MĚSTSKÝ ÚŘAD TÝN NAD VLTAVOU tajemník Náměstí Míru 2, PSČ 375 01 Týn nad Vltavou Váš dopis značky / Ze dne Naše značka Vyřizuje / Linka Týn nad Vltavou Sp. Zn 10742 Č.j.:MÚT/12034/2016. Ing. Luděk Chlanda 385 772 211 17.06.2016 Věc: Poskytnutí informace tímto odpovídám na Vaši žádost o informace podle zák. č. 106/1999 Sb. podanou dne 06.06.2016: 1. V jakém formátu uchovává Váš orgán datové zprávy, které odeslal prostřednictvím datové schránky fyzickým a právnickým osobám v elektronické podobě, po 90 dnech, kdy se zprávy z datové schránky automaticky mažou, pokud je v elektronické podobě uchovává (např. pdf)? Pokud Váš orgán tyto zprávy uchovává v listinné podobě, pak jakým způsobem převádíte tyto zprávy z elektronické podoby? Datové zprávy jsou ukládány prostřednictvím Spisové služby jako databázové záznamy a k uložení VLASTNÍ DATOVÉ ZPRÁVY je používán formát ZFO (FormFiller 602). Elektronické přílohy jsou pak ukládány ve formátech, které jsou schváleny pro komunikaci prostřednictvím datových schránek. Tyto jsou vymezeny Provozním řádem ISDS, který naleznete zde: https://www.datoveschranky.info/dulezite-informace/provozni-rad-isds a zejména pak přílohou č. 3 vyhlášky č. 194/2009 Sb., v aktuálním znění, která stanoví formáty: a) pdf (Portable Document Format) b) PDF/A (Portable Document Format for the Long-term Archiving) c) xml (Extensible Markup Language Document) d) fo/zfo (602XML Filler dokument) e) html/htm (Hypertext Markup Language Document) f) odt (Open Document Text) g) ods (Open Document Spreadsheet) h) odp (Open Document Presentation) i) txt (prostý text) j) rtf (Rich Text Format) k) doc/docx (MS Word Document) l) xls/xlsx (MS Excel Spreadsheet) m) ppt/pptx (MS PowerPoint Presentation) n) jpg/jpeg/jfif (Joint Photographic Experts Group File Interchange Format)
o) png (Portable Network Graphics) p) tif/tiff (Tagged Image File Format) q) gif (Graphics Interchange Format) r) mpegl/mpeg2 (Moving Picture Experts Group Phase 1/Phase 2) s) wav (Waveform Audio Format) t) mp2/mp3 (MPEG-1 Audio Layer 2/Layer 3) u) isdoc/isdocx (Information System Document) verze 5.2 a vyšší v) edi (mezinárodní standard EDIFACT, standardy ODETTE a EANCOM pro elektronickou výměnu obchodních dokumentů - EDI) w) dwg (AutoCAD DraWinG File Format) verze 2007 a vyšší x) shp/dbf/shx/prj/qix/sbn/sbx (ESRI Shapefile) y) dgn (Bentley MicroStation Format) verze V7 a V8 z) gml/gfs/xsd (Geography Markup Language Document) V praxi se u nás jedná nejčastěji a obvykle o formát PDF. Uložení datové zprávy ve Spisové službě není časově limitováno. 2. Prosím o odkazy dle 6 odst. 2 z. č. 106/1999 Sb. na skartační a spisové řády Vašeho orgánu, pokud jsou zveřejněny způsobem umožňujícím dálkový přístup, popř. žádám o jejich poskytnutí v jiné formě. viz příloha 3. Pokud Váš orgán použil vzorový spisový a skartační plán podle metodické příručky Ministerstva vnitra, prosím místo bodu 2 pouze o informaci, zda jste se z navrhovaného řešení Ministerstva vnitra nějakým způsobem odchýlili, či ho nějak zkonkretizovali, a to v jakých případech a jak. 4. Poskytuje nějaký subjekt Vašemu úřadu program spisové služby (např. ginis, radnice vera, apod.)? Který? Jste s ním spokojeni? Naše organizace využívá Spisovou službu firmy GEOVAP, která je součástí informačního systému Cityware. S touto spisovou službu jsme spokojeni. Primární výhodou je zejména jednoduchá a transparentní obsluha a nízké provozní náklady (např. v porovnání se spisovou službou GINIS firmy Gordic). Náš úřad také poskytuje od roku 2010 možnost používat tuto jako hostovanou spisovou službu i našim školským organizacím, a to: ZŠ Týn nad Vltavou, Hlinecká ZŠ Týn nad Vltavou, Malá Strana Základní umělecká škola Karla Komzáka Týn nad Vltavou Městský dům dětí a mládeže Týn nad Vltavou U všech výše uvedených byla provedena instalace, testování a spisová služba byla předána do užívání ve stavu bez závad. Bohužel pominul legislativní důvod (odst. 3 63 zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v aktuálním znění), který by školy nutil k jejímu použití, takže ji dnes aktivně využívá pouze ZŠ Hlinecká, což si myslím, že je poměrně škoda, neboť tato služba pro ně může být pouze přínosem. Je-li ze strany města udržována jedna instance nebo všechny čtyři, je v podstatě jedno, neboť se tak děje jedním procesem a na straně města tudíž připravenost díky ZŠ Hlinecká neustále trvá pro všechny. Ing. Luděk Chlanda v.r. tajemník MěÚ Týn nad Vltavou
Příloha: spisový a skartační řád SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD MĚSTSKÉHO ÚŘADU TÝN NAD VLTAVOU Jednotka: Městský úřad Týn nad Vltavou Adresa: nám. Míru 2, 375 01 Týn nad Vltavou Zpracoval: Ing. Jana Havlíková Schválil: Ing. Luděk Chlanda 13. 1. 2016 čj. MÚT/02146/2016 Datum zpracování: leden 2016 Nabývá účinnosti: 1. 2. 2016
Obsah Část I Všeobecná ustanovení... 3 Část II Spisový řád Příjem a evidence došlých dokumentů... 4 Podací deník... 5 Rozdělování a oběh dokumentů... 6 Vyřizování dokumentů... 7 Vyhotovování dokumentů... 8 Podepisování dokumentů a užívání razítek... 9 Odesílání dokumentů... 9 Předávání a ukládání dokumentů do spisovny... 11 Vedení spisové služby v mimořádných situacích... 12 Spisová rozluka... 12 Část III Skartační řád Úvodní ustanovení... 13 Příprava skartačního řízení... 13 Průběh skartačního řízení... 14 Vyřazování utajovaných dokumentů... 15 Řízení a kontrola... 15 Část IV Závěrečná ustanovení... 16 Seznam příloh... 17
Část I. Všeobecná ustanovení Čl. 1 1. Spisový řád se vydává na základě zákona číslo 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, vyhlášky číslo 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a vyhlášky číslo 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 2. Obsahem Spisového řádu je dále zákon číslo 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, prováděcí vyhláška číslo 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů a vyhláška číslo 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek. 3. Tímto předpisem se zajišťuje řádný chod spisové služby Městského úřadu Týn nad Vltavou a současně postup při vyřazování (skartaci) dokumentů. 4. Spisová služba je vedena v elektronické podobě, a to prostřednictvím elektronické aplikace Spisová služba GEOVAP.
