán, který obsahuje seznam typ dokument roztídných do vcných skupin s vyznaenými spisovými znaky, skartaními znaky a skartaními lhtami. 1.7. Tento spisový ád je závazný pro všechny pracovníky organizace. 2. Píjem a evidence dokument: 2.1. Pijímání dokument 2.1.1. Podání doruená škole pebírá sekretariát, který je povinen pevzít písemnosti adresované škole nebo jejím pracovníkm, a to i v pípad nevyplacené zásilky. 2.1.2. Sekretariát potvrzuje píjem poštovních zásilek dle ustanovení Poštovního ádu. 2.1.3. Pijímání elektronických datových zpráv se ídí vyhláškou. 496/2004 Sb. o elektronických podatelnách. 2.1.4. Dokumenty lze pijmout v pípad nutnosti i mimo sekretariát. Podání lze uinit i ústn i po telefonu. V takovém pípad je nutné dokument i ústní podání bezodkladn zaevidovat. 2.1.5. Úetní materiály, které mají samostatnou evidenci, se pijímají zvláš a vedou se ve vlastní evidenci. 2.1.6. Pi osobn pedávaných podáních se potvrdí píjem otiskem podacího razítka na opise podání nebo na zvláštní potvrzence vyhotovené podatelem. 2.1.7. Pracovnice sekretariátu je povinna pekontrolovat: 2.1.7.1. poet zásilek a správnost údaj v dodacích dokladech pošty, 2.1.7.2.zda jsou zásilky adresovány škole, 2.1.7.3. zda nejsou obaly a uzávry zásilek poškozené. 2.1.8. Pípadné závady reklamuje pracovnice sekretariátu neprodlen u píslušné pošty nebo u poštovního doruovatele. 2.1.9. S telegramy, dálnopisy a telefaxy se zachází stejn jako s jinými písemnostmi, jejich doruení však musí být urychlené. 2.1.10. Pijaté zásilky se rozdlí na: 1
2.1.10.1. zásilky soukromé, pímo pedávané adresátm, které se neotvírají a neevidují (za soukromou je považována ta zásilka, u které je jméno pracovníka uvedeno bez oznaení školy nebo ped jejím názvem). 2.1.10.2. zásilky, které se neprotokolují: asopisy, pozvánky, brožury a letáky. 2.1.10.3. zásilky dále zpracovávané, které se roztídí na urené: 2.1.10.3.1. editeli/ce školy 2.1.10.3.2. zástupci editele 2.1.10.3.3. uitelm školy do jejich pihrádek ve sborovn 2.1.10.3.4. finanní úetní 2.1.10.3.5.hospodáce školy 2.1.10.3.6. výchovné poradkyni 2.1.10.4. Dokumenty jsou rozdlovány na základ znalostí pracovních náplní a kompetencí jednotlivých vedoucích a ostatních pracovník školy. 2.1.11. Pijaté a roztídné dokumenty, pípadn jejich obálky, se opatí v den doruení otiskem podacího razítka a po jejich zaevidování se pedají k vyízení; v pípad dokument pijatých mimo sekretariát a dokument vzniklých z podání uinných ústn to platí obdobn. Pokud je dokument doruen v digitální podob, opatí se identifikátorem elektronické podatelny a pedá k vyízení. 2.1.12. Podací razítko obsahuje vždy: 2.1.12.1. (název školy nebo školského zaízení) 2.1.12.2. datum doruení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní pedpis, též as doruení 2.1.12.3. íslo jednací 2.1.12.4. poet list 2.1.12.5. poet list píloh nebo poet svazk píloh, u píloh v nelistinné podob jejich poet a druh, u dokument v digitální podob velikost v jednotkách byt. 2.1.13. Obálka se pipojí k písemnosti, jestliže: 2.1.13.1. je v souladu se zvláštními právními pedpisy zásilka doruována do vlastních rukou 2.1.13.2. dokument není datován nebo se jeho asové oznaení výrazn liší od datového razítka pošty. 