Á D TAJEMNÍKA MSTSKÉHO ÚADU . R 03/2007 PODPISOVÝ ÁD

Transkript

1 Á D TAJEMNÍKA MSTSKÉHO ÚADU. R 03/2007 PODPISOVÝ ÁD Zpracovatel: Ing. Jan Kvasnika, povený vedením odboru kancelá starosty Rozsah psobnosti: uvolnní lenové zastupitelstva, pedsedové výbor ZM a komisí RM zamstnanci msta zaazení do mstského úadu Nabývá úinnosti: Poet stran: Poet píloh: Tímto pedpisem se ruší: Podpisový ád z Originál pedpisu je uložen: Elektronická podoba pedpisu je uložena: Pedpis je zveejnn na internetových stránkách msta Horní Slavkov sekretariát mstského úadu server MÚ (K:) Vydal: Mgr. Jana Vildumetzová, starostka msta Obdrží: všichni vedoucí odbor mstského úadu 1/6

2 OBSAH: lánek I. Úvodní ustanovení 3 lánek II. Píprava písemnosti k podpisu 3 lánek III. Zásady podepisování 3 lánek IV. lánek V. Používání razítek Podpisová oprávnní uvolnných len zastupitelstva 4 4 lánek VI. Podpisová oprávnní tajemníka mstského úadu 4 lánek VII. Podpisová oprávnní vedoucích, ostatních úedník a zamstnanc 5 lánek VIII. lánek IX. Zvláštní úprava podepisování 5 Závrená ustanovení 5 2/6

3 V souladu s ustanovením 110 odst. 4, písm. e) zákona. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zízení), ve znní pozdjších pedpis (dále jen zákon o obcích ), tento ád tajemníka mstského úadu: v y d á v á m PODPISOVÝ ÁD l. I Úvodní ustanovení 1. Podpisový ád stanoví zásady a zpsoby podepisování písemností msta Horní Slavkov (dále jen msto ) a Mstského úadu msta Horní Slavkov (dále jen mstský úad ) v návaznosti na jejich schválení píslušnými orgány msta, a konkretizuje podpisová oprávnní len zastupitelstva msta, kteí jsou pro výkon funkce dlouhodob uvolnni (dále jen uvolnní lenové zastupitelstva ), úedník a zamstnanc msta zaazených do mstského úadu (dále jen úedníci a zamstnanci ). Dále tento ád stanoví odpovdnost za vcnou i formální správnost podepisované písemnosti, vyplývající z podpisového práva. 2. Podpisová práva u nejdležitjších právních úkon a jiných písemností stanoví píloha. 1 tohoto ádu. 3. Píloha. 2 tohoto podpisového ádu upravuje výjimky k podepisování písemností a úkon oprávnnými úedními osobami ve smyslu zákona. 500/2004 Sb., z l. VII tohoto podpisového ádu. l. II Píprava písemností k podpisu 1. Formální úpravu písemností msta a mstského úadu upravuje Spisový a skartaní ád mstského úadu. 2. Úedník nebo zamstnanec, který pipravuje, zpracovává a vyizuje písemnost (dále jen zpracovatel ), odpovídá za její vcnou a formální správnost. Vedoucí, který písemnost podepisuje, je za tuto spoluodpovdný. Stejnou odpovdnost vi svému pímému nadízenému mají i ti zpracovatelé, kteí pi píprav, zpracovávání a vyizování písemnost parafují (dále jen parafující ). 3. Podepisující a parafující odpovídá v rozsahu stanoveném zvláštními právními pedpisy za škody, které jeho zavinním, v rámci jeho pracovní nápln, vznikly nesprávným obsahem podepsané a parafované písemnosti nebo pekroením jeho pravomoci. 4. Zpracovatel odpovídá za to, že písemnost ádn a svdomit zpracoval, že rozhodl o vcech v rámci své kompetence a pipravil ešenou záležitost správn a vas k administrativnímu vybavení. Jeho jméno se v korespondenci úadu nebo msta uvádí v odvolacích údajích v rubrice vyizuje. Na ostatních listinách, u nichž je to vzhledem k jejich obsahu úelné, se v pípad, že se zpracovatel liší od podepisujícího, uvede jméno zpracovatele a datum zpracování listiny v rubrice zpracoval ke dni. Podepisuje-li tyto listiny osoba odlišná od zpracovatele, rubrika zpracoval ke dni se uvádí jen na kopiích na konci textu vlevo a nikoliv na originále písemnosti. l. III Zásady podepisování 3/6