Část II. Spisový řád Čl. 2 1. Dle této části se řídí řádný příjem a evidence došlých dokumentů, rozdělování a oběh dokumentů, vyřizování dokumentů, vyhotovování dokumentů, podepisování a odesílání dokumentů včetně kontroly těchto činností. Čl. 3 Příjem a evidence došlých dokumentů 1. Dokumenty doručené poštovní službou, osobně a elektronicky přijímá podatelna Městského úřadu Týn nad Vltavou, která je umístěna v přízemí budovy na náměstí Míru 2. 2. U podání doručených osobně potvrdí podatelna, na žádost podatele, jím předloženou kopii podání podacím razítkem nebo je pro potřebu podatele, na základě jeho žádosti, podatelnou pořízena kopie první strany podání s již otištěným podacím razítkem. Pracovníci podatelny otevírají veškeré došlé zásilky kromě těch: kde je již z obálky zřejmé, že obsahuje utajované informace ve smyslu zákona číslo 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a bezpečnostní způsobilosti, které jsou předmětem obchodního nebo služebního tajemství, kde je na prvním místě před označením úřadu uvedeno jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby. Tehdy se obálka předá adresátovi, popřípadě jím určené osobě, neotevřená, které jsou určeny pro odbor sociálních věcí, tzn. kde bude v adrese uvedena zkratka SPOD (sociálně-právní ochrana dětí) nebo KURÁTOR, které jsou určeny pro živnostenský odbor, tzn. kde bude v adrese uveden text živnostenský úřad nebo živnostenský odbor 3. Neotevřené zásilky (viz bod 2) se označí otiskem podacího razítka na obálce, přidělí se číslo jednací, ve spisové službě se uvede odesílatel a předají se adresátovi. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, která mu byla takto doručena, že obsahuje písemnost úředního charakteru, zabezpečí doplnění chybějících evidenčních údajů k doručené písemnosti do SpS GEOVAP. 4. Zbylé obálky se otevřou a dokumenty, které obsahovaly, se označí podacím razítkem, zapíší do spisové služby úřadu a roztřídí dle jednotlivých odborů (organizačních jednotek). Podání doručená elektronicky se automaticky zaevidují ve spisové službě. 5. Podací razítko obsahuje: název (Městský úřad Týn nad Vltavou), datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení, přidělení na příslušný odbor, číslo jednací, počet listů, počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh. Pracovníci podatelny odpovídají za přesné a bezodkladné předání přijatých písemností jednotlivým adresátům. Vedoucí odborů odpovídají za to, že si pověření pracovníci z jednotlivých odborů na podatelně denně převezmou písemnosti, které byly pracovníky podatelny na dané odbory přiděleny. Pracovníci podatelny nenesou žádnou odpovědnost za nesplnění této povinnosti ze strany
pověřených pracovníků jednotlivých odborů. Není povinností pracovníků podatelny telefonicky vyzývat pověřené pracovníky jednotlivých odborů ke splnění této povinnosti. 6. Zásilky, u kterých ani po otevření není možné určit příjemce, budou předávány tajemníkovi úřadu a ten rozhodne, kým a jakým způsobem bude daný dokument vyřízen. Pokud zjistí, že k vyřízení není příslušný žádný odbor úřadu ani jiná organizační složka města, zajistí tajemník vrácení dokumentu zpět odesilateli. 7. Evidenci ve SpS GEOVAP úřadu nepodléhají dokumenty, které nemají úřední charakter (písemnosti komerčního charakteru, blahopřání, tiskoviny atd.) a dokumenty úředního charakteru, které jsou evidovány v jiných evidencích dokumentů (viz příloha č. 6) 8. Příjem dokumentu úředního charakteru v listinné podobě může být proveden pracovníky příslušných odborů i mimo podatelnu a to za předpokladu, že dokument svým obsahem náleží k vyřízení danému odboru. V tomto případě mohou pracovníci jednotlivých odborů provést bezodkladnou evidenci dokumentu ve SpS GEOVAP osobně nebo prostřednictvím pověřeného pracovníka příslušného odboru nebo zajistí bezodkladné předání dokumentu k zaevidování na podatelnu. 9. V případě dokumentu v listinné podobě, vytvořeného z podání nebo podnětu učiněného ústně nebo telefonicky, zaeviduje tento dokument ve SpS GEOVAP pracovník, u kterého bylo podání nebo podnět učiněn a to osobně nebo prostřednictvím pověřeného pracovníka příslušného odboru nebo zajistí bezodkladné předání dokumentu k zaevidování na podatelnu. 10. Dokument v digitální podobě úředního charakteru (podání, podnět, či jiná písemnost) doručený formou e-mailu je řádně doručen pouze v případě dodání na elektronickou adresu podatelny posta@tnv.cz. 11. V případě, že je dokument v digitální podobě úředního charakteru (podání, podnět, či jiná písemnost) doručený formou e-mailu na úřadem zřízenou e-mailovou adresu konkrétního pracovníka, je povinností pracovníka, který e-mail obdržel jako první, bezodkladně zabezpečit jeho předání na elektronickou adresu podatelny posta@tnv.cz a zároveň, osobně nebo telefonicky, požádat pracovníka podatelny o potvrzení, že tento e-mail na e-mailovou adresu podatelny dorazil. Následné zaevidování a přerozdělení zajistí pracovník podatelny. 12. Všechny dokumenty, kterým bylo předěleno číslo jednací jsou evidovány v Podacím deníku Čl. 4 Podací deník 1. Základní evidenční pomůckou je elektronická spisová služba. 2. Tisk podacího deníku se provádí po uzavření kalendářního roku, zpravidla k 31. lednu roku následujícího. 3. Do této doby pracovníci oddělení informačních technologií zajistí data před ztrátou a nežádoucí změnou. 4. Deník musí být svázán a obsahovat tyto údaje: pořadové číslo dokumentu datum doručení nebo vzniku písemnosti označení odesílatele, věc (stručný obsah podání případně předchozí č. j. k téže věci), přidělení k vyřízení, způsob vyřízení, den odeslání, spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž dokument bude zařazen do skartačního řízení.
