SLEDOVÁNÍ STAVBY v. 18.00 1. Sledování stavby Chcete kontrolovat vývoj nákladů na stavbě v čase? Potřebujete znát, zda jste překročili plán nákladů v aktuálním období v porovnání se skutečnými náklady z účetnictví? Pomocí komplexního modulu Sledování stavby dostanete pravidelný přehled nad všemi důležitými údaji stavby jednoduše a automaticky přímo v programu KROS plus. Získáte přehledy o dokladech za nákup materiálu, přijatých fakturách od subdodavatelů, vystavených fakturách pro investora. V každém časovém okamžiku budete vědět, kolik z plánovaných nákladů jste už vynaložili a jaké procento z plánovaných výnosů jste už dosáhli. Od verze programu KROS plus 18.00 (rok 2015) je navíc zapracována podpora pro vyhodnocování plánovaných a skutečných nákladů stavby v rámci etap výstavby. Etapy výstavby jsou tvořeny jednotlivými splátkami výrobní faktury, ve které jsou evidovány skutečné výkony (dle soupisů provedených prací) v plánovaných cenách. Hospodárnost na stavbě tak dokážete vyhodnotit už v průběhu její realizace, ne až na konci. Náklady podle provedených prací z výrobní faktury (v obr. výše ve sloupci Plán za provedené práce) je možné porovnat v modulu Sledování stavby se skutečnými náklady z účetnictví (ve sloupci Aktuální stav). Zjistíte tak předpokládané ušetřené nebo překročené náklady (ve sloupci Předpokládané ušetřené náklady) a dokážeme včas zareagovat, například aktualizovat plán. Tímto způsobem dokážete efektivně zkontrolovat také správnost fakturace Vašich poddodavatelů. Zároveň vidíte, jakou část z plánovaných výkonů jste už zrealizovali (procentuální vyjádření ve sloupci Plán za provedené práce) nebo kolik nákladů z plánovaných Vám ještě zůstává vyčerpat (Zůstatek plánu). Strana 1
Pokud v průběhu stavby netvoříte soupisy provedených prací (a nezadáváte výkony do Čerpání rozpočtu, resp. Výrobní faktury), můžete Sledování stavby využívat k rychlému porovnání průběžných skutečných nákladů z ekonomického systému s celkovými náklady z Kalkulace (viz obr. níže). 1. 1 Přehledy ve Sledování stavby Přehledy ve Sledování stavby jsou sestaveny z dat aktuální stavby a z importovaných dat z účetnictví. Přehledy je možné rozdělit podle jejich podrobnosti na dvě oblasti: V horní části se nachází přehled sumárních hodnot z plánu, aktuálního stavu a zůstatku s predikcí očekávaného výsledku stavby. Tento přehled je vhodný na rychlé posouzení, zda plánovaná marže bude dosáhnuta po dokončení stavby. Ve spodní části jsou náklady podrobně rozděleny na jednotlivé typy v grafickém nebo tabulkovém zobrazení. Pomocí tohoto přehledu můžete identifikovat, které typy nákladů překračují původní plán a učinit potřebná opatření. TIP: Tabulku přehledů můžete vyexportovat také do Excelu pomocí v horním menu. 1.1.1 Sumární přehled Hodnota plánovaných nákladů se přenáší z kalkulací aktuální stavby včetně údajů z krycích listů. Hodnota plánovaných výnosů se přenáší z rozpočtů aktuální stavby včetně údajů z krycích listů. Sledování stavby tedy předpokládá, že plán vašich nákladů máte vyčíslen v kalkulaci a smlouvu s investorem zase v rozpočtu. Do sloupce Stav ke dni se přenášejí výnosy a náklady, které jsou zaevidovány k aktuálnímu datu v ekonomickém (účetním) systému. Z plánovaných a aktuálních výnosů/nákladů se automaticky vyčíslí rozdíl - Zůstatek plánu. Skutečné výnosy a náklady v porovnání s plánovanými výnosy a náklady jsou zobrazeny také graficky v tabulce vpravo. V tabulce také vidíte, jaká byla vaše plánovaná marže (rozdíl plánovaných výnosů a plánovaných nákladů) a jaký je předpokládaný stav marže, který zohledňuje skutečné náklady z ekonomiky (rozdíl plánovaných výnosů a celkových předpokládaných nákladů). Strana 2