4 1. V pípad, že písemnost má více list a vyžaduje-li to povaha písemnosti (nap. rozsáhlejší smluvní vztahy), parafuje zpracovatel každý list písemnosti. 2. Zvláštní pedpisy 1, pípadn vnitní pedpis stanoví, které písemnosti musí být opateny podpisy dvou a více osob. 3. Podpisová oprávnní zástupce podepisujícího pi zastupování se ídí následujícími pravidly: a) podpisové oprávnní ádn stanoveného zástupce odpovídá rozsahu kompetencí, v nichž je zastupovaný zamstnanec oprávnn zastupovat msto i úad, není-li ureno jinak, b) zastupující uvádí funkci zastupovaného, vetn jména a píjmení, ale ped svým podpisem uvádí zkratku"vz", c) pro zvláštní pípady (dlouhodobé zastupování, operativní poteba podpisu apod.) je podpisové oprávnní doloženo zvláštním zmocnním vydaným oprávnnou osobou zamstnance, d) v nepítomnosti ustanoveného zástupce podepisujícího pechází podpisové oprávnní ze zastupovaného zamstnance na jeho nejbližšího nadízeného, nestanoví-li nadízený jinak. 4. Uspoádání podpisové klauzule se ídí následujícími pravidly: a) otisk razítka netvoí vždy právn nezbytnou souást písemnosti, vyizující orgán mže být uveden i jiným zpsobem (pedtiskem, psacím strojem apod.). Otisk razítka se vždy uvádí nad podpis odpovdného zamstnance, celkové uspoádání podpisové klauzule je následující: 1. razítko msta nebo mstského úadu, 2. podpis odpovdného zamstnance (pod razítkem, nikoli v razítku), 3. poítaem nebo strojem napsaný titul, jméno, píjmení, 4. poítaem nebo strojem uvedená funkce podepisujícího, b) jsou-li na písemnosti dva podpisy, pak se vlevo podpisuje zamstnanec funkn vyšší, vpravo zamstnanec funkn nižší. Podepisují-li písemnost dva právní subjekty, nap. zamstnavatel a odborová organizace, pak je v pravé ásti razítko a podpis té složky, která písemnost vyhotovila. Jsou-li na písemnosti ti nebo více podpis, umisují se po dvojicích ti ádky pod sebou eventuáln lichý samostatn uprosted, c) podepisování právních pedpis msta a usnesení a nkterých jiných písemností orgán msta upravuje zvláštní právní pedpis. l. IV Používání razítek a peetí 1. Objednávání, vedení evidence a archivaci všech razítek, která na úad vznikla nebo byla zrušena zajišuje odbor správní a vnitních vcí. 2. Evidence razítek obsahuje otisk razítka s uvedením jména, funkce a podpisu osoby, která razítko pevzala. Pi ukonení pracovního pomru je zamstnanec povinen vrátit pevzatá razítka zpt na odbor správní a vnitních vcí. 3. Pípadné ztráty razítek se oznamují na odbor správní a vnitních vcí, který uiní píslušná opatení k prošetení ztráty a zajistí oznámení o ztrát ve Vstníku vlády R. 4. Používání razítek se státním znakem je upraveno zvláštním zákonem 2. l. V Podpisová oprávnní uvolnných len zastupitelstva 1 Zákon. 563/1991 Sb., o úetnictví, ve znní pozdjších pedpis 2 Zákon. 352/2001 Sb., o užívání státních symbol eské republiky a o zmn nkterých zákon ve znní pozdjších pedpis 4/6