Čl. 5 1. Číselná řada v evidenci dokumentů začíná pořadovým číslem 1 a vždy je složena z celých kladných čísel, nepřetržitě po sobě jdoucích. 2. Číselná řada je vedena od 1. ledna a uzavírá se 31. prosince. Čl. 6 1. Podání přijímá podatelna a pověření pracovníci jednotlivých odborů v provozní době. Provozní doba podatelny je zveřejněna na vstupu do podatelny a na webových stránkách města. Podání v elektronické podobě se přijímají do elektronické podatelny na adrese posta@tnv.cz, nebo do datové schránky tn8b4c3. Faxová podání se přijímají na faxovém čísle 385 731 624. 2. Tyto kontaktní údaje jsou zveřejněny na úřední desce a webových stránkách městského úřadu. 3. Pracovník podatelny nesmí již přijaté podání ani jeho přílohy vydat, a to ani jejich podateli. Čl. 7 Rozdělování a oběh dokumentů 1. Bezodkladně po zaevidování dokumentů ve SpS GEOVAP provede pracovník podatelny jejich rozdělení na jednotlivé odbory a další organizační složky města. Roztříděné písemnosti si v prostorách podatelny přebírají pracovníci zajišťující sekretariát spisové služby jednotlivých odborů nebo pověření pracovníci organizačních složek města. Převzetí dokumentů stvrzují podpisem na předávacím protokolu, který obsahuje údaje, které jsou součástí spisové služby (datum doručení, č. j., adresa odesílatele atd.). 2. Pověření pracovníci jednotlivých odborů provedou kontrolu převzatých písemností a dále ve spolupráci s vedoucími odborů provedou rozdělení na jednotlivé referenty. Pokud je v průběhu kontroly převzatých písemností zjištěno, že nenáleží k vyřízení danému odboru, provede pověřený pracovník bezodkladné vrácení dokumentu zpět na podatelnu. Čl. 8 1. Oběh dokumentů zajišťuje spisová služba, ve které jsou nadefinovány způsoby umožňující sledovat veškeré úkony s dokumenty, identifikovat osoby, které úkon provedly a určit datum, kdy byly úkony provedeny. 2. K zabezpečení přehledu o oběhu písemností slouží: záznamy spisové služba úřadu GEOVAP záznamy na písemnosti 3. Předání dokumentu musí být ve spisové službě potvrzeno. 4. Zjistí-li referent, že má v systému SpS GEOVAP, ve složce k převzetí, dokument, který přísluší k vyřízení jinému odboru, odmítne ve SpS převzetí dokumentu a tím dojde k jeho
vrácení zpět na podatelnu. Podatelna následně zajistí předání dokumentu odboru příslušnému k jeho vyřízení. 5. Při ztrátě dokumentu nese odpovědnost za ztrátu dokumentu referent, který je vlastníkem dokumentu tj. pracovník pověřený jeho zpracováním ve spisové službě úřadu. Při ztrátě, poškození či zničení písemnosti bude vyhotoven zápis o příčinách, zavinění a následcích ztráty nebo zničení. Určí se eventuální způsob náhrady nebo jiné potřebné opatření. Zápis podepíše vedoucí odboru, jehož písemnost byla poškozena, zničena nebo ztracena. Ztráta dokumentu se vyznačí v podacím deníku a to tak, že se za řádek s daným spisem zapíše slovo ztráta a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena. Kopie zápisu se předává tajemníkovi úřadu. 6. Pokud je podatelnou předán na odbor k vyřízení dokument, který nepřísluší k řešení příslušnému odboru ani úřadu, referent, kterému byl dokument předán k vyřízení, usnesením o nepříslušnosti, dokument vrátí zpět odesilateli. V usnesení uvede důvod, proč dokument vrací. Způsob vyřešení se zapíše do SpS GEOVAP. Čl. 9 Vyřizování dokumentů 1. Pro zajištění řádného chodu administrativy je každý referent, který pracuje s SpS GEOVAP, povinen denně vstupovat do SpS a kontrolovat příjem zpráv. 2. Písemnost vyřizuje určený zaměstnanec. 3. Při vyřizování (dokumentů) písemností je nutné respektovat tyto zásady: písemnosti se vyřizují neprodleně, nejpozději do určeného termínu. Není-li možné zajistit vyřízení písemnosti v termínu, potvrdí příjemce odesílateli její přijetí a sdělí termín vyřízení, pokud není určeno jinak, lhůty pro vyřízení si stanoví zpracovatel dokumentu podle povahy věci (např. pro správní řízení, pro stížnosti, faktury), je nutné dodržovat zásady písemného styku (psaní dopisů upravuje ČSN 01 69 10), dbát jak o formální úpravu, tak o věcnou a jazykovou správnost nevyžaduje-li písemnost vyřízení, poznamená na ni příjemce tuto skutečnost, vyřízení písemnosti jinou než písemnou formou (např. telefonicky, faxem, e-mailem) se na ni rovněž poznamenává (včetně data a podpisu), písemnosti týkající se téže věci se spojí ve spis. Čl. 10 1. Spis musí obsahovat soupis všech spisových značek písemností, které jsou jeho součástí. 2. Spis se vytváří ve SpS GEOVAP, jako složka vždy nad zakládající písemností, čímž tato složka (spis) získá stejné číslo jednací písemnosti, která byla vytvořena v průběhu řízení. 3. Součástí spisu je soupis vložených dokumentů s jejich jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů. 4. Je-li při vyřizování písemnosti nutné oddělit její přílohy, poznamená se na ní tato skutečnost a způsob, jakým s nimi bylo naloženo. 5. Je-li písemnost pracovníkem, jemuž byla přidělena, předána k vyřízení jiné osobě nebo odboru, předává se tato písemnost předávacím protokolem. 6. Odpovědi na došlé písemnosti se vyřizují pod stejným číslem jednacím, pod kterým byly písemnosti evidovány při doručení.
7. Vyřízením spisu se rozumí zpracování konceptu, jeho aprobace, vyhotovení, podepsání a vypravení čistopisu rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení. Spis je uzavřen zpravidla vyřízením posledního dokumentu. 8. V případě, že je nutné v již uzavřeném spisu pokračovat, vrací se tento spis znovu ke zpracování pomocí opravných nástrojů SpS GEOVAP. 9. Písemnosti se přidělí nejpozději při jejím vyřízení spisový znak, skartační znak a skartační lhůta podle spisového a skartačního plánu účinného v době vyřízení spisu. Přidělování těchto znaků zajišťuje spisová služba. Čl. 11 Vyhotovování dokumentů 1. Písemnosti vzniklé z úřední činnosti se označují v záhlaví názvem a sídlem úřadu a přiděleným číslem jednacím. 2. V odpovědi na doručené písemnosti se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. 3. Jednací číslo písemnosti se označuje i na dodejce, aby bylo patrné, k jaké písemnosti patří. 4. Dalšími náležitostmi písemnosti je datum (datem se rozumí den podpisu písemnosti), počet listů písemnosti, počet listů příloh nebo počet svazků příloh, jméno, příjmení a funkce pracovníka nebo pracovníků, pověřeného jeho podpisem.