2.1.13.3. dokument není podepsán, i když jméno a adresa pisatele jsou uvedeny 2.1.13.4. v písemnosti není uveden odesílatel 2.1.13.5. má-li podání na pošt právní význam 2.1.13.6. u stížností 2.1.13.7. je-li obálka opatena podacím razítkem 2.1.13.8. písemnost byla opatena doruenkou, návratkou 2.1.13.9. i v jiných pípadech, kdy zpracovatel posoudí, že je teba obálku u písemnosti ponechat. 2.2. Evidence dokument 2.2.1. Veškeré dokumenty podané škole nebo vzniklé na škole se evidují v podacím deníku. 2.2.2. Úetní dokumenty dle zákona. 563/1991 Sb., o úetnictví, které se evidují ve vlastní evidenci (kniha pijatých a odeslaných faktur) se vedou v této evidenci. 2.2.3. Podací deník je kniha vytvoená z pedem svázaných a oíslovaných tiskopis, oznaená názvem a adresou školy (nebo školského zaízení), rokem, v nmž je užíván, a potem list. Podací deník mže být veden v digitální podob s možností tisku pro trvalé uložení. Podací deník musí být zabezpeen proti ztrát, pozmnní a neoprávnnému pístupu. 2.2.4. Dokumenty se evidují v podacím deníku v íselném a asovém poadí, v nmž byly urenému pvodci dorueny nebo vznikly z jeho innosti. Pokud se pi zapisování do podacího deníku používají zkratky, je jejich seznam a vysvtlivky k nmu nedílnou souástí podacího deníku. 2
2.2.5. O dokumentu se vedou v podacím deníku tyto údaje: 2.2.5.1. poadové íslo dokumentu, pod nímž je v podacím deníku evidován, 2.2.5.2. datum doruení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní innosti, datum jeho vzniku; u datových zpráv též as doruení tj. okamžik, kdy byl dokument dostupný elektronické podateln, 2.2.5.3. identifikace odesilatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní innosti, zapíše se jako vlastní, 2.2.5.4. íslo jednací odesilatele, poet list došlého nebo vlastního dokumentu a poet list píloh nebo poet svazk píloh, u píloh v nelistinné podob jejich poet a druh, 2.2.5.5. struný obsah dokumentu, 2.2.5.6. název organizaní jednotky školy nebo jméno zamstnance, kterému byl dokument pidlen k vyízení, 2.2.5.7. zpsob vyízení, 2.2.5.8. den odeslání, poet list odesílaného dokumentu a poet list píloh nebo poet svazk píloh, u píloh v nelistinné podob jejich poet a druh, 2.2.5.9. spisový znak, skartaní znak a skartaní lhta dokumentu nebo rok, v nmž bude dokument zaazen do skartaního ízení, poet list nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu, 2.2.5.10. záznam o vyazení ve skartaním ízení. 2.2.6. ísla jednací zaínají každým kalendáním rokem den 1. ledna od. 1 a koní 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku proškrtnou a oznaí slovy Ukoneno dne 31. prosince roku. íslem jednacím. a jménem, píjmením a podpisem zamstnance poveného vedením spisové služby. 2.2.7. Pokud se dokumenty spojují ve spis, oznaí se v podacím deníku, pod kterým íslem jednacím jsou uloženy. 2.2.8. Zápisy do podacího deníku, pokud je veden v listinné form, se provádjí iteln a trvalým zpsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zstal itelný i po oprav. Oprava se opatí datem, jménem, pop. jmény, píjmením a podpisem toho, kdo ji provedl. 