Osobní dopisy Vedoucích pracovníků
Úpravu osobních dopisů stanoví norma ČSN 01 6910 Úprava písemností textovými editory (04/2007). Osobní dopisy píší vedoucí pracovníci, ředitelé firem, manažeři svým podřízeným nebo zaměstnancům, předsedové představenstev obchodní společností, primátoři měst a jiní vedoucí pracovníci ve vysokých funkcích. Mohou být určeny i kolegům v jiných firmách a společnostech.
Dopisy se stylizují vždy v 1. osobě jednotného čísla, jeho obsah je velmi zdvořilý. Jeho příjemce by z něj měl poznat, že jej pisatel zná a váží si ho. Dopis se píše na kvalitní dopisní papír (i ruční), musí být bez gramatické chyby a překlepů. Převažují dopisy společenského styku, ale mohou být i se zaměřením pracovním.
Dopisy společenského styku: Blahopřejné podnětem pro jejich napsání bývá zaokrouhlené životní nebo pracovní jubileum, dosažení mimořádného pracovního, uměleckého nebo vědeckého výsledku, uzavření sňatku, ukončení studia, získání významného titulu, postavení, atd.
Děkovné vyjadřuje se v nich uznání a pochvala za dobrou práci a spolupráci. Nadřízený jím poděkuje za dlouholetou činnost ve firmě při odchodu pracovníka do důchodu nebo do funkce. Poděkovat může i za zdařilé uspořádání nějaké mimořádné akce.
Omluvné - vedoucí pracovník se písemně omlouvá, že se nemůže z vážných důvodů, (např. nemoc, pobyt v zahraničí, aj.) zúčastnit akce, na kterou byl pozván. Pozvání ve formě osobního dopisu se přikládá k pozvánce (významné osobnosti nestačí pozvat k účasti jen tištěnou pozvánkou).
Soustrastné - nadřízený ve formě kondolenčních dopisů projevuje svou soustrast nad úmrtím pracovníků, členů jejich rodiny nebo také např. při havárii v podniku. Dopisem se snaží zmírnit zármutek, nabízí pomoc při řešení vzniklé situace. Dopisy s pracovním zaměřením: Doporučení, žádosti o sponzorství, poskytnutí mimořádného termínu pracovní schůzky, mimořádné podmínky smlouvy, atd.
Náležitosti a formální úprava osobních dopisů Adresa odesílatele: v levém horním rohu je předtištěn název organizace, sídlo firmy, apod., PSČ se neuvádí.funkce, jméno a příjmení vedoucího pracovníka (pokud také není vytištěno) se tiskne souměrně nad nebo pod předtisk. Místo a datum odeslání: píše se v řádkovém tvaru, vzestupně, měsíc se vypisuje slovy. Zarovnání je vpravo, pokud je to třeba, uvede se pod datem spisová značka.
Oslovení: píše se po vynechání jednoho volného řádku pod datem od levé svislice, a to funkcí, titulem nebo příjmením. Text dopisu: mezi oslovením a textem se vynechává 1 volný řádek, stejně tak mezi odstavci. Úprava textu může být bloková, ale první řádky nového odstavce mohou být odraženy od levé svislice odraženy o jeden a půl centimetru.
Text dopisu je rozdělen na: první část úvodní věta, druhou část vlastní text, třetí část závěrečná věta. Pozdrav: mezi posledním odstavcem a pozdravem se vynechá 1 volný řádek. Při blokové úpravě od levé svislice, při úpravě odsazením prvního řádku nového odstavce je posunut o 1 a půl centimetru, jako odstavce předchozí.
Vlastnoruční podpis: dopis se pouze vlastnoručně podepsán, zpravidla vpravo. Pod jeho podpis se funkce, jméno a příjmení již neuvádí. Adresa adresáta: uvádí se až pod podpisem, od levé svislice, neuvádí se v ní PSČ. Je-li dopis vícestránkový, uvádí se adresa až na posledním listu. Píše se zdvořilostní osloveni
Příklady stylizace: Srdečně Vám blahopřeji k Vašemu významnému životnímu výročí. Je pro mne potěšením vyjádřit Vám v souvislosti s Vaším odchodem do důchodu upřímné poděkování za práci, kterou jste během svého dlouholetého působení v naší firmě vykonal. Doufám, že naše dobré obchodní styky budou i nadále pokračovat.
Použité zdroje: Literatura: PHDr. Fleischmannová E., Ing. Jonáš I., PhDr. Kuldová O.: Písemná a elektronická komunikace pro SŠ a veřejnost 2, Praha: Fortuna, 2005, ISBN 80-7168-924-6. Olchavová J., Brusová V., Hais P., Marešová L., Palová P.: Písemná a ústní komunikace, HYL, s. r. o.: 2010, ISBN 978-80-254-6427-4.