Čl. 12 Podepisování dokumentů a užívání razítek 1. Způsob podepisování písemností je dán Podpisovým řádem Městského úřadu Týn nad Vltavou (příloha č. 2). 2. Všechny písemnosti vyhotovené orgánem města, týkající se samostatné působnosti tohoto města budou v záhlaví označeny Město Týn nad Vltavou s uvedením názvu orgánu, který písemnost vyhotovil. 3. Všechny písemnosti vyhotovené orgánem města, týkající se přenesené působnosti tohoto města, s výjimkou nařízení města, budou v záhlaví označeny Městský úřad Týn nad Vltavou s uvedením názvu odboru, který písemnost vyhotovil. Čl. 13 1. Městský úřad při výkonu státní správy užívá razítka Městský úřad Týn nad Vltavou (hranatá nebo kulatá se státním znakem). 2. Při výkonu samosprávy používá razítko Město Týn nad Vltavou (hranatá, kulatá se znakem města). 3. Za správné užívání razítek zodpovídají příslušní vedoucí odborů. 4. Všechna razítka podléhají evidenci. 5. Všechna razítka stejného typu se stejným textem jsou evidována a rozlišována podle evidenčních čísel, která musí být při otisku razítka čitelná. 6. Vedoucí odboru vnitřních věcí vede přehled otisků razítek dle jednotlivých odborů. Razítka jsou vedena v evidenci razítek na evidenčním listě, který kromě jiného obsahuje otisk razítka s uvedením jména, funkce a podpisu osoby, která razítko převzala a užívá. 7. Dojde-li ke ztrátě úředního razítka, neprodleně se ztráta oznámí vedoucímu odboru vnitřních věcí, a ten toto oznámí Ministerstvu vnitra, které ztrátu zveřejní ve Věstníku vlády pro orgány krajů a obcí, ve Věstníku MV a dále způsobem umožňujícím dálkový přístup. 8. Zhotovování nových razítek a jejich výměnu za neplatná zajišťuje na základě požadavků vedoucí odboru vnitřních věcí. 9. Pro užívání razítek se státním znakem platí zvláštní předpisy. Čl. 14 Odesílání dokumentů 1. Písemnosti a jiné poštovní zásilky jednotlivých odborů určené k odeslání (externí vypravení), předává podatelně sekretariát odboru nejpozději do 10.30 hod. dne, kdy má být zásilka odeslána, aby mohla být následně zpracována a předána k doručení. 2. Zásilky předávají odbory podatelně v zalepených obálkách s adresou včetně PSČ a dalšími náležitostmi. Obálky se tisknou ze spisové služby včetně čárového kódu, pokud se nejedná o obyčejnou poštu, která není ve SpS GEOVAP evidována. 3. Zásilky o hmotnosti vyšší než 2 kg a v závislosti na rozměru se odesílají jako balíky. Odbory tyto zásilky předají podatelně, vhodně a pevně zabalené, s nadepsanou adresou. Balíky mohou být vypraveny jako obyčejné nebo doporučené. Na balících musí být nalepen štítek s vytištěnou adresou včetně PSČ, čárového kódu a dalšími náležitostmi, pokud se nejedná o obyčejnou poštu, která není ve SpS GEOVAP evidována.
4. Zásilky podané obyčejně, doporučeně, případně doporučeně s dodejkou, nebo do vlastních rukou se doručují v souladu s poskytovanými poštovními službami. Obálka s dodejkou se použije, je-li nutno prokazovat doručení písemnosti. Navrácené dodejky se připojí k písemnosti a stávají se součástí spisu. 5. Zprávy zasílané faxem jsou evidovány dle místa příjmu. Zjistí-li příjemce, že faxová zpráva náleží jinému odboru, předá tento dokument podatelně. Je-li písemnost pracovníkem, jemuž byla přidělena, předána k vyřízení jiné osobě nebo odboru, předává se tato písemnost předávacím protokolem. 6. Dokumenty vzniklé z vlastní činnosti, které jsou adresovány jinému odboru v rámci úřadu, jsou vypravovány v SpS GEOVAP formou interního vypravení. Jejich vlastní fyzické předání na sekretariát odboru, který je jejich adresátem, zajistí odbor, který dokument vytvořil. Tyto písemnosti se podatelně nepředávají. Čl. 15 1. Nestanoví-li zákon něco jiného, používá se pro doručování jiným subjektům (orgánům veřejné moci, FO, PO) elektronická forma komunikace prostřednictvím datové schránky ( 2 zákona č. 300/2008 Sb.) a to za podmínky, že subjekt, jemuž je doručováno, má zřízenou a zpřístupněnou datovou schránku ( 10 zákona č. 300/2008 Sb.). 2. Tato povinnost neplatí, neumožňuje-li to povaha dokumentu tzn.: datová velikost dokumentu v elektronické podobě přesahuje stanovený horní limit pro velikosti zpráv zasílaných prostřednictvím datových schránek, formát dokumentu neumožňuje jeho převedení do elektronické podoby (naskenování), není známo datum narození nebo jiný údaj o subjektu nezbytný pro zjištění, zda subjekt disponuje zpřístupněnou datovou schránku apod. 3. Zpracovatel dokumentu v elektronické spisové službě ověří, zda má adresát zřízenou datovou schránku. Zvolí způsob odeslání datová schránka, vyplní identifikátor datové schránky adresáta nebo si jej vyhledá přes SpS GEOVAP a označí dokument jako připravený k odeslání výpravnou. 4. Vypravovaný dokument by měl splňovat následující požadavky: musí být ve formátu podporovaném datovými schránkami, nejlépe však ve formátu PDF vyžaduje-li to zákon, podle kterého je dokument připravován, pak musí být dokument elektronicky podepsán zaručeným elektronickým podpisem (někde postačí elektronická značka), případně označen časovým razítkem v rámci jedné datové zprávy je možné poslat více dokumentů. Možnost a vhodnost spojení dokumentů z více případů (čísel jednacích) do jednoho podání se řídí stejnými pravidly jako v případě listinné podoby 5. Datová schránka se pro doručení nepoužije, pokud se doručuje na místě, veřejnou vyhláškou, pokud to povaha dokumentu neumožňuje, anebo stanoví-li tak zvláštní zákon. 6. Podatelna (výpravna) odesílá dokumenty připravené k odeslání prostřednictvím datové schránky podle potřeby, nejméně však třikrát denně. Čl. 16
1. Přímý přístup do datové schránky úřadu města mají pracovníci podatelny. 2. Pracovníci podatelny kontrolují obsah datové schránky podle potřeby, nejméně však třikrát denně. 3. Při zjištění, že datová schránka obsahuje doručenou datovou zprávu, neprodleně provede pracovník podatelny zpracování doručené zprávy. Podání doručená prostřednictvím datové schránky podatelna přijme v souladu se zákonem číslo 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a po jeho zaevidování jej v elektronické spisové službě předá příslušnému odboru (organizační jednotce). 4. Datové zprávy určené jednotlivým zaměstnancům jsou posléze doručovány prostřednictvím jejich stažení v rámci aplikace SpS GEOVAP. 5. Při zpracování a odesílání dokumentů v elektronické podobě se zaměstnanci řídí také dalšími ustanoveními příslušných právních předpisů upravujících spisovou službu, datové schránky a další související záležitosti. Čl. 17 Předávání a ukládání dokumentů do spisovny 1. Veškeré písemnosti po vyřízení a po provedené kontrole úplnosti jsou ukládány po dobu trvání skartační lhůty do spisoven odborů úřadu (příloha č. 4). 