2.2.9.K podacímu deníku se vede rejstík. Pokud po dobu 5 let pesáhne prmrný poet jednacích ísel za rok 3000, vede se vždy rejstík jmenný a vcný. 3. Rozdlování a obh dokument 3.1. Zaevidované dokumenty se pedávají píslušné organizaní ásti nebo osob k tomu povené dle organizaního ádu a uiní se o tom záznam v podacím deníku. 3.2. Osoba, která pevezme dokument zapsaný do evidence, jeho pevzetí potvrdí. 3.3. Pi obhu dokumentu musí být zabezpeeno sledování jeho pedávání a pebírání a zaruena prkaznost pedávání a pebírání zachycující jmenovit a asov veškerou manipulaci s dokumentem. 4. Vyizování dokument: 4.1. Dokumenty vyizují jednotliví pracovníci operativn, nejpozdji do stanoveného termínu. Není-li stanoven, pak do 30 dn. 4.2. Dokumenty vztahující se k téže vci pracovníci, kteí je vyizují, spojí v jeden spis, ke kterému vyhotoví seznam jednacích ísel v nm uložených. 4.3. Pi vyizování písemností dbají všichni pracovníci na dodržování zásad písemného styku, pedevším na formální úpravu, vcnou a jazykovou správnost. Na formální správnost dohlíží sekretáka školy, která je oprávnna na nedostatky píslušného pracovníka upozornit. 4.4. Vyízení jinou než písemnou formou (nap. telefonicky, ústním jednáním) nebo pokud je písemnost pouze na vdomí, poznamená sekretáka nebo píslušný pracovník na písemnost. 4.5. Od písemnosti, kterou se vc vyizuje, poídí pracovník odpovdný za vyízení vždy kopii. 3
4.6. Za odeslání pošty odpovídá sekretáka školy. Zapíše do protokolu všechny doporuené zásilky, provede jejich vybavení všemi náležitostmi a zapíše je do poštovní podací knihy. Poštovní zásilky pedá pracovníkovi, který je odevzdá poštovnímu úadu. 4.7. Zamstnanec, který dokument vyídil, jej oznaí spisovým znakem, skartaním znakem a skartaní lhtou, pop. rokem zaazení dokumentu do skartaního ízení, podle spisového a skartaního plánu školy. 5. Podepisování dokument: 5.1. Podpisové právo pro písemnosti školy má editel/ka školy, pi její nepítomnosti zástupce/kyn. 5.2. Podpisové právo na píkazy k úhrad mají následující osoby: editel/ka školy, zástupce/kyn školy, hospodáka školy, sekretáka školy. 5.3. Pracovník mže být poven editelem/kou školy k podepsání urité záležitosti. 6. Razítkování dokument: 6.1. Pi korespondenním styku se používá hranaté razítko bez státního znaku: vzor razítka 6.2. Kulaté razítko se státním znakem se užívá na zadní stranu vysvdení a na rozhodnutí: vzor razítka 6.3. Na pední stranu vysvdení se užívá razítko dlouhé, bez státního znaku: vzor razítka 6.4. Veškerá razítka se pedávají proti podpisu pracovníkovi, který s nimi disponuje a chrání je ped zneužitím. 6.5. Pi ztrát razítka uiní editel/ka školy vhodná opatení a oznámí ztrátu na píslušných místech. 6.6. Razítko hranaté jsou oprávnni používat: 6.6.1. editel/ka školy 6.6.2. zástupce/kyn editele/ky 6.6.3. hospodáka školy 6.6.4. sekretáka školy 6.7. Vzory razítek a podpisy oprávnných osob jsou v sešit uloženém v editeln školy. 6.8. Razítko kulaté jsou oprávnni používat: 6.8.1. editel/ka školy 6.8.2. zástupce/kyn editelky 6.8.3. sekretáka školy 6.9. Razítko kulaté je uloženo v trezoru. Za trezor odpovídá sekretáka školy. 7. Ukládání dokument: 7.1. Dokumenty jsou po vyízení ukládány na jednotlivých pracovištích. 7.2. Ve druhém tvrtletí roku jsou dokumenty pedávány do spisovny, a to u pedagogických písemností za uplynulý školní rok a u úetních za minulý kalendání rok. 7.2.1. Dokumenty jsou pedávány do spisovny roztídné a popsané. Popis obsahuje druh písemnosti, rok vzniku nebo rok vyízení nebo rok ztráty právní platnosti, dále pak spisový znak, skartaní znak a skartaní lhtu. 4