1.1.2 Podrobný přehled A) V případě využití výrobní faktury Ve spodní tabulce přehledu nákladů můžete porovnat náklady z kalkulace a z účetnictví a vidíte předpokládané celkové náklady. V jednotlivých sloupcích se zobrazují: Plán: celkové náklady z Kalkulace v KROS plus Plán za provedené práce: součet splátek z Výrobní faktury v KROS plus Zůstatek plánu = plán plán za provedené práce Aktuální stav: náklady z ekonomického systému a z evidence nákladů (evidence nákladů viz kap. 1.4) Aktuální zůstatek = Plán aktuální stav Přepokládané ušetřené náklady = Plán za provedené práce aktuální stav Předpokládané celkové náklady = Aktuální stav + zůstatek plánu Nejdůležitějším sloupcem je sloupec Předpokládané ušetřené náklady, kde se zobrazuje rozdíl, mezi plánovanými a skutečnými náklady stavby za již provedené práce v průběhu realizace. Kladná hodnota znamená nižší náklady oproti plánu (šetříme), záporná překročení plánovaných nákladů. Aby hodnoty v tomto sloupci byly reálné, je potřeba: 1) průběžně evidovat provedené práce v daných obdobních ve Výrobní faktuře v KROS plus (lze např. automatickým převodem výkonů ze splátek z Čerpání rozpočtu) 2) důsledně přiřazovat účetní doklady a náklady k dané zakázce a na dané účty při zaúčtování v ekonomickém systému V případech, kdy zaúčtování nákladů do ekonomického systému se časové liší od skutečně provedených prací (podle soupisu provedených prací a promítnutí těchto do splátek výrobní faktury) se ve sloupci Předpokládané ušetřené náklady mohou zobrazovat hodnoty výrazně vychýlené od nuly. Příkladem může být předzásobení materiálem a jeho zaúčtování rovnou do nákladů při zavezení na stavbu, rozpočítávání režií na zakázky až po určitých obdobích, apod. Tyto časové odchylky u těchto složek nákladů musí být vzaty v potaz při průběžném hodnocení stavby. V delším časovém období se však tyto časové odchylky srovnávají a zobrazené kumulované náklady od počátku výstavby poskytují reálnější obraz. Strana 3
B) Bez využití výrobní faktury Ve spodní tabulce přehledu nákladů můžete porovnat plánované náklady z kalkulace (sloupec Plán) s reálnými náklady přenesenými z ekon. systému a z evidence nákladů (Aktuální stav). Ve sloupci Aktuální zůstatek (rozdíl plánu a aktuálního stavu) vidíte, kolik nákladů za jednotlivé složky můžete ještě očekávat. Ve sloupci Předpokládané celkové náklady se zohlední aktuální náklady z účetnictví a vyčíslí se předpokládané celkové náklady na stavbu. Pokud aktuální náklady nepřekročily původní plán, v Předpokládaném stavu jsou náklady totožné s plánem. Pokud aktuální náklady z ekonom. systému jsou už vyšší než plánované náklady, ve sloupci Předpokládaný stav bude příslušná nákladová složka zvýrazněna červeným písmem a o tuto částku bude navýšen Předpokládaný stav. 1.1.3 Ostatní přehledy V záložce Graf přehledu nákladů je znázorněno, jakou část nákladů jste již vynaložili, jakou část ještě zůstává vyčerpat, případně je už přečerpána. Zároveň vidíte, jakou část výnosů jste již dosáhli. Strana 4
Při podrobné analýze hodnot aktuálních nákladů si můžete zobrazit přehledy dokladů. K dispozici jsou přehledy: Vystavené doklady faktury, které jste vystavili investorovi k proplacení. Přijaté doklady faktury, které jste dostali od subdodavatelů. Doklady za materiál přehled dokladů za nákup materiálů na stavbu. 1.2 Vazba na účetnictví Údaje ve Sledování stavby jsou sumarizovány za celou stavbu a jsou automaticky importovány přímo z účetního ekonomického systému. Znamená to, že v okně Sledování stavby uvidíte aktuální náklady, výnosy, ale také přehled účetních dokladů (faktury, pokladní doklady apod.) přímo z účetnictví. Aby toto propojení mezi systémy fungovalo, je potřeba: zpřístupnit databázi ekonomického systému pro program KROS plus (sdílet databázi v síti), výnosy a náklady v ekon. systému účtovat na jednoznačný kód Zakázky, tento kód Zakázky zadat do kódu EIS ke stavbě v KROS plus při jejím založením nebo opravě. Po splnění uvedených podmínek a spuštění funkce vás program vyzve k nastavení pomocí Průvodce importem z ekon. systému. V jednotlivých krocích vás program navede na výběr vlastního ekonomického systému (Money S3, POHODA) a na nastavení databáze (na vlastním počítači nebo v síti). Vazba na Money S3 Databázové soubory z programu Money S3 mají formát ROK.XXX (např. ROK.001) a nacházejí se v adresáři ve tvaru Agenda.*** (např. Agenda.sju). Standardně jsou umístěny v adresáři C:\Users\Public\Documents\CIGLER SOFTWARE\Money S3\Data\. V posledním kroku vás průvodce informuje o ekon. databázi, kterou propojujete s aktuální stavbou v KROS plus. Strana 5