2. Uzavřít lze jen vyřízený spis. Do spisovny lze k uložení předat jen uzavřený spis. Pracovník, který spis vyřídil a uzavřel nebo z jehož činnosti vznikl, má za povinnost provést kontrolu úplnosti spisu před jeho předáním do spisovny. 3. Spisy vedené v elektronické podobě jsou archivovány funkcionalitou SpS GEOVAP a ukládány v datovém úložišti úřadu. 4. Za spisovny odpovídá vedoucí odboru nebo jím pověřený pracovník. Vedoucí nebo pověření pracovníci na jednotlivých odborech jsou povinni uspořádat písemný materiál tak, aby byl úplný, přehledný a řádně označený. 5. K označení spisů slouží Spisový a skartační plán (příloha č. 5), který obsahuje znaky a podznaky pro jednotlivé druhy písemností, příslušné skartační znaky a skartační lhůty. 6. Nahlížení do dokumentů nebo spisů ze spisoven úřadu se děje na základě Žádosti o vyhledání ve spisovně (viz příloha č. 3), kterou vyplní oprávněný žadatel. Dokumenty nebo spisy uložené v elektronické spisovně se fyzicky nezapůjčují. Původce k nim musí zabezpečit evidovaný přístup pomocí prostředků elektronického systému spisové služby. V praxi se postupuje tak, že oprávněnému žadateli se zobrazí požadovaný dokument nebo spis na monitoru stanice. 7. Pokud není možné předložit žadateli k nahlížení celý dokument nebo spis, je možné ho vytisknout (vytvořit neověřenou kopii), znečitelnit pasáže, s nimiž se nemůže seznámit žadatel, neboť k tomu nemá oprávnění, a poté ho předložit. 8. Zaměstnanci mohou nahlížet do písemností svého odboru. Nahlížet do písemností jiného odboru mohou jen na základě písemného povolení vedoucího předmětného odboru. Nahlížení se děje na vyhrazeném místě a za přítomnosti pověřeného pracovníka. Čl. 18 Vedení spisové služby v mimořádných situacích
1. V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, anebo v případě jiné mimořádné situace, v jejímž důsledku je původci znemožněno po omezené časové období užívání jím vykonávané spisové služby obvyklým způsobem, vede původce spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku (náhradní evidenci). 2. Náhradní evidence se uzavře neprodleně po ukončení mimořádné situace. 3. Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci: méně než 48 hodin - přeevidují se dokumenty z náhradní evidence do řádné evidence déle než 48 hodin - dokumenty zůstávají pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do řádné evidence se přeevidují pouze ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci. 4. Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se ukládají ve spisovně společně s ostatními dokumenty 5. Všechny dokumenty vytvořené a odesílané v době mimořádné situace se označí na přední straně prvního listu v pravé horní části názvem MIMOŘÁDNÁ SITUACE. Čl. 19 Spisová rozluka 1. Při zrušení určeného původce se provádí spisová rozluka. Před jejím zahájením zpracuje rušený určený původce plán provádění spisové rozluky včetně časového rozvrhu, který zašle příslušnému archivu. 2. Spisovou rozluku připravuje a provádí před datem svého zrušení rušený určený původce, dokončuje ji právní nástupce rušeného určeného původce, a není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor. 3. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, zařadí rušený určený původce do skartačního řízení. 4. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny nebo správního archivu určeného původce, který je právním nástupcem zrušeného určeného původce, zřizovatele, zakladatele nebo původce, na něhož přechází působnost zaniklého určeného původce. Je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení. Předávané spisy a dokumenty se zapíší do předávacího seznamu. 5. Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá rušený určený původce tomu, na koho přešla působnost k jejich vyřízení. Rušený určený původce zapíše předávané dokumenty a spisy do předávacího seznamu. Ten, na koho přešla působnost k vyřízení takto zapsaných dokumentů a spisů, je převezme a zaeviduje.
Část III. Skartační řád 1. Dle této části se řídí ukládání a vyřazování dokumentů ve skartačním řízení. Čl. 20 Úvodní ustanovení 1. Skartační řád stanoví postup při vyřazování dokumentů ze spisovny městského úřadu ve skartačním řízení. Je závazný pro všechny zaměstnance úřadu. 2. Žádné dokumenty a razítka nesmějí být zničeny bez řádného skartačního řízení. Archiválie jsou chráněny státem. 3. Skartační řízení je souhrn úkonů prováděných při vyřazování dokumentů ze spisovny, které jsou po uplynutí stanovených skartačních lhůt pro činnost úřadu dále nepotřebné. 4. Předmětem skartačního řízení jsou veškeré dokumenty úřadu, u nichž uplynuly skartační lhůty. 5. Skartační řízení se řídí závaznými skartačními předpisy platnými v době vzniku dokumentu a schvaluje ho místně příslušný archiv 6. Skartační znak vyjadřuje hodnotu písemnosti podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s písemností naloží ve skartačním řízení. Spis se označí skartačním znakem písemnosti, kterým byl vyřízen. Skartační znak A (Archiv) označuje písemnost trvalé hodnoty, která bude ve skartačním řízení vybrána jako archiválie k trvalému uložení do archivu. Skartační znak S (Stoupa) označuje písemnost bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržena ke zničení. Skartační znak V (Výběr) označuje písemnost, která bude ve skartačním řízení posouzena a navržena k vybrání za archiválii, nebo ke zničení. 7. Písemnosti, kterým je přiřazen skartační znak A, musí být ke skartačnímu řízení předloženy vždy v psané nebo tištěné formě, zajišťující jejich trvalé uchování. Stejným způsobem musí být předloženy písemnosti označené skartačním znakem V navrhované jejich původcem k zařazení do skupiny A. 8. Písemnosti bez trvalé hodnoty, jimž je podle skartačního plánu přiřazen skartační znak S a písemnosti skupiny V, navržené k vyřazení ve skupině S, mohou být ke skartačnímu řízení předloženy i v jiné než tištěné podobě, např. ve formě datového záznamu na disketě. 9. Odpovědnost za uchování dat do ukončení skartačního řízení nese úřad, který je k řízení předkládá. 10. Za provádění skartačního řízení odpovídají pověření pracovníci jednotlivých odborů. 11. Pomocné písemnosti, koncepty, poznámky, pořízené pracovníky odborů či komisí, vyřazuje jejich zpracovatel ihned, jakmile pomine důvod jejich dalšího uložení. Čl. 21 Příprava skartačního řízení 1. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a úřední razítka vyřazená z evidence. 2. Dohled na provádění skartačního řízení a výběr archiválií ve skartačním řízení zajišťuje příslušný archiv. 3. Skartační řízení se provádí pravidelně a to v ročních nebo dvouletých intervalech. V odůvodněných případech po dohodě s archivem může být tento interval i delší.