7.2.2. Dokumenty jsou pedávány spolu se seznamem pedávaných dokument. 7.2.3. Pracovník povený vedením spisovny zkontroluje úplnost a správnost seznamu a s pedávajícím pracovníkem sepíše protokol o pedání. 7.3. Pracovník povený vedení spisovny písemnosti pevezme, zapíše do archivní knihy a uloží do spisovny. 7.4. Dokumenty jsou ve spisovn uloženy dle spisového plánu školy. 7.5. Písemnosti zstávají uloženy ve spisovn po dobu urenou skartaní lhtou. 7.6. V pípad poteby pjuje pracovník povený vedením spisovny písemnosti proti podpisu a vede evidenci výpjek. 7.7. Po uplynutí skartaní lhty se spisy vyazují pi skartaním ízení. 7.8. Skartaní ízení upravuje skartaní ád. 8. Vyazování dokument skartaní ád: 8.1. Zásady vyazování písemností: 8.1.1. Tento skartaní ád upravuje postup (název školy) pi vyazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznam (dále jen dokument ) nepotebných nadále pro innost školy a pi posuzování jejich dokumentární hodnoty. 8.1.2. Pedpokladem skartaního ízení je pedchozí ádná evidence a uložení písemností ve spisovn. 8.1.3. Bez skartaního ízení nelze niit žádné písemnosti. 8.1.4. Skartaní ízení se provádí jednou za rok v prvém tvrtletí kalendáního roku, pokud není dohodnuto s dohlédacím archivem jinak. 8.1.5. Pedmtem skartaního ízení jsou veškeré dokumenty vzniklé z innosti školy, a to vetn došlých dokument, u nichž uplynula skartaní lhta a které nejsou již potebné pro další innost školy. 8.1.6. Pro pípravu a provedení skartaního ízení se zizuje skartaní komise, jejíž leny jmenuje editel/ka školy. 8.1.7. Za ádné provedení skartace odpovídá editel/ka školy. 8.2. Archivní orgán: 8.2.1. Archivem píslušným pro skartaní ízení škol na území hl. msta Prahy je Archiv hlavního msta Prahy. 8.3. Skartaní lhta: 8.3.1. Skartaní lhta uruje dobu, po kterou je nutné dokumetnt ve škole uchovávat z dvod správních a provozních. 8.3.2. Skartaní lhta se vyjaduje potem let, poítaných od 1. ledna následujícího roku po dni vyhotovení i vyízení nebo ztrát platnosti písemnosti, u spisových celk po dni vyhotovení nebo vyízení nebo ztrát platnosti nejmladší písemnosti. 8.3.3. Není-li skartaní lhta stanovena, vyazuje se píslušný dokument, jakmile není potebný pro innost školy. 8.3.4. V pípad poteby je možno, po dohod s píslušným archivním orgánem, ponechat dokument na škole déle, než uvádí píslušná skartaní lhta. 8.4. Skartaní znaky: 8.4.1. Skartaní znaky (A, V, S) vyjadují dokumentární hodnotu dokument a oznaují, jak se s dokumenty po uplynutí skartaní lhty ve skartaním ízení naloží. 8.4.1.1. Skartaní znak A (archiv) oznauje dokumenty trvalé dokumentární hodnoty (archiválie), které se po uplynutí skartaní lhty navrhnou k odevzdání do archivu. 8.4.1.2. Skartaní znak S (skart) oznauje dokumenty, které nemají dokumentární (historickou) hodnotu a navrhnou se po uplynutí skartaní lhty ke zniení. 8.4.1.3. Skartaní znak V (výbr) oznauje dokumenty, jejichž dokumentární hodnotu nelze v okamžiku vzniku urit a znamená, že dokumenty budou po uplynutí skartaních lht znovu posouzeny a pak teprve oznaeny skartaním znakem A nebo S. 5