Vazba na POHODA Databázové soubory z programu Pohoda mají formát IČO_ROK.mdb (např. "36255789_2014.mdb"). Standardně jsou umístěny v adresáři C:\ProgramData\STORMWARE\POHODA\Data. Strana 6
1.3 Podrobné členění nákladů Náklady je možné sledovat podrobně za jednotlivé složky materiály, profese, stroje, ostatní náklady, subdodávky a režie. Předpokladem pro sledování po složkách je kalkulace vlastních prací pomocí rozborů TOV (v modulu Kalkulace), definování nepřímých nákladů (režie) pomocí kalkulačního vzorce a rozdělení položek na vlastní práce a subdodávky. Stavební program KROS plus přistupuje k nákladům jinak než ekonomické programy. Proto, aby se do Sledování stavby načetly údaje správně, je potřeba definovat převodník členění nákladů. Tento převodník můžete spustit v posledním kroku Průvodce importu z ekon. systému nebo v okně Sledování stavby pomocí ikony Nastavení. V převodníku je přednastaveno, na kterých účtech bývají zaúčtovány výnosy a náklady za jednotlivé zdroje (materiály, profese,...). Doporučujeme si ověřit u vaší účetní, jaké účty pro aktuální stavbu použila a pro jaké typy nákladů (náklady za materiál, mzdy...). Tyto účty pak napište do příslušných řádků v Převodníku členění nákladů. V přehledu aktuálního stavu nákladů za konkrétní složku (např. za Profese) budete vidět součet všech nákladů z účtů nastavených v převodníku (např. 521, 522, 524, 525, 527). Syntetické účty v ekon. systému mohou zahrnovat náklady pro více typů nákladů v KROS plus. Např. na účtu 501 Spotřeba materiálu může být evidován nákup materiálu na stavbu, např. cihly, beton, krytina, ale také nákup kancelářských potřeb, který je v KROS plus zahrnut v režii. Pokud byste v převodníku členění nákladů uvedli syntetický účet 501 do řádku nákladů za materiál, porovnávali byste plánované náklady za materiál na stavbu se skutečnými náklady za všechen materiál včetně režijního. Proto je vhodné, aby se v ekonomickém systému účtovalo na analytické účty (např. na účtu 501.100 může být zaúčtován materiál zakoupený pro stavbu a na účtu 501.200 zase materiál do kanceláře). Když tyto účty napíšete do převodníku účtů (např. 501.100 napíšete do řádku pro náklady za materiál a 501.200 pro režijní náklady), plánované náklady v KROS plus se v přehledech budou porovnávat s adekvátními náklady z ekonomického systému. Všeobecné doporučení je vytvořit samostatné analytické účty pro každý náklad KROS plus následovně: Strana 7
Materiál samostatné analytické účty pro stavební a režijní materiál. Profese samostatné analytické účty pro mzdy stavebních pracovníků a mzdy ostatních pracovníků. Subdodávky samostatné analytické účty pro subdodavatele stavebních prací a ostatní subdodávky (např. platby za nájem, energie,...). TIP: V nastavení převodníku členění nákladů si také můžete určit, zda chcete zobrazovat aktuální stav výnosů buď z ekon. systému skutečné zaúčtované faktury vůči investorovi, nebo z modulu Čerpání KROS plus 1.4 Sledování stavby bez propojení na účetnictví Pokud nemáte k dispozici databázi z účetnictví, doporučujeme využít funkci Evidence skutečných nákladů. Jejím spuštěním se zobrazí tabulka, do které můžete vyplnit skutečné náklady a výnosy (jednotlivé faktury můžete zaznamenávat tak, jak vám postupně přicházejí nebo je vystavujete). Celková hodnota zaevidovaných nákladů zvoleného typu (M materiál, P profese,...) se přenese do skutečných nákladů (namísto údajů z ekon. systému). Skutečné náklady (aktuální stav) pak můžete porovnat s plánovanými a získáte přehled o vývoji nákladů vaší zakázky. Evidenci nákladů můžete využít i v případě, že využíváte vazbu na databázi z účetnictví např. pro zadání rozpočítaných režií na zakázky, apod. V tomto případě se ve sledování ve sloupci Aktuální stav sečtou hodnoty z ekonomického systému se zadanými hodnotami v Evidenci nákladů. Strana 8