4. Písemnosti ke skartačnímu řízení připravuje vedoucí odboru vnitřních věcí s vedoucími odborů. Čl. 22 Průběh skartačního řízení 1. Vyhotoví se seznam dokumentů, u nichž uplynula skartační lhůta (příloha č. 8) 2. Tyto dokumenty jsou v seznamech zapisovány v rámci odborů a oddělení. 3. Seznamy se vyhotoví zvlášť pro dokumenty se skartačním znakem A a zvlášť pro dokumenty se skartačním znakem S. 4. Písemnosti s uplynulou skartační lhůtou se ve spisovně vyřadí. 5. Skartační návrh po schválení vedoucího odboru vnitřních věcí se ve dvojím vyhotovení, včetně seznamů dokumentů zašle příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií. 6. Vzor skartačního návrhu je součástí SpS GEOVAP. 7. Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec příslušného archivu odbornou archivní prohlídku dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazení. 8. Při odborné prohlídce: posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem A odpovídají kritériím stanoveným zákonem k prohlášení za archiválie, posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem S nemají trvalou hodnotu, pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty se skartačním znakem A, posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem V mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení, dohodne dobu a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu 9. Po provedené archivní prohlídce sepíše pověřený pracovník archivu protokol o provedeném skartačním řízení. V příloze uvede seznam dokumentů vybraných jako archiválie a vydá souhlas (skartační povolení) ke zničením dokumentů označených skartačním znakem S. 10. Bez souhlasu archivu nesmějí být ničeny žádné dokumenty. 11. Po obdržení skartačního povolení provede odpovědný zaměstnanec spisovny tyto úkony: zajistí zničení písemností se skartačním znakem S zajistí protokolární předání vybraných dokumentů se skartačním znakem A do příslušného archivu v dohodnutém termínu 12. Skartační návrh se skartačními seznamy, protokol o skartačním řízení a úřední záznam o předání archiválií k trvalému uložení jsou uschovány u MěÚ Týn nad Vltavou a příslušného archivu, ve kterém jsou archiválie uloženy.
Čl. 23 Vyřazování utajovaných dokumentů 1. Při vyřazování dokumentů obsahujících utajované informace je nutné se při této činnosti řídit: zákonem číslo 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, právními předpisy vydanými k jeho provedení např. nařízení vlády č. 522/2005 Sb., kterým se stanoví seznam utajovaných informací a vyhláška NBÚ č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací vnitřními předpisy, pokud jsou vydány. Čl. 24 Řízení a kontrola 1. Spisovou službu, její řízení a kontrolní činnost uvnitř úřadu zabezpečuje vedoucí odboru vnitřních věcí 2. Metodickou pomoc poskytují: při evidenci a odesílání písemností pracovníci podatelny, školení a metodiku zajišťuje pracovník oddělení informačních technologií
Část IV Závěrečná ustanovení Čl. 25 1. Za spisovou manipulaci v podatelně zodpovídá vedoucí odboru vnitřních věcí a ve spisovnách MěÚ vedoucí jednotlivých odborů nebo jimi pověření pracovníci. Za řádné a včasné vyřizování písemností, za spisovou manipulaci a řádné používání elektronické aplikace Spisová služba GEOVAP pracovníky jednotlivých odborů zodpovídají příslušní vedoucí odborů. 2. Tento Spisový a skartační řád Městského úřadu Týn nad Vltavou nabývá účinnosti dnem 1. 2. 2016. 3. Tímto dokumentem se ruší Spisový a skartační řád Městského úřadu Týn nad Vltavou včetně spisového a skartačního plánu účinný od 19. 3. 2015. 4. Součástí spisového a skartačního řádu je Podpisový řád Městského úřadu Týn nad Vltavou, Spisový a skartační plán a vzory některých tiskopisů. Ing. Luděk Chlanda tajemník MěÚ Týn nad Vltavou
Seznam příloh Příloha č. 1 Vysvětlení základních pojmů Příloha č. 2 Podpisový řád Městského úřadu Týn nad Vltavou Příloha č. 3 Vzor tiskopisu Vyhledání ve spisovně Příloha č. 4 Vzor tiskopisu Předání do spisovny Příloha č. 5 Spisový a skartační plán Příloha č. 6 Výčet užívaných evidencí dokumentů Příloha č. 7 Pokyny pro podatelnu Příloha č. 8 Skartační řízení seznamy dokumentů
Příloha č. 1 Vysvětlení základních pojmů Číslo jednací - je tvořeno zkratkou úřadu, lomítkem, pořadovým číslem písemnosti v rámci úřadu, lomítkem, úplným označením příslušného kalendářního roku (v SpS GEOVAP). Každé nově zaevidované písemnosti je přiděleno první volné číslo z číselné řady v rámci úřadu. Dvěma písemnostem nemůže být přiřazeno stejné evidenční číslo. Dokument - každá písemná, obrazová, zvuková, nebo jiná zaznamenaná informace, ať v podobě analogové či digitální (např. mikrofiše, mikrofilmy, fotografie a jiné nosiče informací s daty), která vznikla z činnosti úřadu nebo byla na úřad doručena. GEOVAP - spisová služba (ovládání programu je součástí aplikace oddíl nápověda). Původce - každý, z jehož činnosti dokument vznikl Sběrný arch vytváří se ke spisu. Obsahuje zejména číslo jednací dokumentu nebo spisovou značku spisu, k němuž je veden, věc, pořadové číslo dokumentu ve spisu, datum doručení dokumentu, označení nebo zkratku označení odesílatele, číslo jednací dokumentu odesílatele, pokud jím byl dokument označen, počet listů dokumentu v listinné podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě je jich počet a druh. Skartační lhůta - vyjadřuje se číslem doplněným za skartačním znakem. Je to doba, po kterou jsou dokumenty uloženy ve spisovně. Skartační lhůty začínají běžet od ledna roku následujícího po vyřazení dokumentů. Dokument má jednu skartační lhůtu, která nesmí být libovolně zkracována. Skartační návrh - návrh na vyřazení dokumentů, které nejsou dále potřebné. Skartační protokol - příslušný archivní orgán po provedené archivní prohlídce sepíše protokol o provedeném skartačním řízení a vydá souhlas o způsobu naložení s dokumenty Skartační rejstřík - seznam druhů a typů písemností s uvedením jejich spisových znaků, skartačních znaků a skartačních lhůt. Skartační řád - stanoví postup při vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných materiálů, které nejsou nadále potřebné pro činnost úřadu a města. Skartační seznam - seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení a rozdělených podle skartačního znaku. Přikládá se ke skartačnímu návrhu ve dvojím vyhotovení. Spis - soubor všech písemností týkajících se téže věci. Skládá se z určitého množství dokumentů, které spolu vzájemně souvisejí. Spisová služba - zajišťuje odbornou správu dokumentů tj. řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh vyřizování, vyhotovování, podepisování, rozmnožování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a archivováním písemností.