8.5. Prbh skartaního ízení: 8.5.1. Píprava skartaního ízení 8.5.1.1. Skartaní ízení se zahajuje u dokument, které již ztratily provozní hodnotu a jejichž skartaní lhta uplynula. 8.5.1.2. Po uplynutí skartaní lhty dokumenty zkontroluje pracovník/ice povená editelem/kou vedením spisovny (dále jen povený pracovník ) dle archivní knihy úplnost písemností, u nichž prošla skartaní lhta, a zaurguje pípadné výpjky. 8.5.1.3. Za úasti zástupce píslušného útvaru, v nmž dokument vznikl nebo byl vyízen, oví, zda její provozní hodnota skuten zanikla. 8.5.1.4. Podle oznaení písemností skartaními znaky, popípad podle typového rejstíku rozdlí povený pracovník dokumenty do skupiny A a do skupiny S. 8.5.1.5. U dokument skupiny V posoudí povený pracovník s pracovníkem píslušného útvaru, zda budou zaazeny do skupiny A nebo S. 8.5.1.6. Povený pracovník pipravuje ke skartaci ucelené celky dokument a pipravuje za dané období veškeré dokumenty všech agend školy, není-li s píslušným archivem dohodnuto jinak. 8.5.1.7. Povený pracovník upraví dokumenty tak, aby byly pipraveny k dalším úkonm skartaního ízení. 8.5.2. Skartaní návrh 8.5.2.1. Povený pracovník vypracuje skartaní návrh (viz píloha), kterým škola požádá Archiv hlavního msta Prahy o odbornou archivní prohlídku, pi které se posoudí dokumentární hodnota dokument navrhovaných k vyazení. 8.5.2.2. Ke skartanímu návrhu se pipojí seznam dokument urených k vyazení (viz píloha). Dokumenty v nm budou rozdleny podle skartaních znak A a S. Ze seznam bude patrné, které dokumenty byly pvodn zaazeny pod skartaním znakem V. 8.5.2.3. Skartaní návrh podepisuje editel/ka školy (nebo jí zmocnný pracovník), dále jej podepisuje povený pracovník a lenové skartaní komise. 8.5.2.4. Skartaní návrh, který obsahuje všechny náležitosti, se zasílá Archivu hlavního msta Prahy se žádostí o posouzení a návrhem termínu archivní prohlídky. 8.5.3. Vyazení písemností 8.5.3.1. Po odborné archivní prohlídce se sepíše skartaní protokol, který obsahuje soupis dokument urených jako archiválie s jejich zaazením do kategorie v archivní evidenci, soupis dokument, které byly vybrány za archiválie, zaazení archiválií do píslušných kategorií, urení uložení archiválií do archivu, soupis dokument, které lze skartovat. 8.5.3.2. Dokumenty skupiny S, na které bylo vydáno skartaní povolení, musí být znieny tak, aby se s jejich obsahem nemohly seznámit nepovolané osoby: 8.5.3.2.1. Dokumenty se odevzdají sbrn úedního papíru nebo firm, zabývající se likvidací úedního papíru. Tato sbrna nebo firma potvrdí pevzetí vyazovaných dokument a ruí za jejich likvidaci a za to, že se s informacemi obsaženými v tchto dokumentech nebudou moci seznámit nepovolané osoby. 8.5.3.2.2. Pokud bude škola likvidovat vyazené dokumenty vlastními silami, sepíše se o této likvidaci likvidaní protokol (viz píloha). Osoby podepsané pod tímto protokolem pak ruí za to, že informace obsažené v dokumentech nebudou zneužity. 8.5.3.3. Dokumenty skupiny A zstanou uloženy u školy do té doby, pokud je protokolárn neodevzdá v dohodnutém termínu k trvalému uložení do Archivu hlavního msta Prahy (viz pílohy). ádné odevzdání, tzn. sepsání, oznaení, zabalení nebo uložení do krabic a sthování archiválií zajišuje škola. 8.5.4. Ve skartaním ízení se postupuje dle vzor uvedených v pílohách. 8.6. Závrená ustanovení: 6