5 1. Veškeré právní úkony jménem msta je ze zákona o obcích oprávnn podepisovat starosta msta (dále jen starosta ), a to na základ rozhodnutí píslušného orgánu msta. V pípad nepítomnosti starosty podepisuje tyto právní úkony 1. místostarosta, v pípad jeho nepítomnosti, 2. místostarosta. l. VI Podpisová oprávnní tajemníka mstského úadu 1. Tajemník mstského úadu je oprávnn podepisovat všechny písemnosti jménem mstského úadu vetn písemností vyplývajících z jednotlivých úkon ve správním ízení jako oprávnná úední osoba ve smyslu zákona. 500/2004 Sb. 2. Na základ zmocnní píslušným orgánem msta a v mezích tohoto zmocnní je tajemník oprávnn podepisovat právní úkony jménem msta. 3. Tajemník podepisuje zejména listiny vyplývající z výkonu jeho funkce statutárního orgánu zamstnavatele podle zvláštních pedpis, tj. zejména vnitní pedpisy zamstnavatele jako organizaní ád, pracovní ád, spisový a skartaní ád, podpisový ád, smrnice pro obh úetních doklad a další vnitní pedpisy, jakož i jiné právní úkony vyplývající z funkce statutárního orgánu zamstnavatele. l. VII Podpisová oprávnní vedoucích, ostatních úedník a zamstnanc 1. Vedoucí píslušných odbor podepisují a. právní úkony a ostatní písemnosti tak, jak to vyplývá z jejich pracovního zaazení, jmenování, povení k zastupování, pracovní nápln, vnitních pedpis úadu nebo pokud to vyplývá ze zvláštního zmocnní. b. veškeré úkony a písemnosti a jiná opatení ve vcech samostatné i penesené psobnosti jako oprávnné úední osoby ve smyslu zákona. 500/2004 Sb., na jim sveném úseku, pokud v píloze. 2 podpisového ádu není stanoveno jinak c. právní úkony a jiné písemnosti, týkající se nakládání s finanními prostedky msta, svenými odboru v rámci píslušné kapitoly rozpotu msta. 2. Úedníci a zamstnanci a. Další podpisová práva ostatních úedník a zamstnanc k podepisování písemností, rozhodnutí a výjimen i právních úkon, stanoví v rozsahu svých kompetencí a v souladu s tímto ádem vždy píslušný vedoucí odboru pro jednotlivé podízené zamstnance, pokud to vyplývá z jejich pracovního zaazení, pracovní nápln, pop. zvláštního zmocnní. Vedoucí odboru odpovídá za jejich prbžnou aktualizaci. b. Úedníci mstského úadu podepisují jako oprávnné úední osoby jednotlivé úkony a písemnosti ve správním ízení ve smyslu zákona. 500/2004 Sb., mimo rozhodnutí ve vci, rozhodnutí na míst a usnesení o odložení vci a zastavení ízení.( nap. oznámení o zahájení ízení, pedvolání, usnesení o perušení ízení, protokol, opravy zejmých nesprávností protokolu, záznam o podání vysvtlení, vyrozumní o možnosti seznámit se s podklady pro rozhodnutí apod.) c. Úedníci jmenovit uvedení v píloze. 2 tohoto podpisového ádu, podepisují nad rámec úkon a písemností uvedených v bodu 2.2. jako oprávnné úední osoby jednotlivé úkony a písemnosti ve správním ízení ve smyslu zákona. 500/2004 Sb., v rozsahu uvedeném v této píloze. l. VIII Zvláštní úprava podepisování 1. Dispozice s prostedky msta na jeho bankovních útech podepisuje starosta a jím zmocnné osoby. 5/6

6 2. Podepisování úetních doklad pi jejich vyhotovení, obhu, schvalování vcné správnosti a kontrole pípustnosti hospodáských operací na nich zachycených, provádjí urení zamstnanci v souladu s platnou smrnicí pro obh úetních doklad a zákonem o úetnictví v platném znní. l. IX Závrená ustanovení 1. Zrušuje se Podpisový ád mstského úadu ze dne Tento Podpisový ád nabývá úinnosti dnem Píloha. 1 Podpisová práva u vybraných právních úkon a ostatních písemností Píloha. 2 Podpisová práva u oprávnných úedních osob V Horním Slavkov dne Mgr. Jana Vildumetzová starostka msta 6/6