Spisová značka - je tvořena zkratkou odboru, lomítkem, zkratkou pracovníka a je přiřazena za číslo jednací, případně dalším rozlišovacím znakem Spisovna - slouží k ukládání všech vyřízených písemností úřadu do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. SpS - spisová služba
Příloha č. 2 Podpisový řád Městského úřadu Týn nad Vltavou Čl. 1 Úvodní ustanovení 1. Podpisový řád upravuje oprávnění a povinnosti při podepisování písemností vyhotovených orgány města. 2. Podpisový řád stanoví: zásady podepisování písemností, zejména písemnosti vnějšího styku vymezení pravomoci starosty města, místostarosty (určeného dle 104 zákona č.128/2000 Sb.), tajemníka městského úřadu, předsedů výborů a komisí, vedoucích odborů a zaměstnanců při podepisování písemností. Čl. 2 Všeobecné zásady 1. Písemnosti vzniklé z činnosti a jednání orgánů podepisují k tomu oprávněné osoby s přihlédnutím k druhu písemnosti, závažnosti obsahu a příjemci písemnosti. 2. Pro podepisování písemností platí zásada jediného podpisu. Výjimku z této zásady stanoví zvláštní právní předpisy (např. zákon o obcích), organizační předpisy, např. děje-li se tak na základě dohody zúčastněných stran. 3. Osoby oprávněné k podpisu se podepisují vlastnoručně. Písemnosti, u nichž je vlastnoručně podepisovaný pouze prvopis nebo méně důležité písemnosti vyhotovované podle schválených a podepsaných konceptů, se opatří doložkou Za správnost vyhotovení nebo Za správnost vyřízení Tuto ověřovací doložku, umístěnou na písemnosti vlevo, vlastnoručně podepíše nad strojem (PC) napsaným jménem ten, kdo je oprávněn ověřit správnost čistopisu. Příjmení, jméno a funkce osoby oprávněné k podpisu písemnosti se napíše strojem (PC) v pravé polovině pod textem písemnosti a připojí se zkratka v.r. U zvlášť závažných dokumentů jako jsou např. smlouvy, se vyplní předtištěný formulář (košilka), který vlastnoručně podepíší všechny dotčené osoby podílející se na vyřízení dokumentu, nebo jichž se dokument týká, a právník. Zároveň se zde označí osoby, které obdrží originál a kopii této listiny. 4. Při vyhotovení písemnosti tiskem (např. obecně závazné vyhlášky), se za strojem (PC) vypsaným jménem, příjmením a funkcí uvede rovněž zkratka v. r.. 5. Faksimile (napodobení podpisu razítkem) neplatí jako vlastnoruční podpis, lze ho použít pouze v kopiích. 6. Podepisuje-li písemnost za osobu oprávněnou k podpisu pověřený nebo zmocněný zástupce, připojí před svůj vlastnoruční podpis zkratku v. z. nebo v zastoupení. Zástupce svým podpisem přijímá zodpovědnost a přechází na něj práva a povinnosti, jež vyplývají z funkce zastupovaného, a to v rozsahu pověření nebo zmocnění. 7. Podepisující svým podpisem schvaluje obsah písemnosti a odpovídá za právní důsledky, které z písemnosti vyplývají pro město a jeho orgány, a to v rozsahu stanoveném obecně závaznými předpisy.
8. Elektronický dokument odesílaný prostřednictvím datové schránky označí osoba oprávněná jej podepsat svým elektronickým podpisem. Seznam osob včetně evidence jejich elektronických podpisů je veden u oddělení informačních technologií. 9. Odpovědnost za škodu a důsledky zaviněné překročením pravomoci v podepisování nese ten, který písemnost neoprávněně podepsal. Čl. 3 Formální náležitosti 1. Úprava písemností se řídí Československou normou ČSN 01 6910 a spisovým řádem městského úřadu. 2. V pravé polovině pod textem se při podepisování uvede strojem jméno (nezkráceně), přímení a na dalším řádku funkce osoby oprávněné k podpisu. 3. Podpis se umisťuje u jména psaného strojem (PC). 4. V případě, že pro závaznost písemnosti jsou potřebné dva podpisy, uvedou se (strojem, PC) jméno, příjmení a funkce osob oprávněných k podpisu souměrně vlevo a vpravo odmyšlené půlící svislice, přičemž vlevo se umisťuje podpis osoby funkce vyšší, vpravo pak funkčně nižší. V případě podpisů pod sebou se dodrží pořadí podle funkcí. Podepisují-li písemnost dva odbory, pak v pravé části je razítko a podpis složky, která jej vyhotovila. 5. Razítka na písemnostech se používají v souladu se spisovým řádem úřadu. Razítko se otiskuje v pravé polovině písemnosti asi tři řádky pod vlastním textem. Mezi razítkem a napsaným jménem a příjmením se vynechá dostatek místa pro podpis. V případě, že jsou na písemnosti dva podpisy, umísťuje se razítko doprostřed písemnosti (mezi dva podpisy). 6. U písemností zvláštní povahy (např. bankovní a jiné dispozice) se umístění podpisu řídí předtiskem, zvyklostí, příp. zvláštními předpisy. Čl. 4 Oprávnění k podpisu 1. Písemnosti, u nichž podpisem dochází ke vzniku závazku (nebo jeho potvrzení) pro město, podepisuje starosta města. Místostarosta, tajemník úřadu, vedoucí odborů, případně další pracovníci úřadu mohou takovéto písemnosti podepsat jen v případech, kdy jsou k tomu zmocněni zastupitelstvem (radou) města, obecně závazným předpisem nebo vnitroorganizační směrnicí (např. organizačním nebo pracovním řádem). 2. Starosta města podepisuje: písemnosti mající bezprostřední vztah k jeho funkci v souladu se zákonem o obcích (např. svolávání schůzí rady města a zastupitelstva města, jejich usnesení a zápisy, rozhodnutí a pozastavení výkonu usnesení rady města v otázkách samostatné působnosti města, obecně závazné vyhlášky. písemnosti vzniklé ze zastupování města navenek a z jednání starosty města, i další písemnosti podle zmocnění zastupitelstvem nebo radou města písemnosti obsahující požadavky nebo závažná sdělení adresovaná Parlamentu ČR, jednotlivým ministerstvům, jiným ústředním orgánům státní správy a jejím organizačním složkám, krajskému úřadu. písemnosti obsahující zásadní organizační opatření, případně interní instrukce, ve vztahu k celkové činnosti úřadu materiály předkládané orgánům města v souladu s jednacími řády těchto orgánů a vydanými pokyny pro předkládání materiálu zastupitelstvu a radě města