8.6.1. Pi reorganizaci nebo likvidaci školy je nutno dbát, aby nedošlo ke ztrát dokument a k jejich niení. Za ádné vyazení dokument likvidované školy je odpovdný právní nástupce školy nebo likvidátor. 8.6.2. Závady a nedostatky skartaního ízení, které nebyly odstranny ani po upozornní Archivu hlavního msta Prahy a niení dokument bez ádného skartaního ízení jsou posuzovány dle zákona o archivnictví a spisové služb. 8.6.3. Škola je povinna umožnit Archivu hlavního msta Prahy odborný dohled. 8.6.4. Souástí spisového a skartaního ádu jsou následující pílohy: 8.6.4.1. spisový a skartaní plán, 8.6.4.2. vzor povení k vedení spisovny 8.6.4.3. vzor protokolu o pedání dokument do spisovny 8.6.4.4. vzor skartaního návrhu, 8.6.4.5. vzor pílohy skartaního návrhu, 8.6.4.6. vzor návrhu na pedání archiválií do archivu 8.6.4.7. vzor pílohy návrhu na pedání archiválie do archivu 8.6.4.8. vzor pedávacího protokolu 8.6.4.9. vzor likvidaního protokolu. 9. Tento spisový a skartaní ád nabývá úinnosti od (datum). 7
Píloha. 1 Spisový a skartaní plán Spisový Druh dokumentu Skart. Skartaní lhta znak znak A. Materiály editelství A.1. Základní právní dokumenty školy (doklad o zaazení do A 10 sít škol, organizaní ád, bezpenostní ád, jmenování po skonení editel apod. platnosti A.2. Porady vedení školy A 5 A.3. Rada školy A 5 A.4. Obžníky a pokyny editele A 5 A.5. Podací deník A 10 A.6. Korespondence editele školy A6.I. Korespondence s nadízenými orgány V 5 A6.II. Korespondence s rodii V 5 A6.III. Bžná korespondence editele S 5 A.7. Patronátní a sponzorské smlouvy A 10 po skonení platnosti A.8. Plány školy (roní a delší) A 10 A.9. Výroní zprávy, zprávy o innosti školy (roní a delší) A 10 A.10. Inspekce, revizní zprávy nadízených orgán A 10 A.11. Kroniky školy, pamtní a jubilejní knihy A 10 A.12. Skartaní ízení (skartaní návrhy, protokoly, protokoly o A 10 likvidaci dokument, protokoly o pedání dokument do píslušného archivu) A.13. Archivní kniha A 20 B. Pedagogické materiály B.1. Matriky žák, tídní výkazy, katalogové listy, (katalogy A 45 žák) B.2. Maturitní protokoly A 45 B.3. Osobní spisy (listy) žák S 20 B.4. Tídní knihy S 10 B.5. Statistika B5.I. pro nadízené orgány na pedepsaných formuláích A 10 B5.II. podklady pro statistiku S 5 B.6. Zápisy z pedagogických rad (klasifikaní konference) A 10 B.7. Závažné pestupky žák, pípady užívání alkoholu a drog A 5 B.8. Práce žák B8.I. maturitní V 5 B8.II. soutžní, olympiády V 5 B8.III. ostatní S 5 B.9. Rozvrh hodin S 1 B.10. Organizace výuky (studia na školách) V 5 B.11. Individuální plány pro žáky se specifickými vadami uení V 10 B.12. Logopedie praktická cviení na školách S 3 B.13. Dyslektická náprava praktická cviení na školách S 3 B.14. Školy v pírod, lyžaské výchovné a výcvikové zájezdy, S 5 plavání B.15. Korespondence s rodii V 5 B.16. Stížnosti (žák, student, rodi, uitel) V 10 B.17. Akce školy, úast na sportovních a kulturních akcích B17.I. Zprávy, výsledkové listiny, dokumentace (letáky, brožury, A 5 8
fotografie, multimediální záznamy) B17.II. Provozní dokumentace k zabezpeení akcí vetn úetních S 5 a pokladních doklad B.18. Pijímací ízení S 10 B.19. Pijímací zkoušky S 1 B.20. Žákovské knížky S 3 B.21. Omluvné listy S 1 B.22. Nedbalá docházka, pestupky V 5 B.23. Úrazy (pracovní, školní, mimoškolní) B23.I. knihy úraz A 5 B23.II. hlášení úraz, posudky, lékaské protokoly úraz A 10 smrtelných a s trvalými následky B23.III. hlášení úraz, posudky, lékaské protokoly ostatních úraz S 10 B23.IV. náhrady, pojistné události S 10 B.24. Výchova branná, dopravní S 5 B.25. Dokumentace ze života školy (letáky, brožury, fotografie, A 10 multimediální záznamy) C. Personální a mzdové materiály D. Seznamy vyuujících A 45 D.1. Osobní spisy uitel (pracovní smlouvy, platové zaazení, V 45 kárná ízení, ukonení pracovního pomru apod.) D.2. Osobní spisy provozních zamstnanc S 45 D.3. Dohody o pracovní innosti S 10 D.4. Dohody o provedení práce S 10 D.5. Smlouvy o vytvoení díla V 10 D.6. Mzdové listy S 45 D.7. Hospitace S 10 D.8. Kárná ízení V 10 D.9. Daová piznání a podklady k nim S 10 D.10. Docházka S 5 D.11. Oduené hodiny S 5 D.12. Návrhy odmn S 5 D.13. Výplatní listiny S 5 D.14. Výplatní sáky S 5 D.15. Bžná korespondence ohledn personální a mzdové agendy S 5 D.16. Hmotná odpovdnost S 1 E. Hospodáské a úetní materiály E.1. Dokumentace budov (vlastních) A 10 po platnosti E.2. Hlavní kniha (nebo sestava nahrazující hlavní knihu) A 10 E.3. Roní a delší rozpoet A 10 E.4. Rozbory hospodaení (roní a delší), roní úetní uzávrky A 10 E.5. Inventarizace E5.I. pi vzniku školy, generální, pi sluování škol a jiných A 10 mimoádných okolnostech E5.II. bžná roní S 5 E5.III. inventární seznamy S 5 E5.IV. inventární knihy S 10 E.6. Korespondence k úetnictví S 5 E.7. Knihy faktur S 5 E.8. Úetní doklady S 5 ztrát 9
E.9. Knihy objednávek S 5 E.10. Objednávky S 5 E.11. Pokladní knihy S 10 E.12. Pokladní doklady S 5 E.13. Poštovní kniha S 3 E.14. Sešit klí a razítek S 10 E.15. Stravování E15.I. Penžní deník (nebo sestava jej nahrazující) S 10 E15.II. Pokladní kniha S 10 E15.III. Inventurní soupis S 10 E15.IV. Vyhodnocení mank, pehled inventurních rozdíl S 10 E15.V. Výdejky potravin S 5 E15.VI. Skladové karty zásob S 5 E15.VII. Protokol o poškození, zniení a ztrát zásob S 5 E15.VIII. Záznam stravovaných osob a poplatk S 5 E15.IX. Kniha zbytk S 3 E15.X. Pihlášky ke stravování S 3 E15.XI. Stravenky použité S 1 E15.XII. Jídelní lístky S 1 E.16. Fond kulturní a sociálních poteb (konta, rozpoty, S 5 doklady) E.17. Stipendia V 10 F. Vedlejší hospodáská innost F.1. Roní úetní výkazy VH A 10 F.2. tvrtletní výkazy o hospodaení a statistické výkazy S 5 F.3. Hlavní úetní knihy nebo sestavy je nahrazující S 10 F.4. Analytické úetní sestavy S 5 F.5. Knihy faktur S 10 F.6. Úetní doklady (k dani z pidané hodnoty) S 10 F.7. Úetní doklady ostatní S 5 F.8. Pokladní kniha S 10 F.9. Pokladní doklady S 5 F.10. Výpisy z banky S 5 F.11. Zakázkové knihy S 10 F.12. Kniha objednávek S 5 F.13. Revizní zprávy A 20 10