smlouvy (dohody), které jsou uzavírány Městem Týn nad Vltavou a na jejichž základě dochází k nabývání či zcizování nemovitého majetku města. 3. Starosta spolu s místostarostou nebo jiným radním podepisuje: písemnosti mající bezprostřední vztah k jejich funkci v souladu se zákonem o obcích (např. spolupodepisování obecně závazných vyhlášek), usnesení zastupitelstva a rady města, další písemnosti v rámci konkrétního pověření nebo zmocnění (udělení čestného občanství města, rozhodnutí o udělení ceny města, pamětní listiny atd.). 4. Místostarosta podepisuje: v případě dlouhodobé nepřítomnosti starosty nebo v době, kdy starosta nevykonává funkci jako statutární zástupce města veškeré písemnosti dle čl. 4 písemnosti vzniklé z jednání místostarosty a další písemnosti podle zmocnění zastupitelstvem nebo radou města písemnosti obsahující požadavky a závazná sdělení, mající vztah ke svěřeným úsekům činnosti pokyny pro organizaci přípravy materiálů do orgánů města a pro zabezpečení kontroly plnění usnesení na svěřených úsecích činnosti materiály předkládané orgánům města v souladu s jednacími řády těchto orgánů a vydanými pokyny pro předkládání materiálů zastupitelstvu a radě města písemnosti týkající se problematiky samostatné působnosti na svěřených úsecích činnosti 5. Tajemník úřadu podepisuje: písemnosti obsahující zásadní organizační opatření, směrnice (kromě směrnic vydávaných radou města) pokyny, týkající se organizace práce úřadu, písemnosti vyplývající z jeho koordinační a kontrolní funkce pokyny pro organizaci přípravy materiálů do orgánů města a pro zabezpečení souhrnné kontroly plnění jejich usnesení materiály předkládané orgánům města v souladu s jednacími řády těchto orgánů a schválenými pokyny pro zpracování a předkládání materiálů zastupitelstvu a radě města písemnosti pracovně právní povahy vyplývající z funkce statutárního orgánu zaměstnavatele v souladu s pracovním řádem úřadu a dělbou pravomoci v pracovně právních vztazích písemnosti v přenesené působnosti, obsahující zásadní problematiku na svěřených úsecích činnosti 6. Vedoucí odborů podepisují: písemnosti zpracované odbory při plnění jejich úkolů v oblasti samostatné působnosti, rozhodnutí vydaná ve správním řízení, stanoviska k návrhům zákonů, vyhlášek, směrnic a usnesení vlády ČR zasílaných úřadu města k připomínkovému řízení písemnosti vyplývající z výkonu státní správy v oblasti přenesené působnosti, s výjimkou věcí, které patří do působnosti rady města, komise nebo zvláštního orgánu písemností vyplývající z řízení rozpočtových a příspěvkových organizací na daném úseku činnosti materiály předkládané orgánům města v souvislosti s jednacími řády těchto orgánů a vydanými pokyny pro předkládání materiálů zastupitelstvu a radě města, stanovisko k návrhům opatření jiných odborů úřadu města písemnosti týkající se vyřizování stížností, oznámení a podnětů občanů na svěřených úsecích činnosti
účetní doklady ověřující hospodářské operace a jiné doklady hospodářské povahy v souladu s platnými směrnicemi. tajné materiály týkající se záležitostí obstarávaných odborem a opatření na úseku civilní obrany 7. Ostatní zaměstnanci zařazeni do úřadu podepisují: písemnosti zpracovávané odborem (oddělením), k jejichž podpisu byli výslovně zmocněni písemnosti, které podepisuje vedoucí odboru (oddělení), v případě že byli pověřeni jeho zastupováním účetní doklady ověřující hospodářské operace a jiné doklady hospodářské povahy podle konkrétního zmocnění a schváleného dispozičního oprávnění. 8. Předsedové komisí, nebo výborů podepisují: všechny písemnosti těchto komisí nebo výborů, zápis z jednání, ten spolu s pověřeným členem komise, nebo výboru. V případě nepřítomnosti předsedy na jednání podepisuje zápis člen pověřený řízením jednání. Čl. 5 Razítka a pečetě 1. Přehled o tom, která razítka byla jednotlivým odborům úřadu přidělena, vede odbor vnitřních věcí. 2. Kulatých razítek se státním znakem, pečetí a tiskopisů se státním znakem lze použít jen v případě, obsahuje-li listina usnesení nebo rozhodnutí orgánu, nebo osvědčuje-li důležité skutečnosti a oprávnění. Tiskopisy a pečeti se státním znakem lze použít též při slavnostních příležitostech. 3. V běžném korespondenčním styku se tiskopisy, razítka a pečeti se státním znakem použít nesmí. V tomto případě se používají podélná razítka, která mohou sloužit i jako razítka adresovací a označovací. 4. Užije-li se podélného razítka, otiskne se v pravé polovině papíru dva až tři řádky pod textem. Kulatá razítka se otiskují doprostřed pod textový sloupec Čl. 6 Zvláštní úprava podepisování 1. Podepisováni dispozic s rozpočtovými prostředky v rámci Města Týn nad Vltavou je závazně upraveno Směrnicí o oběhu účetních dokladů, který jako závaznou směrnici zpracovává podle ustanovení zákona č. 563/91 Sb., o účetnictví vedoucí finančního odboru. 2. Na základě Směrnice o oběhu účetních dokladů jsou vyhotoveny podpisové vzory, na nichž jsou určeni pracovníci oprávněni nařizovat a schvalovat hospodářské a účetní operace a pracovníci určeni k přezkušování přípustnosti operací.
Čl. 7 Závěrečné ustanovení Tento podpisový řád nabývá účinnosti dnem 1. 2. 2016. Tímto podpisovým řádem se ruší předchozí podpisový řád ze dne 19. 3. 2015. Ing. Luděk Chlanda tajemník MěÚ Týn nad Vltavou
Příloha č. 3 Jméno a Příjmení ŽÁDOST O VYHLEDÁNÍ VE SPISOVNĚ Městského úřadu Týn nad Vltavou... Trvalé bydliště Telefonní číslo nebo emailová adresa.. Věc..... Žádost podána dne. Vyměření spr. popl. dle zák.č.634/2004 Sb....15Kč za každou započatou stránku Vyhledání spisu....50kč Celkem Podpis žadatele
Příloha č. 4 PŘEDÁVACÍ SEZNAM Předávající útvar/odbor:. Pořado vé číslo Název (druh) dokumentu Skartační znak a lhůta Rok vzniku Počet UJ