Píloha. 2 - vzor povení vedením spisovny Název školy V Praze dne P O V E N Í V souladu se spisovým a skartaním ádem školy povuji pracovnici... vedením spisovny (název školy) a vykonáváním s tím souvisejících prací vetn vedení archivní knihy.... editel/ka školy 11
píloha. 3 - vzor protokolu o pedání dokument do spisovny P e d á v a c í p r o t o k o l dokument pedávaných do spisovny (název školy). Pedávající pracovník: Po.. Spisový znak Druh materiálu asový rozsah Skartaní znak a lhta Množství evidenních jednotek Pozn. Pedávající pracovník zodpovídá za úplnost pedávaných dokument a správnost údaj uvedených v pedávacím protokole.......... Datum podpis pedávajícího podpis pracovníka odpovdného za vedení spisovny 12
Píloha. 4 - vzor skartaního návrhu Název školy V Praze dne Archiv hl. msta Prahy Archivní 6 Praha 4 Vc: Návrh na provedení odborné archivní prohlídky Ve smyslu zákona. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb, na základ vyhlášky. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a podle instrukce. 18200/86-49 ze dne 13. ervna 1986 navrhujeme vyadit dokumenty naší školy z let.... Navrhované písemnosti, rozdlené do skupin A a S, jsou uvedeny v píloze. Termín odborné archivní prohlídky navrhujeme. razítko školy podpis editele/ky podpis poveného pracovníka 13
Píloha. 5 vzor pílohy skartaního návrhu Dokumenty skupiny A Poadové Spisový íslo znak Druh dokument asový rozsah Skartaní lhta Poet balík, šan. Dokumenty skupiny S Poadové Spisový íslo znak Druh dokument asový rozsah Skartaní lhta Poet balík, šan. Dokumenty skupiny V zaazené do skupiny A Poadové íslo Spisový znak Druh dokument asový rozsah Skartaní lhta Poet balík, šan. Dokumenty skupiny V zaazené do skupiny S Poadové íslo Spisový znak Druh dokument asový rozsah Skartaní lhta Poet balík, šan. 14
Píloha. 6 vzor návrhu na pedání dokument Archivu hl. msta Prahy Název školy V Praze dne Archiv hl. msta Prahy Archivní 6 Praha 4 Vc: Návrh na pedání archiválií Ve smyslu zákona. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb, na základ vyhlášky. 646/2004 Sb. a podle instrukce. 18200/86-49 ze dne 13. ervna 1986 navrhujeme k pedání do Archivu hl. msta Prahy archiválie vzniklé z innosti naší školy z let. Tyto archiválie byly vybrány k trvalému uložení pi odborné archivní prohlídce dne.... Žádáme o sdlení termínu pedání. razítko školy podpis editele/ky školy podpis poveného pracovníka Píloha. 7 vzor pílohy k návrhu na pedání archiválií do archivu Píloha k návrhu na pedání archiválií Poadové íslo Spisový znak Druh dokument asový rozsah Poet balík, poada Poznámka 15
Píloha. 8 vzor pedávacího protokolu PROTOKOL o pedání archiválií (název školy) do Archivu hl. msta Prahy. Dne... pedal(a)... Archivu hlavního msta Prahy... (poet balík, krabic poada) z let... navržených k trvalé archivní úschov dopisem.j.... ze dne.... Razítko školy Pedal: Pevzal: V Praze dne... Píloha. 9 vzor likvidaního protokolu Název školy Likvidaní protokol Dne... byly zlikvidovány dokumenty urené ke zniení skartaním protokolem ze dne.... Dokumenty listinné podoby byly spáleny v koteln školy, diskety, optické disky a DVD byly zlikvidovány v drtice. Likvidaci byli pítomni: 1. (Jméno)...(podpis) 2.(Jméno)...(podpis) 3.(Jméno)...(podpis) V Praze dne... 16